Apostila do curso de arquivo[1]

1 SUMÁRIO

1 ORIGEM .................................................................................................................. 2 1.1 CONCEITO ........................................................................................................... 2 1.2 FINALIDADE ......................................................................................................... 3 1.3 FUNÇÃO .............................................................................................................. 4 1.4 CLASSIFICAÇÃO ................................................................................................. 4 1.5 TIPOS DE ARQUIVAMENTO ............................................................................... 5 1.6 CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS ............................................................. 6 2 ORGANIZAÇÃO E ADMINISTRAÇÃO DE ARQUIVO .......................................... 10 2.1 LEVANTAMENTO DE DADOS ........................................................................... 10 2.2 ANÁLISE DOS DADOS COLETADOS............................................................... 10 2.3 PLANEJAMENTO ............................................................................................... 11 3 GESTÃO DOCUMENTAL ...................................................................................... 12 3.1 ARQUIVAMENTO ............................................................................................... 15 3.2 MÉTODOS DE ARQUIVAMENTOS ................................................................... 15 4 PRESERVAÇÃO, CONSERVAÇÃO E RESTAURAÇÃO DE DOCUMENTOS ..... 23 4.1 AGENTES EXTERIORES QUE DANIFIACAM OS DOCUMENTOS .................. 23 4.2 HIGIENIZAÇÃO DO ACERVO DOCUMENTAL ................................................. 26 5 TABELA DE TEMPORALIDADE ........................................................................... 28 REFERÊNCIAS ......................................................................................................... 31 ANEXOS ................................................................................................................... 32

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NOÇÕES SOBRE ARQUIVO

1 ORIGEM

A origem histórica dos arquivos remonta ao início da escrita, nas civilizações do Médio Oriente, há cerca de 6 mil anos atrás. Os primeiros arquivos surgiram de forma espontânea nos palácios e nos templos. Alguns dos principais arquivos da Antiguidade são: Palácio de Ebla na Síria, Arquivo do Templo de Medinet no Egipto no Séc. XII a.c.. Os Hititas foram os primeiros povos a a construir um edifício especial para arquivos, no Séc. XIV A.C Os Gregos mais tarde criaram os seus Arquivos por volta do ano 400 a.c. , e no ano 350 a.c. os documentos oficiais passam a concentra-se no Metroon no Templo de Cibele. Em Roma, a administração do Império levou a grandes progressos no domínio dos Arquivos.

Em 509 a.c. é criado o primeiro Arquivo em Roma, chamado " Tabularium", que está relacionado com a natureza do suporte "tabulare". Definiram um estatuto para o Arquivista (tabularius) com atribuições no âmbito da conservação, reprodução e validação dos documentos. Estabeleceram-se também condições de acesso e escalonamento da carreira.

Alguns autores afirmam que a palavra arquivo surgiu na antiga Grécia, com a denominação arché, atribuída ao palácio dos magistrados. Evoluindo para archeion, local de guarda e depósitos de documentos, Galvão, (1909) considera que a palavra arquivo é procedente de archivum, palavra de origem latina, que no sentido antigo identifica o lugar de guarda de documentos e outros títulos.

1.1 CONCEITO

Segundo Paes (2006) as definições antigas acentuavam o aspecto legal dos arquivos, como depósitos de documentos e papéis de qualquer espécie, tendo sempre relação com os direitos das instituições ou indivíduos. Nesta perspectiva, os documentos serviam apenas para estabelecer ou reivindicar direitos, pois estes quando não atendiam mais a esta exigência era transferido para museus e

3 bibliotecas, surgindo assim à idéia da formação dos arquivos administrativos e dos arquivos históricos.

De acordo com o artigo 2º da Lei n. 8.159 de 8 de janeiro de 1991 arquivo é definido como conjunto de documentos, produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividade específica, bem como, por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza do documento.

Na visão de Souza (apud PAES, 2006, p. 19) arquivo é definido como: “conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo, organização ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros”.

Baseados nos conceitos citados acima podemos deduzir três características básicas que distinguem os arquivos, a saber:  Exclusividade de criação e recepção por uma repartição, firma ou instituição;  Origem no curso de suas atividades;  Caráter orgânico que liga o documento aos outros do mesmo conjunto.

Ainda de acordo com Paes (2006) o termo arquivo pode também ser usado para designar:  Conjunto de documentos;  Móvel para guarda de documentos;  Local onde o acervo documental será conservado;  Órgão governamental ou institucional cujo objetivo seja o de guardar e conservar a documentação;  Títulos de periódicos geralmente no plural, devido a influência inglesa e francesa.

1.2 FINALIDADE

Servir a administração; Servir de base para o conhecimento da história da entidade que os gerou.

4 1.3 FUNÇÃO

Possibilitar o acesso às informações que estão sob sua responsabilidade de guarda, de maneira rápida e precisa. (PAES, 2006).

1.4 CLASSIFICAÇÃO

De acordo com Paes (2006) os arquivos podem ser classificados de acordo com: As entidades mantenedoras podem ser:  Público; são aqueles produzidos por instituições públicas nas esferas federal, estadual e municipal, no desempenho de suas atribuições administrativas, legislativas e/ou judiciárias.  Privados consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, em decorrência de suas atividades. (lei nº. 8.159/91, art. 11). Ex: arquivos comerciais, institucionais, pessoais.

Os estágios de sua evolução: Para que os arquivos possam desempenhar sua função faz-se necessário adotar uma metodologia que atenda as necessidades da instituição a que serve, como também a cada estágio de evolução porque passam os arquivos.

As três idades dos arquivos são denominadas de: Arquivo de primeira idade ou corrente são constituídos de documentos em curso ou consultados freqüentemente, conservados nos escritórios ou nas repartições que os receberam e os produziram em suas dependências próximas de fácil acesso.

Arquivos de segunda idade ou intermediário constituído de documentos que deixaram de ser freqüentemente consultados, mas cujos órgãos que os receberam e os produziram podem ainda solicitá-los, para tratar de assuntos idênticos ou retomar um problema novamente focalizado. Não há necessidade de serem conservados próximos aos escritórios. A permanência dos documentos nesses arquivos é transitória. São também chamados de limbo ou purgatório.

5 Arquivo de terceira idade ou permanente são constituído de documentos que perderam todo valor de natureza administrativa, que se conserva em razão de seu valor histórico ou documental e que constituem o meio de conhecer o assado e a sua evolução. Esses são denominados os arquivos propriamente ditos.

A cada uma dessas fases corresponde uma forma diferente de conserva e tratar os documentos, e conseqüentemente uma organização adequada.

Extensão de sua atuação com relação a sua abrangência de atuação os arquivos classificam-se em: Setoriais são aqueles estabelecidos junto aos órgãos operacionais, cumprindo funções de arquivos correntes; Gerais ou Centrais são os que destinam a receber os documentos correntes provenientes dos diversos órgãos que integram a estrutura de uma instituição, centralizando, portanto, as atividades dos arquivos correntes.

No que diz respeito a Natureza dos documentos os arquivos são classificados em: Especial aquele que tem sob a sua guarda documentos de forma física diversa como: fotografias, discos, fitas, clichês, microformas, slides, disquetes, CDRom que merecem tratamento especiais não apenas no que se refere ao seu armazenamento,

como

também

no

registro,

acondicionamento,

controle

e

conservação.

Especializado é o que tem sob sua custódia os documentos resultantes da experiência humana num campo específico, independentemente de sua forma física.

Esses arquivos são também denominados impropriamente de arquivos técnicos.

1.5 TIPOS DE ARQUIVAMENTO

Horizontal os documentos ou fichas são colocados uns sobre os outros e arquivados em caixas, estantes ou escaninhos. O arquivamento horizontal é amplamente utilizado para plantas, mapas e desenho, bem como nos arquivos permanentes. Seu uso é desaconselhável para arquivos correntes, uma vez que para se consultar qualquer documento é necessário retirar os que se encontra sobre ele, o que dificulta a localização da informação.

6 Vertical os documentos ou fichas são dispostos uns atrás do outro, permitindo sua rápida consulta sem necessidade de manipular ou remover outros documentos ou fichas,

1.6 CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS

Os documentos podem ser classificados de acordo com suas características, forma e conteúdo em gênero e a natureza do assunto.

Quanto ao gênero os documentos classificam-se em:  Escrito ou textuais;

7  Cartográficos;

 Iconográficos;

 Filmográficos;

8  Sonoros;

 Micrográficos;

 Informáticos

9 Quanto a natureza do assunto os documentos podem ser:  Ostensivo é dado aos documentos cuja divulgação não prejudica a administração;  Sigilosa os documentos devem ser de conhecimento restrito e requer medidas especiais de salvaguarda para a sua custódia e divulgação

10 2 ORGANIZAÇÃO E ADMINISTRAÇÃO DE ARQUIVO

De acordo com Paes (2006) o arquivo como qualquer outro setor de uma instituição para serem organizados passam por várias fases de trabalho, a saber:

2.1 LEVANTAMENTO DE DADOS  Deve ter início pelo exame dos estatutos, regimentos, regulamentos, normas, organogramas e demais documentos constitutivos da instituição mantenedora do arquivo;  Analisar o gênero do documento;  Espécies do documento (carta, fatura, entre outros);  Métodos de arquivamento adotados;  Existência de registro e protocolo;  Média de arquivamentos diários;  Controle de empréstimos de documentos;  Processos adotados para conservação e reprodução dos documentos;  Existência de normas de arquivo ou manuais;  Códigos de classificação utilizados;  Dados e referências sobre o pessoal encarregado do arquivo;  Equipamentos;  Localização Física;  Meios de comunicação disponíveis

2.2 ANÁLISE DOS DADOS COLETADOS

Após a coleta dos dados deve-se analisar a real situação do arquivo e fazer seu diagnóstico apontando os pontos de atritos, de falhas ou lacunas existentes para então formular e propor alterações a ser implantada para que o arquivo funcione de forma eficiente.

11 2.3 PLANEJAMENTO

Para que um arquivo em todos os estágios de sua evolução possa atingir os seus objetivos torna-se indispensável a formulação de um plano arquivistico que tenha em conta tanto as disposições legais quanto as necessidades da instituição a que pretende servir.

Para a elaboração desse plano deve ser considerado os seguintes elementos:  Posição do arquivo na estrutura da instituição;  Centralização ou descentralização e coordenação dos serviços do arquivo;  Escolha de métodos de arquivamento;  Recursos humanos;  Escolha das instalações e equipamentos;  Constituição de arquivos intermediários e permanentes;  Implantação e arquivamento, manuais de arquivos;

12 3 GESTÃO DOCUMENTAL

O conceito de arquivo sempre acompanhou as modificações do mundo ao seu redor, Na antiguidade, os documentos serviam para estabelecer direitos. No século XIX para testemunhar a história e os fatos da época. A partir da segunda guerra mundial, em decorrência do progresso científico e tecnológico, a produção de documentos cresceu de tal maneira que pois em questão a capacidade de controle, de organização e de tratamento dessa massa documental destas instituições, surgindo assim um novo papel para a gestão de documentos.

De acordo com a Lei Federal nº 8.159 de 08/01/1991 Gestão de Documentos é considerada como o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

Produção é um trabalho de parceria, onde os que atuam nas diferentes fases do ciclo vital dos documentos, podem e devem oferecer subsídios, para garantir a eficiência das informações a serem prestadas pelos arquivos. Para atender a esse propósito seria ideal planejar a emissão com vistas à adequação do formato, do suporte, da freqüência de consulta, do prazo de validade, do uso de tecnologia.

O que implica atingir:  Criação de documentos realmente necessários a instituição promovendo assim, o fim às cópias e vias desnecessárias;  Padronizar as espécies documentais, sobretudo aos privativos dos atos administrativos (decretos, portarias, resoluções, ordens e serviços);  Viabilizar a criação e/ou extinção de modelos e formulários, maximizando de maneira

satisfatória

os

recursos

reprográficos/informáticos

fornecidos

pela

instituição.

