NOÇÕES DE REDAÇÃO DE DOCUMENTOS OFICIAIS
A redação oficial técnica Conceito Em uma frase, pode-se dizer que redação oficial é a maneira pela qual o Poder Público redige atos normativos e comunicações. Interessa-nos tratála do ponto de vista do Poder Executivo.
CARACTERÍSTICAS
A redação oficial deve caracterizar-se pela impessoalidade, uso do padrão culto de linguagem, clareza, concisão, formalidade e uniformidade. Fundamentalmente esses atributos decorrem da Constituição, que dispõe, no artigo 37: “A administração pública direta, indireta ou fundacional, de qualquer dos Poderes da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios obedecerá aos princípios de legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade e eficiência (...)”.
Sendo a publicidade e a impessoalidade princípios fundamentais de toda administração pública, claro está que devem igualmente nortear a elaboração dos atos e comunicações oficiais.
Uso do padrão culto da linguagem: As comunicações que partem dos órgãos públicos federais devem ser compreendidas por todo e qualquer cidadão brasileiro. Para atingir esse objetivo, há que evitar o uso de uma linguagem restrita a determinados grupos. Não há dúvida de que um texto marcado por expressões de circulação restrita, como a gíria, os regionalismos vocabulares ou o jargão técnico, tem sua compreensão dificultada.
Concisão e Clareza A concisão é antes uma qualidade do que uma característica do texto oficial. Conciso é o texto que consegue transmitir um máximo de informações com um mínimo de palavras. Para que
se redija com essa qualidade, é fundamental que se tenha, além de conhecimento do assunto sobre o qual se escreve, o necessário tempo para revisar o texto depois de pronto. A clareza deve ser a qualidade básica de todo texto oficial. Podese definir como claro aquele texto que possibilita imediata compreensão pelo leitor.
Uniformidade Esses mesmos princípios (impessoalidade, clareza, uniformidade, concisão e uso de linguagem formal) aplicam-se às comunicações oficiais: elas devem sempre permitir uma única interpretação e ser estritamente impessoais e uniformes, o que exige o uso de certo nível de linguagem.
Padronização A redação oficial não é, portanto, necessariamente árida e infensa à evolução da língua. É que sua finalidade básica – comunicar com impessoalidade e máxima clareza – impõe certos parâmetros ao uso que se faz da língua, de maneira diversa daquele da literatura, do texto jornalístico, da correspondência particular, etc.
Formas de tratamento na redação oficial técnica A partir do final do século XVI, esse modo de tratamento indireto já estava em voga também para os ocupantes de certos cargos públicos. Vossa mercê evoluiu para vosmecê, e depois
para o coloquial você. E o pronome vós, com o tempo, caiu em desuso. É dessa tradição que provém o atual emprego de pronomes de tratamento indireto como forma de dirigirmo-nos às autoridades civis, militares e eclesiásticas.
Vocativos O vocativo a ser empregado em comunicações dirigidas aos Chefes de Poder é Excelentíssimo Senhor, seguido do cargo respectivo: (não se usa abreviatura – sempre extensa para esses três abaixo, outras autoridades podem).
Excelentíssimo Senhor Presidente da República, Excelentíssimo Senhor Presidente do Congresso Nacional, Excelentíssimo Senhor Presidente do Supremo Tribunal Federal. As demais autoridades serão tratadas com o vocativo Senhor, seguido do cargo respectivo: Senhor Senador, Senhor Juiz, Senhor Ministro, Senhor Governador, No envelope, o endereçamento das comunicações dirigidas às autoridades tratadas por Vossa Excelência, terá a seguinte forma:
Formas de Tratamento Acrescente-se que doutor não é forma de tratamento, e sim título acadêmico. Evite usá-lo indiscriminadamente. Como regra geral, empregue-o apenas em comunicações dirigidas a pessoas que tenham tal grau por terem concluído curso universitário de doutorado. É costume designar por doutor os bacharéis, especialmente os bacharéis em Direito e em Medicina. Nos demais casos, o tratamento Senhor confere a desejada formalidade às comunicações.
Autoridades Universitárias Cargo ou Função
Por Extenso
Abreviatura Abreviatura Singular Plural
Vocativo
Endereçamento
Ao Magnífico Reitor Vossa V. Mag.asou Magnífico Ou V. Mag.ª ou Magnificência V. Magas. Reitor Ao V. Maga. Reitores ou Ou Ou Excelentíssimo V. Exa. ou Vossa V.Ex.as ou Excelentíssimo Senhor Reitor V. Ex.ª Excelência V.Exas. Senhor Reitor Nome Cargo Endereço Ao Excelentíssimo Excelentíssimo Senhor Viceas Vossa V.Ex.ª, ou V.Ex. ou Senhor Vice- Reitor Vice-Reitores Excelência V.Exa. V. Exas. Reitor Nome Cargo Endereço Assessores Ao Senhor Pró-Reitores Vossa V.S.ª ou V.S.as ou Senhor + Nome Diretores Senhoria V.Sa. V.Sas. cargo Cargo Coord. de Endereço Departamento
Autoridades Judiciárias Cargo ou Função
Por Extenso
Abreviatura Abreviatura Singular Plural
Auditores Curadores Defensores Públicos Desembargadores Vossa V.Ex.ª ou V. V.Ex.as ou Membros de Excelência Exa. V. Exas. Tribunais Presidentes de Tribunais Procuradores Promotores
Juízes de Direito
Meritíssimo Juiz M.Juiz ou ou V.Ex.ª, V. Vossa Exas. Excelência
V.Ex.as
Vocativo
Endereçamento
Ao Excelentíssimo Excelentíssimo Senhor Senhor + Nome cargo Cargo Endereço
Meritíssimo Senhor Juiz ou Excelentíssimo Senhor Juiz
Ao Meritíssimo Senhor Juiz ou Ao Excelentíssimo Senhor Juiz Nome Cargo Endereço
Autoridades Militares Cargo ou Função Oficiais Generais (até Coronéis)
Outras Patentes
Por Extenso
Abreviatura Abreviatura Singular Plural
Vocativo
Endereçamento
Ao Excelentíssimo as Vossa V.Ex.ª ou V. V.Ex. , ou Excelentíssimo Senhor Excelência Exa. V. Exas. Senhor Nome Cargo Endereço Ao Senhor Vossa V.S.ª ou V. V.S.as ou V. Senhor + Nome Senhoria Sa. Sas. patente Cargo Endereço
Autoridades Eclesiásticas Cargo ou Função
Por Extenso
Abreviatura Abreviatura Singular Plural as
Arcebispos
V.Ex.ª Vossa Rev.ma ou Excelência V. Exa. Reverendíssima Revma.
