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índice
La GUIA DE PROVEEDORES Y SERVICIOS PARA EVENTOS DEL URUGUAY es una publicación de Editorial Eventos Latinoamericanos El contenido de los avisos publicitarios publicados en esta Guía son de total y exclusiva responsabilidad de los anunciantes. Administración: Jamaica y Avda. España Pda. 25 P. Mansa Punta del Este www.guiaeventosuruguay.com Departamento Comercial: Tel: 095-211.953 info@guiaeventosuruguay.com
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Impresión: Impresora Polo S.A.
Agencias de Viajes Especializadas Pag 4 Artesanías/Cueros/Souvenirs Pag 4 Artículos Publicitarios Pag 6 Audio/Amplificaciones Pag 6 Audio/Interpretación simultánea Pag 6 Audiovisuales Pag 6 Banderas, Carteles, Estandartes y Ploteos Pag 8 Bolsos/Carpetas y Solaperos Pag 8 Centros de Convenciones y Salas de Congresos Pag 8 Compañías Aéreas Pag 14 Computadoras, Alquiler Pag 14 Couriers Internacionales Pag 14 Diseño Gráfico/Páginas web Pag 14 Estancias con salas de reuniones Pag 14 Exposicones, organización Pag 15 Fotografía y Filmación Pag 16 Hoteles Pag 16 Imprentas Pag 20 Intérpretes de Conferencia Pag 20 Iluminación/Pistas Led Pag 22 Maestros de Ceremonias Pag 22 Mensajería/Cadetería Pag 22 Organizadores de Congresos y Eventos Pag 22 Prensa y Comunicación Pag 22 Rentadoras de Autos Pag 22 Restaurantes, Cafés - Bistró Pag 22 Salas de Fiesta Pag 24 Servicios Gastronómicos Pag 26 Shows, Espectaculos, Discotecas Pag 26 Sillas - Mesas - Carpas, Alquiler Pag 28 Stands, Montaje y Diseño Pag 28 Tours y Traslados Pag 28 Traducciones Pag 30 Video Conferencias Pag 30 Asociaciones y Organismos Pag 32 Colonia, Encuentro Mágico Pag 40 Maldonado, Vanguardia y Modernidad Pag 48 Montevideo, ciudad ideal para el Turismo de Reuniones Pag 54 ¿Por y para qué organizar un evento? Pag 60 Planificación efectiva de ferias comerciales Pag 64 Salas de Reuniones, Congresos, Convenciones Pag 71
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SEBAGTUR Tiburcio Gómez 1136/201 Tel: 2628.5393 TRANSHOTEL Acevedo Díaz 1671 Tel: 2402.9935 URBANA REMISES Arismendi 1420 Of. 601 Tel: 2400.8665 PUNTA DEL ESTE
Terminal Omnibus L. 08 Bvar. Artigas y Calle 32 Telefax: 4249.0570
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TRADUCCIONES MONTEVIDEO ALICIA MAGARIﾃ前S Tel: 2710.0257
ESTUDIO CHAMPOLLION Ramﾃｳn y Cajal 2497 Tel: 2480.8787
VIDEO CONFERENCIAS
ESTUDIO VI ALQUILER - VENTA Brandzen 1961, of. 406 099 66 1516 varelaav@mundomac.com Tel: 2400.1754
Ahora tambiﾃｩn puede encontrar en Internet los proveedores para la realizaciﾃｳn de su evento
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www.guiaeventosuruguay.com
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Asociaciones y Organismos vinculados al Turismo de Reuniones AUDAVI Asociación Uruguaya de Agencias de Viaje Río Branco 1407, of. 205 Montevideo Tel.: 2901.2326 Web: www.audavi.com.uy AUDOCA Asociación Uruguaya de Organizadores de Congresos, Ferias, Exposiciones y Afines Guayabo 1645, Of. 601 Montevideo Tel.: 2409.9160 E-Mail: secretaria@audoca.com Web: www.audoca.com BURÓ DE CONVENCIONES DE MONTEVIDEO Pza. Independencia 759 Montevideo Tel.: 2902.0111 E-Mail: montecvb@adinet.com.uy Web: www.bureaumontevideo.com
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BURÓ DE CONVENCIONES DE PUNTA DEL ESTE Tel.: 095-072.900 E-Mail: info@ puntadelestebureau.com Web: www.puntadelestebureau.com
ICCA Asociación Internacional de Congresos y Convenciones Capítulos Latinoamericano Pza. Independencia 759, of. 856 Montevideo Tel.: 2901.1807 E-Mail: latino@icca.nl Web: www.iccaworld.com INTENDENCIA DE COLONIA División Turismo Terminal de Ómnibus, planta alta Colonia - Tel.: 4522.3700 Web: www.colonia.gub.uy INTENDENCIA DE MALDONADO División Turismo Acuña de Figueroa y Burnett Maldonado - Tel.: 4222.0847 Web: www.maldonado.gub.uy INTENDENCIA DE MONTEVIDEO División Turismo San José 1328 - Montevideo Tel.: 1950.2043 Web: www.descubrimontevideo.com.uy MINISTERIO DE TURISMO Y DEPORTE Rambla 25 de Agosto de 1825 s/n Montevideo Tel.: 1885.348 Web: www.uruguaynatural.com