Utilização essa fase inclui as atividades de protocolo, de expedição, de organização e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, bem como a elaboração de normas de acesso à documentação (empréstimo, consulta) e à recuperação de informações indispensáveis ao desenvolvimento de funções administrativas na instituição.

13 Avaliação e destinação de documentos a mais completa das três fases desenvolve-se mediante a análise e avaliação dos documentos acumulados com vistas a estabelecer seus prazos de guarda, determinando quais serão objetos de arquivamento permanentes e quais deverão ser eliminados por terem perdido seu valor de prova e de informação para a instituição.

Arquivos correntes são constituídos de documentos em curso ou freqüentemente consultados como ponto de partida ou prosseguimento de planos, para fins de controle, para tomada de decisão da administração. No cumprimento de suas funções os arquivos correntes respondem pelas atividades de recebimento, registro, distribuição, movimentação e expedição de documentos, Atividades dos arquivos correntes  Protocolo (recebimento e classificação, registro e movimentação);  Expedição;  Arquivamento o arquivo propriamente dito;  Empréstimo e consulta;  Destinação.

Protocolo unidade orgânica responsável pelo recebimento e entrada do documento na instituição. O destaque que cabe a este setor é informar com maior rapidez e precisão a localização física do documento na instituição, razão pela qual as atividades de protocolo possam estar vinculadas as do arquivo corrente.

Recebimento e classificação  Receber a correspondência (malotes, balcão, ECT);  Separar a correspondência oficial da particular;  Distribuir a correspondência particular;  Separar a correspondência oficial de caráter ostensivo das de caráter sigiloso;  Encaminhar a correspondência sigilosa aos respectivos destinatários;  Abrir a correspondência ostensiva;  Tomar conhecimento da correspondência pela leitura, verificando a existência de antecedentes;  Requisitar aos arquivos os antecedentes. Se os antecedentes não estiverem no Arquivo, o setor de Registro e Movimentação informará onde se encontram e solicitará para ser feita a juntada;

14  Interpretar e classificar a correspondência, com base no código de assuntos adotados, se for o caso;  Apor carimbo de protocolo numerador (datador, sempre que possível, no canto superior do documento);  Anotar abaixo do número e da data a primeira distribuição e o código de assunto se for o caso;  Elaborar o resumo do assunto a ser lançado na ficha do protocolo;  Encaminhar os papéis ao Setor de Registro e Movimentação.

Registro e Movimentação  Preparar a ficha de protocolo, em duas vias, anotando número de protocolo, data de entrada, procedência, espécie, número e data do documento, código, resumo do assunto, primeira distribuição;  Anexar a segunda via da ficha ao documento, encaminhando-o ao seu destino, juntamente com os antecedentes, após o registro e as anotações pertinentes nas respectivas fichas, se for o caso;  Inscrever os dados constantes da ficha de protocolo nas fichas d eprocedência e assunto, rearquivando-se em seguida;  Arquivar as fichas de protocolo, em ordem numérica;  Receber dos vários setores os documentos a serem redistribuídos, anotar nas respectivas fichas (numéricas) o novo destino;  Encaminhar os documentos aos respectivos destinos de acordo com o despacho de autoridade competente.

Expedição  Receber a correspondência (original, envelope, e cópias em quantidade a serem determinadas);  Verificar se não falta folhas ou anexos;  Numerar e completar a data, no original e nas copas;  Separar o original das cópias;  Expedir o original, com os anexos se for o caso, pela ECT, malotes ou em mãos;  Encaminhar as cópias, acompanhadas dos antecedentes que lhes deram origem, ao setor de arquivamento, isto é, ao Arquivo propriamente dito.

15 3.1 ARQUIVAMENTO

Trata-se de uma tarefa arquivística de maior importância, pois sabemos que a função primordial dos arquivos é disponibilizar as informações contidas nos documentos para a tomada de decisão e comprovação dos direitos e obrigações, o que só se efetivará se os documentos estiverem corretamente classificados e devidamente guardados.

3.2 MÉTODOS DE ARQUIVAMENTOS

São determinados pela natureza dos documentos a serem arquivados e pela estrutura da entidade. Com relação ao método de arquivamento utilizado pela instituição deve-se considerar o tamanho, a estrutura organizacional, objetivos da empresa ou órgão público, as pessoas envolvidas, serviços prestados, as informações comunentes solicitadas e os tipos de documentos que devem ser arquivados. Os métodos de arquivamentos são divididos em duas classes: Alfabético Geográfico Simples

Numéricos

Cronológico

Dígito-Terminal Básicos Alfabéticos Enciclopédico Ideográficos Dicionário

Duplex Numéricos

Decimal Unitermo ou Indexação coordenada

16 Variadex Automático Padronizados

Soundex Minemônico Rôneo

Esses métodos pertencem a dois grandes sistemas: direto e indireto.

Sistema Direto é aquele em que a busca do documento é feita diretamente no local onde se acha guardado.

Sistema Indireto é aquele em que, para se localizar o documento, é preciso antes consultar um índice ou um código.

Método Alfabético mais simples e mais utilizado, pois a pesquisa é feita diretamente, não sendo necessário recorrer a um índice auxiliar para localizar qualquer documento.

Vantagem Rápido, direto, fácil e barato.

Desvantagem os erros de arquivamento tendem a predominar no arquivamento alfabético, quando o volume de documentos é muito grande, devido ao cansaço visual e a variedade de grafias dos nomes.

Regras de Alfabetação o arquivamento de nomes obedece a 13 regras, a saber: Regra 1 – Nos nomes de pessoas

físicas, considera-se o último sobrenome e

depois o prenome.

Exemplo: João Barbosa Pedro Álvares Cabral Arquivam-se: Barbosa, João Cabral, Pedro Álvares Observação: Quando houver sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabética do prenome.

Regra 2 – Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hífen não se separam Exemplo: Camilo Castelo Branco Heitor Villa-Lobos Arquivam-se: Castelo Branco, Camilo.

17 Villa-Lobos, Heitor Regra 3 – Os sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou São seguem as regras dos sobrenomes compostos.

Exemplo: Waldemar Santa Rita Carlos São Paulo Arquivam-se: Santa Rita, Waldemar São Paulo, Carlos Regra 4 – As iniciadas abreviativas de prenome têm precedência na classificação de sobrenomes iguais Exemplo: J. Vieira Jonas Vieira Arquivam-se: Vieira, J. Vieira, Jonas Regra 5 – Os artigos e preposições, tais como a, o, de, d’, da, do, e, um, uma, não são considerados Exemplo: Pedro de Almeida Ricardo d’Andrade Arquivam-se: Almeida, Pedro de Andrade, Ricardo d’ Regra 6 – Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho, Júnior, Neto, Sobrinho são considerados parte integrante do último sobrenome, mas não são considerados na ordenação alfabética.

Exemplo: Antonio Almeida Filho Paulo Ribeiro Júnior Arquivam-se: Almeida Filho, Antonio Ribeiro Junior, Paulo Regra 7 – Os títulos não são considerados na alfabetação. São colocados após o nome completo, entre parênteses Exemplo: Ministro Milton Campos General Paulo Pereira Arquivam-se: Campos, Milton (Ministro) .

Pereira, Paulo (General)

18 Regra 8 – Os nomes estrangeiros são considerados pelo último sobrenome, salvo nos casos de nomes espanhóis e orientais.

Exemplo: Georges Aubert Winston Churchill Arquivam-se: Aubert, Georges Churchill, Wnston Regra 9 – As partículas dos nomes estrangeiros podem ou não ser consideradas. O mais comum é considerá-las como parte integrante do nome quando escritas com letras maiúsculas.

Exemplo: Giulio di Capri Charles Du Pont Arquivam-se: Capri, Giulio di Du Pont, Charles Regra 10 – Os nomes espanhóis são registrados pelo penúltimo sobrenome, que corresponde ao sobrenome da família do pai Exemplo: Francisco de Pina de Mello Angel del Arco y Molinero Arquivam-se: Arco y Molinero, Angel del Pina de Mello, Francisco de Regra 11 – Os nomes orientais japoneses, chineses e árabes são registrados como se apresentam Exemplo:Al Bem-Hur Li Yurang Arquivam-se: Al Bem-Hur Li Yurang Regra 12 – Os nomes de firmas, empresas, instituições e órgãos governamentais devem ser transcritos como se apresentam, não se considerando, porém, para fins de ordenação, os artigos e preposições que os constituem. Admite-se para facilitar a ordenação, que os artigos iniciais sejam colocados entre parênteses após o nome.

Exemplo: A colegial Barbosa Santos Ltda The Library of congress Arquivam-se:Barbosa Santos Ltda

19 Colegial (A) Library of Congress (The) Regra 13 – Nos títulos de congressos, conferências, reuniões, assembléias e assemelhados números arábicos, romanos ou escritos por extenso deverão aparecer no fim, entre parênteses.

Exemplo: II Conferência de Pintura Moderna Quinto Congresso de Geografia 3º Congresso de Geologia Arquivam-se: Conferência de Pintura Moderna (II) Congresso de Geografia (Quinto) Congresso de Geologia (3º) Observação: Essas regras podem ser alteradas para melhor servir à organização, desde que o arquivistica observe sempre o mesmo critério e faça as remissivas necessárias para evitar dúvidas futuras.

Método Geográfico a busca é feita diretamente no documento. Esse método é preferido quando o principal elemento a ser considerado em um documento é a procedência ou local.

Vantagens é direto e de fácil manuseio Desvantagem exigem duas classificações local e nome de correspondentes As melhores ordenações geográficas são:  Nome do estado, cidade e correspondente  Nome da cidade, estado e correspondentes Métodos Numéricos quando o principal elemento a ser considerado em um documento é o número. Esse método é mais fácil de ser organizado e propicia maior rapidez no arquivamento.

Método Numérico Simples constitui-se na atribuição de um número a cada correspondente ou cliente pessoa física ou jurídica, obedecendo a ordem de entrada ou de registro, sem qualquer preocupação com a ordenação alfabética, já que o método exige um índice alfabético remissivo. Utilizam-se guias numéricos que dividem as pastas em bocós de acordo com as necessidades.

Método Numérico Cronológico neste método além da ordem numérica, tem que se observar a data. Esta modalidade é utilizada em quase todas as repartições públicas. Numera-se o documento e não a pasta. O documento depois de autuado é

20 colocado numa capa de cartolina, onde além do número de protocolo são transcritas outras informações, em geral passa a ser denominada de processo. É o único método de arquivamento que dispensa o uso de pastas miscelânea, uma vez que cada documento recebe seu próprio número de registro, constituindose num processo único, ordenado em rigorosa ordem numérica.

Vantagem maior grau de sigilo, menor possibilidade de erro por ser mais fácil lidar com números do que com letras Desvantagem é um método indireto, obrigando duplicidade de pesquisa.

Método Dígito-Terminal Surgiu em decorrência da necessidade de serem reduzidos erros no arquivamento de grande volume de documentos, cujo elemento principal de identificação é o número.

Os documentos são numerados seqüencialmente, mas sua leitura apresenta uma peculiaridade que caracteriza o método: os números, dispostos em três grupos de dois dígitos cada um, são lidos da direita para a esquerda, formando pares.

Exemplo o número 829.319 tem-se os seguintes grupos 82-93-19 a leitura é feita da direita para a esquerda chama-se o grupo 19 de primário, o 93 de secundário e o 82 de terciário.

Vantagens redução de erros de arquivamento, rapidez na localização e arquivamento, uma vez que trabalha com grupos de dois dígitos; expansão equilibrada de arquivos distribuídos em três grandes grupos; possibilidades de divisão equitativa do trabalho entre os arquivistas.

Desvantagens leitura não-convencional dos números; disposição física dos documentos de acordo com o sistema utilizado na leitura.

