FACULDADE IMACULADA CONCEIÇÃO DO RECIFE União Brasileira de Educação Católica Mestrado em Administração de Negócios – GESTÃO DE COOPERATIVAS
FRANCISCO NEUDIMAR FERREIRA JUNIOR
SICOOB CENTRO NORDESTE: A COMUNICAÇÃO COMO FERRAMENTA ESTRATÉGICA DE GESTÃO E MUDANÇA ORGANIZACIONAL NA COOPERATIVA.
Recife 2017
FACULDADE IMACULADA CONCEIÇÃO DO RECIFE Mestrado em Administração de Negócios – GESTÃO DE COOPERATIVAS
Francisco Neudimar Ferreira Junior
SICOOB CENTRO NORDESTE: A COMUNICAÇÃO COMO FERRAMENTA ESTRATÉGICA DE GESTÃO E MUDANÇA ORGANIZACIONAL NA COOPERATIVA.
Projeto de intervenção apresentado como requisito para aprovação no programa da pós-graduação Mestrado em Administração de Negócios - Gestão de Cooperativas da Faculdade Imaculada Conceição do Recife.
Recife 2017
1. DADOS DE IDENTIFICAÇÃO DO PROJETO
1.1. Responsáveis pelo Projeto Gabriel Lucena Gomes Francisco Neudimar Ferreira Junior Weslley Farias Batista
1.2. Professor Orientador Emanoel Sampaio Silva
1.3. Tema
Cooperativas, Comunicação Interna, Mudança organizacional e Planejamento Estratégico.
1.4. Delimitação do Tema
A comunicação como ferramenta estratégica de gestão e mudança dentro da cooperativa Sicoob Centro Nordeste.
1.5. Formulação do Problema
Como a comunicação interna de uma cooperativa pode influenciar diretamente na tomada de decisão, na execução das funções, na análise dos processos e no direcionamento dos objetivos almejados pela instituição.
1.6. Justificativa
Os estudos elaborados a respeito da comunicação nas organizações demonstram a importância de uma cultura organizacional harmônica. A comunicação, desta forma, se torna uma ferramenta estratégica essencial para alinhar os colaboradores com os valores, missão e visão da empresa. Para CABRAL (2004) há ainda uma grande dificuldade em transmitir a informação de maneira que todos os stakeholders¹ compreendam a mensagem com o mínimo de perdas possíveis. A autora (Idem) afirma que “Uma coisa é o desejo, o ideal de vida organizacional; outra, a prática, o dia-a-dia da comunicação empresarial.”
Considerando que a falha, ou até mesmo a falta de comunicação é algo existente em muitas das instituições, o presente projeto fará uma breve análise da realidade desse viés dentro da Cooperativa Sicoob Centro Nordeste, ou seja, um estudo sobre o comportamento organizacional onde os processos de comunicação, internos e externos, sejam compreendidos como uma ferramenta estratégica para gerir e alinhar aos valores e objetivos da cooperativa nos processos de mudanças.
1.7. Objetivos
1.7.1. Objetivo Geral
Analisar a influência da comunicação dentro da cooperativa Sicoob Centro Nordeste e refletir como ela pode ser utilizado como uma ferramenta estratégica de gestão e mudanças organizacionais.
1.7.2. Objetivos Específicos ● Pesquisar sobre a importância da comunicação interna na cooperativa Sicoob Centro Nordeste ● Refletir o uso da comunicação enquanto ferramenta de gestão.
● Compreender como a comunicação interna pode auxiliar no processo de reestruturação da cooperativa minimizando os impactos nos stakeholders. ● Propor possíveis mudanças nos processos de comunicação interna para se adequar do modelo do PDGC.
