ÍNDICE PRIMERA PARTE INTRODUCCIÓN Y GENERALIDADES.......................
15
-
Evolución de la Auditoría.....................
16
-
Diferentes conceptos de Auditoría de Gestión y su importancia …………………………………………………………………………
-
Conceptos de las 5 Es: eficiencia, efectividad o eficacia, economía, ética y ecología
-
26
Qué es y no es la Auditoría de Gestión.................. ...............
-
22
Comparación de la Auditoría Financiera con la Auditoría de Gestión......................
-
20
Las 5 Es según la Cámara de Cuentas de la República Dominicana. .................. ....
-
18
30
Características de la Auditoría de Gestión en la determinación de responsabilidades en el sector gubernamental..................
-
La filosofía del Control y la Independencia (Dr. Enrique Silva Cimma)...................
-
31 31
Fases de la Auditoría de Gestión según varios autores................................
38
SEGUNDA PARTE PROPUESTA ECLÉCTICA DEL AUTOR ....................
41
Flujograma propuesto por el autor..................
41
FASE I.
FAMILIARIZACIÓN Y REVISIÓN DE LEGISLACIÓN Y NORMATIVIDAD...........................
-
42
Algunas consideraciones para el programa de fase I........................................
42
-
Ejemplo de programa de fase I................... 43
-
Ejemplo de entrevista al Gerente General.......
-
Laboratorio............... ...................... 47
45
FASE H. EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
49
-
Algunas consideraciones para el programa de fase
49
El sistema COS.......................
49
-
Limitaciones del control interno (Guía Internacional de
-
Auditoría 6) …………………
55
El riesgo ............... ...................... 55 -
El riesgo en Auditoría Financiera (síntesis de la obra "Auditoría: un nuevo enfoque empresarial de Carlos Slosse)
............................
56
-
Matriz de Riesgo en Auditoría de Gestión
64
-
Ejemplo de cuestionario de control interno
66
-
Ejemplo de narrativa de control interno
67
-
Ejemplo de flujodiagramación....................
68
-
Ejemplo para evaluación de valores éticos
72
-
Sinopsis de los temarios del sistema COSO
75
-
Sistema de información y comunicación gerencial
78
-
Laboratorio............... ....................
79
FASE
III.
DESARROLLO
DE
HALLAZGOS
O
EXAMEN
PROFUNDO
DE ÁREAS CRÍTICAS.............................
80
- Algunas consideraciones sobre el desarrollo de hallazgos............................
80
- Atributos del hallazgo según el ILACIF. .
82
- Técnicas de Auditoría....................
90
- Soporte de la investigación operativa, reingeniería de procesos, benchmarking y calidad total - Criterios y parámetros para la evaluación
95 96
- Los doce atributos de la efectividad (Academia
Mexicana de Auditoría Integral)
97
- Indicadores de Gestión según la SECODAM- México
98
- Ejemplos de programas de fase III........
104
- Consideraciones para una entrevista......
106
- 20 ejemplos de indicadores de gestión. . . .
107
- Ejemplo de hoja de hallazgos.............
108
- Laboratorio..
.
109
FASE IV. COMUNICACIÓN DE RESULTADOS E INFORMES DE AUDITORÍA..........................
110
Laboratorio...............................
110
FASE
V.
MONITOREO
ESTRATÉGICO
DE
RECOMENDACIONES
JUNTO CON LA ADMINISTRACIÓN.........
111
. - Nota introductoria......................
111
- Concepto de guía.........................
111
- Base legal del seguimiento de recomendaciones
111
- La coordinación: un requerimiento importante
112
- Consejos generales sobre las recomendaciones
112
- Del monitoreo............................
114
- Programa de fase V.......................
117
- La estrategia utilizada para el monitoreo de recomendaciones.......................
123
- Criterios que pueden contribuir para que el monitoreo estratégico de recomendaciones se ejecute 123 - Las recomendaciones de Auditoría Financiera
125
- Las recomendaciones de Auditoría de Gestión
126
- Las recomendaciones de Auditoría Forense.
127
- Laboratorio..............................
127
TERCERA PARTE
COMUNICACIÓN EFICAZ E INFORMES EXITOSOS DE AUDITORÍA
129
I.- LA COMUNICACIÓN EFICAZ DE UN BUEN AUDITOR
129
- Perfil del gran comunicador. Dr. Luis Ramiro Beltrán Salmón..........................
130
- Elementos esenciales en las comunicaciones. Dr. Jesús Alberto Plata
136
- Resistencia al control VS prepotencia.....
143
- El peso de la evidencia..................
144
- Abra las puertas.........................
145
- No hay molinos de viento en la profesión.
146
- El momento oportuno de guardar silencio.
146
- Limitaciones que deben revelarse.........
147
- Encuadre para informar sobre la evaluación de resultados...........................
148
H.- INFORMES EXITOSOS DE AUDITORÍA.........
150
- El mejor auditor........................
150
- Dos mundos diferentes a controlar e informar
151
- Independencia y objetividad que se traducen en verdad...............................
154
- Las 9 Es de la auditoría del futuro......
155
- Los auditores no deben equivocarse.......
158
- El delicado tema de las responsabilidades
159
- La Teoría General de los Sistemas.........
161
- Ejemplo de programa de fase IV...........
163
- Plan de redacción del informe............
164
- Las hojas de hallazgos...................
167
- ¿Cuándo comienza la redacción del informe?
168
- Ejemplo de Información Introductoria.....
169
- Un gran secreto: leer, escribir y revisar
172
- Los compañeros en la redacción del informe
173
- El idioma del auditor....................
173
- No al no.................................
174
- Tipos de informe según las NEPAI 430 (vigencia hasta el año 2000) .
175
- Niveles a informar.......................
176
- Nómina de funcionarios...................
176
- Asuntos delicados y controvertidos.......
177
- De los atributos del hallazgo al comentario
177
- Cuidado con las conclusiones temerarias. .
178
- De las conclusiones a las recomendaciones
178
- ¿Cuan extenso debe ser el informe?.......
179
- Su capacidad de síntesis a prueba........
180
- Ejemplo de síntesis de informe...........
181
- Utilidad y oportunidad..................
182
- Ejemplo de temas a considerar en la conferencia final...................................
184
- Precisión
184
- El informe debe ser convincente
185
- Perspectiva
185
- Claridad y simplicidad
185
- Concisión
186
- Suficiencia
186
- Tono constructivo
186
- Puntos de vista de la entidad
186
- Estructura física y contenido del informe
187
CUARTA PARTR NUEVOS CAPÍTULOS Y TEMAS
193
NUEVO CAPÍTULO PARA LA SEGUNDA EDICIÓN: EFICACIA POR EVALUACIÓN PRESUPUESTARIA EN EL GOBIERNO..
193
Antecedentes
193
LINEAMIENTOS PARA EL INFORME DE EFICACIA
194
- Capítulo I.- Información introductoria
194
- Capítulo II.- Hacia mejoras en el ciclo presupuestario
195
- Recomendaciones al Director Financiero
196
- Fases del ciclo presupuestario
197
- Capítulo III.- Del control y la evaluación
197
- De la evaluación presupuestaria
197
ASPECTOS
CONCEPTUALES
Y
METODOLÓGICOS
DEL
CONTROL
Y
EVALUACIÓN PRESUPUESTARIOS (Mesa Redonda. Chile 1974) - Aspecto conceptual
198
- Aspectos metodológicos
199
- Conclusión
202
- Costos presupuestarios
203
- Interrelación Presupuesto - Contabilidad
203
UN NUEVO CAPÍTULO PARA LA TERCERA EDICIÓN.
205
I.-
LINEAMIENTOS PARA LA AUDITORÍA DE INGRESOS PÚBLICOS
205
- Introducción
205
- Objetivos
208
- Importancia del control de ingresos públicos
209
- Clasificación de los impuestos y muestreo
209
- Denuncias
210
LA
- Conocimiento de la legislación tributaria
210
- Participación de ingenieros de sistemas
211
- ¿Qué tipo de auditoría se debe efectuar?
211
- El período de control, la prescripción y la caducidad y sus funcionarios
212
- Regímenes de excepción
213
- Tecnología de punta
213
- Sectores sensibles
214
- Capacitación previa
214
- Requerimientos mínimos de un programa de auditoría - Conclusiones
214 215
II.- LINEAMIENTOS PARA LA AUDITORÍA A EMPRESAS PÚBLICAS
217
- Introducción
217
- Objetivos
218
- Las empresas públicas entre dos sectores
219
- Asesoría legal y de gestión
219
- La misión de la entidad
219
- índices de gestión
220
- Aspectos mínimos del programa de Auditoría de Gestión
221
- Conclusiones
222
III.-
222
LINEAMIENTOS PARA LA AUDITORÍA AMBIENTAL
- Antecedentes
222
- Objetivos
223
- Consideraciones para la planificación
224
- Desarrollo de hallazgos
226
- Supervisión y control de calidad
226
- Evaluación del control interno
226
- Programa de Auditoría
227
- Preguntas tentativas para la entrevista inicial
228
- Informe de auditoría
229
- Conclusiones
230
IV.- LINEAMIENTOS PARA EL CONTROL SOCIAL
231
- Antecedentes
231
- Objetivos
232
- Actividades
232
- Aspectos mínimos del programa de control social
233
- Auditoría de la Deuda Pública como parte del control social - Conclusiones V.-
234 235
RECAPITULACIÓN A TRAVÉS DE CASOS DE LABORATORIO 236
QUINTA PARTE CASO PRÁCTICO: AGROEXPORT S.A.
243
Informe
271
SEXTA PARTE ANEXOS
289
- Operaciones del gobierno. Ejemplos de indicadores del rendimiento (Price Waterhouse)
291
- Guía para la definición de indicadores (SECODAM- México) - Indicadores de Gestión (CONAM - Ecuador)
294 304
- Algunas consideraciones para la práctica de la Auditoría de Gestión en el gobierno (Milton K Maldonado E)
312
BIBLIOGRAFÍA
325
OTRAS PUBLICACIONES DEL AUTOR
327
DATOS BIOGRﾃ：ICOS DEL AUTOR
329
NOTA PUBLICITARIA
331
PRIMERA PARTE INTRODUCCIÓN Y GENERALIDADES En 1984 escribí un folleto de 50 páginas titulado Introducción a la Auditoría Operacional. Hace varios años se me asignó la cátedra de Auditoría II en la Universidad Católica y tuve el limitante de no contar con un texto que facilite la enseñanza de Auditoría de Gestión, lo que me motivó a redactar este libro como una respuesta a las necesidades de los estudiantes. Esta disciplina tiene varios nombres y a veces los autores establecen diferencias, por ejemplo la llaman operacional cuando se evalúan operaciones y administrativa cuando se asciende a niveles más altos de la administración. Para efectos de este curso se ha escogido el nombre de Auditoría de Gestión por ser el más apropiado y sin establecer ninguna diferencia con las siguientes denominaciones: Auditoría de las 5 Es Auditoría Operativa Auditoría Operacional Auditoría Comprehensiva Auditoría Integral Auditoría Gerencial Auditoría de Valor por Dinero (Canadá) Auditoría de Desempeño Auditoría administrativa
Auditoría total (Alemania) Auditoría de Productividad EVOLUCIÓN DE LA AUDITORÍA Es muy larga la historia de la Auditoría y este libro no pretende referirse más que en forma muy resumida, para lo cual se transfiere este tema, en función de la Guía Metodológica para la realización de Auditoría de gestión, preparada por la Oficina Nacional de auditoría, de la República de Cuba en septiembre de 1997. Se sugiere hacer un estudio comparativo con el anexo del ILACIF, en el cual constan las diferencias y semejanzas de la Auditoría Financiera y de Auditoría de Gestión. "En un inicio la auditoría se orientaba hacia las necesidades internas de las empresas de asegurar el manejo del dinero con seguridad y el registro exacto de las transacciones, como servicio al dueño del capital invertido. Como el crecimiento de la utilización del crédito a largo plazo como sustituto de parte del capital del dueño, y la tendencia hacia sociedades anónimas con múltiples dueños, inversionistas, la auditoría se dirigió hacia la necesidad de dar fe del contenido de los estados financieros, en los cuales podían confiar los prestamistas y dueños ausentes del negocio. Paralelamente, la auditoría gubernamental evolucionó dirigida, inicialmente, a la determinación de la legalidad de las transacciones y la seguridad en el manejo del dinero público, eventualmente,
orientándose hacia la aplicación de las técnicas desarrolladas por la profesión del Contador Público para examinar los Sistemas Financieros y del Control Interno, así como también para dar fe sobre la confiabilidad de transacciones efectuadas e informes financieros. Hoy en día la auditoría sigue evolucionando, tanto en el sector privado como en el público, hacia una orientación que, además de dar
fe
sobre
operaciones
las
operaciones
futuras
a
través
pasadas, de
la
pretende
mejorar
presentación
de
recomendaciones constructivas tendentes a aumentar la economía, eficiencia y eficacia de la entidad. A este nuevo enfoque se le ha denominado, entre otros, Auditoría de Gestión. Existen similitudes y diferencias entre la Auditoría de Gestión y la Auditoría Financiera, las que se muestran a continuación: AUDITORIA DE GESTIÓN
AUDITORÍA FINANCIERA SIMILITUDES
-
Estudiar
y
evaluar
el
- Estudiar
Sistema de Control Interno.
y
evaluar
el
Sistema de Control Interno.
DIFERENCIAS -
Pretende
ayudar
a
la
-
Emite
una
opinión
administración a aumentar su
mediante dictamen sobre la
eficiencia
razonabilidad de los estados
mediante
presentación
la de
recomendaciones. -
Utiliza
los
estados
financieros como un medio. -
financieros. constituyen un fin. -
Promueve la eficiencia de
Los Estados Financieros Da
contabilidad
a
los
Estados Financieros.
la operación, el aumento de
-
Es numérica.
ingresos, la reducción de los
-
Su trabajo se efectúa a
costos y la simplificación de
través de pruebas selectivas.
tareas, etc.
-
La
realizan
-
Es no solo numérica.
profesionales
-
Su trabajo se efectúa de
económica".
del
solo área
forma detallada. -
Puede participar en su
ejecución
profesionales
cualesquiera
de
especialidades
afines a la actividad que se audite.
DIFERENTES CONCEPTOS DE AUDITORIA DE GESTIÓN Y SU IMPORTANCIA 1.- "Una auditoría operativa es un examen objetivo y sistemático de evidencias con el fin de proporcionar una evaluación independiente del desempeño de una organización, programa, actividad o función gubernamental que tenga por objetivo mejorar la responsabilidad ante el público ' y facilitar el proceso de toma de decisiones por
parte de los responsables de supervisar o iniciar acciones correctivas. La auditoría operativa abarca la economía y eficiencia y la auditoría de los programas". (Concepto de la GAO- Contraloría General de los Estados Unidos de América). "Es un examen independiente con el fin de proveer a la legislatura una
evaluación
e
informe
sobre
la
marcha
en
que
los
administradores de las entidades y dependencias del Estado han descargado sus responsabilidades de administrar los programas del Estado de manera fiel, eficiente y efectiva". (Lennis M. Knigton. La Auditoría Posterior de Rendimiento). "Auditoría Administrativa. Examen y evaluación realizados en una entidad para establecer el grado de eficacia y eficiencia de la implementación
de
las
normas
que
dictan
los
sistemas
administrativos de apoyo, así como su planificación y control administrativo interno" (ley Orgánica del sistema Nacional de Control del Perú). "La
Auditoría
Integral
es
la
evaluación
multidisciplinaria,
independiente, con enfoque de sistemas, del grado y forma de cumplimiento de los objetivos de una organización, de las relaciones con su entorno, así como de sus operaciones, con el objeto de proponer alternativas para el logro más adecuado de sus fines y/o mejor aprovechamiento de sus recursos" (Academia Mexicana de Auditoría Integral). Canadá:
("Auditoría
Comprensiva")
Responsabilizar
a
los
administradores en la elaboración de informes de desempeño, donde se resalte el efecto de las decisiones tomadas, para facilitar la interpretación y evaluación externa. El auditor interno debe profundizar sus revisiones en los sistemas gerenciales donde se genera la información. Estados Unidos ("Auditoría de Gestión y Desempeño") Dan énfasis a la medida de la calidad de los productos y servicios gubernamentales, comparten la opinión de que los funcionarios gubernamentales deben dar seguridad a los contribuyentes de que los fondos públicos son utilizados con criterios de: economía, eficiencia y eficacia. Reino Unido ("Auditoría de Gestión") aprovechar al máximo el resultado de estudios específicos que proporcionen información detallada, lo cual permite incursionar con confianza en el análisis de información gubernamental, apoyada con indicadores de gestión que faciliten la evaluación de desempeño. Australia
("Auditoría
Integral")
Enfatizan
los
aspectos
que
contribuyen al desarrollo de la administración pública, iniciando con la insustituible exigencia del ciudadano de ser informado con el detalle necesario del manejo de los recursos públicos. La Auditoría Integral es un instrumento que permite dimensionar el grado en que los servidores públicos están cumpliendo su compromiso de servicio y responsabilidad ante su comunidad. México ("Auditoría Integral") Induce a una reflexión sustantiva sobre el plan estratégico de una dependencia o entidad pública y orienta la toma de decisiones hacia el cabal cumplimiento de los objetivos
que demanda la sociedad, la función preventiva de la Auditoría Integral permite identificar a tiempo: los errores humanos, contables, financieros y la desviación de objetivos o funciones institucionales; el incumplimiento, retraso o falta de interés en las tareas y responsabilidades y en las necesidades de información a titulares de los entes para la toma de decisiones. Price Waterhouse.- "La auditoría integral es la ejecución de exámenes estructurados de programas, organizaciones, actividades o segmentos operativos de una entidad pública o privada, con el propósito de medir e informar sobre la utilización económica y eficiente de sus recursos y el logro de sus objetivos operativos." CONCEPTOS DE LAS 5 Es: EFICIENCIA, EFECTIVIDAD O EFICACIA, ECONOMÍA, ÉTICA Y ECOLOGÍA Eficiencia, consiste en lograr la utilización más productiva de bienes materiales y de recursos humanos y financieros (Academia mexicana de Auditoría Integral). Eficiencia: Grado óptimo y racional con que se utilizan los recursos humanos, financieros, tecnológicos, materiales y el tiempo (MKME). Eficacia: es el grado en que los programas están consiguiendo los objetivos propuestos (Academia Mexicana de Auditoría Integral). Economía: se refiere a los términos y condiciones conforme a los cuales se adquieren bienes y servicios en cantidad y calidad apropiadas, en el momento oportuno y al menor costo posible (Academia Mexicana de Auditoría Integral).
Economía: Uso de los recursos sin desperdicio innecesario y al mejor y menor costo posibles (MKME) Ética: parte de la Filosofía que trata de la moral y las obligaciones del hombre. La conducta del personal en función de sus deberes contemplados en la Constitución, las leyes, las normas de buenas costumbres de la sociedad. El Código de Conducta o Ética de la entidad, son susceptibles de evaluarse en una Entidad. El informe COSO contiene una buena orientación para su evaluación. Ecología: Podrá definirse como el examen y evaluación al medio ambiente, el impacto al entorno y la propuesta de soluciones reales y potenciales. Es interminable la lista de motivos por los cuales el hombre ha causado daños irreparables a la naturaleza. Es tal el daño que los países desarrollados están dedicando ingentes recursos para proteger el medio ambiente. La enseñanza que en esta materia recibe el educando en las aulas, el hogar y por los medios de comunicación es importante. Hay una serie de ONGs que se dedican exclusivamente a la protección del medio ambiente y luchan en desigualdad de condiciones ante empresas que no tienen ningún problema de causar daño ambiental con tal de lograr sus fines empresariales ni
observar las disposiciones de la ley. Probablemente hay entidades que no tienen que auditar este componente porque sus servicios no tienen conflictos de intereses con las leyes ambientales. Pero queda la opción de que, por lo menos, se puede contribuir a la preservación del medio ambiente comprando materiales reciclables. Otros como los sectores de Agricultura, Obras Públicas, Energía y Minas, Pesca, Petróleos, Salud en cambio tienen mucho material a evaluar en materia ambiental, por lo que se examina como una auditoría especializada. De resolverse auditar en forma separada como Auditoría Ambiental se puede seguir el mismo esquema de la Auditoría de Gestión. Se sugiere consultar el programa de Auditoría Ambiental propuesto al CONAM y tomar como referencia la tesis de grado doctoral de Nancy Arias y Marisol Arias, agosto de 1999. Universidad Central del Ecuador. Facultad de Administración. En caso de Auditorías Ambientales es muy importante definir el ámbito de trabajo porque es muy amplio, sumamente especializado y con muchas entidades vinculadas. En esta tercera edición hay un nuevo capítulo en el cual se formulan algunos lineamientos para la Auditoría Ambiental. Conviene inclusive pensar que le E de equidad puede incorporarse en la profesión para incursionar en la Auditoría Social. Sin embargo, en el anexo de la "comunicación de resultados y redacción de
informes" usted encontrará una propuesta futurista de 9 Es. CONCEPTOS DE LAS 5 Es, SEGÚN LA CÁMARA DE CUENTAS DE LA REPÚBLICA DOMINICANA ECONOMÍA Por economía se entiende los términos y condiciones bajo los cuales la administración debería adquirir los insumos del proceso productivo
(recursos
financieros,
humanos,
materiales
y
tecnológicos). Economía significa obtener la cantidad y calidad justa de los recursos, en el tiempo, lugar y costo justo. Al examinar la economía con que la entidad ha operado, los auditores analizan la adquisición y administración los insumos utilizando el "Ciclo de la Economía", referido fundamentalmente a: a)
La Necesidad del Bien o Servicio;
b)
La Definición de los Requerimientos;
c)
El Método de Adquisición del Servicio;
d)
El Mantenimiento del Bien o Contrato de Servicio; y
e)
El Desecho del Bien o Finiquito del Contrato de Servicio.
Un ejemplo típico en el sector público, cuando se evalúa la economía con que se adquieren y administran los insumos para el proceso productivo son los recursos humanos. En ese sentido, es común encontrar que al contratar personal las instituciones gubernamentales no lo hayan hecho estableciendo previamente las necesidades de estos insumos, en términos de la cantidad, calidad y otros requerimientos específicos para cumplir con los objetivos
institucionales.
Tampoco
observaron
metodologías
diseñadas
técnicamente para su reclutamiento y selección; ni le da un "mantenimiento" adecuado en el tiempo que presta sus servicios a la institución mediante capacitación y entrenamiento, salud y bienestar, una justa compensación salarial y otros beneficios, para sacar el máximo provecho de ellos. Finalmente, es común ver en las organizaciones que permanece "laborando" recurso humano obsoleto o que ya no tiene sentido su contratación, cuya productividad resulta en cuantiosas pérdidas a nivel institucional. EFICIENCIA Se refiere a la relación entre los insumes (recursos) consumidos y los productos obtenidos. La medida de eficiencia compara la relación "insumo-/producto" con un estándar preestablecido. La eficiencia aumenta a medida que se produce un mayor número de unidades de producto para una unidad dada de insumo. Sin embargo, la eficiencia de una operación se encuentra influenciada no sólo por la cantidad de producción sino también por la calidad y otras características del producto o servicio ofrecido. En síntesis, es la relación entre los productos, en términos de bienes, servicios y otros resultados, y los recursos utilizados para producirlos. Por ejemplo, en el caso de los ayuntamientos municipales, su eficiencia se puede medir por el número de toneladas de basura que debería recoger anualmente, dados unos insumes con que cuenta tales como camiones recolectores y el mantenimiento asociado, un personal contratado y un tiempo disponible, entre otros. EFICACIA
La eficacia es el grado en que son alcanzados, en forma continua, los objetivos de los programas y los efectos esperados de una entidad. Otros conceptos relacionados son eficacia operacional y eficacia organizacional. Cuando se habla de eficacia operacional se refiere al logro de los resultados esperados pero relacionándolos con los sistemas de entrega de los bienes y servicios producidos y al rendimiento o eficiencia de dichos sistemas. La eficacia organizacional, es un concepto aún más amplio y se refiere a la capacidad total de la entidad y las interacciones dentro de
la
planificación
estratégica,
estructuras
y
procesos
administrativos y los recursos humanos y financieros, todos en relación con las metas de la organización y el ambiente externo. Así por ejemplo, una entidad de salud preventiva puede calificarse como eficaz al alcanzar su meta de vacunar a un 85% de la población dominicana contra el dengue; sin embargo, gastó mucho más recursos de los necesarios para lograrlo, en cuyo caso su eficacia operacionalno fue la mejor, porque incluso se demostró que pudo haber alcanzado un porcentaje mayor de vacunados con los recursos con que contaba. Siguiendo con el ejemplo anterior, la eficacia organtzacianals& puede juzgar evaluando no sólo el cumplimiento de las metas en salud preventiva sino también el cumplimiento del resto de las metas de la entidad relacionadas con otros objetivos; por ejemplo, en materia de salud curativa; pero todo visto desde la concepción organizacional,
su
planificación
estratégica,
la
estructura
programática, los procesos y utilización de los recursos disponibles;
e incluso la ética y transparencia con que se ha logrado todo sin afectar su entorno ecológico. ÉTICA Etimológicamente hablando, ética es un conjunto de principios y normas morales que regulan las actividades humanas. Un buen marco ético gubernamental está fundamentado en el principio de que el servicio público es un cargo o responsabilidad pública; suministra alguna confianza de que las decisiones se toman imparcial y objetivamente y en el interés del público. Actuar bajo un buen marco ético gubernamental deja claro qué tipo de conducta no es aceptable en el gobierno; que las decisiones son tomadas por los méritos de los asuntos; que las explicaciones por las acciones gubernamentales serán aceptadas por el público; y, que la confianza en el gobierno será fortalecida. Además, el apego a un marco ético sano le permite al gobierno enfocarse en lo sustancial de una política o directriz en lugar de tener sus prioridades influidas por intereses o favoritismo político. Los auditores de la CC no pueden obviar de este importante factor al juzgar la gestión de los administradores públicos; de hecho, muchas veces al señalar las causas y efectos de una mala gestión, podría llegarse a la conclusión de que, además, han actuado fuera de un marco regido por principios morales; en el caso de la República Dominicana, fuera de lo que estipula la Ley 120-01 del 20 de julio de 2001, que instituye el Código de Ética del Servidor Público. ECOLOGÍA
La tendencia a proteger el ambiente es un asunto que está en la agenda de todos los días. Fenómenos como la globalización, la han puesto sobre el tapete. De hecho, en la mayoría de los países sus gobiernos promulgan cada vez más leyes y reglamentos con medidas estrictas y disciplinarias en busca de la protección y preservación de los ecosistemas. De esta forma, especialmente en aquellas entidades que desarrollan proyectos de inversión que potencialmente afectan el medio ambiente, los auditores deben tener en cuenta este factor; lo cual en muchas ocasiones se vuelve un fin en sí mismo dentro de la auditoría e incluso merecen un tratamiento metodológico especializado. Fuente: Guía de Auditoría de Gestión. 2004.
COMPARACIÓN DE LA AUDITORÍA FINANCIERA CON LA AUDITORÍA DE GESTIÓN, ADMINISTRATIVA OPERACIONAL, DE RENDIMIENTO, DE LAS 5 Es 1 CARACTERÍST ICA Propósito
AUDITORIA
AUDITORIA DE GESTIÓN
FINANCIERA Formular y expresar Evaluar
la
eficiencia,
una opinión sobre la efectividad, economía con razonabilidad
de
los la que se manejan los
estados financieros de recursos de una entidad, una entidad. 2
un programa o actividad; el cumplimiento de las normas
éticas
por
el
personal y la protección del medio ambiente. Puede alcanzar un sector de la economía, todas las Alcance
Las financieras.
operaciones operaciones de la entidad, inclusive las financieras o puede cualquier programa,
limitarse
a
operación, sistema
o
actividad específica. Hacia las operaciones de la entidad en el presente con una proyección hacia
el futuro y retrospección al Orientación
Hacia
la
situación pasado cercano. 3
financiera y resultado de operaciones de la entidad desde el punto Aplicación de vista retrospectivo.
de
los
principios
de
administración. Aplicación
de
principios Medición
los de
contabilidad generalmente
No existen todavía normas
aceptados.
generalmente aceptadas. El método queda al criterio
Las normas de auditoría del auditor. 4 generalmente Método
aceptadas.
Las
técnicas
auditoría Técnicas
por
Las técnicas de auditoría
la
establecidas
por
profesión
Contador
del
la
de Público.
establecidas profesión
Contador Público.
de La gerencia, el directorio los accionistas.
Los
accionistas,
directorio,
el En
el
los gubernamental
sector se
hace
funcionarios financieros, extensivo a la sociedad en los Interés
organismos general,
prestatarios, inversionistas
y
para
los transparentar la gestión.
potenciales.
CARACTERÍST ICA Enfoque
AUDITORIA
AUDITORIA DE GESTIÓN
FINANCIERA Originalmente negativo, Eminentemente
positivo,
dirigido a la búsqueda tendiente
obtener
de
irregularidades
fraudes.
a
o mejores resultados, con
Actualmente más
determina
la efectividad,
razonabilidad estados
eficiencia,
de
los ética
economía,
y
Protección
financieros ambiental (ecología).
examinados. Auditores, Encargados
Contadores
Públicos.
Auditores,
Contadores
Públicos. Personal de auditoría Personal apoyo
de en varías etapas de Personal Profesional de entrenamiento práctico otras
disciplinas
tanto
y formal, siempre de la como personal en varias profesión de Contador etapas de entrenamiento Público.
práctico
de
Contador
Público. Contienen el dictamen del auditor y los estados Informe auditoría
de financieros y todo su Puede o no presentar los contenido
está estados
relacionado con ellos.
contenido
financieros.
Su está
relacionado con cualquier aspecto significativo de la
gestión de la entidad. Inciden sobre asuntos financieros. El dictamen Inciden es
la
sobre
conclusión aspecto
cualquier
de
la
Conclusiones
principal y puede ser la administración y operación
del Auditor
única conclusión.
de la entidad.
Se refieren a mejoras en el sistema financiero, Se refieren a mejoras en sistema
de
interno
control todos
sistemas
financiero, administrativos, el sistema
Recomendacion presentación es del Auditor
los
de de control interno gerencia
estados financieros.
y cualquier aspecto de la administración y operación de la entidad.
Frecuentemente
son
presentadas en forma separada del informe. Larga Historia
existencia, Reciente, todavía en sus
conceptos y prácticas fases
iniciales.
Una
muy bien definidas en evolución de la auditoría textos y por medio de tradicional relacionada con organismos
el enfoque de los sistemas
profesionales.
(desde
1976
en
el
Nació en la profesión Ecuador). Nació con la del auditor externo o profesión contador independiente.
público interno
y
del
auditor
el
auditor
gubernamental.
CARACTERÍST ICA Catalizador
AUDITORIA
AUDITORIA DE GESTIÓN
FINANCIERA La tradición y diversos Iniciativa dispositivos
legales
profesionales
y internos
de
auditores
dinámicos
y/o
durante Organismos Superiores de
los últimos 100 años.
Control,
debido
a
la
necesidad de un mejor aprovechamiento
de
recursos. Regular, Frecuencia
preferiblemente anual.
Cuando
se
considere
necesario. Absolutamente necesaria para lograr y Importancia
mantener
un
buen Necesaria para lograr y
sistema financiero.
mantener
una
buena
gerencia en general. Imprescindible. Independencia
Imprescindible.
del auditor NOTAS 1.
Actualización
realizada
por
Millón
Maldonado
de
una
publicación del Manual Latinoamericano de Auditoría para el Sector Público del ILACIF (Hoy OLACEFS Organización Latinoamericana y del Caribe de Entidades Fiscalizadoras Superiores). Inicialmente la evaluación era solo a eficiencia, efectividad y economía.
2.
El nombre y el número de estados financieros que se auditan varían de un país a otro; especialmente en el sector público por la integración presupuestaria y los requerimientos de los organismos internacionales de crédito.
3.
