ORGANÍZATE CON EFICACIA Resumen del libro: Allen, D. (2006) Organízate con Eficacia. Estados Unidos: Empresa Activa. Pp. 361. SUMARIO Este libro tiene un claro objetivo: demostrar que puede desarrollarse un método de organización del trabajo que permita liberar la mente de las tensiones que inhiben la creatividad para ser más eficaces en todos los aspectos de la vida. La capacidad de nuestra mente disminuye cuando la sobrecargamos de trabajo y esta merma redunda en una menor productividad, tanto en la vida personal como en la vida profesional. Para no saturarnos, debemos entonces vaciar nuestra mente de elementos superfluos y emplearla en asuntos que realmente exigen de toda nuestra atención y energía. La medida de la productividad es directamente proporcional a la capacidad de relajarse. A partir de esta idea, el autor propone una serie de fórmulas prácticas que permiten incrementar la capacidad de trabajo y también el rendimiento. Este método conocido como GTD- reduce ansiedades e incertidumbres y permite transformar nuestro modo de trabajar y la manera en la que percibimos los desafíos cotidianos. Organízate con eficacia está estructurado en tres secciones: la primera presenta un panorama general del problema de la productividad, la segunda muestra cómo implementar el método paso a paso y la tercera enseña cómo obtener mejores resultados.
“Recibimos inmensas cantidades de información del mundo exterior, a la vez que estamos generando un volumen gigante de ideas y acuerdos con nosotros mismos y con otras personas en el mundo interno del trabajo” “El trabajo mismo está cambiando constantemente y la gente ya no cumple con una sola función. De hecho muy pocos hacen solo el trabajo para el cual fueron contratados. Esto según Allen, sucede porque las empresas se encuentran en un proceso de cambio constante, de sus metas, productos, objetivos, clientes, mercados, tecnologías y hasta de sus dueños. Y esto, por supuesto, reforma continuamente las estructuras de las empresas, así como los roles y las responsabilidades de los empleados. Por si fuera poco, ahora se exige mucha más comunicación horizontal, más cooperación entre las partes y más compromiso con el trabajo en equipo, todo lo cual demanda muchísimo tiempo y genera sobrecarga, ansiedad y déficit de atención” “Sólo cuando nuestras mentes están claras y nuestros pensamientos organizados, podemos obtener resultados efectivos y dar rienda suelta a nuestro potencial creativo”. “El objetivo no es sólo hacer más cosas en menos tiempo, sino, sobre todo, alcanzar un estado en el que la mente fluya como el agua”. “LOS CINCO PASOS: 1. RECOPILAR: “Es importante saber qué necesita ser recopilado y cómo hacerlo. Por tanto, reúna todo lo que demanda su atención en este momento (Personal y profesional, grande y pequeño, a corto mediano y largo plazo) y escríbalo en una libreta, en papeles para archivar, en su computador o en una agenda electrónica. Compile esa información en un archivo y manténgala siempre a la mano. A esto se le llama el “barrido mental”.
Resumen “Organízate con Eficacia” David Allen
El objetivo es que un saque de su cabeza todo lo que le está quitando tiempo y energía.
2. PROCESAR. Tome cada cosa que escribió y pregúntese: ¿Es algo que se puede hacer?
Si la respuesta es SÍ, escriba enfrente cuál es el resultado que desea obtener de ella. Enseguida, escriba cual es la acción concreta a seguir para empezar a hacerla. Una vez hecho lo anterior se tienen tres (3) opciones: a) Hacer las cosas: si algo puede hacerse en dos minutos, entonces debe hacerse inmediatamente. b) Delegar: si una acción tomará más de dos minutos uno debe preguntarse: ¿soy yo la persona adecuada para hacer esto? Si la respuesta es no, entonces debe delegarse. c) Postergar: si una acción tomará más de dos minutos y uno es la persona adecuada para hacerla, deberá entonces diferirse para más tarde.
Si la respuesta es NO, bótelo a la basura o incúbelo, es decir tenga otra carpeta a la mano para “congelar” este proyecto para cuando tenga más tiempo o sea el momento indicado.
3. ORGANIZAR: Defina a que categoría pertenece cada cosa: ¿Es algo personal? ¿Es una tarea urgente? ¿Puede dejarlo para la próxima semana? ¿Es un proyecto? Abra una carpeta para cada categoría. Muchas tareas pueden demandarle más de un paso para realizarlas. En ese caso, ya nos se trata de simples tareas sino de PROYECTOS. Reúna los proyectos en una carpeta y defina cada uno de los pasos necesarios para su realización. Aquí son muy útiles los calendarios, pues es indispensable que defina las fechas en las que debe realizar cada acción del proyecto. Tenga otra lista, donde escriba las tareas que delegó. Así sabrá de quién es responsabilidad y cuándo deben entregársela.
