9G MAP-05 AREAS DE CONOCIMIENTO PARA LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS I Del 9 al 15 de marzo de 2016 MAESTRIA EN ADMINISTRACION DE PROYECTOS
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD JORGE GARCIA DE ZAMACONA
TUTOR: SAMUEL ANTONIO VARGAS VARGAS MARZO, 2016
MISIÓN: Gran Visión Construcción tiene como Misión el desarrollar Proyectos de Construcción a gran escala mediante una Organización regional de clase mundial, para los grandes inversionistas nacionales y extranjeros.
VISIÓN: Ser la constructora líder en Baja California Sur con estándares de clase mundial, reconocida como la mejor opción para desarrollar los Proyectos más importantes.
VALORES: Para Gran Visión Construcción ser la Empresa líder en su ramo en Baja California Sur, es resultado de su gente: hombres y mujeres que viven día a día los Valores de la Empresa.
LIDERAZGO El Liderazgo en Gran Visión Construcción es asumir la autoridad para guiar, la creatividad para inspirar y la voluntad para fomentar un cambio positivo en su entorno.
TRABAJO EN EQUIPO Nuestros equipos cuentan con talento multidisciplinario para resolver, unidad ante los obstáculos, solidaridad para avanzar e inteligencia para generar alianzas productivas.
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RESPONSABILIDAD Somos una Empresa que actúa con responsabilidad, tenemos buen juicio para tomar decisiones, palabra para cumplir y conciencia del medio en el que nos desarrollamos.
EXCELENCIA En Gran Visión Construcción vivimos la Excelencia procediendo con los más altos estándares de calidad, manteniendo en todo nuestro personal una mejora continua y con un estricto enfoque hacia la realización de metas establecidas.
RESPETO Como una Constructora de clase mundial tenemos la apertura para aceptar la diversidad, la sensibilidad para escuchar y la capacidad para valorar las contribuciones del personal, Clientes, inversionistas y proveedores.
LEALTAD Como una gran familia, en nuestra Empresa existe un lazo fuerte que nos mantiene unidos bajo los valores y los intereses de un bien común. Nuestra lealtad tiene sus cimientos en el respeto y la admiración que como grupo nos ganamos cada día ante el mundo.
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POLÍTICA DE CALIDAD: Gran Visión Construcción se compromete a construir inmuebles cumpliendo con la Normatividad y Leyes que aplican en la materia, mejorando continuamente la eficacia de su Sistema de Gestión de la Calidad y empleando el Presupuesto Anual como marco de referencia para establecer y revisar los objetivos de la Calidad.
ORGANIGRAMA GENERAL:
PROCESOS QUE INTEGRAN EL SISTEMA. PROCESO: Revisión del Sistema: Proporciona elementos de gestión para la efectiva operación de Gran Visión Construcción. Entradas:
Informes de Resultados de acuerdo a los períodos establecidos
Actividades:
Recopilación, análisis, conclusión de resultados, control y seguimiento a los compromisos adquiridos.
Salidas
Minuta de acuerdos que integra compromisos, recursos, fechas y responsables.
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PROCESO: Comercialización. Proporciona elementos para cumplir los requisitos del Cliente, contratos, planeación de Proyectos y reflejarla en el cumplimiento al pronóstico de facturación. Entradas:
Solicitudes, Ordenes, Pedidos, Contratos del Cliente.
Actividades
Planeación, determina y revisa requerimientos del Proyecto, control y seguimiento de facturación, comunicación con el Cliente y monitoreo de la satisfacción del Cliente.
Salidas:
Estadística de facturación, reportes mensuales y cuestionario de atención al Cliente.
PROCESO: Control y desarrollo de proyectos. Proporciona elementos para cumplir con el diseño y desarrollo conforme los requisitos del Cliente para planear, diseñar, desarrollar y controlar Anteproyectos y Proyectos. Entradas:
Ideas y Contratos del Cliente, Dirección, Contratos
Actividades
Planeación y desarrollo del Anteproyecto, Proyecto de Construcción. Control Documental de Planos, Expedientes y seguimiento a estos.