Existe el criterio de no hacer mención al período examinado, que no lo comparten algunos auditores. Mientras menor sea el período retrospectivo es mejor.
4.
Algunas Instituciones Superiores de Auditoría (ISAs) en sus normas de auditoría gubernamental incorporan el área operacional, como la Contraloría General de Estados Unidos.
PROCESO DE LA AUDITORIA DE GESTIÓN
NO ES 1. La opinión del auditor 1.
ES La conclusión general del
sobre la marcha general de auditor la entidad sin base técnica.
sobre
el
accionar
contrastando sus S Es contra las
pautas
o
normas
establecidas para una sólida gestión, para las operaciones especificas y para
el campo
técnico de actividad. 2.
Una
revisión
por
un 2.
Una
auditor de actividades fuera auditor de su capacidad técnica.
revisión
por
un
asesorada
profesionales
por
de
disciplinas,
otras
cuando
sea
necesario,
aplicando
criterio
técnico
gerencial
sin
extenderse a las áreas muy especializadas 3. Un proceso de juicio sobre las decisiones diarias de los 3. administradores funcionarios.
Un
proceso
de
y evaluaciones que concluye con la formulación de una opinión sobre
las
5
decisiones
Es
de
de
las los
administradores y funcionarios de
la
4. Una evaluación aislada de período. acciones individuales.
entidad,
durante
un
4.
un examen y evaluación
global, en forma comprensiva de las 5 Es de la administración integral de la entidad. 5. Un examen dirigido a censurar la administración de 5. las entidades.
Un
examen
dirigido
a
asesorar a la entidad que no ha logrado el cumplimiento de las
6.
Una
fiscalización 5 Es.
"administrativa" que busca encontrar irregularidades.
únicamente 6.
Un examen positivo de
recomendaciones para posibles mejoras en las 5 Es (eficiencia, efectividad y economía, ética y ecología).
QUE ES Y NO ES LA AUDITORIA DE GESTIÓN 1
Por la altísima especialización de la industria, informática, petróleos no es recomendable examinar asuntos muy especializados a menos que la entidad lo requiera y asigne personal técnico.
Nota. Actualización de una publicación del ILACIF
CARACTERÍSTICAS DE LA AUDITORÍA DE GESTIÓN Y LA DETERMINACIÓN DE RESPONSABILIDADES EN EL SECTOR
GUBERNAMENTAL La Auditoría de Gestión tiene un alcance muy limitado en cuanto al período examinado. Los auditores sugieren un trimestre, salvo que evalúen programas cuya efectividad debe ser medida en el tiempo de planificación, ejecución y cierre de operaciones. Al ser un examen para proponer mejoras a futuro no le interesa mucho la visión retrospectiva. Por estas dos razones existe el criterio que no deberían derivarse responsabilidades de una Auditoría de Gestión. Si en el transcurso del examen se establecen hechos que podría derivar en responsabilidades bien podría hacerse un examen especial sobre el particular y continuar con el espíritu constructivo de la Auditoría de Gestión. Merece insistirse que este criterio bajo ningún motivo sostiene que no dejen de examinarse y revelarse "irregularidades". Por lo expuesto, se sugiere tomar como referencia para las auditorías de rendimiento (capítulo 7) y normas para la presentación de informes de Auditoría de Rendimiento (capítulo 8) del libro amarillo de la oficina de la Contraloría General de los Estados Unidos (GAO), a fin de que se tome la decisión más apropiada, insistiendo que el criterio oficial que sobre esta materia tenga la ISA (Institución Superior de Auditoría) es la última palabra sobre el tema. LA FILOSOFÍA DEL CONTROL Y LA INDEPENDENCIA De tener interés el lector, puede consultar la obra La Filosofía de la Auditoría de Mautz y Sharaf. Editorial Diana de Méjico. En la parte de este curso relacionada con la "comunicación eficaz e informes
exitosos de auditoría" se hace mención a sus puntos de vista relacionados con la independencia. Por la importancia que tiene para los auditores gubernamentales y aún para los auditores del sector privado, se hace una transcripción relacionada con la filosofía del control y la independencia. El doctor Enrique Silva Cimma, ex Contralor General de Chile sustenta en su obra el Control Público, el fundamento filosófico del control desde una amplia y profunda concepción democrática, administrativa, técnica y legal. Este enfoque está orientado especialmente a la Auditoría Gubernamental De esa obra se ha hecho una síntesis, con la sugerencia al lector de que el término "Fiscalizador" que usa el autor, debería ser asimilado o sustituido por la palabra "Auditor." 1 El control y la democracia "Entendemos que el control es la esencia y está íntimamente vinculado a un régimen democrático de gobierno. Bien podríamos expresar que no hay democracia sin control, ni control sin democracia. En efecto, así como para que el control se perfeccione y desarrolle en más amplio sentido, es menester la existencia de un sistema que implique garantías de respeto e independencia por su gestión; así también para que la acción de las esferas políticas y administrativas de un Estado importe garantía de que ese actuar no caerá en los límites de la arbitrariedad, es necesario un control jurídico fuerte, sereno, eficaz, objetivo e independiente.
Toda la filosofía del control en qué consiste, por qué y para qué se instituye, cuáles son los principios básicos a que se somete, sus diversas modalidades y formas que admite, estarán partiendo de este presupuesto elemental: para que haya control es menester no solo que se comprenda la necesidad real de su existencia, sino que se subentienda también la convicción de que solo sometida a principios
constitucionales
básicos
podrá
desenvolverse
y
desarrollarse la acción institucional dentro de un Estado. ¿Por qué y para qué se controla? ¿Y qué es por lo tanto el control? ¿Habremos de partir de la base al estudiar el significado del control, de que lo general será deshonestidad y la mala fe en el manejo de la cosa pública, en su más amplio sentido? A nuestro Juicio y categóricamente, de ninguna manera. Así, como la existencia de una legislación penal sea la norma dentro de un conglomerado social, así también el control de la administración pública no parte del supuesto de que el común actuar de los órganos públicos sea deshonesto, malicioso, abusivo o ¡legítimo en una palabra. Pero, ¿por qué y para qué se controla? No olvidemos que la Administración Pública está integrada por múltiples agentes, que muchos de ellos tipifican "órganos" que ejercen una porción nominada y definitiva de aquella, y que con su actuar comprometen intereses y patrimonios que no son personales sino que pertenecen, en último término, a la colectividad entera.
El control existe y debe existir en un estado de derecho, porque de esa manera se asegura mejor la subordinación de la administración a la norma jurídica, se resguardan los derechos de los administradores frente a la administración y se cautela a la adecuada inversión de los dineros públicos que se recaudan en función de una finalidad de interés público indubitable, de manera que tal inversión sea, en último término, no solo legal, sino que útil y adecuada a la mejor satisfacción de las necesidades colectivas." 2
Amparo
de
los
administrados
frente
a
la
actividad
administrativa "Uno de los fundamentos filosóficos del control radica en la necesidad de amparar a los administradores frente a los excesos de poder". 3
Defensa de los principios de probidad administrativa y probidad pública.
"Todos los funcionarios de la Administración subordinan su gestión a normas primordiales de probidad. La probidad así entendida, entraña rectitud y moralidad en el obrar. Todas las normas legales parten del supuesto de que la función pública exige sacrificios y que el patrimonio público no es ni de quien lo administra ni de quien decide en tomo a él, sino de la colectividad entera. La dedicación a la función pública entraña no solo un medio de vida, sino un verdadero apostolado, y quien se dedica a ella estará
consciente de que no puede ser fuente de enriquecimiento sino que comporta en muchos casos austeros sacrificios. Una administración es el fiel reflejo en esta materia de la sociedad toda, y que a menudo o casi siempre cuando un agente público olvida los principios de probidad, es porque hay un particular, muchas veces potencia/mente más fuerte, que lo ha inducido a incurrir en transgresión. Estimamos que el control debe ser en estos casos particularmente severo, mucho más cuando se trata de sancionar al poderoso que al económicamente débil." 4
La obligación de rendir cuenta
"El control persigue como uno de los condicionamientos que integran su propia filosofía, el de defender ese patrimonio cuidando que su inversión se ajuste a la ley y que a la vez sea útil, sincera y conveniente al interés público." 5
El apoliticismo del control
“La filosofía del control impone, a nuestro juicio como uno de los requisitos de su esencia, que éste sea apolítico, es decir, que no esté inspirado o determinado por ningún tipo de partidismo o posición ideológica, El control pertenece a la colectividad entera y siempre debe merecer la confianza de esa colectividad. Lo anterior no quiere decir, que quienes laboran en un organismo de control estén privados de tener una determinada posición ideológica.
Ello sería en realidad prácticamente imposible y en una democracia, inconveniente." 6
La necesidad de evitar el avasallamiento de la administración activa por el control
"El afán de avasallamiento de funciones puede producirse tanto porque el órgano de control actúa con exceso de celo e insensiblemente excede su competencia para entrar simplemente a administrar, como porque los órganos de administración activa por comodidad, impericia o sencillamente negligencia prefieren lisa y llanamente confiarse en la acción del órgano de control y, en la práctica abandonan funciones para sometérselas a este." 7
El principio de la agilidad administrativa y la necesidad de evitar el entorpecimiento de la administración
"Dice la doctrina, que el servicio público está obligado a actuar y, en principio, no puede paralizarse. Toca a los órganos de control, adecuar sus sistemas de organización y métodos internos de manera que el principio de agilidad que hemos mencionado no se perjudique por la acción del control. Un control tardío, postrero o paralizante puede ser fuente a veces de muchos más perjuicios que un acto hipotéticamente ¡legítimo o inconveniente. A este respecto, la filosofía del control impone el abandono de todo lo que sea puramente formalista, o de detalle intrascendente en el acto que emana de la administración, para hincar solo en lo positivo
profundo o fundamental. Un control formalista, especialmente en lo legal, se transforma sin duda en retardatario y entorpecedor." 8
Los conceptos de colaboración, evaluación y orientación en relación con la gestión administrativa. Determinación del costo de los servicios y resultados de la acción administrativa.
"Los conceptos en relación con el control público apuntan a la necesidad de que él destaque aportaciones de colaboración, evaluación y orientación de la gestión administrativa. La concepción del control fiscal ha experimentado una variación significativa; se procura colaborar con la gestión administrativa, evaluarla y orientarla, y sugerirle correctivos; lo que se persigue no es comprobar la existencia de irregularidades, sino evitarlas. En relación a la determinación del costo de los servicios que el Estado presta, se trata de detectar si ese costo está o no acorde con los valores del mercado y si el gasto se justifica en relación a la utilidad que para el pueblo represente este servicio." 9
Condiciones del funcionario fiscalizador
"En primer término, el fiscalizador debe estar imbuido en una noción de alta moralidad. Al fiscalizador debe pedírsele una noción definida de la dinámica que requiere la Administración Pública y, por lo tanto, ha de saber aquilatar
y
transformarse
captar en
que una
la
función
herramienta
fiscalizadora enervante
no de
puede aquella,
contribuyendo por lo tanto con su iniciativa y acción a salvar todos
los inconvenientes formalistas y procedimientos que, en la realidad práctica no conduzcan a demorar inútilmente estudios y decisiones que no admiten demoras, porque de esa decisión penden soluciones que siempre, en mayor o menor medida, se vinculan al interés público o colectivo." 10 Su eficiencia, pericia y diligencia "El fiscalizador debe tener la serenidad de juicio y reflexión necesarias que lo hagan comprender que debe despojarse de todo ánimo sensación alista y especular en el desempeño de su gestión. Paralelamente todas estas condiciones que significan un conjunto de valores éticos en el fiscalizador, este debe ser un agente público dotado de innegables atributos de eficiencia y pericia." 11
El físcalizador y la deformación profesional
"El fiscalizador debe despojar su gestión de delirios obsesivos, y sobre todo, desterrar la idea de que en el fiscalizado habrá siempre un transgresor o delincuente en potencia contra los intereses públicos." 12
La necesidad de formación del personal
"Los funcionarios de control deben tener las remuneraciones adecuadas que les permitan sobrellevar todo este conjunto de preocupaciones que su labor les significa con un mínimo de inquietudes económicas que, de existir, contribuyen a obnubilar una
mente que debe estar clara y exclusivamente entregada a la función de control." NORMATIVIDAD DE LA AUDITORÍA DE GESTIÓN No existe mayor normatividad al respecto en nuestros países. Las Normas de Auditoría Operacional de la Contraloría General de los Estados Unidos, constan en la parte relacionada al trabajo de campo y al informe (Capítulos 7 y 8 LIBRO AMARILLO DE LA GAO) FASES DE LA AUDITORÍA DE GESTIÓN SEGÚN VARIOS AUTORES -
ILACIF
A inicios de la década del 70 se contaba con el Manual Latinoamericano de Auditoría Profesional del Sector Público editado por el Instituto Latinoamericano de Ciencias Fiscalizadoras ILACIF, actualmente OLACEFS propuso 5 fases: Estudio preliminar, Revisión de legislación, políticas y normas, evaluación de control interno, desarrollo de hallazgos, comunicación de resultados. La primera fase es justificable para una auditoría realizada por la ISA que no conoce a la entidad tanto como la Auditoría Interna. Estas fases, en su mayoría se han tomado para la propuesta ecléctica.
- Instituto Mejicano de Contadores Públicos IMCP
El IMCP en cambio tiene una propuesta de tres fases y sus respectivas sub-fases: Fase 1. Familiarización, que contempla el estudio del medio (que sería para el caso de una auditoría externa), estudio de la gestión administrativa (breve visión) y visita de las instalaciones. Fase 2. Investigación y análisis que contempla entrevistas, evaluación
de
la
gestión
administrativa
y
examen
de
la
documentación. Fase 3. Diagnóstico con una fase creativa que considera ensayar el modelo conceptual de la estrategia administrativa, prioridad que debe darse a los elementos del modelo y costo- beneficio del modelo diseñado. Una segunda subfase es la reverificación de los hallazgos y la última es el informe - Academia Mexicana de la Auditoría Integral V, Esta organización mexicana, propone 5 fases con sus respectivas subfases: Fase I. Análisis general y diagnóstico que comprende evaluación preliminar, plan de trabajo, ejecución y diagnóstico. Fase II. Planeación estratégica con determinación de objetivos, elaboración del programa, determinación de recursos y seguimiento del programa. Fase III. Ejecución, que contempla obtención de evidencias,
técnicas y recursos y finalmente coordinación y supervisión. Fase IV. Informe de resultados que contempla observaciones y oportunidades de mejora, estructura, contenido y presentación; discusión con el cliente y definición de compromisos e informe ejecutivo. Fase V. Diseño, implantación y evaluación con sus respectivas subfases: diseño, implantación y evaluación. Nota. Esta fase de la Academia se toma para la propuesta ecléctica bajo el nombre de monitoreo estratégico para empatar con el concepto de supervisión a que hace mención el informe COSO y por la estrategia que deben definir el auditor y la administración para lograr la implantación efectiva de las recomendaciones, a través de un líder y un equipo propuesto para este fin. Según Michael Graig - Cooper y Philippe de Backer en su obra Auditoría de Gestión- que está orientada a la auditoría de recursos humanos, sostienen las siguientes fases: -
Definición del problema y determinación de estrategia.
-
Documentación de la presente organización y determinación de los perfiles de talento requeridos.
-
Entrevistas
individuales
múltiples
de
ejecutivos
y
consolidación de hallazgos. -
Valoración sistemática de individuos, equipos y estructuras internas.
-
Conclusiones y recomendaciones para el desarrollo individual del ejecutivo.
-
Retroacción individual.
SEGUNDA PARTE PROPUESTA ECLÉCTICA DEL AUTOR PROCESO DE LA AUDITORIA DE GESTIÓN
Por la experiencia adquirida y la convivencia que brindan las metodologías descritas se propone un sistema de trabajo de cinco fases, porque es más fácil su aplicación. Sin embargo, las fases I y II pueden asociarse con la Planificación, la III con trabajo de campo y las IV y V con comunicación de resultados, para así relacionar con las tres fases tradicionales de la auditoria. FASE I,
FAMILIARIZACIÓN
Y
REVISIÓN
DE
LEGISLACIÓN
Y
NORMATIVIDAD Prácticamente el concepto de familiarización sería para los auditores
externos,
ya
que
los
internos
tienen
un
cabal
conocimiento de la entidad. El recorrido de las instalaciones y el conocimiento de las actividades principales (sustantivas) de la entidad es importante para los auditores de la ISA. La
actualización
de
los
archivos
de
la
Auditoría
Interna,
básicamente el archivo o legajo permanente es básico y a veces no es parte de esta fase cuando la Unidad tiene la costumbre de ir actualizando sus archivos de manera permanente. La revisión de legislación y normatividad de la entidad es muy breve y no debe tomar más de dos días, por parte del auditor jefe de equipo, quien debe actuar solo en esta fase o apoyado por un auxiliar en caso de que la documentación sea muy voluminosa. Por el hecho de que cada fase de la Auditoría de Gestión requiere un programa, es recomendable un breve programa. En el caso de auditores externos la visita a instalaciones requiere programar entrevistas con los principales ejecutivos. Algunas consideraciones para el programa de fase I Siendo un programa muy breve, viene al caso considerar que el archivo
permanente
debe
estar
actualizado.
Debe
evitarse
fotocopias cuando la Auditoría Interna esté conectada en red a los
sistemas de información de la entidad; en esos casos basta una impresión de la parte pertinente de un documento. Para evitar hojas narrativas, es una buena práctica el subrayar los documentos pero no utilizar resaltador porque las fotocopias salen ilegibles. En el caso de una ISA o de una Firma Privada de Auditoría (FPA) se requiere programar la visita a instalaciones y preparación de entrevistas con los principales ejecutivos. Esta fase no debería tomar más de dos días a menos que se vaya a auditar una entidad sumamente grande y compleja. Ejemplo de programa de fase I 1.
Breve programa para:
- Recorrido de instalaciones. - Entrevista con directivos. - Actualización de archivo permanente.
Industria La Internacional Auditoría de Gestión Programa de Fase I Nº
Procedimiento
Ref.
Hecho Revisado Observaciones
P/T
por
Objetivos: Familiarizarse con el entorno de la fábrica La Internacional. Tener una breve visión de carácter general de la organización. Actualizar el archivo permanente. Procedimientos: 1 Obtenga un plano de la fábrica y realice un recorrido de visita a las instalaciones. 2 Prepare una entrevista con los siguientes funcionarios: Gerente general, Gerente de planta, contador general, contador de costos, jefe de personal, con el objetivo de comunicar el inicio de una auditoría de gestión a la planta y la recopilación de información de tipo general. 3 Revise el archivo permanente y prepare una lista
por
de los documentos que deberían actualizarse en este legajo. Ejemplo de entrevista al Gerente General Nombre del Entrevistado...................... Cargo..................... Entrevistador....................... Auditoría interna jefe..................... Auditor jefe....................... Día previsto........................ Hora solicitada....................... Lugar: Av. Amazonas, edificio Torre Alba, N°. 105. Teléfono....................... Secretaria Gerencia. Objetivo de la entrevista: Hacer conocer el inicio de una auditoría operacional a la planta de conformidad con el plan anual de auditoría que evaluará las 5es. eficiencia, efectividad, economía, ética y ecología. Tiempo estimado: 30 minutos Reconfirmación de la cita 1.
Explicar al Gerente General el objetivo y alcance de la auditoría.
2.
Solicitar que firme las comunicaciones preparadas por auditoría interna por el cual se informa a los directivos de planta el inicio y objetivos de auditoría y se dispone la más alta colaboración sin ningún tipo de restricciones.
3.
Solicitar al Gerente la opinión que tiene en términos generales de la fábrica.
4.
Averigüe si la gerencia tiene alguna preocupación o un tema de interés para esta auditoría.
5.
De ser positiva la respuesta anterior averigüe el por qué de esta apreciación.
6.
Solicite una opinión muy breve de la Gerencia
respecto a:
- Número de personas. - Calidad de productos. - Oportunidad en la producción. - Posibles cuellos de botella. - Calidad de la maquinaria. - Tecnología. - Oportunidad en la contabilidad de costos. Nota al lector -
En función de los requerimientos de la gerencia y de su predisposición a colaborar con auditoría, esta entrevista puede ser más amplia. En la vida real el auditor planificará entrevistas más detalladas para Gerente de Planta, Contador de Costos, Gerente de Recursos Humanos, Gerente de Control de Calidad, Contador General, Jefe de Seguridad Industrial.
-
Las preguntas de la entrevista pueden ser a renglón seguido para luego anotar las respuestas o pueden ir dejando espacios para llenarse al momento de su ejecución.
-
No olvide que esta es una entrevista inicial por lo que no debe profundizarse en temas que serán ampliados en las siguientes fases.
-
Papel de trabajo que resume la entrevista Industria La
Internacional. Auditoría de Gestión. Resumen del recorrido de instalaciones. Fecha de la visita. -
Se realizó el recorrido 5 minutos antes de la entrada del personal y se pudo observar atrasos de los obreros de hasta 20 minutos. En tres casos los obreros timbraron 2 tarjetas (de compañeros atrasados y la suya. Un 10% no usan cascos y un 20% uniforme. Ningún trabajador usa zapatos de seguridad.
-
El último chequeo de extintores fue hace un año.
-
El jefe de planta confesó que no se han hecho simulacros de terremotos o incendios.
-
Aparentemente hay cuellos de botella en la sección de telares.
-
Solo hay una persona para aseo en la planta que ocupa 300m².
-
El último estado de costos es de hace 6 meses.
-
La contabilidad se lleva por procesos.
-
El departamento de control de calidad toma como referencia las normas INEN.
-
La empresa fue multada en US $10.000 por mal manejo de desechos en aguas mal tratadas.
-
En los basureros se encontró botellas vacías de licor. Nota al lector
Este tipo de hojas narrativas es más extenso y más ordenado; por ejemplo podría desarrollarse por las diferentes secciones de la fábrica o en función de las visitas a jefes departamentales. Laboratorio (casos eminentemente hipotéticos) Asuma que usted labora en una Auditoría Interna del Ministerio
1.
De Ambiente.
2.
De Salud.
3.
De Obras Públicas.
4.
De Educación.
5.
Ministerio de Recursos Energéticos.
6.
Ministerio de Economía y Finanzas.
Prepare un programa de Fase I para realizar una Auditoría de Gestión a una de las siguientes áreas o sistemas. 1.
Sistema de remuneraciones de los ministerios 2 y 4 (trabajo interinstitucional).
2.
Impacto ambiental de un proyecto de carretera. (Trabajo interinstitucional entre los ministerios 1 y 3).
3.
Sistema de recursos humanos del ministerio 5 (incluido componente ético).
4.
Sistema de planificación para el ministerio 6.
5.
Sistema de contabilidad y presupuesto (ministerio 6).
6.
Contabilidad de Costos del ministerio 3.
7.
Sistema de abastecimientos del ministerio 2.
Prepare programa de fase y sustente con papeles de trabajo que estime conveniente el desarrollo del trabajo.
FASE II. EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Pueden aplicarse cuestionarios de control interno pero orientados a evaluar los asuntos administrativos. El auditor debe alejarse totalmente de los cuestionarios utilizados en la auditoría o exámenes especiales con orientación financiera, porque el objetivo de la auditoría es totalmente diferente. Las
hojas
narrativas
y
la
flujodiagramación
también
son
herramientas válidas para evaluar el control interno y el auditor interno está familiarizado con estas metodologías. "El diagrama de trabajo o de recorrido" también puede contribuir a la evaluación del control interno, aunque no se lo menciona en los libros de auditoría En esta fase es importante la identificación de puntos fuertes y puntos débiles así como el control clave. La "calificación de riesgos" también es parte de esta fase y puede adaptarse en este proceso la "matriz de calificación de riesgos" que se utiliza en Auditoría Financiera, pero cambiando obviamente el contenido de la matriz e inclusive su diseño. Al respecto las obras de auditoría de Carlos Slosse y de Arens tienen formatos aplicables a la Auditoría Financiera y en el caso de Slosse las matrices son con un enfoque para hacer auditoría por ciclos transaccionales. El contenido de estas matrices puede orientar las matrices para Auditoría de Gestión.
Para efectos del caso práctico se utilizará el sistema COSO. Algunas consideraciones para el programa de fase El sistema COSO El tema de control interno ha sido una permanente preocupación de auditores y administradores de todo el mundo y ha ido evolucionando conforme la gestión pública y privada se han tecnificado. La prueba está en los cambios de su concepto y forma de aplicarlo que cada vez más se ajusta a los requerimientos de cada entidad y a su vez de proteger sus activos frente a los avances impresionantes de la corrupción. Cinco instituciones tuvieron el acierto de estudiar a fondo el tema de (control interno: American Institute of Certified Public Accountants. i American Accounting Association. The Institute of Internal Auditors. ¡Institute of Management Accountants. • Financia! Executives Institute. Estas organizaciones formaron una comisión denominada El Commite of Sponsoring Organizations of de Treadway Commission (COSO), que expresa lo siguiente: "Los controles internos se implantan con el fin de detectar, en el plazo deseado, cualquier desviación respecto a los objetivos de rentabilidad establecidos en la empresa y de eliminar sorpresas. Los controles internos fomentan la eficiencia, reducen el riesgo de pérdida de valor de los activos y ayudan a garantizar la fiabilidad de los estados financieros y el cumplimiento de las leyes y normas
vigentes. El control interno es considerado cada vez más como una solución a numerosos problemas potenciales. En un sentido amplio, se define como un proceso efectuado por el consejo de administración, la dirección y el resto del personal de una entidad, diseñado con el objeto de proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a la consecución de objetivos dentro de las siguientes categorías: Eficacia y eficiencia de las operaciones Fiabilidad de la información financiera Cumplimiento de las leyes y normas que sean aplicables. ("El control interno consta de cinco componentes relacionados entre sí:) Entorno de control. i Evaluación de riesgos. I, Actividades de control. Información y comunicación. (Supervisión (monitoreo). Lo que se puede lograr con el control interno: [El control interno puede ayudar a que una entidad consiga sus objetivos de rentabilidad y rendimiento y prevenir pérdida de recursos. Puede ayudar a la obtención de información financiera fiable. También puede reforzar la confianza en qué la empresa cumple con las leyes y normas aplicables. En resumen puede ayudar a que una entidad llegue? donde quiere ir y evite peligro y sorpresas en el camino. Lo
que
no
se
Desafortunadamente
puede
lograr
algunas
con
personas
el
control
tienen
interno:
expectativas
mayores y poco realistas. Buscan soluciones absolutas pensando que: El control interno garantiza el éxito de una entidad El control
interno no puede hacer que un gerente intrínsecamente lo se convierta en buen gerente. Un sistema de control interno, no importa lo bien concebido que esté y lo bien que funcione, únicamente puede dar un grado de seguridad razonable, no absoluto, a la dirección y al consejo en cuanto a la consecución de los objetivos de la entidad." Respecto
a
esta
transcripción
habría
que
hacer
algunos
comentarios ampliatorios ("El control interno es como el alma de una persona, por lo tanto no puede separarse de las operaciones administrativas y financieras. Es algo que está implícito en la persona que mientras ejecuta una actividad va controlando lo que hizo el anterior compañero y lo más importante se va auto-controlando. De allí que no puede crearse un departamento de control previo corno se lo hace en ciertas entidades pues no es posible que pocas personas que conforman estas unidades puedan responder por todo lo realizado por otras personas de diferentes departamentos. Tenga en cuenta que el control no es un fin sino un medio que dispone la gerencia para evaluar la gestión y retroalimentar los demás sistemas de la administración. Son las personas las que realizan el control y no los manuales, reglamentos, políticas, estatutos ni leyes. Estas son normas que regulan y orientan el control, pero no reemplazan la labor humana. Recuerde: los controles que a determinada época eran eficaces, con el tiempo se vuelven obsoletos y a veces una traba administrativa.
El engranaje del control interno para la consecución de objetivos no es otra cosa que una confirmación de la vigencia de la Teoría General de los Sistemas,) en donde todos los elementos que intervienen en una gestión, actúan en forma interrelacionada para lograr objetivos y metas comunes. En términos muy simples que el error es una equivocación involuntaria mientras que la irregularidad se la comete con conocimiento de causa y afán de perjudicar a la empresa en beneficio propio o de un tercero. El control interno por sí solo no puede asegurar el cumplimiento de leyes y normas. Por mejores controles que se tengan, el control interno tiene sus propias limitaciones en donde la colusión es su pero enemigo. La toma de decisiones, los juicios de valor, los criterios del administrador pueden ser equivocados temas en los cuales el control no tiene ninguna competencia. (Un buen control interno contribuye al logro de las 5 Es de la administración: eficiencia, eficacia, economía, ética y ecología pero no es la panacea universal. El control interno es un proceso El control no debe considerarse como un sistema aislado, temporal y ajeno a las demás fases de la administración (planificación, organización, dirección, coordinación y obviamente el control y evaluación).
El control interno no es un elemento añadido sino incorporado a los procesos, que puede incidir en la consecución de los objetivos y apoyar las iniciativas de calidad a la vez que repercute en la obtención de costos y tiempos de respuesta. Actualmente, en donde no solo las fábricas sino todo tipo de organizaciones públicas y privadas están trabajando con normas ISO,
el
control
interno
sigue
teniendo
vigencia
y
apoya
fundamentalmente para que se logren objetivos y metas. Personal El control interno lo realizan las personas. En primera instancia el máximo ejecutivo es el responsable de toda la administración y por ende del control interno. Pero el control interno es inherente a todo el personal de la entidad desde el más alto nivel hasta las personas del área operativa. Importancia de la autoevaluación Desde la alta dirección se debe promover la autoevaluación del control Interno y los empleados deberán considerar la forma en que sus responsabilidades de control se están llevando a cabo. Lamentablemente no hay una cultura de control y más todavía en el sector público. Entonces hay una actitud consciente, subconsciente e inconsciente propia de cada persona respecto al control, que ante una falta de cultura en este tema se dan actitudes de rechazo. De allí la necesidad de ir creando en el hogar, la escuela y las entidades una cultura de control para superar concepciones erradas, deformadas, persecutorias y represivas respecto al control.
Seguridad razonable El control no puede proporcionar seguridad absoluta ni infalible de protección. Por lo tanto el administrador solo debe tener la seguridad razonable de la eficacia de los controles y no la certeza absoluta de su infalibilidad. El sistema de control interno puede proporcionar "seguridad razonable" para alcanzar los objetivos relacionados con la confiabilidad de la información financiera y el cumplimiento de leyes y normas. Objetivos Toda actividad humana está orientada a lograr objetivos. Una entidad que tiene una base legal de creación tiene una misión que cumplir que se expresa y mide a través de objetivos y metas. COMPONENTES Según el sistema COSO el sistema de control interno tiene 5 componentes: Entorno de control Se refiere al medio ambiente en que se desenvuelve la entidad, con su filosofía empresarial, los atributos del personal especialmente su integridad, valores éticos y profesionalismo con los cuales trabajan. Evaluación de riesgos. La entidad debe conocer los riesgos que le amenazan o afectan y afrontarlos con una estrategia que permita mitigar su impacto (favor ver el concepto y clases de riesgos).
Información y comunicación. Toda entidad requiere un sistema de información gerencial (MIS) para la toma de decisiones y una fluida comunicación entre sus departamentos y personal. El sistema COSO da mucha importancia a este subsistema. Supervisión (monitoreo). Todo el proceso de control interno debe ser permanentemente supervisado con el fin de tomar medidas correctivas de manera oportuna con el fin de reaccionar rápidamente y cambiar según las circunstancias. Finalmente, están las actividades de control. LIMITACIONES DEL CONTROL INTERNO Transcripción de la Guía Internacional de Auditoría N° 6: El control interno puede proporcionar solamente una seguridad razonable de que lleguen a alcanzarse los objetivos de la administración a causa de limitaciones inherentes al mismo control interno, tales como: a)
El requisito usual de la administración de que un control es eficaz en relación a su costo; es decir, que el costo de un procedimiento de control no sea desproporcionado a la pérdida potencial debida a fraudes o errores;
b).