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Colonia:
Encuentro Mágico El Departamento de Colonia cuenta con una variada oferta turística que contempla cultura y patrimonio, turismo rural y naturaleza, sol y playa, enogastronomía, e infraestructura acorde que permite tanto disfrutar de una estadía tranquila y dis-
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tendida, como de un viaje de negocios o una reunión de trabajo.
Patrimonio Mundial El Barrio Sur -Casco Histórico-, de Colonia del Sacra-
Yates en Carmelo
Hotel Nirvana
mento, fundado en 1680, es el primer sitio de Uruguay –y hasta la fecha el único-, declarado Patrimonio Mundial por UNESCO, en 1995. Caminar por sus calles permite rememorar la historia y disfrutar de un paisaje único con vistas privilegiadas del Río de la Plata. Sus casas, sus calles empedradas, sus típicos faroles, y sus atardeceres mágicos seducen a cualquiera que lo recorra. A su vez, desde el Real de San Carlos hasta el Par-
que Anchorena, se extiende una hermosa costa en la que se destaca la zona de Barrancas, con hasta 18 metros de altura y donde se encuentran restos fósiles de la era marina.
Experimentar un mundo natural que envuelve con todos sus encantos Conocer los tambos turísticos, realizar cabalgatas, alojarse en un estableci-
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miento donde el contacto de la identidad cultural del con la naturaleza y el en- departamento. torno es lo fundamental, respirar el aire fresco y saludable de un entorno don- Convivir con una de se aprecia la tradición rural, representan una ex- forma de ser plena de tradición y arte periencia inigualable. El visitante podrá degustar un típico asado con cuero, algunas de las deliciosas comidas criollas que se ofrecen o probar los quesos y dulces que se elaboran artesanalmente y que se han convertido en parte
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La enogastronomía tiene una fuerte presencia en Colonia, las bodegas turísticas se han convertido en un importante atractivo para el destino. Bodegas familiares, cuya tradición en el arte de hacer vino proviene de los
Residencia Presidente de la República - Parque Anchorena
Vinos y quesos
inmigrantes que llegaron a nos cuentan la historia de la poblar estas tierras. zona y la región. Bordeando un litoral de delicada belleza, recorrer Conchillas, con su estilo arquitectónico determinado por la presencia de la empresa industrial inglesa Walker y Cia. a finales del Siglo XIX; los rastros de los jesuitas y las ruinas de La Calera de las Huérfanas del Siglo XVIII; la ciudad de Carmelo y su embarcadero de yates; el kilómetro cero del Río de la Plata en Punta Gorda, son algunos de los atractivos que
Ser parte de la armonía de un lugar único Disfrutar del arte mural que hace de Rosario un verdadero museo al aire libre; conocer la particular arquitectura y el urbanismo de Nueva Helvecia que traslada mágicamente a algún poblado de los
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cantones suizos; apreciar el legado arquitectónico y paisajístico de las colonias piamontesas de Colonia La Paz y Colonia Valdense. Degustar la variedad de deliciosos quesos y dulces elaborados en las laboriosas comunidades del Este de Colonia, de marcada influencia suiza y piamontesa, tan representativas de esta zona del Departamento. Otra muestra de la exuberante y agreste naturaleza de esta región es la vasta cadena de balnearios a lo
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largo de la extensa costa del Río de la Plata.