1.8. Metodologia de Pesquisa A pesquisa é considerada como um método de pensamento reflexivo no qual requer um tratamento científica, construindo um caminho para que seja possível o conhecimento da realidade ou que seja descoberta a verdade. (LAKATOS; MARCONI, 2011) Para tanto, na elaboração deste projeto será realizado uma ampla pesquisa bibliográfica através de livros, revistas, publicações avulsas e na imprensa escrita. Com a finalidade de colocar o pesquisador diretamente em contato com aquilo que já foram publicados. (LAKATOS; MARCONI, 2011) Neste projeto será necessária uma ampla interação entre os pesquisadores com pretensão de aumentar o conhecimento das pessoas e grupos que participem do processo, este método qualitativo de pesquisa é definido pelo autor Thiollent como Pesquisa-ação. “A pesquisa-ação é um tipo de pesquisa social que é concebida e realizada em estreita associação com uma ação ou com a resolução de um problema coletivo e no qual os pesquisadores e os participantes representativos da situação da realidade a ser investigada estão envolvidos de modo cooperativo e participativo.” (Thiollent,1985:14).
A Pesquisa-ação tem como objetivo a solução de problemas coletivos, exigindo uma estrutura de relação entre os envolvidos no estudo da realidade de uma determinada situação. Utilizando técnicas de coleta e interpretação de dados, de intervenção para geração de soluções. O autor Pinto (1988) afirma que:
“Investigar uma realidade social não se esgota com a aplicação de instrumentos de pesquisa, mas requer também a observação sistemática de tudo quanto se refere às atividades dos homens concretos em relação com a natureza e em mútua relação” (Pinto,1988)
A característica exploratória deste estudo tem como objetivo explorar o campo da comunicação interna e seu uso como uma ferramenta estratégica de gestão para minimização de ruídos dos processos internos.
2. INTRODUÇÃO
Ao longo do tempo as organizações vêm sofrendo mudanças significativas em termos tecnológicos e científicos, isso exerce influência nas relações que elas mantêm com as pessoas as quais lidam direta e indiretamente no seu dia a dia. Com vista a essa realidade, a comunicação vem se destacando, tornando-se uma verdadeira ferramenta de gestão, com ênfase à sua importância para efetivação do planejamento estratégico e disseminação da cultura organizacional. Uma empresa que quer ganhar espaço no mercado competitivo tem que compreender e dar a devida importância ao fator comunicação no processo de gerenciamento. CHIAVENATO (2002), afirma que. “Hoje, a tendência é fazer com que todas as pessoas, em todos os níveis da organização, sejam os administradores – e não simplesmente os executores – de suas tarefas. Além de executar as tarefas, cada pessoa deve conscientizar de que ele deve ser o elemento de diagnóstico e de solução de problemas para obter uma melhoria contínua de seu trabalho dentro da organização. E é assim que crescem e se solidificam as organizações bemsucedidas.”
Seguindo esta linha o presente projeto de intervenção tem como foco fazer um estudo dentro da Cooperativa e apontar possíveis melhorias nos processos de comunicação interna, visando a melhoria dos resultados e redução de danos.
Os primeiros capítulos desse trabalho farão uma breve abordagem teórica sobre o conceito de comunicação, cultura organizacional, processos internos de comunicação, perpassando pela importância da comunicação interna no processo de gestão com foco na maximização dos resultados e redução de perdas. No decorrer do trabalho será apresentado um breve levantamento da realidade vivenciada na Cooperativa de Crédito Mútuo dos Servidores da União no Nordeste - Sicoob Centro Nordeste. Após esse levantamento, com auxílio do PDGC, apontaremos possíveis melhorias nos processos de comunicação interno da cooperativa em questão.
3. REFERENCIAL TEÓRICO
3.1 Comunicação
A base de um relacionamento humano é a comunicação, este fato a torna uma ferramenta essencial. Segundo Poyares (1974), a comunicação pode ser entendida como o ato de emitir mensagens e se fazer entendido. Já MATOS (2009. P. 2). Comunicação significa o mesmo que “tornar comum, partilhar, repartir, trocar opiniões (...)”.
Diante disso, pretendemos observar quais são as principais dificuldades enfrentadas pela cooperativa SICOOB Centro Nordeste atualmente, quando se fala em comunicação. Sabendo que este processo é o que garante os resultados, a falta de retorno, ou ruídos que ocorrem na comunicação podem gerar conflitos internos que afetam os objetivos da organização.
