Elaborado por: Editorial Boston 2011
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Editorial Boston, 2011 Esta publicación no podrá ser reproducida ni citada total o parcialmente en formato impreso o electrónico, ni se podrá usar en presentaciones de radio, televisión, vídeo, películas u otro medio electrónico sin previa autorización por escrito de Colegio Universitario Boston. Todos los derechos reservados.
Colegio Universitario Boston San José, Costa Rica www.boston.ac.cr
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Un mensaje de Rodrigo Castro Presidente de Grupo Boston
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Contenido
Unidad 1 Conceptos b谩sicos
Unidad 2 Funci贸n asistencial del Secretario en la Empresa.
Unidad 3
Unidad 4
Unidad 5
Unidad 6
Unidad 7
Unidad 8 Reuniones formales e informales. Talleres, Seminarios, Simposios, Reuniones de Juntas.
iv
Contenido
Unidad 9
Unidad 10
Unidad 11
Unidad 12 CurrĂculo Vitae.
Unidad 13
Unidad 14
Unidad 15
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Unidad 1 Conceptos Básicos
empleado. de actividades dirigidas al tratamiento de las diferentes
panorámicas, con paredes modulares como
fomentar las relaciones entre empleados (as), sistemas disminuir el tiempo de distribución visitantes. hacerle le trabajo más fácil a sus jefes. reservaciones, consultas en línea, entre otros. como redactar
la correspondencia, programar citas,
El Proceso Administrativo Herramientas Básicas Administrativo
de
un Asistente
Asistente administrativo
1.
2. 3. 4. necesidades individuales de los empleados. Por ejemplo: iluminación ruido, color, 5. labor secretarial. Por ejemplo: escritorios, computadoras, calculadoras, teléfonos, materiales de uso diario, entre otros.
administrativo o ejecutivo, posee conocimientos en tecnología, destrezas para asumir responsabilidades decisiones dentro de su marco de autoridad.
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Unidad 1 Se necesita una preparación académica sólida, destreza en el manejo de tecnologías, en la solución de problemas,
objetivo de cada una de las causas.
de todas las posibles soluciones menos apropiadas. telecomunicaciones. Preparación académica: debe estar acompañada (o) de un compromiso sólido
poner en acción la primera solución de la lista, si no produce resultados intentar con la siguiente.
mucha importancia. Por lo tanto, se recomienda antes de optar por una alternativa, analizar necesita de las siguientes destrezas para el en el futuro. debe ser capaz de utilizar efectivamente la aplicación,
la
calculadora,
fotocopiadora,
establecimiento de prioridades:
telecomunicaciones.
administrativos deben poseer conocimientos
realizan. laboral.
atender las emergencias. Realizar las tareas más difíciles en horas de la mañana.
puede mencionar:
serenamente los detalles de la
Cambiar de tarea cuando se sienta agotado (a). Tomar recesos para tomar energía.
debe realizar una lista de las posibles posibilidades.
necesite.
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Hall, 1998), tuvo sus comienzos a principios del año con la seriedad del caso. centrado en el procesador de palabras. Productividad: es el rendimiento del empleado
necesarias, para agilizar el trabajo diario. están relacionados con la comunicación de una persona
Administrativo Sistemas electrónicos formales e informales: Se pueden Cualidades
Personales
de
la
Secretaria
Formación de la Secretaria
satisfacer las necesidades de la organización.
Los
son sistemas informales. tipo de actividad empresarial, tanto en el mundo de los negocios como en la industria o en las profesiones de una empresa mediante su trabajo discreto, ordenado
secretaria ha cambiado notablemente: ahora ha pasado a ser la asistente perfecta de su jefe, hasta el punto de ser capaz incluso de asumir responsabilidades de éste con credibilidad. La creciente complejidad de la
personas electrónicamente ha abierto nuevos caminos
la secretaria se encargue preferentemente de asistir
generales, las características generales de éste, para colaborar con él con cierto conocimiento de la materia. El sistemas de comunicación.
características. Sin embargo en términos generales toda
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industrializado (sobre todo en países como Estados encuentra todavía en una fase inicial de adopción. tecnológicos como una computadora, una línea telefónica terceros, sin necesidad de desplazamiento físico.
trabajar desde su casa. Puede ser una solución como alternativa adicional para asegurar la cumplirse los horarios establecidos o cuando
integración de la fuerza de trabajo.
trabajo, pueden coordinar sus esfuerzos al mantener trabajo.
físicos puedan integrarse a las fuerzas de trabajo desde permite trabajar en el campo, directamente con los clientes, brindándoles la información área de ventas.
traslado o los costos de acondicionamiento de lugares especiales de trabajo. Facilidades para personas con limitaciones familiares: personales o familiares no pueden realizar traslados cotidianos alejados de su hogar debido a razones como: cuidado de enfermos, cuidado de niños o problemas de salud como fracturas, etc.
independientemente de cuál sea su lugar de trabajo,
se encuentre, siempre contará con información
9
Unidad 2
virtual se basa en la data electrónica, los empleados deben tener otras herramientas tales como grapadoras, calculadoras, lista de teléfonos , manuales de procedimientos , entre otros.
diario con los miembros de la misma organización se
al miedo, por parte del trabajador de ser sustituido por modem. Se incrementa la sensación de desplazado.
Utilizar llamadas en conferencia: Una llamada en conferencia permite la participación de un grupo de personas en una conversación telefónica al mismo tiempo. Los superiores deben programar llamadas en conferencia al mismo tiempo para obtener en vivo interacciones de dos direcciones. Seguir una rutina de trabajo: Los tele comunicadores deben trabajar ciertas horas diarias, idealmente en un área donde estén libres de distracciones.
estabilidad familiar.
virtual es un montaje ideal. sostenible realizado en Gran Bretaña por la Universidad
La función asistencial del secretariado en las empresas:
Estrategias Recomendadas para una
MISIÓN: tereas establecida, además de acompañar en la vigilancia de los procesos a seguir en el área de mercadeo.
Proveer recursos de computadoras: Cuando
Proveer el acceso a las fuentes de información: Cuando la investigación es parte de las responsabilidades de las telecomunicaciones
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Facilidad para interactuar en grupos. tal función.
procedimientos de la empresa.
Conocimientos en el área de logística, Créditos,
de las instancias superiores, los reportes
Buenas relaciones interpersonales.
Elaboración de documentos para licitaciones.
Habilidades para el planeamiento, innovación,
Funciones 1. Una secretaria de gerencia debe tener las siguientes características: Comunicación constante con los sectoristas de los distintos bancos para el seguimiento de Cartas Fianzas, Pagarés, Líneas de Crédito, Sobregiros.
2.
Reclutar las solicitudes de servicios por parte del departamento de servicio al cliente. Hacer una evaluación periódica de proveedores estos.
3. trabajo asignado.
distribuir la correspondencia de gerencia.
4.
Emisión de correspondencia bajo numeración
Relaciones Interpersonales
inmediata.
Concepto Las Relaciones Humanas son las enderezadas a suscritos por la empresa con terceros.
vínculos amistosos, basados en ciertas reglas aceptadas respeto de la personalidad humana. a la organización dentro de la comunidad, haciéndose
Recepción gerencia.
de
mensajes
telefónicos
de crear vinculaciones provechosas para ambas partes mediante la concordancia de sus respectivos intereses.
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El poder de la familia para moldear la personalidad es fácil comprender la imposibilidad de tender un puente
Medio ambiente:
Equipo:
El medio ambiente es el segundo factor fundamental en hasta cierto grado para alcanzar las metas comunes. al seno materno como perteneciente a él. Podríamos,
como los demás en el mundo”. Es imposible aislar al
se convierten en potentes unidades de desempeño colectivo”.
estar en relación. El medio ambiente es el conjunto de los general. afectan al sujeto. También cuando dormimos, seguimos
Autoestima encontramos:
La Cultura: personalidad de un individuo también depende de las clase socio económica alta o baja. La cultura determina
La profundización de estas preguntas casi siempre nos El auto concepto favorece el sentido de la propia
La autoestima es el sentimiento valorativo de nuestro ser, cultura particular, se denomina socialización. La cultura de la vida. La cultura se convierte con el tiempo en un modo de vida.
La Familia: Como factor dominante del ambiente durante los años tempranos de la vida del individuo, cuando su personalidad
autoestima adecuada, vinculada a un concepto positivo de mí mismo, potenciara la capacidad de las personas
principal agente en el proceso de socialización.