Colonia, el lugar ideal de sus encuentros El Destino Colonia ofrece infraestructura y tecnología de primer nivel para el desarrollo de congresos, convenciones y viajes de incentivos para Uruguay y el mundo, con más de 25 salas distribuidas en hoteles, centros culturales y universidades.
Sala de congresos Hotel Mirador
Hotel Mirador
La infraestructura se compone de salas con capacidades que van de 500, 250, 80 y 30 asistentes en sala, empresas de apoyo logístico (audio, imagen, traducciones, gastronomía, entretenimiento), y el marco excepcional del Barrio Histórico-Patrimonio Cultural de la Humanidad. Estas condiciones, a un par de horas de las principales capitales del Río de la Plata (Buenos Aires y Montevideo), más la tranquilidad y seguridad que ofrece el
Destino, garantizan el éxito de los congresos, convenciones y viajes de incentivos aquí realizados a costos muy competitivos. El Destino Colonia cuenta con puertos en comunicación casi instantánea con Buenos Aires y rutas en buen estado que comunican a Montevideo. Cuando pensamos en un sitio para realizar nuestros eventos, lo primero es la calidad humana y la segu-
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ridad, que permite transitar las calles a cualquier hora; así es el Destino Colonia y su gente. Por eso hablamos del binomio “trabajo-placer”, ya que las cortas distancias entre las ciudades permiten optimizar el uso del tiempo libre, con sus espléndidas Ramblas, canchas de golf, establecimientos rurales y bodegas en un radio de pocos kilómetros.
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Indudablemente, Colonia tiene mucho para ofrecer: salas de teatros y numerosos lugares nocturnos, gastronomía con su amplia variedad de propuestas internacionales y locales, además de 100 kilómetros de playas y paseos de compras que hacen de Colonia un atractivo turístico inigualable. Por mayor información: www.coloniaturismo.com
Suizos - Nueva Helvecia
Port贸n de Campo - Colonia del Sacramento
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Maldonado:
Vanguardia y Modernidad
Vista aérea del puerto de Punta del Este
Maldonado es el departamento que todos amamos, porque alberga el espíritu de prosperidad, de vanguardia y de modernidad que ya forma parte de nuestra cultura y estilo de vida. Sus atractivos naturales, culturales y paisajísticos, lo ubican como un sitio de preferencia para el turista nacional e internacional.
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Por otra parte brinda al visitante las alternativas de una ciudad moderna, con hermo-
sos paisajes, que dan cabida a extensas playas, destacadas por su exótica belleza natural y su calidad ambiental. Maldonado es turismo, seguridad, calidad de vida, producción, deporte, enseñanza, cultura, arte, geografía, historia, y belleza exuberante de todos sus paisajes. Maldonado también es el mayor destino de sol y playa de Sudamérica y el lugar elegido por su ubicación y sus características para quien
Cruceros e Isla Gorriti
está pensando en invertir su capital en una casa de veraneo, en un lugar de descanso o como vivienda permanente.
Turismo de Cruceros Punta del Este es uno de los principales puertos de escala de cruceros de Sudamérica. Esta forma de turismo, gracias a los servicios de city tour, guías y material que se entrega en puerto, da la posibilidad a quién nos visita por primera vez de conocer nuestra excepcional geografía, cultura y a nuestra gente.