4. REVISAR: Todos los días lea la LISTA DE TAREAS URGENTES y HÁGALAS, o defina los nuevos pasos por seguir con su resultado esperado. Haga lo mismo con su calendario de PROYECTOS, y con la LISTA DE TAREAS DELEGADAS. Semanalmente, vuelva a practicar el paso 1, es decir el “BARRIDO MENTAL”. Revise el calendario de PROYECTOS y su carpeta de TAREAS POSPUESTAS. Es necesario revisar periódicamente- idealmente ha-cerlo una vez por semana- para poDer una imagengeneral de cómo fluye el trabajo y la vida personal. Cátedra Inducción y Preparación para la Vida Universitaria 2
Resumen “Organízate con Eficacia” David Allen
Mensualmente, repase las TAREAS DE LARGO PLAZO para no perder de vista el horizonte y los grandes proyectos.
5. HACER: Para tomar la decisión de qué hacer en cada momento tenga SIEMPRE en cuanta cuatro (4) factores: a) El contexto: pocas cosas pueden hacerse en cualquier lugar (por ejemplo anotar ideas sobre un proyecto con un lápiz y un papel), pero la mayoría requiere un lugar específico: la casa o la oficina, o tener una herramienta de productividad a mano como un teléfono o una computadora. b) El tiempo disponible: en ocasiones tener una reunión de5 minutos puede evitar tener que hacer muchas cosas que, de otro modo, requerirían de más tiempo. c) Su energía: algunas acciones pueden demandar una reserva de energía mental creativa y fresca. d) La prioridad de la tarea: según el contexto, el tiempo y la energía disponible es necesario decidir qué es lo más importante Haga cada cosa a la vez y nunca intente hacerlas todas al tiempo.” “EL PODER DE LOS TRES PRINCIPIOS FUNDAMENTALES: 1) El poder del hábito de recopilar: La recopilación permite vaciar la mente de lo que es superfluo y concentrarse en lo que es importante. 2) El poder de la decisión sobre la próxima acción: Es necesario terminar, por ejemplo una reunión, definiendo siempre cuál es la próxima acción y quiénes son responsables de llevarla a cabo. La respuesta a la pregunta sobre el próximo paso incrementa la claridad, el empowerment y la productividad. 3) El poder de focalizarse en los resultados: Es necesario focalizarse en los resultados y realizar actividades de seguimiento.”
“ALGUNAS IDEAS IMPORTANTES:
Uno debe estar seguro del cuál es el resultado final de un trabajo, y tener en claro todo lo que se necesita para alcanzarlo. Un trabajador (o un equipo de trabajo) debe estar consciente de su propósito y rendimientos, y debe realizar un acuerdo con quien sea que pague por su tiempo, respecto de cuánto es lo que se espera de él. Siempre hay más información de la que se puede manejar. Cuando uno no tiene claridad respecto de qué es lo que está haciendo o hacia dónde está yendo, cualquier información es demasiada, porque uno no sabe qué hacer con ella. Productividad significa producir algo y esa producción se realiza en un tiempo determinado, ¡incluso pensar lleva su tiempo!” Cátedra Inducción y Preparación para la Vida Universitaria 3
Resumen “Organízate con Eficacia” David Allen
“ALGUNOS SUGERENCIAS:
Fije su propia velocidad. Controle los compromisos y proyectos en forma horizontal (manteniendo la coherencia en todas las iniciativas en las que se haya involucrado) y vertical (controlando las actividades que componen cada compromiso o proyecto). Revise todos los correos electrónicos que aún permanezcan en la bandeja de entrada y resuelva inmediatamente sólo los que tomen menos de dos minutos. Ponga notas, tarjetas, recibos y otros papeles sueltos en una bandeja de entradas, para procesarlos. Procese sus apuntes, tome decisiones e incorpore temas de acción y proyectos. Explore el calendario del pasado: identifique temas pendientes, datos y transfiéralos al sistema activo. Revise el calendario del futuro: eventos próximos en el corto y en el largo plazo. Vacíe su cabeza, lleve al papel (por categorías) cualquier nuevo proyecto, pendientes, ideas. Examine las listas de acción y marque las acciones que ya han sido completadas. Repase las listas de espera. Revise listados de “algún día” y “quizás” y conviértalos en proyectos. Borre los temas que ya no le interesen. Pregúntese a menudo: “¿Cuál es el siguiente paso?” Para fijar prioridades considere: su propósito, cómo implementará ese propósito, las metas a corto plazo para convertirlo en una realidad, las áreas de interés y responsabilidad con las que usted está comprometido, los proyectos que usted probablemente tenga respecto de todo aquello, las acciones y pasos que usted necesita seguir. Sea creativo y valiente: ¿tiene alguna idea nueva, maravillosa, distinta, provocativa o riesgosa para sumar? Cree y proteja un lugar donde pueda pensar y escribir de una manera relajada.
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