V.Ex. Rev.mas ou V. Exas. Revmas.
Bispos
V.Ex.ª Vossa Rev.ma ou Excelência V. Exa. Reverendíssima Revma.
V.Ex.as Rev.mas ou V. Exas. Revmas.
Cardeais
Vossa Eminência ou Vossa Eminência Reverendíssima
Cônegos
V. Rev.ma Vossa ou V. Reverendíssima Revma.
V. Rev.mas V. Revmas.
Frades
V. Rev.ma Vossa ou V. Reverendíssima Revma.
V. Rev.mas ou V. Revmas.
Cargo ou Função
Cardeais
V.Em.ª, V. Ema. ou V.Em.ª Rev.ma, V. Ema. Revma.
Abreviatura Singular V.Em.ª, V. Ema. Vossa Eminência ou ou V.Em.ª Vossa Eminência Rev.ma, V. Reverendíssima Ema. Revma. Por Extenso
ma
Cônegos
V. Rev. Vossa ou V. Reverendíssima Revma.
Frades
V. Rev.ma Vossa ou V. Reverendíssima Revma.
V.Em.as, V. Emas. ou V.Emas Rev.mas ou V. Emas. Revmas.
Abreviatura Plural V.Em.as, V. Emas. ou V.Emas Rev.mas ou V. Emas. Revmas.
Vocativo
Endereçamento
A Sua Excelência Excelentíssimo Reverendíssima Reverendíssimo Nome Cargo Endereço A Sua Excelência Excelentíssimo Reverendíssima Reverendíssimo Nome Cargo Endereço Eminentíssimo Reverendíssimo ou Eminentíssimo Senhor Cardeal
A Sua Eminência Reverendíssima Nome Cargo Endereço
Ao Reverendíssimo Reverendíssimo Cônego Cônego Nome Cargo Endereço Ao Reverendíssimo Reverendíssimo Frade Frade Nome Cargo Endereço
Vocativo
Endereçamento
Eminentíssimo Reverendíssimo ou Eminentíssimo Senhor Cardeal
A Sua Eminência Reverendíssima Nome Cargo Endereço
Ao Reverendíssimo V. Rev.mas Reverendíssimo Cônego V. Revmas. Cônego Nome Cargo Endereço Ao Reverendíssimo mas V. Rev. Reverendíssimo Frade ou V. Frade Nome Revmas. Cargo Endereço
Cargo ou Função
Por Extenso
Abreviatura Abreviatura Singular Plural ma
mas
Freiras
V. Rev. Vossa ou V. Reverendíssima Revma.
V. Rev. ou V. Revmas.
Monsenhores
V. Rev.ma Vossa ou V. Reverendíssima Revma.
V. Rev.mas ou V. Revmas.
Papa
Vossa Santidade
-
Sacerdotes em geral
V. Rev.ma Vossa ou V. Reverendíssima Revma.
V.S.
V. Rev.mas ou V. Revmas.
Vocativo
Endereçamento
A Reverendíssima Reverendíssimo Irmã Irmã Nome Cargo Endereço Ao Reverendíssimo Reverendíssimo Monsenhor Monsenhor Nome Cargo Endereço A Sua Santíssimo Santidade o Padre Papa Ao Reverendíssimo Padre Reverendo Padre
ou Ao Reverendo Padre Nome Cargo Endereço
Autoridades Monárquicas Cargo ou Função
Por Extenso
Abreviatura Singular
Abreviatura Plural
Vocativo
Arquiduques
Vossa Alteza
V.A.
VV. AA.
Sereníssimo + Título
Duques
Vossa Alteza
V.A.
VV. AA.
Sereníssimo + Título
Imperadores
Vossa Majestade
V.M.
VV. MM.
Majestade
Príncipes
Vossa Alteza
V.A.
VV. AA.
Sereníssimo + Título
Reis
Vossa Majestade
V.M.
VV. MM.
Majestade
Endereçamento A Sua Alteza Real Nome Cargo Endereço A Sua Alteza Real Nome Cargo Endereço A Sua Majestade Nome Cargo Endereço A Sua Alteza Real Nome Cargo Endereço A Sua Majestade Nome Cargo Endereço
Autoridades Civis Cargo ou Função Chefe da Casa Civil e da Casa Militar Cônsules Deputados Embaixadores Governadores Ministros de Estado Prefeitos Presidentes da República Secretários de Estado Senadores VicePresidentes de Repúblicas Demais autoridades não contempladas com tratamento específico
Por Abreviatura Abreviatura Extenso Singular Plural
Vocativo
Endereçamento
Vossa V.Ex.ª ou Excelênc V. Exa. ia
V.Ex.as ou V. Exas.
Ao Excelentíssimo Excelentíssimo Senhor Senhor + Nome Cargo Cargo Endereço
Vossa V.S.ª ou Senhoria V. Sa.
V.S.as ou V. Sas.
Senhor + Cargo
Ao Senhor Nome Cargo Endereço
Excelência Recebem tratamento de Excelência: 1) Autoridades eleitas (União: Presidente e vice, Senadores, Deputados Federais; Estado: Governador e Vice, Deputados Estaduais. Município: Consenso: Presidente da Câmara – recebe tratamento de Excelência, Polêmica: Prefeito e Vereadores – mas maioria diz que recebem também tratamento de excelência)
2) Membros do MP e do Poder Judiciário (Procuradores da República, Procuradores de justiça, promotores de justiça, Juizes de Direito, Desembargadores, Ministros do STF e STJ).
3) 1º escalão dos Executivos Estadual e Federal (Estaduais: Secretários Estaduais; Federal: Ministros de Estados e os Diplomatas).
4) Altas patentes das três forças armadas (Exército: Coronel e General; Marinha: Almirante; Aeronáutica: Brigadeiro).