Congresos y Convenciones El segmento del mercado de congresos, convenciones, eventos y ferias ha sido factor de desarrollo de destinos turísticos en todo el mundo. En este sentido la opción de asociarlo a una marca ya posicionada en el contexto internacional como destino turístico de calidad, sofisticado, seguro, con bellezas naturales y con un desarrollo urbano que contribuye a fortalecerlas, hace de Punta del Este un lugar particularmente único que en definitiva
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se posiciona por los altos estándares en calidad de vida que ofrece.
para organizar Convenciones, Congresos y Ferias.
La estabilidad social, política, jurídica y económica, sin lugar a dudas son pilares fundamentales de la imagen de respeto que el URUGUAY todo se ha ganado a nivel regional e internacional. Punta del Este la mejor opción del Mercosur
Hoteles con Salas de Reuniones o Centro de Convenciones
Vista aérea de la península
Punta del Este cuenta con 20.000 plazas hoteleras y servicios de alojamiento
que contemplan las necesidades de todos los visitantes, basados en la calidad, la excelencia y el trato amable de nuestros recursos humanos. La oferta de alojamiento es diversa y variada, con la presencia de hoteles cinco estrellas o boutique, que brindan posibilidades de descanso y relax o de actividades deportivas, juego y diversión a quienes optan por nuestro destino como la mejor alternativa regional. En la actualidad existen más de 25 Salas de Con-
ferencias y Convenciones con capacidad para 7.200 participantes. Las mismas poseen todos los servicios necesarios para una exitosa organización: catering, traducción simultánea, traslados, entretenimiento, etc. Punta del Este posee además una gran variedad de sedes complementarias que se encuentran ubicadas en el medio urbano, costero o rural, que brindan alternativas de esparcimiento, gastronomía, degustaciones, cultura y agroturismo.
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Universidades
Entretenimiento
Punta del Este Ciudad Universitaria promueve y articula el desarrollo de la educación superior, la investigación e innovación, contribuyendo a la calidad educativa, la inclusión social y al desarrollo cultural y productivo del Departamento de Maldonado; posiciona a Punta del Este como una Ciudad Universitaria, amigable y segura, con infraestructura y servicios sostenibles, en un entorno natural, abierta a la región y al mundo.
Punta del Este, además de sol, playa y naturaleza es diversión y entretenimiento. Su vida se completa con cines, pubs, discotecas y especialmente con los casinos que ofrecen shows, espectáculos y esparcimiento para grandes y chicos.
Deportes La naturaleza y el deporte al aire libre son uno de los pilares básicos de la oferta
Vista noctuna de la península
Monumento “Hombre emergiendo a la vida” en la Playa Brava
turística de nuestro destino. Una oferta multidisciplinar que permite oxigenarse de las formas más variadas: surf, kite & windsurf, pesca, kayak, maratón. Ofrecemos una infinidad de posibilidades para el turismo outdoor.
Punta del Este tiene un nuevo lugar de encuentro Desde mayo de 2016, el balneario más exclusivo de Uruguay y uno de los más destacados de Latinoamérica, albergará al nuevo Centro de
Convenciones y Exhibiciones de Punta del Este. Sobre un territorio natural único, rodeado de naturaleza y a pocos minutos del centro de la ciudad, brindará la combinación perfecta entre trabajo y disfrute. Desarrollado sobre un predio de más de 12 hectáreas, ofrecerá una capacidad para más de 4.000 delegados y 6.700 m2 para exhibiciones. Con un equipo profesional altamente capacitado y tecnología de primera línea, el nuevo Centro brindará todo lo necesario para que su evento se convierta en un acontecimiento único.
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Casapueblo - Punta Ballena
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La Guía de Proveedores y Servicios para Eventos del Uruguay, siempre un paso más adelante. . . Próximamente podrá acceder a toda la información de los proveedores del mercado de reuniones del Uruguay, a través de una aplicación para Teléfonos Inteligentes, que podrá descargar en plataformas IOS y Android.