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Grados de autoestima La autoestima es un concepto gradual. En virtud de ello, las personas pueden presentar en esencia uno de tres estados:
opinión del peticionario.
desmoronamiento interior cuando las cosas no salen con Tener una baja autoestima es cuando la persona no se siente en disposición para la
Tener un término medio de autoestima es oscilar entre los dos estados anteriores,
por completo.
incongruencias en la conducta actuar unas reforzando así la inseguridad. Estos sentimientos pueden asumir muchas formas: repentinos cambios de humor, culpas, reacciones autodestructivos. desvalorizarse, es por la comparación con los demás,
disgusta, todo le decepciona, nada le satisface. Tendencias defensivas, un negativo generalizado (todo lo vida misma.
Buena Autoestima o de una buena autoestima. El narcisismo es el amor
los demás. representación del narcisismo en el niño son simplemente Baja de insatisfacción consigo misma.
supuestos defectos.
Pirámide de Maslow tercos contra sus críticos.
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Abraham Maslow molestias”.
Características de la autoestima positiva cuales son esenciales para el buen funcionamiento de una persona.
Ética Profesional
La ética profesional tiene como objeto crear conciencia de todo valor está íntimamente relacionado con la idea de un bien.
sociales. sus propios problemas, sin dejarse acobardar consigo mismo. está dispuesta a colaborar si le parece
Características de la ética Profesional
de sentimientos e inclinaciones tanto positivas
Es capaz de disfrutar diversas actividades como trabajar, jugar, descansar, caminar, estar con amigos, etc.
determinado colectivo (periodistas, médicos, abogados,...)
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Principios de la Ética Profesional
El principio de autonomía.
Las faldas levemente entalladas hasta la rodilla
El principio de justicia.
profesional dentro de las organizaciones, el cuidado de la imagen personal posee suma importancia, pues implica
discretas, levemente entalladas en la cintura en colores negro, azul, beige, gris o pasteles.
formas para interactuar con nuestro interlocutor. indumentaria. El calzado resulta un accesorio de fundamental importancia en la percepción del conjunto de la indumentaria. El taco más favorecedor para la postura, es el de cinco centímetros, aportando
la normativa protocolar.
Para una reunión de trabajo, evitar los
En relación al aspecto físico, nacemos con una determinada altura, rasgos faciales, o color de cabello, los cuales se pueden cambiar o mejorar, haciendo
las telas satinadas o con brillos.
diseños apropiados en la vestimenta profesional, pues la indumentaria tiene el poder de mejorar decididamente la percepción positiva de la imagen ejecutiva.
Las piernas se estilizan cuando se usan las
Seleccionar en tonos neutros el color de los abrigos o tapados: (negro, azul o camel). Los accesorios (pañuelos, guantes, carteras,
El conocimiento de los aspectos fundamentales de las el manejo apropiado de las cualidades de la voz, puede ser considerado uno de los instrumentos más poderosos creíble. La voz se puede educar para transformarla en
Selección de la vestimenta más apropiada para cada reunión: otros aspectos a considerar: El tipo de reunión (cocktail, acto de apertura, almuerzo de trabajo, conferencia, etc.).
Un vestido negro, de líneas sencillas, puede ser
El horario estipulado para la ejecución del evento.
reuniones. Los accesorios le darán un aspecto
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Lugar del evento (salón de un hotel, restaurante,
Imagen Personal
de reuniones de la empresa) La estación del año.
1. básico, no está de más recordar la importancia
Si la ejecutiva asiste a un evento en calidad de alguna función (locutora, disertante, etc).
de moda puede resultar la elección más conveniente para
¿Utilizo la vestimenta adecuada para cada ocasión?
2.
3. de marca de la empresa.
credibilidad?
4. como
gusto con ella. Si vas a hacer la presentación con traje, pruébatelo bien, siéntate, levántate,
condiciones para una comunicación positiva? ¿Puedo interpretar el lenguaje gestual de mi interlocutor?
oprime o te es incómodo. Los zapatos son una pieza clave de la imagen.
¿Puede
interpretarse
mi
lenguaje
corporal
5.
Vístete de forma adecuada a la ocasión pero siempre teniendo en cuenta tu personalidad. realizar diferentes combinaciones de colores, un resultado original.
morales. en condiciones de poder asesorar acerca de los aspectos comportamientos éticos.
6. hacer una presentación, incluso los grandes
material necesario para hacer la presentación las muestras. Y por favor, no llegues con prisas o con retraso.
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importa, conseguir las ventas, el trabajo o motivar a la mensaje.
Riesgos Generales Trabajo con Pantallas de Visualización. Fatiga visual: aumento del parpadeo, lagrimeo, pesadez en párpados u ojos. Fatiga mental: Relacionada con las características de las El espacio destinado al puesto de trabajo deberá tener usuario. El ambiente físico (temperatura, ruido e iluminación), no debe generar situaciones de disconfort.
la utilización de la pantalla es prolongada, también en altura. encontrarse a una distancia similar de los ojos (entre 45
empleados en el desempeño de su trabajo. El ambiente físico se la base para realizar con rendimiento
la atención médica adecuada, una dieta balanceada,
personales (silla, mesa, teclado,). Si es necesario utilizar reposapies.
pantalla.
aislamiento social.
de la pantalla.
pantalla.
en las empresas mediadas de seguridad, cooperativas de alimentos, guarderías infantiles, esto reduce el
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Seguridad Personal: Todo empleado es responsable de
necesario.
seguridad cuando va a trabajar fuera de horario regular. En caso de emergencia solicitar escolta para salir del alineados.
de plástico.
La Seguridad
orientación escrita a los empleados sobre la prevención accidentes de trabajo no solo afectan la productividad de personal del afectado. Las empresas invierten enormes cantidades de dinero para proveer a sus empleados un
Gavetas de escritorios o archivos abiertas. Cables
en la organización de tareas.
poca iluminación. Falta de iluminación adecuada en
computadora. Evitar realizar movimientos repetitivos con la mano, mantener el cuerpo en una misma posición. Esto
una libreta para anotar todos los asuntos pendientes de atención.
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Por eso debe: Localizar informes en los archivos.
contar con estos pasos: 1. incorpora inmediatamente a la tarea diaria, logra cumplir con todas ellas, inclusive puede realizar hasta las adicionales. 2.
semanal, estar pendiente de colocar los documentos por fechas, la más reciente al frente. 5.
Comenzar a Tiempo: Llegar a tiempo a inmediatamente, cuando el profesional llega tarde se priva de contar con el tiempo necesario para terminar todo lo encomendado.
Tarea de rutina: toman menos tiempo, pues se realizan con más frecuencia.
3. plan diario es una técnica para aumentar la en el momento.
uso del tiempo.
Tarea original o creativa: son creadas por el
Cotejar los asuntos pendientes en
debe: preparado o prepararlo rápidamente.
los asuntos para recordárselos al ejecutivo. Comparar el calendario escritorio con el de su jefe. Cotejar
4.
los
asuntos
de
ese día, si no las dejó.
su
pendientes
Conocer el Trabajo: El asistente debe de poner todo su empeño en aprender rápidamente las
referencia.
Establecer prioridades permite realizar las tareas más importantes, este autorice dichas prioridades. Cuando se trabaja con más de
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un ejecutivo se deben realizar las el jefe inmediato. Sin embargo, es importante consultar.
se han enviado en orden cronológico, con el más reciente al frente. Sirve para hacer referencia inmediata cuando envió. prepare un calendario de las actividades por realizar al día siguiente. El propósito más importante de estos es recordar esas actividades al asistente.
Manual de Referencia o de Procedimientos
el futuro para la acción posterior. Es una combinación documentos disponibles en una fecha determinada en el futuro. Las tarjetas se usan para anotar las actividades pendientes, fecha.
.Permite colocar en los cartapacios material relacionado con el tema sobre el cual se hace el recordatorio.
en donde encontrar los materiales o instrumentos de trabajos, cómo procesar la correspondencia cómo
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Administrativo
trabaje. Este se facilita con el uso de diferentes programas de computadoras, creados para ese propósito.
Calendarios electrónicos: Es una función de muchos programas para computadoras Se utiliza de manera similar a como se usa el calendario manual. Cuando se hace una cita o se anota una reunión
en dos: primero, visitantes con citas Y segundo, visitantes sin cita. tiene un tiempo separado en el calendario
compromiso.
atención.
hoja electrónica del calendario, se ve el compromiso
con cita , el asistente administrativo debe siempre ofrecerle
buen uso del tiempo.
