República bolivariana de Venezuela Ministerio del poder popular para la Educación universitaria Universidad politécnica territorial Arístides bastida Independencia-Yaracuy
MANUAL DE DESCRIPCIÓN DE CARGOS EN EL DEPARTAMENTO DEL DESARROLLO SOCIAL DE LA ALCALDÍA DEL MUNICIPIO SAN FELIPE ESTADO YARACUY.
Alumnas: Miuxdely Colmenarez 19.954.132 Gregoria Perozo 22.308.181 Keilyn Pinto 24.771.548 Prosecución
FASE I DIAGNOSTICO PRELIMINAR O SITUACIONAL Chiavenato (2006), hace referencia en el término Diagnostico Preliminar o Situacional, ya que tiene mucho que ver con una corriente teórica denominada Enfoque Situacional o Contigencial, que es una corriente que parte del principio según el cual la administración es relativa y situacional, es decir, depende de las circunstancias ambientales y tecnológicas de la organización. En otras palabras, conjuga el momento y el contexto en que la organización se encuentra. Alcaldía del municipio Autónomo San Felipe presenta fundamentos históricos que se remonta a inicios del siglo pasado, en este periodo el denominado cabildo es transformado por la Constitución del Estado en el Consejo Municipal de San Felipe del Estado Yaracuy, encargado de legislar y aprobar los proyectos y las solicitudes de la población. A través de los años, el denominado Consejo Municipal de San Felipe desarrolló una incansable labor dirigida siempre en pro del desarrollo comunal, por medio de la administración responsable de los Recursos del Estado invertidos en la promoción de servicios en el área de salud, deporte, educación y cultura. El 05 de Enero de 1990, se inicia el periodo contemporáneo de política yaracuyano, cuando a través de las disposiciones emitidas en el programa de descentralización puesto en marcha por el Gobierno Nacional, el Consejo Municipio San Felipe, fue proclamado como Alcaldía del Municipio Autónomo San Felipe, dando lugar a la juramentación del primer Alcalde, para esa época representado por el Profesor Domingo Aponte Barrios. Durante el periodo comprendido en la década de los años noventa, la Alcaldía del Municipio Autónomo San Felipe, contribuyó en gran medida al mejoramiento y consolidación de importantes sectores de la localidad, con edificación de instalaciones deportivas, elevando el nivel de vida de los integrantes de la comunidad. Actualmente, la Alcaldía del municipio San Felipe es regentada por el Ing. Alex Sánchez, desde su elección vía popular en el año 2013, quien durante su periodo de mandato proyecta el desarrollo de eficaces planes de acción orientados al desarrollo económico y social del Estado Yaracuy.
DATOS AMBIENTALES SOCIO PRODUCTIVOS ECONOMICOS Y DEMOGRAFICOS Ubicación Geográfica Se encuentra ubicado geográficamente en el Municipio San Felipe. Descripción de los Factores Ambientales Clima: San Felipe goza de un clima tropical con temperaturas medias anuales de 24,8 °C, con una mínima media de 19,8 °C y una máxima media de 29,8 °C, (aunque los efectos del "acumulador urbano" y del calentamiento global han incidido en un incremento de la temperatura) y precipitaciones medias anuales de 1.512 mm según datos del Ministerio del Ambiente. Relieve: La ciudad de San Felipe está a una altitud de 286 metros sobre el nivel del mar (938 pies), ello es 1.595 por debajo del Cerro Negro (1.881 msnm), el punto más elevado del estado Yaracuy. Descripción de la organización organizada para el estudio Objetivos: El Departamento de Desarrollo Social, tiene como objetivo propender a elevar el nivel de vida de las familias de la comuna de San Felipe carentes de recursos, a través, de dos grandes áreas:
Asistencia Social. Desarrollo Social
Misión: Brindar un servicio sobre la base de un liderazgo honesto, eficiente y efectivo que involucre a todos los ciudadanos como protagonistas de su propio desarrollo, que genere credibilidad y compromiso de la colectividad de San Felipe en su desarrollo integral, a la vez de proyectar una imagen como potencia en crecimiento y de gestión efectiva.
Visión: Garantizar una buena gestión llevando a la práctica una efectiva planeación, organización, ejecución y control de diferentes proyectos establecidos a través del esfuerzo operativo y uso racional de los recursos disponibles, proyectando el alcance de un armonioso desarrollo comunitario. Valores: El Departamento del Desarrollo Social posee los siguientes valores: -
Servicio Comunitario.
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Solidaridad.
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Respeto.
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Responsabilidad.
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Comunicación Servicio.
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Honestidad.
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Seriedad.
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Vocación de Servicio.
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Justicia Social.