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Montevideo,
ciudad ideal para el Turismo de Reuniones
Vista aérea de la Rambla Sur
Recostada en la orilla oriental del Río de la Plata, Montevideo es la capital de la República Oriental del Uruguay, centro político y económico del país y la sede administrativa del MERCOSUR. Su población se aproxima al millón y medio de habitantes, casi la mitad de la población total del país.
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La calidad de vida de los uruguayos se destaca en la región. Por su estabilidad políti-
ca, social y macroeconómica, Uruguay está entre los países más seguros a nivel mundial. En 2015 Montevideo fue calificada como la ciudad latinoamericana con la mejor calidad de vida por la consultora Mercer Human Resources. El departamento en su totalidad es un destino de referencia del Río de la Plata y Latinoamérica. A lo largo de los 12 meses Montevideo ofre-
ce al visitante una variada y nutrida agenda cultural y de recreación, paisajes que cautivan junto a valores tan preciados como la calidez y hospitalidad de su gente.
Sede de Ferias, Congresos y Convenciones Su ubicación estratégica en el MERCOSUR y el alto nivel de infraestructura y servicios hacen de Montevideo una ciudad capital constantemente elegida como sede de importantes eventos.
El Turismo de Reuniones en la capital uruguaya continúa creciendo y especializándose, apostando a un mejor posicionamiento y a la profesionalización del sector. Este segmento se encuentra en pleno desarrollo, incrementando en los últimos años su oferta de infraestructura con la incorporación de importantes salas como son el LATU, el renovado Teatro Solís y el moderno Auditorio Adela Reta del Sodre, entre las obras más significativas. Al mismo tiempo se están incorporando nuevas plazas hoteleras de primer nivel mediante las inversiones de grandes
Evento del BID
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Evento del BID
cadenas internacionales como Sofitel, Hilton y Hyatt. En 2016 Montevideo contará con un moderno estadio multifuncional de alta tecnología, el Antel Arena, que contará con una capacidad de 3100 personas en auditorio y 10 mil en eventos deportivos.
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La actualización, asesoramiento y control de los servicios prestados por las empresas en los congresos y convenciones está respaldado por la Asociación Uruguaya de Organizadores de Congresos, Ferias, Exposiciones y Afines (AUDOCA), integrante de CO-
CAL -Federación de Entidades Organizadoras de Congresos y Afines de América Latina- y del Conglomerado de Turismo de Montevideo, ámbito institucional público - privado de gestión turística del destino.
Beneficios de realizar Congresos en Montevideo Entre los beneficios del país para el sector se destacan: la exoneración de I.V.A., la cual es otorgada mediante tres condiciones fundamentales: que la reunión tenga carácter Internacional o Regional, que el evento sea declarado de Interés Turístico y
que la sala se encuentre registrada en el Ministerio de Turismo. Cumpliendo con estas, la exoneración será para el arrendamiento de esas salas y servicios conexos proporcionados por la misma.
Acceder al directorio de proveedores de servicios: www.descubrimontevideo.uy/turismo-de-reuniones
Otro beneficio es la posibilidad de contar con apoyo económico a las asociaciones y entidades que postulen a Uruguay como sede, Organizadores Profesionales de Congresos (OPC) de alto nivel.
Vía Aérea
Montevideo cuenta con servicios y tecnología de punta para la organización de eventos.
Accesibilidad El Aeropuerto de Carrasco, ubicado en las afueras de Montevideo, tiene conexión directa con Argentina (Buenos Aires), Brasil (San Pablo, Porto Alegre y Río de Janeiro), Chile (Santiago), Paraguay (Asunción), Perú (Lima), Santa Cruz de la Sierra (Bolivia), Panamá (Ciudad de Panamá),
Congresos
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Aeropuerto Internacional de Carrasco
España (Madrid), Francia (París) y Estados Unidos (Miami). Además, permite conexiones internacionales a través de las siguientes aerolíneas: Aerolíneas Argentinas, GOL, TAM, Lan Chile, Taca, Copa Airlines, American Airlines, Air France, Air Europa y Amaszonas.
