RESULTATEN UIT HET VERLEDEN EN GARANTIES VOOR DE TOEKOMST
Het credo uit de beleggingswereld is wijd verbreid. Resultaten uit
Sturen op het informatiesysteem
het verleden bieden geen garanties voor de toekomst. Wat op de beursvloer vanzelfsprekend is geworden, blijkt in het bedrijfsleven een hardnekkig fenomeen. Nog elke dag nemen organisaties beslissingen op basis van informatie uit het verleden. Toch kunnen informatiesystemen van groter nut zijn dan alleen voor het genereren van rapportages over voorbije perioden. Zeker in een markt waarin verandering eerder regel is dan uitzondering. Te k s t : J e r o e n Z e e u w
26
mei | juni 2007
Graham Moss, projectmanager bij LeasePlan, vertelt over de uitdagingen van het bedrijf als het gaat om informatievoorziening: “LeasePlan levert wereldwijd op hetzelfde niveau diensten en houdt per vestiging rekening met de verschillende lokale situaties. Zowel corporate als per vestiging is er behoefte aan een flexibel informatieplatform waarmee we de winstgevendheid van onze dienstverlening kunnen bepalen. Ook willen we eenvoudig en accuraat inzicht in de kosten per klant.”
Kostenbeheersing Binnen het bedrijf werden producten en diensten op elkaar afgestemd ter verbetering van de dienstverlening en de kostenbeheersing. Daardoor werd de behoefte aan een uniform informatiesysteem expliciet. LeasePlan ontwikkelde een programma om de informatievoorziening te verbeteren, waarbij onder meer een nieuw profitabilitymodel geïmplementeerd werd. “We werkten met een complex model. Dat was weliswaar gebaseerd op een business-intelligencebenadering, maar het leverde ons niet de daadwerkelijke BI-rapportagemogelijkheden. Daardoor voldeed het model niet aan de eisen van onze sales- en accountmanagers. Het hielp hen onvoldoende om efficiënt te werken. Daarom wilden we onze informatiehuishouding verbeteren”, aldus Moss.
elementen van een goede informatiehuishouding. Het probleem van het ontbreken van relevante informatie levert ten eerste te weinig inzicht in de businessdrivers van de organisatie. Daarnaast resulteert het in een gebrek aan inzicht in de toekomstige verwachtingen. Tot slot beperkt het de mogelijkheden om in te spelen op veranderingen in een dynamische markt.
organisatie en inzicht in de gestelde doelen, bijvoorbeeld op het gebied van winst en groei. Managers definiëren verschillende strategieën of scenario’s om die doelen te bereiken. Vervolgens worden daar plannen bij gemaakt, budgetten opgesteld en forecasts berekend. Vanuit de werkelijk behaalde resultaten wordt vervolgens gekeken of en waar er gereageerd moet worden op veranderingen in de markt of achterblijvende resultaten en prestaties in de eigen organisatie. In de meeste organisaties blijven die plannen en budgetten echter beperkt tot financiële overzichten die geen representatief beeld vormen van het businessmodel. Vaak blijven zij te statisch, doordat ze slechts één keer per jaar worden gemeten. Daardoor blijft het lastig om te komen tot waardevolle stuurinformatie.
Marktontwikkelingen Ook LeasePlan werd geconfronteerd met de beperkingen van het gegevensbeheer. De gebruikte tool was onvoldoende flexibel voor de organisatieveranderingen en de actuele marktontwikkelingen. “Onze gegevens beheerden we in een spreadsheet
Actuele gegevens
“We konden niet langer met Excel uit de voeten”
Besturingsproblemen Het komt vaak voor dat managers op verschillende niveaus binnen een organisatie over onvoldoende informatie beschikken om gefundeerde beslissingen te nemen. Vaak wordt er gekeken naar informatie uit het verleden, die gezien de dynamiek van de markt snel verouderd is en bovendien gebaseerd is op de verkeerde
die we via ons intranet beschikbaar stelden aan medewerkers binnen de gehele groep”, vertelt Moss. “Maar de informatiebehoefte ontwikkelde zich en daardoor konden we er niet langer mee uit de voeten.” Moss sprak al snel de wens uit om de oplossing aantrekkelijk vorm te geven, zodat medewerkers er gemakkelijker mee zouden werken. “Kennis is macht”, licht Moss toe. “De gegevens in onze bedrijfsapplicaties willen we wereldwijd met elkaar kunnen delen en rapporteren. Daarnaast is het binnen LeasePlan belangrijk om de data goed te presenteren. Zo stimuleren we de gebruikers niet alleen om de informatie te raadplegen en te actualiseren, ook bouwen we zo uiteindelijk gezamenlijk aan onze marktpositie.”
