Objetivos 1. Promover el crecimiento de RA en los LCs 2. Asegurar sinergias entre las áreas operacionales.
Porque Tasa de Conversi贸n?
Que está pasando Ahora? L
¿Como lo vamos a solucionar? 1 Call Center oGCDP Strategy
2
Soportada por
• OC Winter Task Force • Semana Global
Tasa de Conversión Como parte de nuestras estrategias de conversión, el MC va invertir en un servicio de Call Center para garantizar que todos los aplicantes desde Enero para nuestros programas de OGX sean contactados y así garantizar el último pico de RA para Noviembre. Pero para que la estrategia pase bien y tengamos el Retorno de la Inversión (ROI), necesitamos de la rápida y eficiente colaboración de las oficinas locales en organizar informaciones necesarias.
Como Funciona: 1. El MC pasará a la empresa contactada la base de datos que tenemos desde PODIO de todos los inscriptos. 2. Entrenaremos a los vendedores sobre nuestros programas para que hagan la llamada a los inscriptos con objetivo de acuérdalos del programa para lo cual aplicaran y, en caso de interés, ya pre-programar el MRB 3. Las oficinas hacen seguimiento de los MRBs Agendados, bien como la selección teniendo un proceso rápido de RA.
Fase 1 Organización Banco de datos • PODIO Update • Conversion Embassadors (MKT + OGCDP) • Alignment LCPs
Contrato Call Center • Banco de datos de aplicantes desde Junio
Entrenamiento • MC entrenando Call center para ventas.
Fase 2 Confirmación MRB • Seguimiento constante de la herramienta • Confirmación de MRB por correo
Flujo de procesos MRB • Selección
Llamada • Cierre de ventas, dudas y pre-‐agendamiento de MRB
Banco de Datos • Enviamos banco de datos actualizado de aplicantes no contactados • Time Availability para MRBs
RA MC Duty LC Duty
FASE 1: LC Duty
Organización Banco de datos • PODIO Update
PODIO Update Para garantizar la mayor eficiencia en llamadas necesitamos actualizar nuestra base de contactos, es decir, revisar y garantizar que todos los aplicantes RA están así marcados en PODIO, bien como los no aprobados.
TASK: 2 dias (31 y 01) para revisar y actualizar todo tu banco de datos en PODIO desde Junio.
¿Por que hacer esto lo más pronto? 1) ROI. La inversión viene por llamada contestada, imagina la cantidad de plata que podría ser invertida sin retorno en llamadas para personas ya Raised o, peor, que no fueran aprobadas 2) Resultados. Cuanto más precisa esta la base de datos de tu comité, mayor las oportunidades de generar cierre de ventas de RA y generar más resultados. 3) Profesionalismo. Imagínate que compraste un producto y luego recibe una llamada de alguien vendiendo lo mismo como si tu compra no fue registrada o importante. 4) Los comités que no lo hicieren a tiempo van ser cortados del banco de datos y no van a recibir el servicio de telemercadeo.
Organización Banco de datos • Conversion Embassadors
Organización Banco de datos • PODIO Update
Conversion Embassadors – Activate Synergy! Para garantizar la eficiencia de esta estrategia necesitamos tener 3 embassadors por comité representando las áreas de oGIP, oGCDP y MKT.
Los Ambassadors son responsables por: • Comunicación directa con el MC para seguimiento • Garantizar la sinergia interna y buena comunicación con los interesados • Hacer el tracking de MRBs agendados, garantizar confirmación y ejecución • Hacer reporte final de eficiencia de la estrategia
TASK: Llenar los datos de los Conversion Embassadors en este Gdoc: http://bit.ly/cestrategy (oGCDP) http://bit.ly/crestrategy2 (oGIP) Los comites que no tengan sus embassadors hasta 01/11 - no seran contemplados por la estrategia
FASE 2: LC Duty
Confirmación MRB • Seguimiento constante de la herramienta • Confirmación de MRB por correo
Herramienta Seguimiento
Conversion Ambassadors
• Definir 3 fechas y hora para ejecución de MRBs desde el 05 hasta el 20 de Noviembre • Llenar la herramienta de seguimiento con hora disponibles fijas para MRBs. • Hacer tracking diario de MRBs agentados y enviar correo de confirmación • Garantizar sinergia con operaciones para que estén listos para organizar y hacer el MRB
MC Tasks • Contratación Call Center • Presentación y alineación de la estrategia con LCPs • Compilación final del banco de datos • Entrenamiento de vendedores del Call Center • Auditoria del servicio del Call Center • Soporte a Oficinas Locales en caso de dudas
Timeline Fase 1 – 5 dias
Fase 2 – 12 dias
Contracto
Envío Base de datos actualizada
Entrenamiento
Launch
30
31
01
02
Update PODIO Definir Embassadors Llenar herramienta MRB
03
04
05
06
07
08
Hasta el 15
Llamadas hasta el 15 – 2 semanas Correo Confirmación y seguimiento MRBs
Ejecución MRBs (Hasta el 20)
Ya llevamos una semana de Ejecución de nuestra estrategia de Call Center‌
Y ahora?
