HERRAMIENTAS DE GESTIÓN POR COMPETENCIAS, COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL Y PROGRAMACIÓN NEUROLINGÜÍSTICA EN LA ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL.
Autores: Gabriela Díaz C.I: V-26.658.739 Vanessa Varela C.I: V-19.755.991 Neilsen cuicas C.I 21.031.495 Karina López C.I: V-25.766.904 Cindy Lugo C.I: V-23.663.593 Facultad de Ingeniería Industrial Universidad José Antonio Páez
HERRAMIENTAS DE GESTIÓN POR COMPETENCIAS, COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL Y PROGRAMACIÓN NEUROLINGÜÍSTICA EN LA ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL
RESUMEN Este artículo científico aborda a la gestión por competencias, que tiene como objetivo el de identificar las capacidades de las personas, en cuanto a su comportamiento, donde aquel conjunto de destrezas y habilidades se ven reflejadas en el ambiente laboral, cuando de competencias se trata. Consiste en implementar un nuevo estilo de dirección que permita gestionar los recursos humanos de una manera más eficiente. Cuando se habla de la comunicación organizacional en las corporaciones, empresas u organizaciones nos referimos a la comunicación que se da de forma natural dentro de las mismas, y que junto con ciertos aspectos, parámetros y condiciones se puede desempeñar satisfactoriamente, generando una buena relación dentro de la organización. En esta investigación, analizaremos de acuerdo a ciertos criterios y autores expertos en la materia la manera aplicar las herramientas de gestión por Competencias, comunicación organizacional y programación neurolingüística en la administración de personal.
Palabras Claves: Competencias, comunicación, administración.
COMPETENCY MANAGEMENT, ORGANIZATIONAL COMMUNICATION AND NEURO-LINGUISTIC PROGRAMMING IN HUMAN RESOURCES
ABSTRACT This scientific article seeks to address competency management, a tool that identifies the capacity, behavior, abilities and weaknesses related to the company environment in a person, in order to improve the human resources’ management. Organizational communication is a tool that appears naturally in any type of corporation or company and if the company works on the communication between departments and people inside, the company’s performance will improve, allowing the company to be more competitive. This is a documentary research, through the analysis of the content of experts in these topics we will understand competency management, organizational communication and neuro-linguistic programming in human resources. Keywords: competency, human resources, communication.
INTRODUCCIÓN Las organizaciones en la actualidad enfocan sus recursos en ofrecer un ambiente de trabajo de calidad para sus empleados con el fin de aumentar el desempeño de los mismos, con el paso de los años se han diseñado una mayor cantidad de herramientas que le permiten a la organización evaluar de manera objetiva lo que requiere en cada uno de los cargos que posee disponible dentro de su organización y a su vez poder encontrar a la persona más adecuada para el cargo sin necesidad de probar a cada uno de los candidatos. Con el fin de poder llevar a cabo un incremento en el desempeño laboral, también es conocido que se necesita de una buena comunicación que le permita a los empleados obtener la información más adecuada y de la manera más rápida con el fin de que utilicen la misma para desarrollar sus funciones dentro de la organización. A su vez, cuando se considera a una empresa como un organismo que cambia constantemente para adaptarse no sólo al mercado sino a las nuevas tecnologías, es posible percatarse que se debe de contar con personas que sean capaces de modificar su conductas según la información que reciba la persona, adaptando dichas reacciones al objetivo en específico que debe de ser el mismo de la empresa. Tomando en cuenta todos los factores, se consideró pertinente el estudio de tres herramientas que permiten potenciar el desempeño de los trabajadores a través de una gestión por competencias, enfocándose en lo que es la comunicación organizacional y en lo que consiste la programación neurolingüística.
