¿Qué es la tecnología en los negocios? Aplicación en la vida real de la tecnología en los negocios
Procedimientos para la construcción de los servicios actuales de información Principales usos de la Reingeniería aplicada a los recursos de la tecnología de la información
Ejemplos de los requerimientos para los Sistemas de Información
On Point es producida por primera vez para exponer la función de la Reingeniería en los Sistemas de Información (SI), la Tecnología y las áreas críticas en la actualidad. Se le llama tecnología a todos aquellos desarrollos que a medida que el tiempo pasa van sucediendo, desde la era prehistórica con los cavernícolas se registran hechos de este acontecer, como por ejemplo la rueda, o cuando empezaron a usar pieles o a almacenar comida, el inventario de ellas mismas y muchas más. Hoy en día la Reingeniería te permite modificar a mejor y drásticamente la manera como llevas tu empresa, para que esta pueda crecer en el mercado en el que se desempeñe y sin ningún inconveniente. Es importante resaltar que es indispensable aplicarla en áreas específicas como lo son: Gestión de Clientes (CRM) Contabilidad Gestión de Social Media Gestión documental y Virtualización del Conocimiento Gestión Humana
Hoy en día podemos trabajar aún más inteligentemente con productos que ofrecen una amplia gama de aplicaciones esenciales para los negocios. Se dice que el propósito de la tecnología no es para confundir al cerebro, sino para servir al cuerpo. Hoy eso es más cierto que nunca. Además de ayudarnos a ser más eficientes, la tecnología también nos puede enseñar una lección valiosa.
Si usted fuera a mirar a los distintos productos tecnológicamente anunciados en este o en cualquier otro periódico o revista, se dará cuenta que la mayoría fueron inventados o mejorados en los últimos 10 años. Esto se debe a que la tecnología mejora continuamente. Aquellos que trabajan en el mundo de la tecnología entienden que si no están mejorando las últimas versiones de sus productos, pronto se encontrarán fuera del negocio. Son parte de una cultura empresarial que fomenta la innovación y la creatividad, dos elementos fundamentales.
El mundo de la tecnología no puede dormirse en los laureles —y aquí radica una tremenda lección para aquellos de nosotros que queremos llegar a la excelencia. Debemos esforzarnos constantemente en mejorar todos los aspectos de nuestro trabajo. Desde nuestros productos hasta nuestros servicios, todo se puede hacer un poco mejor, un poco más inteligentemente. Aceptar lo que la tecnología tiene para ofrecer y aprender de lo que la tecnología nos puede enseñar, se trata de adoptar una actitud abierta a la maximización de la eficiencia y la búsqueda de la mejora continua — dos requisitos previos para el éxito en cualquier negocio, aunque se encuentre sentado en su escritorio en su oficina, o trabajando virtualmente desde prácticamente cualquier lugar. En su libro titulado, “Word of Mouse: 101 + Tendencias de cómo compramos, vendemos, vivimos, aprendemos, trabajamos y jugamos” (Simon and Schuster, 2013), el autor Marc Ostrofsky señala que es imprescindible que las pequeñas empresas se mantengan al día con las últimas tendencias en la tecnología, aunque prefieran no hacerlo. “En el viejo mundo, hemos aprendido
que si sigues haciendo lo que siempre has hecho, seguirás consiguiendo lo que siempre has conseguido. Eso puede ser cierto con la pérdida de peso, pero en el mercado ultra-competitivo de hoy, si sigues haciendo lo que siempre has hecho, sin duda va a caer detrás de los demás. Sus competidores en los negocios están utilizando las tecnologías, aplicaciones, herramientas de la Web y productos virtuales de gestión de relaciones con clientes y están cada vez mejorando, trabajando más inteligente y eficientemente. Por definición, esto significa que usted y su empresa están quedándose atrás”.