Concordância com os pronomes de tratamento
Vossa: Com quem se fala (Ex: “Vossa Excelência gostaria de vinho?”) Sua: De quem se fala (Deputado, Sua Excelência, quer o relatório). * Sempre maiúscula
*Os pronomes de tratamento (ou de segunda pessoa indireta) apresentam certas peculiaridades quanto à concordância verbal, nominal e pronominal. Embora se refiram à segunda pessoa gramatical (à pessoa com quem se fala, ou a quem se dirige a comunicação), levam a concordância para a terceira pessoa. *É que o verbo concorda com o substantivo que integra a locução como seu núcleo sintático: “Vossa Senhoria nomeará o substituto” (como se fosse você) “Vossa Excelência conhece o assunto”. *Da mesma forma, os pronomes possessivos referidos a pronomes de tratamento são sempre os da terceira pessoa: “Vossa Senhoria nomeará seu substituto” (e não “Vossa ... vosso...”). *Já quanto aos adjetivos referidos a esses pronomes, o gênero gramatical deve coincidir com o sexo da pessoa a que
se refere, e não com o substantivo que compõe a locução. Assim, se nosso interlocutor for: Homem: “Vossa Excelência está atarefado” “Vossa Senhoria deve estar satisfeito”; Mulher: “Vossa Excelência está atarefada” “Vossa Senhoria deve estar satisfeita”.
Fechos O fecho das comunicações oficiais possui, além da finalidade óbvia de arrematar o texto, a de saudar o destinatário. Os modelos para fecho que vinham sendo utilizados foram regulados pela Portaria no 1 do Ministério da Justiça, de 1937, que estabelecia quinze padrões. Com o fito de simplificá-los e uniformizá-los, o Manual de Redação da Presidência da República estabelece o emprego de somente dois fechos diferentes para todas as modalidades de comunicação oficial. a) para autoridades superiores, inclusive o Presidente da República: * Respeitosamente, b) para autoridades de mesma hierarquia ou de hierarquia inferior: * Atenciosamente, •
Ficam excluídas dessa fórmula as comunicações dirigidas a autoridades estrangeiras, que atendem a rito e tradição próprios, devidamente disciplinados no Manual de Redação do Ministério das Relações Exteriores
Identificação do Signatário Excluídas as comunicações assinadas pelo Presidente da República, todas as demais comunicações oficiais devem trazer o nome e o cargo da autoridade que as expede, abaixo do local de sua assinatura. A forma da identificação deve ser a seguinte: (espaço para assinatura) NOME Chefe da Secretaria-Geral da Presidência da República
3- Documentos oficiais 3-1 O Padrão Ofício Há três tipos de expedientes (documento oficial) que se diferenciam antes pela finalidade do que pela forma: * Ofício * Aviso *Memorando Com o fito de uniformizá-los, pode-se adotar uma diagramação única, que siga o que chamamos de padrão ofício. As peculiaridades de cada um serão tratadas adiante; por ora busquemos as suas semelhanças. AVISO e OFÍCIO são modalidades de comunicação oficiais praticamente idênticas. A única diferença entre eles é que:
*Aviso é expedido exclusivamente por Ministros de Estado, para autoridades de mesma hierarquia. *Ofício é expedido para e pelas demais autoridades. Pode ser entre os órgãos ou dos órgãos para particulares. Ambos têm como finalidade o tratamento de assuntos oficiais pelos órgãos da Administração Pública entre si e, no caso do ofício, também com particulares.
Ofício (o que mais cai!!!) Pergunta Prova: Qual diferença entre Oficio e Memorando? Ofício: entre órgãos (de um órgão para outro), no final tem endereço completo do destinatário. Memorando: Interno (dentro do órgão), aqui não precisa endereço, pois é interno.
Conceito Comunicação que as autoridades fazem entre si, entre subalternos e superiores, e entre a Administração e particulares, em caráter oficial. É o tipo mais comum de correspondência oficial. Embora normalmente o conteúdo do ofício seja matéria administrativa, pode também vincular matéria de caráter social, relativa ao relacionamento do agente administrativo em decorrência do seu cargo ou função. Forma e estrutura 1. Timbre da Instituição.
2. OFÍCIO (caixa alta, por extenso), sigla do órgão expedidor com sua vinculação hierárquica, numeração (seqüencial crescente e anual) e data. 3. Assunto: teor da comunicação. 4. Vocativo e função do destinatário. 5. Texto: conteúdo do documento, com parágrafos numerados na margem esquerda do texto, com exceção do primeiro e do fecho. 6. Fecho: fórmula de cortesia. A Instrução Normativa nº 4, de 06 de março de 1992, limita a dois os fechos para qualquer modalidade de comunicação oficial: Respeitosamente, para autoridades superiores, inclusive o Presidente da República, e Atenciosamente, para autoridade da mesma hierarquia ou inferior. 7. Assinatura, nome, cargo ou função do remetente. 8. Pronome de tratamento e designativo do cargo ou função do destinatário. *Validade do documento Definida pelo conteúdo. *Publicação Não se publica. Observações 1. Atualmente, costuma-se mencionar o nome do destinatário, sempre que conhecido.
2. No caso de necessidade de continuidade do texto, será utilizada uma outra folha para seu prosseguimento. Sugestão 1. Para facilitar posteriormente o arquivamento, tratar um assunto em cada ofício.
Partes do documento no Padrão Ofício O AVISO, o OFÍCIO e o MEMORANDO devem conter as seguintes partes: a) tipo e número do expediente, seguido da sigla do órgão: Exemplos: Mem. 123/2002-MF Aviso 123/2002-SG Of. 123/2002-MME b) local e data em que foi assinado, por extenso, com alinhamento à direita: Exemplo: Brasília, 15 de março de 1991. c) assunto: resumo do teor do documento Exemplos: Assunto: Produtividade do órgão em 2002. Assunto: Necessidade de aquisição de novos computadores. d) destinatário: o nome e o cargo da pessoa a quem é dirigida a comunicação. No caso do ofício deve ser incluído também o endereço.