Salidas
Estadística de control de Proyectos
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PROCESO: Construcciรณn. Desarrolla los Proyectos de Construcciรณn conforme lineamientos establecidos En los planos y Proyectos, controla su avance. Entradas: Actividades
Salidas:
Planos de Proyectos, Contratos, Recursos Humanos y financieros, Servicios etc. Planeaciรณn y Construcciรณn del Proyecto de Construcciรณn. Control del Avance de Obra, Control y Cierre de Obra, Control y Resguardo de Planos, Expedientes y seguimiento a estos. Informes y Estadรญstica de Control de Obra conforme los Proyectos
PROCESO: Compras. Proporciona Suministros, Servicios para la operaciรณn de Gran Visiรณn Construcciรณn y el efectivo desarrollo del Proyecto y operaciรณn del negocio. Entradas:
ร rdenes de compra y cotizaciones, Proyectos
Actividades:
Evaluaciรณn, reevaluaciรณn, selecciรณn y aprobaciรณn de proveedores, adquisiciรณn de insumos, servicios y materias primas.
Salidas:
Disposiciรณn de los insumos, Gestiรณn de รณrdenes de compra,
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PROCESO. Administración y Finanzas. Controla e informa sobre la gestión de los recursos para el efectivo desempeño del negocio. Entradas:
Contrato, facturas y documentación del Cliente, Proyectos, información para el pago a proveedores
Actividades
Control Contable de Proyectos, recepción de documentación del Cliente, integración, Establece aplica Lineamientos conforme Políticas para aplicar y controlar la cobranza.
Salidas:
Monto y plazo de crédito para el Cliente, cobranza efectiva, Estados Financieros
PROCESO: Desarrollo Humano. Proporciona el Recurso Humano competente para el Desarrollo de los Proyectos de construcción. Entradas:
Solicitudes de personal, plantilla de personal autorizado, evaluaciones de personal etc.
Actividades
Reclutamiento, evaluación, selección, capacitación y control de personal.
Salidas:
Personal competente.
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SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD DEL AREA DE: ATENCION A CLIENTES
OBJETIVO:
Sistema describe cómo se llevan a cabo las actividades del Área de Atención a Clientes de Gran Visión Construcción y su interacción con las otras Áreas de la Organización.
ALCANCE:
Será aplicable a todas las áreas mencionadas en este Plan de Calidad.
DEFINICIONES: R.F.I. Siglas en inglés (Request For Information) para Solicitud de Información que se le envía al Dueño, Arquitecto, Consultores y/o Asesores para aclarar o ser informados de
documentos contenidos
en el Contrato. TRANSMITTAL: Es un documento escrito usado para identificar información que se envía al
Cliente. Es la portada para dicha información y que debe
incluir el nombre, teléfono y
dirección, tanto de quien la envía
como de quien la recibe. El Remitente debe incluir un
mensaje o
instrucciones en el Transmittal. Es también importante incluir los nombres de otros involucrados que requieran la información.
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DESARROLLO: a) Cuando se trata de un Proyecto nuevo, el Área de Atención a Clientes establece
contacto con el Cliente o baja bases para licitación para recibir la información preliminar relativa al Proyecto a desarrollar y documenta información.
b) Teniendo información de Proyecto se le comunica al Gerente General para su
autorización de elaboración, se elabora minuta de Proyecto.
c) El Área de Atención a Clientes entrega al Área de Planeación Costos y a las Áreas
involucradas la información del Cliente para analizarla y de ser necesario, elabora una propuesta de Programa de Obra para el Cliente.
d) Asimismo el Gerente de Atención a Clientes entrega al personal del Área de Costos
y Presupuestos y
las Áreas
involucradas la información para que emita el
Presupuesto y la comparativa que se van a presentar al Cliente si aplica.
e) Teniendo la información el Área de Costos y Presupuestos, se presenta información
a la Gerencia General y al Área de Construcción para su autorización.
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f)
El Área de Atención a Clientes arma la Carpeta de Información para entregar al Cliente.
g) Con la carpeta armada el Área de Atención a Clientes se la presenta al Cliente para
su aprobación o para su apertura en licitación.
h) Si el Cliente encuentra errores o le falta información lo regresará al Área de
Atención a Clientes, para que se corrija o para que se complemente según sea el caso si aplica.
i)
Una vez aprobado el Presupuesto por el Cliente, el Área de Atención a Clientes debe comunicarlo al Área de Costos y Presupuestos para que se integre el paquete de Presupuesto para el Contrato, así como elaborar la carátula de autorización de Centro de Costo y pasar Presupuesto a Control de Procesos para su distribución.
j)
A continuación, el Área de Atención a Clientes también notifica al personal del Área de Planeación que el Cliente aprobó los programas.
k) Con la notificación el personal del Área de Planeación debe elaborar el Programa de
Obra, el calendario de definiciones y el programa financiero para el Contrato. 11
l)
El Área de Atención a Clientes elabora calendario de estimaciones y lo distribuye a todos las Áreas de la Empresa.