PROGRAMAS PIM (personal information
dialogar sobre el método por utilizarse Cuando el cliente con cita está tomando más tiempo del
Es un sistema integrado de base de datos con una función
tiempo del ejecutivo.
para la preparación de la lista de tareas por realizar, para Por tanto el asistente administrativo debe conocer los procedimientos para atender este tipo de visitantes. pendientes, para mantener un archivo con información en un día de trabajo: inmediatamente. Ejemplos:
1. 2. 3. 4. 5. 6.
Superiores del ejecutivo Compañeros de trabajo Familiares deambulantes.
21
En muchas ocasiones los superiores del ejecutivo suelen ser visitantes sin cita. Por lo regular, si el ejecutivo está ver al ejecutivo. acorta el tiempo de la entrevista. estar en discusiones con un visitante. Si el visitante se ejecutivo se comunican vía telefónica en muchos casos a través de su secretaria. En el caso de otros visitantes sin cita previa el asistente administrativo debe:
la empresa. Tampoco el asistente debe mentir sobre la presencia del
1.
2.
Conceder al visitante una cita para una fecha saludarlo con cortesía.
3.
Si el asunto tiene urgencia
consultar al
El proceso para recibir visitantes puede dividirse en tres etapas:
visitante.
Es responsabilidad del asistente administrativo atender cortésmente al visitante, si este ha hecho cita previa con el ejecutivo o no.
siguientes alternativas: 1.
Tratar de resolver la situación el mismo.
2.
Referir al cliente a otra
El asistente administrativo debe: 1.
persona
en el 2.
3.
prestar toda su atención al visitante. Recibir al visitante con un saludo cordial, pero apellido de la persona.
después de consultar al ejecutivo.
3.
Si el asistente administrativo esta en el teléfono, invitándolo a sentarse.
4. se le ofreció.
5. llegado, en caso de visitantes con cita previa.
debe consultar con el ejecutivo sobre atender estos visitantes.
6. ejecutivo.
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Si el visitante necesita esperar, el asistente administrativo puede hacer la estadía más agradable Promedio de lo siguiente:
ejecutivo entregarle o dejarle o dejarle sobre el escritorio la tarde anterior. tiene el ejecutivo para el día siguiente.
1. debe incluir información completa: 2.
3.
1. Proveer material de lectura de temas generales.
continuar con su trabajo.
2.
3.
Propósito o asunto de la cita reunión o viaje.
4. personales religiosos o políticos. hacer anotaciones en el calendario son: 1.
Usar lápiz para evitar tachaduras
2.
Usar letra legible
3.
Usar
Cuando el visitante se marcha, el asistente administrativo Por motivos de seguridad, en muchas empresas grandes
un
símbolo
predeterminado
para
el registro de visitantes. 4. visitante hasta la salida de la empresa, en el lugar donde
5. menos dos meses.
Cancelar Citas: El asistente administrativo es responsable de mantener el calendario de citas del ejecutivo,
afectan el calendario de citas del ejecutivo.
personales con clientes reuniones de comités o juntas,
mediante llamadas telefónicas si el tiempo lo permite. El asistente debe tener alternativas para
ofrecerle al
se sienta cómodo. ocasión. citas.
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Calendarios Electrónicos: El uso de calendarios electrónicos facilita la tarea de
Tomar nota del mensaje. Si la llamada es para otra persona transferirla.
día. Colgar suavemente el aparato telefónico.
Atender Clientes Por Teléfono: las buenas relaciones comerciales de la empresa. La manera como se atiende al cliente por teléfono puede todo lo contrario.
Contestar Llamadas:
libros los cuales pueden utilizarse para referencia futura o si el ejecutivo pierde el mensaje.
Cada día se generan más llamadas telefónicas en la
Cuando termine de tomar el mensaje, el asistente debe tomo es correcta.
El procedimiento general para contestar el teléfono es como sigue: 1.
Tomar los mensajes telefónicos correctamente es una impresos para ese propósito.
Contestar el teléfono antes del tercer timbre.
En términos generales, un mensaje telefónico debe incluir :
2.
3.
llama representa.
4. por teléfono. 5. hubiera comenzado antes de contestar teléfono.
el
Cuando el asistente administrativo conteste llamadas telefónicas, se recomienda lo siguiente:
mensaje.
Transferencia de Llamadas:
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procedimiento para así evitar interrumpir la llamada.
inadecuadamente el servicio telefónico. se le va transferir.
La tarea del asistente es atenderlo siempre con cortesía
a transferir la llamada.
se le suministra. En muchas ocasiones es mejor tomar dirección enviar la información por correo.
va transferir la llamada está disponible para
en línea por tiempo prolongado, mientras espera
por
Originar Llamadas:
antemano:
incorrectos.
al teléfono para dejarla en espera por algunos minutos u ofrecer llamarle cuando se tenga la
cubrirse durante la llamada telefónica.
llamadas son: Si la persona opta por esperar en línea, debe
Las zonas de tiempo: Cuando las llamadas se hacen a otros estados, o países es necesario en el mundo.
Comunicar periódicamente a la persona sobre
tarde el asistente debe asegurarse de anotar lo antes posible. empleado no está disponible para contestar el teléfono, el asistente debe tener en cuenta lo siguiente:
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llama debe de hacerse en un tono de voz claro
Invitados no registrados
Proveedores de suministros
teléfono con contestador automático, debe considerar los siguientes aspectos al dejar mensajes: gritar ni halar rápidamente.
pueda localizar.
Correo electrónico Teléfono
Personalmente Por medio de un mensajero estas deben contar con
la llamada.
Fecha Hora Lugar
contestador automático pueden transferirse a otras personas. Tema a tratar
Es deber del asistente administrativo realizar invitaciones a reuniones, conferencias, juntas de negocios entre otras.
Invitados registrados
Jefes
así brindar una buena atención a los invitados.
Coordinadores Ejecutivos
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Atención adecuada de invitados: Siempre es importante mantener el respeto por los reuniones:
utilizar un vocabulario adecuado al invitado etc.
1.
con: iluminación, sonido, temperatura, comodidad, buen ambiente, alimentación.
2.
En las reuniones el grupo pone al día, añade
Si en la reunión se va hacer uso de la tecnología esta una buena visibilidad buena iluminación. 3. grupo de invitados, para ello se deben tomar en cuenta los siguientes puntos. Entregar el desarrollo
material
necesario
para
su
superior a la suma de las aportaciones de las personas pensando individualmente. 4.
Las reuniones hacen surgir en los asistentes han tomado a lo largo de la reunión.
Reuniones formales e informales, taller, seminario, 5.
Las reuniones de trabajo participativas en las después de ser solicitada por el facilitador promueven la integración e implicación del grupo de participantes.
Reuniones Formales
paso a paso para alcanzar los objetivos previstos. Este Una reunión es una técnica por la cual una serie de personas, con unos objetivos comunes, intercambian información sobre uno o varios temas, para llegar a la consecución de dichos objetivos mediante unos compromisos comunes.
pueden afectar todo funcionamiento de la misma. En ellas se reciben informes de los diferentes funcionarios o ejecutivos. Por lo regular, este grupo celebra sus reuniones una
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de la empresa. Estas reuniones pueden durar dos horas, medio día o todo el día. Todos los puntos deben marcarse claramente. Todos los preside las reuniones, la junta de directores tiene una acta), esta persona puede ser el asistente administrativo del presidente.
Paso #4: Mantenga el control
Pasos para dirigir una reunión formal
sentará las bases de una reunión focalizada. Por lo general, las reuniones tienen uno de dos objetivos: de mercado de la publicidad comercial de la Serie 2000”
en lugar de tomar medidas.
Paso #2: Reúna a los asistentes
sus objetivos.
se tome ninguna decisión, es su responsabilidad una decisión”.
Piense cuidadosamente si alguien necesita o no estar en la sala durante toda la reunión (tal vez pueda participar a través de una audio conferencia, o sólo en un tema
analice en otra ocasión. los horarios de la gente, pero le será más fácil programar reunión actual. Si usted convocó la reunión, es responsable de
Paso #3: Prepare el orden del día
haga.
Un orden del día es una lista de los puntos principales para su uso personal o para distribuir en la reunión. La
28
Pasó #5: Seguimiento hacer.
regular, son de naturaleza informativa. Para trabajar en
provenir directamente de las notas de la reunión. Su cantidad de viñetas.
Taller Un taller consiste en la reunión de un grupo de personas de conjunto. El taller combina actividades tales como trabajo de grupo,
lograr para esa fecha.
