GUÍA PARA TRAMITAR LA CERTIFICACIÓN DE SOFTWARE CON ALTO CONTENIDO DE INVESTIGACIÓN CIENTÍFICA Y TECNOLÓGICA NACIONAL PARA RENTA EXENTA
I.CONCEPTUALIZACIÓN DEL TRÁMITE Qué es un Software: Según la definición dada por por el estándar IEEE 729 -1983 ((Institute of Electrical and Electronics Engineers), un producto de software es la suma total de los programas de cómputo, procedimientos, reglas, documentación técnica y datos asociados que forman parte de las operaciones de un sistema de cómputo, cuyo propósito es el de apoyar el procesamiento de información. Quién puede aplicar: todas las personas contribuyentes de renta que elaboren en Colombia nuevos productos de software que a su vez estén registradas ante la autoridad competente, siempre y cuando tengan un alto contenido de investigación científica y tecnológica nacional certificado por Colciencias (Ley 788 de 2002 Art. 18 numeral 8). Cuándo se considera nuevo un software: Se considera nuevo software el producido o creado después de la entrada en vigencia de la Ley 788 de 2002 (después del 30 de diciembre de 2002) Hasta cuándo está vigente el trámite: El beneficio tributario contemplado en la Ley 788 de 2002 estará vigente hasta el 31 de diciembre de 2017 según lo establecido en el artículo 161 de la Ley 1607 del 26 de diciembre de 2012 que modificó el estatuto tributario. (Si el software fue calificado por Colciencias antes del 2013, la certificación estará vigente hasta el 2017) En cabeza de quién estará el beneficio: El beneficio está en cabeza del productor del software que haya presentado solicitud y obtenido la resolución de COLCIENCIAS mediante la cual se certifica el alto contenido científico o tecnológico del Software. No podrán ser titulares del beneficio terceros que comercialicen el producto certificado o que presten servicios asociados al mismo. En qué consiste el beneficio? : El beneficio consiste en eximir el pago del impuesto de renta en un 100% sobre los ingresos que se reciban por comercializar el software calificado. Según lo establecido en el Decreto Reglamentario 2755 de 2003, las rentas originadas por la producción de software elaborado en Colombia, son aquellas que se deriven de su explotación. La norma indica como ejemplos de explotación: la enajenación, comercialización o licenciamiento del software certificado.
Para información adicional diríjase a la Secretaria General de COLCIENCIAS, o Al centro de contacto al Teléfono 6258480, ext. 2216 o al e-mail: contacto@colciencias.gov.co Actualizado en Mayo 2013
Cómo puedo aplicar: inscribiendo en COLCIENCIAS el proyecto que demuestra el alto contenido de investigación científica y tecnológica nacional según los criterios de condiciones establecidas por consejo Nacional de Beneficios Tributarios – CNBT – en su acuerdo 1 de 2011, a través del formulario digital y anexando los documentos necesarios descritos en esta guía.
Persona Natural o Jurídica Inscribe el proyecto en COLCIENCIAS. Desarrolla y luego registra en Derechos Autor, un nuevo software
Para ello se debe descargar, diligenciar y enviar el formulario digital, según el instructivo publicado en www.colciencias.gov.co, en el enlace de beneficios tributarios.
En COLCIENCIAS verifica, evalúa y registra el proyecto según los parámetros y condiciones del CNBT. Acuerdo 1 de 2011. Se expide y notifica el acto administrativo al representante legal. La persona natural o jurídica comercializa el software certificado mediante resolución de COLCIENCIAS indicando en la factura los datos de la resolución que estará vigente hasta el 31 de dic de 2017
Para información adicional diríjase a la Secretaria General de COLCIENCIAS, o Al centro de contacto al Teléfono 6258480, ext. 2216 o al e-mail: contacto@colciencias.gov.co Actualizado en Mayo 2013
REQUISITOS NECESARIOS PARA EL TRÁMITE 1.
Revisar el documento Acuerdo 1 de 2011 del Consejo Nacional de Beneficios Tributarios en Ciencia, Tecnología e innovación - CNBT – Acuerdo por medio del cual “se adoptan las tipologías de proyectos de carácter científico, tecnológico e innovación mediante las que se clasifican los proyectos calificados por el CNBT” con el fin de definir a cual tipología se aplicará al registrar el proyecto.
2.
Los desarrolladores o investigadores y asesores del proyecto, deben haber diligenciado o actualizado su hoja de vida en la aplicación electrónica CvLAC. (Se considerarán aquellos casos en los cuales no existe un grupo formal de investigación sino que puede ser un equipo desarrollador con jóvenes que aún no cuentan con maestría y/o doctorado) En el CvLAC debe estar diligenciada, por lo menos: la información básica, la formación académica y la experiencia laboral
3.