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El Aeropuerto de Carrasco fue elegido como el mejor del mundo –arquitectónicamente hablando- en la categoría “Transportes”, en un concurso organizado por la organización estadounidense www.
architizer.com. Los ganadores del certamen fueron elegidos por un jurado compuesto por 200 profesionales de la arquitectura y diseño.
Vía Fluvial El puerto de Montevideo tiene conexión fluvial directa con el de Buenos Aires en algo más de dos horas. Además, cuenta con una combinación fluvial y terrestre a través del puerto de la ciudad de Colonia. Los buques rápidos que cruzan el Río de la Plata cubren unas 11 frecuencias diarias.
Los Caminos del Vino
Principales Congresos en Montevideo - XVI Cumbre Iberoamericana de Jefes de Estado y Gobierno 2006 - XV Congreso Asociación de Lingüística y Filología de América Latina - 2008 - XII Encuentro de Geógrafos de América Latina - 2009
- 53ª Reunión Anual de la Asamblea de Gobernadores del BID 2012 - II ICCA Latin America Meeting - 2013 - Congreso Mundial de Prensa Deportiva – 2015 - Hostelling International – 2016
Puerto del Buceo
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¿Por y para qué organizar un Congreso? ¿Cuáles son los beneficios que se pueden obtener para los organizadores y para los asistentes? Muchas pueden ser las razones por las que organizar un congreso, pero haciendo un análisis previo del evento, nos puede dar los motivos por los cuales es necesario organizar un congreso y la utilidad que puede tener el mismo para los distintos campos o sectores implicados. Las principales razones para organizar un congreso pueden ser: 1.
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Difusión de conocimientos científicos, técnicos, culturales... ¿Dispongo de un programa científico o del conocimiento a divulgar? Hay muchas maneras de difundir este tipo de conocimientos, como pueden ser revistas técnicas, artículos especializados en revistas generales, nuevos medios como Internet, impartición de cursos y seminarios, o simplemente la publicación de un libro. Pero ninguno de estos medios se puede comparar a la presentación en directo de las personas que han desarrollado estos descubrimientos-avances-estudios, sus explicaciones y sus opiniones. Promoción de intercambios. ¿Considero que existe interés en poder
fomentar intercambios? ¿Cuántos asistentes podría convocar? ¿Durante cuántos días? La organización de un congreso, puede ser la semilla para la creación de relaciones y futuros intercambios entre profesionales de un mismo sector o de sectores distintos relacionados por objetivos comunes. 3.
Creación de nuevos grupos o redes. La reunión de un nutrido rupo de profesionales conlleva el intercambio de experiencias entre profesionales de un mismo país o de todo el mundo, la creación de grupos de trabajo y la posibilidad de crear nuevos vínculos duraderos que pueden dar lugar a significativos avances en los campos edu-
cativos, científicos, culturales.... y al enriquecimiento personal y general de toda la comunidad. 4.
Organización de nuevos congresos. ¿Hagámoslo periódico? Un congreso sobre cualquier materia, puede ser el punto de inicio para la consecución y organización de nuevos futuros congresos sobre la materia, bien con carácter periódico o bien extraordinarios. Se crea la necesidad de compartir nuevas experiencias futuras.
5.
Capacidad asociativa. Hay congresos cuya finalidad además de divulgar nuevos conocimientos, tiene como finalidad estimular la creación de grupos, asociaciones y organizaciones de profesionales de diversos sectores. Existen profesionales que no se encuentran aglutinados en grupos de trabajo u organizaciones especializadas, sino que están colegiados en grupos demasiado generalistas. Estos congresos les ayudan a fomentar este tipo de asociacionismo.