El hecho de que la mayoría de los controles tiendan a ser dirigidos a tipos de operaciones esperadas y no a operaciones poco usuales;
c)
El error humano potencial debido a descuido, distracción, errores de juicio o comprensión equivocada de instrucciones;
d).
La posibilidad de burlar los controles por medio de colusión con partes externas a la entidad o con empleados de la misma;
e).
La posibilidad de que una persona responsable de ejercer el control pudiera abusar de esa responsabilidad, por ejemplo, un miembro de la administración que violara algún control;
f).
La posibilidad de que los procedimientos pudieran llegar a ser inadecuados debido a cambios den las condiciones y que el cumplimiento con esos procedimientos pudiera deteriorar el control."
EL RIESGO Es importante que previo a la evaluación de la estructura del control interno en la Auditoría de Gestión, el lector repase los conceptos de riesgo y conozca la metodología de su evaluación que usualmente siguen todas las firmas de auditoría al realizar Auditoría Financiera. Por esta razón se hace una transcripción teórica y sintética del concepto y clases de riesgo de la obra de Carlos Slosse en su obra "Auditoría Un nuevo enfoque empresarial." Lo que se puede hacer en la Auditoría de Gestión es seguir la misma metodología de la Auditoría Financiera (por ejemplo la matriz de riesgo) pero orientada al campo administrativo (y no al financiero). EL RÍES GO EN AU DI TO ROA FI NAN CIÉ RA (S n te sis del ca p tu lo 7 de la obra Au di to en fo que em pre sa rial de Car los Slos se).
1. CONCEPTO "Excepto en contadas ocasiones el auditor puede estar en condiciones de emitir un juicio técnico con absoluta certeza sobre la validez de las afirmaciones contenidas en los estados financieros. Esta falta de certeza genera el concepto de riesgo de auditoría. La labor del auditor se concentrará entonces en ejecutar tareas y procedimientos tendientes a reducir ese riesgo a un nivel aceptable. El riesgo de auditoría puede definirse como la posibilidad de emitir un informe de auditoría incorrecto por no haber detectado errores o irregularidades significativas que modificarían el sentido de la opinión vertida en el informe. La susceptibilidad a la existencia de errores o irregularidades puede presentarse a distintos niveles. Analizar su presencia ayuda a evaluar y manejar en forma más adecuada, la implicancia que determinado nivel de riesgo tiene sobre la labor de auditoría a realizar. El riesgo de auditoría está compuesto por distintas situaciones o hechos que, analizados en forma separada, ayudan a evaluar el nivel de riesgo existente en un trabajo en particular y determinar de qué manera es posible reducirlo a niveles aceptables. Debe quedar claro que si bien existen formas en las que se puede categorizar e identificar al riesgo de auditoría, lo más importante dentro de la etapa de planificación de una auditoría de estados financieros es detectar los factores que producen el riesgo.
Una vez realizada la identificación de los factores de riesgo corresponde efectuar su evaluación." 2.- CATEGORÍAS DE RIESGO DE AUDITORÍA, o
Riesgo
inherente, o Riesgo de control, o Riesgo de detección. 2.1. RIESGO INHERENTE. "El riesgo inherente es la susceptibilidad de los estados financieros a la existencia de errores o irregularidades significativas, antes de considerar la efectividad de los sistemas de control. El riesgo inherente está totalmente fuera de control por parte del auditor. Difícilmente se puedan tomar acciones que tiendan a eliminarlo porque es propio de la operación del ente." 2.1.1. FACTORES QUE DETERMINAN EL RIESGO INHERENTE. "Entre los factores que determinan la existencia de un riesgo inherente se pueden mencionar: *
La naturaleza del negocio del ente; el tipo de operaciones que se realiza y el riesgo propio de esas operaciones; la naturaleza de sus productos y volumen de transacciones.
*
La situación económica y financiera del ente.
La organización gerencial y sus recursos humanos y materiales; la integridad de la gerencia y la calidad de los recursos que el ente
posee. La
predisposición
de
los
niveles
gerenciales
a
establecer
adecuados y; formales sistemas de control, su nivel técnico y la capacidad demostrada en el personal clave, son elementos que deben evaluarse al me-* dir el riesgo inherente." 2.2 RIESGO DE CONTROL "El riesgo de control es el riesgo de que los sistemas de control estén incapacitados para detectar o evitar errores o irregularidades significativas en forma oportuna. Este tipo de riesgo también está fuera de¡ control de los auditores, pero eso sí, las recomendaciones resultantes del análisis y evaluación da los sistemas de información, contabilidad y control que se realicen van a ayudar a mejorar los niveles de riesgo, en la medida en que se adopten tales recomendaciones. Además, la existencia de bajos niveles de riesgo de control, lo que implica que existan buenos procedimientos en los sistemas de información, contabilidad y control, pueden ayudar a mitigar el nivel de riesgo inherente evaluado en una etapa anterior." 2.2.1. FACTORES QUE DETERMINAN EL RIESGO DE CONTROL "Los factores que determinan el riesgo de control están presentes en el sistema de información, contabilidad y control. La tarea de evaluación del riesgo de control está íntimamente relacionada con el análisis de los sistemas.
La existencia de puntos débiles de control implicaría "a priori" existencia de factores que incrementan el riesgo de control y, al contrario, puntos fuertes de control serían factores que reducen el nivel de este riesgo." 2.3
RIESGOS DE DETECCIÓN.
"El riesgo de detección es el riesgo de que los procedimientos de auditoría seleccionados no detecten errores o irregularidades existentes en los estados contables. Por ejemplo, errores en la definición de una muestra en la circularización de saldos de proveedores, o en la definición del período de análisis de pagos posteriores pueden implicar conclusiones erróneas en cuanto a la validez de la integridad de las cuentas a pagar. A diferencia de los dos riesgos mencionados anteriormente, el riesgo de detección es totalmente controlable por la labor del auditor y depende exclusivamente de la forma en que se diseñen y lleven a cabo los procedimientos de auditoría. Al igual que el riesgo de control mitiga la existencia de altos niveles de riesgo inherente, el riesgo de detección es la última y única posibilidad de mitigar altos niveles de riesgos inherentes y de control." 2.3.1.
FACTORES
QUE
DETERMINAN
EL
RIESGO
DE
DETECCIÓN "Los factores que determinan el riesgo de detección están relacionados con: • La ineficacia de un procedimiento de auditoría aplicado. • La mala aplicación de un procedimiento de auditoría, resulte este eficaz o no. • Problemas de definición de alcance y oportunidad en un procedimiento de auditoría, haya sido bien o mal aplicado. Este factor se relaciona con la existencia de muestras no representativas." El auditor no examina el 100% de las transacciones de un ente, sino que se basa en el trabajo realizado sobre una muestra y extiende esos resultados al universo de las transacciones. La mala determinación
del
tamaño
de
la
muestra
puede
llevar
a
conclusiones erróneas sobre el universo de esas operaciones." 3. EVALUACIÓN DEL RIESGO DE AUDITORÍA "La evaluación del riesgo de auditoría es el proceso por el cual, a partir del análisis de la existencia e intensidad de los factores de riesgo, se mide el nivel de riesgo presente en cada caso. El nivel de riesgo de auditoría suele medirse en cuatro grados posibles. Estos son: Q
Mínimo.
Q
Bajo.
Q
Medio.
Q
Alto.
En
algunas
circunstancias
quizá
resulte
poco
clara
esta
clasificación, por lo que muchas veces la evaluación del nivel de riesgo se limita a determinar un riesgo alto o bajo. La evaluación del nivel de riesgo es un proceso totalmente subjetivo y depende exclusivamente del criterio, capacidad y experiencia del auditor. Además, es la base para la determinación del enfoque de auditoría a aplicar y la cantidad de satisfacción de auditoría a obtener. Por lo tanto, debe ser un proceso cuidadoso y realizado por quienes posean la mayor capacidad y experiencia en un equipo de trabajo. No obstante ser un proceso subjetivo, hay formas de tratar de estandarizar o disminuir esa subjetividad. En ese sentido, se tratan de medir tres elementos que, combinados, son herramientas a utilizar en el proceso de evaluación del nivel de riesgo. Estos elementos son: G
La significatividad del componente (saldos y
transacciones). Q
La inexistencia de factores de riesgo y su
importancia relativa. Q
La probabilidad de ocurrencia de errores o
irregularidades básicamente obtenida del conocimiento y la experiencia anterior de ese ente. La combinación de los posibles estados de estos tres elementos brinda un marco para evaluar el riesgo de auditoría. Un nivel de riesgo mínimo estaría conformado cuando en un componente poco significativo no existan factores de riesgo y donde la probabilidad de ocurrencia de errores o irregularidades sea
remota. Cuando en un componente significativo existan factores de riesgo pero no demasiado importantes y la probabilidad de existencia de errores o irregularidades sea baja -improbable-, ese componente tendrá una evaluación de riesgo bajo. Un componente claramente significativo, donde existen varios factores de riesgo y es posible que se presenten errores o irregularidades, será de un riesgo medio. Por último, un componente tendrá un nivel de riesgo alto cuando sea claramente significativo, con varios factores de riesgo, algunos de ellos muy importantes y donde sea totalmente probable que existan errores o irregularidades. La tabla siguiente esquematiza estos conceptos: Nivel de riesgo Stgnifícatividad Mínimo
No significativo
Bajo
Significativo
Medio
Muy Muy significativo
Alto
Significativo
riesgo
Probabilidad de ocurrencia de errores
No existen
Remota
Factores de
Existen algunos pero poco importantes Existen algunos Existen varios y son importantes
Improbable Posible Probable
El proceso de evaluación tratará de ubicar a cada componente en alguna de estas categorías. Es claro entender que seguramente algún componente reúna las tres categorías presentadas, pero no todas del mismo nivel." 4.
RELACIÓN ENTRE RIESGO DE AUDITORÍA Y ENFOQUE
DE AUDITORÍA "La evaluación del riesgo de auditoría va a estar directamente relacionada con la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos de auditoría a aplicar. Dicho de otra manera, de la evaluación de los niveles de riesgo depende la cantidad y calidad de la satisfacción de auditoría necesaria." 1.1
EFECTO DEL RIESGO INHERENTE
"El riesgo inherente afecta directamente la cantidad de evidencia de auditoría necesaria para obtener la satisfacción de auditoría suficiente para validar una afirmación. Cuando mayor sea el nivel del riesgo inherente, mayor será la cantidad de evidencia de auditoría necesaria. Esta cantidad puede estar representada tanto en el alcance de cada prueba en particular como en la cantidad de pruebas necesarias. Difícil es pensar que un riesgo inherente alto pueda ser reducido con una sola prueba de auditoría, aunque esta fuese de gran alcance. Al contrario, un riesgo inherente mínimo puede ser tratado con un solo procedimiento de carácter global." 1.2 EFECTO DEL RIESGO DE CONTROL "El riesgo de control afecta la calidad del procedimiento de auditoría a aplicar y en cierta medida también su alcance. El riesgo de control depende de la forma en que se presenta el sistema de controles del ente. En términos generales, si los controles vigentes son fuertes, el riesgo de que existan errores no detectados por los sistemas es mínimo y, en cambio, si los controles son débiles, el riesgo de control será alto, pues los sistemas no estarán capacitados para
detectar esos errores o irregularidades y la información que brinden no será confiable. Por lo tanto, un riesgo de control mínimo o bajo implica la existencia de controles fuertes. Si los controles son fuertes, o sea, están correctamente diseñados, verificar que funcionen adecuadamente en la práctica brindará un grado elevado de satisfacción de auditoría. Dicho en otros términos se puede depositar confianza derivada de los controles. Si en cambio, los controles son débiles, el resultado de su prueba no sería satisfactorio y debería complementarse con pruebas de transacciones y saldos. Por ese motivo y para evitar duplicación de trabajo, ante riesgos de control medios o altos, corresponderá aplicar pruebas sustantivas."
MATRIZ DE RIESGO EN AUDITORIA DE GESTIÓN EJEMPLO
DE
MATRIZ
DE
EVALUACIÓN
DE
LOS
COMPONENTES SIGNIFICATIVOS DE LA GESTIÓN Entidad: Consejo de Seguridad Vial Fuente: Guía de Auditoría de Gestión de la Cámara de Cuentas de la República Dominicana COMPONENTES
FACTORES DE
ASIGNACIÓ
SIGNIFICATIVOS
EVALUACIÓN
N DE
DE LA GESTIÓN
(PRIORIDAD
Impacto sobre Riesgo los resultados
de
Recursos
no involucrado
auditarl
Oportunida d
) Factibilidad
de de auditoria
s
mejorar
1. Publicidad 2 2 2. Patrulla de 2
2 3
desempeño 3 1 10 3 3 13
Caminos 3. Seguridad de 4
4
3
3 17
los vehículos 4. Licencias de 5
3
4
4 20
o
el
conducir Discutido por: _____________
Aprobado por: ________
Fecha:
Fecha: _________
_______________
Para mayor comprensión del uso de la matriz anterior, a continuación se presenta una explicación de los factores para
facilitar la evaluación sugerida y la forma de asignar los puntajes. Impacto sobre los Resultados: El primero y básico de los factores para evaluar si un componente significativo de la gestión debe ser llevado a una planificación detallada es la importancia e influencia que tiene sobre los resultados del programa o de la entidad; pero también se debería evaluar en este caso el impacto sobre la opinión pública del componente y si la auditoría es del interés del Congreso Nacional o de otros. Por ejemplo, el otorgamiento de licencias de conducir está relacionado directamente con la minimización de la severidad de los accidentes de tránsito. La forma de evaluación del factor será de 1 para bajo impacto, de 2 a 3 para un impacto moderado, 4 a 5 para un alto impacto. Riesgo de no Auditorio: En este caso el equipo de auditoría evaluará la posibilidad de fallas y errores graves en el componente después de finalizada la auditoría; por ejemplo, pensemos que algunas estadísticas de tránsito posteriores a la auditoría revelan que la causa de los accidentes se debe al otorgamiento de licencias dé conducir sin los requisitos y pruebas pertinentes. En este sentido la CC corre un alto riesgo de perder confianza y credibilidad ante el Congreso y la opinión pública por no haber seleccionado este componente significativo. La forma de evaluación del factor será de 1 para bajo riesgo, de 2 a 3 para un riesgo moderado, 4 a 5 para un alto riesgo. Cantidad de Recursos Involucrados: equipo de auditoría encontrará que la inversión en recursos financieros, humanos, materiales y tecnológicos varía entre componentes significativos; no obstante
este puede no ser exactamente un factor para decidir realizar una planificación detallada de alguno de ellos. La forma de evaluación del factor será de 1 para pocos recursos, de 2 a 3 para una cantidad moderada de recursos, 4 a 5 para un alto consumo de recursos. Oportunidad de Mejorar el Desempeño: Este factor incluye evaluar si los resultados de la auditoría ayudarán a mejorar el desempeño, la rendición de cuentas o la rentabilidad. Cabe preguntarse en este caso si se marcará una diferencia con los resultados de la auditoría del componente. La forma de evaluación del factor será de 1 para poca oportunidad, de 2 a 3 para una oportunidad moderada, 4 a 5 para una alta oportunidad de mejorar el desempeño. Factibilidad de Auditoría: En términos de la facilidad o dificultad para examinar las operaciones del componente y las posibilidades físicas y económicas de hacer la auditoría. Por ejemplo, el acceso a la información sobre el desempeño, el uso de los expertos, la disponibilidad de criterios aplicables, la temporada / cambios climatológicos, y otros factores que podrían incluso hacer que la auditoría del componente se deba posponer; por ejemplo, si se están llevando a cabo cambios significativos y fundamentales en e! componente. La forma de evaluación del factor será de 1 para poca factibilidad de auditoría, de 2 a 3 para una factibilidad moderada, 4 a 5 para una alta factibilidad. Finalmente en la última columna de la matriz se suman los puntajes asignados
por
componente,
y
como
es
lógico,
aquellos
componentes con mayor puntaje serán los candidatos a pasar a la Planificación Detallada. Este procedimiento no sustituye el juicio
profesional del equipo de auditoría." En Auditoría de Gestión cuenta mucho la evaluación del riesgo de allí que conviene aplicar el sistema COSO por el enfoque que se da al riesgo. La orientación del sistema COSO y el enfocar la evaluación con enfoque gerencial, obliga a ponerse en ese campo para analizar la gestión con términos de eficiencia, eficacia, economía, ética y ecología. Tome en cuenta que el concepto de transparencia y responsabilidad (con d) están implícitos en el componente ético. Es de esperar que el evaluar por el sistema COSO brinde grandes resultados aunque diseñar el esquema teórico para una institución, en la vida real, será ir trabajando muy fuerte en los primeros trabajos, hasta tener una base de datos que facilite nuevas evaluaciones.
El dominio del idioma es la riqueza propia del léxico sumada a la maestría en la aplicación de las normas de gramática, sintaxis y ortografía.
La persuasión es la capacidad de ejercer influencia decisiva en el comportamiento de los demás en términos de convencerlos de ciertas ideas, de inducir en ellos ciertas actitudes y de provocar en ellos ciertos modos de obrar.
Y la motivación es la habilidad para apelar a factores sicológicos profundos en el destinatario de los mensajes de manera que lo hagan proclive a aceptar las propuestas del comunicador.
Las actitudes de equidad son la objetividad y la ecuanimidad.
La objetividad es la tendencia a basarse en hechos y descartar prejuicios al producir información y emitir opinión.
La ecuanimidad es la tendencia a ser justo y equilibrado en información y opinión respecto de los intereses de partes opuestas.
Las actitudes de ética son la integridad moral, el respeto a la dignidad y a los derechos de los demás, el apego de la verdad, el culto a la libertad de expresión y el respeto a la opinión ajena,
especialmente la colectiva o pública. La integridad moral es la inclinación a abstenerse -por rectitud y honestidad- de abusar del poderío de la comunicación en provecho propio y desmedro ajeno.
El respeto a la dignidad y a los derechos de los demás es la inclinación a abstenerse de generar mensajes injustamente lesivos a las personas. El apego a la verdad es la tendencia a ser estrictamente fiel a los hechos evitando la distorsión accidental y no incurriendo en manipulación malintencionada de la información. El culto a la libertad de expresión es la firme convicción de que ningún ser humano debe sufrir represión o inhibición que coarten su derecho a comunicase sin trabas, amenazas o censura.
El respeto a la opinión ajena (especialmente la colectiva o pública) es el saber escuchar al prójimo y abstenerse de pretender imponer el juicio propio sobre los de los demás desdeñándolos o rechazándolos injustificadamente.
En resumen, lo que define al buen comunicador es la presencia vigorosa en su personalidad y cultura de un conjunto de rasgos de temperamento, habilidades, inclinaciones y convicciones que lo coloca claramente por encima del promedio de las personas en materia de comunicación.
Va a continuación un cuadro sinóptico de las 24 características aquí
propuestas.
Virtudes
Aptitudes
Actitudes
Simpatía
Reflexivas
De Equidad
Sensibilid
Observación
Objetividad
ad
Condensación
Ecuanimidad
Empatía
Abstracción
Carisma
Lucidez Expresivas
De Ética
Claridad
Integridad moral
Orden
Respeto a la dignidad y a los derechos de los demás
Coherencia
Apego a la verdad
Concisión
Culto a la libertad de expresión
Precisión,
Respeto a la opinión ajena
Concreción Dominio idioma Persuasión Motivación
El buen comunicador
del
Las características personales aquí identificadas son tantas y tan diversas que, en la práctica, es muy poco probable que ningún buen comunicador las reúna todas y en grado igual. Unas serán sobresalientes en algunos y otras en otros. Por ejemplo, algunos se comunican mejor oralmente que por escrito y entre estos últimos los que manejan bien el género periodístico pueden ser malos escritores de cartas. O, para dar solo otro ejemplo de los muchos posibles, un comunicador de firme ética pudiera no lograr siempre objetividad y un escritor de estilo conciso y coherente pudiera tener poca empatía y ser solo un modesto orador.
Sin embargo, en general y en promedio, el buen comunicador debería tener sobre una escala de puntaje - digamos, de 1 a 10 posiciones razonablemente altas en la mayoría de los rubros aquí indicados." (Aquí finaliza el artículo del Dr. Luis R. Beltrán)
"ELEMENTOS ESENCIALES EN LAS COMUNICACIONES (Tornado del Curso de Auditoría Gubernamental, del consultor Dr. Jesús Alberto Plata)
El hombre es un ser social, y la manifestación básica de su sociabilidad es la comunicación con los demás.
El contacto con otros y su interrelación a través de signos, palabras, códigos, etc. es un proceso que va desde el nacimiento hasta la muerte, es lo que le otorga su condición humana y lo que le permite
su desarrollo intelectual y maduración.
Es un proceso tan fundamental que existe siempre, incluso, cuando un sujeto no quiere comunicarse, a través de su actitud, en la mayoría de los casos ya está comunicado al dar impresión de que no quiere hacerlo. ¿La razón? el otro le está interpretando.
La conducta en sí misma es ya un mensaje que provoca interacción y por ende respuestas, o reacciones de los demás.
- Pero la tradicional comunicación con sus componentes
EMISOR -------------------
RECEPTOR
TRANSMISOR
No tiene el mismo sentido para todo el mundo.
-
Existe una realidad objetiva, o sea aquella que coincide con los hechos.
-
Y otra, la subjetiva o sea, aquella que manifiesta según la concepción de la persona (vemos y oímos lo que queremos).
-
Que en consecuencia encontramos los siguientes fenómenos, que influyen en el proceso de la comunicación:
Estereotipado Efecto de Halo Proyección
Espectabilidad Percepción selectiva Defensa perceptiva
ESTEREOTIPACIÓN Generalización usada para clasificar a las personas por grupos. Ejemplo: El auditor típico
EFECTO DE HALO Con un rasgo particular se cubre todo lo relacionado con una persona o situación.
PROYECCIÓN Se atribuyen rasgos propios a otras personas o situaciones.
ESPECTABILIDAD Hacemos que ocurra lo que queremos o vemos solamente lo que nos conviene.
PERCEPCIÓN SELECTIVA Se extraen conclusiones injustificadas de situaciones ambiguas.
DEFENSA PERCEPTIVA El ser humano tiene establecido su modo característico de ver el mundo y se aferra a él.
DISMINUYENDO SU OBJETIVIDAD
-
Todos vigilamos nuestra conducta y tratamos de comunicar lo que creemos más aceptable.
-
Adulteramos con gran frecuencia las ideas e información haciendo que finalmente lo que comunicamos o percibimos sea versión distorsionada de lo que en realidad esta ocurriendo.
-
Vemos lo que necesitamos ver.
-
Oímos y entendemos lo que nos conviene.
-
Cada percepción e interpretación de los acontecimientos se basa
en
una
combinación
de
experiencias
históricas,
necesidades presentes y propiedades inherentes de la escena que se está percibiendo. -
Aún en la tarea más objetiva (auditoría) es casi imposible lograr que nuestros puntos de vista subjetivos no alteren lo que realmente existe.
CÓMO EVITAR DEFENSAS Y TENSIONES EN EL PROCESO DE LA COMUNICACIÓN
-
Permitiendo que las personas expresen sus ideas.
-
No coaccionar.
-
Evitar que se perciba "falta de confianza", ocultar el "yo" real producirá reacciones defensivas.
—
Para comunicarse con eficacia se debe tener confianza, escuchando y tomando las medidas apropiadas para cumplir lo convenido.
-
No obligar a los demás a aceptar nuestros puntos de vista.
—
Las acciones son más convincentes que las palabras. Si no actúa, nadie creerá en la comunicación.
-
No cierre sus puertas a la asesoría o consejo.
—
Ejerza su autoridad con cautela y discreción.
-
Su comunicación no puede basarse en el temor.
-
La retroalimentación en el proceso de comunicación es fundamental.
-
Quien no escucha se convierte en fuente de irritación y así no habrá comunicación.
-
Escuchar es un arte que requiere capacidad de aguante, autocontrol, concentración y comprensión.
-
Analice sus principios de sinceridad, honestidad, compromiso, cooperación, positivismo, respaldo, apoyo.
-
La ausencia de principios es-causa de inconsistencias y frecuentes cambios de opinión.
-
El respeto es reconocer que cada persona tiene algo vital con que contribuir al éxito de su actividad.
La comunicación es un proceso complejo que implica la transmisión de
datos,
problemas,
sugerencias,
experiencias,
estados
emocionales, actitudes, habilidades, etc., así pues no es de extrañar que con frecuencia se rompa.
Estas rupturas se deben a que existe gente que no escucha, que no lee lo que está escrito, que no entiende o no cree lo que oye o lee, pero tras esto existen otras causas.
La gente ve las dificultades desde su punto de vista, escoge los hechos que se ajustan a este y desecha los demás. El proceso mejorara únicamente si se acentúa la comunicación y si se reconoce la importancia de la acción como forma vigorosa de comunicación. Nunca olvide usted auditor deberá destacarse en aspectos tales como:
—
Excelente presentación personal.
-
Dinamismo, creatividad y motivación hacia su actividad.
-
Usted es un individuo de recursos.
-
Y por lo tanto, con alta capacidad para mostrarse sereno y controlado en situaciones difíciles.
—
Posee alto nivel de energía, seguridad y confianza en sí mismo.
-
Con gran rapidez mental.
-
Y
ante
todo,
especiales
aptitudes
para
lograr
una
comunicación efectiva.
Puntos claves que debe tener en cuenta el auditor:
-
Sus
actitudes
y
maneras
determinarán
el
grado
de
cooperación del auditado. -
La percepción se vuelve profecía porque las expectativas de las personas respecto a un suceso hace que aumente la tendencia a que así ocurra.
-
Los objetivos conflictivos entre auditor y auditado son causa de hostilidad, pero si estos coinciden, la cooperación reemplaza la desconfianza.
—
El compartir con el auditado los objetivos y metodología de la auditoría, puede minimizar conflictos.
-
La crítica produce actitudes defensivas, temor, resentimiento y desarrollo de sentimientos antagónicos.
—
No
se
glorifique
como
auditor,
mediante
sus
recomendaciones, describa/as de manera que el auditado las considere sus "hallazgos". -
Produzca repones balanceados en los cuales se dé igual importancia a los aspectos positivos y negativos encontrados.
-
Mencione las acciones correctivas tomadas por el auditado.
¿Cómo reducir conflictos con los auditados?
-
Comprenda los sentimientos de los auditados, póngase en su lugar.
—
No reproche. El auditado es un compañero en la solución de los problemas.
-
Promocione el trabajo de auditoría enfocado hacia la ayuda y asesoría de los demás.
-
En sus repones recuerde que los errores no son delitos, sino señales para mejoras futuras.
-
Enfatice en las mejoras en vez de resaltar los defectos.
-
Cerciórese de hacer llegar a los demás el mensaje de la auditoría, como elemento fundamental de la gerencia moderna
que busca dar un servicio útil encaminado al mejoramiento. -
Dé al auditado la oportunidad de expresar sus puntos de vista. Trate de comprenderlo aun cuando no esté de acuerdo con él.
-
Evite hablar con aire de determinación, adoptar actitudes demasiado
'persuasivas
o
por
el
contrarío
muy
condescendientes, solamente logrará aumentar la actitud defensiva. -
No trate de solucionar ningún problema usando su autoridad como "representante de la gerencia".
-
Evite discusiones y términos evaluativos, trate de encontrar áreas o puntos de acuerdo.
-
Trate de identificar las diferentes percepciones de los auditados.
-
Reconozca diferentes significados de las palabras.
-
Asegúrese de entender el significado que estas tienen para el auditado.
-
Evite dañar la imagen que el auditado tiene de sí mismo.
-
Su tono de voz y expresión no verbal deben decir: "entiendo por qué usted lo desea de esa manera".
-
Establezca un clima receptivo de tratar asuntos discutibles.
¿Y si el auditado es un sujeto (gerente) difícil?
-
Reúnase en un lugar donde asegure no tener interrupciones.
-
Disponga de tiempo suficiente.
-
Obtenga acuerdo con el staff de auditoría de manera que usted pueda hablar sin ser interrumpido.
-
Resalte inicia/mente los aspectos favorables.
-
Ante el descontrol, discusión o actitudes defensivas: •
Sugiera una interrupción (café).
*
Termine la reunión con una inteligente observación.
-
No ejerza presión.
-
Tome el tiempo necesario.
Para lograr efectividad en su proceso de comunicación, recuerde:
-
Permita a las personas la expresión de sus ideas.
-
No coaccione ni haga sentir a los demás evaluados.
-
No refleje desconfianza. Los demás tienden a interpretar lo que "creen" que estamos sintiendo.
-
Permita que los otros se comuniquen con usted.
-
Sea receptivo hacia las sugerencias que los demás tienen para usted.
-
Sepa manejar su autoridad. Su ejercicio es asunto de confianza.
-
No trate de iniciar su proceso de comunicación basándose en el temor, que pueda infundir en los demás.
-
Escuche activamente utilizando retroalimentación positiva.
-
Escuchar en un arte que requiere: aguante, autocontrol, concentración y comprensión.
-
Preserve su dignidad y sobre todo la de ¡os demás. Base su actividad en el respeto.
-
Sepa compartir en elementos positivos los errores de los demás, y nunca enfoque su actividad hacia la búsqueda de los
mismos. -
Los principios y consistencia en el trato con los demás son fundamentales.
EN RESUMEN: -
Interésese auténticamente por los demás.
-
Sonría.
-
La mejor melodía para el oído humano es escuchar su nombre. Recuerde el de las personas con quien habla.
-
Sea buen oyente, aliente a los demás a hablar de sí mismos. Haga sentir al otro importante.
(Fin del artículo del Dr. Jesús Alberto Plata)
RESISTENCIA AL CONTROL VS. PREPOTENCIA
Lamentablemente la condición humana parece resistente al control por naturaleza y la auditoría necesariamente es una forma de control constructivo pero control al fin. Por lo tanto, conviene siempre insistir a los auditados que el control y la evaluación son fases propias de toda administración que se ejercen para poder retroalimentar la gestión
Pueden darse y se han dado situaciones traumáticas derivadas de una auditoría y este es un motivo para que haya una resistencia propia de los administradores al control a veces en forma consciente y otras inconsciente.
Al estar latente la resistencia, el auditor debe ser lo suficientemente hábil para superar este problema con habilidad, don de gentes, amabilidad, cortesía y buenos modales. Lo expuesto, a su vez, no es contrario al derecho que le asiste para solicitar información, ser firme en sus decisiones, enérgico y tenaz en sus objetivos de trabajo.
Pero es importante señalar que a veces el auditor pretende concentrar poder personal o hacer gala de prepotencia. Actitudes destempladas lo único que conducen es a la resistencia de los administradores y ello perjudica a la entidad.
Es importante transcribir la NEPAI 260 (vigente hasta el año 2000)
"Los auditores internos deben poseer cualidades para tratar con la gente y comunicar efectivamente.
01
Los auditores internos deben entender las reglas de unas buenas relaciones humanas y mantener vínculos satisfactorios con el personal de la unidad auditada.
02
Los auditores internos deben poseer habilidad en la comunicación oral y por escrito para que puedan presentar clara
y
efectivamente
asuntos
tales
como
objetivos,
evaluaciones, conclusiones y recomendaciones de auditoría."
EL PESO DE LA EVIDENCIA
Para sustentar la comunicación y el informe, la evidencia es fundamental. Por ello es conveniente transcribir la NEPAI420
"Los auditores internos deben obtener, analizar, interpretar y documentar la información, para apoyar los resultados de la auditoría.
01-
El proceso de examinar y evaluar la información es el siguiente:
1.
Se debe obtener información sobre todo asunto relacionado con los objetivos y alcance de la auditoría.
2.
La información debe ser suficiente, competente, pertinente y útil para proveer una base sólida a los hallazgos y recomendaciones de la auditoría.
Información suficiente significa que está basada en hechos, es adecuada y convincente de modo que permita a una persona común e informada llegar a las mismas conclusiones del auditor.
Información competente se refiere a la mayor confiabilidad y calidad posible de obtener a través del empleo de las técnicas apropiadas de auditoría.
Información pertinente es la que apoya los hallazgos y recomendaciones de auditoría y es consistente con sus objetivos.
