Módulo: INDICADORES “Lo que no se mide, no se controla. Lo que no se controla, no se mejora”
SENA: CONOCIMIENTO PARA TODOS LOS COLOMBIANOS
DIA 1
Funci贸n
Los indicadores son los signos vitales de la organizaci贸n
¿Porqué medir?
Lo que se mide se controla, lo que se controla se mejora.
Las mediciones condicionan el comportamiento de los individuos y de la cultura organizacional.
Sin un sistema de medición no sería posible un programa de mejoramiento continuo. La competitividad depende en buena medida de un adecuado sistema de medición.
Beneficios Reducci贸n de costos y de incertidumbre. Incremento de la productividad. Mejora de la planeaci贸n y cumplimiento de cronograma, compromisos y metas. Incentivo pagos por productividad. Benchmarking. Identifica necesidades de educaci贸n y desarrollo. Reportes 煤tiles para la toma de decisiones.
Tomado de Serna (2001)
Relación entre planeación y control Nuevos Planes
PLANEACIÓN
INSTRUMENTACIÓN DE PLANES
CONTROL: Comparación de planes con resultados Desviación indeseable
ACCIÓN CORRECTIVA
Tomado de Koontz y Weihrich.
Función de los Indicadores de Gestión • • • • • •
Facilita los procesos de toma de decisión. Controla la evolución en el tiempo de los principales procesos y variables. Racionaliza el uso de la información. Sirve de base para la adopción de normas y patrones efectivos y útiles. Base para la planificación y prospección de la empresa. Sirve para establecer sistemas de remuneración e incentivos
Función de los Indicadores de Gestión • •
Propicia la participación de las personas en la gestión de la organización. Emplea normas y patrones operativos.
Atributos de Eficiencia
Pertinencia
Precisión
• Se refiere a que la medición debe estar relacionada directamente con los factores críticos de éxito que impactan a la organización o el proceso que se desea controlar.
• Grado en que la medida obtenida debe reflejar fielmente la magnitud del hecho que se quiere analizar.
Características
NOMBRE
Se identifica y se concreta el indicador, además de su objetivo y utilidad.
FORMA DE CÁLCULO Se debe tener muy clara la fórmula matemática para el cálculo de su valor.
UNIDADES
Es la forma final como se expresa el indicador (%, $, tiempo, etc.)
Características GLOSARIO Especificación de los factores que se relacionan en su cálculo.
DENOMINACIÓN En este aspecto se debe controlar únicamente el evento que se quiere controlar, se expresará en cantidad, tasa, proporción, porcentaje, etc.
PATRÓN DE COMPARACIÓN Previamente se establecen los criterios de análisis y de medida, junto con los patrones contra los cuales se comparará
Características COMPORTAMIENTO HISTÓRICO Establecer tendencias en la organización, mediante el valor logrado de dicho indicador
PERIODICIDAD Se determina cuantas evaluaciones se harán dentro de un periodo de tiempo definido
DATOS REQUERIDOS Se debe establecer la fuente de información, quien genera y quien procesa la información
Características
INTERPRETACIÓN
Consiste en como se leerá el resultado o se expresará cuantitativamente lo que se ha medido. Igualmente definir como se graficará
ESTÁNDAR – META
Definición de metas o estándares que se esperan alcanzar
TIPOS DE INDICADORES DE EJECUCIÓN PRESUPUESTAL DE EFICIENCIA: Rendimiento obtenido sobre recursos utilizados. DE EFICACIA: Grado en que se lograron los objetivos. DE TIEMPO: Grado de cumplimiento de los plazos establecidos o los parámetros de velocidad definidos. DE CUBRIMIENTO: Grado de Cobertura lograda. DE PROCESOS: Control sobre la calidad en la ejecución de los procesos previamente definidos.
FUENTES DE INFORMACIÓN INFORMACIÓN SECUNDARIA: Publicaciones, revistas especializadas, periódicos
INFORMACIÓN PRIMARIA: Fuentes internas de la empresa tales como el área financiera, informes del departamento de mercadeo, mediciones y diagnósticos internos, reportes de RRHH.