para la construcción de servicios actuales de información
Procedimiento Las
empresas al incursionar en las tecnologías de información (TI) cuentan con diversas alternativas de productos, por eso deben analizar entre las opciones para elegir la que satisfaga los requerimientos iniciales y cubrir las expectativas además de ofrecer flexibilidad en adaptación a futuro. Dicha adquisición debe alinearse con la estrategia de rediseño organizacional y modernización informática. objetivos: Aumentar productividad. Adaptar la organización a cambios tecnológicos que permitan sus sobrevivencia. Mejorar la calidad del producto o servicio. Los TI son un componente de la estructura de los SI (Sistemas de Información) contribuyen al manejo integral de los recursos para lograr los fines de la organización, dadas las posibilidades de enlace y conectividad, el SI puede convertirse en una herramienta de gestión bajo la modalidad de red. Debe existir coherencia en el proceso de planificación estratégica de SI/TI
necesidades institucionales. Una organización, generalmente, posee más de un tipo de SI con características propias y cada uno juega un rol fundamental, ya sea de manera particular o por la integración de diversos subsistemas. SI formal, “basados en un conjunto de normas, estándares y procedimientos que permiten que la información se genere y llegue a quién la necesita en el momento deseado”. SI informal, “basados en la comunicación no formalizada, ni predefinida entre las personas de la organización”. Desde esta perspectiva, el presente análisis sólo considerará los sistemas formales, por su capacidad de procesamiento sistemático de la información y por la existencia de flujos y accesos predefinidos.
En nuestra sociedad el rol de los SI va más allá del suministro de información, algunos lo establecen como un apoyo a la gestión, otros para fines de control o lo relacionan con rapidez de procesamiento haciendo uso de las nuevas tecnologías de información. La división de trabajo viene en tres dimensiones: Creación de valor, aquella que “hace referencia a las tareas reales efectuadas en un proceso de producción determinado”. Toma de decisiones, la cual “considera la relación entre los ejecutivos y empleados de una organización o red determinadas. Creación de relaciones, que “atañe a la relación entre una organización determinada y su entorno, incluidas otras organizaciones”.
Sistemas de Apoyo a las decisiones: constituyen la plataforma de información e intentan integrar los sistemas transaccionales más relevantes de la empresa, y generar información para ser utilizada por los mandos intermedios y la alta administración (toma de decisiones); caracterizados por menos requerimientos de datos, significativo procesamiento interno e información de salida (2). Dada su función como apoyo a las decisiones, que involucra el criterio de los gerentes para el uso de la información generada, no se presentan evidencias únicas de sus retribuciones y es difícil justificar la inversión en este tipo de sistemas. Según los autores suelen ser “interactivos y amigables, con altos estándares de diseño gráfico y visual”; no coincidiendo con ellos al afirmar que pueden ser desarrollados por el Según estas dimensiones los SI se decisor (usuario final), sin categorizan de la siguiente manera: participación del personal de informática (3). Sistemas Transaccionales: enfocados a los procesos operacionales (donde se Sistemas Estratégicos: relativos a la crea valor) con el objetivo de interacción con el entorno para automatizarlos; suelen ser los responder a los cambios, con el primeros a implantar en una propósito de buscar ventajas organización conformándose como la competitivas y establecer relaciones base de la información productiva con proveedores, distribuidores y utilizada posteriormente y, clientes externos o internos (crear normalmente, se adquieren como relaciones). Suelen ser desarrollados paquetes de aplicación disponibles en por personal de la organización. el mercado.