Competencias Con el fin de que una persona logre desempeñarse de manera adecuada, la misma debe de tener una serie de competencias que se enfocan en lo que es el conocimiento, en destrezas y la actitud de la misma con el fin de que se puedan identificar y medir con respecto a los demás. La definición de competencias puede ser muy amplia, sin embargo, en el concepto planteado por Hooghiemstra T. (1994) se entiende por competencias “Las características subyacentes en una persona, que están casualmente relacionados con una actuación exitosa en el puesto de trabajo”. A su vez, dichas características se ven aclaradas en la definición de Gonzi A. y Athanasou J. (1996) al explicar lo siguiente: Las competencias pueden consistir en motivos, rasgos de carácter, conceptos de uno mismo, actitudes o valores, contenido de conocimiento, o capacidades cognitivas o de conducta; cualquier característica individual que se pueda medir de un modo fiable, y que se pueda demostrar qué diferencia de una manera significativa los trabajadores que se desempeñan de forma excelente o entre los trabajadores eficaces e ineficaces Gestión por competencias Cuando se hace referencia a la gestión por competencias se comprende por el mismo al proceso que le da la facilidad a una organización de identificar y de medir las capacidades de las personas con el fin de que las mismas sean comparadas con aquellas capacidades que son requeridas para un determinado puesto de trabajo. Esta manera de gestión tiene un objetivo principal que es el de poder gestionar de una forma más efectiva el área de recursos humanos, en función a las estrategias y las metas que posee el negocio u organización. Según lo expresado por Grantt (1996) los beneficios de esta gestión son “ (…)permiten que el capital intelectual de una organización aumente de forma significativa, mediante la gestión de sus capacidades de resolución de problemas de
forma eficiente, con el objetivo final de generar ventajas competitivas sostenibles en el tiempo”. Dimensiones del modelo de gestión por competencias Las dimensiones a seguir para plantear el modelo de gestión por competencias suele variar en algunos detalles, sin embargo, en líneas generales las mismos suelen ser: Selección de Personal: Durante el proceso de selección se debe de identificar al candidato que se adapta más al puesto, siendo el mismo aquél que posea las competencias adecuadas para desempeñarse de manera capaz en el puesto de trabajo, logrando así el objetivo de la empresa. Para poder llevar a cabo esta labor se deben de conocer previo al estudio de los candidatos, aquellas competencias que permiten un mayor desempeño en el cargo disponible. Con el fin de poder identificar las competencias requeridas en un candidato se tienen tiene: la observación, la entrevista, las competencias genéricas, los juegos de rol, los ejercicios en grupo y los ejercicios de escucha. Planes de carrera: Cuando se habla de planes de carrera en base a competencias, generalmente posterior a una evaluación de desempeño los gerentes deben definir nuevas metas para los trabajadores. Esta definición se realiza en base a dos factores determinantes; el primero de ellos se refiere al descubrimiento que puede hacerse de las potencialidades que tenga el trabajador en áreas específicas; el segundo se refiere a las brechas que se pueden detectar en el desempeño real del trabajador, lo cual implica fallas en la labor realizada. Dentro de esa perspectiva, la planificación de carrera puede utilizarse para satisfacer la necesidad tanto de la empresa como la de los trabajadores que en ella laboran, de tal forma que ambos obtengan beneficios, por un lado la organización obtendría una fuerza laboral más dedicada y por otro lado los individuos obtendrían una carrera más rica y llena de retos.
Evaluación del desempeño: Es una herramienta enfocada a la mejora de los resultados de los recursos humanos de una organización, es evidente que se ha convertido en un instrumento necesario y de gran valor para toda Empresa. Gracias a la información obtenida por la evaluación del desempeño se pueden trazar planes de mejora personal, capacitación, desarrollo, promoción, entre otros; debido a la implementación de la evaluación del desempeño, el líder y sus propios colaboradores pueden revisar el comportamiento derivado de la labor de cada individuo. La evaluación del desempeño permite desarrollar planes y estrategias de mejora que eliminen las deficiencias y debilidades colectivas, así como también permite elaborar planes de carrera enfocados a los líderes y otros empleados con potencial de desarrollo. Fases para Implementar un modelo dentro de la Gestión por Competencias Para lograr una buena gestión por competencia es necesario implementar ciertos modelos que nos permitan analizar los comportamientos de los individuos dentro de una organización o empresa, basándose en la comunicación del personal. Según Hooghiemstra T. (2006) existen siete fases necesarias para lograr una competencia. Donde establece: 1.Detección de Problemas o Necesidades: consideración de todos los factores influyentes y un diagnóstico del clima organizacional previo donde se reflejen las percepciones que tienen los trabajadores de las estructuras y los procesos en las que se encuentran inmersos en el medio ambiente donde se desenvuelven los posibles conflictos internos o ya bien sean externos que no estén ocasionando una mala administración en la jefatura, donde se deben evaluar cada una de las funciones realizadas por los mismos, afectando el desarrollo de las actividades. En esta fase se pueden observar cuales son las posibles causas que se deben estudiar para la búsqueda de posibles soluciones. 2.Análisis de Tareas: realización de un análisis profundo de aquellas tareas que ocasionan los conflictos o problemas, haciéndoles un seguimiento a las mismas para poder evaluar cuales serían las posibles propuestas para la resolución.