Grip op de organisatie Op het gebied van de stuurinformatie van managers is momenteel de behoefte ontstaan aan een goed hulpmiddel om grip te krijgen op de
LeasePlan ontwikkelde een dashboard dat de commerciële en financiële verantwoordelijken voorziet van accurate en actuele gegevens over de diensten enerzijds en de klanten anderzijds. Het profitabilitymodel geeft inzicht in het rendement op het portfolio, doordat prospects en klanten op de vooraf gedefinieerde parameters worden beoordeeld. Het dashboard is corporate van opzet conform de huisstijl en maatstaven van LeasePlan. De applicatie kan lokaal
Figuur 1: Sturen op toekomst
Markt
Drivers
Toekomst
IT in the boardroom
27
op bepaalde punten worden aangepast aan de nationale wetgeving of afwijkende businessomgeving. Behalve het raadplegen van data kunnen gebruikers ook scenario’s opslaan in het model om deze later opnieuw op te vragen. “Op die manier kunnen zij bijvoorbeeld gegevens op het gebied van winstgevendheid vergelijken met de actuele situatie of voorspellingen doen voor toekomstige ontwikkeling”, aldus Moss.
beslissingen genomen omtrent de bedrijfsvoering op basis van rentabiliteit.
Periodieke forcast De markt verandert continu, dus moet er ook continu vooruit worden gekeken. Dat betekent dat alleen een financieel budget niet voldoende is, maar dat er veel meer toegevoegde waarde zit in een periodieke forecast op basis van die elementen waaruit de business bestaat. De huidige methodiek is veelal een eenmalige exercitie die ‘budget’ heet. Hierbij wordt veel aandacht besteed aan het financiële plan, dat vervolgens na een paar
Planning vanuit de business In veel organisaties is het plannen, budgetteren en forecasten een aangelegenheid voor de financiële man. Toch wordt het tegenwoordig alsmaar interessanter om te plannen vanuit de business. Immers, de mensen die dicht bij het vuur zitten, weten goed wat er in de markt gebeurt en kunnen waardevolle informatie verschaffen die vervolgens door bestuurders en controllers naar financiële overzichten vertaald wordt. Door die mensen te laten plannen op voor hun bekende elementen als producten, diensten en prijzen wordt er meer inzicht gecreeerd in de business én in toekomstige verwachtingen. Voor LeasePlan was het van belang medewerkers uit verschillende landen bij het project te betrekken. Moss: “We ontwikkelden de applicatie voor onze sales- en accountmanagers en voor onze financiële mensen, verspreid over de diverse locale vestigingen. Daarom wilden we met hen het project regelmatig evalueren, met de gebruikers samen. Op die manier hebben we het draagvlak voor het dashboard en het enthousiasme om ermee te werken aanzienlijk kunnen vergroten”, aldus Moss.
“Plannen worden vertaald naar financiële informatie”
Financiële informatie Naast de vertaling van businessplanning naar financiële informatie, zijn organisaties gebaat bij inzicht in de resultaten per afdeling, product of dienst. Door ervoor te zorgen dat alle opbrengsten en kosten worden toegewezen aan producten of diensten, is het management in staat om op dat niveau te sturen en worden reële
28
informatie van verleden, heden en toekomst op het juiste moment voor de juiste personen. LeasePlan selecteerde Kadenza voor het ontwikkelen van een profitabilitymodel. Dit model diende te worden gebaseerd op de bestaande tool. Kadenza hielp LeasePlan met een inventarisatie van de benodigdheden binnen het gehele concern. Daarna werd het bedrijf ondersteund met de vertaling van zowel de technische als de zakelijke vereisten voor de ontwikkeling van het nieuwe model. Kadenza adviseerde LeasePlan gezamenlijk een dashboard te ontwikkelen en te implementeren. “De expertise op het gebied van business intelligence was zeer waardevol”, licht Moss toe. “We hebben erg nauw samengewerkt. Als vrijwel gelijkwaardige teamleden vertaalden zij de vragen vanuit de organisatie naar middelen die daadwerkelijk werken.”
mei | juni 2007
maanden niet meer representatief is. Of – nog erger – dat niet meer gedragen wordt door de mensen die het plan initieel maakten. Dat kan voorkomen worden door beter te luisteren naar de mensen uit de business, vaker een plan (forecast) te maken gericht op de toekomst, en daar ook op in te spelen door de informatie daadwerkelijk te gebruiken om beslissingen te nemen en de organisatie te besturen.
IT ondersteunt de toekomst Veel bedrijven werken nog steeds met Excel als ‘integrale besturingsomgeving’ maar alle bovengenoemde onderwerpen zijn nog nauwelijks onder te brengen in een traditionele Excel-omgeving. Zonder onderliggende structuur zoals een database of datawarehouse, is de informatievoorziening niet meer werkbaar in termen van bijvoorbeeld consolidatie van gegevens, onderhoud en beveiliging. Bedrijven zullen moeten overstappen naar een geïntegreerde omgeving voor managementinformatie, wat voordelen oplevert door het beschikbaar stellen van waardevolle stuur-
Besturingsproblemen Algemeen en financieel managers kunnen, kortom, met een hogere frequentie naar de toekomst kijken door gebruik te maken van een integraal businessmodel op basis van businessdrivers, KPI’s en financiële overzichten. Zo kunnen zij meer en vooral betere stuurinformatie verkrijgen, waardoor verschillende mensen op verschillende niveaus in een organisatie beter in staat zijn om te reageren op veranderingen in de markt.|
JEROEN ZEEUW is manager Planning & Control bij Kadenza (www.kadenza.nl), specialist in enterprise intelligence.