Reuniones Informales
la solución de las tareas con contenido productivo.
Se hacen en situaciones de urgencia, por imprevistos o de
Entre las ventajas del taller se encuentran las de desarrollar
ante las siguientes situaciones: Estimula el trabajo cooperativo, prepara para el trabajo en recoger información, informar de resultados ser manejado por uno o dos líderes, por lo cual se debe
tomar una decisión sin demora, etc.
adecuados sobre la materia a tratar. El taller se basa principalmente en la actividad constructiva del participante. utiliza para sensibilizar o motivar a las personas participantes en temas desconocidos o poder atajar rumores aparecidos en la organización.
aprendido individualmente, estimulando las relaciones horizontales en el seno del mismo.
siga el curso formal previsto. Las
reuniones
de
comités,
con
compañeros
del
a los sujetos activo, principales protagonistas de su propio aprendizaje.
o propagandistas se consideran reuniones informales. el asunto por tratar. Se discuten asuntos de rutina, se
la iniciativa de los participantes para buscar soluciones a los interrogantes planteados en los aprendizajes propuestos, estimulando el desarrollo de su creatividad.
29
anterioridad a situaciones nuevas de aprendizaje.
organizados. La preparación de un seminario debe hacerse clases de sesiones: las de las comisiones encargadas de estudio de subtemas,
Seminario tienen por objeto determinar puntos de vista
para cada área de conocimiento.
Elección del tema.
para tratar a fondo un tema predeterminado. Es un grupo de aprendizaje activo, pues los participantes no reciben
entre las comisiones.
medios en un ambiente de recíproca colaboración. Es una
Reuniones previas de las comisiones para estudio de los subtemas. Cada comisión
diferencia claramente de la clase magistral, en la cual la actividad se centra en la docencia-aprendizaje.
plenarias.
Los Seminarios son fundamentalmente actividades de de los relatores de las diferentes comisiones.
han sido objeto de investigación de campo, laboratorio
ponencias presentadas por escrito al seminario por cada comisión.
Simposio típico. Los participantes se subdividen en grupos para realizar
Un simposio es una reunión de especialistas en una materia de teólogos, neurólogos, abogados, entre otros.
trabajos en grupos, los participantes pueden investigar diversos ángulos a través de intervenciones individuales, acuerdo para presentar un solo informe para la aprobación de la plenaria. El seminario proporciona oportunidad
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tipo de junta. Las reuniones de junta se organizan con una agenda para Es conveniente realizar una reunión previa con los miembros del simposio, para:
liderado por un presidente, vicepresidente, secretario
Tipos de Reuniones de Junta Establecer el mejor orden de la participación
Reuniones ordinarias También una agenda para cada reunión.
unos momentos antes de dar comienzo para cerciorarse
Realización:
Son para ver uno o más puntos de necesidad, de urgencia, por ejemplo: cuando un miembro de la junta necesita retirarse, este tipo de urgencia debe ser previa convocatoria. Esa convocatoria se hace con 24 horas de anticipación
coordinador sede la palabra sucesivamente a los restantes miembros del simposio.
Problemas.
del simposio, el coordinador puede hacer un breve resumen o síntesis de las principales
Reuniones de Junta posiciones), conformado de tres personas en adelante, nunca pueden ser pares. Las reuniones de junta son un elemento esencial para
31
Son dos de las áreas más difíciles en el trabajo profesional. Casi todos los profesionales han estudiado algo sobre diagnostico técnico de problemas.
críticas ni comentarios inmediatamente, el objetivo es
capacidad de tomar decisiones es uno de los atributos habían sido consideradas, o se habían archivado u olvidado. Si surge una idea ganadora, se le debe atribuir el mérito al las fases más importantes de la toma de decisiones.
La elección de la persona que toma decisiones:
nunca dejada de lado.
Cinco Pautas para tomar decisiones: 1.
Resolución de Problemas
Establecer objetivos.
La primera técnica de la resolución es dominar la capacidad de diferenciar entre las decisiones directas regulares
2. 3. 4.
Vea
las
situaciones
difíciles
como
una conveniente establecer procedimientos para enfrentarlo:
5. la decisión adecuada.
problema Entran en juego en esta elección muchas consideraciones como por ejemplo: la política interna, los intereses creados seleccionado puede ser más importante para el grupo de personas organizaciones involucradas o puede ser En el trabajo profesional los grupos de dos o tres personas, los objetivos simplemente a unos pocos colegas.
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Paso 2. Analice el problema recopilando hechos e información:
causas posibles. el concepto de capacidad, es decir la capacidad de una
análisis del impacto tanto positivo como negativo de cada solución alternativa.
por la empresa. El manejo de recursos empresariales depende de las
Este paso consiste en el proceso de seleccionar la mejor o mejores soluciones alternativas del grupo de soluciones no ser la mejor en ese momento. La mejor alternativa
tiempo disponible la situación económica, la capacidad del personal para ejecutar, etc.
Empresariales, pero va a depender mucho de la capacidad
Recursos Materiales:
responsabilidades.
Paso 6. Implemente una solución: supervisar su proceso así como el seguimiento correcto
Paso 7. Evalué Este paso implica la evaluación sobre cómo hemos alcanzado nuestro objetivo determinado los efectos o
objetivo iniciales.
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Recursos Técnicos:
Estas características los diferencian de los demás
a. Sistema de producción de ventas de
Humanos b. Fórmulas, patentes, marcas, por ejemplo:
Reclutar Seleccionar
Recursos Humanos: Recompensar a los empleados
Recursos Financieros:
Recursos propios:
funcionamiento de los demás recursos es el personal
socios (acciones).
obtendrá la empresa.
Características de los Recursos Humanos
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proveedores, créditos bancarios o privados emisiones de valores (bonos).
como:
Gestión de la Información
los documentos necesarios en el momento oportuno. Saturación de espacios físicos con documentos desactualizados.
estos pueden ser captados tanto desde el interior como
documentos electrónicos. lo necesitan para actuar de manera adecuada cada momento.
2. intranet. En el diseño o rediseño de las intranets empresariales, los empresarios se dan cuenta de la intranet de la compañía no puede limitarse
de la información, así como las nuevas tecnologías para la obtención de resultados debe considerárseles 3. construcción positiva de la empresa.
el conocimiento.
El conocimiento en una organización es mucho más
La alta dirección de la organización necesita
de sus principales activos estratégicos.
de información para la toma de decisiones estratégicas en el marco empresarial. 4.
plasmado en documentos, procedimientos, bases de
establecen dos niveles de análisis: uno social o general, con información ambiental general, su relación con la organización es más remota no se usa a diario, pero debe
empresa.
o largo plazo.
información se preocupa por convertir el conocimiento
Pueden ser nuevas normas de comportamiento en la sociedad, el nivel de alfabetización social, las nuevas disposiciones constitucionales, el marco económico general entre otras.
disposición de todos de manera comprensible. La implementación de un sistema de gestión de conocimientos en la empresa debe contemplar cuatro elementos básicos. 1.
Gestión de la documentación interna.
estrategias, ésta información suele venir de sus clientes,
35
coordinación entre los individuos dentro de la empresa.
una acumulación interna dentro de la empresa.
Reducir los costos de la administración de documentos.
Por esto, pueden sustentar ventajas competitivas de competidores puedan copiarlos a corto plazo.
Conocimiento en el Entorno Empresarial. costosos, a partir del aprovechamiento de las trabajo. mensajes, informes, circulares, normas, manuales de
Conservación de la Información
de estas informaciones son, por lo tanto , fundamentales dentro de la empresa.
seguro.
Tareas básicas del profesional de la información para la
legal se consideran valiosos, por lo tanto se guardan en
Información en las Empresas de una adecuada gestión de la información en las organizaciones, se encuentran: oportuno. Colocar a disposición de todos los miembros de la empresa recursos de información generados dentro de la propia empresa, necesarios para el desarrollo de las tareas cotidianas.
destruidos o actualizados.
Sistemas de Archivo
documentos además de familiarizarse con el sistema de En la actualidad se usan
cuatro sistemas de archivo
tema o asunto.
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Alfabético: Los documentos se archivan siguiendo la secuencia del alfabeto.
Los archivos descentralizados están guardados en
Es el más utilizado. se necesitan. Se le conoce como sistema de archivo directo. copias de un mismo documento archivado en diferentes recientes.