Métodos Ideográficos Alfabético quando o volume e a diversidade do assunto da documentação a ser arquivada são pequenos, deve-se adotar um método alfabético que poderá obedecer a ordem dicionária ou enciclopédica.

Ordem Dicionária os assuntos isolados são dispostos alfabeticamente obedecendo-se somente à seqüência das letras.

Exemplo: Cursos de Doutorado Cursos de Especialização

21 Ordem Enciclopédica os assuntos correlatos são grupados sob títulos gerais e dispostos alfabeticamente.Com a ordenação enciclopédica surgem os primeiros esboços de esquemas de classificação.

Numéricos ideográficos os mais conhecidos são: Duplex nesse método a documentação é dividida em classes, conforme os assuntos, parindo-se do gênero para a espécie e desta para a minúcia.

Decimal é baseado no Sistema Decimal de Melvil Dewey onde a divisão do assunto parte sempre do geral para o particular. Ainda não existe uma classificação universal para os arquivos. Assim cada arquivo deverá fazer a sua própria classificação.

Unitermo ou Indexação Coordenada foi desenvolvido por Mortimer Taube, nos EUA, em princípios de 1950. Embora não se recomende sua aplicação nos arquivos convencionais, a indexação coordenada, vem sendo utilizada, com grande êxito, principalmente nos arquivos especiais e especializados.

Métodos Padronizados Com a evolução das empresas, a intensificação do comércio, o afã da industrialização e outros fatores, métodos novos foram surgindo para que os arquivos melhor atendessem as necessidades das organizações. Juntamente com os números e as letras foi empregado também o artifício das cores, em combinação com os anteriores.

Entre os métodos padronizados o variadex é o mais conhecido e o de uso mais comum, o automático e o soundex não tem aplicação prática nos arquivos brasileiros, o rôneo e o mnemônio são obsoleto.

Arquivos Intermediários tem como função principal proceder a um arquivamento transitório, isto é, em assegurar a preservação de documentos que não são mais movimentados, utilizados pela administração e que devem ser guardados

temporariamente,

aguardando

pelo

cumprimento

dos

prazos

estabelecidos pelas comissões de análises ou, em alguns casos, por um processo de triagem que decidirá pela eliminação ou arquivamento definitivo, para fins de prova de pesquisa.

22 O arquivo intermediário deverá ser subordinado técnica e administrativamente ao arquivo permanente, a fim de evitar a proliferação de depósitos e manter uniforme a política arquivística.

Arquivos Permanentes sua função é reunir, conservar, arranjar, descrever e facilitar a consulta dos documentos oficiais, de uso não corrente, ou seja, concentrar sob sua custódia, conservar e tornar acessíveis documentos não-correntes, que possam tornar-se úteis para fins administrativos, pesquisas históricas e outros fins.

23 4 PRESERVAÇÃO, CONSERVAÇÃO E RESTAURAÇÃO DE DOCUMENTOS

Dentro de uma biblioteca, arquivo ou museu duas seções devem ser enfocadas: a de conservação e a de restauração.

Conservação é um conceito amplo e pode ser pensado como termo que abrange pelo menos três (3) idéias: preservação, proteção e manutenção.

Conservar bens culturais (livros, documentos, objetos de arte) é defendê-lo da ação dos agentes físicos, químicos e biológicos que os atacam.

O principal objetivo portanto da conservação é o de estender a vida útil dos materiais, dando aos mesmos o tratamento correto. Para isso é necessário permanente fiscalização das condições ambientais, manuseio e armazenamento.

A preservação ocupa-se diretamente com o patrimônio cultural consistindo na conservação desses patrimônios em seus estados atuais. Por isso, devem ser impedidos quaisquer danos e destruição causadas pela umidade, por agentes químicos e por todos os tipos de pragas e de microorganismo. A manutenção, a limpeza periódica é a base da prevenção.

Conservação Preventiva (Restauração) tem por objetivo revitalizar a concepção original, ou seja, a legibilidade do objeto. A restauração é uma atividade que exige dos profissionais grande habilidade, paciência, amor à arte, pois nesta seção se praticam verdadeiras intervenções cirúrgicas com os bens culturais. Em uma restauração nenhum fator pode ser negligenciado, é preciso levantar a história, revelar a tecnologia empregada na fabricação ou a técnica de impressão utilizada e traçar um plano de acondicionamento do objeto restaurado de modo que não volte a sofrer efeitos de deterioração do futuro. Como sabemos são poucos os técnicos ligados a esta área e leva anos para formar um bom restaurador, por estes fatores podemos dizer que é melhor: Conservar e preservar para não restaurar

4.1 AGENTES EXTERIORES QUE DANIFIACAM OS DOCUMENTOS FÍSICOS  Luminosidade - a luz é um dos fatores mais agravantes no processo de degradação dos materiais bibliográficos.

24  Temperatura - o papel se deteriora com o tempo mesmo que as condições de conservação sejam boas. O papel fica com sua cor original alterada e se torna frágil e isto se chama envelhecimento natural.  Umidade - o excesso de umidade estraga muito mais o papel que a deficiência de água  Guarda Inadequada – superlotação das caixas e encadernação em mal estado de conservação;  Manuseio incorreto; QUÍMICOS  Acidez do Papel - Os papéis brasileiros apresentam um índice de acidez elevado (pH 5 em média) e portanto uma permanência duvidosa. Somemos ao elevado índice de acidez, o efeito das altas temperaturas predominante nos países tropicais e subtropicais e uma variação da umidade relativa, teremos um quadro bastante desfavorável na conservação de documentos em papel. Dentre as causas de degradação do papel, podemos citar as de origem intrínseca e as de origem extrínsecas.  Poluição Atmosférica - A celulose é atacada pelos ácidos, ainda que nas condições de conservação mais favoráveis. A poluição atmosférica é uma das principais causas da degradação química.  Tintas - a tinta é um dos compostos mais importantes na documentação. Foi e é usada para escrever em papéis, pergaminhos e materiais similares, desde que o homem sentiu necessidade de registrar seu avanço técnico e cultural, e é ainda indispensável para a criação de registros e para atividades relacionadas aos interesses de vida diária.

BIOLÓGICOS  Insetos - o ataque de insetos tem provocado graves danos a arquivos e bibliotecas, destruindo coleções e documentos preciosos. Os principais insetos são: Anobiídeos (brocas ou carunchos) Thysanura (traça) Blatta orientalis (barata)

25  Fungos - atuam decompondo a celulose, grande parte deles produzem pigmentos que mancham o papel.  Roedores - A luta contra ratos é mais difícil que a prevenção contra os insetos. Eles podem provocar desgastes de até 20% do total do documento.

AMBIENTAIS  Ventilação - é um outro fator a considerar como elemento que favorece o desenvolvimento dos agentes biológicos, quando há pouca aeração.  Poeira - um outro fator que pode favorecer o desenvolvimento dos agentes biológicos sobre os materiais gráficos, é a presença de pó.

HUMANOS O Homem, ao lado dos insetos e microrganismos é um outro inimigo dos livros e documentos, embora devêssemos imaginar que ele seria o ser mais cuidadoso guardião dos mesmos.  Ao pegar um livro na prateleira tomar cuidado;  Evitar molhar os dedos na saliva para virar folhas;  Não se alimentar próximo de livros e documentos, pequenos restos de alimentos podem atrair insetos;  Não fumar em áreas de armazenagem de documentos e de livros nem nas salas de pesquisas;  Nunca usar durex ou fita crepe para restaurar os documentos, pois provocam manchas irreversíveis nos mesmos;  Se precisar fazer alguma anotação evitar escrever sobre os documentos e utilizar lápis 6B grafite macio. Evite o uso de canetas;  A limpeza do local onde estão depositados os documentos e os livros devem ser feita com aspirador de pó, evitar o uso de espanador para não espalhar a poeira;  Para limpar livros e documentos passar um pano úmido em pouca água com uma solução germicida (tipo Limpofim misturado com álcool);  Manter os locais de depósitos sempre limpo, realizando periodicamente sua limpeza;  Verificar se os extintores de incêndio estão nos locais certos e com a carga válida;

26  Controlar a entrada de luz solar sobre os depósitos de documentos. Evitar que os documentos e livros fiquem exposto à claridade solar;  Evitar provocar dobras de papel. As dobraduras muitas vezes causam danos irreversíveis a documentação;  Se possível instalar telas nas janelas dos depósitos e fazer a aeração do ambiente através do uso de ventiladores;  Utilizar sempre mobiliário de aço com pintura epóxi; se o mobiliário for de madeira, verificar periodicamente, se há infestações de cupins ou brocas;  No acondicionamento dos documentos procurar utilizar papéis alcalinos;  Não esquecer que em um documento produzido hoje merece todo o cuidado, pois continuará primordial no futuro.

4.2 HIGIENIZAÇÃO DO ACERVO DOCUMENTAL

Limpeza mecânica ou a seco A higienização mecânica ou limpeza superficial é um método de limpeza, a seco, eficiente para remoção de sujidades superficiais de documentos e objetos de arquivos, bibliotecas e museus.  Nas estantes a limpeza das prateleiras e volumes deverá ser de cima para baixo e da esquerda para direita;  As prateleiras com volumes deverão ser limpas com um pano levemente umedecido numa solução de água e antibactericida (Lysoform), e em seguida, devese passar outro pano seco e aguardar a secagem total para posteriormente depositar novamente os documentos na prateleira;  Uso de trincha macia, para higienização das folhas internas;  Uso de bisturi, pinças, e espátulas para remoção mecânica de sujidades diversas;  Oxigenação dos volumes, ou seja, folhear o livro em forma de leque, da direita para a esquerda e vice-versa.

27

Limpeza do espaço físico A limpeza do espaço físico dos acervos deverá acontecer, por exemplo, da seguinte forma:  Passar pano levemente umedecido em água no chão, estantes vazias e mesas, três vezes por semana;  Quinzenalmente passar pano levemente umedecido, embebido numa solução de água e antibactericida (Lysoform),  Quinzenalmente fazer a limpeza utilizando o aspirador de pó robotizado, que contém recipiente com água aclopado que evita que as partículas de poeira retornem ao ambiente;  Nunca utilizar vassoura para varrer o chão;  O pano deve conter o mínimo de água possível;  Esse trabalho poderá ser realizado em qualquer horário, inclusive durante o expediente

dos

atendentes,

não

implicando

nenhum

problema

para

o

desenvolvimento normal das atividades do acervo.

PEQUENOS REPAROS

Pode-se prolongar a vida dos documentos, procedendo pequenos reparos (remendos), utilizando papel japonês ou outro alcalino e cola metilcelulose para impedir que rasgos maiores, ou mesmo perdas de partes do texto. Esses recursos não podem ser aplicados em publicações muito danificadas ou deteriorados. Neste caso deverão receber tratamento mais específico, como a restauração.

Os fragmentos: são partes integrantes dos documentos que se desprendem.

Estes têm importância vital para a obra, quando possuem dados integrantes do texto, ou partes da encadernação original.

28 5 TABELA DE TEMPORALIDADE

A tabela de temporalidade é o registro esquemático das tipologias documentais do órgão, que determina o prazo de guarda no arquivo corrente, sua transferência para o arquivo intermediário, os critérios para a microfilmagem, e a eliminação ou recolhimento dos documentos ao arquivo permanente.

A tabela de temporalidade é composta das séries documentais estabelecidas pelo plano de classificação, com a indicação do tempo que as tipologias de cada série documental deverão permanecer no arquivo corrente e a proposta do destino de cada uma, visando a eliminação daquelas cujo valor seja efêmero e garantir a preservação daquelas cujo teor justifique um prazo de guarda mais longo ou permanente.

Outros itens poderão figurar na tabela quando forem julgados necessários, tais como: a indicação do gênero (iconográfico, cartográfico), justificativa para mudança de suporte (microfilmagem, como por exemplo), e transferência ou guarda permanente.