Información útil es aquella que facilita a la organización el logro de sus metas.
Aunque el administrador no conoce el proceso de la auditoría, hay que hacerle comprender, por la vía de la persuasión, que deben colaborar en su trabajo, especialmente en la entrega de información y documentación. Y si la auditoría es un trabajo que se desarrolla a base de una planificación y en forma sistemática, Hay que ser lo suficientemente compresivo y ordenado al solicitar información, pues
incomoda
al
administrador
que
se
le
interrumpa
permanentemente para solicitarle datos en cualquier momento y en forma desordenada y repetitiva.
Recuerde que la verdad se sustenta con evidencias. En consecuencia, si un hallazgo fue desarrollado adecuadamente este puede ser comunicado a la entidad sin ningún riesgo ni recelo. Es más, el sentido constructivo de la auditoría le favorece la comunicación oportuna de sus comentarios, conclusiones y recomendaciones.
Es conveniente recordar el rol que desempeñan los diplomáticos en la guerra y guiarse por su actuación. Escuchan muchas palabras muy fuertes contra el adversario pero las transmiten con otro tono de voz y lenguaje para disminuir las tensiones y lograr la paz. Así también el auditor debe tener claro que su objetivo es "vender" su informe y lograr que sus recomendaciones se apliquen; entonces
ser tolerante ante exageraciones de los administradores no le perjudica si a la final logra su objetivo
ABRA LAS PUERTAS A pesar del esfuerzo y buena voluntad del auditor, es frecuente en el sector gubernamental que se le cierren las puertas por parte de algún ejecutivo. Es muy extensa la lista de motivos imputables al auditor y/o al administrador por los que se interrumpe la comunicación temporal o definitivamente. Este es el principal factor para que futuras auditorías se realicen con dificultad, resistencia y aun boicot.
Corresponde revestirse de mucha paciencia y tino para establecer canales de comunicación con el administrador, agotando todos los medios posibles por mantener un fluido contacto. Pero no conviene medir fuerzas en esta materia porque a veces se gana y otras es preferible una honrosa y prudente retirada.
Pero la incomunicación a veces no es producto a impases técnicos o profesionales, sino fruto de un mal entendido, una apreciación equivocada, un error involuntario en donde la sinceridad de las palabras, el reconocimiento del error, la disculpa directa resuelven problemas intrascendentes.
Situaciones de oficina a veces se resuelven en un restaurante, una reunión social o deportiva y con el sano afán de sacar adelante a la entidad
NO HAY MOLINOS DE VIENTO EN LA PROFESIÓN Los auditores jóvenes y altamente motivados esperan cambiar el mundo en muy corto tiempo y eso no es posible. Una ilusión quijotesca hace que se enfrente ilusoriamente con molinos de viento que terminan por derribar a los nuevos caballeros andantes.
Lamentablemente, y no obstante el criterio constructivo de la auditoría, hay problemas insolubles o muy difíciles de superar y la auditoría no es la panacea universal. Hay problemas profundos, fruto de un sistema rígido, que no pueden ser solucionados por los gobernantes, empresarios ni a la fuerza: en consecuencia el auditor poco o nada puede hacer en situaciones prácticamente imposibles. Conviene reflexionar en las barreras que son áreas inauditables para no emprender exámenes inoficiosos.
Por esta razón conviene transcribir la NEPAI 280-02 "El debido cuidado profesional implica una razonable prudencia y competencia; no perfección ni actuación extraordinaria."
EL MOMENTO OPORTUNO DE GUARDAR SILENCIO Si bien el auditor debe ser un buen comunicador no es menos cierto que debe ser prudente y aprender a guardar silencio en el momento y lugar apropiados. Los temas de trabajo no deben tratarse en las reuniones sociales o deportivas, tampoco en los corredores y pasillos de la entidad. En estos lugares es mejor saber escuchar porque a veces se obtienen ciertas pistas de auditoría que son
útiles para el trabajo
LIMITACIONES QUE DEBEN REVELARSE Conviene referirse a la independencia que debe tener el auditor en su trabajo, transcribiendo los diez aspectos que citan Maustz y Sharaf en su obra La Filosofía de la Auditoría.
"Independencia en la planeación"
1.
La libertad respecto a la interferencia de la gerencia o de la fricción que intente eliminar, especificar o modificar cualquier porción de la auditoría.
2.
La libertad respecto a la interferencia con o de una actitud de no cooperación respecto de la aplicación de procedimientos seleccionados.
3.
La libertad respecto a cualquier intento exterior de sujetar el trabajo de auditoría a revisión distinta de la adecuada para el proceso de la auditoría.
Independencia en la investigación
1.
Acceso directo y libre a todos los libros y registros de la compañía, sus jefes y empleados y otras fuentes de información respecto a las actividades de la empresa, sus obligaciones y recursos.
2.
Cooperación activa del personal administrativo durante el
curso del examen del auditor. 3.
Libertad respecto a cualquier intento administrativo para asignar o especificar las actividades que hayan de examinarse o para establecer la aceptabilidad de lo que constituye materia de evidencia.
4.
La libertad respecto a intereses personales o relaciones personales que conduzcan a excluir o limitar el examen de cualquier actividad, registro o persona que, de otra forma, habría sido excluida en la auditoría.
Independencia en la información
1.
La libertad respecto a cualquier sentimiento de lealtad u obligación para modificar el impacto de los hechos informados en cualquier parte.
2.
Supresión de la práctica de excluir materias de importancia del informe formal a favor de su inclusión en cualquier informe no formal de cualquier clase.
3.
Supresión del uso intencional del lenguaje ambiguo en el establecimiento de hechos, opiniones, recomendaciones y en su interpretación."
Si parte de estos diez factores se dan en una auditoría, son limitaciones que no deberían darse, pero si esto sucede deben revelarse en el informe y a veces son causa para que no se cumpla el examen.
El no contar con un equipo multidisciplinario no solo que es una
limitación sino una causa para no realizar auditorías de gestión.
Fórmulas secretas, impedimento a información calificada como reservada o confidencial son aspectos que deben comunicarse como limitaciones al examen.
Limitaciones económicas para viajes, investigaciones especiales afectan y limitan una auditoría.
ENCUADRE PARA INFORMAR SOBRE LA EVALUACIÓN DE RESULTADOS (Academia Mexicana de Auditoría Integral)
Bajo este título, la Academia Mexicana de Auditoría Integral hace las siguientes reflexiones que se transcriben a continuación:
"Encuadre para informar sobre la evaluación de resultados a los órganos rectores.
Un informe útil y verosímil a los órganos rectores sobre evaluación de resultados o sobre eficacia debería contener información significativa sobre los siguientes temas:
Orientación de la gestión: la medida en que los objetivos, los programas integrantes, los campos de acción y las funciones de los empleados de un organismo son claros, están bien integrados y comprendidos y se reflejan de manera apropiada en los planes, en la estructura, en la delegación de autoridad y en los procesos de toma de decisión.
Pertinencia: la medida en que un programa o campo de acción sigue respondiendo a los problemas o a las condiciones previstas.
Congruencia: la medida en que el diseño de un programa o un campo de acción y el nivel de los esfuerzos realizados, son consecuentes con el logro de los objetivos específicos.
Desempeño: la medida en que se han conseguido las metas y objetivos propuestos.
Grados de satisfacción: la medida en que los destinatarios del programa o campo de acción, ya sean electores de los distritos o clientes los juzgan satisfactorios.
Impactos secundarios: la medida en que han aparecido otras consecuencias significativas, previstas o imprevistas, positivas o negativas.
Costos y productividad: las relaciones entre los costes, el insumo y el rendimiento.
Capacidad de adaptación: la facilidad que presenta un organismo para adaptarse a los cambios que ocurren en los mercados, la competencia los fondos disponibles o la tecnología.
Resultados financieros: el cotejo y la rendición de cuentas de los ingresos y los costos de la evaluación y la rendición de cuentas del activo, del pasivo y del patrimonio neto.
Ambiente de trabajo: la medida en que la organización proporciona una atmósfera de trabajo apropiada para sus empleados,
ofrece
oportunidades
apropiadas
para
el
perfeccionamiento y la realización personal y promueve la dedicación, la iniciativa y la seguridad de los empleados.
Protección del activo: la medida en que los activos importantes -como las fuentes de aprovisionamiento, las propiedades valiosas, el personal clave, los convenios y la documentación o la información importante- están bien resguardadas de modo que la organización esté protegida contra el riesgo de pérdidas que podrían amenazar su éxito, su credibilidad, su continuidad e incluso su propia existencia.
Monitoria y comunicación de resultados: la medida en que se identifican, se controlan y se comunican cuidadosamente los asuntos clave relacionados con los desempeños, los resultados y la fuerza de la organización. "
II.- INFORMES EXITOSOS DE AUDITORÍA
EL MEJOR AUDITOR Podría afirmarse que hay varias clases de auditores, en lo que se refiere a sus informes:
-
Los que se esmeran en hacer papeles de trabajos perfectos, porque creen que estos son un fin, cuando en realidad son un medio para sustentar un informe.
-
Aquellos que orientan la auditoría hacia la determinación de responsabilidades, especialmente en el sector público.
-
Auditores que quieren hacer del informe una obra literaria y cuidan al máximo la parte gramatical, ortográfica, sintaxis, el estilo y la redacción. Y en ese cuidado se les va tanto tiempo
que tramitan sus informes en forma inoportuna; sin meditar en la importancia de las recomendaciones que han caído en un plano lírico, utópico, abstracto. -
Y finalmente, los mejores auditores son los que se ponen la camiseta de la institución y se juegan el todo por el todo para mantener una fluida y permanente comunicación; para lograr que sus recomendaciones se implanten con los beneficios que de ellas se deriva.
Si usted toma de los tres primeros grupos la parte más beneficiosa de cada uno de ellos, sin exagerar las cosas, y si orienta su informe al objetivo de una auditoría moderna y constructiva, tenga la certeza que usted será el mejor auditor.
DOS MUNDOS DIFERENTES A CONTROLAR E INFORMAR
Generalmente los auditores y administradores incurren en errores al confundir el sector publico y privado. Muchos problemas de gestión y responsabilidades se evitarían los administradores si conocieran que: "En el sector público se puede hacer solo lo que la Ley permite", aspecto que en nuestros países demora el accionar por el exceso de normatividad. En cambio, "En el sector privado se puede hacer todo, menos lo que la Ley prohíbe".
Ariel Núñez en su artículo Auditoría de Gestión y Democracia, efectúa un enfoque respecto al rol de la empresa privada y el sector público que se resume así:
"ECONOMÍA DE EMPRESA: -
Es una unidad de producción.
-
Su objeto es acumular riqueza.
-
Actúa en plano de igualdad (competencia).
-
Utiliza medios técnicos de financiación (amortizaciones).
-
Nace del contrato (Ley de Partes).
-
Procura rentabilidad.
-
Persigue el incremento del capital individual.
-
Responde por su patrimonio.
-
Opera en el mercado libre.
-
Sus límites son los recursos.
-
Se vale del recurso como circunstancia privada y necesaria de la obra.
-
Su base es económica.
ECONOMÍA FISCAL: -
Es una unidad de redistribución.
-
Su objeto es redistribuir riqueza.
-
Actúa por imperio (Leyes).
-
Utiliza medios jurídicos de imposición (Tributos).
-
Nace de la Constitución (Ley de todos).
-
Procura bienestar general.
-
Persigue el incremento del producto social.
—
Responde por el patrimonio de la Nación.
-
Opera en mercado monopolice u oligopolio.
-
Sus límites son los derechos políticos.
-
Se vale del gasto como circunstancia previa y necesaria del recurso.
-
Su base es política."
Por todas estas circunstancias el auditor privado evalúa las 5 "Es" de la Auditoría de Gestión, mientras que el auditor gubernamental, a más de evaluarlas, hace control de legalidad (Auditoría de Regularidad o de Cumplimiento) y vela por la transparencia de la gestión pública. En consecuencia, el auditor gubernamental, de alguna manera resulta ser un "Juez de Cuentas" y por esta razón, algunas Instituciones Superiores de Auditoría (ISA) se denominan Tribunal de Cuentas o Corte de Cuentas.
Felizmente, al practicar una Auditoría de Gestión no hay el criterio de
juzgamiento
de
cuentas
porque
se
evalúan
sistemas,
actividades, operaciones de pocos meses atrás con el objeto de proponer mejoras a futuro. Esta es la gran ventaja de la Auditoría de Gestión frente a la Auditoría Forense (investigación de hechos de corrupción)
A pesar que la Auditoría Gubernamental es eminentemente constructiva a través de las recomendaciones que formula; la acción u omisión, la ineficacia, la ineficiencia, el desperdicio y el daño económico al Estado derivan en responsabilidades.
El Auditor gubernamental debe tener presente que el honor y la libertad de un administrador público están en-sus manos por su
condición de juez de cuentas; lo que lo obliga al cumplimiento cabal de la Ley de Control, las Normas de Auditoría y el Código de Ética de la Profesión. El doctor Enrique Silva Cimma, en su obra Control Público, fundamenta la Filosofía del Control desde una amplia y profunda concepción democrática, administrativa, técnica y legal. (Favor leer su artículo que consta en la presente obra).
A su vez el Manual de Auditoría Profesional del Sector Público del Instituto Latinoamericano de Ciencias Fiscalizadoras destaca la acción de control positiva y de apoyo a la administración antes que criticar situaciones pasadas.
Si bien este enfoque de la Auditoría Gubernamental se hace extensivo en muchos aspectos al auditor empresarial, no es menos cierto que este debe responder a la Gerencia, Directorio o Comité de Auditoría del cumplimiento de las disposiciones legales e internas de las metas y objetivos empresariales, dentro del contexto de las políticas institucionales.
Por tanto, los criterios de Ariel Núñez respecto a la economía de empresa, son un marco referencial para el control del sector privado.
A pesar de ser dos mundos diferentes los sectores público y privado, llegará el día que la Auditoría Social emita informes para bien de la colectividad. No puede darse como ahora el divorcio de
los dos sectores que a la final esos enfrentamientos perjudican a la sociedad.
INDEPENDENCIA Y OBJETIVIDAD QUE SE TRADUCEN EN VERDAD
Las normas de la profesión destacan la independencia y objetividad que deben caracterizar al auditor en su trabajo.
Antes de iniciar un trabajo, el auditor debe excusarse si advierte que existen conflictos reales o potenciales con el administrador cuya gestión va a controlar. Esto no implica que durante el examen solicite su retiro del equipo si aparecieron problemas que puedan afectar su independencia.
Con este antecedente, es obvio que el informe de auditoría será apegado a la verdad de los hechos (objetividad) y que su contenido sea el fiel reflejo de un examen independiente, y constructivo.
Considere que la independencia y objetividad son las normas más importantes de la profesión que sumadas al espíritu constructivo de la auditoría son los pilares fundamentales del trabajo.
En consecuencia, no tenga ningún temor al informar con objetividad e independencia los resultados de su trabajo. Para evitarse confusiones, es preciso transcribir la Norma Para el Ejercicio Profesional de la Auditoría Interna NEPAI 120-03.
"La objetividad del auditor interno no resulta afectada adversamente cuando el auditor recomienda normas de control para sistemas o cuando revisa procedimientos antes de que se ejecuten. El diseño, instalación y operación de los sistemas no son funciones de auditoría, ni tampoco los procedimientos de los sistemas. Se supone que el desarrollar dichas actividades deteriorará la objetividad de la auditoría."
LAS 9 Es DE LA AUDITORÍA DEL FUTURO A pesar que en el curso de Auditoría de Gestión se hace referencia a las tres primeras Es que se evaluaban anteriormente: eficiencia, efectividad, economía; actualmente se incorporan ética y ecología. Sin embargo, con un criterio muy optimista cabe señalar que algún día se evaluarán 9 Es.
1.
EFICIENCIA. Definida como el grado (más óptimo posible) en la utilización de los recursos humanos, materiales, financieros y tecnológicos.
2.
EFICACIA O EFECTIVIDAD. Que debe establecer como el grado de cumplimiento de metas preestablecidas.
Con la incorporación de la Planificación Estratégica, la evaluación de eficacia contribuye a retroalimentar los sistemas administrativos en el tiempo y el espacio. Permite reforzar las fortalezas y aprovechar las oportunidades de la entidad; y,
atenuar las debilidades y amenazas. A su vez, coadyuva a solidificar la misión institucional para proyectar su visión de futuro.
3.
ECONOMÍA. Trabajar con los mejores y menores costos posibles sin desperdicio innecesario. Especialmente, en épocas de crisis para empresas y gobiernos con problemas de escasez de recursos y altos costos, es imperioso el ahorro y uso económico de los bienes.
4.
ECOLOGÍA.
A pesar que la preocupación por el medio
ambiente y la depredación de los recursos se dio inicio en Roma en 1972; poco a poco se va desarrollando el control ambiental. Van apareciendo normas ambientales que deben cumplir las entidades públicas y privadas y es función del auditor evaluar su cumplimiento para evitarse problemas. Recuerde quien depreda paga.
La auditoría ambiental, asociada con el color verde, es parte del informe de auditoría.
5.
ÉTICA. Como la corrupción administrativa ha llegado a niveles inconcebibles, la propia sociedad va tomando conciencia de los problemas y dando soluciones de carácter ético.
No solo los códigos de ética de los profesionales están en vigencia y deben cumplirse; sino que los gobiernos coadyuvan
con leyes que deben cumplirse.
Si bien es un tema delicado y nuevo el control ético, no es menos cierto que la ética y moral tienen reglas antiguas como la humanidad. Por lo tanto, se requerirá una decisión política de cada entidad para evaluar la ética e informar con el mayor cuidado sobre este delicado campo.
Se sugiere consultar el Informe COSO donde hay una buena orientación para que el auditor pueda evaluar el componente de ética.
6.
EXCELENCIA. A pesar del refrán que dice "Lo perfecto es enemigo de lo bueno", el Papa Juan Pablo II en su obra "Cruzando el umbral de la esperanza", sostiene que el ser humano puede llegar a la perfección.
7.
Los avanzados sistemas de Control de Calidad o Calidad Total, tienen como meta de
producir artículos con cero
defectos.
Toda obra humana es perfectible y por ello el auditor con sus informes debe proponer recomendaciones para mejoras reales o potenciales.
Es una equivocación creer que el departamento de Auditoría Interna debe desaparecer porque la entidad entra en un
sistema de calidad total.
Sin pretender llegar a la perfección, una entidad puede llegar a la excelencia y en ese plano el auditor puede contribuir positivamente con sus informes.
7.
EDUCACIÓN. La administración del futuro gravitará alrededor de los recursos humanos. Los viejos paradigmas que la capacitación es una pérdida de tiempo y dinero cambian por el de inversión y desarrollo institucional. Mientras en nuestros países se planifican 40 horas de capacitación muchos otros invierten 200 horas anuales como mínimo.
Por lo tanto, al evaluar el delicado sistema de recursos humanos, es de suma importancia para la entidad el evaluar la capacitación
y
desarrollo
profesional
como
parte
del
permanente proceso de educación del ser humano.
8.
EQUIDAD. El concepto de desarrollo sostenible contenido en el informe Brunhland considera tres vertientes principales:
"Crecimiento económico Justicia (equidad) social y Equilibrio ecológico"
Los países a futuro tendrán que entrar en la auditoría social y
dentro de ella propender a un equilibrio y armonía entre gobernantes y gobernados, y empresarios y trabajadores.
El criterio de equidad se asocia con el de ética; prueba de ello es el concepto de una empresa francesa que en una carta de compromiso, su ética se formula en el respecto equilibrado de los seis asociados principales que son: Empresa, cliente, proveedores, accionistas, asalariados y el Estado (Fuente: La Ética en los negocios de Gélinier).
Llegará el día que el equilibrio social y ecológico dejen de ser utopías y el auditor contribuirá a que estas sean una realidad.
9.
EMANCIPACIÓN. Si bien la libertad política de nuestros países se dio el siglo pasado, lamentablemente no se ha dado una emancipación económica y de pensamiento.
La auditoría social contribuirá a que las fronteras ya borradas por la globalización de mercados, se desarrollen en procura del justo precio y relaciones más honestas y razonables entre los países del norte y el sur.
Es más, el auditor debe ser un gran elemento que contribuya dentro de la entidad a fomentar esa libertad de pensamiento que democratice la información y nos libere de la dependencia tecnológica y científica -de las potencias mundiales.
Si los planteamientos iníciales de las 3 Es se van desarrollando paulatinamente y con una visión de futuro llegar a las 9, téngase como resultado seguro el éxito institucional y por ende de la sociedad.
LOS AUDITORES NO DEBEN EQUIVOCARSE
La NEPAI 280-02 (vigente hasta el año 2000) exige un cuidado y competencia razonables, NO LA INFABILIDAD.
Es decir que, como humanos estamos sujetos a equivocaciones; pero mientras mejor se planifique la auditoría, se evidencie el trabajo y se redacten informes objetivos, independientes y constructivos, más nos alejamos de la equivocación.
Especialmente, en el sector gubernamental, el auditor es un juez de cuentas y en sus manos está el honor y la libertad de las personas. Por eso no puede equivocarse en el proceso de determinación de responsabilidades.
Además, una permanente comunicación con los examinados, les permite contar con todas las oportunidades para descargar sus responsabilidades.
La adecuada supervisión y control de calidad contribuirán a tramitar mejores informes; entonces las probabilidades de errores de un informe deben tender a cero.
Si la industria llega a producir con calidad total artículos cero defectos, por qué no pensar en informes de auditoría cero errores.
Y si se equivocó, sea el primero en reconocer el error y rectifíquelo lo más pronto posible. Recuerde que la sabiduría de rectificar un error le hace más humano y caballero.
EL DELICADO TEMA DE LAS RESPONSABILIDADES Primero recuerde que los elementos básicos del control son: Norma Comparación y Acción correctiva.
En el sector público o privado hay la ley, el estatuto, el reglamento orgánico, el manual de funciones, etc. que son normas que deben cumplirse. Además, hay estándares o medidas de eficiencia y producción que sirven de parámetro de medición.
El auditor compara la norma con lo que sucede en la entidad y si no se cumple surge la desviación entre la situación real e ideal que deriva en la acción correctiva.
El policía toma una acción correctiva con el conductor que incumple una norma de tránsito. El padre de familia también toma una acción correctiva con el hijo que no obtiene buenas notas. En los dos casos la acción correctiva puede ser persuasiva como el consejo a
que el conductor disminuya la velocidad o ponerle un profesor al alumno para que se nivele en los estudios; pero también existe la acción coercitiva cuando se retira la licencia al chofer o se llama la atención enérgicamente al hijo.
Así también, en la auditoría, la acción correctiva es persuasiva a través de las recomendaciones que se proponen en el informe para corregir la desviación. Pero, en el caso de desviaciones que ocasionan perjuicio económico a la entidad privada, el auditor debe informar a la gerencia, directorio o Comité de Auditoría, la novedad para que ellos tomen la acción sanciona-dora a nivel interno o ante las autoridades correspondientes. En el sector privado, el auditor debe conocer cuál es la política o norma de acción que toma la empresa en el caso de perjuicios para que en sus informes reporte las desviaciones y la gerencia tome la mejor medida correctiva. A veces recurren a la sanción disciplinaria interna y otras denuncian a las autoridades civiles o penales el perjuicio ocasionado; en cualquier caso el problema es de la administración.
En cambio, en el sector público lo que debe hacer el auditor es conocer muy a fondo la ley de control de su país y con el apoyo de un abogado canalizar la determinación de la responsabilidad conforme la legislación y la calificación de la desviación en el plano administrativo (Inobservancia de la ley) civil (Cuando hay perjuicio económico por acción u omisión) y penal (cuando se ha cometido un acto contemplado en la ley penal y que puede ser: Fraude, hurto, robo, alteración de documentos, etc.).
La calificación de los errores e irregularidades en los dos sectores es muy delicado y se requiere mucho análisis para establecer el tipo de responsabilidad.
Tenga muchísimo cuidado en la descripción de los hechos tal como ha sucedido (objetividad) basado en la evidencia de sus papeles de trabajo; con serenidad y ecuanimidad vaya midiendo cada palabra y oración.
No
obstante,
el
criterio
constructivo
de
la
profesión,
lamentablemente los administradores incurren no solo en errores sino en irregularidades que requieren una acción correctiva de tipo coercitiva, tema que es el más duro e ingrato en la profesión de auditor y de cualquier profesional que ejerza labores de control.
Sin embargo, debe insistirse que al tratarse de Auditorías de Gestión, debe primar el criterio de muchos profesionales en el sentido de no establecer responsabilidades. Sería preferible que en el transcurso de la Auditoría de Gestión, al detectar una irregularidad, se dé paso a un examen especial para este efecto y no se contraríe el espíritu constructivo de esta disciplina. Es importante que se tome como referencia el criterio de la Contraloría General de los Estados Unidos en cuanto a sus normas de auditoría, en la parte de informes de Auditoría Operativa 7.27 a 7.29 sobre "Incumplimiento y Abuso" así como a las normas 7. 30 a 7.33 relacionadas con la "Presentación Directa de Informes sobre Actos
Ilícitos."
LA TEORÍA GENERAL DE LOS SISTEMAS Y EL INFORME Sistema
es
un
conjunto
de
elementos
interdependientes,
interactuantes & interrelacionados que se utilizan para lograr un fin determinado.
La Teoría General de los Sistemas le permiten dividir, subdividir o integrar cosas según su conveniencia.
Este esquema teórico le permite a usted dividir o agrupar los elementos del informe en la forma más apropiada para el lector.
Por ejemplo, si usted desea armar el esquema de un informe lo puede hacer por:
-
Sistemas y subsistemas.
-
Áreas y subáreas.
-
Departamentos y divisiones.
-
Grupo de cuentas y subcuentas.
-
Ciclos transaccionales (compras, proveedores, inventarios y desembolsos).
-
Principal y sucursales.
-
Matriz y subsidiaria.
-
Fases y subfases de la administración.
-
Programas y subprogramas.
-
Proyectos.
-
Actividades.
Es más, se puede llegar a un mayor nivel de desagregación; por ejemplo si usted auditó al sistema de recursos humanos, su informe lo puede dividir en capítulos, subsistemas o temas vinculados con:
-
Programación de necesidades de personal, descripción y valoración de cargos.
-
Reclutamiento,
selección,
contratación
e
inducción
de
personal. -
Evaluación de desempeño, retribución y promoción.
-
Capacitación y desarrollo profesional.
-
Rotación y retiro del personal.
Al evaluar la planificación institucional, puede informar desde un enfoque de tiempo en el largo, mediano y corto plazos; la interacción de la planificación anual de actividades y el presupuesto; así como la adecuada armonía de la organización que responde a los objetivos institucionales.
La evaluación de los inventarios puede hacerla desde las más variadas ópticas:
-
Estudio financiero de la cuenta (como parte de la auditoría financiera).
-
Sistema de abastecimientos a nivel local, nacional e internacional.
-
Experiencia y probidad del personal.
-
Flujo de mercaderías, manipulación, almacenamiento y transporte.
-
Rotación de inventarios, rentabilidad y determinación del lote económico.
-
Sistema de justo a tiempo.
Y no solo que puede llegar a desagregar y subdividir los temas sino que puede integrar o agrupar aspectos a informar.
Por ejemplo auditar las sucursales le permitirá hacer un informe que consoliden sus resultados en la parte financiera, operacional, administrativa,
técnica
(informática),
estratégica
(precios,
promociones), logística (ubicación geográfica).
Ante la gran diversidad de alternativas que usted tiene, lo que le corresponde es pensar un poco y planificar la mejor estructura del informe (plan de redacción) en función de las necesidades e interés del lector.
EJEMPLO DE PROGRAMA DE FASE IV
El "Ciprés S.A." Auditoría de Gestión Programa de Fase 4 Comunicación de Resultados y Redacción de Informes
No.
Procedimientos Objetivo:
Referenc Hecho
Revisad Observacio
ia
o
por
nes
Mantener
tidad, para evidenciar permanente y presentar 1.
oportunamente Lleve un breve resultados conregistro valor de todas y cada una de en el que conste fecha,
2.
personal reunido, Todas las viadas por la auditoría, una por motivonumeración de este y un control cruzado
de las respuestas 3. Conforme desarrolle un 4. redacte una hoja de hallazgos por cada de todos los área crítica. un del equipo.Elabore Discuta 5. con el supervisor del 6. plan anterior. Redacte respetando, en lo el informe borrador 7. posible,
el
plan
en 8. establecido. Prepare laPonga versión 9. Elabore de corregida un del plan borrador sesión (conferencia la administración.
PLAN DE REDACCIÓN DEL INFORME
Por más capacidad de organización mental y habilidad que tenga para redactar, es importante que usted prepare un plan de redacción del informe; contemplando los temas, subtemas e ideas
principales a las que usted hará mención.
Pero, no se preocupe si al redactar el informe se ve obligado a suprimir, aumentar, modificar y alterar el orden de los temas propuestos.
El plan no es más que una valiosa guía que le permite ir redactando el informe con orden. Le evita repetir aspectos ya comentados en otra sección del informe u olvidarse de ciertos temas que siendo de importancia no se redactaron por la voluminosidad de los papeles de trabajo.
Las hojas de hallazgos le permitirán preparar el plan de redacción del informe que en su versión final dará un valor agregado a su trabajo.
Recuerde que la información introductoria tiene por objeto orientarle al lector respecto al contenido total del informe. Le ubica y guía hacia los próximos capítulos.
Respecto al orden de los capítulos, estos pueden presentarse en función de su importancia. La organización del plan puede contemplarse en función a sistemas lo que facilita la presentaciónde los capítulos sin mayor problema.
Ejemplo. Supongamos que se ha realizado una auditoría de gestión a una hacienda y el auditor consideró cinco capítulos para su plan:
Capítulo I. Información Introductoria
•
Antecedentes de la entidad (o el dpto., sistema, etc.) 1
•
Alcance y naturaleza del informe Funcionarios principales
•
Base legal
•
Presupuesto
Capítulo II. Hacia mejoras ambientales de la Hacienda Sucuso
1.
Cambio de productos químicos contribuye a mejoras en la producción.
2.
Adecuado manejo de aguas elimina riesgos de contaminación.
Capítulo III. Conveniencia de optimizar la contabilidad de costos para un mejor sistema de información gerencial
1.
Desperdicios de planta afectan costos finales.
2.
Conveniencia de computarizar un nuevo sistema de costos por método A B C.
3.
Reingeniería de procesos permitirá optimizar capacidad instalada en fábrica.
Capítulo IV. Globalización del mercado ofrece oportunidades de incremento de ventas
1.
Revisión del plan estratégico de comercio exterior producirá incrementos del 37%.
2.
Conviene modificar la política de créditos en el mercado nacional.
Capítulo V. Gerencia de recursos humanos debe propender a un manejo científico
1.
Capacitación permanente al personal de ventas.
2.
Ausencia de reclutamiento de personal técnico.
3.
Ausencia
de
controles
de
asistencia
al
personal
de
trabajadores.
Otro ejemplo de plan de redacción de un informe
Hospital “Santa Teresita” Auditoría de Gestión a los Departamentos de Emergencia, Farmacia y Quirófanos
CAPITULO 1: Información introductoria
-
Antecedentes.
-
Objetivo de la Auditoría.
-
Organización de los departamentos auditados.
-
Base normativa (se puede obviar).
-
Presupuesto.
-
Alcance del examen.
-
Declaraciones positivas (para detectar la cooperación del personal y su deseo de superar los problemas detectados por
auditoría interna).
CAPITULO II: Consulta externa requiere incremento de personal para mejorar la atención.
1.
Afluencia de pacientes en fines de semana requiere disminución de tiempo en la atención.
2.
Un
botiquín
de
primeros
auxilios
debe
instalarse
en
emergencias. 3.
Logística asignada a emergencias debe incorporar nuevas estrategias.
CAPITULO III: Uso de instalaciones y mantenimiento de quirófanos. Puede optimizarse significativamente.
1.
Demanda de quirófanos en fines de semana requiere disminución del tiempo en la atención.
2.