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Trabajo Comunitario
Actividad a la que se dedica la empresa: Brindar Soluciones a la problemática que afecta a todas las comunidades del Municipio San Felipe, en cuanto a desarrollo social y asistencia social.
Diagnostico Comunitario Participativo Formulación del Problema. El presente estudio abarca la problemática en el área de funciones y organización en el Departamento del Desarrollo Social de la Alcaldía del Municipio San Felipe Estado Yaracuy. Cabe destacar que dicha problemática fue obtenida mediante una observación e investigación realizada en la organización antes mencionada. La organización cuenta en la actualidad con una estructura organizacional suficientemente clara y precisa, como para lograr de manera exitosa el cabal cumplimiento de sus funciones y objetivos. Sin embargo, el departamento no cuenta con un Manual Descriptivo de Cargos que le permita establecer inequívocamente cuáles son las funciones y atribuciones de cada uno de los puestos de trabajo que integran a la Organización, situación que con frecuencia ocasiona dificultades en la planificación de cronogramas a ejecutar. Es necesario mencionar que la falta de un manual descriptivo de cargos es necesaria ya que facilita a los trabajadores cumplir eficazmente con su trabajo y no permite que las labores y tareas del trabajador se terminen definiendo en el transcurso de la relación de trabajo y a medida de que vayan surgiendo nuevas necesidades. Cabe considerar por otra parte, desde un punto de vista legal, no establecer las responsabilidades de los puestos de trabajo ocasiona importantes riesgos laborales, sobre todo, cuando es necesario despedir a un trabajador que ha cometido una falta en el desarrollo de su trabajo. Sería muy difícil justificar la imputación de una causal de despedido a una persona que desarrolla mal su trabajo, si antes no se sabe con certeza cuáles son exactamente sus funciones y atribuciones. El problema se va abordar desde el punto de vista teórico, practico teniendo en cuenta la utilización de mesas de trabajos, reuniones, con metodología interactivas que permita una grata organización en las diferentes actividades laborales en el departamento. La situación descrita está latente desde hace años, por ello la aplicación de esta estrategia metodológica que permita mejorar el funcionamiento laboral.
Objetivo General Diseñar un manual de descripción de cargos en el Departamento del Desarrollo Social en la Alcaldía del Municipio San Felipe Estado Yaracuy. Objetivos Específicos:
Investigar y Diagnosticar la problemática que afecta al Departamento del Desarrollo Social de la Alcaldía del Municipio San Felipe. Crear un cronograma de actividades en función de establecer estrategias a realizar Determinar las funciones y actividades desarrolladas por el personal que conforma el Departamento del Desarrollo Social. Elaborar un manual descriptivo de cargos, donde se pueda asignar correctamente las responsabilidades de cada empleado.
Justificación El propósito de la siguiente investigación consiste en ofrecer soluciones a la problemática que afecta al Departamento del Desarrollo Social de la Alcaldía del Municipio San Felipe Estado Yaracuy, en cuanto a la falta de un diseño de manual de descripción de cargos. Actualmente los funcionarios realizan sus actividades cotidianas según su criterio y necesidades de la organización, basados en los cronogramas a ejecutar, no maneja un plan en el cual incluye inicialmente, la elaboración de un perfil donde se defina las características de acuerdo a las funciones que el empleado valla a desempeñar. En tal sentido el objetivo de esta investigación es diagnosticar el nivel de organización laboral Departamento del Desarrollo Social de la Alcaldía del Municipio San Felipe Estado Yaracuy, con la finalidad de diseñar un plan de acción que permita promover la organización administrativa, de igual manera diseñar un manual de descripción de cargos para el buen funcionamiento de los mismos.
Fase II REFERENTES CONCEPTUALES Preámbulo. Según (Sautu, Boniolo, Dalle, Elbert 2005) definen el referente conceptual como “un corpus de conceptos de diferentes niveles de abstracción articulados entre sí, que orientan la forma de aprender la realidad o elñ estado de la temática o problemática a intervenir. Incluye supuestos de carácter general acerca del funcionamiento de la sociedad y la teoría sustantiva o conceptos específicos sobre el tema que se pretende analizar”. En el departamento del desarrollo social del Municipio San Felipe del estado Yaracuy, predomina la problemática en el área de funciones o cargos, la cual se busca fortificar, debido a que esta afecta directamente a la estructura laboral de la organización antes mencionada siendo esta problemática un obstáculo para que sus funciones no fluyan eficazmente. Cabe destacar que para cada área de trabajo es importante describir y definir claramente las tares involucradas en cada puesto de trabajo y los factores necesarios para llevarlos a cabo con éxito. Es necesario mencionar que la falta de un manual descriptivo de cargos es necesario ya que, no permite que las labores y tares del trabajador se termine definiendo en el transcurso de la relación de trabajo y a medidas de que vayan surgiendo nuevas necesidades; en tal sentido el propósito de esta investigación es diseñar un manual de descripción de cargos en el Departamento del Desarrollo Social del Municipio San Felipe del estado Yaracuy.