e) texto: nos casos em que não for de mero encaminhamento de documentos, o expediente deve conter a seguinte estrutura: – introdução, que se confunde com o parágrafo de abertura, na qual é apresentado o assunto que motiva a comunicação. Evite o uso das formas: “Tenho a honra de”, “Tenho o prazer de”, “Cumpre-me informar que”, empregue a forma direta; – desenvolvimento, no qual o assunto é detalhado; se o texto contiver mais de uma idéia sobre o assunto, elas devem ser tratadas em parágrafos distintos, o que confere maior clareza à exposição; – conclusão, em que é reafirmada ou simplesmente reapresentada a posição recomendada sobre o assunto. Os parágrafos do texto devem ser numerados, exceto nos casos em que estes estejam organizados em itens ou títulos e subtítulos. Já quando se tratar de mero encaminhamento de documentos a estrutura é a seguinte: – introdução: deve iniciar com referência ao expediente que solicitou o encaminhamento. Se a remessa do documento não tiver sido solicitada, deve iniciar com a informação do motivo da comunicação, que é encaminhar, indicando a seguir os dados completos do documento encaminhado (tipo, data, origem ou signatário, e assunto de que trata), e a razão pela qual está sendo encaminhado, segundo a seguinte fórmula: “Em resposta ao Aviso nº 12, de 1º de fevereiro de 1991, encaminho, anexa, cópia do Ofício nº 34, de 3 de abril de 1990,
do Departamento Geral de Administração, que trata da requisição do servidor Fulano de Tal.” ou “Encaminho, para exame e pronunciamento, a anexa cópia do telegrama no 12, de 1o de fevereiro de 1991, do Presidente da Confederação Nacional de Agricultura, a respeito de projeto de modernização de técnicas agrícolas na região Nordeste.” – desenvolvimento: se o autor da comunicação desejar fazer algum comentário a respeito do documento que encaminha, poderá acrescentar parágrafos de desenvolvimento; em caso contrário, não há parágrafos de desenvolvimento em aviso ou ofício de mero encaminhamento. f) fecho (v. 2.2. Fechos para Comunicações); g) assinatura do autor da comunicação; e h) identificação do signatário (v. 2.3. Identificação do Signatário).
Forma de diagramação Os documentos do Padrão Ofício devem obedecer à seguinte forma de apresentação: a) deve ser utilizada fonte do tipo Times New Roman de corpo 12 no texto em geral, 11 nas citações, e 10 nas notas de rodapé; b) para símbolos não existentes na fonte Times New Roman podem-se utilizar as fontes Symbol e Wingdings; c) é obrigatório constar a partir da segunda página o número da página;
Aviso e Ofício
Devem constar do cabeçalho ou do rodapé do ofício as seguintes informações do remetente: – nome do órgão ou setor; – endereço postal; – telefone e endereço de correio eletrônico. Modelo UNIVERSIDADE FEDERAL DO CEARÁ REITORIA COORDENADORIA DE ASSUNTOS INTERNACIONAIS OFÍCIO (sigla do órgão expedidor) nº (Local ,data) Vocativo, Texto (parágrafos numerados, a partir do segundo) 2. 3. Atenciosamente ou Respeitosamente, ______________________________________ (Assinatura ,cargo ou função do remetente)
Nome do destinatário Cargo ou função do destinatário Endereço completo
Exemplo Ofício UNIVERSIDADE FEDERAL FLUMINENSE Ofício NDC /PROAC nº 12 Assunto: Visita técnica Senhor Diretor
Niterói, 13 de abril de 1999.
Vimos através deste ofício agradecer a V.Sa. pela atenção dispensada pela equipe da BIREME aos representantes deste Núcleo, quanto da visita técnica no dia 07 de abril próximo passado, durante a qual foram recebidos pela Coordenadora de Serviços Cooperativos. 2 . Esperamos nesta nova Direção do Núcleo de Documentação da UFF, intensificar as relações de cooperação mútua com a BIREME. 3 . Aproveitamos para parabenizá-lo pela posse, no próximo dia 21 de abril, no cargo de Diretor do Centro Latino Americano e do Caribe da Saúde - BIREME, e desejamos pleno êxito de seus objetivos. Atenciosamente, _______________________________ (nome por extenso) Diretora do NDC Ao Sr. (nome do destinatário) Diretor do BIREME/OPAS/OMS Rua Botucatu, 862 - São Paulo/SP - CEP: 040023-901
Exemplo de Ofício
[Ministério] [Secretaria/Departamento/Setor/Entidade] 5 cm [Endereço para correspondência]. [Endereço - continuação] [Telefone e Endereço de Correio Eletrônico] Ofício no 524/1991/SG-PR Brasília, 27 de maio de 1991.
A Sua Excelência o Senhor Deputado [Nome] Câmara dos Deputados 70.160-900 – Brasília – DF
Assunto: Demarcação de terras indígenas
Senhor Deputado, 2,5 cm 1. Em complemento às observações transmitidas pelo telegrama no 154, de 24 de abril último, informo Vossa Excelência de que as medidas mencionadas em sua carta no 6708, dirigida ao Senhor Presidente da República, estão amparadas pelo procedimento administrativo de demarcação de terras indígenas instituído pelo Decreto no 22, de 4 de fevereiro de 1991 (cópia anexa). 2.
Em sua comunicação, Vossa Excelência ressalva a necessidade de que – na definição e demarcação das terras indígenas – fossem levadas em consideração as características sócio-econômicas regionais.
3.
Nos termos do Decreto no 22, a demarcação de terras indígenas deverá ser precedida de estudos e levantamentos técnicos que atendam ao disposto no art. 231, § 1o, da Constituição Federal. Os estudos deverão incluir os aspectos etno-históricos, sociológicos, cartográficos e fundiários. O exame deste último aspecto deverá ser feito conjuntamente com o órgão federal ou estadual competente.
4. Os órgãos públicos federais, estaduais e municipais deverão encaminhar as informações que julgarem pertinentes sobre a área em estudo. É igualmente assegurada a manifestação de entidades representativas da sociedade civil.
5.Os estudos técnicos elaborados pelo órgão federal de proteção ao índio serão publicados juntamente com as informações recebidas dos órgãos públicos e das entidades civis acima mencionadas. 1,5 cm 3 cm (297 x 210mm)
3,5 cm 6. Como Vossa Excelência pode verificar, o procedimento estabelecido assegura que a decisão a ser baixada pelo Ministro de Estado da Justiça sobre os limites e a demarcação de terras indígenas seja informada de todos os elementos necessários, inclusive daqueles assinalados em sua carta, com a necessária transparência e agilidade. Atenciosamente,
[Nome] [cargo] 2
Memorando Pergunta Prova: Qual diferença entre Oficio e Memorando? Ofício: entre órgãos (de um órgão para outro), no final tem endereço completo do destinatário. Memorando: Interno (dentro do órgão), aqui não precisa endereço pois é interno.