TALLER No. 1 (60 minutos)
DIA 2
Metodología para Establecer Índices de Gestión 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.
Objetivos y Estrategias Identificación de Factores Claves de Éxito Definición de Indicadores Determinación de Status, Umbral y Rango de Gestión Diseño de la Medición Determinación y Asignación de Recursos Medición y Ajuste. Estandarización y Normalización Mantenimiento en Uso y Mejora Continua
Metodología para Establecer Índices de Gestión 1. Contar con objetivos y estrategias 2. Identificar los factores claves de éxito
8. Estandarizar y formalizar
7. Medir y ajustar
9. Mantener en uso y mejorar continuamente
3. Definir los indicadores para los factores claves de éxito
4. Determinar status, umbral y rango de gestión
6. Determinar y asignar recursos 5. Diseñar la medición
Objetivos y Estrategias
1. 2. 3. 4.
Claros Precisos Cuantificables Estrategias claras para lograrlos
Objetivosyy Estrategias Estrategias Objetivos Cuantificar Objetivo: 1. Atributo 2. Escala 3. Status 4. Umbral 5. Horizonte (tiempo) 6. Fecha de iniciaci贸n 7. Fecha de terminaci贸n 8. Responsable
Identificación de Factores Claves de Éxito
Eficacia Eficiencia Efectividad Productividad
Monitoreo Integral
Definici贸n de Indicadores Se necesitan indicadores para monitorear: o Antes del proyecto o Durante el proyecto o Despu茅s de ejecutado el proyecto o Es necesario establecer capacidad de gesti贸n y recursos disponibles o
Determinación de Status, Umbral y Rango de Gestión
Estado
• Valor inicial o actual del indicador • Cuando no existe la información: (NA)
Umbral
• Valor del indicador que se quiere lograr
Rango de Gestión
• Valores mínimo y máximo que el indicador puede tomar
Determinación de Status, Umbral y Rango de Gestión
C A N T I D A D
MÁXIMO SOBRESALIENTE SATISFACTORIO
AUTONOMÍA
ACEPTABLE MÍNIMO
¡ALARMA!
TIEMPO
CUANDO LO CONVENIENTE ES QUE EL VALOR DEL INDICADOR SE INCREMENTE O SEA CADA VEZ MAYOR Tomado de: Indicadores de Gestión (Mauricio Beltrán, 2000)
Determinación de Status, Umbral y Rango de Gestión
MÁXIMO C A N T I D A D
¡ALARMA!
ACEPTABLE SATISFACTORIO
AUTONOMÍA
SOBRESALIENTE MÍNIMO
TIEMPO
CUANDO LO CONVENIENTE ES QUE EL VALOR DEL INDICADOR SE REDUZCA O SEA CADA VEZ MENOR Tomado de: Indicadores de Gestión (Mauricio Beltrán, 2000)
Diseño de la Medición Determinar:
Presentación de la información
Fuentes de información
Frecuencia de medición
Tabulación
Asignación de responsables de la recolección
Análisis y presentación de la información
Determinación y Asignación de Recursos
Lo ideal es que la medición se incluya e integre al desarrollo del trabajo, sea ejecutada por quien realiza el trabajo y esta persona sea el primer usuario y beneficiario de la información. (Beltrán, 2000) Es ideal que los recursos utilizados en la medición, sean parte de los recursos que se emplean en el desarrollo del trabajo o proceso (Beltrán, 2000)
Medición y Ajuste Pertinencia del indicador
Destinatario de la información, etc…
Valores y rangos establecidos
Ajustar o cambiar Frecuencia en la toma de la información
Fuentes de información seleccionadas Proceso de toma y presentación de la información
Estandarización y Normalización 1. 2. 3. 4.