Antecedentes
Los antecedentes reflejan los avances y el Estado actual del conocimiento en un área determinada y sirven de modelo o ejemplo para futuras investigaciones.” Según Fidias Arias (2004).Se refieren a todos los trabajos de investigación que anteceden al nuestro, es decir, aquellos trabajos donde se hayan manejado las mismas variables o se hallan propuestos objetivos similares; además sirven de guía al investigador y le permiten hacer comparaciones y tener ideas sobre cómo se trató el problema en esa oportunidad. En tal sentido este capítulo, comprende los conceptos fundamentales que corresponden al tema de estudio, el cual explica las investigaciones previas a nivel internacional. A nivel Internacional: Gonzales Fuentes (2007) presento un trabajo en la universidad de la Salle. Bogota D.C el cual lleva como título “Diseño de un manual de análisis y descripción de cargo para la empresa cooperativa de Motorista del Hiula y Caqueta- Coomotor”. El mismo tuvo como objetivo principal, realizar un manual de análisis y descripción de cargos con el fin de darle a la administración los manuales de funciones, donde se indican las tareas y obligaciones, responsabilidades y requisitos exigidos que sirvan para identificar los diferentes cargos de la organización. Este proyecto guarda relación con el presente trabajo de investigación, en cuanto este último se pretende definir las funciones, responsabilidades o tareas de cada uno de los cargos que componen el Departamento del Desarrollo Social, con la finalidad de optimizar la estructura organizacional actual.
Bases Teóricas
Arias. (2006), establece que las bases teóricas están compuestas por los conceptos, proposiciones y filosofías que explican o contribuyen a esclarecer el problema de estudio. Estas permiten ubicar el tema objeto de estudio dentro del conjunto de teorías existentes además de permitir en cual corriente de pensamientos se escribe y lo explica así: Las bases teóricas comprenden el conjunto de proposiciones que constituyen un punto de vista el cual va dirigido a explicar el fenómeno o problema planteado, por ello se pueden dividir las bases teóricas en función de los tópicos que integran la temática tratada a las variables que serán analizadas.
Análisis de Cargos. Los cargos constituyen un conjunto de deberes, responsabilidades y condiciones de trabajo, son el enlace entre el individuo, la estructura y los resultados de la organización. La cual puede sacar provecho de las capacidades y habilidades de los empleados a través de la descripción y análisis de cargos como una herramienta de información donde se detallan las funciones y tareas para la consecución de los objetivos y metas establecidas. El análisis de cargos pretende estudiar y determinar los requisitos de calificación, las responsabilidades implícitas y las condiciones que el cargo exige para ser desempeñado de manera adecuada. El análisis de cargos es la base para evaluar y clasificar los cargos con el propósito de compararlos. Chiavenato (1994), define el análisis de cargos como “el propósito de obtener, analizar y registrar informaciones relacionadas con los cargos. El análisis estudia y determinan los registros calificativos, las responsabilidades que le atañen y las condiciones exigidas por el cargo para su correcto desempeño. Importancia del Análisis de Cargos. El análisis de cargos es una herramienta fundamental de la administración de personal, refleja su importancia en el proceso de reclutamiento y la selección de los empleados, es decir, al carecer de descripciones y especificaciones de cargos actualizados. Se tendría que reclutar y seleccionar empleados para un cargo determinado sin tener bases de datos claros sobre los requisitos exigidos por dicho puesto.