As organizações estão inseridas num contexto de competitividade, onde somente com as melhores estratégias se destacarão no mercado atual. Estes cenários deixam as cooperativas vulneráveis com as constantes mudanças, onde o fluxo de informação e a concorrência influencia em seu desempenho.
Considerando esta realidade, torna-se fundamental pensar a comunicação como ferramenta estratégica na gestão para obter uma melhor relação com seu público. Segundo KUNSCH (2009 p.107) “As organizações contemporâneas devem buscar o equilíbrio entre os seus interesses e os de seus públicos. Por isso, precisam planejar sua comunicação para realizar relacionamentos afetivos.”
A
comunicação
é
uma
ferramenta
importante
em
qualquer
organização,
independentemente de sua área de atuação. E é um fator determinante para obter os resultados esperados em seu planejamento.
“(...) o planejamento e a gestão da comunicação organizacional devem ser encarados como um desafio constante, em razão da dinâmica e da complexidade que a história impõe às organizações, e que somente com base em conhecimentos se conseguirá a tão esperada eficácia dos resultados” (KUNSCH, 2009 p.120)
Podemos afirmar então que a comunicação, tanto interna quanto externa, é uma ferramenta de extrema importância para qualquer organização é determinante no que se refere ao sucesso, independente do porte e da área de atuação.
3.1.1. Comunicação Interna
A comunicação interna na organização é uma ferramenta que promove o diálogo, a troca de informações e viabiliza boas relações entre seu quadro de colaboradores. Por isso é considerada um instrumento importante para obter uma boa gestão dentro da organização. É possível fazer uma comunicação interna que melhore as relações com os colaboradores nas instituições e podem maximizar o desempenho dos processos para obter melhores resultados. (COSTA, 2014)
Funcionários bem informados sobre os acontecimentos e interesses da sua empresa, sentem-se valorizados e respeitados, resultando positivamente no seu desempenho e
produtividade. Percebe-se que o público interno precisa ser valorizado, é ele o elo entre a instituição e o público externo, responsável por repassar tudo o que a empresa possui de melhor, o que está aprimorando em nível de processos e produtos, como também os valores da instituição.
“A disponibilização e a comunicação das informações para os colaboradores são necessárias e importantes para garantir a correta execução das atividades, a análise dos resultados obtidos, a tomada de decisão e a condução adequada do negócio”
As cooperativas do Brasil tem, por meio do SESCOOP (Serviço Nacional de Aprendizagem do Cooperativismo), o Programa de Desenvolvimento da Gestão das Cooperativas - PDGC, que utiliza a metodologia baseada no Modelo de Excelência da Gestão® (MEG) com finalidade de promover melhorias nos processos de gestão, governança e competitividade com foco ao Caminho para a Excelência. Dentro desse programa encontrase o eixo “Informações e Conhecimento” - base para nossa pesquisa-ação - que se propõe a analisar a gestão da informação e o processo de gerenciamento do conhecimento organizacional, destacando a importância da comunicação como disseminadora das informações e conhecimento ao público interno.
3.2. Processo de Comunicação
De forma mais simples, o processo de comunicação pode ser entendido como uma prática humana de transmissão e recepção de informações entre indivíduos, construindo e decodificando entendimentos em razão das trocas de informações geradas. Logo, o ato de se comunicar deduz a existência de duas ou mais pessoas promovendo um entendimento por meio da troca simbólicas compartilhando uma determinada mensagem, estando ela explícita ou não. Conhecer os meios pelos quais se dá a comunicação dentro da instituição é de suma importância para seu êxito.
No universo globalizado em que estão inseridas, os meios de comunicação organizacional mais usuais são a palavra falada, os e-mails e a intranet. A comunicação organizacional acontece por meio das redes formais - verticais, seguindo a hierarquia da organização - e as informais, que fluem em qualquer direção, essas merecem atenção especial por serem responsáveis por uma parcela considerável da comunicação interna da organização e determinantes neste processo.