3.Definición de unidades de Competencias y Perfiles para todos los Cargos de la Empresa: son las funciones que se integran por una serie de competencias y todos los criterios de desempeño laboral asociados a las actividades que realizan cada uno de los cargos, que pueden ser aprendidas, evaluadas y certificadas, reflejando las conductas que debe optar cada uno, para que en conjunto se garantice el fututo éxito de la empresa u organización. 4.Diseño de Planes de Estudios para los Cargos y Nuevas Competencias: el diseño y plan de nuevas estrategias que se impartirán en cursos para aquellos trabajadores de distintas áreas, ayudándoles a desarrollar mejoras en su desempeño en su puesto de trabajo. 5.Aplicación de los Nuevos Planes de estudio o Programa de Capacitación: tras definir todos los conjuntos de conocimientos o competencias, así como los perfiles de las profesionales a las cuales se les implementara el proceso de la definición de modelos, se debe esquematizar para poder tener constancia de lo elaborado y llegar un control o registro de las actividades que deben mejorar, manteniendo cierta flexibilidad que permita la modificación a través del tiempo, así como mejoras continuas. 6.Evaluación o Certificación de las Competencias Adquiridas: luego de aplicar los nuevos planes que generan competencias en el ámbito laboral con cada uno de los perfiles selecciones para el modelo, donde la conducta juega un papel fundamental, esta evaluación se debe realizar dependiendo de la etapa en la que se encuentre, ya que este nos permitirá una mejor evaluación de las mejoras que nos proporcionan los nuevos cambios en su puesto de trabajo. 7.Seguimiento y Mejoramiento Continuo:
para la gestión de competencias un
seguimiento y un mejoramiento continuo o retroalimentación es fundamental, el primero permite observar a través del tiempo la intervención que se hizo a tiempo de aquellas carencias, mediante la evaluación de las competencias, mientras que la segunda permite conocer como elemento estratégico un desarrollo continuo de aquellas modificaciones futuras, a razón del estado de cambio constante en que las organizaciones están inmersas a
causa del tiempo, donde cada funcionario debe capacitarse y estar actualizado en forma permanente y continua. Luego de ser elaborado cada uno de las etapas del proceso, se llega al informe final que consiste en una información detallada y escrita de las competencias requeridas que la organización necesitara para que alcance sus metas, ya se a corto o largo plazo, tomando en consideración que se deben hacer modificaciones a través del tiempo, ya sea por seguimiento o retroalimentación. Esto nos garantizaría cumplir con los objetivos de la cultura organizacional de la empresa. Comunicación Organizacional Partiendo de la investigación de Nosnik (1990) se define la comunicación como: Un proceso del cual la persona se pone en contacto con otra a través de un mensaje, y espera que esta última dé una respuesta, sea una opinión, actitud o conducta…La comunicación busca establecer contacto con alguien más por medio de ideas, hechos, pensamientos y conductas, buscando una reacción al comunicado que se ha enviado, para cerrar así el circulo. La comunicación cuando se aplica en las organizaciones es denominada comunicación organizacional, la misma se dará de forma natural sin importar el tamaño o el tipo de organización. Según Pérez J. (2000) existen tres maneras de comunicación dentro de una organización. 1.Comunicación operativa: envío de mensajes sin tomar en cuenta el nivel jerárquico de los involucrados. 2.Comunicación táctica: identificación de necesidades con respecto a la comunicación y la solución de las mismas potenciando las funciones de la organización. 3.Comunicación estratégica: construcción de modelos de organización para tomas de decisión enfocada en la interacción que debe de existir en la empresa. Tipo de comunicación en las organizaciones Las organizaciones pueden presentar distintos tipos de comunicación, los cinco tipos que presenta Nosnik A. (1996) con el fin de establecer una comunicación efectiva son:
a)Abierta: envío de mensajes al público interno y externo. b) Evolutiva: comunicación imprevista dentro de la organización. c) Flexible: comunicación oportuna entre lo formal e informal. d) Multidireccional: comunicación sin importar los niveles de jerarquía o departamentos. e) Instrumentada: comunicación apoyada por herramientas de soporte que sustenten el mensaje a conoce. Los públicos de la organización y sus necesidades de comunicación Los públicos de la organización hacen referencia a la locación de los receptores en función a la organización como emisor, según Nosnik A. (1996) existen tres tipos de públicos: 1.Público externo: receptores que buscan distintos tipos de información de la organización, la misma debe ser confiable y veraz para mantener buenas relaciones. 2. Público interno: empleados de la organización que requieren de información para llevar a cabo sus funciones dentro de la misma. 3.Público especial: no están contratados por la organización pero se ven afectados por la misma y poseen un interés en su buen funcionamiento, como lo son los accionistas. Principios para una comunicación efectiva La comunicación es un proceso que permite vincular a dos o más individuos y que el mismo responderá a principios que se basarán en cualquier intercambio de mensajes, Nosnik (1990) tras una investigación las dio a conocer como las tres íes de la comunicación organizacional. El primer principio es la comunicación íntegra, que se adapta a la calidad y confiabilidad de la comunicación emitida, verificada a través de hechos.