Conceito Comunicação interna utilizada pelas chefias ou servidores autorizados, na qual se expõe qualquer assunto referente à atividade administrativa. Pelas suas características de certa informalidade, o memorando deve ser elaborado com simplicidade e concisão.
Forma e estrutura 1. MEMORANDO (caixa alta, por extenso), seguido de numeração (seqüencial crescente e anual ). 2. Emissor: sigla do setor emitente e respectivas vinculações hierárquicas, precedidas por barras, precedido de Do/Da . 3. Data: deverá figurar na mesma linha do número e identificação. 4. Destinatário: menciona-se o cargo ocupado, precedido de À/Ao. 5. Assunto: teor da comunicação. (aceita ementa) 6. Texto: conteúdo do documento, com parágrafos numerados na margem esquerda do texto, com exceção do primeiro e o fecho. 7. Fecho: fórmula de cortesia. Respeitosamente, para autoridades superiores e Atenciosamente, para autoridades de mesma hierarquia ou hierarquia inferior. 8. Nome e cargo do emitente: assinatura do servidor que emitiu o memorando, sobreposta a seu nome, o cargo e função , apostos a carimbo. Validade do documento Definida pelo conteúdo. Publicação Não se publica. Observações
1. O memorando deverá ser emitido em 02 (duas) vias, que serão encaminhadas ao setor de destino, o qual reterá o original e devolverá a cópia ao emitente, para seu arquivo, fazendo as observações relativas ao recebimento, na cópia. 2. A assinatura não poderá ficar em página isolada. 3. Visto do chefe imediato/superior. 4. Não incluir despacho ou informação no verso do documento. 5. Evitar o uso de rubrica; quando ocorrer, apor carimbo para dar conhecimento de quem emitiu o documento. 6. Consultar sempre que necessário, a listagem: Organização Hierárquica dos Órgãos da Instituição, para a correta utilização das siglas dos órgãos. 7. No texto do memorando poderá se empregada, a 1ª pessoa do singular ou a 1ª pessoa do plural. Definição e Finalidade O memorando é a modalidade de comunicação entre unidades administrativas de um mesmo órgão, que podem estar hierarquicamente em mesmo nível ou em níveis diferentes. Trata-se, portanto, de uma forma de comunicação eminentemente interna. Pode ter caráter meramente administrativo, ou ser empregado para a exposição de projetos, idéias, diretrizes, etc. a serem adotados por determinado setor do serviço público. Sua característica principal é a agilidade. A tramitação do memorando em qualquer órgão deve pautar-se pela rapidez e pela simplicidade de procedimentos burocráticos. Para evitar desnecessário aumento do número de comunicações, os despachos ao memorando devem ser dados no próprio
documento e, no caso de falta de espaço, em folha de continuação. Esse procedimento permite formar uma espécie de processo simplificado, assegurando maior transparência à tomada de decisões, e permitindo que se historie o andamento da matéria tratada no memorando. Forma e Estrutura Quanto a sua forma, o memorando segue o modelo do padrão ofício, com a diferença de que o seu destinatário deve ser mencionado pelo cargo que ocupa. Exemplos: Ao Sr. Chefe do Departamento de Administração Subchefe para Assuntos Jurídicos Modelo (01) UNIVERSIDADE FEDERAL DO CEARÁ REITORIA COORDENADORIA DE ASSUNTOS INTERNACIONAIS MEMORANDO (sigla do órgão) n.º À /Ao: Assunto:
Atenciosamente ou Respeitosamente, ______________________________ (Assinatura e carimbo do servidor)
Em,
Ao Sr.
Modelo (02) UNIVERSIDADE FEDERAL DO CEARÁ REITORIA COORDENADORIA DE ASSUNTOS INTERNACIONAIS MEMORANDO (sigla do órgão) n.º À /Ao: Assunto:
Em,
Atenciosamente ou Respeitosamente, ______________________________ (Assinatura e carimbo do servidor)
Encaminhado pela CAI ____/____ de ___/____/______
EXEMPLO
UNIVERSIDADE FEDERAL FLUMINENSE MEMORANDO PROEX nº 019/99 À /Ao: AC/NDC Assunto: Bolsas de Extensão
Em, 04 de fevereiro de 1999.
Em atendimento a solicitação feita por V.Sª, informamos que o prazo para o envio de Projetos de Extensão a serem executados no período de abril a dezembro, será até o dia 26 de fevereiro. Quanto à avaliação da solicitação de Bolsa de Extensão, é feita por uma Comissão de Avaliação que utiliza critérios de pontuação pautados nos Indicadores Institucionais. Atenciosamente, _____________________ (Assinatura-carimbo)
Exemplo de Memorando 5 cm Mem. 118/DJ Em 12 de abril de 1991 Ao Sr. Chefe do Departamento de Administração Assunto: Administração. Instalação de microcomputadores 1.
Nos termos do Plano Geral de informatização, solicito a Vossa Senhoria verificar a possibilidade de que sejam instalados três microcomputadores neste Departamento.
2 Sem descer a maiores detalhes técnicos, acrescento, apenas, que o ideal seria que o equipamento fosse dotado de disco rígido e de monitor padrão EGA. Quanto a programas, haveria necessidade de dois tipos: um processador de textos, e outro gerenciador de banco de dados. 3.O treinamento de pessoal para operação dos micros poderia ficar a cargo da Seção de Treinamento do Departamento de Modernização, cuja chefia já manifestou seu acordo a respeito. 4.Devo mencionar, por fim, que a informatização dos trabalhos deste Departamento ensejará racional distribuição de tarefas entre os servidores e, sobretudo, uma melhoria na qualidade dos serviços prestados. Atenciosamente, [nome do signatário] [cargo do signatário] 3 cm 1,5 cm
(297 x 210mm)
CERTIDÃO Conceito Documento fornecido pela administração ao interessado, afirmando a existência de ato ou assentamentos constantes de processo, livro ou documentos que se encontrem nas repartições públicas. Pode ser de inteiro teor – transcrição integral, também chamada traslado ou resumida, desde que exprima fielmente o conteúdo do original. A certidão autenticada tem o mesmo valor probatório do original, como documento público, e seu fornecimento gratuito por parte da administração pública que a expediu; conforme artigo 5º, XXXIV b da Constituição da República Federativa do Brasil – 1998. Forma e estrutura 1. Timbre da Instituição. 2. CERTIDÃO (caixa alta, por extenso) e centralizada sobre o texto. 3. Preâmbulo: alusão ao fato que determinou a expedição do documento e menção, quando for o caso, do documento ou livro do qual a certidão está sendo extraída. 4. Texto: transcrição do documento original ou descrição do que foi encontrado. Deve ser escrito seguidamente, sem parágrafos, alíneas, sem rasuras ou emendas. 5. Fecho: termo de encerramento, identificação funcional e assinatura dos funcionários que intervieram no ato (quem lavrou e quem conferiu).