Numérico: lugar central, donde están custodiados por personal especializado en la administración de documentos, se . grandes. a una persona o situación, pacientes, casos legales, pólizas, entre otros. o en otro lugar.
la duplicidad de documentos archivados. Las divisiones dentro del sistema siguen una secuencia
El personal a cargo del archivo central sigue procedimientos especializados para proteger los documentos del deterioro
Los cartapacios se archivan en orden alfabético detrás de acuerdo con el nombre de la persona o empresa. tarjetero alfabético para localizar los cartapacios.
electrónicos.
Por asunto o tema: Los documentos se guardan bajo un asunto o tema.
forma, la organización de la información grabada en medios magnéticos debe ser tan rigurosa como el archivo manual.
cubran un solo tema. graban los documentos en la carpeta correcta. páginas amarillas, bajo escuelas se hace referencia a academias.
37
Micrografía deben abrir. permite archivar muchas páginas de un documento en un espacio reducido.
referencia del archivo de documentos a la
van a archivar documentos por un largo tiempo.
tenga la información necesaria para contestar la correspondencia.
Procesamiento de la Información
se archivó el documento una vez procesado. Preparar anotaciones de seguimiento sobre
Correspondencia que se recibe
en el archivo fechas límite o
la correspondencia. Colocar la correspondencia en orden de urgencia o importancia dentro del cartapacio,
los memorandos, además de las circulares, anuncios,
inclusive tener otro cartapacio marcado con
dependiendo del tamaño de la empresa se reciben una
correspondencia. Procesar la correspondencia de segunda clase
copia electrónica del documento.
Si tiene un poco de tiempo revisar el material
responsabilidad del asistente administrativo con respecto al procesamiento de la correspondencia recibida. propaganda al ejecutivo una vez procesados. Preparar un borrador de respuesta a algunas del ejecutivo. Si no es correspondencia de suma importancia se puede contestar, informando al ejecutivo al respecto. considerar las siguientes pautas a seguir: estén completos en caso contrario hacer una mediante una llamada al remitente.
correspondencia.
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mantienen comunicación directa con sus asistentes por
correo en el sobre, si es necesario archivar el sobre junto con el documento para referencias posteriores.
Se debe procesar la correspondencia como de costumbre
en el sobre. Comparar la fecha interna del documento con documentos con fecha límite o con mucha diferencia entre las fechas es necesaria esta comparación.
en el escritorio del ejecutivo para cuando éste regrese.
Correspondencia que se envía
de calidad, facilitando las tares diarias de los asistentes evitar leer el documento. Prestar atención a las preferencias del ejecutivo
Se deben tomar en cuenta ciertas medidas de seguridad se debe colocar los documentos boca abajo sobre el escritorio si no se están usando en ese momento o si llega documentos abierto en la computadora cuando alguien se
tomar la acción correspondiente.
de papel todos los documentos desactualizados así como
Registro de correspondencia
ejemplo, si el sobre llegó roto o abierto. La hoja de registro se puede diseñar de acuerdo con las de la misma empresa o privada.
Reprografía
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mundialmente, permite transmitir mensajes de un usuario encargado de ésta tarea de duplicar documentos de la información, además del bajo costo, poco a poco
de ello depende la calidad de las copias, enviar por escrito
semana.
contestadora conectada al teléfono. fotocopiado.
Facsímil ha alterado el uso de los servicios postales en la
reciclaje.
imprimirse en papel de buena calidad, es importante una variedad de servicios de distribución disponibles actualmente.
empresas acostumbran enviar luego el original por correo
Las grandes redes de telecomunicaciones agilizan ésta
transmitir la información.
de material impreso de un lugar a otro en cuestión de sea de la misma compañía o una empresa privada. Sistemas de mensajes computarizados
desaparecer del papel con el tiempo.
Correas electrónicas correspondencia entre dependencias de un mismo áreas de distribución con claves de sonido para avisar
recientemente los teléfonos, el e-mail como se le conoce
40
Servicios privados correspondencia
de
distribución
de
de correspondencia, por lo general tienen horarios más
el recibo emitido por el correo en el caso de servicio especial. Escribir tanto en el sobre como en la carta el
correspondencia centralizar los servicios de correo dentro de la empresa.
el código postal para alguna dirección en particular.
postal. apartado. Es responsabilidad del personal secretarial de cada
cinta recomendada.
pieza. la correspondencia, la persona encargada del correo servicios disponibles para ofrecer un servicio de calidad. El área destinada al
departamento de correo de la
distribución de la misma. distribuir la correspondencia es contratar los servicios actividades, la empresa suple la correspondencia a distribuir la correspondencia, con este sistema la empresa
Recomendaciones
generales
para
procesar
la
practicarlas siempre para no perder la rapidez u incluso olvidarlas, un asistente administrativo puede poner en práctica sus conocimientos al tomar instrucciones, mensajes, notas, minutas de una reunión, etc. También debe considerar los siguientes aspectos transcripción del mismo:
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libreta, bolígrafos de diferentes colores, clips, etc. Separar cada dictado con alguna señal distintiva.
más acertadas.
Sujetar las páginas usadas de la libreta para
documentos urgentes apenas se termina de transcribir, los menos urgentes pueden retenerse
fecha del día en el lado inferior derecho de la página. documento. dictando.
La transcripción de un dictado desde una persona, concentración al escuchar, rapidez al
leer el documento dictado, hacer anotaciones
vocabulario usado ( legal, médico, etc). Es responsabilidad del asistente utilizar el dictado para crear documentos de calidad
dicta a seguir el hilo del dictado.
corrección gramatical. El avance de la tecnología nos ha traído un moderno
material. Para empezar a transcribir debe localizar computadora, papel membretado para imprimir,
Transcribir los documentos dictados tan pronto representan urgencia.
La correspondencia comercial no solo debe estar computadora ha facilitado considerablemente la creación
El material dictado debe leerse en frases
conozca los procedimientos por seguir en la presentación en la página. Los márgenes de un documento son el marco al contenido
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documento comercial. Las partes básicas del memorando son: el contenido confunde al lector. Un resultado más grave
Fecha
errónea, cantidad incorrecta) puede convertirse en un documento de prueba legal si las implicaciones de los errores son grandes.
documento)
la correspondencia diaria de las empresas, se considera del nombre del destinatario ni del remitente. Fecha Saludo Cuerpo de la carta
Para su distribución física dentro de la empresa, electrónico, la anotación de copia aparece como parte del
Línea de atención Por conducto de Línea de asunto o referencia
Visto bueno Posdata El estilo de una carta es igual de importante, el más
de los miembros de una misma empresa, su uso se ha a los mensajes enviados por e-mail se les puede dar el formato de memorando.
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El asistente debe conocer el tiempo de utilidad de los documentos, para así saber cuánto tiempo se debe retener, cuando transferirlos o destruirlos. Por lo general las empresas tienen un lugar destinado para guardar
Conservación
poco, por lo general se ubica en las partes más bajas de al alcance.
deben destruirse, se recomienda hacer una lista de los
servicios durante un periodo determinado. Los costes son los gastos ligados a la producción de los bienes o servicios vendidos durante el periodo considerado.
Electrónico. puesto de trabajo, depende muchas veces de la habilidad
las Empresas
profesional: los primeros doce puntos de su vestimenta documentación se mantenga en el tiempo, pueda ser
Es importante para la empresa archivística para la
la mirada atenta, la postura erguida al estar sentados, la posición de las manos hasta los movimientos repetitivos deja traslucir su seguridad personal. Una recomendación aprender de los errores.
patrimonio cultural.
Infórmese:
Funciones: postula.
Las funciones de la archivística Reunión de documentos Selección documental
amenazas. Sorprenda a su entrevistador con conocimientos de los
incorporación a un nuevo puesto de trabajo.
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antes de afrontar la entrevista de trabajo. Y, la segunda fundamental, por ello, no perder el tiempo hablando mal de su actual o antiguos empleadores, perdone el pasado
gratuitos de ubicación profesional, donde encontrar como escribir adecuadamente los currículos vitae, preparar de manera relajada la entrevista o aprender a
a conocer su orientación a la acción, revisando los logros opciones futuras. El ahora representa un nuevo inicio de
Arte de Conseguir Empleo Electrónico
El Currículum Vitae es nuestra tarjeta de presentación. Su objetivo primordial es conseguir una entrevista. Y
Los portales de empleo reducen el proceso de selección de 40 a 10 días, ofrecen sus servicios de forma gratuita
con esmero, para causar la mejor impresión.
la guía «El arte de buscar empleo», para animar a utilizar Un Currículo puede tener varias formas:
Selección Permanente:
CRONOLÓGICO: decir, siguiendo un orden cronológico, bien lo más antiguo lo primero, o lo más reciente en primer lugar.
más terreno. Consiste en empezar por los datos más
La interactividad aparece igualmente en el decálogo
a la persona susceptible de contratarte. FUNCIONAL:
durante la selección.
en la red se encuentra fácilmente información relevante sobre sectores, compañías, asociaciones profesionales,
la fechas. Por ejemplo: Trato con personas, trabajo en habilidades necesarias para desempeñar un puesto de trabajo concreto, permitiendo ocultar periodos en blanco.