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Los sistemas de trabajo deben estar orientados hacia el cliente En los programas de reingeniería el énfasis debe hacerse en la mejora y en el cambio del negocio, no solo en la organización Las actividades de trabajo y los procesos deben desempeñarse en forma paralela Se crearan cargos de tipo integral con responsabilidades y compromisos concomitantes La función de la administración es apoyar a quienes están tratando directamente con los clientes Los contribuyentes individuales serán capaces de desempeñar mas de un rol Toda la información de apoyo administrativo se tomara como un subproducto de hacer el trabajo y no como un conjunto adicional de actividades Se crearan funciones virtuales independientes de la localización La información estará disponible en cualquier momento para dar respuesta a las solicitudes Se diseñaran procesos para que haya flexibilidad Donde sea posible, se ampliaran las actividades de trabajo para incluir todas las tareas que impliquen alcanzar una meta local o empresarial. se eliminara la burocracia jerárquica. Se reinventara el tiempo ahorrado y se delegaran tareas Se minimizaran las funciones sombra Se minimizaran los registros sombra Se minimizaran las comunicaciones erróneas
16) Se minimizaran las transformaciones de los medios 17) Se proporcionara acceso controlado a la información fuente 18) Se reducirán los repetidores de información 19) Se automatizara la coordinación de procesos de trabajo 20) Se establecerán recursos de respaldo (backup) de personal y de información 21) Cualquier individuo estará en capacidad de comunicarse con cualquier otro a través de la participación en la red corporativa 22) Los sistemas requeridos para el trabajo de alto nivel estarán disponibles para los usuarios 23) Los cargos se definirán con claridad 24) Se suministrara apoyo de sistemas a los procesos de entretenimiento centradas en el trabajo y a los basados en el conocimiento, generando un ambiente de trabajo-aprendizaje 25) La compensación estará asociada a la competencia y al cumplimiento, mas que a la posición en una jerarquía 26) Lo viejo no se eliminara hasta que se haya forjado una nueva alternativa viable 27) Los protocolos para las estructuras organizacionales cliente-servidor se definirán continuamente
En el mundo empresarial de hoy, existe un amplio espectro de herramientas tecnológicas para acompañar y apalancar el crecimiento de los empresarios y sus startups. De hecho, nunca antes las pequeñas y medianas empresas habían tenido un mayor y más fácil acceso a la gama de tecnologías de información que existe hoy en el mercado. Los retos típicos de una empresa en alto crecimiento—el limitado recurso humano, los presupuestos a la medida, la prioridad de desarrollar un pipeline de ventas, la necesidad de diferenciarse en un entorno competitivo, entre otros—se pueden afrontar y resolver con mayor agilidad de la mano de muchas de estas tecnologías. Si se piensa en términos de las áreas funcionales de la empresa (contabilidad, ventas y marketing, desarrollo e innovación, gestión humana) es evidente que los empresarios de hoy tienen amplias opciones de tecnología para impactar la productividad y la gestión exitosa de cada área crítica. En ese sentido, el ejercicio de seleccionar tecnologías debe ir alineado con las prioridades y la etapa de madurez de cada empresa, permitiendo así la priorización, prueba, selección e implementación de estas poderosas herramientas. Adicionalmente, la abundancia de opciones de tecnologías en el mercado permite a las empresas tomar ´riesgos medidos´ de bajo o nulo costo, ya que los múltiples proveedores de software y aplicaciones ofrecen períodos de prueba, versiones freemium y pagos a la medida que hacen posible tomar decisiones informadas a los empresarios.
Gestión de Clientes (CRM) Los clientes son el corazón de todo emprendimiento. La gestión del ciclo de vida de los clientes— desde la prospección de oportunidades, pasando por la propuesta económica y hasta la facturación— es el proceso más crítico que debe gestionar una empresa en crecimiento. Un empresario debe saber en todo momento cuántos clientes tiene, la facturación promedio, la expectativa de ventas del siguiente trimestre, y los indicadores críticos de su pipeline de ventas.
Contabilidad Todo empresario sabe que mantener los presupuestos al día, gestionar costos y gastos, y generar facturas es esencialmente un trabajo de tiempo completo.
Gestión de Social Media En el mundo de negocios de hoy, es incuestionable que las plataformas de social media son vitales para darle alcance, visibilidad, posicionamiento y viralidad al contenido que generan las empresas.
Gestión documental y virtualización del conocimiento La época de cajones y escritorios llenos de documentos ya pasó. De hecho, la gestión responsable de todo el conocimiento de una empresa—en forma de propuestas, planos, esquemas, blue prints de producto, matrices de análisis competitivo, absolutamente todo— debería residir en la nube y ser accesible a todos los empleados, en cualquier momento y en todo lugar.
Gestión Humana El recurso más importante de un proyecto empresarial es el humano. Desde el pago de nómina hasta la gestión de talento, la gestión humana es una función vital. Como dijimos anteriormente, la madurez de la empresa da señales de las herramientas tecnológicas a usar. La gestión del pago de nómina se puede gestionar integralmente con las herramientas de contabilidad (ver arriba).
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