m) Una vez que el personal del Área de Planeación elabore el desglose por partidas del
Programa Financiero, lo enviará al Área de Atención a Clientes, para elaborar la Estimación del Anticipo del Cliente.
n) Una vez autorizado el Presupuesto el Área de Atención a Clientes recibe Contrato
del Cliente y lo envía al Área de Contratos para su visto bueno con Jurídico.
o) Área de Contratos será responsable de recibir el paquete de Anexos del
Departamento de Costos para armar paquete de Contrato siendo el Área de Atención a Clientes quien verifique la información, que incluye: a) Presupuesto, b) Especificaciones, c) Planos,
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p) El Área de Contratos será responsable de recibir el paquete de Anexos del Área de
Planeación para paquete de Contrato siendo el Área de Atención a Clientes quien verifique la información, que incluye:
a) Programa de Obra, b) b) Calendario de Definiciones. c) c) Programa Financiero,
q) Con la información entregada al Área de Contratos, arma el paquete de Contrato
con toda la información entregada por las Áreas de Costos y Planeación.
r) El Área de Atención a Clientes envía para firma del Representante Legal de la
Empresa, firmada todas las hojas del paquete de Contrato, anexará la Estimación de Anticipo del Cliente y entregará los mismos al personal del Área de Contratos.
s) El Área de Atención a Clientes se asegura que el Cliente firme el paquete de
Contrato y lo entrega al Área de Contratos para su resguardo
t) Control de Procesos recibe el paquete autorizado y lo captura en el sistema, el área
de presupuestos informar a todas las pareas involucradas.
u) Fin
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ATENCION A CLIENTES
Plan de Aseguramiento de la Calidad de la Revisión del Proyecto Ejecutivo 2016
El documento describe el Plan de Aseguramiento de la calidad de proceso y control de “Revisión de Proyecto Ejecutivo”
ATENCION A CLIENTES
Plan de Aseguramiento de la Calidad de la Revisión del Proyecto Ejecutivo 2016
El documento describe el Plan de Aseguramiento de la calidad de proceso y control de “Revisión de Proyecto Ejecutivo”
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Control de la documentación Control de la Configuración. Título:
Plan de Aseguramiento de la Calidad de la Revisión del Proyecto Ejecutivo
Referencia:
Ninguna
Autores:
Jorge García de Zamacona
Fecha:
14/03/2016
Histórico de Versiones. Versión Fecha Estado
Responsable
Nombre de Archivo
0.1
Jorge G. de Zamacona
Revisión de Proyecto Ejecutivo.docx
08/03/2016
Revisión
Histórico de Cambios. Versión Fecha
Cambios
0.1
Ninguna primera versión.
08/03/2016
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Contenido
1.
Introducción
El proceso de aseguramiento de la calidad de la Revisión del Proyecto Ejecutivo controlará objetivamente los documentos de trabajo. Identificar y documentar las diferencias y faltantes documentales del proyecto en cuestión. Proporcionar retroalimentación al equipo del proyecto y a los gerentes sobre los resultados de los documentos recibidos y resguardados.
1.1. Propósito El propósito de este plan del proceso de aseguramiento de la calidad de la Revisión del Proyecto Ejecutivo (RPE) es proveer un resumen de documentos que integran el paquete de información del proyecto. Para un mayor detalle respecto a las actividades, documentación y plantillas de RPE deberá consultarse el proceso en la sección 1.3 y son referenciados en donde son aplicables en éste documento.
1.2. Alcance Este documento será aplicable en las principales áreas de desarrollo del sistema. •
Desarrollo y gestión del Contrato al Cliente
•
Medición y análisis documental 19
•
Monitoreo y control
1.3. Referencias Archivo Proceso de Aseguramiento de la calidad
Nombre REVISIÓN DE PROYECTO EJECUTIVO.docx
2.
Organización
Se proveerá una descripción de las personas involucradas en la aplicación del formato de RPE así como las responsabilidades que deben tener dentro de la empresa.
2.1. Líder del proyecto Es el responsable de ingresar la información emanada de diversas fuentes internas y externas a la organización, debe mantenerse siempre informado respecto a los movimientos que se realicen por el demás personal involucrado para recopilación de información, el líder del proyecto será: •
Jorge G. de Zamacona
2.2. Encargado del RPE Es el responsable de la aplicación y el seguimiento del documento de aseguramiento de la calidad de la Revisión del Proyecto Ejecutivo. Deberá mantenerse informado del contenido de los documentos o productos que requieran de su intervención. El encargado de RPE será. •
Oscar Valdez 20
2.3. Otros involucrados. Demás responsables o involucrados de distintas áreas que se mantendrán en contacto con el encargado de RPE y el líder del proyecto para la solicitud y seguimiento de la aplicación de aseguramiento de la calidad o del producto en un área determinada. Para el desarrollo del RPE los demás involucrados serán. •
XXXX XXXXX.