45
diferencie a nuestro currĂculum del resto. Por ejemplo, podemos usar un papel especial o encabezados,
Seguramente, no dedicarĂĄn mĂĄs de medio minuto a
datos relevantes sin postergar nada para una entrevista: convence.
46
Curriculum vitae cronol贸gico
E-mail: is@.jazzfre.com Carnet de conducir: B1. Veh铆culo Propio.
- Posibilidad de incorporaci贸n inmediata.
47
Estado civil: Teléfono: e-mail:
de prácticas: atención al cliente.
48
E-mail: pmp@.jazzfre.com Carnet de conducir: B. VehĂculo Propio.
calzado en una empresa del sector.
49
páginas. elaborado son: de ortografía.
lectura crítica por parte de terceros. vehículo propio o carnet de conducir. Respecto al estado
calidad, caracteres apropiados al contenido,
tamaño carné. cursó. FORMACIÓN COMPLEMENTARIA
Las Seis Reglas de Oro de un Buen Currículo 1.
interés, como idiomas, informática, etc. EXPERIENCIA PROFESIONAL Respecto a los trabajos realizados con anterioridad, desempeñadas. debí ocuparme de su desarrollo e implantación”. de mantenimiento preventivo”. 17 palabras
más relevantes para el empleo. También, cargos en con el trabajo a desempeñar.
2.
En el caso concreto de las referencias, mejor no incluirlas,
También, debemos tener en cuenta cuestiones de forma, tales como: apellidos de la
persona), o solamente
dos puestos de trabajos iguales.
hasta tienen la misma cultura empresarial,
50
5. diferentes. Por lo tanto, si esto es así, tu currículo deberá una referencia en el tiempo, tratándose de tu situación
puesto.
concreta.
3.
6.
Envía siempre una fotografía original. Las fotocopias
Recuerda que un buen Currículum debe ser:
reciente. El tipo de papel elegido puede ser opcional, pero eso sí, correcciones estridencias. Cuida no solo la presentación, sino el diseño de ésta. importantes o interesantes Cuida todos los detalles (abreviaturas, fechas, etc.) 4. Cada dato debe estar perfectamente localizado en el currículum, debe estar en el apartado
te enfrentarás a la hora de encontrar trabajo. Todo los
candidato adecuado.
51
La entrevista de trabajo. ¿Cuál es su objetivo? principales de la entrevista de trabajo son:
las preguntas al candidato siguiendo un cuestionario o guión. El entrevistador formulará las mismas preguntas a todos los candidatos. Se recomienda contestar a las preguntas
de trabajo. desenvolverte por tu cuenta. El entrevistador podría desarrollo de la conversación. Lo más aconsejable es empezar siguiendo el guión de tu historial profesional. También puedes preguntar si está de la entrevista son:
podido obtener a través del anuncio u otras fuentes. Continuar en el proceso de selección, es decir demostrar tu adecuación al puesto.
para este puesto.
Entrevista personal
El entrevistador dirige la conversación e intenta entresacar
destacar en relación con el puesto ofertado.
Es una combinación de las dos anteriores. El entrevistador utilizará preguntas directas para conseguir informaciones discursivo, sé conciso e intenta relacionar tus respuestas
Entrevista de grupo o colectiva (dinámica de grupo)
participantes. Es una técnica para conocer las habilidades
capacidad de relación. Es conveniente participar sin monopolizar la discusión ni
estudiar tus reacciones. En ocasiones puede haber más debes tener en cuenta las respuestas de los otros
Estructurada (dirigida)
52
Tipos de entrevistador selección
Recomendaciones
previa para ofrecer lo mejor de ti.
muchos casos será psicólogo de formación. Generalmente no está capacitado para saber si tu
Repasa tu currículum, en muchos casos comenzarán
aspiras. Su principal objetivo es detectar si tu formación, pide la empresa. La entrevista girará básicamente en torno a datos de
trabajo ofertado.
lenguaje no verbal son de especial importancia.
recursos humanos de la empresa Estos entrevistadores tienen generalmente conocimientos en técnicas de entrevista, conocen bastante bien el conocimiento de la cultura empresarial.
pueda formularte durante la entrevista e intenta darles respuesta ofreciendo tu mejor imagen.
nada de iniciativa en una entrevista. Te medirá por tus respuestas pero también por tus preguntas.
Entrevista con un técnico de la empresa
todas tus preguntas o dudas preparadas en una libreta.
Si pasas la entrevista con la empresa de selección o el responsable de recursos humanos de la empresa, lo estás seguro de cómo llegar al lugar de la entrevista, haz un viaje de prueba o prevé un margen de tiempo será tu jefe directo. tiempo. entrevista. Evaluarán si eres un buen profesional para el
Si por un motivo imprevisto vas a llegar tarde, comunícaselo
contigo. Te harán preguntas de contenido técnico en relación con el trabajo en cuestión. Se centrarán en Cuida tu manera de vestir e higiene personal. Viste de departamento.
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Por regla general, es recomendable presentarte con una imagen formal. Los accesorios deben reducirse al mínimo,
idónea para el puesto.
Estate preparado para hablar de los errores o defectos
Una copia de tu currículum vitae. La podrás utilizar surgidas para solucionarlo. trabajar, pero he dedicado este tiempo a formarme en los publicados, antiguos contratos, referencias... Podrás aportarlos en ese mismo momento si el entrevistador así inconveniente, pero puedo demostrar mis ganas de carrera”.
Una vez a solas con el entrevistador, éste ofrecerá
transmite mucha información sobre ti. Los aspectos a tener en cuenta son:
vacante. Posteriormente, comenzará la evaluación de tu candidatura. Conviene cuidar la manera de sentarse (no cruces los brazos, no agaches la cabeza...) Cuando te dirijas al entrevistador, hazlo siempre de usted
se imagina.
trabajos, empresas, superiores o compañeros. Jamás debes criticarlos. Los comentarios negativos pueden parecer ausente.
para cubrir el puesto destacando los aspectos de tu
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integrándote en pocos días. También sentirás emoción un gran temor a lo desconocido. prepotente. interpretar un papel todos los días.
necesites saber.
Una vez en tu trabajo es fundamental demostrar tus
en esa empresa.
Llegar por lo menos 15 minutos antes de la hora de entrada.
las personas o compañeros de trabajo. puede enfrentar con un deseo de hacer lo mejor posible
además te será servida de un sólo golpe. menos conoces lo siguiente:
anterior
a. Situación de las salidas de emergencia, sobre los superiores o compañeros de trabajo. fotocopiadora. b. Situación espacial de los jefes, así como sus
Carrera Profesional
c. Funcionamiento del sistema informático (al menos lo básico). basará en tu ruta anterior.
habilidades transferibles, como así también habilidades
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particulares necesarias para ése tipo de trabajo. Cuando llegue el momento de moverte hacia otro tipo de trabajo,
medio tiempo, educación a distancia, etc. ¿Cuáles son tus límites en cuanto a la duración
Etapa 2: Investigación El concepto carrera profesional hace referencia a la cada una? Si estás decidiendo la dirección de tu carrera, con la carrera profesional dependen de las acciones e
con gente relacionada a esas ocupaciones.
son respuestas adaptativas o contribuciones espontáneas
del voluntariado o la observación? Busca las
laborales.
Evolución laboral
Si estás buscando trabajo, elige una cantidad de pocas oportunidades es, generalmente, más
la tendencia hacia una economía basada en los servicios creando otras nuevas.
Si estás volviendo a estudiar, habla con
satisfaciendo tus prioridades hasta el día de tu retiro. valoradas por los empleadores.