Dados básicos da tabela de temporalidade:  Órgão a que está subordinada a unidade de arquivo detentora dos documentos;  Identificação da referida unidade de arquivo;  Espécie e assunto dos conjuntos documentais;  Existências de vias e/ou reproduções em outros setores;  Prazo de guarda e destinação;  Justificativa de decisão;  Indicação da amostra retida, se for o caso.

A tabela de temporalidade deve ser atualizada periodicamente, porque a instituição não é estática: serviços podem ser criados e suprimidos, competências e funções podem ser alteradas, novos documentos podem ser criados e extintos. As mudanças de dirigentes que comandam as instituições podem refletir nos prazos de uso dos documentos e nas rotinas de trabalho e de geração de tais documentos.

A tabela de temporalidade deve ser aprovada por autoridade competente e publicada em periódico oficial, aguardando-se quarenta e cinco dias período em que

29 podem surgir eventuais questionamentos de interessados para o seu efetivo cumprimento.

Para a elaboração da tabela de temporalidade há que se observar os princípios da teoria das três idades, que define parâmetros gerais para arquivamento e destinação dos documentos de arquivo. O processo de avaliação deve considerar a função pelo qual foi criado o documento, identificando os valores a ele atribuídos (primário ou secundário), segundo o seu potencial de uso.

Os órgãos que pretende adotar a tabela de temporalidade devem designar uma Comissão Permanente de Avaliação que terá a responsabilidade de proceder as adaptações, orientar a sua aplicação, dirimir possíveis dúvidas, orientar o processo de seleção dos documentos e proceder à revisão periódica no que se refere aos documentos relativos às atividades-meio. Deverá, ainda, promover a de avaliação e elaborar tabela de temporalidade para os documentos relativos às atividades-fim, submetendo-se á aprovação da instituição arquivística pública.

A comissão permanente de avaliação deve ser composta por:  Arquivista ou responsável pela guarda da documentação;  Servidores das unidades organizacionais às quais se referem os documentos a serem destinados, com profundo conhecimento das atividades desempenhadas;  Historiador ligado à área de pesquisa de que trata o acervo;  Profissional da área jurídica, responsável pela avaliação do valor legal dos documentos;  Profissionais ligados ao campo de conhecimento que trata o acervo objeto da avaliação (economista, sociólogo, engenheiro, médicos, entre outros);  Outros profissionais que possam colaborar com as atividades da comissão.

Prazo de Guarda dos Documentos Prazo de guarda é o período em que o documento deve ser mantido nos arquivos correntes e intermediário. O prazo de guarda vincula-se à determinação do valor do documento, de acordo com os seguintes fatores: Freqüência de uso das informações contidas nos documentos; Existência de leis ou decretos que regulem a prescrição legal de documentos (prazos prescricionais);

30 Existência de outras fontes com as mesmas informações (documentos repitidos); Necessidade de guarda dos documentos por precaução, em virtude das práticas administrativas (prazos precaucionais).

O período em que o documento deverá ficar arquivado na fase corrente será chamado, tecnicamente, de prazo de guarda na fase corrente e, naturalmente, o período definido para o mesmo na fase intermediária será o prazo de guarda na fase intermediária. O termo prazo de guarda, quando não houver explicitação de fase será, portanto, a soma das duas fases em questão.

Destinação final dos Documentos Todo documento, ao término de seu ciclo vital, deverá ser encaminhado à sua destinação final, que ocorrerá no momento em que o mesmo tenha perdido seu valor administrativo. A destinação final do documento poderá ser: eliminação ou guarda permanente.

Eliminação: quando o documento não tiver valor histórico; Guarda permanente: quando o documento tiver valor histórico.

31 REFERÊNCIAS

PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prática. 3. Ed. Rio de Janeiro: Fundação FGV, 2006 YAMASHITA, Marina Mayumi; PALETTA, Fátima Aparecida Preservação do Patrimônio Documental e Bibliográfico com ênfase na Higienização de Livros e Documentos Textuais. Disponível em: <http://sinarquivo.ning.com/forum/topics/higienizacao-de-documentos>.

Acesso em:25 abr. 2010.

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ANEXOS

33 LEI Nº 8.159, DE 8 DE JANEIRO DE 1991 Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências.

Decreto nº 2.942, de 18.1.99, regulamenta os arts. 7º, 11 e 16 (revogado) Decreto nº 4.073, de 03.01.02, regulamenta a Lei 8.159/91 O PRESIDENTE DA REPÚBLICA, faço saber que o Congresso Nacional decreta e eu sanciono a seguinte lei: CAPÍTULO I Disposições Gerais Art. 1º É dever do Poder Público a gestão documental e a de proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação.

Art. 2º Consideram-se arquivos, para os fins desta lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.

Art. 3º Considera-se gestão de documentos o conjunto de § 1º São também públicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituições de caráter público, por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos no exercício de suas atividades. § 2º A cessação de atividades de instituições públicas e de caráter

procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

Art. 4º Todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos, que serão prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujos sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do Estado, bem como à inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas.

Art. 5º A Administração Pública franqueará a consulta aos documentos públicos na forma desta lei.

Art. 6º Fica resguardado o direito de indenização pelo dano material ou moral decorrente da violação do sigilo, sem prejuízo das ações penal, civil e administrativa.

CAPÍTULO II Dos Arquivos Públicos Art. 7º Os arquivos públicos são os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias. público implica o recolhimento de sua documentação à instituição arquivística pública ou a sua transferência à instituição sucessora.

Art. 8º Os documentos públicos são identificados como correntes, intermediários e permanentes. § 1º Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que,

34 mesmo sem movimentação, constituam de consultas freqüentes. § 2º Consideram-se documentos intermediários aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. § 3º Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histórico, CAPÍTULO III Dos Arquivos Privados Art. 11. Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, em decorrência de suas atividades.

Art. 12. Os arquivos privados podem ser identificados pelo Poder Público como de interesse público e social, desde que sejam considerados como conjuntos de fontes relevantes para a história e desenvolvimento científico nacional.

Art. 13. Os arquivos privados identificados como de interesse público e social não poderão ser alienados com dispersão ou perda da unidade documental, nem transferidos para o exterior.

Parágrafo único. Na alienação desses arquivos o Poder Público exercerá preferência na aquisição.

Art. 14. O acesso aos documentos de arquivos privados identificados como de interesse público e social poderá ser franqueado mediante autorização de seu proprietário ou possuidor.

Art. 15. Os arquivos privados identificados como de interesse público e social poderão ser depositados a título revogável, ou doados a instituições arquivísticas públicas.

probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados.

Art. 9º A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público será realizada mediante autorização da instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência.

Art. 10º. Os documentos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis.

Art. 16. Os registros civis de arquivos de entidades religiosas produzidos anteriormente à vigência do Código Civil ficam identificados como de interesse público e social.

CAPÍTULO IV Da Organização e Administração de Instituições Arquivísticas Públicas Art. 17. A administração da documentação pública ou de caráter público compete às instituições arquivísticas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais. § 1º São Arquivos Federais o Arquivo Nacional do Poder Executivo, e os arquivos do Poder Legislativo e do Poder Judiciário. São considerados, também, do Poder Executivo os arquivos do Ministério da Marinha, do Ministério das Relações Exteriores, do Ministério do Exército e do Ministério da Aeronáutica. § 2º São Arquivos Estaduais o arquivo do Poder Executivo, o arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judiciário. § 3º São Arquivos do Distrito Federal o arquivo do Poder Executivo, o Arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judiciário. § 4º São Arquivos Municipais o arquivo do Poder Executivo e o arquivo do Poder Legislativo.

35 § 5º Os arquivos públicos dos Territórios são organizados de acordo com sua estrutura político-jurídica.

Art. 18. Compete ao Arquivo Nacional a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda, e acompanhar e implementar a política nacional de arquivos.

Parágrafo único. Para o pleno exercício de suas funções, o Arquivo Nacional poderá criar unidades regionais.

Art. 19. Competem aos arquivos do Poder Legislativo Federal a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Legislativo Federal no exercício das suas funções, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda.

Art. 20. Competem aos arquivos do Poder Judiciário Federal a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Judiciário Federal no exercício de suas funções, tramitados em juízo e oriundos de cartórios e secretarias, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda.

Art. 21. Legislação estadual, do Distrito Federal e municipal definirá os critérios de organização e vinculação dos arquivos estaduais e municipais, bem como a gestão e o acesso aos documentos, observado o disposto na Constituição Federal e nesta lei.

CAPÍTULO V Do Acesso e do Sigilo dos Documentos Públicos Art. 22. É assegurado o direito de acesso pleno aos documentos públicos.

Art. 23. Decreto fixará as categorias de sigilo que deverão ser

obedecidas pelos órgãos públicos na classificação dos documentos por eles produzidos. § 1º Os documentos cuja divulgação ponha em risco a segurança da sociedade e do Estado, bem como aqueles necessários ao resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas são originariamente sigilosos. § 2º O acesso aos documentos sigilosos referentes à segurança da sociedade e do Estado será restrito por um prazo máximo de 30 (trinta) anos, a contar da data de sua produção, podendo esse prazo ser prorrogado, por uma única vez, por igual período. § 3º O acesso aos documentos sigilosos referente à honra e à imagem das pessoas será restrito por um prazo máximo de 100 (cem) anos, a contar da sua data de produção.

Art. 24. Poderá o Poder Judiciário, em qualquer instância, determinar a exibição reservada de qualquer documento sigiloso, sempre que indispensável à defesa de direito próprio ou esclarecimento de situação pessoal da parte.

Parágrafo único. Nenhuma norma de organização administrativa será interpretada de modo a, por qualquer forma, restringir o disposto neste artigo.

Disposições Finais Art. 25. Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse público e social.

Art. 26. Fica criado o Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), órgão vinculado ao Arquivo Nacional, que definirá a política nacional de arquivos,

36 como órgão central de um Sistema Nacional de Arquivos (Sinar). § 1º O Conselho Nacional de Arquivos será presidido pelo DiretorGeral do Arquivo Nacional e integrado por representantes de instituições arquivísticas e acadêmicas, públicas e privadas. § 2º A estrutura e funcionamento do conselho criado neste artigo serão estabelecidos em regulamento.

Art. 27. Esta lei entra em vigor na data de sua publicação.

Art. 28. Revogam-se as disposições em contrário.

FERNANDO COLLOR Jarbas Passarinho [Diário Oficial da União, de 09 janeiro de 1991, e pub. ret. em 28 de janeiro de 1991]

37 DECRETO Nº 4.553, DE DEZEMBRO DE 2002.

27

DE

Com as alterações feitas pelo Decreto nº 5.301/2004.

Dispõe sobre a salvaguarda de dados, informações, documentos e materiais sigilosos de interesse da segurança da sociedade e do Estado, no âmbito da Administração Pública Federal, e dá outras providências.

O PRESIDENTE DA REPÚBLICA, no uso da atribuição que lhe confere o art. 84, incisos IV e VI, alínea "a", da Constituição, e tendo em vista o disposto no art. 23 da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, DECRETA: CAPÍTULO I DAS DISPOSIÇÕES PRELIMINARES Art. 1º Este Decreto disciplina a salvaguarda de dados, informações, documentos e materiais sigilosos, bem como das áreas e instalações onde tramitam.

Art. 2º São considerados originariamente sigilosos, e serão como tal classificados, dados ou informações cujo conhecimento irrestrito ou divulgação possa acarretar qualquer risco à segurança da sociedade e do Estado, bem como aqueles necessários ao resguardo da inviolabilidade da intimidade da vida privada, da honra e da imagem das pessoas.

Parágrafo único. O acesso a dados ou informações sigilosos é restrito e condicionado à necessidade de conhecer.

Art. 3º A produção, manuseio, consulta, transmissão, manutenção e guarda de dados ou informações sigilosos observarão medidas especiais de segurança.

Parágrafo único.

Toda autoridade responsável pelo trato de

dados ou informações sigilosos providenciará para que o pessoal sob suas ordens conheça integralmente as medidas de segurança estabelecidas, zelando pelo seu fiel cumprimento.