6. Local e data da expedição do documento. 7. Visto da autoridade que autorizou a lavratura da certidão. Validade do documento Permanente para o requerente. Publicação Não se publica. Modelo UNIVERSIDADE FEDERAL DO CEARÁ REITORIA COORDENADORIA DE ASSUNTOS INTERNACIONAIS C E R T I D Ã O: Certifico, em atendimento ao requerido através do processo...........................,no qual..........................................(nome do requerente) solicita certidão de........................... para fins de ................................................................... . CERTIFICO que, de acordo com........................................................................... . Para constar, eu ..................................................................................(nome/cargo) passei a presente certidão, que é datada e assinada pelo ...........................................(nome/cargo do superior) e visada pelo ............................................................(nome/cargo da autoridade administrativa responsável). ..................................., ...... de ...... de ............ Visto: .........................(nome) .........................(cargo)
....................... (nome) ......................... (cargo)
Conceituações, Procedimentos e Modelos para atos Administrativos. APOSTILA Conceito Apostilar é o mesmo que notar à margem, emendar, corrigir. É a complementação de um ato. Apostila é o aditamento a um ato administrativo anterior, para fins de retificação ou atualização. Trata-se de um ato aditivo, confirmatório de alterações de honras, direitos, regalias ou vantagens, exarado em documento oficial, com finalidade de atualizá-lo. A apostila tem por objetivo a correção de dados constantes em atos administrativos ou o registro de alterações na vida funcional de um servidor, tais como promoções, lotação em outro setor, majoração de vencimentos, aposentadoria, reversão à atividade, dentre outros. Geralmente, a apostila é feita no verso do documento a que se referir. Pode, no entanto, caso não haja mais espaço para o registro de novas alterações, ser feita em folha separada (com timbre oficial), que será anexada ao documento principal. É lavrada como termo e publicada em órgão oficial. Partes a)Título: denominação do documento (apostila) ; b)Texto: desenvolvimento do assunto ;
c) Data: às vezes precedida da sigla do órgão; d) Assinatura: nome e cargo ou função da autoridade. APOSTILA A Diretoria do .............., no uso de suas atribuições, tendo em vista o que consta do Processo n.º ..................., que a designação de .................., da Secretaria de ................, a NOME DO FUNCIONÁRIO, é para o período de .... de ........ a ....... de ....... de ........, e não como constou na referida Portaria. SIGLA, em .... de .......... de ......... Nome, Cargo do signatário.
ATA (o que mais cai!!!!) Conceito É o registro resumido e claro, exato e metódico de fatos, ocorrências, resoluções e decisões de assembléias numa sessão de corpo deliberativo ou consultivo, conselhos, congregações, ou outras entidades semelhantes, de pessoas reunidas para determinado fim. Publica-se, em certos casos, por edital. Elaboração A Ata é documento que tem valor jurídico. Por essa razão deve ser lavrada de tal maneira que não possam introduzir modificações posteriores. Geralmente é lançada em livro próprio, devidamente autenticado, cujas páginas são rubricadas por quem redigiu os termos de abertura e de encerramento, o que lhe dá cunho oficial. Há os que substituem os livros por folhas soltas, sistema que, embora ofereça algumas vantagens de caráter prático, tem, por outro
lado, sérios inconvenientes, tais como a facilidade de extravio, de acréscimos ou de modificações posteriores, com objetivos fraudulentos. Para se evitarem fraudes, é possível fazer o registro das atas no Cartório de Títulos e Documentos. Na Ata não se fazem parágrafos ou alíneas: escreve-se tudo seguidamente, para evitar que, nos espaços em branco, se façam acréscimos. Existem, no entanto, tipos de atas que, por se referirem a atos rotineiros e de procedimento padronizado, são lançadas em formulários com claros a serem preenchidos. Mesmo nesse tipo de ata é conveniente, com a finalidade de prevenir qualquer fraude, preencher os eventuais espaços em branco com ponto ou outros sinais convencionais. A ata de uma reunião será lida e aprovada na reunião seguinte. Na ata não se admitem rasuras. Para ressalvar erro constatado durante a redação, usa-se a palavra digo, depois da qual se repete a palavra ou expressão anterior ao mesmo erro; Data sempre por extenso: Aos dezesseis dias do mês de agosto, digo, do mês de setembro de mil novecentos e setenta e quatro, reuniu-se o……´´ Quando se constata erro ou omissões após a redação, usa-se a expressão `em tempo´´, que é colocada após o escrito , seguindose a emenda ou o acréscimo. Ex.: “Em tempo: na linha onde se lê “abono”, leia-se “abandono”.
Em caso de contestações ou emendas ao texto apresentado, a ata só poderá ser assinada depois de aprovadas as correções. Como a ata deve ser um registro fiel dos fatos ocorridos em determinada reunião, sua linguagem deve ser simples e despretensiosa, clara, precisa ou concisa, não se prestando, por isso mesmo, para a demonstração ou extravasamento de prováveis ou supostos dotes literários do redator. Assinam a ata, geralmente, todas as pessoas presentes na reunião, mas pode também ser assinada somente pelo presidente e pelo secretário. Uma ata geralmente compõe-se de: a) Dia, mês, ano e hora (por extenso) e natureza da reunião. b) Local da reunião. c) Pessoas presentes, devidamente qualificadas (conselheiros, professores, delegados, etc.), nome e sobrenome das pessoas participantes e ausentes, consignando suas justificativas. d) Presidente e secretário dos trabalhos. e) Ordem do dia (discussões, votações, deliberações, etc.). f) Fecho, quase inalterável: nada mais havendo a tratar, o senhor Presidente declarou encerrada a sessão, de que eu, Pafúncio Fagundes, Secretário, lavrei a presente ata, a qual assino com o senhor presidente. (Pode-se usar 1º pessoa na ata – eu) g) Leitura da correspondência recebida e emitida. h) Os números fundamentais são grafados, de preferência por extenso,….sendo quinze votos em branco.Registro resumido e com clareza de fatos ou ocorrências e resoluções numa sessão do corpo deliberativo ou consultivo.Resumo oficial do ocorrido numa reunião de pessoas para determinado fim. Publica-se, em certos casos, por edital.