Etapa 1: Auto-evaluación
Etapa 3: Toma de decisiones
de cada alternativa? Si estás eligiendo una nueva dirección para satisfaga tu decisión? Por ejemplo, ingreso deseado, áreas de interés, nivel de educación, sitio de residencia, estilo de vida, etc.
anticipas?
trabajar en un determinado lugar, campo salarial, o estilo de vida en particular? Si estás volviendo a estudiar, ¿cuáles son tus preferencias programáticas? Por ejemplo, programa de tiempo completo, programa de
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orientada a satisfacer los deseos de los más prósperos. trabajo a favor de la empresa, por lo cual el asistente
en el ámbito laboral. imagen de una estancia repleta de papeles, archivadores,
necesitan capacidad mental para obtener una decisión nosotros. tipos de tecnologías o invertido en universidades internas
La Tecnología
una parte indispensable de la administración en muchas bases de datos han reemplazado a las listas electorales así como los programas de organización personal han reemplazado a las agendas de papel. Empezando por programas básicos de procesamiento de palabra en la década de 1970, para la de 1990 los
especialistas. Por ejemplo, los programas para edición en computadores
Tecnología es el conjunto de conocimientos técnicos,
realicen publicaciones con calidad profesional cuando antes incluso las tareas más simples de esta naturaleza pueden operarse en computadoras personales de gran
como los deseos de las personas, La actividad tecnológica
57
podremos detener. Un catálogo típico de programas para la automatización productos: Procesador de palabras Hoja de cálculo Base de datos Programa editorial
mucho más sencilla, comunicación a distancia a tiempo se daba por correspondencia. También ha traído muchas cosas malas, como toda
Presentaciones tipo de información desagradable. Correo electrónico Editor de internet Sistema de administración personal Hace la comunicación mucho más sencilla. más apropiados para determinados propósitos. En muchos casos, los programas para la automatización de
Es posible conocer e interactuar con muchas personas de todas partes del mundo.
contrato de compra o de una norma gubernamental. las bibliotecas tradicionales.
futurista
Es posible encontrar muchos puntos de vista diferentes sobre alguna noticia.
libre, por sus herramientas colaborativas. La computadora se actualiza periódicamente
Es posible encontrar soporte técnico de toda clase sobre alguna herramienta o proceso. El seguimiento de la información a tiempo real
Y es posible compartir muchas cosas personales esa manera, se vuelve bien provechoso.
58
buena, es posible encontrar de la misma forma información mala, desagradable (pornografía, afectar especialmente a los menores. Te genera una gran dependencia o vicio del internet, descuidándote de muchas cosas personales o laborales.
en hacer sus tareas, debido a la mala práctica
El principal puente de la piratería es el internet transacciones sean a través del internet u otros medios electrónicos, como son los: pagos del teléfono, luz, agua, la vida varados por esa dependencia.
corte de energía en la casa, adiós internet (no es el caso de la telefonía convencional).
ponen cubículos con divisores portátiles para ahorrar en
spam, el malware, la proliferación de los virus, el phising, etc.
nuestras vidas.
59
En esta ocasión la persona se comunica con la empresa o con los empleados desde su casa de habitación con la aparatos electrónicos elaboran su trabajo si necesidad de salir de su casa este sistema se le es llamado
darán a los empleados ciertas libertades o complacencias para mejorar las capacidades de los trabajadores dándole a si mejor rendimiento a su trabajo tales como: Ergonomía laboral:
individuo sin afectar su salud
Este horario le permitirá a los empleados distribuir las
Trabajo a la distancia, permite trabajar en un lugar diferente al acostumbrado. Pero allí se necesita una interacción mínima con cliente. La utilización de los nuevos medios informáticos permite mejor comunicaciones resultados.
trabaja las 40 horas semanales generalmente (en algunos casos 8 horas diarias) sean distribuidas en 4 días
Paradigmas Los principales paradigmas los presentan las personas,
Trabajo a domicilio: el trabajador pasa toda la jornada
contar con una laptop o computadora portátil para no Y así conectarse con la empresa o cliente.
un orden de prioridades de acuerdo a la capacidad de el
matriz. Es una forma colectiva de teletrabajo parecida al hace tiempo en muchas empresas.
Como su nombre lo dice hacen muchas funciones por
60
metros cuadrados en su casa dedicados a la tienen la función de ocuparse de las necesidades de los modos una labor destinada a toda la organización, lo cual a veces tiene alcances a nivel global.
Telecentros compartidos
o
centros
de
2.
recursos
Centros de trabajo establecidos por un tercero, normalmente por la administración, para ser utilizados
teletrabajadores en su Jornada de trabajo.
3. prejuicios, están abiertos al cambio, tienen visión de futuro, espíritu de riesgo. En una
Se trata de una forma de organización de trabajo una empresa trabaja a distancia, comunicándose mediante empresas virtuales suelen contar con trabajadores en diversos países. Ventajas para el trabajador
realiza su trabajo desde su domicilio.
discapacidad Para la empresa
profesional sin la presencia física del trabajador de la empresa durante una parte importante de su horario puede realizarse a tiempo completo o parcial.
empleados del trabajo por objetivos
La actividad profesional en el teletrabajo implica el uso frecuente de métodos de procesamiento electrónico de telecomunicación para el contacto entre el teletrabajador
Eliminación de control horario han realizado su actividad profesional fuera de la ocasionalmente. 1.
61
2. innovaciones
1. teletrabajadores desempeñarán sus funciones sin moverse de casa disponiendo relaciones...). También es posible el desarrollo de la actividad profesional en otros lugares, no necesariamente el hogar.
3. 4. 5. 6.
2.
3.
7.
Capacidad de autocontrol
8.
Constancia
9.
Emprendedor
10. el uso de las Tics
el teletrabajador deberá orientar su actividad hacia la prestación efectiva de servicios, por 11.
consecución de objetivos
auto organización o autodisciplina tendrán una gran desventaja competitiva. 12.
en el teletrabajador
13. 14.
pierda parte de su fuerza corporativa.
independencia en la realización del trabajo, sin embargo, debido a la evolución de la tecnología, el teletrabajar
15. autorregulación 16. Conocimiento de los procedimientos de la empresa 17.
18. en función de la tarea a teletrabajar 19. Compromiso con el programa de teletrabajo como por ejemplo:
1.
1. 2.
Electricidad Teléfono
62
3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.
Limpieza Salario de asistentes
también lo es para el teletrabajador:
permite al teletrabajador organizar sus horas
Asistente Administrativo.
personales. administrativo o ejecutivo, posee conocimientos en tecnología, destrezas para asumir responsabilidades gusta asumir responsabilidades, el teletrabajo
decisiones dentro de su marco de autoridad.
autonomía
conocer la técnicas relacionadas con la administración de Se pretende tener orientación
el conocimiento de la
Función del Asistente: las empresas, instituciones, organizaciones de personal
Recepción de documentos.
clientes. La demanda de asistente administrativo alcanza el 91 %, con respecto a los puestos de asistente de
Cálculos elementales.
Tener actualizada la agenda, tanto telefónica en las empresas automotrices, industriales, de comercio
63
Actitudes del asistente: El cargo mantiene relaciones frecuentes con proveedores Solidaridad Tolerancia Responsabilidad Vocación para la productividad profesional
obtener cooperación.
Habilidad del asistente para: Tratar en forma cortes al personal de la
Tener iniciativa precisión.
rapidez en la lectura etc.
trabajan siguiendo las órdenes del teclado, pero dentro de poco escucharán sólo las instrucciones de la voz. material inservible.
tecnología digital. Tendrá dos pilares fundamentales: las comunicaciones
ahora desempeñan varios aparatos, como la copiadora, la impresora o el escáner.
Relaciones internas: El cargo mantiene relaciones continuas con unidades
normal habilidad para obtener cooperación.
64
Prólogo
eso de la media noche hasta ahora estás terminando de cenar. En estos vuelos tan largos, generalmente terminas
intercambio de tarjetas de negocios, comenzamos a
algunas personas se inspiran para compartir anécdotas, hablarte de sus libros favoritos, o dejarte saber la historia ha sido un fabuloso caudal de nuevas ideas.
norte de nuestro continente, a eso de la una de la mañana,
diferentes versiones de esta historia. no duró más de dos o tres minutos. Sin embargo, después de haberla relatado un par de docenas de veces me he personajes, la historia se alarga unos minutos más, surgen mediocridad en varios países, durante una de mis presentaciones, Todos los derechos reservados.
e-mail la historia de la vaca.
vez por todas- escribir la trágica historia de la vaca. Por con hechos o personajes reales es pura coincidencia
65
dispusieron a continuar su camino. Salieron de la morada
Capítulo uno - La historia de la vaca
vivienda, ante los incrédulos ojos del joven.