Art. 4º Para os efeitos deste Decreto, são estabelecidos os seguintes conceitos e definições: I - autenticidade: asseveração de que o dado ou informação são verdadeiros e fidedignos tanto na origem quanto no destino; II - classificação: atribuição, pela autoridade competente, de grau de sigilo a dado, informação, documento, material, área ou instalação; III - comprometimento: perda de segurança resultante do acesso não-autorizado; IV - credencial de segurança: certificado, concedido por autoridade competente, que habilita determinada pessoa a ter acesso a dados ou informações em diferentes graus de sigilo; V desclassificação: cancelamento, pela autoridade competente ou pelo transcurso de prazo, da classificação, tornando ostensivos dados ou informações; VI - disponibilidade: facilidade de recuperação ou acessibilidade de dados e informações; VII - grau de sigilo: gradação atribuída a dados, informações, área ou instalação considerados sigilosos em decorrência de sua natureza ou conteúdo; VIII - integridade: incolumidade de dados ou informações na origem, no trânsito ou no destino; IX investigação para credenciamento: averiguação sobre a existência dos requisitos indispensáveis para concessão de credencial de segurança; X - legitimidade: asseveração de que o emissor e o receptor de dados ou informações são legítimos e

38 fidedignos tanto na origem quanto no destino; XI - marcação: aposição de marca assinalando o grau de sigilo; XII - medidas especiais de segurança: medidas destinadas a garantir sigilo, inviolabilidade, integridade, autenticidade, legitimidade e disponibilidade de dados e informações sigilosos.

Também objetivam prevenir, detectar, anular e registrar ameaças reais ou potenciais a esses dados e informações; XIII necessidade de conhecer: condição pessoal, inerente ao efetivo exercício de cargo, função, emprego ou atividade, indispensável para que uma pessoa possuidora de credencial de segurança, tenha acesso a dados ou informações sigilosos; XIV ostensivo: sem classificação, cujo acesso pode ser franqueado; XV - reclassificação: alteração, pela autoridade competente, da classificação de dado, informação, área ou instalação sigilosos; XVI - sigilo: segredo; de conhecimento restrito a pessoas credenciadas; proteção contra revelação não-autorizada; e XVII - visita: pessoa cuja entrada foi admitida, em caráter excepcional, em área sigilosa.

CAPÍTULO II DO SIGILO E DA SEGURANÇA Seção I Da Classificação Segundo o Grau de Sigilo Art. 5º Os dados ou informações sigilosos serão classificados em ultra-secretos, secretos, confidenciais e reservados, em razão do seu teor ou dos seus elementos intrínsecos. § 1º São passíveis de classificação como ultra-secretos, dentre outros, dados ou informações

referentes à soberania e à integridade territorial nacionais, a planos e operações militares, às relações internacionais do País, a projetos de pesquisa e desenvolvimento científico e tecnológico de interesse da defesa nacional e a programas econômicos, cujo conhecimento não-autorizado possa acarretar dano excepcionalmente grave à segurança da sociedade e do Estado. § 2º São passíveis de classificação como secretos, dentre outros, dados ou informações referentes a sistemas, instalações, programas, projetos, planos ou operações de interesse da defesa nacional, a assuntos diplomáticos e de inteligência e a planos ou detalhes, programas ou instalações estratégicos, cujo conhecimento não-autorizado possa acarretar dano grave à segurança da sociedade e do Estado. § 3º São passíveis de classificação como confidenciais dados ou informações que, no interesse do Poder Executivo e das partes, devam ser de conhecimento restrito e cuja revelação nãoautorizada possa frustrar seus objetivos ou acarretar dano à segurança da sociedade e do Estado. § 4º São passíveis de classificação como reservados dados ou informações cuja revelação nãoautorizada possa comprometer planos, operações ou objetivos neles previstos ou referidos.

Art. 6º A classificação no grau ultra-secreto é de competência das seguintes autoridades: I - Presidente da República; II - Vice-Presidente da República; III - Ministros de Estado e autoridades com as mesmas prerrogativas; IV - Comandantes da Marinha, do Exército e da Aeronáutica; e

39 V - Chefes de Missões Diplomáticas e Consulares permanentes no exterior. § 1o Excepcionalmente, a competência prevista no caput pode ser delegada pela autoridade responsável a agente público em missão no exterior. § 2o Além das autoridades estabelecidas no caput, podem atribuir grau de sigilo: I - secreto: as autoridades que exerçam funções de direção, comando, chefia ou assessoramento, de acordo com regulamentação específica de cada órgão ou entidade da Administração Pública Federal; e II - confidencial e reservado: os servidores civis e militares, de acordo com regulamentação específica de cada órgão ou entidade da Administração Pública Federal.

Art. 7o Os prazos de duração da classificação a que se refere este Decreto vigoram a partir da data de produção do dado ou informação e são os seguintes: I - ultra-secreto: máximo de trinta anos; II - secreto: máximo de vinte anos; III - confidencial: máximo de dez anos; e IV - reservado: máximo de cinco anos.

Parágrafo único. Os prazos de classificação poderão ser prorrogados uma vez, por igual período, pela autoridade responsável pela classificação ou autoridade hierarquicamente superior competente para dispor sobre a matéria.

Seção II Da Reclassificação e da Desclassificação Art. 8º Dados ou informações classificados no grau de sigilo ultrasecreto somente poderão ser

reclassificados ou desclassificados, mediante decisão da autoridade responsável pela sua classificação.

Art. 9º Para os graus secreto, confidencial e reservado, poderá a autoridade responsável pela classificação ou autoridade hierarquicamente superior competente para dispor sobre o assunto, respeitados os interesses da segurança da sociedade e do Estado, alterá-la ou cancelá-la, por meio de expediente hábil de reclassificação ou desclassificação dirigido ao detentor da custódia do dado ou informação sigilosos.

Parágrafo único. Na reclassificação, o novo prazo de duração conta-se a partir da data de produção do dado ou informação.

Art. 10. A desclassificação de dados ou informações nos graus ultrasecreto, confidencial e reservado será automática após transcorridos os prazos previstos nos incisos I, II, III e IV do art. 7o, salvo no caso de sua prorrogação, quando então a desclassificação ocorrerá ao final de seu termo.

Art. 11. Dados ou informações sigilosos de guarda permanente que forem objeto de desclassificação serão encaminhados à instituição arquivística pública competente, ou ao arquivo permanente do órgão público, entidade pública ou instituição de caráter público, para fins de organização, preservação e acesso.

Parágrafo único. Consideramse de guarda permanente os dados ou informações de valor histórico, probatório e informativo que devam ser definitivamente preservados.

Art. 12. A indicação da reclassificação ou da desclassificação de dados ou informações sigilosos deverá constar das capas, se houver, e da primeira página.

40 CAPÍTULO III DA GESTÃO DE DADOS OU INFORMAÇÕES SIGILOSOS Seção I Dos Procedimentos para Classificação de Documentos Art. 13. As páginas, os parágrafos, as seções, as partes componentes ou os anexos de um documento sigiloso podem merecer diferentes classificações, mas ao documento, no seu todo, será atribuído o grau de sigilo mais elevado, conferido a quaisquer de suas partes.

Art. 14. A classificação de um grupo de documentos que formem um conjunto deve ser a mesma atribuída ao documento classificado com o mais alto grau de sigilo.

Art. 15. A publicação dos atos sigilosos, se for o caso, limitar-se-á aos seus respectivos números, datas de expedição e ementas, redigidas de modo a não comprometer o sigilo.

Art. 16. Os mapas, planosrelevo, cartas e fotocartas baseados em fotografias aéreas ou em seus negativos serão classificados em razão dos detalhes que revelem e não da classificação atribuída às fotografias ou negativos que lhes deram origem ou das diretrizes baixadas para obtê-las.

Art. 17.

Poderão ser elaborados extratos de documentos sigilosos, para sua divulgação ou execução, mediante consentimento expresso: I da autoridade classificadora, para documentos ultrasecretos; II da autoridade classificadora ou autoridade hierarquicamente superior competente para dispor sobre o assunto, para documentos secretos; e III da autoridade classificadora, destinatária ou autoridade hierarquicamente superior

competente para dispor sobre o assunto, para documentos confidenciais e reservados, exceto quando expressamente vedado no próprio documento.

Parágrafo único. Aos extratos de que trata este artigo serão atribuídos graus de sigilo iguais ou inferiores àqueles atribuídos aos documentos que lhes deram origem, salvo quando elaborados para fins de divulgação.

Seção II Do Documento Sigiloso Controlado Art. 18. Documento Sigiloso Controlado (DSC) é aquele que, por sua importância, requer medidas adicionais de controle, incluindo: I identificação dos destinatários em protocolo e recibo próprios, quando da difusão; II - lavratura de termo de custódia e registro em protocolo específico; III - lavratura anual de termo de inventário, pelo órgão ou entidade expedidores e pelo órgão ou entidade receptores; e IV - lavratura de termo de transferência, sempre que se proceder à transferência de sua custódia ou guarda.

Parágrafo único. O termo de inventário e o termo de transferência serão elaborados de acordo com os modelos constantes dos Anexos I e II deste Decreto e ficarão sob a guarda de um órgão de controle.

Art. 19. O documento ultrasecreto é, por sua natureza, considerado DSC, desde sua classificação ou reclassificação.

Parágrafo único. A critério da autoridade classificadora ou autoridade hierarquicamente superior competente para dispor sobre o assunto, o disposto no caput pode-se aplicar aos demais graus de sigilo.

41 Seção III Da Marcação Art. 20. A marcação, ou indicação do grau de sigilo, deverá ser feita em todas as páginas do documento e nas capas, se houver. § 1º As páginas serão numeradas seguidamente, devendo cada uma conter, também, indicação do total de páginas que compõem o documento. § 2º O DSC também expressará, nas capas, se houver, e em todas as suas páginas, a expressão "Documento Sigiloso Controlado (DSC)" e o respectivo número de controle.

Art. 21. A marcação em extratos de documentos, rascunhos, esboços e desenhos sigilosos obedecerá ao prescrito no art. 20.

Art. 22. A indicação do grau de sigilo em mapas, fotocartas, cartas, fotografias, ou em quaisquer outras imagens sigilosas obedecerá às normas complementares adotadas pelos órgãos e entidades da Administração Pública.

Art. 23. Os meios de armazenamento de dados ou informações sigilosos serão marcados com a classificação devida em local adequado.

Parágrafo único. Consideramse meios de armazenamento documentos tradicionais, discos e fitas sonoros, magnéticos ou ópticos e qualquer outro meio capaz de armazenar dados e informações.

Seção IV Da Expedição e da Comunicação de Documentos Sigilosos Art. 24. Os documentos sigilosos em suas expedição e tramitação obedecerão às seguintes prescrições:

I - serão acondicionados em envelopes duplos; II - no envelope externo não constará qualquer indicação do grau de sigilo ou do teor do documento; III - no envelope interno serão apostos o destinatário e o grau de sigilo do documento, de modo a serem identificados logo que removido o envelope externo; IV - o envelope interno será fechado, lacrado e expedido mediante recibo, que indicará, necessariamente, remetente, destinatário e número ou outro indicativo que identifique o documento; e V - sempre que o assunto for considerado de interesse exclusivo do destinatário, será inscrita a palavra pessoal no envelope contendo o documento sigiloso.

Art. 25.

A expedição, condução e entrega de documento ultra-secreto, em princípio, será efetuada pessoalmente, por agente público autorizado, sendo vedada a sua postagem.

Parágrafo único.

A comunicação de assunto ultra-secreto de outra forma que não a prescrita no caput só será permitida excepcionalmente e em casos extremos, que requeiram tramitação e solução imediatas, em atendimento ao princípio da oportunidade e considerados os interesses da segurança da sociedade e do Estado.