El segundo principio es la comunicación integral, exige el cumplimiento de una comunicación a todos los públicos de la organización. El tercer principio es la comunicación integrada a la productividad de la empresa, enfocada en sistemas de información para una mejor coordinación con el fin de hacerla más competitiva en el mercado. Niveles de gestión En la misma investigación, Nosnik (1990) explicó que existen distintos niveles de gestión con el fin de lograr el manejo de la información en un sistema para lo que es aumentar la productividad. El primer nivel se basa en las necesidades del emisor y en el uso de los recursos para enfatizar la calidad de la misma; el segundo nivel se enfoca en el receptor y en su capacidad de poder retroalimentar a los emisores; el tercer nivel se enfoca en ver a la comunicación como un soporte para lograr un sistema de trabajo efectivo y capaz de ser competitivo. La programación Neurolingüística (PNL) En la tesis doctoral de Bandler R. y Grinder J. (1973) se desarrollaron los principios en donde se plantaba que la mente y el lenguaje podían ser programados para actuar sobre el cuerpo y la conducta del individuo. Tras las investigaciones, se elaboró el sistema genérico de aprendizaje conocido como Programación Neurolinguistica. El concepto se encarga de articular tres palabras distintas: programación, neuro y lingüística. El primero hace referencia al proceso de organizar los elementos para un resultado, el segundo es la conducta que como principio básico es consecuencia del proceso neurológico y el tercero hace referencia a todos los procesos nerviosos representados en el sistema del lenguaje y la comunicación. A su vez puede ser descrito según O’Connor J. y Seymour J. (1992) como el arte y ciencia de la excelencia personal. Es un arte, porque cada uno da su toque único personal y de estilo a lo que está haciendo, y esto nunca se puede expresar con palabras o técnicas. Es
una ciencia, porque hay un método y un proceso para descubrir los modelos empleados por individuos sobresalientes en un campo para obtener resultados sobresalientes. Desde este punto de vista y de manera conceptual la PNL es una herramienta que se utiliza para lograr ciertas metas, se dice que es una programación, ya que el cerebro humano opera como una computadora que permite el desarrollo del día a día. Por la parte de neuro, hace referencia al cerebro, parte del cuerpo que se va a programar para tomar información en determinadas situaciones. En cuanto a Lingüística, es la forma en cómo se va a llevar a cabo la programación. Según Bravister S. y Vickers A. (2014) existen cuatro pilares en los cuales se basa el PNL 1.Resultados: objetivo a alcanzar en una determinada situación. 2.Agudeza sensorial: capacidad de detectar detalles para percibir lo que ocurre alrededor. 3.Flexibilidad en el comportamiento: cambiar el camino en caso de que no lleve a la dirección adecuada. 4.Compenetración: mejor capacidad de compenetración para obtener relaciones más eficaces con otras personas. En función a lo mostrado se puede plantear a la Programación Neurolingüística como una serie de patrones conductuales que debe adquirir cada individuo a partir de su emprendimiento hacia el crecimiento personal, enriquecimiento intelectual y alcance del éxito en la vida familiar, laboral y cotidiana; es la capacidad de dar lo mejor de sí de forma más constante. PNL y la gerencia empresarial
Según Sambrano J. (1997), la PNL constituye una herramienta de trabajo, la cual consiste en una serie de técnicas destinadas a analizar, codificar y modificar conductas, por medio del estudio del lenguaje tanto verbal como gestual y corporal, es decir, la PNL proporciona herramientas y habilidades para lograr estados de excelencia dentro del clima organizacional, canales de comunicación y relaciones interpersonales. A su vez, según García J, director de comercialización del Instituto Venezolano de Programación Neurolingüística, las empresas en el último tiempo se han dado cuenta que los conflictos personales influyen en la vida laboral y viceversa, es por ello que se interesan en la PNL ya que esta ofrece herramientas y técnicas sencillas para trabajar las relaciones interpersonales con los clientes y compañeros de trabajo, tanto en la parte horizontal como vertical de la organización. Porque en la PNL importa más el cómo se dice que el qué se dice. Entonces, sabiendo escuchar, hablar y sentir, se hace mucho más llevadero el conflicto. PNL como estrategia gerencial para el negociador Tal y como lo planteó Hindle (1998), en una negociación, el lenguaje corporal de la otra parte permite descubrir su actitud. Por tanto, dependiendo de la correcta utilización de dicho lenguaje es que se logra conseguir que la otra parte negociadora perciba una imagen positiva y esté dispuesto a llegar a un acuerdo o por el contrario que la utilización incorrecta de este interrumpa el buen hacer del negociador.