Se
requiere
un
mayor
proceso
de
capacitación
y
entrenamiento. 3.
La asepsia de quirófanos debe 'mejorarse significativamente.
4.
La indumentaria médica debe cumplir normas básicas internas.
5.
Urge la renovación de quirófanos de alta tecnología.
CAPITULO IV: Farmacia requiere de un control de inventarios.
1.
La
caducidad
de
los
inventarios
debe
revisarse
periódicamente. 2.
Debe efectuarse un control de existencias en bodega.
3.
Se requiere analizar la elección de los proveedores y los tiempos de reposición de inventarios.
4.
El personal que atiende en farmacia debe ser reducido.
5.
Deberían existir convenios con los proveedores para reducir costos.
LAS HOJAS DE HALLAZGOS
Esta
denominación
y
formato
elaborado
por
el
Instituto
Latinoamericano de Ciencias Fiscalizadoras ILACIF, se conoce también como planilla de deficiencias.
Probablemente los auditores altamente entrenados en redacción de informes no tienen que recurrir a la Hoja de Hallazgos, debido a su gran pericia y capacidad.
Piense que lo más apropiado es ir redactando tantas hojas como hallazgos desarrolle el auditor. Al momento de redactar el informe tiene la mayor cantidad de evidencia para comunicar los resultados. Hojas de Hallazgos bien redactadas, prácticamente pasan a formar parte del informe de manera íntegra y confiable.
La única diferencia radica en que el auditor identifica claramente en la Hoja los cuatro atributos del hallazgo: Condición, criterio, causa y efecto; mientras tanto al informe estos elementos se integran en el o
los comentarios que sean necesarios. Recuerde que el lector no es auditor y no conoce conceptos técnicos como los cuatro atributos del hallazgo; pero está en capacidad de entender un texto claramente escrito.
Conviene que el auditor conteste las siguientes preguntas que le dirán lo bien o mal que está su trabajo y su informe
¿Qué tan sustentados y evidenciados están los hallazgos? ¿Cuan concordantes son las hojas de hallazgos con el contenido del informe? ¿Cuan acertados y objetivos son los comentarios? ¿Cuan temerarias o no son las conclusiones? ¿Es apropiada y fluida la comunicación con la administración? ¿Fueron
razonables
las
oportunidades
brindadas
a
la
administración para sustentar sus puntos de vista?
¿CUÁNDO COMIENZA LA REDACCIÓN DEL INFORME?
Los auditores tienen una grave equivocación al creer que el informe se redacta una vez terminado el trabajo de campo. A veces se dan casos que inician su redacción después de mucho tiempo que se retiró el equipo de trabajo. Este es el inicio del famoso cuello de botella que demora la tramitación oportuna de los informes.
Recuerde que en el proceso de planificación de cada auditoría usted puede contemplar hasta un 20% del tiempo estimado para la
comunicación de resultados y redacción del informe. Y este porcentaje de tiempo no es hasta que el auditor jefe de equipo o encargado de comisión preparó el borrador de informe sino hasta que éste llegó al escritorio de todos y cada uno de los usuarios o destinatarios.
Teóricamente, el informe se inicia desde el primer día de trabajo. En el Plan Anual de Auditoría y en la planificación de cada examen, constan los objetivos del trabajo, los que a su vez pasan al informe. (Información Introductoria).
Finalizado el desarrollo de cada hallazgo ya se elaboran las respectivas Hojas de Hallazgos y se puede ir armando el informe poco a poco.
EJEMPLO DE INFORMA CION INTRODUCTORIA
Agroindustrial "La Florida S.A." Auditoría de Gestión a las Plantaciones de Pichincha Capítulo I: Información introductoria
ANTECEDENTES: La presente auditoría no estuvo contemplada en nuestro plan anual de control del año 2000. Fue una resolución de directorio del 19 de enero del presente año.
OBJETIVO: Esta auditoría se realiza con el objeto de evaluar el impacto ambiental que pueden tener las plantaciones en la
provincia de Pichincha.
ORGANIZACIÓN DE LAS HACIENDAS 1 Y 2: En el reglamento orgánico funcional, consta la organización que en general deben observar todas las haciendas de la empresa sin que se hayan modificado su estructura en los últimos 2 años. BASE LEGAL: Este tema se utiliza en el sector gubernamental para referirse a la normativa de la entidad pública.
PRESUPUESTO:
El
plan
anual
operativo
contempla
un
presupuesto de 300.000 y 800.000 dólares para las haciendas 1 y 2 respectivamente con una distribución del 70% en ambos casos para el presupuesto de inversión y 30% para gastos corrientes.
Por ejemplo. Si el auditor ya desarrolló el primer hallazgo del capítulo II, podría desarrollar el borrador del informe de este tema, que se lo presenta en forma resumida por las características del curso. En la vida real este hallazgo se supone que puede ser más extenso.
CAPITULO II HACIA MEJORAS AMBIENTALES DE LA HACIENDA SUCUSO
1. Cambios de productos químicos contribuyen a mejoras en la producción.
Con el apoyo técnico de los laboratorios químicos de la Universidad
Nacional del Chimborazo obtuvimos los siguientes resultados relacionados con el uso de fungicidas, pesticidas y fertilizantes frente a los estándares internacionalmente recomendados por la asociación europea de agricultores, toda vez que a nivel nacional no existe normatividad.
PRODU CTO 1 2 3 4
FACTO R UTILIZ X
NOR DESVIA OBSERVAC MA CIÓN % EURO IONES X X X
Los productos utilizados en la hacienda se compran en la población "XX"; sin embargo, en el Centro Agrícola de Riobamba existen nuevos productos con costos ligeramente superiores en un 10%.
El Centro Agrícola nos manifiesta las bondades de estos productos nuevos que han ingresado recién hace 6 meses y destacó las bondades del certificado: "Sello Verde".
De acuerdo a los laboratorios químicos se producirán los siguientes daños en las próximas cosechas en caso de continuarse con el uso de los productos existentes en bodega. PRODU CONSM PROYE CCIÓN 2000 CTO O T.M. 19 19 19 1 X 2 X 3 X 4 X
IMPAC TO AMBIE
VALOR DEL IMPAC
X X
Punto de vista del Gerente de la Hacienda. Se nos manifestó que no existe una adecuada información sobre los nuevos avances de productos orgánicos.
Conclusión. Se ha producido daños a los productos que obligaron a suspender las exportaciones a la Comunidad Europea por no cumplir con sus estándares de calidad.
Este cierre de mercado no permitió facturar 100 millones de sucres en el último trimestre.
Recomendaciones:
A la Gerencia General. 1.
Retrogradar el presupuesto de compras establecido para el año 2000.
2.
Entregar el plan estratégico de ventas a Europa a la gerencia de la Hacienda.
3.
Iniciar, a través de la Gerencia de Hacienda, un proceso inmediato de destrucción de fertilizantes, pesticidas y fungicidas.
4.
Disponer a la Unidad de Abastecimientos realizar compras emergentes en el Centro Agrícola de Riobamba para un trimestre de actividad y diseñar con la Gerencia de Comercio Exterior un programa de im portaciones directas de fungicidas, pesticidas y fertilizantes para abaratar costos.
5.
Disponer a la Gerencia de R.H. obtener información actualizada de los productos: "Sello Verde" a utilizarse en la hacienda, para que capacite con anticipación al personal.
UN GRAN SECRETO: LEER, ESCRIBIR Y REVISAR
Mientras más lea mayor será su cultura y aunque usted no lo crea su vocabulario se irá enriqueciendo paulatinamente y no me refiero a la lectura de temas profesionales e informes de auditoría, sino a lectura de aspectos que sean de su interés o de actualidad.
Haga de la lectura un hábito y un mecanismo de descanso y placer.
La mejor forma de aprender a escribir es escribiendo. Por lo tanto, comience por escribir sus Hojas de Hallazgos y poco a poco pase a redactar informes.
Obviamente, que tendrá que revisar sus informes para irlos mejorando en su forma y contenido. Las revisiones deben ser las suficientes para que quede satisfecho. Luego su informe necesitará una lectura por otra persona quien le hará observaciones para mejorar el documento.
Cuando revise el informe preparado por otra persona, no comience incorporando modificaciones; primero lea el índice, dé una breve hojeada y lea todo el texto y luego sugiera los cambios que estime del caso. Es un grave error introducir cambios desde el primer
renglón, pues lo que se hace es distorsionar el sentido general del documento.
Pero, no vaya a caer en la exageración de las interminables revisiones de su parte y de otra persona; pues el documento termina por perder todo el fundamento y verdad iniciales.
Si bien un documento es perfectible, como toda obra humana, no conviene ponerse a filosofar términos o formalidades que nada cambian el fondo del informe pero que le hacen inoportuno.
La revisión por parte del supervisor; por el jefe de la auditoría interna son importantes. Estos pasos se constituyen en supervisión y control de calidad.
Al revisar un informe haga una abstracción mental y póngase en el plano de un lector común y corriente o del administrador. Abandone su posición de auditor porque el informe no es para usted ni sus colegas de profesión sino para el administrador. Además, hay lectores
externos
como
proveedores,
clientes,
potenciales
inversionistas; en el caso del sector gubernamental los lectores son todos los funcionarios del Estado y la ciudadanía en general.
LOS COMPAÑEROS EN LA REDACCIÓN DE INFORMES Auditores temerarios son aquellos que confían en su memoria y no recurren a los papeles de trabajo. A su lado deben estar en forma inseparable los papeles de trabajo.
De allí que es muy conveniente tener un archivo específico (legajo del informe) de los documentos vinculados con el informe, con lo que se facilita el trabajo y no estorben aquellos papeles relacionados a otros temas. Obviamente, que no puede faltarle un buen diccionario para su consulta permanente.
EL IDIOMA DEL A UDITOR En primer lugar no se preocupe porque usted no es un escritor de fama internacional ni un miembro de la Academia de la Lengua Española, como para preparar informes de auditoría que se constituyan en una pieza literaria. De allí que cuando un informe de auditoría cae en manos de un experto del idioma, es objeto de profundas
correcciones
incuestionable
de
sus
gramaticales observaciones.
y
con
el
sustento
Fácilmente
cometerá
barbarismos, errores de sintaxis, etc. y el gramático tendrá la razón incuestionable en sus correcciones pero el informe correrá el riesgo que su contenido cambie al sentido y verdad de los hechos auditados.
Los
economistas,
abogados,
administradores,
políticos,
vendedores, médicos, etc. tienen términos propios de la profesión y no pueden ser objeto de críticas o impugnaciones porque ese es el mundo en el cual se desenvuelven. En consecuencia, los auditores también tenemos nuestras propias reglas de juego con la ventaja que los informes son para simples lectores.
NO AL NO Como la entidad no cumple con las normas o estándares, hay la tendencia de poner títulos de hallazgos con la palabra NO. Esta es una tendencia derivada de la forma de vida que se expresa en carteles como: No pise el césped, no toque la bocina, etc.
Entonces usted utiliza títulos en sus informes como: - No se practican arqueos del efectivo. - No se practican conciliaciones bancadas. - El personal no rota en sus funciones. - No se solicitan proformas.
Se ha puesto a pensar en lo que sentirá el administrador al que le dice sus incumplimientos con la palabra NO. Y usted se acuerda cómo se sentía en la escuela cuando el profesor le informaba a sus padres que usted ¡NO hizo sus tareas!.
Si la auditoría es constructiva, le corresponde cambiar un título negativo por una frase positiva, al final el resultado es mejor; por ejemplo:
Conciliaciones bancarias periódicas, por personal independiente, aseguran el manejo de recursos.
-
Arqueos sorpresivos del efectivo coadyuvan al control de los recursos.
-
Rotación periódica del personal contribuye a una gestión
eficaz.
Revise los informes que usted escribió el último año y si tiene títulos negativos, realice un ejercicio práctico con su conversión a enfoques positivos.
Viene al caso sustentar este criterio con la pregunta clásica del auditor principiante: Pero si la entidad no cumple las cosas hay que referirse a estas situaciones. Efectivamente así sería de poner los títulos refiriéndose a incumplimientos del pasado. Pero lo que interesa al auditor es mejorar la administración a futuro y qué mejor que hagamos mención a situaciones positivas.
TIPOS DE INFORMES SEGÚN LAS NEPAI (430) -Vigentes hasta el año 2000
1) Informe de auditoría (Al finalizar el examen). Escritos 2) Informes intermedios
Formal
Transmitidos Orales
Informalmente
La gran ventaja que tiene el auditor interno es la de informar a la entidad aquellos asuntos que considera de interés con toda la oportunidad que ameriten determinadas situaciones. Por ejemplo: si ha culminado el desarrollo de un hallazgo puede recurrir a emitir un informe intermedio.
La buena comunicación se logra con la transmisión oral de sus criterios y asesoría cuidando de ratificar por escrito sus conceptos a fin de evitar confusiones.
NIVELES A INFORMAR Conviene que al hacer el programa de fase IV se contemple un procedimiento del número y cargo de funcionarios a los cuales se debe informar los resultados de la auditoría, en lo que se refiere a la convocatoria a la conferencia final como la distribución de ejemplares.
De mantenerse el criterio que de la Auditoría de Gestión no deben derivarse responsabilidades, entonces hay menos problemas y formalidades para la difusión de resultados. El informe de Auditoría de Gestión es más de uso interno que externo por lo que disminuye el número de usuarios (criterio especialmente para el sector privado). Lo expuesto no impide que estos informes sean de acceso al público a efectos de dar transparencia a la gestión pública, criterio que se ratifica en los diferentes conceptos de auditoría de gestión orientados al sector gubernamental.
NOMINA DE FUNCIONARIOS En la información introductoria se suele contemplar un tema para enumerar los principales funcionarios con el período de su gestión. A veces la lista es tan extensa que se recurre a un anexo. Pero para el caso de los informes de Auditoría de Gestión viene al caso preguntarse si conviene eliminar este listado.
Al tratarse de un alcance de tres meses que se evalúa la gestión, probablemente no hay sustento técnico para poner esta lista. Este sería un asunto opcional que lo decida el equipo de auditoría, pero si lo hace conviene que de título se ponga nómina de funcionarios o funcionarios
principales.
No
conviene
poner
funcionarios
responsables porque hay personas que asocian este concepto con la determinación de responsabilidades.
Por lo expuesto, no hay mayor justificativo para que se quiera incluir nombres o cargos de otros servidores de la propia entidad o de afuera.
Solo en casos de incluir opiniones de personas se podrá incluir en el informe el cargo del funcionario pero no su nombre.
En cambio, hay que indicar que en informes de Auditoría Forense es imperiosa la inclusión de nombres, cargos y fechas.
ASUNTOS DELICADOS Y CONTROVERTIDOS En claros y evidentes casos de profunda inobservancia de unas de las 5 Es, probablemente convenga discutir con el titular de la UAI e inclusive solicitar la asesoría de la Institución Superior de Auditoría a fin de iniciar por separado un examen especial que permita responsabilizar por el desperdicio, la pérdida, el daño ambiental, etc.
No por cumplir el criterio constructivo de la Auditoría de Gestión va a dejarse pasar por alto graves perjuicios al Estado y la sociedad.
Considere también que la Auditoría de Gestión sin evaluar políticas del gobierno tiene que ver con asuntos vinculados a la política de un gobernante y por lo tanto debe manejarse "con pinzas" asuntos que pueden originar problemas de Estado. La prudencia solicitada no quiere decir encubrimiento sino estrategia en el control.
DE LOS ATRIBUTOS DEL HALLAZGO AL COMENTARIO Como ya se expuso, las áreas críticas que se presentan en la auditoría, denominadas hallazgos, se desarrollan a fondo y sus resultados deben reunir cuatro atributos: condición, criterio, causa y efecto.
En un informe, en consecuencia, los comentarios deben ser: claros, objetivos, concisos, constructivos y oportunos.
Su habilidad consiste en convertir con lógica los hallazgos en comentarios comprensibles para el lector.
CUIDADO CON LAS CONCLUSIONES TEMERARIAS A veces por disposición legal o técnica el auditor debe redactar la(s) conclusión (es) a la(s) que ha llegado. La conclusión es la opinión a la que llega luego de desarrollar el hallazgo.
Otras veces el auditor evita escribir la conclusión o está implícita o
formando parte del comentario.
Tenga mucho cuidado al formular las conclusiones porque pueden estar deformadas, ser muy fuertes o temerarias.
Los abogados recomiendan a los auditores gubernamentales no formarse juicios de valor al redactar sus conclusiones; por ejemplo, usted no puede decir que el señor X ha robado, ya que esta calificación es propia del juez penal.
Por más caótica que sea una organización, no cometa la ligereza de dar conclusiones verbales, peor escritas, que son fruto de su apreciación e indignación ante tanto atropello. Entonces, mucho cuidado con los adjetivos.
DE LAS CONCLUSIONES A LAS RECOMENDACIONES Lo más importante del informe son las recomendaciones que, de aplicarse, permiten tomar medidas correctivas y lograr mejoras.
Ahora,
¿cómo
podría
afrontarse
la
redacción
de
las
recomendaciones? Bueno, hay varias alternativas:
-
El banco de recomendaciones. No es otra cosa que una lista de recomendaciones clasificadas por temas, que tienen las firmas privadas de auditoría, las ISAs. Y las Unidades de Auditoría Interna.
El banco permite seleccionar la recomendación más apropiada y hacer las adaptaciones que fueran del caso y aplicables a la entidad examinada.
Si le toca redactar la recomendación, póngase en el caso de que usted es el administrador responsable de su implantación y piense en su aplicabilidad, conveniencia, costo-beneficio, etc. Además, usted debe asesorar a la entidad en la implantación de las recomendaciones.
Existe la posibilidad que sea la misma administración, en conocimiento de los comentarios y conclusiones, quien proponga la recomendación. En estos casos existe una negociación (en el buen sentido de la palabra) para aceptar la propuesta de mejorar por los mismos administradores; obviamente con la evaluación del auditor respecto a su conveniencia, plazo, costo-benefício, etc.
Finalmente, hay un criterio respecto a que el auditor solo se concreta a revelar los hechos (comentarios) y sus opiniones (conclusiones) para que sea la administración la que tome las medidas correctivas que ella considere conveniente.
Recuerde que no se trata de imponer el criterio del auditor sino de lograr una recomendación para mejoras reales o potenciales.
Finalmente, no olvide enumerar las recomendaciones para facilitar el seguimiento al cumplimiento de las mismas.
Este tema se complementa con el monitoreo estratégico de recomendaciones.
¿CUAN EXTENSO DEBE SER EL INFORME? No vaya a creer que mientras más extenso es un informe es mejor. Al contrario, voluminosos informes no son leídos por un ejecutivo debido a su falta de tiempo en un mundo que vive tan de prisa y en permanente cambio.
El auditor inglés Peter Welch expresa que "Un informe normal debería tener al rededor de 30 páginas, y cuatro o cinco capítulos. Todos los capítulos tienen que tratar un tema distinto, pero con un vínculo común. Un informe que solo tiene un tema es más bien una carta. Un informe que tiene diez temas es un libro."
Estos dos criterios pueden ser una pauta respecto a la extensión del informe; sin embargo, no pueden ser una cifra determinante u obligatoria. Especialmente, en auditorías de grandes entidades o programas el informe debe ser tan extenso cuanto sea necesario.
Si usted sigue los consejos del ILACIF en cuanto a los requisitos del informe de:
Importancia,
utilidad
y
oportunidad,
sustentación
exacta
y
adecuada, calidad de convincente, objetividad y perspectiva, claridad y simplicidad, concisión, suficiencia y tono constructivo; no debería preocuparle la extensión porque esta se dará en su real
medida sin sacrificar calidad por cantidad.
Probablemente convenga sintetizar un cuento de un padre moribundo que llamó a sus tres hijos y pidió que cada uno justifique su derecho de herencia. El primero fue muy somero y breve para dar su opinión; el segundo, al contrario, fue muy explícito y amplió sus comentarios. En cambio, el tercero dijo aquello que debía decir, no tan breve ni explícito como los demás, sino en el punto medio de la exactitud de las cosas. Esta versión fue la más convincente para el padre
SU CAPACIDAD DE SÍNTESIS A PRUEBA Si le preocupa la extensión del informe porque es muy extenso, también tome en cuenta la síntesis del informe.
Precisamente, en la preparación de la síntesis se pone de relieve su capacidad
para
comprimir
sus
hallazgos,
conclusiones
y
recomendaciones en poquísimas páginas.
Se aconseja que la síntesis vaya en otro color de papel y pueden prepararse dos juegos; la que consta como parte propia del informe y otra que se anexa en hojas sueltas para que el usuario la lleve en forma separada y la lea el momento más propicio.
EJEMPLO DE SÍNTESIS DEL INFORME
Auditoría de Gestión al Hospital Santa Teresita
Síntesis del Informe al departamento de Emergencias, Farmacia y Quirófanos.
I.
INFORMACIÓN INTRODUCTORIA Hemos
realizado
una
auditoría
operacional
a
los
departamentos de emergencia, farmacia y quirófanos, con el objeto de evaluar la eficiencia, efectividad y economía de las operaciones, la observancia del código de ética del personal, el cumplimiento de operaciones legales y ambientales.
II
CONSULTA
EXTERNA
REQUIERE
INCREMENTO
DE
PERSONAL PARA MEJORAR LA ATENCIÓN
Existe una alta demanda de pacientes que ingresan a consulta externa, principalmente los fines de semana y viernes por la noche. La inadecuada distribución de funciones no permite atender oportunamente a estos pacientes con un promedio de demora de ... minutos.
Por cuanto las medicinas están centralizadas en la botica central se dificulta más todavía la atención por emergencia.
Recomendamos: 1.
Revisar la carga horaria de médicos y enfermeras para incrementar el personal los fines de semana y viernes por la noche.
2.
Conviene implementar un botiquín para emergencias con todos los medicamentos e insumos que para el efecto, recomiende el departamento.
III. HACIA MEJORAS SIGNIFICATIVAS DE QUIRÓFANOS
Está saturado el uso de quirófanos y se agrava el problema en los fines de semana.
El mantenimiento de equipos es del tipo correctivo y no se tiene una asepsia de quirófanos conforme al capítulo 5 del manual de operaciones del hospital.
Recomendamos: 3.
Estudiar para el largo plazo, la posibilidad de ampliar un nuevo pabellón con n quirófanos más.
4.
Revisar la logística del departamento de abastecimientos en la provisión oportuna de materiales de limpieza y desinfección.
5.
Implantar un sistema de mantenimiento preventivo de quirófanos con una periodicidad mínima cada trimestre.
6.
Proceder a un reajuste del plan de capacitación para el personal de enfermería y médicos cirujanos.
Nota.- Con este breve enfoque se hará la síntesis de los demás capítulos.
UTILIDAD Y OPORTUNIDAD
Dentro de la Reingeniería de procesos se cuestiona mucho a los departamentos, como la auditoría interna, porque no dan valor agregado al producto o servicio. Esta apreciación aparentemente es válida desde una óptica muy particular pero no tiene sustento cuando se considera el aporte del control a la administración. De allí la importancia que tiene para la entidad el que los informes de Auditoría de Gestión sean útiles para la toma de acciones correctivas y para implantar recomendaciones que contribuyen a mejoras reales y potenciales.
La utilidad de un informe es para la entidad y no para las personas en particular.
La oportunidad es un problema crítico que no se logra en el sector público, en cuanto a la entrega de los informes. ¿Qué importancia puede tener para la administración un informe que le llega con retraso y no puede tomar a tiempo las medidas correctivas?
¿Cuál es el tiempo que debe transcurrir desde que finaliza el trabajo de campo hasta que llega el informe a los usuarios? No hay un tiempo establecido pero no puede ser dos o tres meses.
Como se ha manifestado, el informe se redacta desde el primer día de trabajo en el campo (por ejemplo la información introductoria). Conforme se termina el desarrollo de un hallazgo ya se pueden redactar las hojas de hallazgos e inmediatamente la parte pertinente del informe.
Un parámetro para estimar el tiempo, puede ser asignar un 20% del tiempo total presupuestado para la auditoría dedicarlo a la comunicación de resultados y redacción del informe. Tome en cuenta que este porcentaje destaca la importancia de esta fase y se refiere a la comunicación durante todo el proceso de la auditoría y no exclusivamente a la redacción del informe final.
La finalización del trabajo de campo debe comprender la culminación del informe y no considerarse, como se hace en varias unidades, que en esa fecha se inicia la redacción del informe. Dependiendo del volumen de trabajo del Auditor General, si hubo un buen control de trabajo y supervisión de la auditoría, no conviene que transcurran más de dos semanas entre el retiro del equipo de auditoría y la conferencia final.
La
redacción
del
informe
en
computadora
acelera
considerablemente la redacción del informe, la incorporación de correcciones y la tramitación de la versión final. Una semana desde la conferencia final es un tiempo razonable para preparar el informe definitivo, reproducir y entregar los ejemplares.
EJEMPLO DE TEMAS A CONSIDERAR EN LA CONFERENCIA FINAL
1.
Preparar nómina de invitados.
2.
Definir con la administración el día, hora y lugar de la sesión.
3.
Hacer una convocatoria escrita, adjuntando borrador del informe (opcional).
4.
Fijar las personas de las unidades de auditoría que estarán presentes en la conferencia dirigida por el auditor general.
5.
Prepare una acta de discusión del borrador del informe (opcional sector privado).
6.
Establezca la fecha máxima para la entrega del informe.
Nota al lector: En auditoría gubernamental se debe cumplir con un reglamento para la comunicación de resultados y no se acostumbra entregar
borradores,
porque
la
auditoría
puede
estar
mal
desarrollada al igual que el informe.
PRECISIÓN La evidencia suficiente, pertinente y competente, necesariamente deben conducir a un informe que no contenga errores de apreciación en los hechos, de lógica o razonamiento.
La precisión en los hechos descritos es muestra de independencia y objetividad en el trabajo y crédito ante los administradores.
EL INFORME DEBE SER CONVINCENTE El éxito del informe radica en convencer a los administradores que las recomendaciones son tan importantes para la entidad que van a implantarse, conforme al monitoreo acordado con la entidad.
PERSPECTIVA
Más que insistir o exagerar en las deficiencias detectadas por la auditoría, cuenta la perspectiva y proyección que dé el informe a los logros futuros que puede alcanzar la entidad.
CLARIDAD Y SIMPLICIDAD Los informes no deben contener términos sumamente técnicos o especializados porque son incomprensibles para el lector. Asuma que no tiene conocimientos previos que usted los considera como ya dominados por el lector.
En cuanto al uso de un lenguaje claro y simple a la vez, cabe señalar el ejemplo que daba un profesor sobre estas características, decía: "Que el informe lo entienda mi mamá."
Hay que insistir que los lectores de informes de auditoría son personas comunes y corrientes a los que hay que llegar con un idioma sumamente comprensible.
No obstante la complejidad de los temas examinados, el auditor debe ser lo suficientemente hábil para que su informe sea claro y sencillo, evitando repetir un mismo asunto en varias partes del texto.
La inclusión de fotografías, gráficos, mapas, contribuyen a la fácil comprensión del informe.
CONCISIÓN
La concisión es factor clave de éxito del informe sin que ello le reste el concepto de que está "completa" toda la información que debe comunicarse.
Salvo situaciones especiales, no hay necesidad de hacer mención a procedimientos de auditoría aplicados ni tampoco el informe es un reporte de actividades del auditor.
Recuerde que el lector no dispone para leer informes extensos que le cansan y aburren.
SUFICIENCIA Sin que se sacrifique la concisión tampoco debe sacrificarse la suficiencia de la información de los comentarios, conclusiones y recomendaciones. En otras palabras se da información de fondo, para no dejar a criterio del lector la deducción de ciertos aspectos que los debe revelar obligatoriamente el auditor.
TONO CONSTRUCTIVO Si se quiere que el informe sea aceptado por la entidad y se implanten las recomendaciones, necesariamente se debe utilizar un tono constructivo en todo el texto. La reacción del lector estará en función del sentido constructivo que utilice en el informe.
La resistencia al control, a la que nos hemos referido, disminuye precisamente
cuando
la
administración
recibe
informes
constructivos que lo que pretenden en contribuir a mejorar la
gestión.
PUNTOS DE VISTA DÉLA ENTIDAD El tono constructivo evita o disminuye los "Puntos de vista de la entidad" que deben tener un tratamiento adecuado y ser incluidos en el informe especialmente cuando hay asuntos controvertidos u opuestos a los criterios del auditor.
Si los criterios de la entidad son muy extensos, estos pueden presentarse en un anexo para no distorsionar la continuidad del informe.
Precisamente en los asuntos en que lo coincidieron el auditor y el audita-do es donde debe hacerse constar los puntos de vista de la entidad, para demostrar la objetividad e independencia con la que se ha trabajado. ESTRUCTURA FÍSICA Y CONTENIDO DEL INFORME
Hay varios criterios respecto a la estructura del informe y en todo momento conviene seguir la estructura que proponga la Institución Superior de Auditoría (ISA). Sin embargo, conviene hacer algunas sugerencias que pueden ser útiles al momento de preparar el informe.
1.
La carátula. Puede ser una cartulina sin ninguna leyenda pero con una ventana que permita identificar el título del informe. Puede estar protegida por una tapa plástica transparente.
En la primer página puede ir el nombre de la entidad, el título del informe, el número del informe, las siglas de la Unidad de Auditoría Interna y la fecha.
2.
Título del informe. Debe ser constructivo, interesante que transmita el mensaje de la Auditoría de Gestión realizada. Debe ser breve (no más de tres líneas y unas cuatro palabras por línea).
3.
Carta del informe. Mientras en auditoría financiera se conoce como carta de dictamen a los estados financieros, en auditoría operacional se denomina carta de presentación, la misma que no tiene la rigidez de un dictamen.
Se podría contemplar en esta carta los siguientes aspectos relacionados con el objetivo de la auditoría: los departamentos, áreas, sistemas evaluados, que el trabajo se realizó de acuerdo con normas de auditoría operacional, o con las normas para el ejercicio profesional de la auditoría interna NEPAI, si la auditoría la realizó una auditora externa para el sector privado.
Para el sector gubernamental deberá regirse a las NAGA aplicables a dicho sector.
Alcance opcional y naturaleza del examen
Ejemplo: Señores Directorio del Hospital Santa Teresita Ciudad
De nuestras consideraciones
Hemos realizado una auditoría de gestión a los departamentos de quirófanos, farmacia y emergencias del Hospital Santa Teresita. Nuestro examen se realizó de acuerdo con las Normas Para el Ejercicio Profesional de la Auditoría Interna, en consecuencia incluyo las pruebas y procedimientos que consideramos necesarios de acuerdo a las circunstancias. El objetivo de la auditoría fue establecer el grado de eficiencia, efectividad y economía de las operaciones, el cumplimiento de las normas éticas dictadas por el Directorio del hospital y el impacto ambiental en el manejo y tratamiento de la basura hospitalaria. Al no haber examinado los estados financieros no emitimos ninguna opinión sobre los mismos, (párrafo opcional). Esta auditoría se realiza en cumplimiento a nuestro plan anual de control.
El informe contiene comentarios, conclusiones y recomendaciones, las mismas que han sido discutidas y aceptadas por los principales funcionarios de las áreas examinadas. Hemos diseñado con la administración un plan de monitoreo para la implantación de las recomendaciones en el tiempo y presupuestos establecidos para el
efecto. * Dejamos constancia de nuestro agradecimiento por la colaboración recibida del personal administrativo y su predisposición por mejorar la gestión, lo que compromete nuestra asesoría futura.
Atentamente,
María Aguirre Auditora General
Nota al lector: A veces puede hacerse mención a los hallazgos más importantes y sus recomendaciones, pero es preferible no hacerlo en esta carta, porque se lo hará en la síntesis del informe.
4.
La información introductoria. Este capítulo es de corta extensión (se sugiere 304 páginas). Si las circunstancias obligan a una extensión mayor contemple varias secciones con sus respectivos subtítulos en mayúsculas. Su objetivo es ubicar en escena al lector sobre los hallazgos que se comentarán en los siguientes capítulos.