Art. 26. A expedição de documento secreto, confidencial ou reservado poderá ser feita mediante serviço postal, com opção de registro, mensageiro oficialmente designado, sistema de encomendas ou, se for o caso, mala diplomática.

Parágrafo único.

A comunicação dos assuntos de que trata este artigo poderá ser feita por outros meios, desde que sejam usados recursos de criptografia compatíveis

42 com o grau de sigilo do documento, conforme previsto no art. 42.

Seção V Do Registro, da Tramitação e da Guarda Art. 27.

Cabe aos responsáveis pelo recebimento de documentos sigilosos: I - verificar a integridade e registrar, se for o caso, indícios de violação ou de qualquer irregularidade na correspondência recebida, dando ciência do fato ao seu superior hierárquico e ao destinatário, o qual informará imediatamente ao remetente; e II - proceder ao registro do documento e ao controle de sua tramitação.

Art. 28. O envelope interno só será aberto pelo destinatário, seu representante autorizado ou autoridade competente hierarquicamente superior.

Parágrafo único. Envelopes contendo a marca pessoal só poderão ser abertos pelo próprio destinatário.

Art. 29. O destinatário de documento sigiloso comunicará imediatamente ao remetente qualquer indício de violação ou adulteração do documento.

Art. 30. Os documentos sigilosos serão mantidos ou guardados em condições especiais de segurança, conforme regulamento. § 1º Para a guarda de documentos ultra-secretos e secretos é obrigatório o uso de cofre forte ou estrutura que ofereça segurança equivalente ou superior. § 2º Na impossibilidade de se adotar o disposto no § 1º, os documentos ultra-secretos deverão ser mantidos sob guarda armada.

Art. 31.

Os agentes responsáveis pela guarda ou custódia de documentos sigilosos os

transmitirão a seus substitutos, devidamente conferidos, quando da passagem ou transferência de responsabilidade.

Parágrafo único. Aplica-se o disposto neste artigo aos responsáveis pela guarda ou custódia de material sigiloso.

Seção VI Da Reprodução Art. 32. A reprodução do todo ou de parte de documento sigiloso terá o mesmo grau de sigilo do documento original. § 1º A reprodução total ou parcial de documentos sigilosos controlados condiciona-se à autorização expressa da autoridade classificadora ou autoridade hierarquicamente superior competente para dispor sobre o assunto. § 2º Eventuais cópias decorrentes de documentos sigilosos serão autenticadas pelo chefe da Comissão a que se refere o art. 35 deste Decreto, no âmbito dos órgãos e entidades públicas ou instituições de caráter público. § 3º Serão fornecidas certidões de documentos sigilosos que não puderem ser reproduzidos devido a seu estado de conservação, desde que necessário como prova em juízo.

Art. 33. O responsável pela produção ou reprodução de documentos sigilosos deverá providenciar a eliminação de notas manuscritas, tipos, clichês, carbonos, provas ou qualquer outro recurso, que possam dar origem a cópia nãoautorizada do todo ou parte.

Art. 34. Sempre que a preparação, impressão ou, se for o caso, reprodução de documento sigiloso for efetuada em tipografias, impressoras, oficinas gráficas ou similar, essa operação deverá ser acompanhada por pessoa oficialmente

43 designada, que será responsável pela garantia do sigilo durante a confecção do documento, observado o disposto no art. 33.

Seção VII Da Avaliação, da Preservação e da Eliminação Art. 35. As entidades e órgãos públicos constituirão Comissão Permanente de Avaliação de Documentos Sigilosos (CPADS), com as seguintes atribuições: I analisar e avaliar periodicamente a documentação sigilosa produzida e acumulada no âmbito de sua atuação; II - propor, à autoridade responsável pela classificação ou autoridade hierarquicamente superior competente para dispor sobre o assunto, renovação dos prazos a que se refere o art. 7º; III - propor, à autoridade responsável pela classificação ou autoridade hierarquicamente superior competente para dispor sobre o assunto, alteração ou cancelamento da classificação sigilosa, em conformidade com o disposto no art. 9º deste Decreto; IV - determinar o destino final da documentação tornada ostensiva, selecionando os documentos para guarda permanente; e V - autorizar o acesso a documentos sigilosos, em atendimento ao disposto no art. 39.

Parágrafo único. Para o perfeito cumprimento de suas atribuições e responsabilidades, a CPADS poderá ser subdividida em subcomissões.

Art. 36. Os documentos permanentes de valor histórico, probatório e informativo não podem ser desfigurados ou destruídos, sob pena de responsabilidade penal, civil e

administrativa, nos legislação em vigor.

termos

da

CAPÍTULO IV DO ACESSO Art. 37. O acesso a dados ou informações sigilosos em órgãos e entidades públicos e instituições de caráter público é admitido: I - ao agente público, no exercício de cargo, função, emprego ou atividade pública, que tenham necessidade de conhecê-los; e II - ao cidadão, naquilo que diga respeito à sua pessoa, ao seu interesse particular ou do interesse coletivo ou geral, mediante requerimento ao órgão ou entidade competente. § 1º Todo aquele que tiver conhecimento, nos termos deste Decreto, de assuntos sigilosos fica sujeito às sanções administrativas, civis e penais decorrentes da eventual divulgação dos mesmos. § 2º Os dados ou informações sigilosos exigem que os procedimentos ou processos que vierem a instruir também passem a ter grau de sigilo idêntico. § 3º Serão liberados à consulta pública os documentos que contenham informações pessoais, desde que previamente autorizada pelo titular ou por seus herdeiros.

Art. 38. O acesso a dados ou informações sigilosos, ressalvado o previsto no inciso II do artigo anterior, é condicionado à emissão de credencial de segurança no correspondente grau de sigilo, que pode ser limitada no tempo.

Parágrafo único. A credencial de segurança de que trata o caput deste artigo classifica-se nas categorias de ultra-secreto, secreto, confidencial e reservado.

Art. 39. O acesso a qualquer documento sigiloso resultante de

44 acordos ou contratos com outros países atenderá às normas e recomendações de sigilo constantes destes instrumentos.

Art. 40. A negativa de autorização de acesso deverá ser justificada.

CAPÍTULO V DOS SISTEMAS DE INFORMAÇÃO Art. 41. A comunicação de dados e informações sigilosos por meio de sistemas de informação será feita em conformidade com o disposto nos arts. 25 e 26.

Art. 42. Ressalvado o disposto no parágrafo único do art. 44, os programas, aplicativos, sistemas e equipamentos de criptografia para uso oficial no âmbito da União são considerados sigilosos e deverão, antecipadamente, ser submetidos à certificação de conformidade da Secretaria Executiva do Conselho de Defesa Nacional.

Art. 43. Entende-se como oficial o uso de código, cifra ou sistema de criptografia no âmbito de órgãos e entidades públicos e instituições de caráter público.

Parágrafo único. É vedada a utilização para outro fim que não seja em razão do serviço.

Art. 44. Aplicam-se aos programas, aplicativos, sistemas e equipamentos de criptografia todas as medidas de segurança previstas neste Decreto para os documentos sigilosos controlados e os seguintes procedimentos: I - realização de vistorias periódicas, com a finalidade de assegurar uma perfeita execução das operações criptográficas; II - manutenção de inventários completos e atualizados do material de criptografia existente;

III - designação de sistemas criptográficos adequados a cada destinatário; IV - comunicação, ao superior hierárquico ou à autoridade competente, de qualquer anormalidade relativa ao sigilo, à inviolabilidade, à integridade, à autenticidade, à legitimidade e à disponibilidade de dados ou informações criptografados; e V - identificação de indícios de violação ou interceptação ou de irregularidades na transmissão ou recebimento de dados e informações criptografados.

Parágrafo único. Os dados e informações sigilosos, constantes de documento produzido em meio eletrônico, serão assinados e criptografados mediante o uso de certificados digitais emitidos pela InfraEstrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).

Art. 45. Os equipamentos e sistemas utilizados para a produção de documentos com grau de sigilo ultrasecreto só poderão estar ligados a redes de computadores seguras, e que sejam física e logicamente isoladas de qualquer outra.

Art. 46. A destruição de dados sigilosos deve ser feita por método que sobrescreva as informações armazenadas. Se não estiver ao alcance do órgão a destruição lógica, deverá ser providenciada a destruição física por incineração dos dispositivos de armazenamento.

Art. 47. Os equipamentos e sistemas utilizados para a produção de documentos com grau de sigilo secreto, confidencial e reservado só poderão integrar redes de computadores que possuam sistemas de criptografia e segurança adequados a proteção dos documentos.

Art. 48. O armazenamento de documentos sigilosos, sempre que possível, deve ser feito em mídias

45 removíveis que podem ser guardadas com maior facilidade.

CAPÍTULO VI DAS ÁREAS E INSTALAÇÕES SIGILOSAS Art. 49. A classificação de áreas e instalações será feita em razão dos dados ou informações sigilosos que contenham ou que no seu interior sejam produzidos ou tratados, em conformidade com o art.

5º.

Art. 50. Aos titulares dos órgãos e entidades públicos e das instituições de caráter público caberá a adoção de medidas que visem à definição, demarcação, sinalização, segurança e autorização de acesso às áreas sigilosas sob sua responsabilidade.

Art. 51. O acesso de visitas a áreas e instalações sigilosas será disciplinado por meio de instruções especiais dos órgãos, entidades ou instituições interessados.

Parágrafo único. Para efeito deste artigo, não é considerado visita o agente público ou o particular que oficialmente execute atividade pública diretamente vinculada à elaboração de estudo ou trabalho considerado sigiloso no interesse da segurança da sociedade e do Estado.

CAPÍTULO VII DO MATERIAL SIGILOSO Seção I Das Generalidades Art. 52. O titular de órgão ou entidade pública, responsável por projeto ou programa de pesquisa, que julgar conveniente manter sigilo sobre determinado material ou suas partes, em decorrência de aperfeiçoamento, prova, produção ou aquisição, deverá providenciar para que lhe seja atribuído o grau de sigilo adequado.

Parágrafo único. Aplica-se o disposto neste artigo ao titular de órgão ou entidade públicos ou de instituições de caráter público encarregada da fiscalização e do controle de atividades de entidade privada, para fins de produção ou exportação de material de interesse da Defesa Nacional.

Art. 53. Os titulares de órgãos ou entidades públicos encarregados da preparação de planos, pesquisas e trabalhos de aperfeiçoamento ou de novo projeto, prova, produção, aquisição, armazenagem ou emprego de material sigiloso são responsáveis pela expedição das instruções adicionais que se tornarem necessárias à salvaguarda dos assuntos com eles relacionados.

Art. 54. Todos os modelos, protótipos, moldes, máquinas e outros materiais similares considerados sigilosos e que sejam objeto de contrato de qualquer natureza, como empréstimo, cessão, arrendamento ou locação, serão adequadamente marcados para indicar o seu grau de sigilo.

Art. 55. Dados ou informações sigilosos concernentes a programas técnicos ou aperfeiçoamento de material somente serão fornecidos aos que, por suas funções oficiais ou contratuais, a eles devam ter acesso.

Parágrafo único. Os órgãos e entidades públicos controlarão e coordenarão o fornecimento às pessoas físicas e jurídicas interessadas os dados e informações necessários ao desenvolvimento de programas.

Seção II Do Transporte Art. 56. A definição do meio de transporte a ser utilizado para deslocamento de material sigiloso é responsabilidade do detentor da

46 custódia e deverá considerar o respectivo grau de sigilo. § 1º O material sigiloso poderá ser transportado por empresas para tal fim contratadas. § 2º As medidas necessárias para a segurança do material transportado serão estabelecidas em entendimentos prévios, por meio de cláusulas contratuais específicas, e serão de responsabilidade da empresa contratada.

Art. 57. Sempre que possível, os materiais sigilosos serão tratados segundo os critérios indicados para a expedição de documentos sigilosos.

Art. 58. A critério da autoridade competente, poderão ser empregados guardas armados, civis ou militares, para o transporte de material sigiloso.