Enviar La solicitud, mediante la Inscripción del proyecto en el Sistema Integrado de Gestión de Proyectos de Colciencias – SIGP- a través del formulario digital para estímulos tributarios disponible en el portal de COLCIENCIAS www.colciencias.gov.co
Descargue e instale el “Programa de instalación para solicitar estímulos tributarios”. Para su instalación podrá apoyarse en la guía publicada en la misma
Una vez instalado el formulario, inicie su diligenciamiento en forma organizada según lo indica la numeración del formulario. Recuerde que la información que registra en el formulario digital, es la única vía de Para información adicional diríjase a la Secretaria General de COLCIENCIAS, o Al centro de contacto al Teléfono 6258480, ext. 2216 o al e-mail: contacto@colciencias.gov.co Actualizado en Mayo 2013
comunicación que el investigador tiene con las instancias encargadas de la evaluación y la decisión. Los principios de equidad e imparcialidad hacen que la evaluación dependa de la calidad técnica, pertinencia y solidez del proyecto que se presenta.
El menú se habilitará una vez digite el titulo que identifica el proyecto a Registrar.
En el modulo Proyecto – Generalidades, seleccione el Programa Electrónica, Telecomunicaciones e Informática, en trámite Certificación de software y el tipo de proyecto según las tipologías del acuerdo 1 de 2011. En caso de ser aprobado, la resolución de calificación del software únicamente es válida para el título aquí registrado. Recuerde que el formulario digital se parametriza y solícita la información según el programa y el trámite en el cual se registrará el proyecto. Esta información no podrá cambiarse después de diligenciado el formulario.
Si es un proyecto financiado por COLCIENCIAS registre el código asignado por COLCIENCIAS al proyecto financiado, de lo contrario omita este campo.
Seleccione y justifique el tipo de proyecto en el cual registra su solicitud. Para una adecuada selección del tipo de proyecto, podrá apoyarse en la información del
Acuerdo 1 del 2011 del CNBT
En el módulo descripciones del proyecto cuyos resultados están incorporados en el software, diligencie todas las descripciones que corresponden al tipo de proyecto seleccionado según las características y tipologías del acuerdo 1 de 2011 del CNBT. (Describa claramente, la forma en que fue desarrollado el software a certificar, información que será base para la evaluación). Para información adicional diríjase a la Secretaria General de COLCIENCIAS, o Al centro de contacto al Teléfono 6258480, ext. 2216 o al e-mail: contacto@colciencias.gov.co Actualizado en Mayo 2013
Si es un proyecto financiado por
Revise en forma previa la información que se suministra en cada ítem.
En el ítem de metodología registre las diferentes etapas del desarrollo de software. (ver nota)
En las descripciones solo podrá incluirse texto, el sistema no permite incluir gráficas, tablas o fotos, en caso de requerirlo siga los siguientes pasos:
Referencie cada tabla, foto o gráfico como un anexo junto al texto donde se requiera así: (ver tabla 1) o (ver grafica 1)).
En documento anexo denominado “anexo técnico” reúna solo las graficas, tablas o fotos mencionadas en el texto de las descripciones y remita el archivo en formato .pdf
Nota: Es necesario que describa en la metodologías de forma clara todas las etapas necesarias para el desarrollo del software a calificar tales como: Etapa de análisis podrá referirse a la especificación de Requisitos de Software (ERS) según lo definido en el estándar 830 de la IEEE Etapa de diseño describa los módulos, algoritmos, estructuras de datos, interfaz de usuarios que hacen parte del software desarrollado. Podrá referirse a estándar tales como UML. Etapa de implementación: describir en forma clara el contenido general del código fuente del software desarrollado. Etapa de validación: describa las diferentes pruebas realizadas para validar el software, preferiblemente anexe cartas de satisfacción de los clientes. En las descripciones solo podrá incluirse texto, el sistema no permite incluir gráficas, tablas o fotos, en caso de requerirlo siga los siguientes pasos: Referencie cada tabla, foto o gráfico como un anexo junto al texto donde se requiera así: (ver tabla 1) o (ver grafica 1)). En documento anexo denominado “anexo técnico” reúna solo las graficas, tablas o fotos mencionadas en el texto de las descripciones y remita el archivo en formato .pdf En el presupuesto registre de forma general el valor de la inversión realizada para el desarrollo del proyecto que da origen al Software y que será objeto de beneficio tributario.