Probablemente no haga falta hacer mención al tema de "base legal" porque la Auditoría de Gestión se orienta a partes internas de la entidad y no a ella en particular. Es importante señalar las variaciones que haya sufrido la base legal o normativa.
En cuanto a los "antecedentes de la entidad y operaciones básicas de la entidad" se utiliza en una primera auditoría o en exámenes realizados por la ISA; mientras tanto que para informes de Auditoría Interna a lo mejor no convenga este tema, que puede ir bajo el título mencionado o dentro de la base legal. Las operaciones sustantivas de la entidad constituyen la "misión" constante en su ley constitutiva y la planificación estratégica.
En cuanto al "alcance del examen" se referirá a las operaciones, sistemas, actividades examinadas, etc. Por tratarse de examen de operaciones recientes, hay auditores que sostienen el criterio que no se debe hacer mención al "período examinado."
Obviamente que la "naturaleza del examen" es de tipo operacional, administrativa o de gestión y sobre esta materia estará escrito en la carta de presentación y en los objetivos del examen que se relacionarán con las 5 Es. Al referirse a los objetivos del examen es importante que haya correlación de estos con el contenido del informe. No pueden quedar los objetivos como un solo enunciado en este capítulo que más tarde no son cumplidos por el auditor. Por ejemplo, si se contempló la evaluación de efectividad o eficacia y no se evaluó el cumplimiento de metas, mal puede constar este tema como objetivo del examen.
En cuanto a la colaboración del personal auditado es conveniente dejar constancia de su colaboración y deseo de mejorar la gestión.
Sobre este particular se sugiere ponerlo bajo el título "declaraciones positivas". A continuación se transcriben tres ejemplos del Manual Latinoamericano de Auditoría del ILACIF, bajo el supuesto de ser un informe de una ISA.
"Ejemplo A. Aunque nuestro examen reveló varios asuntos que necesitan mejoras, ellos no deben ser considerados como típicos del programa total, en muchas actividades examinadas no encontramos deficiencias significativas.
Ejemplo B. En muchas de las actividades examinadas no encontramos deficiencias de la naturaleza descrita en los siguientes capítulos. Sin embargo, a base de aquellas en las que sí encontramos deficiencias, nosotros concluimos que el programa de administración necesita ser mejorado y que se requiere un procedimiento efectivo de auditoría interna y una acción vigorosa por parte de la administración.
Ejemplo C. A pesar de que encontramos numerosas deficiencias, la administración de la entidad fue receptiva a las recomendaciones, deseando proyectar la acción correctiva y vigor para desarrollar tal acción."
Como se comentó anteriormente, se sugiere no hacer mención a los "funcionarios principales."
El tema de "recursos presupuestarios" puede incluirse cuando esta
información tenga vinculación con comentarios de los futuros capítulos.
Las "limitaciones al alcance" son parte del capítulo de la información introductoria.
Tantos capítulos cuantos sean necesarios irán en el orden más adecuado y definidos en el plan de redacción del informe.
CUARTA PARTE: NUEVOS CAPÍTULOS Y TEMAS NUEVO CAPÍTULO PARA LA SECUNDA EDICIÓN
EFICACIA POR EVALUACIÓN PRESUPUESTARIA EN EL GOBIERNO
ANTECEDENTES
El motivo de la segunda edición de mi obra " Auditoría de Gestión", he considerado oportuno incluir un nuevo capítulo relacionado con la evaluación presupuestaria, como una herramienta de medición de eficacia-principalmente- a más del uso intensivo de indicadores de gestión, de cualquier clase que fueren.
ÍNDICES
O
RATIOS
FINANCIEROS.-
Los
estudiantes
especializados en Finanzas, manejan mucho el análisis e interpretación de estados financieros, la mayoría de esa materia a través de índices, razones o ratios financieros. Esta materia tiene vigencias en la Auditoría de Gestión.
INDICADORES.- En el curso de las 5 fases de la Auditoría del Desempeño que dicté vía satélite en México a fines de octubre del 2003, con el catedrático de ese gran país, el señor CP Tirso Rodríguez se comentó que se había levantado un catastro de 1500
indicadores. En síntesis, un indicador no es más que una regla de tres, por ejemplo: 340 toneladas (la meta a alcanzar) es el 100% 170 toneladas recogidas qué % será? respuesta el 50%
Pero la regla de tres y su porcentaje no dicen nada porque ese valor que se obtiene debe ser sujeto de análisis muy riguroso pues hay una serie de factores para cumplir, superar o no lograr la meta.
Yendo más allá, se puede lograr la meta de construir un hospital, en el tiempo y costos estimados. ¿Pero ese hospital está debidamente equipado, con el personal especializado y su población atendida con las 5 Es?
De allí que existe un compromiso técnico entre administradores y auditores para evaluar, analizar e interpretar el resultado obtenido en una simple" cifra, arrojada por un indicador, y un compromiso social para que dicho índice sea razonablemente aceptado por la colectividad. De allí la importancia de llegar a trabajar en AUDITORÍA SOCIAL
Este nuevo capítulo tiene la forma de un supuesto informe de auditoría de gestión (de las partes más importantes), para hacer más didáctico al libro, con notas aclaratorias que son necesarias para su mejor comprensión
LINEAMIENTOS PARA EL INFORME DE EFICACIA
CAPÍTULO 1.- INFORMACIÓN INTRODUCTORIA (nota.- se asume que habría la misma cana de presentación, que consta en otra parte de la obra)
1.1.- Objetivos de la Auditoría de Gestión.
-
Evaluar el cumplimiento de disposiciones legales y normativas en todo el ciclo presupuestario, especialmente en la fase de evaluación y control.
-
Evaluar la eficiencia, protección ambiental, efectividad y economía de operaciones presupuestarias.
-
Evaluar la transparencia y ética con la que opera la Organización.
-
Proponer recomendaciones reales y potenciales tendientes a mejorar el presupuesto de la Institución, en todos sus fases.
-
Evaluar el cumplimiento a las disposiciones de la Ley de Presupuestos.
12.- Alcance Se evaluó el proceso presupuestario en todas sus fases, con pruebas de las últimas operaciones del año 20X1, así como las acciones tendientes a formular el Presupuesto del 20X2.
Notas.- Personalmente, considero que se puede obviar el Alcance, o poner fechas cuando se examina todo un programa que dura
varios años. Si hubiere alguna limitación al alcance, habría que ponerla de manifiesto; por ejemplo: falta de auditores informáticos para evaluar el sistema presupuestario, ausencia de ingenieros ambientalistas para hacer auditoría del medio ambiente. 1.3.- Base Legal
Se sugiere revisar en la página WEB de la ISA, la base legal presupuestaría del país.
Nota.- No constan otros datos como: Nómina de Funcionarios Principales, Organización, Presupuesto etc.
CAPÍTULO
II.-
HACIA
MEJORAS
EN
EL
CICLO
PRESUPUESTARIO Hacer mención de temas como:
-
Finalidad,
-
Objetivos,
-
Componentes,
-
Ámbito de aplicación,
-
Principios presupuestarios,
-
Facultad privativa del Ministerio de Economía y Fianzas,
-
Políticas presupuestarias,
-
Consolidación presupuestaria,
-
Normas Técnicas de Presupuesto (si las hubiese),
-
Manual General de Presupuesto.
En el capítulo 5, se citan las fases del ciclo presupuestario:
-
Planificación y Programación,
-
Formulación y aprobación,
-
Ejecución presupuestaria,
-
Evaluación presupuestaria,
-
Clausura y liquidación del presupuesto.
La Ley de Presupuestos de los países, en general, tiene el carácter de Especial con artículos que hacen relación a temas como los siguientes:
-
Ámbito de aplicación,
-
Atribuciones presupuestarias del Ministerio de Economía y Finanzas,
-
Principios presupuestarios,
-
Fundamentos para la formulación,
-
Aprobación de la pro forma,
-
Ejecución del presupuesto,
-
Control y evaluación presupuestaria,
-
Liquidación presupuestaria
RECOMENDACIÓN AL DIRECTOR FINANCIERO
Al redactar el Manual de Presupuesto de la Institución, no se transcribirán los artículos de la Ley de Control de la ISA, pero sí se hará un enfoque teórico institucional sobre materia presupuestaria y dentro del mismo se hará una clara mención de sus fases, conforme
a las tareas inherentes a la matriz y a las direcciones regionales.
Sugerimos incorporar al final del Manual un glosario de términos presupuestarios.
II. 1.- FASES DEL CICLO PRESUPUESTARIO
Nota.- El auditor hará los comentarios que fueren del caso, sus conclusiones
y
recomendaciones
a
las
fases
del
ciclo
presupuestario. Por ejemplo referirse a los índices de gestión.- Esta es la sección del informe en la cual se puede topar todo el tema de indicadores, agrupados de la mejor manera posible. Esta será también la sección más apropiada para índices financieros. En las entidades que no hayan índices de gestión hay que constituirlos con el apoyo de la entidad y la sociedad civil. En conjunto, los viejos y conocidos ratios de liquidez, rentabilidad, prueba acida, rotación de inventarios, índice de endeudamiento etc, se mezclarán con orden y lógica con los índices de gestión como: indicadores de desempeño, manejo
de
administración
recursos, de
gestión
activos
y
contable
y
cumplimiento
presupuestaria, de
obligaciones,
satisfacción de obras y servicios públicos que demanda la sociedad (recolección de basura, servicio de agua potable, luz y canalización, escuelas, hospitales y centros médicos etc).
CAPITULO III.-DEL CONTROL Y EVALUACIÓN
III. 1.- DEFINICIONES DE LA LEY DE CONTROL DE LA ISA,
RESPECTO A LOS TIPOS DE CONTROL
Nota.- Se sugiere transcribir la normatividad de la ISA, para facilitar al lector su rápida comprensión:
III.2.- DE LA EVALUACIÓN PRESUPUESTARIA
NOTA.- En esta parte sería lo más apropiado que se entre en el tema de indicadores de gestión.
Por cuanto la evaluación presupuestaria, frente al de control, puede dar lugar a confusiones o interpretaciones erradas, conviene transcribir algunos aspectos sobre este tema.
La evaluación de las operaciones comprenderá la medición de:
a) Los indicadores de resultados o rendimientos; b) Los indicadores de formación de capital; c) Los indicadores de financiamiento; d) Los coeficientes financieros; y, e) Las transacciones del Gobierno.
La
evaluación
del
rendimiento
financiero...",
evaluarán
resultados de sus presupuestos aprobados, sobre la base de:
a) El rendimiento de sus activos totales; b) El rendimiento de sus activos netos;
los
c) El rendimiento de sus activos netos de uso interno; d) El rendimiento de sus activos netos de operación; y, e) El rendimiento del patrimonio neto o capital propio.
Art. 111.- Suministro de información.-
El control constituye un
fase del proceso presupuestario, que implica la
verificación y valoración de las acciones emprendidas con el objeto de apreciar la medida en que se han ido cumpliendo cualitativa y cuantitativamente los propósitos y políticas fijadas previamente y ,
al mismo
tiempo
la
determinación de las acciones correctivas para introducir la modificaciones necesarias a fin de ajustar la ejecución a las de previsiones ordinales o a los nuevos lineamientos coyunturales que surjan de dicho proceso. Para fines analíticos,
dicha fase puede enfocarse como dos aspectos muy
íntimamente relacionados: a) Control presupuestario cuyo objeto es vigilar permanentemente la ejecución presupuestaria mediante la verificación del correcto uso de lso recursos humanos, físicos y financieros y la aplicación
de las
medidas correctivas correspondientes. b) Evaluación de resultados, cuya finalidad es la aplicación de técnicas que permitan medir el grado de eficiencia y eficacia en la ejecución de propósitos y políticas y la optima utilización de lso recursos humanos, físicos,
tecnológicos y financieros
y la aplicación de las mediadas
correctivas correspondientes. ASPECTOS METODOLÓGICOS Es necesario señalar los pasos e instrumentos que deben manejarse en orden a la estructuración de un sistema de control del a evaluación compatible con las necesidades que se pretenden satisfacer a través de él. Esta metodología debería consistir en la identificación de variables relevantes e indicadores sensibles, así como de magnitudes estándares destinadas a medir el comportamiento de dichas variables.
Con este procedimiento se obtiene la materia sujeta al análisis, cuyas conclusiones determinan la adopción de decisiones correctivas de carácter racional. Se considera necesario enfatizar que en la búsqueda y definición de este instrumental, se debe recurrir al auxilio de todas las disciplinas disponibles, tales como: Contabilidad, Estadística, Ingeniería de Sistemas, Análisis económico y administrativo, Investigación Operacional, etc. La Contabilidad será, así, entendida como el eje del sistema de información, capaz de absorber datos, procesarlos y entregar información confiable y oportuna, sea en forma prospectiva y/o histórica condensada y/o analítica -según los niveles de decisión a alimentar- referente a la situación económica, financiera, patrimonial y presupuestaría del Sector Público. Por otra parte, la Estadística deberá suministrar información procesada, oportuna y confiable, que permita proyecciones y análisis cuantitativos para alimentar el proceso decisorio. La metodología en el control presupuestario puede ser ampliada a nivel macro y micro, tanto en sus aspectos económico - financiero como administrativos. El objeto del control y la evaluación a nivel macro, es determinar en qué grado el Estado, a través del proceso presupuestario, satisface las necesidades de la comunidad. Por su parte, el objetivo del control y la evaluación a nivel micro, es determinar la forma en que las unidades administrativas del Estado han contribuido a la consecución de las políticas y propósitos presupuestarios. En el estado actual de desarrollo de la técnica, podría aceptarse como válido el siguiente grupo de instrumentos e indicadores: 1. - Instrumentos a) Los planes de largo, mediano y corto plazo. b) Los planes de desarrollo regional. c) Las clasificaciones presupuestarias. d) Estados de Insumo-Producto. e) Programas Financieros. f) Estados de ejecución presupuestaria. g) Estados patrimoniales y financieros, h) Estados económicos.
i) Cuadros de flujos de fondo, j) Informes de producción 2. - Indicadores a) Relación beneficio-costo. b) Relación Producto-Capital. c) Productividad. d) Relación metas previstas frente a las ejecutadas. e) Relación entre costos previstos y costos reales. f) Relación entre tiempo previsto de ejecución y el tiempo empleado. g) Rentabilidad regional y sectorial de la inversión, h) Incidencia del gasto público en la demanda global. i) índices financieros para medir la gestión empresarial. j) Otros indicadores de orden administrativo, técnico y económico. En las memorias de esta mesa redonda se estimó conveniente recomendar, para que el control y la evaluación tengan éxito en las acciones a desarrollar, el cumplimiento de ciertos requisitos mínimos: a) Institucionalizar el sistema de control b) Disponer del personal capacitado, de carácter multidisciplinario, para desarrollar la labor de control. c) Contar con los instrumentos indispensables de acuerdo a las características y necesidades de cada sector. d) Establecer una estructura administrativa y técnica que cuente con centros de medición, de revisión y evaluación y toma de decisiones para la adopción de medidas correctivas. e) Crear un sistema de información, aplicando adecuadas técnicas y procedimientos que permitan disponer en forma oportuna, ágil y fidedigna de los elementos indispensables para una adecuada toma de decisiones. f) Aplicar la técnica de presupuesto por programas en la formulación, ejecución y control de los presupuestos públicos. g) Fortalecer la vinculación entre la planificación y el presupuesto, h) Identificar, donde sea factible, unidades de medida representativas, calcular costos y fijar metas en los programas de prestación de ser vicios e inversiones.
Propiciar la realización de eventos internacionales que permitan intensificar el intercambio de experiencia en materia de control y evaluación en la gestión pública. CONCLUSIÓN Se deja constancias que existe una corriente (contadores públicos y auditores) identificada con el control gubernamental que manejan las Instituciones Superiores de Auditoria ISAS y otra de tipo presupuestarista (economistas), identificada con la evaluación, que lideran las entidades responsables de la planificación y el presupuesto de un gobierno. A fin de no profundizar en las diferencias, es mejor coincidir en las similitudes y complementación entre el control y evaluación presupuestarios, como herramientas que bien aplicadas se asocian para mejorar la gestión de un ente público. Serán los conceptos legales los que en definitiva tengan el carácter de oficial. I I 1.3. -COSTOS PRESUPUESTARIOS Referirse al tema de costos presupuestarios, si la entidad a más de manejar el tema de ejecución presupuestaria, está llevando costos presupuestarios, que no es lo mismo y que a veces generan confusión al creer que son aspectos sinónimos Nota: se redactará la conclusión (es) y recomendaciones que fueren del caso. 111.4.- INTERRELACIÓNPRESUPUESTO - CONTABILIDAD Se comentará este tema que es complejo o fácil según lo maneje cada entidad. Lo mejor es que el control presupuestario se lleve por partida sim ple y la contabilidad por partida doble. Nota final. Se sugiere al lector del sector público que consulte la obra Manual de Contabilidad Gubernamental, del economista MIGUEL CAZAR MONCAYO, publicada en febrero del 2003, por la Escuela Politécnica del Ejército. I.- LINEAMIENTOS PARA LA AUDITORÍA DE INGRESOS PÚBLICOS Introducción SITUACIÓN PASADA
El tema de control de ingresos públicos por parte de las ISA a la administración tributaria y empresas públicas no es nuevo, ya que el Instituto Latinoamericano de Ciencias Fiscalizadoras (ILACIF, hoy denominado OLA-CEFS) ya publicó en 1981 la obra Control de Ingresos, en donde el Contralor de Colombia en el VI Congreso
Latinoamericano
de
Entidades
Fiscalizadoras
Superiores
(CLADEFS), reunido en Guatemala en noviembre de 1981, hizo la ponencia sobre este tema y destacaba como un objetivo: f) " Facultad legal para que los organismos superiores de control puedan llegar hasta el contribuyente, en el ejercicio de sus funciones fiscalizadoras" y como metas: b) " La incorporación del control de ingresos como un capítulo especial de los planes y programas de auditoria financiera y operativa que los Organismos Superiores de Control ejecuten en las empresas estatales" En la misma obra el Dr. Ludwing Stobbe manifiesta: "...el control de la exhaustividad de los ingresos incluye el examen de todas las circunstancias jurídicas y objetivas de que depende un ingreso. Este examen abarca no solamente el control de todas las tasaciones y recaudaciones efectuadas en cuanto a su exactitud y corrección, sino que tiene que verificar también si una o algunas de las tasaciones y cobranzas de ingresos prescritas han sido omitidas". En otra parte expresa:" Un Tribunal de Cuentas debiera, finalmente, cuidar que la liquidación y recaudación de los ingresos sea llevada a término en la forma menos costosa. Aquí nos hallamos con un dominio de excepcional importancia para el ejercicio de los controles de organiza-' ción y economicidad en el sector de los ingresos". En otro artículo, el mismo autor señala:" Los impuestos son pagados en todo el mundo a disgusto. Por ello son imprescindibles obligaciones legales de participación para los ciudadanos y controles. Los controles sientan a su vez la premisa de que los ciudadanos obligados al pago de impuestos sean registrados." Situación actual. A nivel mundial las Instituciones Superiores de Auditoria (ISA), se viene destacando el control de los ingresos públicos provenientes de las recaudaciones de impuestos internos y del comercio exterior, toda vez que, en la actualidad, se da mucho énfasis al control de legalidad del gasto. Este criterio tiene más vigencia en los países de América Latina y el Caribe donde la evasión fiscal es alta, por la falta de cultura tributaria, la misma que viene
atada al concepto de la corrupción que nos aqueja. Las entidades del control tributario de impuestos internos y externos, así como también los gobiernos seccionales de los países de América Latina y el Caribe tienen graves problemas de recaudación de sus impuestos, tasas y contribuciones de mejoras. Ante la falta de control acción muy concreta y enérgica por parte de las Instituciones Superiores de Auditoría (ISA), prima el criterio que con la intervención del organismo recaudador de impuestos, ha terminado toda acción de fiscalización externa Efectivamente, en materia tributaria una vez que la entidad pública de recaudación de impuestos o tasas ejecutó su acción de liquidación y cobro de sus recursos, a pesar de que hay instancias de reclamación para el litigio entre la entidad y el contribuyente, no es menos cierto que en estas instancias se pueden dar acciones y omisiones entre el Estado y el sujeto pasivo. Como no existe en nuestros países la acción de control externo a los ingresos públicos por parte de la ISA o si la hay ésta no es lo suficientemente profunda y eficaz, entonces el Estado resulta perjudicado en la correcta recaudación de sus recursos; con lo que se demuestra la falta de políticas y gestión tributarias, así como ausencia de calidad en la eficiencia de la fiscalización tributaria Además, se tiene el errado criterio que el control de la ISA es al contribuyente, lo que no es así, porque se daría una superposición de controles que nunca acabarían de fiscalizar el sujeto pasivo. Debe tenerse claro que el contribuyente se relaciona y litiga con la autoridad tributaria en sus diferentes instancias, pero nada tiene que ver ante la ISA. Resistencia de la Administración Tributaria En nuestros países, siempre que se aborda el control de ingresos a las enti dades recaudadoras de impuestos internos, del comercio exterior o de las municipalidades se da la típica resistencia al control de las diferencias en-1 re lo que se recaudó con lo que en realidad debía recaudarse. Precisamente la resistencia es por cuanto la teoría del control de ingresos es evitar la corrupción típica de contribuyente que evade sus obligaciones, para lo cual se recurre al "arreglo con el administrador público". (Criterio de Responsabilidad en el Control de Ingresos
Por ningún concepto se trata de superponer otro control al contribuyente por parte de la ISA, pero sí de ésta ante el administrador encargado de la determinación, recaudación y liquidación de los verdaderos impuestos y tasas. En consecuencia, el auditor de la ISA, lo que realiza dentro de una auditoria financiera, de gestión o forense, es evaluar el grado de cumplimiento de las obligaciones tributarias de los contribuyentes y en el caso de que éstas sean menores, exige al administrador tributario "restituya al fisco" el valor no cobrado por su acción u omisión. Base Legal En el caso de la mayoría de ISA del continente, es amplia la legislación que sustenta el control de ingresos públicos, conforme lo contempla su ley de creación y funcionamiento Las Normas de Auditoría Gubernamental, al orientarse a la auditoría de estados financieros obviamente evalúan los ingresos de las entidades, dentro del estado de operaciones y del estado de flujo de efectivo. OBJETIVOS Los principales objetivos que se esperan alcanzar con la Auditoría de Ingresos Públicos son: Disponer de una metodología uniforme y básica para la ejecución de Auditorías de Ingresos Públicos que reúnan los requisitos de calidad establecidos por organizaciones internacionales especializadas en esta materia, tales como: la INTOSAI, la OLACEFS y las Asociaciones de Contadores Públicos Autorizados. Fortalecer la capacidad técnica y profesional de los auditores gubernamentales, en este tipo de auditoría, de acuerdo con las leyes aplicables y el uso de herramientas tecnológicas modernas. Contar con un grupo de líderes capacitados, que puedan emprender un efecto multiplicador del conocimiento hacia el resto de los funcionarios de la ISA y a la vez sean el ejemplo o referente de la administración tributaria. Fortalecer la capacidad de control de la ISA en el control de ingresos públicos en sus áreas de determinación y recaudación.
Representar al Estado en la correcta aplicación de las leyes tributarias, cuando no lo haya hecho la administración tributaría Reducir la corrupción en las relaciones Estado - Empresa y contribuyente, a través de un control externo gubernamental en la auditoría de gestión de las entidades públicas recaudadoras de impuestos internos, tasas, contribuciones de mejoras y de los provenientes del comercio exterior. I MPORTANCIA DEL CONTROL DE INGRESOS PÚBLICOS La auditoría de los ingresos públicos cada vez toma importancia en las labores de control y fiscalización de las Instituciones Superiores de Auditoría, como una respuesta de eficiencia de su gestión, ante los gobiernos que desean fuentes de financiamiento que les evite en lo posible recurrir al endeudamiento público. La corrupción tributaria es altamente determinante en la gestión de los gobiernos que se ven disminuidos de sus recursos, por las diferentes formas de evasión de impuestos. Si la ley tributaria establece las normas de determinación y recaudación de impuestos no hay razón para que se dé una recaudación menor y cuando ello sucede deben haber procesos de sanción a los culpables por su acción y omisión A más del proceso de recaudación de tributos, existe una filosofía social, económica, política y cultural tendiente a la redistribución de la riqueza, que cada vez más se polariza entre pobres y ricos y que debe superarse por los cánones legales en pro de una tan decantada justicia social También debe eliminarse el paradigma que los impuestos constituyen una trabaja para el desarrollo de una empresa y de que a menos impuestos mayor inversión CLASIFICACIÓN DE LOS IMPUESTOS Y MUESTREO En una primera etapa del control gubernamental se debe orientar la Auditoría de los Ingresos Públicos a los ingresos aduaneros y a los impuestos internos, dejando para el futuro los otros ingresos como tasas, rentas municipales, ingresos por mejoras permanentes y otros ingresos. La Unidad de Auditoría debe clasificar los impuestos internos y externos de mayor recaudación de los últimos 5 años y evaluarlos por ese nivel de importancia
para estudiarlos de manera aleatoria. Hay que dejar constancia que únicamente por razones de personal y tiempo se recurre al muestro estadístico, con el apoyo de herramientas informáticas como los programas: IDEA, ACL, etc. para determinar el tamaño de la muestra. Sin embargo, la evaluación del control interno, el concepto de materialidad y la evaluación del riesgo, son, entre otros factores, los que permitirán definir el tipo de impuestos a evaluar Tómese en cuenta que es muy discutible el universo de las operaciones tributarias y la muestra a tomarse dentro de la Auditoría de Ingresos Públicos. DENUNCIAS Será materia de evaluación previa el sistema de denuncias que tenga la entidad tributaria fruto de denuncias por la prensa o personas particulares. En el caso de denuncias de empresas contra otras del mercado hay que tener cuidado de no ser parte de la guerra de competencias que se dan entre ellas y no ser parte del "juego sucio" que suele darse entre ellas que como parte de sus argucias quieren utilizar a la ISA en su estrategia empresarial de destruir al competidor En cambio las denuncias de las asociaciones de empresarios o cámaras de comercio, de la construcción, etc., son válidas por referirse a fenómenos que afectan a la sociedad en general y que deberán estudiarse como un sistema propio material del control de ingresos públicos. En consecuencia, al evaluar en control interno y los procesos de la administración tributaria, se revisarán todos los expedientes de denuncias y el esquema de trabajo que tiene la administración frente a las disposiciones legales en dicha materia. CONOCIMIENTO DE LA LEGISLACIÓN TRIBUTARIA El auditor debe recordar que una de las características básicas del control gubernamental es el control de legalidad, sin llegar a los extremos que se cumpla la ley a toda costa, sacrificando el concepto de justicia, lógica y sentido común. Lo expuesto para conciliar el control de legalidad y el criterio de los congresos mundiales y regionales del INTOSAI y OLACEFS de no dar mucho énfasis a dicho control. En materia tributaria la legislación es muy cambiante y por ello debe tenerse en cuenta que al auditar los ingresos públicos debe hacerse con la legislación
vigente a la fecha en que se produjeron las recaudaciones y el proceso en sí de la vinculación tributaria. Tome en cuenta que el control de ingresos es importante el apoyo de un abogado tributarista que asesore por escrito al equipo de auditoría y que se integre al equipo en parte o todo el proceso del examen. PARTICIPACIÓN DE INGENIEROS DE SISTEMAS La recaudación de impuestos internos y al comercio exterior se maneja por sistemas computarizados cada vez más sofisticados. En consecuencia el auditor a más de sus conocimientos básicos de informática requiere el apoyo directo de ingenieros de sistemas que puedan cumplir con una parte del programa de auditoría, especialmente en la evaluación de bases de datos y sus pistas de auditoría incorporadas, el control interno, la selección de la muestra y la ejecución de cálculos aritméticos ¿ QUÉ TIPO DE AUDITORÍA SE DEBE EFECTUAR? Depende de varios factores para definir el tipo de auditoría a realizar: se puede iniciar con una parte de la Auditoría Financiera a la entidad recaudadora de ingresos internos o externos, para tener una aproximación de lo que son estas entidades, su misión, organización y funcionamiento. La Auditoría de Gestión a estas entidades sería la mejor forma de conocerlas y de tener una visión a fondo de su control interno administrativo, sus fortalezas y debilidades, como para orientar el examen de áreas críticas que se detecten en la fase de evaluación del control interno. Las recomendaciones para mejoras reales y potenciales serían la mejor demostración de la ISA de contribuir al incremento de las recaudaciones fiscales y de darle un valor agregado a su labor. De la Auditoría de Gestión se pueden dar pautas para acciones que se toman en otros países y no en el país donde labora la ISA, como las acciones que ejecutan los fedatarios en la clausura de locales que incumplen con sus funciones, el control electrónico para la apertura del Registro Único de Contribuyentes y la autorización de emisión de facturas a los contribuyentes que están al día en sus obligaciones tributarias, las retenciones en la fuente de una parte del Impuesto a las Transacciones Mercantiles o Impuesto al Valor Agregado, para realizar un control cruzado entre compras y ventas de los
grandes contribuyentes, compartir bases entre las dos entidades recaudadoras de impuestos internos y externos (cuando sea el caso) etc. La Auditoría Forense, sería el camino más duro a recorrer por la profundidad en el estudio de los casos tomados como muestra o de las denuncias que sería parte del examen y por las responsabilidades que puedan derivarse contra la administración tributaria. Debe tomarse en consideración que la acción errada en la determinación de un impuesto o la omisión al no intervenir en la recaudación de un determinado valor, son motivo para la determinación de responsabilidades contra los funcionarios EL PERÍODO DE CONTROL, LA PRESCRIPCIÓN, LA CADUCIDAD Y SUS FUNCIONARIOS Es de sumo interés que previamente se defina el período de caducidad y prescripción de las obligaciones tributarias para definir el alcance de las operaciones de control gubernamental. De esta manera no se le resta a la administración tributaria la potestad de su accionar de cobro ni se permite que prescriba la facultad del control gubernamental Por otra parte se tomará muy en cuenta la interrupción de la caducidad y prescripción por estar en litigio el contribuyente con la administración En primera instancia el auditor tendrá muy claro el tema de fechas, para la determinación de responsabilidades previstas en la Ley de la ISA. A su vez, será importante que se compare previamente la legislación tributaria con la Ley de la ISA en previsión a que se den choques o vacíos que deriven en responsabilidades injustas. La terminología utilizada en tributación es muy especial por cuanto muchas acciones u omisiones dan lugar a ilícitos tributarios que se deben ventilar en el campo penal. Por lo tanto, será importante contar con la información oficial de la administración tributaria de la nómina de los funcionarios y ex funcionarios, sus cargos y períodos de actuación, en previsión de cualquier responsabilidad que se pueda derivar de la Auditoría de Ingresos Públicos. De allí que es importante que se siga el "Debido Proceso" en la evaluación del sistema tributario y la determinación de responsabilidades que se puedan dar lugar en ciertos casos.