CAPÍTULO VIII DOS CONTRATOS Art. 59. A celebração de contrato cujo objeto seja sigiloso, ou que sua execução implique a divulgação de desenhos, plantas, materiais, dados ou informações de natureza sigilosa, obedecerá aos seguintes requisitos: I - o conhecimento da minuta de contrato estará condicionado à assinatura de termo de compromisso de manutenção de sigilo pelos interessados na contratação; e II - o estabelecimento de cláusulas prevendo a: a) possibilidade de alteração do contrato para inclusão de cláusula de segurança não estipulada por ocasião da sua assinatura; b) obrigação de o contratado manter o sigilo relativo ao objeto contratado, bem como à sua execução; c) obrigação de o contratado adotar as medidas de segurança adequadas, no âmbito das atividades

sob seu controle, para a manutenção do sigilo relativo ao objeto contratado; d) identificação, para fins de concessão de credencial de segurança, das pessoas que, em nome do contratado, terão acesso a material, dados e informações sigilosos; e e) responsabilidade do contratado pela segurança do objeto subcontratado, no todo ou em parte.

Art. 60. Aos órgãos e entidades públicos, bem como às instituições de caráter público, a que os contratantes estejam vinculados, cabe providenciar para que seus fiscais ou representantes adotem as medidas necessárias para a segurança dos documentos ou materiais sigilosos em poder dos contratados ou subcontratados, ou em curso de fabricação em suas instalações.

CAPÍTULO IX DAS DISPOSIÇÕES FINAIS Art. 61. O disposto neste Decreto aplica-se a material, área, instalação e sistema de informação cujo sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do Estado.

Art. 62. Os órgãos e entidades públicos e instituições de caráter público exigirão termo de compromisso de manutenção de sigilo dos seus servidores, funcionários e empregados que direta ou indiretamente tenham acesso a dados ou informações sigilosos.

Parágrafo único. Os agentes de que trata o caput deste artigo comprometem-se a, após o desligamento, não revelar ou divulgar dados ou informações sigilosos dos quais tiverem conhecimento no exercício de cargo, função ou emprego público.

Art. 63.

Os agentes responsáveis pela custódia de

47 documentos e materiais e pela segurança de áreas, instalações ou sistemas de informação de natureza sigilosa sujeitam-se às normas referentes ao sigilo profissional, em razão do ofício, e ao seu código de ética específico, sem prejuízo de sanções penais.

Art. 64. Os órgãos e entidades públicos e instituições de caráter público promoverão o treinamento, a capacitação, a reciclagem e o aperfeiçoamento de pessoal que desempenhe atividades inerentes à salvaguarda de documentos, materiais, áreas, instalações e sistemas de informação de natureza sigilosa.

Art. 65. Toda e qualquer pessoa que tome conhecimento de documento sigiloso, nos termos deste Decreto fica, automaticamente, responsável pela preservação do seu sigilo.

Art. 66. Na classificação dos documentos será utilizado, sempre que possível, o critério menos restritivo possível.

Art. 67. A critério dos órgãos e entidades do Poder Executivo Federal serão expedidas instruções complementares, que detalharão os procedimentos necessários à plena execução deste Decreto.

Art. 68. Este Decreto entra em vigor após quarenta e cinco dias da data de sua publicação.

Art. 69. Ficam revogados os Decretos nºs 2.134, de 24 de janeiro de 1997, 2.910, de 29 de dezembro de 1998, e 4.497, de 4 de dezembro de 2002.

Brasília, 27 de dezembro de 2002; 181º da Independência e 114º da República.

FERNANDO HENRIQUE CARDOSO Pedro Parente Alberto Mendes Cardoso

Este texto não substitui o publicado no D.O.U. de 30.12.2002

ANEXO I TERMO DE INVENTÁRIO DE DOCUMENTOS SIGILOSOS CONTROLADOS NO ______/___ Inventário dos documentos sigilosos controlados pelo___________________________ ________________, ____ de ______________ de _____. _______________________________ ________________ Testemunhas: _______________________________ _______________________________ ANEXO II TERMO DE TRANSFERÊNCIA DE GUARDA DE DOCUMENTOS SIGILOSOS CONTROLADOS NO______/___ Aos ________dias do mês de______ _____________ do ano de dois mil e _____________________reuniram-se no___________________________, o Senhor ________________________ _______________________________ _______________________________ substituído, e o Senhor __________ _______________________________ _______________________________ substituto, para conferir os documentos sigilosos controlados, produzidos e recebidos pelo _______________________________ _______________________________ _____, então sob a custódia do primeiro, constante do Inventário no_____/____, anexo ao presente Termo de Transferência, os quais, nesta data, passam para a custódia do segundo.

Cumpridas as formalidades exigidas e conferidas todas as peças constantes do Inventário, foram elas julgadas conforme (ou com as seguintes alterações), sendo, para

48 constar, lavrado o presente Termo de TransferĂŞncia, em trĂŞs vias, assinadas e datadas pelo substituĂ­do e pelo substituto.

_______________, ____ de ______________ de ______. _______________________________ ______________________________

49 Glossário

Adenda Acrescentamento, aditamento com correções ou notas explicativas.

Anexo Documento, elemento informativo, comunicação ou impresso (cheque, livrança, listagem, precário, mapa estatístico, convite, etc), que é enviado juntamente com a correspondência. (d) Apostila ou Apostilha Aditamento complementar a um documento a fim de esclarecê-lo, interpretá-lo, completá-lo ou atualizálo.

Nota, em regra breve, à margem de um texto escrito. Aditamento a um diploma. Recomendação à margem de um requerimento. (c) Armazenamento Operação que consiste na colocação dos documentos nos depósitos de arquivo. Não pressupõe qualquer tratamento arquivístico. Também se aplica à guarda de documentos em suporte informático.

Arquivo Conjunto orgânico de documentos, independentemente da sua data, forma e suporte material, produzidos ou recebidos por uma pessoa jurídica, singular ou coletiva, ou por um organismo público ou privado, no exercício da sua atividade e conservados a título de prova ou informação.

Arquivo central Arquivo que reúne a documentação produzida pelos diversos departamentos e serviços de uma administração. Também designado arquivo geral.

Arquivo corrente Arquivo constituído por documentos correspondentes a processos ainda

não concluídos. Corresponde à fase ativa, durante a qual os documentos são usados de forma regular pela entidade produtora, para fins administrativos, fiscais ou legais.

Arquivo definitivo ou histórico Fundo ou núcleo constituído por documentos correspondentes a processos concluídos, depois de prescritas as respectivas condições de reabertura. Corresponde à fase inactiva, na qual os documentos deixaram de ser utilizados pela entidade produtora no âmbito dos fins que motivaram a sua criação; devem, por isso, ser eliminados, a menos que possuam um valor secundário que justifique a sua conservação permanente.

Arquivo intermédio Arquivo constituído por documentos correspondentes a processos já concluídos, mas ainda susceptíveis de serem reabertos. Corresponde a uma fase semi-ativa, durante a qual os documentos são ocasionalmente utilizados pela entidade produtora, para fins administrativos, fiscais ou legais.

Arquivo reservado Arquivo sujeito a restrição de comunicabilidade.

Assinatura Sinal gráfico reconhecido como identificando uma pessoa e traçado pela própria mão. Pode ser nominal ou simplesmente sinalético.

Autenticação Ato, fórmula ou sinal, através do qual uma entidade com reconhecida competência de autoridade certifica que o teor de um documento ou uma assinatura estão conformes com o original.

50

Auto de destruição ou de eliminação Ato, revestido das formalidades prescritas por lei, de um processo de eliminação.

Auto de entrega Acto, revestido das formalidades prescritas por lei ou pelo costume, que culmina o processo de transmissão, a qualquer título, de documentos e/ou arquivos e que deve ser assinado no momento da entrega material.

Captura Registo, classificação, adição de metainformação e armazenamento de um documento de arquivo num sistema que gere documentos de arquivo.

Classe Parte de uma hierarquia representada num ponto do quadro de classificação.

Ciclo de Vida dos Documentos Evolui em três fases, compreendidas em fase ativa, semi-ativa e inativa dos documentos, à medida a que a sua frequência de utilização administrativa e o seu valor se transforma.

Classificação Identificação e organização sistemáticas de atividades e/ou de documentos de arquivo em categorias, de acordo com convenções, métodos e procedimentos de aplicação estruturados logicamente e representados num plano de classificação.

Classificação de segurança Restrição de comunicabilidade e utilização de documentos de arquivo ou informações, imposta pelo Governo ou outras entidades definidas por legislação específica, por razões de segurança nacional.

Tal documentação é referida como classificada.

Os graus de confidencialidade são: confidencial, reservado, secreto e muito secreto.

Conservação permanente

Custódia por tempo ilimitado dos documentos de arquivo.

Conversão digital Transferência de documentos em formato analógico (papel, filme, e outros) para o formato digital através de um processo de digitalização.

Correspondência Qualquer forma de comunicação escrita, trocada entre pessoas singulares ou coletivas, recebida correspondência passiva) e expedida (correspondência ativa), como por exemplo, cartas, ofícios, telegramas, etc.

Custódia Função primordial do serviço de arquivo. Evolui em três idades ou fases - fase ativa, fase semi-ativa e fase inativa - caracterizadas pela frequência da sua utilização dos documentos e pelo tipo de utilização que deles é feito.

Descrição Operação que consiste na representação exata de uma unidade de descrição e das partes que a compõem, caso existam, através da recolha, análise, organização e registro de informação que sirva para identificar, gerir, localizar e explicar a documentação de arquivo, assim como o contexto e o sistema de arquivo que o produziu.

Documento Unidade constituída pela informação e respectivo suporte.

Documento anexo Documento remetido por outro, que é considerado o documento principal.

Pode conter esclarecimentos ou provas do que neste se afirma.

Documento apenso Documento posteriormente mandado juntar a outro, por conter elementos de prova ou informação relativos à mesma ação ou procedimento administrativo ou judicial.

Documento autenticado

51 Documento reconhecido como autêntico por entidade competente.

Documento emitido ou reconhecido por um serviço público.

Documento composto Conjunto de documentos simples que corresponde a um mesmo procedimento, trâmite ou processamento administrativo ou judicial.

Documento comunicável Documento sobre o qual não recai qualquer restrição de comunicabilidade.

Documento confidencial Documento sujeito a restrições de comunicabilidade, quer por conter informação de caráter privado, quer por ser objeto de classificação de segurança.

Documento de arquivo O documento de arquivo é produzido com fim de provar e/ou informar um procedimento administrativo.

Documento eletrónico Um documento de arquivo que se encontra em formato eletrónico.

Documento produzido, recebido, transmitido e, eventualmente, mantido e armazenado em suporte digital e que não é legível sem recurso ao sistema intermediário que lhe deu origem.

Documento externo Documento trocado entre a Instituição e outras entidades e/ou pessoas físicas. Documentos produzidos por entidades externas que são enviados à Instituição (documento externo de entrada), quer como os documentos produzidos pela Instituição que são enviados a outras instituições (documento externo de saída).

Documento interno Documentos trocados (produzidos e recebidos) entre indivíduos /serviços /unidades da mesma Instituição no decorrer das suas atividades e no âmbito das suas competências, independentemente da via de transmissão.

Documento oficial

Eliminação Destruição de documentos de arquivo que, na avaliação, foram considerados sem valor arquivístico e/ou histórico que justificasse a sua conservação permanente.

Fax Procedimento de reprodução à distância de documentos gráficos semelhantes ao original, por transmissão de sinais elétricos através da rede telefónica. Qualquer tipo documental que seja veiculado por fax.

Filme Suporte constituído por película transparente com revestimento fotossensível adequado ao registro.

Fluxograma Representação gráfica da definição, análise e solução de um problema ou de rotinas de trabalho.