Haciendo caso omiso a los interrogantes del joven, el comenzamos a utilizar nuestro verdadero potencial. el maestro había decidido visitar con él algunos de los consideraron la más humilde de todas las viviendas.
debía ser -sin duda- alguna la más pobre de todas. Sus
un aspecto decrépito a la vivienda. Sin embargo, lo más
Un año más tarde, los dos hombres decidieron regresar nuevamente, pero en su lugar encontraron una casa
mejor vivienda.
metros cuadrados pudiesen vivir ocho personas. El padre,
eran prueba del estado de profunda miseria reinante. Curiosamente, en medio de este estado de escasez vivienda. ¿Cómo es posible? preguntó el joven. Hace un
la miseria total.
habían sido los causantes de la muerte de su vaca, el
66
degollado salvajemente al animal. El hombre continuó relatándole a los dos viajeros cómo su primera reacción ante la muerte de la vaca había
absolutamente ninguna satisfacción, es fácil tomar la tus necesidades básicas pero no te ofrece la oportunidad
esta vaca le había ganado el respeto de sus menos tan preciado bien.
la parte de atrás de la casucha, conseguimos algunas
atados a la mediocridad, dándonos un falso sentido de estar bien cuando frente a nosotros se encuentra un nuestras vacas.
la mediocridad. este año nos ha traído una vida nueva. prestando atención al fascinante relato del hombre, llamó
Una vaca también puede ser un pensamiento irracional En ocasiones las vacas toman la forma de falsas creencias
Seguramente no, respondió el joven. ahí.
algo más. era una bendición, les había dado la sensación de poseer realidad estaban viviendo en medio de la miseria.
nuestro control.
feliz con ello, pero no eres totalmente miserable. Estás
67
cambiado acerca de tu realidad. Tu mediocridad seguirá Sin avanzado hacia su solución, por el contrario, habrás retrocedido.
embargo,
nadie
nace
con
estas
emociones
inadvertidamente adoptamos a lo largo de nuestra vida.
sistema inmune del cuerpo. Cierto tipo de pensamientos se convierten en vacas
no responde tan bien como el de la persona optimista enfermedades crónicas. persona realista”. ¿Si ves? Si le preguntas a una persona Un estudio realizado por la Universidad de Harvard ella es pesimista, seguramente te responderá algo así:
mastectomía, un grupo de investigadores del hospital de oportunidades. Sin embargo, los dos están viviendo en sólo el resultado de sus pensamientos dominantes. Los pesimistas, por ejemplo, tienden a reaccionar negativamente ante todo, casi de manera automática. diagnóstico, habían muerto. negativa, éste es un comportamiento aprendido o socialmente condicionado por el medio. Todos los días fracaso, muchas veces de manera inconsciente.
adoptamos como si fueran fórmulas infalibles de
68
una edad después de la cual es imposible aprender algo nuevo, terminan por enceguecernos ante la grandeza de nuestra propia capacidad de aprender. resultados traen a nuestras vidas, son las falsas creencias. emplear más tiempo con nuestros hijos. la necesidad de cambiar nada en tu vida. ¿Te das cuenta Si ésta es tu vaca, sé creativo e ingéniate la manera busca compartir el tiempo con ellos durante las comidas, de haber asistido a la escuela, con seguridad esta idea manera de actuar. Esta falsa creencia se convertirá en
proveerles sus necesidades básicas a costa de privarlos
subconsciente regirá todas tus acciones. ¿Cómo llegan estas ideas (vacas) a convertirse en como esto ocurre. La persona saca deducciones erradas
tampoco fui a la escuela... Yo tampoco lograré mucho con mi vida”.
pasar menos tiempo con ellos. ¿Ves lo peligroso de esta
encargado de crear con nuestro diálogo interno? Podemos
puedas cambiar esa situación. aceptes limitaciones sin cuestionar si son ciertas o no.
Por lo general las vacas depositan la culpabilidad por nuestra situación fuera de nosotros mismos. La culpa de nuestra mala suerte es de otras personas, de las unos incapaces de aceptar la responsabilidad por nuestro
del destino.
69
Yo tengo buenas intenciones pero con esta economía pues... ni modos. motivaran a salir adelante. vicioso autodestructivo. El gran peligro de la mediocridad
Las vacas de las falsas creencias:
dinero corrompe.
Capítulo Tres - Algunas de las vacas más comunes
ellas.
menos lo tengo.
seguro.
menos no estamos peleando todos los días.
hacerlo perfectamente.
comida.
Las vacas de la impotencia:
como los demás.
aprender de grande.
hubiese ido mejor.
vamos a hacer algo, o lo hacemos bien o no lo hacemos...
70
Las vacas del autoengaño: Yo no sirvo para eso. Yo siempre he sido así. Lo importante no es ganar sino haber tomado parte en el
Capítulo Cuatro - Los orígenes de las vacas
tarea de aprenderlas. Es más, tan absurdo como pueda parecer, ellas son el resultado de intenciones positivas.
son las personas, sino sus programas mentales, sus pensamientos.
tengas un talento innato.
incapacidad para deshacerse de dicho vicio.
del peligro de una vaca como esta? Literalmente puedes cargar con este vicio toda tu vida, sin nunca sentirte mal de tu impotencia para corregirlo.
otras cosas. Sin embargo, nunca lo vas a descubrir a
o algunos compañeros se burlaron de ti, lo cual, como es
nosotros a lo largo de nuestra vida, han sido el resultado para evadir las críticas de los demás. para esto.” comienza esta vaca de manera casi inconsciente. La persona aprende a hacer bien una tarea, una profesión
71
potencial necesario para triunfar. realizo toda la investigación necesaria, pero no me pidas Es como si los fracasos del pasado hubiesen cerrado para mis habilidades son cero”.
cual es absurdo, por supuesto. en adelante nos acompaña una tendencia casi inalterable a aceptar la mediocridad en todas las áreas de nuestra vida.
deben ser todos los matrimonios.
cosa. menos tengo trabajo. nuestras acciones, se convierte en una forma de autohipnosis. la mediocridad como alternativa viable. Terminamos ellas han archivado en su mente toda una serie de falsas
limitador.
dan, pues otra cosa seguramente va a andar mal. Y así
Capítulo Cinco - Cuando nuestras vacas han sido regalos de otras personas.
hacer algo para cambiar esa situación.
tengas poco. limitan física, emocional e intelectualmente. Estas ideas han sido programadas por nuestros padres, profesores, familiares, amigos, o inclusive por perfectos debas hacer lo mismo.
72
Capítulo Seis - Cómo matar nuestras vacas
Pasos para matar las vacas:
En otras palabras, las vacas no son realidades físicas tu vaca es tu esposo, o tu padre u otra persona, estás
situación en la cual nosotros somos las víctimas?
hacer algo con tu vida, lo cual es absurdo.
miedos. Puedes utilizar la lista del capítulo tres para aprender a
de un solo empujón, se te van a escapar muchas de un hábito o establecer un nuevo comportamiento en nuestra vida. En otras palabras, cambiar nuestra manera
siempre las reconocerás cuando las estés viendo.
¿Cómo podemos deshacernos de nuestras vacas? Es
primer paso. Es preciso tomar la decisión de no continuar viviendo
programados para la mediocridad, hemos sido creados
reales o no.
terminado por aceptarlas como verdades incuestionables.
73
una creencia real en tu vida, elimínala inmediatamente de tu vocabulario. Es increíble, pero con este segundo pueden encontrarse en tu mente. presencia de estas vacas te están representando. mostrar la cabeza. Frente a cada una de tus vacas escribe las acciones tenerla.
vienes cargando por décadas. de los casos, todas.
Capítulo Siete – Una vida libre de vacas. estado de mediocridad, no sentirás la necesidad de dejar
Cuando matas tus vacas aceptas la totalidad de la de tu propio destino.
vendrán como consecuencia de matar tu vaca. de visualizar una vida libre de vacas. Escribe todas las
la historia de la humanidad, ha habido miles de ideas nunca pusieron ese plan en movimiento. Esa fue su vaca: La falta de acción.
atado a la mediocridad?
gran cantidad de tiempo anticipando lo peor. Los grandes
del perdedor. instante.
En el juego de la vida o eres jugador o eres espectador. están totalmente comprometidos con sus objetivos. Ellos
74
de matarla: La acci贸n.
en la postrimer铆a de sus vidas solo pueden recordar con
mantenerte atado a una vida de mediocridad.
75
Bibliografía
Internet
Parauniversitario Boston 2011. en organización de la información. El profesional de la
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Fremap.es, 2000 información como recurso competitivo de la empresa.
76