ATESTADO Conceito É o documento do qual se afirma a verdade de um fato, situação ou existência, de obrigação não necessariamente constante em livros, papéis ou documentos. Destina-se, basicamente, à comprovação de fatos ou situações transitórias, passíveis de modificações freqüentes. Ato administrativo enunciativo, o atestado é, em síntese afirmação oficial de fatos. Tem-se, por exemplo, atestado ou certidão de idade, de sanidade mental, de óbito (hospital), de boa conduta, de bons antecedentes, de vida de residência, de idoneidade moral, de vacina. Quando os fatos ou situações constam em arquivos da administração, utiliza-se a certidão para comprovar sua existência. Enquanto o atestado declara, a certidão é a transcrição de algo já existente. O atestado compõe-se de: a) Logomarca/Timbre do Órgão ou empresa que fornece o atestado. b) Título: denominação do ato (atestado). c) Texto: Em certos tipos de atestado que impliquem em maior responsabilidade, deverá conter nome completo, naturalidade, estado civil e domicílio. São perfeitamente dispensáveis, no texto do atesto, expressões como “nada sabendo em desabono de sua conduta” , “é pessoa do meu conhecimento” , etc. , já que só pode atestar quem conhece a pessoa e acredita na inexistência de algo que a desabone. d) Local data (dia, mês e ano).
e) Assinatura: nome e função da autoridade que atesta.
MODELOS E ATESTADOS TÉCNICOS Serão fornecidos aos interessados, pela sua área competente, devido à diversidade de assuntos tratados. A solicitação poderá ser feita por qualquer pessoa interessada, e será fornecido pelos responsáveis de cada Unidade Administrativa. MODELO
ATESTADO Atestamos, que o Sr (Nome), brasileiro, casado, residente na Rua:........................................., n.º ............, nesta cidade, portador do R.G. n.º........................PR, foi funcionário do Departamento de Estradas de Rodagem – DER/PR, no período de ...... de ................. de ........ a ........... de ................ de .............., exercendo o cargo de .............. . Curitiba, .... de ................ de ......... . Nome, Cargo do Signatário. Av. Iguaçu, 420 – Rebouças 80230-902 – Curitiba–Paraná–Brasil Fone 41 304 8000 Fax 41 304 8130 e-mail: derpr@pr.gov.br www.pr.gov.br/transportes
CIRCULAR Conceito É toda comunicação reproduzida em vias, cópias, ou exemplares de igual teor emanadas de autoridade competente e expedida aos chefes de serviço dos diversos setores. Especificamente, como documento, é correspondência multidirecional endereçada simultaneamente a diversos destinatários, para divulgar avisos, ordens e instruções, matéria de interesse geral, recomendações, informações e esclarecimentos sobre atos e fatos administrativos.
A circular não pode complementar ou modificar atos oficiais. É de competência dos Diretores (quem emite são os diretores) Constam de uma circular: a) Logomarca/Timbre do governo e do órgão: conforme especificações. b) Título e número: a três linhas abaixo da logomarca / timbre, escreve-se a palavra circular, geralmente centro da linha com todas as letras maiúsculas, seguida do número que lhe couber e data (dia, mês, ano), etc. c) Ementa: resumo do assunto da circular. (É facultativa) d) Texto: desenvolvimento do assunto tratado. Será numerado, quando extenso, a partir do segundo parágrafo, que receberá o número 2, em algarismos arábicos. Constam de uma circular: e) Assinatura: nome e cargo da autoridade competente (somente as letras iniciais maiúsculas).f) Anexo:à esquerda e a duas linhas abaixo da assinatura, com a indicação desses documentos,concordando em gênero e número com o substantivo a que se refere. Ex. Anexa: cópia do decreto-lei n.º …./….. g) Nome do órgão e endereço: no rodapé da folha à esquerda. Uma circular não contém vocativo ou fecho, pois isso caracteriza Ofício-circular. CIRCULAR Nº...., (vírgula) DE ...(data por extenso dd/mm/aaaa) ..... CIRCULAR Especificações (Sem Vocativo) ............................................................................ ..................................................................
2. (numera-se a partir do segundo parágrafo, se houver, com algarismos arábicos)..................................................................... .......................................................................... 3.................................................................................. .......................................................... ORDEM E SERVIÇO Conceito Nome..........., (vírgula) Cargo. (ponto)
centralizado
É a fórmula com que as chefias transmitem aos respectivos subordinados a maneira de ser conduzido determinado serviço, no que diz respeito aos aspectos administrativos e técnicos. É ato de chefia, sobre assunto de sua confiança; versa sobre trabalho e não sobre o destino de pessoas. A ordem de serviço encerra providências tomadas ou a serem tomadas pelo Diretor-Geral ou outro Diretor (quando em caráter restrito de sua área), no sentido de orientar a execução de serviços ou desempenho de encargos. É também recurso de que se vale o administrador quando deseja que alguém substitua outrem tão somente nos encargos, nas tarefas, sem direito a qualquer remuneração extra, o que lhe seria assegurado se a ordem fosse dada em Portaria. Trata-se de documento com estrutura variável, às
vezes semelhante à da Portaria, com numeração própria e destina-se a diversas Unidades Administrativas em locais ou localidades diferentes. A Ordem de Serviço compreende: a) Logomarca ou timbre b) Título: identificação do ato, sigla da Unidade Administrativa, ano. A data é colocada após o texto, antes da assinatura da autoridade. c) Texto: desenvolvimento do assunto. Pode conter vários parágrafos, podendo ser numerados por algarismos arábicos e desdobráveis, se necessário, em alíneas. Não se numera o primeiro parágrafo. d) Assinatura: nome da autoridade e indicação do cargo que ocupa ou função que exerce. Competência de elaboração: Exclusiva dos Diretores. OBS.: Quando a determinação for por um período previamente estabelecido deverá ser utilizado o Ofício-Circular e não a Ordem de Serviço.