Además el análisis de cargos es importante porque ayuda a conocer los contenidos y las especificaciones de los cargos con el fin de poder administrar los recursos humanos empleados en ellos. Chiavenato, I. (1988) considera que el análisis de cargos es: “El proceso de obtener, analizar y registrar informaciones relacionadas con los cargos, éstas informaciones son registradas inicialmente en las descripciones de cargos. Para hacer el análisis, cada cargo es dividido y estudiado con base en las partes o elementos componentes que son llamados factores de especificaciones. Elementos del Análisis de Cargos. Los elementos básicos del análisis de cargos son: • La Descripción de Cargos: Proceso que comprende la identificación (Título, departamento, jefe inmediato, entre otros), las funciones que realizan y los accesorios que se manejan en el cargo (equipos y herramientas). • La Especificación de Cargos: Es donde se mencionan los requisitos mínimos que debe tener una persona para ocupar un cargo (capacidades, habilidad, esfuerzo, responsabilidad y condiciones de trabajo). Descripción de Cargos. Las descripciones de cargos son una fuente de información básica para toda la planeación de los recursos humanos. Es necesaria para la selección, el adiestramiento, la carga de trabajo, los incentivos y la administración salarial. Chiavenato (1994), define la descripción de cargos como: “Un proceso que consiste en enumerar las tareas o atribuciones que conforman un cargo y los diferencian de los demás, que existen, en una empresa”. Así mismo la descripción de cargos proporciona datos sobre lo que el aspirante hace, como lo hace y por qué lo hace. Es básicamente un inventario escrito de los principales hechos significativos sobre la ejecución del cargo, de los deberes y responsabilidades intrínsecas. Ventajas de la Descripción de Cargos. La descripción de cargos proporciona ventajas a la organización y al trabajador, siempre y cuando se planee, coordine, desarrolle y ejecute de manera precisa y objetivo.
En tal sentido Gómez Rondón, (1992) señala que las principales ventajas de la descripción de cargos son: - Indica cuáles son los requisitos para desempeñar cada cargo. - Asigna atribuciones y responsabilidades. - Delimita el área ocupacional y las funciones de cada quien. - Explica lo que ha de hacerse, como ha de hacerse, porque ha de hacerse, para que ha de hacerse y cuando ha de hacerse. Objetivos de la Descripción de Cargos. La aplicación de los resultados del análisis de cargos es muy amplia; casi todas las actividades de recursos humanos se basan en la información que proporciona el mismo. En tal sentido Chiavenato I. (1994) sostiene que los principales objetivos de la descripción de cargos son: 1. Determinar el perfil ideal del ocupante del cargo. 2. Suministrar la información necesaria de los programas de capacitación de personal. 3. Determinar mediante la evaluación y clasificación de cargos, la base para la administración de salarios. 4. Estimular la motivación de personal. 5. Servir de guía tanto al supervisor del trabajo como a sus subordinados para el desempeño de sus funciones. Especificación de Puestos. Chruden y Sherman (1963); sostienen que las especificaciones de cargos constituyen una descripción detallada de los requisitos mentales y físicos necesarios que requiere el ocupante para poder desempeñar adecuadamente el cargo, además de las responsabilidades y las condiciones de trabajo que constituyen el hábitat del mismo. Además de las especificaciones de puestos hace hincapié en las demandas que la labor implica para la persona que la ejecuta; es un inventario de las características humanas que debe poseer el individuo que desempeñará la labor. Estos requisitos
incluyen factores de educación formal, experiencia, capacitación y habilidad para enfrentar determinadas demandas de carácter físico o mental. Los Manuales. El comportamiento humano está orientado a la consecución de fines; las personas intentan conseguir objetivos que, cuando se alcanzan satisfacen sus necesidades. Un manual es un instrumento que constituye un medio eficaz que contribuye en el proceso de preparación y funcionamiento de la organización, fundamentalmente contienen la descripción de los puestos lo cual es de suma importancia. También contienen la base legal de la organización, su estructura y fecha de creación. Por lo tanto, un manual es un documento detallado que contiene en forma ordenada y sistemática información acerca de toda la empresa. Importancia de los Manuales. Los manuales poseen gran importancia para las organizaciones por su utilidad como herramienta de las diversas actividades administrativas e instrumento para mantener informado al personal de los pasos a seguir para ejecutar un determinado tipo de trabajo; describen en su secuencia lógica las distintas operaciones que componen un proceso, indicando generalmente quién, cómo, cuándo y para qué ha de realizarse y de esta forma se facilitará el entrenamiento y capacitación de los empleados, mejorando así su calidad y eficiencia. Objetivos de los Manuales. 1. Orientar los esfuerzos del empleado, debido a que contienen informaciones para ayudar a canalizar los deberes y responsabilidades de cada uno de los miembros de la organización. 2. Dar a conocer al personal aspectos relacionados con la organización, como funciones, autoridad, normas, procedimientos y políticas de la empresa. 3. Facilitar el trabajo para obtener el fin común en el menor tiempo. 4. Ayudar a la Gerencia en el cometido de su función.
Ventajas de un Manual. 1. Facilita el trabajo. 2. Se obtiene información actualizada.
3. Es fĂĄcil determinar los responsables del trabajo. 4. Los manuales se usan para el adiestramiento de reemplazos potenciales del personal actual. 5. Reduce costos al incrementar la eficiencia. 6. Elimina confusiĂłn. 7. Facilita la labor del empleado. 8. Proporciona una guĂa del trabajo a ejecutar.