Obviamente debe estar claro el concepto de la importancia de la evidencia de auditoría que sustente la determinación de responsabilidades, especialmente en el campo penal en donde el peso de la prueba corresponde al auditor REGÍMENES DE EXCEPCIÓN Por presiones políticas, intereses de grupos económicos de poder, afán equivocado de fortalecer ciertos sectores de la economía, se dan ciertas leyes y normas tributarias que resultan perjudiciales para el país. Los trabajos de auditoría pueden ser una gran herramienta para corregir estas desviaciones, proponiendo las reformas legales del caso. Mientras tanto prevalecerán las disposiciones legales por más reñidas que estén frente a la luz de la razón Es posible que dentro de este tema quepa un estudio del beneficio de las denominadas zonas francas, puertos libres y parques industriales. TECNOLOGÍA DE PUNTA Una buena administración tributaria descansa, entre otros factores, en una tecnología de punta, con sistemas computarizados que permitan cruzar miles de operaciones de contribuyentes y almacenar mucha información. Se dan sofisticados sistemas de control de mercaderías que se importan o exportan, para agilizar el despacho de las mismas con confiabilidad en la declaración de bienes, como es el caso de la observación de containeres por RX Por eso se insiste en la gran preparación del equipo de auditoría que debe ser multidisciplinario por el refuerzo de abogados tributaristas e ingenieros de sistemas SECTORES SENSIBLES La administración tributaria interna y externa son altamente sensibles por la información que se maneja y el riesgo que sus funcionarios sean tentados a cometer actos ilícitos No es de extrañarse la fuga de información que puede darse para más tar de negociarla con el contribuyente. De allí la importancia de las pistas de auditoría así como la declaración jurada de bienes de los responsables de la administración tributaria. CAPACITACIÓN PREVIA
Los auditores deben ser capacitados profundamente en tributación capaz de que su trabajo no sea rechazado ni echado al suelo cuando se litiguen las responsabilidades Esa bueno que los auditores tengan un glosario de términos más utilizados en la administración tributaria REQUERIMIENTOS MÍNIMOS DE UN PROGRAMA DE AUDITORÍA Son muchos los temas que puede abarcar la evaluación a todo el sistema de administración de un determinado impuesto, pero se puede considerar aspectos mínimos, al realizar una primera actuación, como los siguientes. Realizar un levantamiento de la información constante en archivo permanente y consultar la página Web de la administración tributaria, para tener la legislación de la misma. Incluye la revisión de informes de labores, memorias anuales, reportes, notas de prensa, etc. Revisar la base legal de la administración tributaria en general, de las principales leyes que rigen la entidad y del impuesto a auditar. Prepara cuestionarios para entrevistas con la máxima autoridad y principales funcionarios vinculados con el impuesto a auditar. Comprender el sistema y todo el proceso del impuesto, desde su determinación hasta su liquidación y cobro, mediante flujo gramas presentados por la entidad o levantados por el auditor (Nota.- Este procedimiento es parte del proceso de evaluación del control interno. A su vez, recuerde que en una Auditoría Forense depende de las circunstancias para evaluar o no el control interno, mientras que en las demás clases de auditoría es obligatoria esta evaluación.) De ser necesario, dentro del proceso de evaluación de control interno, se pueden hacer pruebas de recorrido. Leer los informes de Auditoría Interna de los últimos años y extraer los aspectos de interés para el examen a realizar. CONCLUSIONES Las ISA no sólo deben orientar la auditoría de ingresos públicos a la evaluación de las recaudaciones conforme a la ley, sino hacer estudios de impuestos y regiones geográficas que más aportan frente a la distribución de ingresos a nivel de todas las entidades descentralizadas y autónomas, en donde siempre se dan problemas de asignación de recursos.
Los informes de auditoría deben analizar la conformación de los ingresos y su distribución para orientar a las Funciones Legislativa y Ejecutiva en racionalización de las recaudaciones y una equitativa distribución de las mismas Se dan impuestos que son tan elevados que lo único que hacen es fomentar la evasión fiscal y el contrabando. Entonces, deviene la orientación acertada de la ISA en recomendar la modificación de la ley, así como recomendar la eliminación de impuestos cuya recaudación es baja frente al costo de su recuperación. El objetivo constructivo de la Auditoría de Gestión a los Ingresos Públicos debe fortalecer el concepto tributario de la redistribución de la riqueza, especialmente en los países de Latinoamérica y el Caribe donde los bienes 'están mal repartidos, con alta concentración en pocas personas y una creciente masa humana que se debate en la pobreza y la miseria. Esta visión de futuro si se cumple permitirá a las ISA a evitar un estallido social en donde cada país enfrente una guerra de pobres contra ricos. Corresponde a las ISA poner el dedo en la llaga, en donde sectores económicos privilegiados de poder político son los más altos evasores de impuestos, gracias a la impunidad tributaria y a una legislación débil, inoperante y dedicada a favorecer a quienes más tienen y quieren. La Responsabilidad Social Corporativas la que se van involucrando lentamente las empresas, necesariamente tiene que vincularse con el correcto pago de impuestos y más todavía por ser parte de la solución en la que se debate la mayoría de las sociedades de la región. Las ISA deben propender a uniformizar en términos metodológicos un análisis geográfico de las zonas de cada país en donde un 20% de la población aporta el 80% de los tributos (cumpliéndose así la Ley de Pareto), para proponer recomendaciones de solución a los problemas de distribución en función de la descentralización de la gestión que es lo que más conviene a los gobiernos. Deben propender los gobiernos que las acciones tributarias no se fundamenten en intereses económicos particulares sino de solidaridad. La Auditoría de Gestión de los Ingresos Públicos obviamente estará por sobre los objetivos de la Auditoría Financiera y se orientará a fortalecer la gestión de la
administración tributaria con recomendaciones para que logren resultados de impacto con una justa y eficiente recaudación de recursos. Más allá de la disposición legal de la prescripción y la caducidad, deben reorientarse los períodos de tiempo que hagan viable la recaudación de los ingresos, considerando los costos de la lentitud tributaria y la actitud litigante de contribuyentes corruptos. I 111.11 mente, las ISA sería parte de la solución a las palabras propuestas por I1 u 11 ui nuel Wallerstein:" Luchar contra la pobreza, ya no importa cómo, sino hay que hacerlo" II.- LINEAMIENTOS PARA LA AUDITORÍA A EMPRESAS PÚBLICAS Introducción La tendencia general de las auditorías gubernamentales es orientar el examen de los estados financieros conforme a las disposiciones legales que rigen para el sector público (gobierno central) y con este criterio au-ditan a las empresas del Estado que por su carácter empresarial merecen un trato diferente, un tanto alejado de las normas rígidas de la burocracia, a fin de que ellas logren agilidad en la toma de decisiones y se vuelvan más competitivas con el sector privado y frente a las empresas multinacionales. En muchos países es notorio el efecto negativo de evaluar a las empresas públicas con las mismas normas rígidas del gobierno central, porque las vuelven inoperantes y ligadas a un sistema legal lleno de trámites eminentemente burocráticos, donde los procedimientos son tan extensos que lo único que conducen es a que las responsabilidades se diluyan por la intervención de tantos actores en los procesos. Mientras se trabaje en la implantación de más leyes, con "controles falsos" debido a muchos trámites y revisiones, las empresas del Estado se ven menoscabadas en su accionar porque sus sistemas de gestión e información gerencial se vuelven lentos e inoperantes. Las modernas empresas se orientan a una alta competitividad dentro de la globalización y para lograr eficiencia, eficacia, economía, transparencia y protección ambiental, es imperioso que se dote a los países de una Ley de Empresas Públicas, en las cuales el control gubernamental esté orientado a la evaluación de los cinco elementos antes citados.
Mientras se dicte una Ley de Empresas Públicas, que es una aspiración difícil de lograrla, es posible que la ISA tenga políticas y directrices para cuando su personal audite a las empresas públicas, especialmente al realizar auditorías de gestión, tema sobre el cual ya existe material de enseñanza y debida capacitación al personal de la ISA La auditoría a las empresas públicas no debe dar mucho énfasis al control de legalidad al hacer auditorías financieras o de gestión pero sí a la eficiencia, efectividad, economía, ética y cuidado ambiental, factores con los cuales debe operar el control gubernamental. También es imperioso que se desarrollen índices de gestión por las empresas públicas en coordinación con la ISA Objetivos Los principales objetivos que se esperan alcanzar con la Auditoría de Empresas Públicas son: Disponer de guías y manuales técnicos y metodológicos para la ejecución de Auditorías de Empresas Públicas que reúnan los requisitos de calidad establecidos por organizaciones internacionales especializadas en esta materia, tales como: la INTOSAI, la OLACEFS y las Asociaciones de Contadores Públicos Autorizados. Fortalecer la capacidad técnica y profesional de los funcionarios de la ISA, de acuerdo con las leyes aplicables y el uso de herramientas tecnológicas modernas. Contar con un grupo de líderes capacitados, que puedan emprender un efecto multiplicador del conocimiento hacia el resto de los funcionarios de la ISA. Contar con un extenso listado de índices de gestión para cada tipo de empresas públicas, que se puedan aplicar de manera específica en la empresa sujeta a evaluación por la ISA. Las empresas públicas entre dos sectores I ndependientemente de la conformación del capital de las empresas públicas y de la participación accionaria del Estado, éstas tienen características muy especiales en las que participan el componente gubernamental como el privado. Se han dado muchas discusiones sobre la composición misma de las empresas públicas, su organización y funciones. Sobre todo se han hecho argumentos de
los empresarios y administradores para evitar el control de la Instituciones Superiores de Auditoría e irse por la auditoría de firmas privada. Más de una ocasión se ha impedido el ingreso de las ISA a las empresas públicas con el apoyo indebido de otras entidades del Estado que se han completado para evitar el control gubernamental. Es importante defender dos conceptos: La misión de la empresa pública y su sometimiento al control gubernamental, en representación de la sociedad que es la propietaria en última instancia del capital Asesoría legal y de gestión Los auditores de la ISA requieren la participación de abogados propios de la Entidad para el estudio de contratos, conformación del capital y la participación accionaria del Estado, deberes de los administradores, contratos colectivos etc. Por otra parte es importante que los auditores sean capacitados en materia de gestión empresarial para que puedan auditar con un enfoque geren-cial y no con un concepto fiscalista y de cumplimiento de disposiciones legales La misión de la entidad Prevalece en el mundo empresarial el sistema de Planificación Estratégica y por ende esta metodología debe llevarse en las empresas públicas Dentro de la planificación debe el auditor familiarizarse con la misión de la entidad que muchas veces es abandonada por esos clásicos errores que se dan en un gobierno y peor todavía cuando intervienen los intereses políticos y demagógicos de los administradores de turno o se da un boicot por parte de sectores empresariales en gozar de beneficios y prebendas sin control ni competencia alguna. Por ende se debe evaluar de qué manera la empresa está cumpliendo su misión y proyectándose en su visión de futuro. Hay ocasiones que la planificación de largo, mediano y corto plazos no son congruentes entre sí y todo el proceso se reduce a un presupuesto tradicional de ingresos y egresos que se trata de cumplir a cualquier costo. El estudio del FODA empresarial será muy importante en la auditoría a las empresas públicas, porque hay una serie de amenazas y debilidades que le restan competitividad y eficiencia a estas organizaciones. Muchas de esas debilidades se arrastran desde muchos años atrás y es muy difícil examinarlas por la ineficiencia del personal, falta de capital de trabajo, insuficiencia de recursos
para renovación de equipos y una pesada carga legal que las ata en su accionar. Índices De Gestión Una de las alternativas más apropiadas para evaluar una empresa pública es a través de índices de gestión desarrollados por ellas mismas, en conjunto con la Institución superior de Auditoría, tomando de referencia índices de otras empresas del sector tanto del país como del exterior. Obviamente el auditor tomará en cuenta una serie de factores propios del medio y la empresa en particular, para no aplicar mecánicamente los índices de gestión. Por lo que en su informe será lo suficientemente objetivo y ecuánime para revelar las causas, efectos y puntos de vista de la administración para no cumplir dichos índices. Por eso se ha señalado lo importante que es para el auditor tener una formación gerencial. El estudio comparado de empresas de un mismo sector es de suma importancia para desarrollar y demostrar el incumplimiento de una o más de las 5 Es. Es conveniente que los auditores de la ISA tengan un glosario de términos técnicos utilizados para el control de empresas públicas. Aspectos mínimos del programa de Auditoría de Gestión De manera muy general se citan algunos aspectos de interés que deben considerarse en un programa de auditoría para empresas públicas: Revisar el archivo permanente y actualizarlo con el ingreso a la página web de la empresa. Considerar las observaciones y recomendaciones de auditorías financieras, investigaciones especiales, de Auditoría Interna y de consultoría Estudiar la planificación estratégica de la empresa y establecer los grandes lincamientos de su accionar a ser evaluados, para establecer si se está cumpliendo con su misión y visión. Evaluar el control interno, de preferencia por el sistema COSO y a base de una matriz de riesgo que destaque temas relacionados con las 5 Es (para luego examinar a fondo las áreas críticas detectadas, considerando el factor de materialidad). Obtener índices de gestión de otras empresas del sector y compararlos con los de la empresa auditada. Analizar las desviaciones junto con la administración.
Analizar el sistema de Planificación Operativa Anual y el sistema de presupuesto (si es tradicional frente a nuevas herramientas de presupuesto). Considere la participación de técnicos para el desarrollo de hallazgos en temas que se requiera su apoyo. Áreas sensibles como idoneidad del personal, sindicatos, contratos colectivos, injerencia política, merecen analizarse con las máximas autoridades de la ISA, para definir una estrategia de control. Cuando la legislación es un óbice para el desarrollo de una empresa, debe analizarla como área crítica para proponer reformas legales (pero no proponiendo un nuevo proyecto sino señalando las deficiencias de la actual normativa). Cuando tengan competencias otras entidades de control en las empresas públicas, se debe agotar los mecanismos de coordinación para evitar duplicación de esfuerzos. Si no es posible coordinar se debe avanzar en la auditoría señalando los intentos de coordinación y enviando copia al otro organismo de control En más de una ocasión las circunstancias obligan a recomendar el cierre de la empresa, por las razones que se comentan en el informe. Aunque muchas veces, por razones sociales no se cierran empresas con pérdidas crónicas y de muchos años. Recuerde que el auditor no evalúa políticas y es una decisión política el crear o cerrar empresas. De detectarse posibles actos de corrupción, es mejor continuar con la Auditoría de Gestión e hincar por otro lado una Auditoría Forense. Son temas de interés el evaluar el Sistema de Información Gerencial, con énfasis en el tema de contabilidad de costos Conclusiones Promover la expedición de una Ley de Empresas Públicas, que las torne menos burocráticas y más competitivas En ciertos casos, delegar (tercerizar) la administración de las empresas públicas al sector privado o administradores, con la posibilidad de reservarse para el Estado el área de contabilidad y auditoría tanto interna como externa Promover la desburocratización del personal y remunerarlo en función de sus competencias
III.- LINEAMIENTOS PARA LA AUDITORÍA AMBIENTAL Antecedentes Se hará la auditoria con la participación de un equipo multidisciplinario que enfoque la evaluación del medio ambiente desde los distintos campos de la forestación y deforestación, agua y regadío, tala de árboles para combustible y producción de carbón, etc. Base Legal Es importante que se recopile toda la base legal del ente(s) a auditar Consideración importante El equipo tomará en cuenta que la auditoría no necesariamente está orientada específica ni exclusivamente a una entidad en particular, sino a un sistema o sector geográfico determinado. Cuando el enfoque es hacia una zona geográfica en particular se tomará en cuenta que habitan personas con problemas sociales, económicos y culturales que deben armonizarse con la naturaleza, lo cual es difícil de lograrlo Asesoría especializada Por la serie de factores relacionados con el medio ambiente: suelo, especies endémicas, cultivos, alimento para el ganado, hidrografía o los temas a evaluar, se buscará asesoría en diversas disciplinas. Quienes participen en la planificación y el "desarrollo de hallazgos", presentarán sus informes que podrán tramitarse por separado según la conveniencia de la ISA y en un informe general y consolidado para su presentación a las más Altas esferas del Gobierno y la Sociedad Civil. Integrantes del equipo de trabajo Para unificar el esquema de trabajo de auditores y asesores, la Auditoría Ambiental se hará bajo el enfoque de una Auditoria de Gestión Objetivos Evaluar el impacto ambiental de la zona, sistema o entidad auditada Establecer las causas de este deterioro ambiental y sus efectos reales y potenciales Proponer medidas de solución que abarquen: Políticas Públicas para el manejo ambiental •
Programas sociales alternativos al actual modus vivendi de los habitantes de la zona, si ese fuere el caso
•
Reformas legales, si fuera del caso
•
Financiamiento de organismos internacionales para los programas sociales.
La experiencia de esta primera auditoría ambiental servirá como plan piloto para futuras labores de control de este tipo. Consideraciones para la planificación Por tratarse de una auditoría de gran envergadura, se tendrá sumo cuidado en considerar aspectos imprevistos o que aparentemente sean aislados o de poca significación; pero que en lo futuro constituyan temas de interés para auditoría. Por lo tanto, en cada programa de auditoría se dejará abierta la posibilidad de considerar "procedimientos necesarios y aplicables según la circunstancias". • Revisar la Ley de Medio Ambiente y toda la normativa secundaria. Se sugiere recurrir a la página web de las entidades vinculadas con el medio ambiente como a la base legal relacionada con el objetivo del trabajo Revisar las leyes básicas de las entidades sujetas a evaluación al momento que se lo considere oportuno •
Mantener una serie de entrevistas con loe ejecutivos vinculados con las entidades relacionadas con el examen
•
Navegar por Internet respecto a material técnico de auditoría ambiental, especialmente en las páginas de la OLACEFS y de sus países miembros así como en la página web de la OCCEFS y el INTOSAI.
• Obtener las asignaciones presupuestarias por programas, partidas o entidades, según el caso, destinadas a la zona materia de la auditoría Importancia de los índices de gestión Será necesaria la obtención de todos los índices de gestión que tengan las entidades sujetas a evaluación o que colaborarán en la auditoría, para considerarlos dentro del examen. Caso de que no existan, en el desarrollo de hallazgos se prepararán índices que serán parte de las recomendaciones del informe. El éxito de esta auditoría radicará en la mejor planificación posible y en la capacidad de reacción ante los temas imprevistos, dada la condición de ser primeras experiencias en materia ambiental. -
Diseñe una entrevista para las máximas autoridades del área examinada
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Exposición de objetivos de la Auditoría,
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Solicitud de colaboración y de ser necesaria la incorporación de técnicos
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Obtención de documentación para los archivos corriente y permanente Prepare entrevistas iniciales para los máximos directivos de las entidades sujetas a evaluación o que son parte de la colaboración en este trabajo
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Planifique una breve visita a la zona limítrofe sujeta a la auditoría con el fin de: tener una percepción visual de la zona afectada (tomar fotografías o filmar).
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Entrevistar previa formulación de un cuestionario a las autoridades locales y forestales de la región respecto a costumbres de vida, problemas, necesidades, inquietudes y sugerencias sobre el medio en el cual viven.
- Visita a fuentes naturales de agua, ríos, vertientes, pozos. - Recopilación de información si la hubiere. Con el conocimiento adquirido, prepare una evaluación de control interno a las entidades relacionadas con el fin de conocer todo el material de infraestructura para la gestión ambiental y el control de la zona geográfica a auditarse. Desarrollo de hallazgos Prepare una sesión de trabajo con los asesores tendiente a: - Explicar brevemente el contenido de un hallazgo de auditoría y sus atributos. - Definir las áreas críticas sujetas a evaluación y el personal a ejecutar el trabajo. - Explicar brevemente el contenido de un Programa de Auditoría y fijar las fechas para la preparación y aprobación de un Programa de Auditoría para el desarrollo de hallazgos. - Definir un Cronograma de Actividades en la ciudad sede de la ISA y de visitas a las zonas a auditar, considerando: transporte, viáticos para alojamiento, disponibilidad de laptops, papelería y suministros de oficina. Supervisión y control de calidad Si bien los asesores tendrán toda la libertad para efectuar su trabajo técnico en el área de su especialidad, es conveniente que reciban breves instrucciones sobre: Contenido básico de los papeles de trabajo Marcas de auditoría Referencíación y coreferenciación Contenido de las hojas de hallazgos Características de los Informes de Auditoría El supervisor de equipos está en la obligación de aprobar todos y cada uno de los papeles de trabajo preparados por auditores y asesores. El control de calidad estará a cargo del Director de Auditoría Evaluación de control interno
Al evaluar el control interno de las entidades sujetas a evaluación o colaboración en el trabajo, será muy importante el establecer controles "preventivos, detectives y correctivos" en materia ambiental y cuando fuere del caso identificar controles "clave". Al estar identificada como área crítica la zona a auditar, habrá que orien-lar la evaluación del control interno con un enfoque administrativo y pensar en proponer mejoras al control interno existente, para proponer sistemas de control totalmente relacionados y coherentes entre las entidades actoras del medio ambiente, para evitar superposiciones de control o gestión entre ellas. Destacar, en la evaluación del control interno, que tipos de control hay en la zona (controles de campo) y cuan eficaces son en la realidad. Extraer del material recogido, todo aquello que esté normado o establecido en materia de "Educación Ambiental" y Contraloría Social (si los hubiere). Evaluar el sistema de "Denuncias" que exista en la (s) entidad (es) evaluada^) y levantar un flujograma de las mismas. Realizar pruebas de recorrido o rastreo del proceso que se da a una denuncia desde su recepción hasta su cierre. Evaluar la base legal (incluyendo el "debido proceso") y la aplicación del sistema sancionatorio que se da contra los infractores. Evalúe los controles internos administrativos y los resultados de los programas de reforestación, salud, educación, vivienda, agropecuarios que existan presupuestariamente y su efecto en la zona auditada, al momento de su aplicación.
Programa de Auditoría El tema que ya esté definido como la gran área crítica sujeta a evaluación, por lo tanto, de las entrevistas sostenidas al inicio de la auditoría se podrá definir las grandes áreas a auditar en el campo ambiental, social, político económico y legal. Los objetivos de los programas de auditoría serán concordantes con los objetivos generales de la auditoría y tendientes al desarrollo de hallazgos con la mayor profundidad posible y el debido asesoramiento de expertos. Se citan algunos procedimientos ilustrativos que deberán aplicarse en la planificación por el trabajo de campo:
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Aplicar la evaluación de control interno. Prepare entrevistas iniciales para los máximos directivos de las instituciones sujetas a la evaluación o que colaborarán en la Auditoría Ambiental.
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Solicitar documentación relacionada con la auditoría.
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Organizar la documentación recabada, subrayar asuntos de interés o ayudas memorias de los aspectos más relevantes.
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Realizar síntesis de los resultados de las entrevistas. Planificar una visita preliminar a la zona a auditar (conforme instrucciones generales).
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Preparar entrevistas para las principales autoridades de la zona (conforme instrucciones generales).
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Estudiar el Presupuesto General del Estado en la parte de asignación de recursos a las diferentes entidades públicas, en la parte relacionada con la zona a auditar.
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Estudiar los informes anuales o particulares recopilados en las entrevistas a ejecutivos relacionados con programas previstos o ejecutados en la zona limítrofe.
Formular una ayuda memoria de los aspectos más importantes que deben tomarse en cuenta en el desarrollo de hallazgos. Preguntas tentativas para la entrevista inicial -
Solicitar al Ejecutivo la opinión que tiene respecto a la deforestación de la zona a auditar
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Sugerir que haga conocer a otros directivos de su entidad la audito ría en curso y disponga la colaboración con el equipo de auditoría.
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Pregunte sobre las principales disposiciones legales y normativas que rigen la entidad en la parte relacionada al tipo de auditoría que se realice.
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Solicite le entreguen copia magnética o impresa de los documentos arriba señalados.
- Ausculte la posibilidad de que se integren funcionarios de la entidad al examen profundo de áreas críticas. De ser viable esta posibilidad, defina si la entidad cubrirá pasajes y viáticos de sus funcionarios. -
De ser necesario, solicite autorización para entrevistarse con funcionarios de menor jerarquía respecto a temas más específicos.
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Agradezca la atención dada al equipo de auditores y pregunte si estaría dispuesto el ejecutivo a firmar un resumen de la mencionada entrevista.
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Sea que se acepte o no el punto anterior, prepare una ayuda memo ria que resuma el contenido de la entrevista.
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Requiera información sobre los impuestos o tasas que cobre la entidad en la zona sujeta a auditoría.
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Solicite una lista de los planes y programas que desarrolla la entidad en la zona sujeta a la auditoría.
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Recabe memorias o informes anuales de labores en la parte relacionada con la auditoría.
Informe de Auditoría El jefe de equipo o encargado y supervisor de auditoría serán los responsables de preparar el borrador del informe final. La redacción del informe comenzará el mismo día que se instale de auditoría con la primera parte de información introductoria. Conforme se vayan terminando los desarrollos de hallazgos, se irá reestructurando el informe previa definición tentativa de capítulos, temas y subtemas a reportar. La labor de supervisión y control de calidad al informe será permanente, con el fin de ir superando cualquier problema o discrepancia que se pueda presentar en el trabajo de campo. El informe merecerá una síntesis del mismo y una presentación en power point para conferencia final y de ser necesarios videos ilustrativos. Asuntos no resueltos en el trabajo de campo o en el informe, serán superados en sesiones de coordinación que mantenga el equipo de auditores y en el caso de persistir las diferencias será el Director de Auditoría o autoridad competente quien dé su opinión dirimente y final. Conclusiones INTOSAI (agrupación mundial de las ISA) con sus organizaciones regionales y continentales, para el caso de América Latina la OLACEFS (Organización Latinoamericana y del Caribe de Entidades Fiscalizadoras Superiores) y la OCCEFS
(Organización
Centroamericana
y del
Caribe
de
Entidades
Fiscalizadoras Superiores) deben definir una política global de Auditoría Ambiental que considere: -
Programas de auditoría para los grandes problemas de contaminación: calentamiento de la tierra, destrucción de la capa de ozono. Desertificación, deforestación, eliminación de desechos, agua. Estos programas se aplicarían a nivel nacional y regional para generar informes de transcendencia mundial
-
El peso moral que tienen las ISA promovería acciones correctivas en cada país en defensa del medio ambiente
- La resistencia de industrias contaminantes sería objeto de grandes sanciones, hasta que tomen medidas correctivas y se cumpla con el criterio del que depreda paga -
La salvación del planeta está en parte en manos de las ISA a través de la Auditoría Ambiental y de la promoción de educación en programas sobre esta materia
Para lograr estos objetivos se requiere mayor presencia de las agrupaciones de las ISA que transcienda las fronteras del mundo del auditor para llegar a concienciar a la sociedad civil, gracias a la credibilidad y peso moral que tienen en materia de control gubernamental y social. A fin de lograr efectos de impacto y los objetivos de un planeta limpio, es importante que la Auditoría Ambiental se enfoque en términos de "oportunidad" en el control. Mientras más inmediata sea la auditoría, más eficaces serán sus recomendaciones Por otra parte las ISA se deben reserva el "control preventivo" al exigir estu dios de impacto ambiental antes de iniciarse obras públicas y aún privadas. IV.- LINEAMIENTOS PARA EL CONTROL SOCIAL Antecedentes Las ISA tienen participación en el control social, guardando coordinación con los organismos del Estado y la sociedad civil. Dentro de estas facultades normativas como Institución Superior de Auditoría (ISA) no sólo que está en la facultad normativa del control social, sino de determinar responsabilidades en el ámbito administrativo, civil y de presunción penal cuando se hayan dado actos de corrupción.
Para facilitar el cumplimiento de las citadas facultades, es necesario contar con personal especializado para planificar y ejecutar labores de control social. La sociedad civil se ha constituido en una gran fuerza que desde diferentes organizaciones, pretende ejercer el control social, a través de muchas acciones. Dentro de esta respuesta y efervescencia por el control social, no se ha dado un proceso lógico y sistemático que permita a la sociedad civil trabajar con mayor eficiencia y orden. En las organizaciones de la sociedad civil de América Latina y el Caribe existe el riesgo latente y es una realidad a la vez, de que se infiltren o ejerzan una participación encubierta de grupos de poder económico o político, para proteger sus intereses particulares, en detrimento de los intereses de la sociedad. Tampoco debe obviarse la formación de organizaciones que bajo el escudo de un fin social, realizan labores empresariales o de interés personal, gozando de beneficios a los que no tienen derecho. Han sido las organizaciones de la sociedad civil del continente quienes han participado en proyectos que se han plasmado en leyes o están en proceso de gestación. Objetivos Los principales objetivos que se esperan alcanzar son: Disponer de una metodología de trabajo que le permita a la ISA liderar el control social. Delinear un gran marco teórico conceptual de lo que debe alcanzar el control social, con estrategias que deben seguirse para alcanzar dicho control. Enmarcar las líneas de acción a seguir por la ISA ante la sociedad civil, para ejercer un control social acorde con la realidad del país. Enfocar las grandes áreas de la prevención de la corrupción que deben orientar a la sociedad. Actividades Se deberá tener en cuenta que el Control Social es sumamente amplio, está en proceso de desarrollo de manera diseminada, por lo que enfocará su trabajo a varios ejes de los más importantes que serán liderados por la ISA
Los grandes ejes deberán ser desarrollados de manera sistemática y clara, que permitan su ejecución de manera interdependiente e interrelacionada, por ejemplo: ética (para niños y jóvenes), cívica (para niños y jóvenes), educación comunitaria,
salud,
medio
ambiente,
contralorías
sociales,
veedurías
ciudadanas, (estos son meros ejemplos que pueden servir para los temas de los ejes a desarrollar). La auditoría desarrollará como mínimo las siguientes actividades para alcanzar los objetivos del trabajo: -
Estudiar la normativa constitucional y legal relacionada con el Control Social; Definir con el ejecutivo de la ISA los ejes sobre los cuales se enmar cará el Control Social, con sus temas y subtemas.
-
Elaborar una Programa de Control Social para la planificación, eje cución y comunicación de los resultados del Control Social que realice la ISA.
Asesoría legal y de gestión Se buscará la asesoría legal correspondiente a nivel de organizaciones de la sociedad civil así como la investigación o propuesta de indicadores de gestión. Glosario Es conveniente que los auditores de la ISA tengan un glosario de términos técnicos utilizados para el control social. Aspectos mínimos del programa de Control Social De manera muy general se citan algunos aspectos de interés que deben considerarse en un programa de control social: •
Revisar el archivo permanente y actualizarlo con el ingreso a la página web de las principales entidades de la sociedad civil
Considerar las observaciones y recomendaciones de auditorías financieras, investigaciones de presuntos hechos de corrupción, de Auditoría Interna y de consultoría •
Áreas sensibles de la sociedad civil
•
Marco legal general para el sector social y sus necesidades de mejoras
•
Con respecto a las competencias de la sociedad civil se debe agotar los mecanismos de coordinación para evitar duplicación de esfuerzos. Se debe propender a la coordinación interinstitucional a toda costa.
Auditoría de la deuda pública como parte del control social
Tanto se ha escrito sobre la Deuda Pública que se la asocia como la "Deuda Eterna", en donde toda protesta no es más que una caja de resonancia a los dictados del Fondo Monetario Internacional (FMI) y las políticas de préstamo y cobro de los organismos multilaterales de crédito cuya filosofía es muy similar a la de un banco comercial, tal es la acción del Banco Mundial como de otros bancos regionales de desarrollo. Realizar una Auditoría Financiera de proyectos financiados con fondos internacionales no es más que un "saludo a la bandera" por el control numérico de gastos incurridos sin darle mayor valor agregado al control. La sociedad civil mucho ha protestado sobre la agobiante deuda publica de los países del Tercer Mundo y no han logrado mayor respuesta de los países del G7: Estados Unidos, Inglaterra, Alemania, Italia, Canadá, Japón y Francia a los cuales se ha integrado Rusia y muy pronto la China. Las acciones de los países más ricos del mundo han condonado pare de la deuda a los países más pobres del planeta, pero esa no es una solución glo bal y de largo plazo que permita salir del subdesarrollo y la pobreza. Ante este panorama, corresponde a las ISA cambiar su esquema de control, promoviendo: -
Una ley de la Deuda Pública que permita contraer préstamos a par tir de estudios serios de prefactiblidad y factibilidad, que justifiquen el beneficio social, con una capacidad administrativa para gestionar la obra pública y con un máximo del 10% para gastos administrativos y el resto para inversión.
-
Hacer estudios que más tarde se ejecuten para que el beneficio de la obra llegue a las comunidades más necesitadas y no se dilapiden fondos en gastos administrativos, viajes y consultorías innecesarias.
-
Delegar a la Iglesia y ONG serias el manejo de varios proyectos sociales, cuando la capacidad de gestión sea sobradamente mejor a la administración burocrática del Estado.
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Tener la facultad suficiente para suspender empréstitos que no cumplan con sus objetivos e "intervenir" con la nominación de administradores temporales para reemplazar a burócratas incapaces.
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Reservarse el control previo en la autorización de contratación de préstamos internacionales, para evidenciarse técnicamente su viabilidad y se definan objetivos sociales en bien de la comunidad.