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ello hacen falta medios Conocimiento social. económicos. Un congreMuchas de las labores investigadoras, nuevos deso puede ser na fuente de sarrollos o estudios, no financiación, un modo de suelen ser conocidos por la presentarse ante posibles mayor parte de la sociedad inversores y un estupendo ni de los medios de comedio para conseguir domunicación. Un congreso nativos, esponsorizaciones puede servir de “altavoz” y patrocinios. y de medio de difusión general para este tipo de conocimientos y de trabajos. La organización de un congreso también supone crear un “reclaFuente de recursos. mo” atractivo para los delega¿Dispongo de patrocinado- dos, no solo en el campo proferes? Los trabajos desarro- sional, sino en el campo lúdico llados en los distintos cam- y de ocio. Un buen hotel, una pos y materias de nuestra ciudad bonita, un programa de vida cotidiana, conllevan actividades para el tiempo lifuncionar on equipos de bre atractivo, etc., es un buen trabajo, medios técnicos medio de “atraer” la atención y y materiales. Para todo asistencia de muchas personas.
Antes de poder organizar con éxito cualquier congreso, nos deberíamos realizar las siguientes preguntas: 1) ¿Qué se quiere divulgar? 2) ¿A quién va dirigido? 3) ¿Cada cuánto tiempo se quiere divulgar? 4) ¿Los conocimientos a divulgar pueden tener interés en congresistas y patrocinadores? 5) ¿Dispongo de ponenges con poder mediático, institucional, profesional? 6) ¿Dispongo de un programa científico o del conocimiento a divulgar? 7) ¿Poder de convocatoria de
que dispongo? 8) ¿Número de asistentes previstos? 9) ¿A qué nivel se quiere divulgar: nacional, regional o internacional? 10) ¿Número de días previstos? 11) ¿Dispongo de financiación propia? 12) ¿Dispongo de patrocinadores privados e institucionales? Las preguntas que nos haremos una vez hayamos contestado las anteriores, serán las propuestas por el Organizador Profesional de Congresos en su oferta de servicios necesarios para la realización del congreso con éxito.
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PLANIFICACIÓN EFECTIVA DE FERIAS COMERCIALES Participar en ferias comerciales, exhibiciones, convenciones, eventos y otros lugares similares constituye una oportunidad única de vender, además de permitirle encontrar proveedores, observar a la competencia, establecer algunos contactos y conseguir publicidad. En suma, puede lograr en una feria comercial lo que le tomaría semanas o meses conseguir si se quedara en casa. Incluso le puede significar un ahorro de dinero. Según
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el Centro de Investigación del Sector de Ferias (CEIR), cuesta un 62% menos cerrar un negocio generado en una feria comercial que en el terreno. Sin embargo, para conseguir todo esto, debe planificarse muy bien. Eso significa elegir la feria correcta, establecer objetivos claros, diseñar una buena exhibición y promocionar su presencia. Todo esto, incluso antes de llegar a la feria.
ELECCIÓN DE LA FERIA CORRECTA
pradores o potenciales clientes de su producto o servicio. Estudie detenidamente las estadísticas de ferias de años anteriores para evaluar si los asistentes coinciden con el perfil de sus clientes. El gerente de la feria debe estar en condiciones de proporcionarle esta información.