•
XXX XXXXX.
•
XXXX XXXXX.
2.4. Roles y responsabilidades Las principales responsabilidades son descritas a continuación.
2.4.1. Responsabilidades del líder del proyecto Tomará las decisiones con respecto a los documentos adicionales que deban recabarse según corresponda el alcance del Contrato/Proyecto. Asegurar y dar seguimiento que el documento este llenado en su totalidad y son la información veraz.
2.4.2. Responsabilidades del encargado de RPE Se encargará de la recopilación de los documentos del proceso de aseguramiento de la calidad de la Revisión del Proyecto Ejecutivo en donde sea requerido, proporcionará la información necesaria junto con el soporte correspondiente, llevará un seguimiento de la aplicación del proceso, se encargará de la resolución de inconformidades e informará al líder del proyecto en caso de no llegar a una solución para la toma de medidas.
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2.4.3. Responsabilidades de los demás involucrados. Seguirán las indicaciones otorgadas tanto por el encargado de RPE y el líder del proyecto y resolverán las inconformidades con el encargado de RPE.
3.
Herramientas.
Se ofrecerán plantillas especificadas en el proceso RPE para llevar a cabo las tareas de aseguramiento de la calidad del proceso y producto, también se solicitarán las plantillas de las demás áreas de ser necesario.
4.
Aseguramiento de la calidad de la Revisión del Proyecto Ejecutivo.
El aseguramiento de la calidad del proceso o del producto del RPE tiene una iniciación temprana durante la contratación del proyecto, donde se definirán las herramientas, estándares, formatos y plantillas a utilizar para asegurar que se respetan los estándares a emplear. A continuación se ofrecerá un resumen de las prácticas a llevar a cabo durante el proceso de RPE. SE ANEXA FORMATO:
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4.1. Evaluar objetivamente los procesos. De acuerdo a lo establecido dentro del proceso RPE, los documentos deberán ser analizados objetivamente, así pues de acuerdo a esto se han estipulado que dentro del programa de actividades de la obra las siguientes fechas como revisiones parciales: •
XX-XX-XX Rev X
•
XX-XX-XX Rev X
•
XX-XX-XX Rev X
•
XX-XX-XX Rev X
Para llevar un control adecuado y poder dar seguimiento, se plantea el uso del formato “CONTROL DE TRAMITES”, el cual permitirá asentar las fechas que se acuerden para cada etapa del desamarrarlo del proyecto.
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4.2. Evaluar objetivamente los productos de trabajo y los servicios. Una vez realizadas las revisiones de procederá a realizar de los documentos mediante el uso del formato: “RELACION DE CAMBIOS EN LA VERSION DE DOCUMENTOS”, el cual representa el registro de la información.
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4.3. Comunicar y asegurar la resolución de las inconformidades. De acuerdo a lo estipulado en el proceso, una vez que se han realizado las revisiones y si se encontrase alguna inconsistencia del documento REVISIÓN DE PROYECTO EJECUTIVO.DOCX, el grupo de RPE deberá de avisar a los involucrados en las inconsistencias, con el objetivo de dar seguimiento y resolución a las mismas, así mismo generará el documentos RELACION DE CAMBIOS DE DOCUMENTOS.docx, en el cual se estipulen los estados a la fecha de revisión el estado de cada una de las inconsistencias, así mismo si al realizar dichos seguimientos se encontrase con alguno en estado de no resuelto, el equipo RPE, deberá rastrear el origen de la inconsistencia e informar al responsable de dicha inconsistencia la pronta acción correctiva que deberá llevar a cabo para con dicha inconsistencia.
4.4. Establecer registros. Los registros de las actividades del equipo RPE, permitirán determinar si dicho equipo labora de manera adecuada y en sus fechas, así pues de acuerdo a esto a la fecha XX-XXXXXX, el equipo de RPE deberá de generar el documento RELACION DE CAMBIO DE DOCUMENTOS.docx, estipulando las actividades que realizara cada miembro para con las revisiones tanto de productos como de procesos, así mismo y con base a lo mencionado en los apartados anteriores, si existiesen inconsistencias el equipo RPE, deberá de generar un nuevo documento ACCIONES CORRECTIVAS.docx en el cual se deberá de especificar de manera clara las tareas correctivas que deberán de llevar acabo los miembros del equipo RPE.
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