Pudieron haber pasado 2 cosas: TENGO MUCHOS MRB Agendados J
NO TENGO MUCHOS MRB Agendados L
Timeline 5 al 15 Conversion Rate Strategy: Call Center 5
6
Si, funciono:
NO, funciono:
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9
10
15 Nov
OC Winter Task Force: Ejecución de MRB 5 al 20 OC Winter Task Force: Ejecución Semana Global
Pero antes Miremos el Timeline…
OC Winter Task Force Organizar a nivel del LC un OC Winter Task force que este conformado por un OCP de oGCDP y el resto del OC sean miembros de OGCDP mรกs las รกreas de soporte: MKT, TM y Comm para que estas prรณximas 2 semanas se incrementen nuestros resultados.
Foco OC Winter Task Force Si la estrategia de Call Center Funcionó… PRINCIPAL FOCO DEL OC: Concretar RA de la estrategia de Conversion Strategy
Realizar los MRB acorde a lo sugerido
GaranYzar los RA durante la semana limite
Foco OC Winter Task Force Si la estrategia de Call Center NO Funcionó para mi LC PRINCIPAL FOCO DEL OC: Ejecutar Estrategias de Semana Gobal
Asignar Responsables y ejecutar de forma enfocada
GaranYzar los RA durante la Semana de Descuentos
ESTRUCTURA OC Promotion
(un miembro de MKT y uno de OGCDP) : se encargarán de llevar a cabo estrategias de promoción diariamente en la cual consigan aplicantes enfocados en 1 o 2 facultades.
LCVP oGCDP 2 OC PromoYon
4 OC CRM
OC CRM
• (un miembro de comm, uno de TM y dos de OGCDP): el miembro de COMM y uno de OGCDP se encargan de contactar nuevos y viejos aplicantes y del proceso del raise (gestión de cobro y subir perfil a la plataforma y start) • EL de TM y el que queda de OGCDP se encargan del proceso de selección de los contactados por el Call Center Nacional y los Contactados por ellos junto con la venta personalizada.
Como funcionaría a nivel Local… Equipo de MKT Soportando Promoción (En caso de que no se tengan Aplicantes)
Equipo de TM soportando Selección y ejecución del MRB
Conversion Ambassador oGCDP
Equipo de OGCDP
J SI funcionó el Agendamiento de MRB en Call Center Equipo de TM soportando Selección y ejecución de MRB
Conversion Ambassador (Confirmando la gente a los MRB)
Equipo de oGCDP
- Coordinar Logística del AC - Garantizar Sala de Sistemas para RA - Seguimiento del EP para legalización - Asignación de EP Managers
TIMELINE 5 al 15 Conversion Rate Strategy: Call Center 5
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Si funcionó:
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15 Nov
OC Winter Task Force: Ejecución de MRB
Paralelo a la ejecución de la estrategia de Call Center Agendar MRB paralelos durante estos días de Noviembre 6
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MRB MRB MRB MRB MRB MRB MRB MRB MRB MRB MRB MRB MRB MRB MRB
Operatividad del OC en MRB En un Día de MRB para posibles EPs… 1
3
TM: Debe estar enfocado
en Soportando a oGCDP en el MRB • 8:00am-10:00am • 10:00am-12:00m • 2:00pm-4:00pm 2
OGCDP Una vez finalice TM , oGCDP Tiene Media Hora para revisar evaluaciones y anunciar aprobados
oGCDP: Debe realizar la Selección final y Montar la forma en una Sala de Sistemas el mismo dia: 10:30am-11:30am 2:00am-3:00m 4:30pm-5:30pm Bájate acá Selection Package
Assesment Center • Ejecutar modelo de Selección oGCDP MRB Identificar 2 factores importantes:
• Cuando esta el EP dispuesto a irse de intercambio (Winter!) • Si con el descuento del pronto pago esta dispuesto a pagar ASAP.
• Hacer 5 minutos de resumen y comentar los próximos pasos.
Proceso de subida de forma
• Agendar una sala de sistemas con muchos computadores para poder poner el mayor número de EPs a subir su forma. • Enseñarles el Booklet de legalización & RA (y enviárselos) Bájalo Aquí.
Estrategia de pronto Pago • Con estos EPs Seleccionados a nivel local pueden implementar una estrategia de pronto pago, para acelerar el proceso de RA*. • Esta estrategia de pronto pago a nivel nacional será soportada también con descuentos para los primeros 50 EPs que suban su forma el día 13 de Noviembre. ( Este dinero será devuelto a los LCs no EP, por EP). – Entonces el LC puede hacer su política de descuentos como desee. *Habla con tu VP Finanzas para hacer un plan de forma que no afecte las operaciones.
Incentivos: Semana de RA ara . p a c i l s No ap e EP form pliqu Y l u M
# RAISES durante la Semana Single EP Form
Descuento por formas 10% para las primeras 50 formas
• Este descuento deber ser traducido en descuentos para los EPs seleccionados; para poder incenYvar el RA en ellos. • Solo serán validos para los primeros 50 RA del día 13 de Noviembre de 2013; el comité local será autónomo si desea asumir ese 10% una vez los 50 cupos se agoten.