ORDEM DE SERVIÇO N.º..../(Sigla Diretoria) -..(Ano).. ORDEM DE SERVIÇO especificações O DIRETOR ..............DO DEPARTAMENTO DE ESTRADAS DE 2.(numera-se partir do segundo parágrafo com RODAGEMaDO PARANÁ, no uso de suas atribuições algarismos arábicos) ...... que lhe são conferidas pelo Artigo ...................., do Decreto Estadual n.º ................................., de ..... de .......................... de 20....., (vírgula) RESOLVE (ou) DETERMINA (ou) DESIGNA (alinhado à esquerda, selecionando-se o termo adequado) ............................................................................................................ ..............
Cumpra-se (ou) Divulgue-se. (ponto)
Centralizado, selecionando-se. o termo adequado
Curitiba, ........ de ....................... de 20.... (centralizado)
..........Nome..........., (vírgula) Cargo. (ponto) PORTARIA Conceito Tem poder e função de lei praticamente. São atos administrativos internos, pelos quais o Diretor-Geral de Órgãos, repartições ou serviços, expede determinações gerais a seus subordinados, dando instruções sobre a execução de leis e de serviços, constituindo comissões, delegando poderes, aplicando medidas de ordem disciplinar, comissionamentos, administração de extranumerários, concessão de licença, adições ou designam servidores para funções e cargos secundários. Por portaria também se iniciam sindicâncias e processos administrativos. Em tais casos, a portaria tem função assemelhada à da denúncia no processo penal. As portarias são elaboradas em três vias, sendo que a original depois de assinada pelo Diretor-Geral é arquivada em pasta própria; as novas cópias tramitam pela Unidade de RH para servir aos fins específicos. Deve-se escrever o n.°do documento no extremo superior direito da folha onde poderá ter melhor visualização, de modo que não fique prejudicado quando de seu
arquivamento. Para ter sua validade certificada, a Portaria deve ser publicada em Diário Oficial. Nos casos de Portaria designando Comissão de Sindicância, Processo Administrativo, e outros assuntos similares, a vigência do ato não deve ser especificada no documento, pois podem ocorrer atrasos no início dos trabalhos invalidando a data ali determinada. A nomeação, dessa forma, entra em vigor a partir da data de sua publicação. Ex. 1. Portaria de nomeação para exercer cargo de Chefia……, a partir de 01/04/2003. 2.Portaria de Comissão de Recebimento de Material ……, a partir da data de sua publicação. Conforme o assunto, a Portaria comporta fechos tais como: a) Registre-se e Publique-se Diretor Geral b) Cumpra-se c) Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação, revogadas as disposições em contrário. São partes da portaria: a) Logomarca ou Timbre b) Título, número: Ex.: Portaria n.°……. c) Fundamentação: citação da legislação básica em que a autoridade apóia a sua decisão, seguida da palavra RESOLVE. Às vezes, a citação de dispositivos legais é substituída pela expressão “no uso de suas atribuições” ou similar. Em certas portarias, aparece, entre a fundamentação e a palavra
RESOLVE, os considerandos, que se destinam a justificar a decisão tomada. São partes da portaria: d) Texto: desenvolvimento do assunto. Há Portarias mais extensas, cujo texto é dividido em vários artigos ou parágrafos, devidamente numerados e subdivididos, quando necessário, em itens e alíneas. e) Local e data. f) Assinatura: nome da autoridade que expede o ato, sem indicação do cargo, pois esse já aparece em destaque no título. Todavia, em caso de assinatura por substituto, essa situação deverá ser indicada. (MODELO) PORTARIA N° ........ -......... O Diretor-Geral do Departamento de Estradas de Rodagem do Paraná , no uso de suas atribuições legais, RESOLVE:
Designar
Nome / Cargo
Base legal
Histórico
Curitiba, .... de ................. de ........... . Nome Cargo
Av. Iguaçu, 420 – Rebouças 80230-902 – Curitiba–Paraná–Brasil Fone 41 304 8000 Fax 41 304 8130 e-mail: derpr@pr.gov.br www.pr.gov.br/transportes
RESUMÃO
A partir de:
CIRCULAR – reproduzida em vários exemplares para ser transmitida a várias pessoas de uma empresa. AVISO e OFÍCIO são modalidades de comunicação oficiais praticamente idênticas. A única diferença entre eles é que: *Aviso é expedido exclusivamente por Ministros de Estado, para autoridades de mesma hierarquia. *Ofício é expedido para e pelas demais autoridades. Pode ser entre os órgãos ou dos órgãos para particulares. OFÍCIO: Comunicação de um órgão para outro ou entre órgãos e particulares. MEMORANDO: modalidade de comunicação entre unidades administrativas de um mesmo órgão, comunicação interna. Pergunta de Prova: Qual a diferença entre Ofício e Memorando? Ofício: entre órgãos (de um órgão para outro), no final tem endereço completo do destinatário. Memorando: Interno (dentro do órgão), aqui não precisa de endereço, pois é interno.
CERTIDÃO: Prova de fato permanente, expedido somente por repartições públicas. ATESTADO: Refere-se a um fato transitório, expedido por repartições públicas. APOSTILA: utilizada para retificar ou atualizar um ato administrativo. Pode ser feita a retificação no verso ou folha separada.
PORTARIA: São atos administrativos internos pelos quais o Diretor-Geral de órgãos expede determinações gerais aos seus subordinados. Para ter validade certificada, a portaria deve ser publicada em Diário Oficial. Prova: ato por meio do qual uma autoridade estabelece normas administrativas, baixa instruções ou define situações funcionais. Ex: Portaria de nomeação para exercer cargo de chefia a partir de 14/12/2008
ATA: Tem valor jurídico Tempo verbal passado Os números devem ser escritos por extenso Não é permitida abreviações Geralmente lançado em livro próprio e folhas rubricadas Sem parágrafos ou alíneas escreve-se tudo seguidamente, sem espaços em branco (de maneira que não se possa fazer acréscimos) A ata será lida e aprovada em reunião seguinte Não se admite rasuras (para ressalvar usa-se a expressão “digo” e corrige-se em seguida, ou se o erro for após toda a redação, ao final usa-se a expressão “em tempo” e corrigi-se) Pode-se usar a 1º pessoa (eu)