Con miles de ferias comerciales cada año, elegir la que le reporte mayores beneficios en función del tiempo y dinero invertidos puede resultar dificil. Comience su búsqueda entre las ferias comerciales relacionadas con su producto o servicio. En Internet, pueder probar uno de los sitios PIDA AYUDA A SUS CLIENTES de búsqueda de ferias comerciales, como por ejemplo: Trade Converse con sus clientes para Show News Network. averiguar a qué ferias comerciales asisten, puesto que es proOtro recurso para averiguar bable que también otros potenacerca de las ferias es la aso- ciales clientes visiten las exhibiciación comercial de su sector, ciones que satisfacen las necesipuesto que muchas ferias y con- dades de sus clientes. También venciones son auspiciadas por puede conversar con sus compegrupos de la industria. tidores para saber cuáles son las ferias que les han parecido de mayor utilidad. Aquí le damos otros consejos para que haga una buena elección: HAGA SUS VERIFICACIONES CON ANTICIPACIÓN NO ESCOJA SÓLO EN BASE A LOS NÚMEROS Las grandes ferias comerciales que atraen a una gran cantidad de gente pueden ser una verdadera pérdida de tiempo si no asisten personas que sean com-
La mejor forma de evaluar una feria es tener una visión de primera fuente. Antes de embarcarse, visite la feria como público. ¿Es la feria dinámica y atrayente? ¿Diría que las personas que asisten son clientes potenciales? ¿Quiénes son los otros expositores y dón-
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de encajaría lo que usted ofrece en esa combinación de productos y/o servicios? Hable con la gente y mantenga los ojos abiertos. EVALÚE LA FERIA CON DETENIMIENTO Una vez que tenga una lista de posibles ferias, formule estas preguntas para determinar si la exhibición es adecuada para sus objetivos: ¿Es lo suficientemente grande para establecer una relación entre clientes potenciales y provee-
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dores, pero no demasiado grande como para tener que competir con los gigantes de su industria? ¿Está geográficamente bien ubicada para atraer a sus clientes, sean éstos locales, regionales, nacionales o mundiales? ¿Se ha programado en una fecha en que usted puede satisfacer los nuevos negocios que hará y mantener sus relaciones comerciales con los contactos y representantes? ¿Son confiables los promotores de la feria y tiene la administración un registro comprobado de éxitos?
NO ESPERE HASTA EL ÚLTIMO MINUTO Algunas exhibiciones populares se copan rápidamente. Si espera demasiado, podría quedar en lista de espera. Por otro lado, mientras antes se inscriba para una feria, más posibilidades tendrá de encontrar una buena ubicación para su stand. ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS CLAROS
que invertirá al exhibir en una feria comercial, es fundamental que determine con qué propósito está ahí y establezca metas que se puedan medir. Deberá evaluar todo lo que haga antes, durante y después de la feria en términos de si ésta contribuye al logro de estos objetivos. POSIBLES METAS PARA LAS FERIAS COMERCIALES
Aquí hay algunas razones por las cuales las empresas participan Para sacar el mayor provecho en ferias comerciales. Sus medel tiempo, dinero y energía tas pueden incluir varias de és-
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tas u otras que son importantes para su pequeña empresa. Emitir órdenes de ventas, investigar la competencia, descubrir tendencias, generar contactos para futuras ventas, incluir en su lista de correo nombres de prestigio, encontrar proveedores mejores o de menor costo,estrechar lazos con los clientes actuales, atraer a la prensa, generar entusiasmo en torno a un nuevo producto, aumentar la visibilidad de la empresa dentro del sector.
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vo, necesitará al menos una persona para que lo “cubra” cuando usted deba salir de su local para tomar un descanso u observar a la competencia. Una buena práctica es asignar a dos personas por cada 30 metros cuadrados del lugar de exhibición. Su personal debe tener buena presencia, ser preparado, cordial y estar bien informado. Ellos deben comprender sus objetivos y saber el papel que juegan para lograrlos. Si no tiene en su empresa empleados permanentes, contrate a parientes, amigos o empleados de tiempo parcial. FOCALICE SU MENSAJE
Seleccione simplemente dos o tres ideas que desee transmiASIGNE PERSONAL tir claramente en la exhibición ADECUADO Y PREPARADO y prepárese usted y su personal PARA ATENDER SU STAND para “insistir en el mensaje”. Diseñe sus gráficos, la promoción Usted no puede hacerlo solo. In- previa a la exhibición, el material dependientemente de su objeti- impreso y la publicidad que apa-
rece en el directorio de la feria en nar su local, por ejemplo) y torno a su mensaje. echar por tierra sus mejores planes. Como regla general, sus costos de espacio deben PREPARE UN PRESUPUESTO representar alrededor de la cuarta parte del presupuesto Cuando haya determinado total. En consecuencia, cuansus objetivos y la feria en la do sepa el monto que deberá cual se presentará, prepare pagar por el arriendo del luun presupuesto. Sin un presu- gar, multiplíquelo por cuatro puesto, los gastos se pueden para tener una idea general disparar (compras impulsivas de sus gastos, sin contar los de último minuto para ador- gastos de personal.
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