Fotolito Película transparente de acetato onde se registra por meios foto mecânicos ao texto ou imagem que se deseja imprimir. Serve de matriz para a gravação de chapas destinadas a impressão pelo sistema offset.

Fundo Conjunto orgânico de documentos, independentemente da sua data, forma e suporte material, produzidos ou recebidos por uma pessoa jurídica, singular ou coletiva, ou por um organismo público ou privado, no exercício da sua atividade. É a mais ampla unidade arquivística.

Gestão da informação Implementação de um conjunto de medidas que visam a racionalização e a eficácia no uso e circulação de dados e informação e a aplicação das teorias e técnicas da ciência da informação aos sistemas de informação.

Gestão de Arquivo

52 Aplicação aos arquivos das teorias e técnicas que visam uma administração racional, eficiente e económica.

Gestão de Documentos Implementação de um conjunto de medidas que visam a racionalização e a eficácia na constituição, avaliação, aquisição, organização, conservação e comunicação dos arquivos.

Guia de Remessa de Documentos Relação dos documentos enviados a um arquivo e preparada pela entidade que os remete, para fins de identificação e controlo, podendo ser usada como instrumento de descrição documental, nomeadamente nos arquivos intermédios.

Livro Conjunto de páginas em branco, em geral encadernado destinado a receber dados.

Manuscrito Documento escrito à mão ou dactilografado.

Meta-informação Processo de atribuir a extrair informação interna e externa sobre a concepção, produção, gestão, armazenamento e eliminação de documentos eletrónicos, a fim de assegurar o valor probatório intrínseco dos mesmos através da manutenção de controlo de capacidade demonstrativa do ciclo de vida documental.

Metro Cúbico Unidade de volume que corresponde aproximadamente a nove metros lineares de documentos.

Metro Linear Unidade convencional de medida que deve ser utilizada para determinar o comprimento ocupado pelos documentos nas estantes e para dimensionar a capacidade de instalação de um depósito, tomando como base a medição das prateleiras.

Microcópia

Microforma em filme que serve de suporte a micro cópias dispostas em grelha, provida de cabeçalho legível sem ajuda de leitor de micro formas.

Microfilme Rolo de película transparente, comportando uma série de micro cópias.

Migração Documental Processo de transferência de documentos digitais para formatos recentes e atualizados, de forma a evitar a obsolescência técnica e consequente ilegibilidade.

Modelo Documento tipo utilizado na elaboração de documentos com a mesma finalidade Minuta Redação preparatória de um documento textual administrativo. A designação aplica-se aos sucessivos projetos de redação, desde o rascunho inicial ao texto definitivo.

Redação preparatória de um documento administrativo, sem os sinais de validação.

Organograma Quadro descritivo, em forma geométrica, de uma organização ou serviço, indicando as interligações das suas unidades constitutivas.

Palavras-chave ou Descritor Termo que se utiliza na indexação para representar um determinado conceito, também chamado termo preferencial.

Plano de Classificação Sistema de classes predefinidas, concebido para a organização de um arquivo corrente, nomeadamente quanto ao âmbito das classes e à ordenação das unidades arquivísticas abrangidas por cada uma, de modo a determinar toda a estrutura de um arquivo. O Plano ou Quadro de Classificação gera um código de classificação que, por sua vez, é

53 conjunto de números e/ou letras que dele derivam.

Prazo de Conservação Período de tempo fixado para a conservação dos documentos de arquivo. Este prazo é definido em tabela de seleção.

Prazo de Prescrição Período de tempo durante o qual os documentos têm obrigatoriamente de ser conservados por imperativos de natureza legal, fiscal, administrativa ou outra.

Preservação Processos e operações necessárias para assegurar a sobrevivência de documentos autênticos através do tempo.

Processo Qualquer ação administrativa ou judicial sujeita a tramitação própria normalmente regulamentada.

Unidade documental em que se reúnem oficialmente documentos de natureza diversa no decurso de uma ação administrativa formando um conjunto materialmente indivisível e com uma finalidade específica.

Um conjunto de documentos de arquivo relacionados entre si, tratados como uma unidade e agregados por se reportarem a uma mesma ação, um assunto determinado ou por serem tipologicamente idênticos.

Processo Aberto Processo correspondente a uma ação administrativa ou judicial ainda não concluída e, portanto, susceptível de receber novos documentos.

Processo Findo Processo correspondente a uma ação administrativa ou judicial dada por concluída e que, portanto, não integrará novos documentos. Em circunstâncias determinadas, normalmente previstas na lei, um processo findo pode ser reaberto ou apensado a outro.

Processo Individual

Processo de cada um dos trabalhadores de uma organização, onde se reúnem elementos biográficos sobre a sua situação pessoal, familiar e profissional.

Processo Eletrónico Um conjunto de documentos de arquivo eletrónicos relacionados entre si.

Rascunho Documento textual numa fase preliminar de redação, ainda sujeito a alterações e correções.

Regulamento de Arquivo Instrumento legal regulamentador de um sistema de gestão de documentos.

Na sua forma mais simples deve incidir sobre a avaliação, a seleção, a eliminação, as remessas e a substituição de suporte.

Registo Ato de lançar em suporte próprio dados ou informações. Documento de arquivo elaborado para efeitos de controlo e descrição da documentação produzida e/ou recebida por uma administração de um arquivo (registro de correspondência, registro de entrada, etc) ou para efeito de prova de atos, fatos ou acontecimentos.

Relação e descrição de documentos, atos, fatos, títulos com o fim de autenticá-los.

Seleção Operação decorrente da avaliação que consiste em separar os documentos de arquivo de conservação permanente daqueles que poderão ser objeto de eliminação.

Série Unidade arquivística constituída por um conjunto de documentos simples e compostos a que,originalmente, foi dada uma ordenação sequencial, de acordo com um sistema de recuperação da informação. Esta operação deve ser realizada em função da tramitação, tipologia documental ou área temática.

54 Sub-série Parte de uma série, originalmente diferenciada, correspondente às fases de processos do mesmo tipo, a subdivisões sistemáticas de assunto ou tipologias documentais.

Tabela de Seleção Relação dos documentos de arquivo de um organismo ou administração que estabelece os que devem ter conservação permanente e fixa os prazos e condições de eliminação dos restantes. A tabela de selecção regista o resultado da avaliação.

Tesauros /Thesaurus Lista de vocabulário de uma linguagem controlada, organizada formalmente de maneira a explicitar as relações estabelecidas entre os conceitos.

Tipologia Documental O tipo documental é a configuração que assume um documento/uma espécie documental de acordo com a atividade que a gerou. Categoria em que se insere um documento de arquivo de acordo com a sua forma e a função a que se destina. Existem diversos tipos de documentos tais como: ata, ofício, relatório, entre outros.

Transferência Mudança de depósito de documentos de arquivo, com ou sem alteração de custódia.

Unidade Arquivística Documento simples ou conjunto de documentos de um mesmo arquivo (processo, série/sub-série, fundo).

Unidade de Instalação Unidade básica de cotação, instalação e inventariação das unidades arquivísticas.

São unidades de instalação: caixas, maços, rolos, pastas, CD, bobinas, cassetes, entre outros.

Valor Administrativo, Primário ou Probatório Valor inerente aos documentos de arquivo, na medida em que consignam ou provam direitos e obrigações e são

reconhecidos como garantia fundamento de atos, fatos acontecimentos.

e e

Valor Arquivístico Valor atribuído a um documento de arquivo ou outra unidade arquivística, para efeitos de conservação permanente num arquivo. Resulta do seu valor primário e/ou da relevância do seu valor secundário. Valor Histórico Valor atribuído a um documento de arquivo ou outra unidade arquivística, que detenha especial valor informativo.

Valor Informativo ou Secundário Valor decorrente da informação veiculada por um documento de arquivo ou outra unidade arquivística.

Deste ponto de vista, são especialmente relevantes os que, independentemente do fim para que foram elaborados, testemunham a constituição e funcionamento da administração produtora e/ou fornecem dados ou informações sobre pessoas, organizações, locais ou assuntos.

Valor Legal Relevância de um documento de arquivo perante a lei para comprovar um fato ou constituir um direito.

Workflow Universo constituído pelos circuitos e tramitações documentais que acompanham a circulação e distribuição de tarefas, no contexto da atividade funcional de um organismo.

BIBLIOGRAFIA Dicionário Jurídico da Administração Pública. Lisboa 1990 a 1994 - Volumes I a VI (SDUA; AD-101 a 106).

Dicionário de Terminologia Arquivística. Instituto da Biblioteca Nacional e do Livro. Organismo de Normalização Sectorial para a Informação e Documentação. Lisboa 1993.

55 Dicionário Prático Comercial e Administrativo (Direito, Economia, Metrologia, Informática, Comércio Externo, Administração Pública). Madalena Domingues dos Santos. Porto Editora.

ISBN 972-0-32832.0 Dicionário de Língua Portuguesa online; http://www.priberam.pt Ação de Formação "Gestão de Documentos Administrativos". Dr.ª Margarida Costa. Plano Interno de Formação da UA - 6 de Fevereiro a 12 de Março de 2004.

Manual para a gestão de documentos / Cecília Henriques, Francisco Barbedo, Luís Montalvão. - Lisboa: Instituto dos Arquivos Nacionais / Torre do Tombo, 1998.

Glossário de espécies/formatos e tipos documentais da Universidade de São Paulo. http://www.usp.br/sausp/glossario/glos sario.pdf Orientações para a gestão de documentos de arquivo no contexto de uma reestruturação central do Estado.

Instituto dos Arquivos Nacionais / Torre do Tombo. Lisboa, 2006. http://www.iantt.pt/downloads/Orientac oes_ACE_v1a.pdf “Modelo de Requisitos para a Gestão de Arquivos Electrónicos” – Especificação MoReq (Especificação elaborada para o Programa IDA da Comissão Europeia pela Cornwell Affiliates plc. – Versão em português resultante de uma tradução do original, adaptada à realidade portuguesa.

Tradução efectuada por Armanda Rodrigues, com revisão técnica de Cecília Henriques, Eugénia Gomes, Francisco Barbedo, José Lagoas e Maria João Pires de Lima. http://www.iantt.pt/downloads/SIADE_ Caderno2.pdf Manual de Arquivo. http://intranet.dirad.fiocruz.br/html/dow nloads/sica/manuarquivo.doc

ISAD (G): Norma geral internacional de descrição arquivística. Segunda Edição. Adoptada pelo Comité de Normas de Descrição. Estocolmo, Suécia, 19-22 de Setembro de 1999.

Ministério da Cultura, Torre do Tombo.

Lisboa 2002. http://www.iantt.pt/downloads/ISADG.p df Norma Portuguesa 4041:2005 – Informação e documentação. Instituto Português da Qualidade.

Dicionário de Gestão. http://www.notapositiva.com/dicionario _gestao/balanco.htm Regime Jurídico das Empreitadas de Obras Públicas. Decreto-Lei n.º 59/99, de 2 de Março (D.R. n.º 51, série I-A). http://www.imoppi.pt/stable/merc_const /legisdec59.html Código de Processo Civil (artigo 156 n.º 4).

PORTUGAL. Instituto Português da Qualidade. Comissão Técnica 7 – Norma Portuguesa NP 405-3: informação e documentação: referências bibliográficas: parte 3: documentos não publicados. Lisboa: IPQ, 2000.

PORTUGAL. Instituto Português da Qualidade. Comissão Técnica 7 – Norma Portuguesa NP 405-1: informação e documentação: referências bibliográficas: documentos impressos. Lisboa: IPQ, 1995.

Glossário de espécies/formatos e tipos documentais dos Institutos e das Faculdades da Unicamp. http://www.unicamp.br/siarq/arq_setori ais/glossario_de_especies.pdf Glossário da Câmara Técnica dos Documentos Eletrónicos do Conselho Nacional de Arquivos do Brasil. http://www.arquivonacional.gov.br/con arq/cam_tec_doc_ele/gestao/CTDEGlossario-V2-2006.pdf