Os grandes problemas enfrentados sempre no processo de comunicação são os ruídos. Para que a informação seja efetivamente transmitida, de forma plena, sem distorções, é necessário que não haja ruídos. A dificuldade surge quando identificamos três pilares responsáveis pela comunicação de fato, são eles, o emissor, o meio de comunicação, que vai desde o próprio ar até os meios eletrônicos e digitais, e o receptor. Para que o processo de comunicação tenha êxito, a informação precisa transitar pelos três pilares sem perdas. É aí que se aloja o problema.
3.2.1. Desafios do Processo de comunicação
Para que a comunicação interna seja eficiente e eficaz, faz-se necessário que o emissor transmita a informação de forma inteligível, que seja puramente compreensível, e para que assim o faça, é necessário entender o cenário em que a organização está inserida. Nesse caso, a informação bem transmitida não necessariamente será a informação passada de forma culta, erudita, utilizando a linguagem formal, e sim da forma que o receptor possa entender com todas as suas limitações ou dilatações intelectuais. Para que se possa emitir uma mensagem de modo a causar um entendimento no fim do processo, é necessário ter conhecimento de quem a decifrará nesta última etapa.
Os meios utilizados para se transmitir a informação também são pontos chaves no processo. É preciso analisar o contexto e decidir qual meio conduzirá melhor a informação. O grande problema nessa fase do processo acontece quando esbarramos nas limitações. Muitas vezes uma reunião presencial surtirá mais efeito quando precisarmos informar uma atualização em processos, mas em alguns casos o máximo que podemos fazer é um vídeo
conferência, ou ainda conversar por e-mail, redes sociais e aplicativos de celular. Então ainda que o emissor esteja preparado para transmitir a informação de forma clara, a comunicação pode ser prejudicada pelos meios utilizados.
3.3. Comunicação e Cultura Organizacional
A cultura organizacional, como o próprio nome cultura sugere, é algo intrínseco à organização. Pode-se dizer que a cultura não é algo criado propositalmente, ela simplesmente existe na organização e está enraizada em cada um dos colaboradores que ali atuam. É, portanto, composta por influência de todos os profissionais da instituição. Com isso, cada pessoa que ingressa na empresa passa a exercer influência sobre a cultura dela.
Curvello (2012) aborda duas linhas teóricas interessantes sobre cultura. “Na primeira, é concebido como sistema de ideias no qual os campos social e cultural são distintos, mas inter-relacionados. Na segunda, é tido como sistema sociocultural, e a cultura é percebida como componente de um sistema social, manifestada em comportamentos e produtos de comportamentos.” (Curvello, 2012 p.29)
A forma de utilizar a comunicação empresarial como ferramenta de gestão para melhor desenvolvimento da cooperativa também é algo cultural a organização. A comunicação empresarial sempre existirá em qualquer cooperativa, mas quando não é pensada e trabalhada, muitas vezes se torna deficiente de eficiência. Para que possa haver uma intervenção e mudança no modo de se comunicar tanto interna quanto externamente é preciso atuação dos gestores.
A competitividade da cooperativa no mercado está diretamente relacionada com a cultura e a forma de se comunicar da mesma. Portanto, faz-se necessário que os colaboradores da organização estejam totalmente afiados em relação às informações dos serviços, no caso do segmento da cooperativa com a qual estamos lidando, para que então as informações cheguem aos cooperados com segurança e credibilidade, além de plenamente
corretas, sem distorções. Para que isso ocorra da melhor forma possível, e que posteriormente venha a se tornar um hábito, é importante que a cultura da cooperativa entre em processo de transformação.
3.4. Planejamento Estratégico
Atualmente o planejamento estratégico tornou-se algo indispensável a qualquer organização, sendo a única maneira de desenhar um futuro desejado, desenvolver metodologias e definir estratégias para lidar com as diversas possibilidades, identificando eventuais desafios.