Proceso de especificación completa Documentación Divulgación Inclusión entre los sistemas de operación del negocio
Mantenimiento en Uso y Mejora Continua Debe ser constantemente revisado a la par con los objetivos, estrategias y procesos de la empresa. (BeltrĂĄn, 2000)
TALLER No. 2 (120 minutos)
TALLER No. 2 PROSPECTIVA 2007 - 2032 SECTOR AUTOPARTES (Estudio McKinsey – MinComercio)
Ventas 2032:
US$ 3.4 Mil Millones
Crecimiento 2032:
2,3 veces
Empleos 2032:
34.000 (crece en 12 mil)
Mercado Interno 2032:
2,3 veces
Ventas mcdo. interno 2032: US$ 2.3 Mil millones Exportaciones 2032:
US$ 1.14 Mil Millones (actual: US$ 520 millones)
Crecimiento anual: Productividad actual:
19% 16% por empleado del sector en USA.
PERSPECTIVA DEL CLIENTE Y MERCADO - EJEMPLO DE INDICADORES INDICE DE RETENCION DE CLIENTES
Clientes Totales - Desertores Clientes Totales
INDICE DE INCORPORACION DE NUEVOS CLIENTES
Clientes Nuevos Clientes Totales
INDICE DE DESERCION
Clientes Desertores Clientes Totales
INDICE DE REINCORPORACION DE CLIENTES
Clientes Reincorporados Clientes Desertores
INDICE DE PARTICIPACION EN EL MERCADO VOLUMEN PESOS
Mercado de la empresa Mercado total
PERSPECTIVA DEL CLIENTE Y MERCADO - EJEMPLO DE INDICADORES INDICE DE PARTICIPACION TOTAL EN EL MERCADO INDICE DE PARTICIPACION EN EL MERCADO POR SEGMENTOS
INDICE DE NIVELES DE PENETRACION DE MARCA INDICE DE TOP OF THE MIND
INDICE DE SATISFACCION DE CLIENTES
Ventas totales en la categoría ventas totales competencia Ventas totales en la categoría por seg. Ventas totales compet. y empresa # establecimientos con marca Total de establecimiento susceptibles # Menciones de marca Total de entrevistados Calidad producto + calidad del servicio
Precio comp. + entrega completa opor. + post.
PERSPECTIVA DE PROCESOS INTERNOS - EJEMPLO DE INDICADORESPROCESO PRODUCCIÓN Indice producción Indice desperdicios
Total producc realizada Total producc planeada Total desperdicios Total producción
Indice devolución
Indice costo beneficio
Indice costo mano de obra
Total unidades devueltas Total unidades despachadas Total costos producción Total costos prod. planeada Costo real periodo producción Costo planeado x periodo producción
PERSPECTIVA DE PROCESOS INTERNOS - EJEMPLO DE INDICADORES-
PROCESO LOGÍSTICO Indice cumplimiento del plan de aprovisionamiento de materia prima (ICA)
Indice cumplimiento despachos y entregas prometidas(IDC)
Entrega de proveedores Pedidos realizados a proveedores Número de pedidos entregados a tiempo y completos Total de pedidos
PERSPECTIVA DE PROCESOS INTERNOS - EJEMPLO DE INDICADORES-
PROCESO RECLAMOS
Indice Reclamos (IR)
Número reclamos período actual Número reclamos período anterior
PERSPECTIVA DE APRENDIZAJE Y CRECIMIENTO - EJEMPLO DE INDICADORES-
INDICE DE NUEVOS PRODUCTOS
Productos Nuevos Productos Actuales
MEJORAMIENTO DE PROCESOS
Procesos Mejorados Procesos Actuales
INDICE DE CREATIVIDAD
No. de sugerencias implementadas No. de sugerencias totales
INDICE DE RECLAMOS
No. Reclamos Respondidos No. de Reclamos Recibidos
INDICE DE CALIDAD
No. Reclamos Recibidos No. de Reclamos
INDICE DE REPROCESOS
No. Devoluciones No. Envíos