4.
Anexos que deberá remitir en formato. pdf desde el formulario digital. Solo podrá remitir un (1) archivo anexo desde el formulario electrónico, por lo anterior cada uno de los documentos en formato .pdf (graficas, cartas, representación legal y demás anexos) debidamente identificados, guárdelo en una sola carpeta y remítala como archivo .zip (archivo comprimido). Para información adicional diríjase a la Secretaria General de COLCIENCIAS, o Al centro de contacto al Teléfono 6258480, ext. 2216 o al e-mail: contacto@colciencias.gov.co Actualizado en Mayo 2013
Documentos a anexar: a) Carta institucional firmada por el representante legal, ó quien haga sus veces, solicitándole a Colciencias la certificación del software como de alto contenido de investigación científica y/o tecnológica nacional. b) Acreditar la existencia y representación legal de todas las entidades que participan en el proyecto, el certificado debe estar actualizado con no más de 90 días. (Dicho certificado será verificado en el respectivo sistema) c) Copia legible del certificado de registro de soporte lógico expedido por la Oficina de Registro de la Dirección Nacional de Derechos de Autor del Ministerio del Interior y de Justicia. d) Certificación expedida por el Representante Legal y el Revisor Fiscal o Contador Público, según el caso, de la empresa interesada, en la cual se declare que el software fue elaborado en Colombia y la fecha de creación (indicar mes y año). e) Los ejecutables y manuales (instalación, configuración y uso del sistema) los podrá remitir en medio físico (ver numeral 5 de esta guía) o en la carpeta comprimida junto con los demás anexos. (A cambio de los ejecutables podrá remitir un demo del software y parte del código fuente, o una clave y usuario de acceso a la plataforma web donde se encuentra instalado el software) f) Anexe copia de la primera página de la producción científica derivada del desarrollo del software en caso de que exista. g) Información adicional que considere necesaria para acreditar un alto contenido de investigación científica y/o tecnológica nacional en la producción del software correspondiente. Cualquier documentación o información adicional que el solicitante considere relevante o importante para ser tenida en cuenta en la evaluación, puede ser anexada en formato .pdf Nota: Envíe los anexos inmediatamente después de registrar el proyecto en el Servidor de Colciencias.
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Para activar la opción de envío: 1. Validar sin errores el formulario una vez se ha registrado la totalidad de la información requerida. 2. Asignar una contraseña de fácil recordación con la que podrá consultar su solicitud. 3. Pulsar el botón “Enviar”
Una vez se envía el formulario, se activa el campo donde deberá adjuntar la carpeta comprimida que contiene todos los1. anexos en formato .pdf Una vez el proyecto de investigación sea enviado al Sistema de Información y Gestión de Proyectos de COLCIENCIAS – SIGP- , el servidor emitirá una respuesta automática, cuyo número garantizará el recibo del formulario en el sistema, y le permitirá al usuario hacer seguimiento del proceso de registro.
Verifique que el primer mensaje, dice “RADICACIÓN”. Al enviar los anexos aparecerá un nuevo mensaje informado la recepción de los anexos.
La respuesta automática, garantizará el recibo del formulario en el sistema, el número de confirmación o xml y la contraseña le permitirá hacer seguimiento de la solicitud en http://201.234.78.164:7777/portal / Podrá hacer seguimiento de la solicitud en http://201.234.78.164:7777/portal/ usando el número de confirmación y la contraseña de envío del formulario.
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5. Remitir en medio físico Para el envío del soporte lógico y los manuales (instalación, configuración y uso del sistema) en caso de NO ser remitidos desde el formulario electrónico como archivo anexo. Nombre del software sobre el que se hace la solicitud ______________________________ (Registre el mismo nombre en el campo “título del proyecto” que encuentra en el formulario electrónico para el trámite de la solicitud de certificación de Software)
Persona Natural o Jurídica__________________________ C.C. ó NIT ____________________ Representante legal__________________________________C.C. ____________de _________ Dirección____________________________________Tel.________________Fax____________ E-mail: _______________________________________________________________________ Nombre y teléfono de la persona de contacto o responsable del tramite__________________ Teléfono:_____________________________________________________________________ El soporte lógico: medio físico que contenga los ejecutables junto con sus manuales e instructivos que pueden estar contenidos en el mismo CD. Remitir por correo a la carrera 7B No. 132-28 Bogotá, Oficina Registro de Proyectos de Colciencias. Anexe copia de la confirmación de envío del formulario electrónico.
Sin el lleno de estos requisitos básicos NO se aceptará ninguna Solicitud de trámite
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