Planejar é um processo contínuo que envolve diversas maneiras de pensar, criar questões como: o que fazer, como, quando, quando custa, pra quem, por quem, por onde, etc. É um conjunto de decisões tomadas pelos profissionais envolvidos. Por isso é considerada como um processo decisório, que ocorre antes, durante e sua implementação. Como afirma Oliveira (2002, pág. 35):
“O planejamento pode ser conceituado como um processo, considerando os aspectos abordados pelas dimensões apresentadas, desenvolvido para o alcance de uma situação deseja de modo mais eficiente, eficaz e efetivo, com a melhor concentração de esforços e recursos pela empresa,”
Para o bom desempenho de uma organização é indispensável o planejamento estratégico, além disso, ele pode guiar decisões diante de incertezas, conflitos e dos possíveis riscos que podem enfrentar no futuro. Sabendo que uma determinada organização só vai obter sucesso na implementação desse processo se tiver flexibilidade para ser constantemente atualizado, adaptado, testado, evoluído, criando assim a consolidação do planejamento.
O sucesso do planejamento estratégico está ligado com vários processos internos para sua condução, envolvendo todas as áreas da companhia, sendo elas interligadas por
diferentes aspectos do plano de ação, tático e operacional. Uma das ferramentas que facilitam esse processo é a comunicação interna, sendo ela fundamental para divulgação das informações de forma ampla e consistente, partilhando com toda a organização o processo e seus resultados, para todos possam encarar o planejamento estratégico.
3.4.1. Planejamento Estratégico em Comunicação
3.5 Políticas de Comunicação
3.6 Pesquisa-ação
Possuidora da Razão Social Cooperativa de Crédito Mútuo dos Servidores da União no Nordeste, a Sicoob Centro Nordeste teve sua Assembleia Geral de Constituição realizada em 28/12/1998, durante os 18 anos de existência passou por grandes mudanças: no início seu Estatuto permitia a filiação de servidores da Polícia Federal e Polícia Rodoviária Federal, porém, na intenção de ampliar sua atuação, abriu o Estatuto à todos os servidores Federais. No decorrer desse período a cooperativa se vinculou a três Centrais - FEDERALCRED, UNICRED NNE e atualmente a Central SICOOB NE. Essas mudanças influenciaram consideravelmente na dinâmica de funcionamento da organização, seja em seus processos, sistemas, organograma, gestão, pessoal.
Com vista às mudanças pelas quais passou a cooperativa Sicoob Centro Nordeste, nossa pesquisa-ação tem por finalidade analisar a comunicação como aliada ao processo de mudanças, bem como ferramenta de gestão facilitadora na aplicabilidade do planejamento estratégico com foco na missão da cooperativa que é a de atender as necessidades financeiras dos cooperados, visando a melhoria da situação econômica e social, proporcionando-lhes uma melhor qualidade de vida.
4. CONSIDERAÇÕES FINAIS
6. REFERÊNCIAS CABRAL, Valéria. Um ensaio sobre a comunicação interna pós-industrial em sua dicotomia discurso e prática. Ano 1. Número 1. agosto de 2004. Orgânico.
COSTA, Daniel. Não existe gestão sem comunicação: como conecta endomarketing, liderança e engajamento. Porto Alegre. Dublinense, 2014.
MARCONI, Maria de Andrade; LAKATOS, Eva Maria. Metodologia do trabalho científico. 7. ed. São Paulo: Atlas, 2008.
KUNSCH, Margarida Maria (Org.). Gestão estratégica em comunicação organizacional e relações públicas. 2. Ed. São Caetano do Sul, SP. Difusão Editora, 2009.
OLIVEIRA, Djalma de Pinto Rebolcas de. Planejamento estratégico: conceitos, metodologias e práticas. - 17 ed. - São Paulo: Atlas, 2002.
Instrumento de autoavaliação, primeiros passos para a excelência. Disponível em:<http://pdgc.somoscooperativismo.coop.br/visualizar/instrumentos/primeirospassos.pdf>. Acesso em 14 de abril de 2017.
POYARES, Walter Ramos. Comunicação social e relações públicas. Rio de Janeiro: Agir, 1974.
Histórico. Disponível em:<http://sicoobcentronordeste.com.br/historico/>. Acesso em 14 de abril de 2017.
Histórico. Disponível em:<http://www.federalcred-ne.com.br/site/institucional/historico/>. Acesso em 14 de abril de 2017.