CONCLUSIONES La investigación presentada en el artículo hace referencia a tres tópicos importantes dentro de una organización como lo son la gestión por competencias, la comunicación organizacional y la programación neurolingüística. En ella se dan a conocer los conceptos básicos que engloban a estas tres herramientas para permitirle a la empresa u organización un mejor desempeño en las actividades. En líneas generales, se plantea la gestión de competencias como una nueva forma de seleccionar al personal para que cada persona dentro de la organización se encuentre trabajando de una manera eficiente, para ello se toman en cuenta las competencias de cada persona para considerar si las mismas son adecuadas o no para el cargo que se encuentra disponible. A su vez, dentro de una organización es de vital importancia mantener una comunicación efectiva que permita a la información llegar a manos de todos los interesados, para ello se debe de trabajar en una comunicación organizacional donde los canales de comunicación funciones de una forma integral, integrada e integra para no permitir a la información no basada en hechos trascender dentro de la organización. Por último, se denota a la programación neurolingüística como una herramienta que permitirá la modificación de la conducta para que la persona adquiera otra información al momento de que una determinada situación se lleva a cabo. Los temas se relacionan entre sí al momento en el que al seleccionar al personal debido, el mismo debe de ser capacitado al iniciar en el puesto de trabajo para que su desempeño se adapte a lo que requiere la empresa, para eso se puede hacer uso de la PNL, a su vez, para que la selección del personal se lleve a cabo de manera efectiva y la PNL cumpla sus efectos, ambos requieren de una comunicación entre todos los participantes dentro de la situación.
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS Bandler, R. (1988). Use su cabeza para variar. Cuatro vientos Ediciones. Santiago de Chile. Bandler, R., Grinder, J. (1993). Trance – Fórmate urso práctico de hipnosis con PNL. Editorial GAIA. Bavister, S., Vickers, A. (2014). Programación Neurolingüística (PNL). Amat Editorial. Barcelona, España. Gonzi, A; Athanasou, J. Instrumentación d ela Educación basada en competencies. Perspectiva de la teoría y la práctica en Australia. ED. Limusa. 1996 Hindle, T. (1998). La Negociación Eficaz. Editorial Grijalbo Mondadori, S.A. Barcelona, España. Hooghiemstra, T.: Gestión integrada de recursos humanos, en MITRANI, A.; DAZIEL, M., y SUÁREZ, I. (eds.): Las competencias, Barcelona, Planeta, 13-42, 1994. Nosnik, Abraham, (1996), Comunicación y gestión organizacional, Bucaramanga: Universidad Autónoma de Bucaramanga Nosnik, Abraham, (1990) "Las tres 'íes' de la comunicación organizacional", en Alta Dirección, 2 (5:46), Septiembre-Octubre. O’Connor, J., Seymour, J. (1992). Introducción a la Programación Neurolingüística. Ediciones URANO. Barcelona, España. Pérez Castillo, Juan Guillermo, (2000), “La aplicación de modelos de comunicación en las organizaciones” México: Plaza y Valdés editores / Universidad Iberoamericana, (93124). Sambrano, J. (1997). Programación Neurolingüística (PNL), para todos. Editorial Alfa. Caracas, Venezuela.