13 de Noviembre Descuentos por RA
NO TENGO SUFICIENTES APLICANTES NI EN PODIO, NI EN MI RECLUTAMIENTO HASTA AHORA L
! NO funcionó el Agendamiento de MRB en Call Center Equipo de TM soportando Selección y ejecución del MRB
Conversion Ambassador (Confirmando los aplicantes de la semana Global a los MRB )
Equipo de oGCDP
Equipo de MKT soportando Ejecución de la Semana Global.
- Coordinar estrategia de semana global - Coordinar Logística del MRB - Garantizar Sala de Sistemas para RA - Seguimiento del EP para legalización - Asignación de EP Managers
TIMELINE 5 al 15 de Noviembre Conversion Rate Strategy: Call Center 5
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15 Nov
OC Winter Task Force: Ejecución Semana Global
NO, funciono:
Paralelo a la ejecución de semana global Agendar MRB paralelos durante estos días de noviembre 6
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MRB MRB MRB MRB MRB MRB MRB MRB MRB MRB MRB MRB MRB MRB MRB
Metodología Semana Global Durante las próximas 2 semanas: Se harán estrategias de promoción diarias y manejo del CRM, teniendo en cuenta nuevos mercados y concretando lo RA ASAP. • (infosessions, actividades BTL. solo 5 minutos (que, como y para que) + flyers. apoyarlo con stands. dejar publicidad en los departamentos., Ferias, • A través de redes sociales y canales institucionales (radio, tv, web, propaganda impresa en cafeterías), • Hacer actividades involucrando a los trainees (stands con trainees) la persona del stand puede ser la que hace el approach. • No tener una actitud pasiva en los stand, vincular a los padres de familia por medio de citas personalizadas o sesiones de informacion para padres. • Todos los días se contactaran aplicantes por llamadas o correos.
Check List Semana Global
ASIGNAR RESPONSABLES del OC
Operatividad del OC en MRB En un Día de MRB para posibles EPs… 1
3
TM: Debe estar enfocado
en Soportando a oGCDP en el MRB • 8:00am-10:00am • 10:00am-12:00m • 2:00pm-4:00pm 2
OGCDP Una vez finalice TM , oGCDP Tiene Media Hora para revisar evaluaciones y anunciar aprobados
oGCDP: Debe realizar la Selección final y Montar la forma en una Sala de Sistemas el mismo dia: 10:30am-11:30am 2:00am-3:00m 4:30pm-5:30pm Bájate acá Selection Package
Assesment Center
• Ejecutar modelo de Selección oGCDP MRB Identificar 2 factores importantes a la hora de seleccionar el EP: • Cuando esta el EP dispuesto a irse de intercambio (Winter!) • Si con el descuento del pronto pago esta dispuesto a pagar ASAP.
• Hacer 5 minutos de resumen y comentar los próximos pasos para los EPs • Hacer la subida de la forma ese mismo día!
Proceso de subida de forma • Agendar una Sala de Sistemas para poder poner el mayor número de EPs a subir su forma. • Enseñarles el Booklet de legalización & RA (y enviárselos) Bájalo Aquí.
Estrategia de Pronto Pago
• Con estos EPs Seleccionados a nivel local pueden implementar una estrategia de pronto pago, para acelerar el proceso de RA*. • Esta estrategia de pronto pago a nivel nacional será soportada también con descuentos para los primeros 50 EPs que suban su forma el día 13 de Noviembre. ( Este dinero será devuelto a los LCs no EP, por EP).
*Habla con tu VP Finanzas para hacer un plan de forma que no afecte las operaciones.
Incentivos: Semana de RA desde el MC ara . p a c i l s No ap e EP form pliqu Y l u M
# RAISES durante la Semana Single EP Form
Descuento por formas 10% para las primeras 50 formas
• Este descuento deber ser traducido en descuentos para los EPs seleccionados; para poder incenYvar el RA en ellos. • Solo serán validos para los primeros 50 RA del día 13 de Noviembre de 2013; el comité local será autónomo si desea asumir ese 10% una vez los 50 cupos se agoten.
13 de Noviembre Descuento del 10% por RA
TRACKING • Reporte cada 3 dias por parte del Conversion Ambassador oGCDP to LCP - MCVP OGCDP y NST Coordinators. • Al final el OC que de más crecimiento al comité obtendrá un reconocimiento en NPM. Bajate el Conversion Package oGCDP Aquí.
No Olvides el ciclo de educación del EP! • AIESEC Knowledge • Cultural preparation: EPIC Wiki • Issue preparation (Issue Segmentation wiki) • EP LEAD ( LEAD Pre-Exchange Agenda)
#MAKEITHAPPEN oGCDP!
DUDAS… Karen Cartagena – MCVP oGCDP karen.cartagena@aiesec.net Lilian Arruda – MCVP MKT lilian.arruda@aiesec.net