Conclusiones La sociedad civil, especialmente las ONG, vienen desarrollando esfuerzos por mejorar la calidad de vida de nuestros pueblos. Sin embargo, esos esfuerzos son aislados, descoordinados, a veces con fines políticos o personales, con empresas que se camuflan en ONG para fines de evasión tributaria y entes que se aprovechan de fondos públicos o donaciones internacionales. Ante estos casos es imperios que las ISA lideren el control social a través de: Ser entes rectores del control y la coordinación de la acción social en cada país. Tener las mismas facultades de control de recursos públicos e imposición de sanciones a las ONG y entes privados que manejen fondos para la acción social. Promover veedurías sociales en el seguimiento de juicios y acciones de persuasión al la Función Judicial, con personas altamente reconocidas por su honestidad que representen a la sociedad civil, para que se dé la vindicta pública de forma eficaz. Monitora el sistema de "Control Social de Obras Comunitarias" a cargo de representantes barriales o parroquiales, que serían quienes definan el presupuesto y tipo de obras que necesita la comunidad, ejerzan el control y fiscalización de la obra pública con simples formularios de reporte al responsable de la fiscalización técnica de los trabajos. Para finalmente conocer el costo y tiempo de la obra frente a los valores presupuestados y recibir oficialmente la obra. Como la contratación pública es la mayor fuente de corrupción en el gobierno que paga favores a sus allegados y financistas de campañas electorales, se debe propender a cambios en las normas de contratación con procedimientos de administración y control más eficaces y transparentes, desde el momento que se den los estudios de prefactibilidad y factibilidad. Promover el sistema de compras a través de la INTERNET, por el cual todo el proceso licitatorio, desde la convocatoria hasta la presentación de ofertas se hace por correo electrónico evitando el contacto entre la burocracia y los interesados. Finalmente, si bien las ISA no son la panacea universal, requieren un cambio total de paradigmas en el control, para ausentarse del control tradicional de gastos
( a donde se orienta básicamente la Auditoría Financiera en el gobierno) y redefinir su misión y visión de futuro orientadas a ser parte de la solución de los graves problemas de las grandes mayorías y luchar por con contribuir a la tan decantada y lejana "justicia social", a través de la educación en Ética y Cívica. RECAPITULACIÓN A TRAVÉS DE CASOS DE LABORATORIO CASO 1. - Asuma que usted ya realizó la visita inicial a las dependencias de una empresa y tiene conocimiento de la misma, así como de su sistema de control interno Con datos hipotéticos del propio participante se le solicito elaborar el cuestionario de preguntas para una entrevista (en la etapa posterior a la evaluación de control previo, asumiendo que usted ya va a dar inicio del examen profundo de un área crítica) a uno de los siguientes funcionarios (escoger uno de los cargos abajo citados). -
Gerente General
-
Gerente de planta
-
Gerente financiero
-
Gerente de Recursos Humanos
-
Jefe de Adquisiciones
-
Jefe de Mantenimiento
CASO 2. - A base de su trabajo del caso 1 elabores un papel de trabajo, ba jo el supuesto que como auditor hizo la entrevista y consigna las respuestas del ejecutivo entrevistado. CASO 3. - Asuma que en una Auditoria de Gestión, le solicitan preparar una encuesta de satisfacción del personal o sus criterios sobre: -
Sistema de remuneraciones
-
Servicio médico de la empresa
-
Sistema de capacitación
-
Atención al cliente
-
Sistema de información gerencial
-
Sistema de reclutamiento del personal
Se le solicita escoger uno de los temas y preparar las preguntas para dicha encuesta. CASO 4. - Prepare un cuestionario de control interno, para alguno de los siguientes sistemas, de una entidad hipotética. -
Sistema de abastecimientos
-
Sistema de capacitación
-
Sistema Contable
-
Sistema de Documentación y Archivo de Documentos
-
Sistema de Cómputo para el control de inventarios y activos fijos
CASO 5. - Elabore un programa de auditoría para examinar a fondo una de las área críticas detectadas en la evaluación de control interno y considerada como parte del desarrollo de hallazgos -
Sistema de nómina
-
Departamento de Documentación y Archivo
-
Planta de producción de la fábrica
-
Administración de inventarios
-
Sistema de Contabilidad de Costos
-
Organización del Archivo y manejo de su documentación
CASO 6. - Asuma que varias entidades están muy deseosas de trabajar con índices de Gestión y piden al auditor que les asesoren con los siguientes índices más importantes para: -
Sistema de cobranzas
-
Ventas nacionales e internacionales
-
Sistema de adquisiciones y abastecimientos de materia prima
-
Metros cúbicos de agua potable a procesar
-
Toneladas de basura a recolectar por día
-
Kw / hora de energía eléctrica a producir
-
Niños de la población lactante vacunados contra la difteria
-
Niños que terminan el nivel de escuela
-
índice de deserción de estudiantes universitarios
-
Población de la capital atendida con el servicio de alcantarillado
CASO 7. - Prepare una hoja de hallazgos para el tema desarrollado en el caso 5, en el supuesto que terminó el examen a fondo del tema escogido como área crítica. CASO 8. - Prepare una hoja de hallazgos bajo el supuesto que una entidad estatal no cumplió un índice de gestión del caso 6 (escoja sólo un caso) CASO 9. - Prepare un plan para el desarrollo de un informe de Auditoría de Gestión (por capítulos, temas y subtemas) de una entidad hipotética CASO 10. - Redacte una síntesis de un informe de Auditoría de Gestión CASO 11. - Realice un breve programa para: - Recorrido de instalaciones - Entrevista con los directivos - Actualización de archivo permanente CASO 12. - Prepare un programa de Fase I para realizar una Auditoría de Gestión al Sistema de Recursos Humanos (incluyendo el componente ético). CASO 13. - Elaborar un cuestionario de control interno orientado al área administrativo (no financiera) sobre el siguiente tema: -
Finanzas, captación de clientes
CASO 14. - Elaborar una narrativa de control interno relacionada con la compra de materia prima CASO 15. - Elabore un programa en el supuesto que usted evaluó el control interno de una empresa que presta servicios de telefonía celular y resultaron críticas las áreas de: - Tarifas - Reclamos - Atención al cliente - Cobertura de frecuencias
CASO 16. - Usted esta realizando una Auditoría de Gestión al Sistema de Cobranzas (precios y % de cuentas incobrables), la cartera analizada fue del último semestre reflejada de la siguiente manera: # de Clientes
Plazo concedido
Pago a tiempo
Mora
30 70 25 60
40 días 80 días 120días 150 días
2% 20% 8% 35%
50 días 18 días 47 días 39 días
¿Con estos datos elaborar la respectiva hoja de hallazgos? AUDITORIA DE GESTIÓN (preguntas de teoría) 1)
¿Qué es Auditoría de Gestión?
2)
Marque con una X que otros nombres tiene la Auditoría de Gestión:
( ) Auditoría Forense ( ) Auditoría Integral ( ) Auditoría Operativa ( ) Auditoría Financiera ( ) Auditoría de las 5 Es ( ) Auditoría Tributaria ( ) Auditoría Administrativa ( ) Auditoría Gerencial 3) ¿La similitud que existe entre la Auditoría de Gestión y la Auditoría Financiera es que estudian y evalúan el Sistema de Control Interno? 4)
¿Los controles internos se implantan con el fin de detectar, en el plazo deseado, cualquier desviación respecto a los objetivos de rentabilidad establecidos en la empresa y de eliminar sorpresas?
5) El control interno consta de cinco componentes relacionados entre sí, ¿Cuáles son? 1)………………………………………………….. 2). ………………………………………………….. 3). ………………………………………………….. 4). ………………………………………………….. 5). …………………………………………………..
6) "Lograr la utilización más productiva de bienes materiales y de recursos humanos y financieros". Es el concepto de: 7) "El grado en que los programas están consiguiendo los objetivos propuestos". Es el concepto de: 8) ¿Señale el concepto de economía - dentro de la Auditoría de Gestión? 9) ¿El sistema COSO contempla el concepto de ética? 10) ¿Puede ser inherente a la Auditoría de Gestión al concepto de ecología? 11) Cite el concepto de un hallazgo de auditoría y el significado de cada uno de sus atributos 12) ¿Qué es una muestra? 13) ¿Qué es una prueba analítica? 14) ¿Qué son las confirmaciones? 15) ¿Qué es el riesgo en auditoría? 16) ¿Qué es el Riesgo inherente? 17) ¿Qué es el Riesgo de control? 18) ¿Qué es el Riesgo de detección? 19) ¿Qué es el ambiente de control? 20) ¿Para qué se hace en auditoría una evaluación de riesgo? 21)
Establezca 5 diferencias (principales) entre la auditoría de gestión y
financiera 22) ¿Qué información debe incluirse en un archivo permanente? 23) ¿Qué información debe incluirse en un archivo corriente? 24) ¿Quiénes son los usuarios de los papeles de trabajo? 25) ¿La Auditoría de Gestión es siempre llevada por el Auditor Interno? 26) El propósito de la Auditoría de Gestión es formular y expresar una opinión sobre la razonabilidad de los estados financieros de una entidad. 27) El alcance de la Auditoría de Gestión son las operaciones financieras (de un año) 28) ¿Para aplicar la Auditoría de Gestión que normas se utiliza? 29) ¿Se aplican principios de administración en la Auditoría de Gestión? 30) ¿Es imprescindible la evaluación del Control Interno en la Auditoría de Gestión (por cualquier método de la Auditoría Financiera, mejor si es por el sistema COSO)?
31) ¿La orientación de la Auditoría de Gestión está dada sobre las operaciones de la entidad en el presente con una proyección hacia el futuro y retrospección al pasado cercano? 32)
¿La orientación de la Auditoría de Gestión está dada hacia la situación
financiera, resultados, cambios en el patrimonio y flujo de efectivo de la entidad desde el punto de vista retrospectivo. ? 33) El informe de Auditoría de Gestión contiene el dictamen del auditor y los estados financieros y todo su contenido está relacionado con ellos. Además de la Carta a Gerencia (recomendaciones de control interno financiero)? 34)
El informe de Auditoría de Gestión puede o no presentar los estados
financieros. Su contenido está relacionado con cualquier aspecto significativo de la gestión de la entidad. ? 35) ¿La medición de la Auditoría de Gestión se realiza mediante la aplicación de los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados? 36) ¿Las técnicas de Auditoría de Gestión son establecidas por la profesión de Contador Público? 37)
¿En la Auditoría de Gestión es opcional y según las circunstancias la
evaluación del Control Interno? 38)
¿El informe de Auditoría de Gestión puede o no presentar los estados
financieros. Su contenido está relacionado con cualquier aspecto significativo de la gestión de la entidad. ? 39) En la Auditoría de Gestión las recomendaciones del Auditor se refieren a mejoras en todos los sistemas administrativos, el sistema de control interno gerencial y cualquier aspecto de la administración y operación de la entidad? 40) ¿En la auditoria de gestión la independencia del auditor es imprescindible?
PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL ECUADOR FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS AUDITORIA DE GESTIÓN Profesor: MILTON MALDONADO Alumnos: AGUIRRE MARÍA EDITH BRAVO OSWALDO CARVAJAL J. SARA ANGÉLICA GAMARRA JOSÉ JÁTIVAANALUClA PILA JENNY REYES N. CRISTINA Quito, Ecuador
PRESENTACIÓN El ejercicio práctico que se presenta en esta obra fue desarrollada por un grupo de estudiantes de la PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL ECUADOR. Como es un ejercicio hipotético hay muchos aspectos que se asume se darían en la empresa AGROEXPORT S.A. Hay algunos aspectos formales que se han pasado por alto como la correferenciación o referenciación cruzada; en virtud del escaso tiempo dedicado a la materia de Auditoría II y la poca experiencia profesional de los participantes. También, es posible que se den algunas inconsistencias de una fase a otra debido a la división del trabajo que se dio entre los alumnos; lo cual es comprensible en un ejercicio de laboratorio de amplia cobertura. Los alumnos se esforzaron en tratar de aplicar la evaluación de la estructura del control interno por el sistema COSO. Lo importante es que el lector pueda tener una visión clara y total de cómo se puede llevar una auditoría de gestión que en la vida real implica muchas horas de trabajo y la recopilación de evidencia suficiente, competente y pertinente. Por lo expuesto, estas aclaraciones permitirán al lector apreciar el esfuerzo desplegado por los estudiantes y superar las limitaciones que se presenten en el ejercicio práctico. Cabe señalar que Auditoría de Gestión es una parte del programa del octavo nivel, para estudiantes que no son de la especialidad de Contabilidad y Auditoría. El desarrollo de hallazgos les resultó difícil y los papeles de trabajo se quedan cortos en la evaluación de las 5 Es, especialmente, el componente ética. El informe es sumamente reducido en comparación ,i lo que sucede en la vida real. Por razones de extensión de la obra, no se publican los papeles de trabajo del desarrollo de hallazgos que los alumnos prepararon para cumplir con el programa de fase III. El lector debe inferir que se realizaron entrevistas, encuestas, se levantaron flujogra-nias, se hicieron circularizaciones, análisis de laboratorio, hojas de hallazgos, revisiones de manuales y actas, estudio y análisis de documentos, simulaciones, revisiones, etc.
En la vida real, la mayor documentación que se obtiene de una auditoría precisamente son los papeles de trabajo del examen profundo de áreas críticas. En cuanto al informe, tampoco se publican todos los capítulos que prepararon los alumnos a más de la Información Introductoria. Los capítulos suprimidos en cambio se compensan con la publicación de la evaluación de control interno. Una vez más se recomienda al lector pasar por alto las inconsistencias de una fase a otra. AGROEXPORT S.A. AUDITORÍA DE GESTIÓN PROGRAMA DE FASE I: Familiarización y Revisión de Legislación y Normatividad Objetivo: Actualizar el archivo permanente de la Auditoría Interna y revisar brevemente la documentación última. N° Procedimiento Hecho por Solicite a los gerentes de
Revisado por Observaciones
cada departamento se le 1
envíe
toda
la
normatividad expedida en el presente año. Revise brevemente 2
la
documentación recopilada y subraye los principales temas La documentación recibida
3
envíela permanente
al
archivo de
la
Auditoría Interna Nota al Lector: Si el Auditor Interno fuera nuevo o el trabajo lo haría una Firma de Auditoría Independiente, se contemplaría procedimientos como: a)
Planificar un recorrido de las instalaciones.
b)
Diseñar sendas entrevistas para sostenerlas con los principales directivos.
c)
Solicitar copias de documentos como: estatutos, reglamento orgรกnico funcional,
organigramas,
manuales
(de
contabilidad,
de
funciones),
reglamentos internos o instructivos, contratos de largo plazo, flujogramas.
AGROEXPORT S.A. AUDITORÍA DE GESTIÓN PROGRAMA DE FASE II Evaluación de Estructura de Control Interno (EECI) Objetivo: Evaluar la estructura de control interno para identificar áreas críticas Nº 1
Procedimiento de II Fase Estudie a fondo la obra El informe Coso en la parte relacionada a herramientas de Evaluación (Capitulo 10) De acuerdo a la obra en mención prepare el programa de evaluación aplicando los formularios tipo Determine controles claves, puntos fuertes y debilidades.
2
Prepare un breve informe de fase de las áreas críticas detectadas.
3
4 AGROEXPORT S.A.
Elaborado por Revisado por
Observaciones
Auditoría de Gestión Evaluación de Estructura de Control Interno Departamento de Floricultura MANUAL DE REFERENCIA: Actividad: Recepción de Insumos Puntos donde centrar las acciones / OBJETIVOS - Logística
O, F, C1 O
1. Asegurarse que los in-sumos
RIESGOS Los requerimientos
no
se
Actividades de Control los Especificar en las programaciones de cultivo
comunica a tiempo y no se puede cuáles son los insumos necesarios y
agrícolas se ocupan y se ponen
identificar
cuándo
y
rápidamente a disposición del
necesitan los insumos.
dónde
invernadero.
se cuándo se necesitan. Mantener estrecha comunicación entre los encargados del cultivo y los de recepción de insumos.
Los
reportes
recibidos
sobre
y
los
disponibles
insumos Mantener un proceso de distribución de los no
se insumos para la producción florícola.
procesan con exactitud o de manera oportuna
en
información.
el
sistema
de Supervisar los problemas de producción florícola relacionada con insumos no disponibles (indicador de rendimiento).
Mantener procedimientos para proporcionar la
informaciรณn
necesaria
sobre
los
registros de insumos rรกpidamente. Hacer
un
seguimiento
periรณdico
en
lo
referente a recepciรณn e inventarios de insumos. Mantener
un
informaciรณn
control
periรณdico
proporcionada
y
de la
la do-
cumentaciรณn de respaldo. 2.
Documentar adecuada
y
de
manera O,F
completa
los
Pรฉrdida de informes de recepciรณn Preenumerar y los documentos y hacer un registros de devoluciones.
seguimiento para los que faltan.
insumos recibidos y devueltos. 3. Aceptar solamente los insumos O que
se
hayan
adecuadamente.
solicitado
No
se
da
la
informaciรณn Hacer una verificaciรณn de cantidades entre
correspondiente a los pedidos de los insumos pedidos debidamente y los compra a disposiciรณn del personal recibidos, no aceptar los insumos que no de recepciรณn de insumos.
satisfagan requisitos de calidad. Supervisar casos en los que se haya
aceptado los insumos sin su proceso de petición. 4.
Aceptar solo cumplan
insumos que O con
las
especificaciones de los pedidos
Los pedidos de compra no tengan Mantener la suficiente
claridad
en
especificaciones.
de compra.
actualizadas
las
listas
de
sus especificaciones y publicarlas para la supervisión y control de los insumos adquiridos. Verificar las especificaciones con el personal de compra.
5.
Salvaguardar recibidos.
los
insumos O,F
Los insumos sufren riesgos debido a Mantener la la seguridad física de los insumos mala adecuación de la bodega.
recibidos. Poner énfasis en la función de custodia de los insumos.
Actividad: OPERACIONES Puntos donde centrar las acciones / OBJETIVOS - Gestión y programación
O.F.C
RIESGOS
O
Mala previsión de ventas debido a
Actividades de Control
de operaciones 1. Programar las operaciones con el fin de minimizar el inventario de
insuficiente comunicación
insumos.
con el departamento de marketing.
Garantizar que todo el personal del departamento de floricultura maneje el mismo criterio en cuanto a previsiones de ventas. Comparar la planeación de producción con la de previsión de ventas.
2. Cumplir las leyes y normas de administración en lo referente a
O,C
Falta de conocimiento de las normas yExponer y publicar las normas y políticas de la regulaciones.
empresa en lugares visibles.
seguridad e higiene en el trabajo. Informar a todo el personal sobre las normas y leyes a seguir.
Actividad: EXPEDICIÓN DE PRODUCTOS
Puntos donde centrar las acciones / Actividades OBJETIVOS - Procesamiento de pedidos
0,F,C
1. Realizar el procesamiento de pedidos conO precisión y rapidez.
RIESGOS
de Control
Información de precios y productos no Manejar un proceso fácil y rápido de información disponibles imprecisa o impuntual.
sobre precios y productos a tiempo.
- Envío de productos 2. Asegurar que las flores estén
O
adecuadamente embaladas para reducir los daños al mínimo.
Los materiales de embalaje o el procesoUtilizar procedimientos de embalaje técnicos, según de envío son inadecuados.
manual de operaciones diseñado; teniendo en cuenta lo fácil que se puede marchitar el producto debido al exceso de manipulación.
Actividad: GESTIÓN DE LA EMPRESA
Puntos donde centrar las acciones / OBJETIVOS 0,F,C 1. Diseñar e implantar las estrategias que O
RIESGOS Actividades de Control Información incompleta o equivocada sobre Realizar un plan estratégico que tome en cuenta
permitan alcanzar los objetivos que la
cambios y mejoras dentro de la programación
empresa busca.
que afectan a la empresa.
la visión de la alta dirección. Establecer comunicación de doble vía para permitir la retroalimentación y resolver los problemas rápidamente.
Recursos insuficientes e inadecuados. 2. Garantizar que todo el personal se mantiene informado sobre el
O,C
Falta de un código de ética.
Mantener el adecuado nivel de recursos internos y externos.
comportamiento y conducta requerida en la empresa.
Fomentar un código de conducta.
AGROEXPORT S.A. AUDITORIA DE GESTIÓN EVALUACIÓN DE RIESGOS SECCIÓN: RECURSOS HUMANOS OBJETIVOS
0,F,C
RIESGOS
Puntos donde centrar las acciones
- Actualizar y mejorar el proceso de
O
Disminución de personal.
Capacitar y evaluar adecuadamente al personal.
Falta de disponibilidad del personal.
Informar al personal en general, sobre lo que se
selección de personal del Dpto. de Recursos Humanos.
va a hacer y se quiere lograr. - Presentar a tiempo la información y
O,F
Documentación insuficiente.
documentación necesaria acerca de
Coordinar y organizar de mejor manera el
nomina al Dpto. de Contabilidad para
trabajo entre estos dos departamentos.
pago de sueldos. Mantenerse actualizados en cuanto a las Leyes - Asegurar a los empleados que faltan al
Se aduzca falta de recursos para prestaciones
I.E.S.S.
laborales. (Código de Trabajo).
sociales. Establecer y mantener reglas de cumplimiento
- Mantener el nivel de motivación con sus empleados, en cuanto sea posible, sin excederse de aquellos, ni de los beneficios que la empresa pueda brindarles.
O, F
Abuso por parte de los empleados.
obligatorio.
AGROEXPORT S.A. AUDITORÍA DE GESTIÓN EVALUACIÓN DE RIESGOS SECCIÓN: RECURSOS HUMANOS PUNTOS DE ATENCIÓN
DESCRIPCIÓN/COMENTARIOS
- Existe un proceso de selección eficiente yLa empresa cuando requiere de nuevo actualizado que nos permita encontrar el personal, solicita a través de un anuncio perfil requerido para cada puesto de en el periódico. El Jefe de Recursos trabajo.
Humanos es quien selecciona previo un examen práctico y psicológico, el mismo que se utiliza desde hace diez años.
- Existe rotación de personal permanente.Al momento de selección se contrata Qué posibilidad de ascender brindan a sus personal para una actividad específica, empleados.
este no rota en diferentes áreas de la empresa. Tampoco se los capacita, pero pueden ascender dentro de su área.
- Se paga a los empleados sueldos y salariosLos empleados cobran sueldos y salarios justos, es decir, como consta en el cada quince días, aunque los dos últimos contrato y a tiempo.
meses, se cobraron al mes. Rige la tabla de sueldos básicos aprobados para el sector.
- Existe motivación por parte de la empresaSe reconoce al mejor empleado del mes, con hacia
sus
empleados.
Todos
sus un bono. El reconocimiento se lo hace en
empleados se sienten a gusto trabajando presencia de todos. en la empresa.
La empresa financia los paseos cada año, para sus empleados. Reciben cursos de Relaciones Humanas cada trimestre.
- La jubilación de sus empleados seEl 50% de sus empleados se encuentran encuentra acorde con lo que consta en la asegurados, es decir Aportan al I.E.S.S. ley.
AGROEXPORT S.A. AUDITORÍA DE GESTIÓN EVALUACIÓN DE RIESGOS SECCIÓN: RECURSOS HUMANOS Ejemplo de un papel de trabajo: EVALUACIÓN Y CONCLUSIONES El Dpto. de Recursos Humanos tiene necesariamente que cambiar los procesos de selección, actualizarse para no perder el nivel competitivo, ni retrasarse a la tecnología que se presenta en estos días. Además debe estar consciente de que los empleados son el recurso más importante para la empresa, si no se encuentran debidamente capacitados ni ubicados en sus puestos de trabajo, esto representaría costos muy altos para la empresa y la pérdida de eficiencia en cuanto a los resultados que se esperan. Los sueldos y salarios deben pagarse a tiempo, aún más si la empresa no tiene problemas financieros, ya que esto crea un ambiente negativo entre sus empleados y disminuye su rendimiento. No descuidar la parte legal por parte de la empresa en cuanto a sus empleados, esto es beneficios, obligaciones, etc. Velar porque el personal se actualice en conocimientos y prácticas para el desempeño de sus actividades. Los cursos de capacitación, motivación y actividades sociales son importantes dentro de una empresa, esto ayuda a mantener una relación satisfactoria entre empleados y empleador, desde luego si ésta representa una inversión. Analizar los beneficios y las limitaciones financieras que presenta la empresa para esta clase de actividades.
AGROEXPORT S.A. AUDITORÍA DE GESTIÓN FASE II: EVALUACIÓN
DE
LA
ESTRUCTURA
DE
CONTROL
INTERNO.
DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD DE COSTOS PUNTOS DE ATENCIÓN 1. El departamento de contabilidad de costos tiene una estructura jerárquica técnica correctamente conformada. 2. Se ha conformado un comité de gestión con reuniones semanales y participación integral de sus miembros. 3. La revisión de los datos contables proporcionados por los diferentes departamentos de proceso de la hacienda son confiables y permanentes como: a.
Procesos de preparación de suelo.
b.
Siembra de semillas.
c.
Proceso postsiembra.
d.
Proceso de cosecha.
e.
Proceso de recolección.
f.
Control de calidad.
g.
Despacho.
4. Se realizan inventarios físicos por lo menos una vez al año para conciliar los saldos de la cuenta inventarios. 5. Los costos deben estar identificados tanto los fijos como los variables por unidad producida y por procesos de producción.
DESCRIPCIÓN / COMENTARIOS La hacienda ha contratado un contador general de costos y mantiene un personal adecuado a sus exigencias. No existe un comité de gestión que vele por la adecuada administración financiera y control interno. El personal responsable en cada proceso de manera aislada responde de sus propias actividades, sin existir una revisión adecuada en la transferencia de costos en cada uno de los procesos. Los inventarios están de acuerdo o relación al ciclo de producción de cada producto. En la hacienda se realizan inventarios anuales que no coinciden con los ciclos productivos. En la hacienda no se ha logrado identificar en cada proceso los costos fijos y variables dándoles mayor importancia a los costos variables.
AGROEXPORT S.A. Evaluación de la Estructura de Control Interno Tecnología de Información
Objetivo OFC s objetivos del departamento deO F C
tecnología
AUDITORÍA DE GESTIÓN
de
información
tienen que ir acordes a las
Riesgo Actividad de Contro Las estrategias de TI no esténDesarrollar un plan estratégico de sistem
acordes a los objetivos estraté- ser un apoyo o complemento de las est gicos de la organización.
estrategias de la organización.
copilar, procesar y mantener laO F C
donde se definan presupuestos plazos de las estrategias.
Que exista un adecuado canal de inf personas involucradas.
Exista un comité de sistemas de informaci
El desarrollo y mantenimiento de losCrear una metodología de desarrollo d
información de una manera
sistemas no se encuentren acordes incluya por lo menos:
completa y exacta, además que
a los requerimientos funcionales- Solicitud de desarrollo o modificación.
la información se distribuya a
de los usuarios.
las personas adecuadas.
- Análisis de factibilidad. - Esquema general del sistema.
- Especificaciones funcionales del sistema
- Pruebas de las modificaciones realizadas - Aceptación por parte del usuario.
- Utilizar herramientas de administració
garantizar el cumplimiento de las activi
Objetivo
OFC OFC
Riesgo Las operaciones de tecnología
Activ Preparar un cronogra
utilizan programas, archivos y
todas las desv
procedimientos no autorizados.
Definir procedimient
- Pro
- Pro
- Carga
Definir procedimien
parte de los dueños d
se utilicen los p
Definir procedimien
aprobar las acciones
- Carga de soft
- Daño
- Reinic
- Procedimie
Los archivos de datos están sujetos a accesos no autorizados.
Definir políticas y pr
que incluy
- Clasificar la inform
- Los tipos y clases d
Necesid Responsabilidades
la seguridad, dueños
Objetivo
OFC
Riesgo
A
Programas sujetos a cambios no autorizados.
Evaluar los riesg
Desarrollar un sist
rantizar la segu
Definir procedimien
base con el fin d
y ac
Mantener una ade máquinas y a Disponibilidad de los recursos
OFC
de información.
No contar con un plan de continuidad del negocio.
Definir las posib
conseg
Desarrollar y ma Procedimientos de respaldo
Realizar un aná
deficientes y procedimientos
Establecer me
de recuperación inadecuados.
Definir procedim
característica Pérdida de información.
Revisar regularme
AGROEXPORT S.A. AUDITORIA DE GESTIÓN EVALUACIÓN GLOBAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Componentes del control interno Entorno de Control
Conclusiones preliminares/ Acciones Necesarias
¿Comunica de forma adecuada el Gerente
La empresa AGROEXPORT S.A. al realizar la El Geren
General a los distintos departamentos los
actividad de dirección no ha demostrado su
la a
valores ético-morales que vayan con la
compromiso con la ética que debe regir para la
norm
integridad de la institución?
institución.
los e
La distribución de responsabilidades ¿estar En el aérea de Recursos Humanos un grave problema
de
dadas de manera eficiente y oportuna? ¿El
es la capacitación oportuna y adecuada de sus
e
estilo de dirección es adecuado cuando
empleados.
me
planifica y organiza actividades?
El entorno de control de AGROEXPORT S.A. no favorece un control interno en cierta manera efectivo, porque siempre busca mejorar sus posibilidades de lograr los objetivos propuestos a corto plazo.
Evaluación de Riesgos ¿Están establecidos y adecuadamente coordinados los objetivos de la empresa
Los objetivos y estrategias de la empresa AGROEXPORT S.A. no están contemplados en
AGROEXPORT S.A. y los objetivos de cadí el Plan Estratégico. Estos deberían proporcionar la una de las actividades de la misma?
Si d
emp
rent
orientación eficaz y eficiente de lo que la empresa Dire quiere lograr y cómo debe hacerlo tanto en el
Ha
corto como en el largo plazo.
má
Componentes del control interno
Conclusiones preliminares/ Acciones Necesarias
Consideraciones
Entorno de Control
Existen actividades de control que aseguren el Se han diseñado e implementado actividades de Las actividades de recepció omponentes delde control interno Acciones Necesarias Consideraciones Adiciona cumplimiento las políticas establecidas y Conclusiones control preliminares/ para cubrir riesgos importantes mediante registros que pr
la realización de acciones que traten los relacionados con los objetivos de los Departaeficiente como la cantida ntorno de Control riesgos correspondientes? mentos de Pioncóla, Pecuaria, Comercio Exterior, pedido, fecha de e Están evaluados los riesgos que Humanos, pueda funcionar debe en Continuamente laresponsabilidad, precio, se bus Existenidentificados actividades deycontrol apropiadas paraPara Recursos entre otros, y lasexistir actividades f
internos que de influyen en el de organización unade operaciones, comunicación eficaz procesos de produc cada unaydeexternos las actividades la entidad? las unidades como productos, éxito o en e! fracaso del logro de los referencia, mediante la retroalimentación los diferentes insumos, expedición dea gestión de la disminuir costos y aho objetivos?
departamentos,empresa, que etc. permita que los problemas que se presenten sean resueltos
Se modifican las políticas y procedimientosPara lo más prontoun posible. garantizar adecuado abastecimiento de cuando es necesario? Los recursos internos como que materia primatanto AGROEXPORT S.A. externos ha realizado se utilicen serán asignados adecuadamente. el debido control de los registros de sus Seproveedores deben desarrollar objetivos a nivel de cada tanto en el Departamento Pioncóla actividad que separa realice paracon apoyar de esta como Pecuario, así contar la materia manera de laen misión la empresa. prima enelellogro momento que sede necesite, que Se realizarán controles parasobre identificar cumpla con lasmayores normas de calidad, pero todo y reaccionar frente a una situación que no nos queden mal. dada. Se darán reconocimientos a sus empleados por el desempeño eficaz y eficiente de sus operaciones a fin de mantenerlos motivados, es obligación del Departamento de Recursos Humanos realizar seguimientos respectivos de sus empleados mediante capacitaciones constantes.
AGROEXPORT S.A. AUDITORIA DE GESTIÓN PROGRAMA DE FASE III: DESARROLLLO DE HALLAZGOS