UNIVERSIDAD TÉCNICA DE MACHALA Calidad, Pertinencia y Calidez
UNIDAD ACADÉMICA DE CIENCIAS EMPRESARIALES
CARRERA ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
DOCENTE: ING. KARLA ORDOÑEZ ALUMNA: MACAS CÓRDOVA EVELYN LISSETH RAMIREZ ENCALADA KERLY MADELAINE ZAMBRANO GARCIA VAERIA ESTEFANIA
NIVEL: PRIMERO PARALELO: “A” SECCIÓN: NOCTURNA
2018 - 2019
RESUMEN Microsoft Project software de administración de proyectos diseñado, desarrollado y comercializado por Microsoft para asistir a administradores de proyectos en el desarrollo de planes, asignación de recursos a tareas, dar seguimiento al progreso, administrar presupuesto y analizar cargas de trabajo. Nos brinda diferentes tipos de información, como las fechas de inicio y término del proyecto en la parte superior, la duración, las horas totales de trabajo, los costos, el estado de las tareas y de los recursos. Puede gestionar con eficacia cualquier tipo de trabajo, de tareas simples a complejos proyectos y programas enteros. Se puede aplicar en cualquier área en donde se trabaje por planeación de proyectos, es decir, en casi todo. Duración es la cantidad de tiempo que transcurre antes de que la tarea esté realizada. Trabajo es el esfuerzo necesario durante un período de tiempo para realizar una tarea. Esfuerzo de recurso es la cantidad de esfuerzo de los recursos asignados a la tarea y su asignación.
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INTRODUCCIÓN El proyecto fue realizado en base al Microsoft Project versión 4.0, una aplicación que ayuda al usuario a crear planes de proyectos, comunicarlos a otros usuarios y adaptarse a los cambios a medida que éstos se van produciendo. Es un sistema de planificación de proyectos versátil y fácil de utilizar. Project funciona, en muchos sentidos, de forma similar a las aplicaciones del paquete Office de Microsoft. Las barras de menús, los comandos, las barras de herramientas, los menús contextuales y los cuadros de diálogo tienen mucho en común con el paquete de aplicaciones mencionado, lo cual facilitará los primeros pasos de su uso. La versión 3.0 de Microsoft Project es exclusivamente en inglés. A partir de la versión 4.0 comienzan a editarse también en español. Esta versión implico varias mejoras respecto a su antecesora, especialmente en lo que hace a los cuadros de dialogo. Actividades como la introducción de las tareas del proyecto y sus duraciones, la organización de tareas en estructura jerárquica y la vinculación de tareas para diferentes tipos de relaciones están sumamente simplificadas. La versión 4.0 apareció para Windows 95 y la última, es la que corre en Windows 98, aunque también puede hacerlo en Windows 95. Estas dos últimas versiones muestran muchas mejorías en la porción destinada a los recursos: se advierten cambios en las propiedades otorgadas a la distribución de las cargas horarias, en versiones anteriores estas eran uniformes.
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FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA Concepto
Microsoft Project (o MSP) es un software de administración de proyectos diseñado, desarrollado y comercializado por Microsoft para asistir a administradores de proyectos en el desarrollo de planes, asignación de recursos a tareas, dar seguimiento al progreso, administrar presupuesto y analizar cargas de trabajo. Características Este ofrece funciones de innovación. Tiene flexibilidad y opciones al ofrecer soluciones a medida de gestión de trabajo para los individuos, equipos, y la empresa. Puede gestionar con eficacia cualquier tipo de trabajo, de tareas simples a complejos proyectos y programas enteros. Mayor y mejor productividad Nos brinda diferentes tipos de información, como las fechas de inicio y término del proyecto en la parte superior, la duración, las horas totales de trabajo, los costos, el estado de las tareas y de los recursos. Sistema multiusuario permite el trabajo en red con base de datos centralizada y acceso simultáneo a los archivos. Personalización de cálculo e impresión según las normas del Sistema de Contratación de Bienes y Servicios Obtienen datos relevantes de tiempos de inicio y término de cada actividad. Ilustra la programación de actividades en forma de calendario, Se señalan con barras los tiempos de inicio y término de la actividad, su duración y su secuencia. Importancia de conocer Microsoft Project: Project es una herramienta que se puede aplicar en cualquier área en donde se trabaje por planeación de proyectos, es decir, en casi todo. Estas áreas pueden ser el ramo de la construcción, ramo industrial, comercial y en general todas las empresas públicas o privadas que quieran mejorar la organización y gestión de sus proyectos. Básicamente, crea programas y sigue su proceso, además de calcular costos. En Project también se podrá controlar los recursos asignados a cada tarea o actividad relacionada con el proyecto y hacer cálculos de rutas críticas para optimizar tiempo y recursos. Herramientas de MS Project: Existen muchos tipos de herramientas dentro de este software, de forma que el análisis de los datos es mucho más sencillo. Sin embargo, aquí nombraremos las principales:
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Ruta crítica: Se realiza una vez que todos los datos están ingresados. De esta forma de obtienen datos relevantes como los tiempos de inicio y término más cercanos y más lejano de cada actividad, o las holguras. Diagrama de Gantt: Se muestra por default. Esta gráfica ilustra la programación de actividades en forma de calendario, en el que el eje horizontal representa el tiempo, y el vertical las actividades. Se señalan con barras los tiempos de inicio y término de la actividad, su duración y su secuencia. La actividad crítica se muestra en rojo, las otras en azul. Las actividades que tienen otras secundarias dentro se muestran en color negro. Sobrecarga de recursos: Significa que le estamos asignando a un recurso humano más tareas de las que puede realizar. Resumen de Proyecto: Nos brinda diferentes tipos de información, como las fechas de inicio y término del proyecto en la parte superior, la duración, las horas totales de trabajo, los costos, el estado de las tareas y de los recursos. Cálculo de costos: Calcula los costos de los recursos y la mano de obra, una vez que los recursos son asignados a cada tarea. Hay dos tipos de reportes: el flujo de efectivo – es un reporte del gasto semanal- y el requerimiento de materiales. Control de proyecto: Cuando ya se han introducido todos los datos necesarios para realizar la ruta crítica, y se ha establecido el programa de proyecto como se desea, se puede salvar como línea base. Esto permitirá compararla con las modificaciones que se le vayan haciendo al proyecto Base de Datos de Microsoft Project: Microsoft Project almacena los detalles acerca del proyecto en su base de datos. Utiliza esa información para calcular y controlar la programación, los costos y otros elementos del proyecto, mediante la creación de un plan. Cuanta más información se proporcione, más preciso será el plan. Como si se tratara de una hoja de cálculo, Microsoft Project muestra los resultados de los cálculos inmediatamente. Pero el plan del proyecto no se crea mientras no se introduce la información esencial acerca de todas las tareas. Sólo entonces se verá cuándo finalizará el proyecto o las fechas en las que están programadas las tareas. Microsoft Project coloca la información que se introduce y la que calcula en campos que contienen tipos de información específicos, como nombres o duraciones de tareas. En Microsoft Project, generalmente cada campo aparece en una columna. Cómo programar Microsoft Project: Microsoft Project programa el comienzo y el fin de una tarea teniendo en cuenta muchos factores, incluidas las dependencias entre tareas, las delimitaciones y las interrupciones, como días festivos y vacaciones. Lo que es más importante, Microsoft Project programa cada tarea utilizando la fórmula duración = trabajo / esfuerzo de recurso, donde: Duración es la cantidad de tiempo que transcurre antes de que la tarea esté realizada.
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Trabajo es el esfuerzo necesario durante un período de tiempo para realizar una tarea. Esfuerzo de recurso es la cantidad de esfuerzo de los recursos asignados a la tarea y su asignación. Ventajas Mejorar la inteligencia empresarial office Project server 2007 le ayuda a supervisar el rendimiento, ver las tendencias, administrar los riesgos e identificar las carencias de la inversión. Use los servicios de informes de datos para compartir información mediante las herramientas de creación de informes empresariales habituales, como Microsoft office SharePoint server 2007. Los cubos de datos integrados son extensibles y proporcionan un vínculo de datos para la creación de tarjetas de resultados y escritorios digitales con el fin de facilitar la toma de dediciones sólidas sobre los proyectos existentes, los intercambios y las nuevas oportunidades. Colaborar y coordinar con facilidad Debido a que las organizaciones son cada vez más diversas tanto cultural como geográficamente, es básico lograr una comunicación clara para que los equipos compartan los objetivos y trabajen juntos de manera eficaz. Project Web Access proporciona acceso a la información del proyecto empresarial clave del proyecto que almacena Office Project Server 2007. De esta forma, se puede lograr que los equipos compartan sus conocimientos y colaboren perfectamente para finalizar el trabajo en el plazo de entrega y ajustar sus actividades rápidamente para aplicar los cambios y las actualizaciones del proyecto. Administrar los recursos eficazmente Muchas empresas lucha para distribuir los recursos con eficacia. De esta forma, se incrementan los costos y se retrasan los proyectos. Office Project Server 2007 le ayuda a evaluar con precisión las necesidades para distribuir hoy los recursos eficazmente y crear planes futuros para la empresa. De esta manera, puede contar con las personas adecuadas en los proyectos de más importantes y que la entrega final sea la óptima. Puede realizar un seguimiento de la disponibilidad, la utilización y el progreso del trabajo mediante horarios.
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DESARROLLO
En la parte inferior Ms Project nos permite calcular automรกticamente las fechas de las tareas que se realizan.
Para definir el proyecto realizamos lo siguiente: 1. Cambiar el tiempo de trabajo
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Excepciones trata de los Feriados que hay en el año.
Le asignamos Información a nuestro proyecto de la siguiente manera:
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Se coloca la fecha en que inicio el proyecto donde la fecha final no se sabe
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Aquí se agrega nuestro calendario creado que lo llamamos “Calendario trabajo”
De aqui se da clic en los días no laborables para agregarle color y diferenciarlos
De aquí nos situamos en escala temporal y damos clic en periodos no disponibles
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Para jerarquizar las tareas agregadas se realiza lo sieguiente:
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Para establecer el tiempo que se demora en realizar cada tarea, solo se modifica en dias, en si solo se agrega los dias en que realizamos dicha tarea.
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Aquí se Observa la Línea Negra significa lo que abarca el tiempo que dura la primera parte del proyecto.
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Los cuadros azules separan el tiempo que dura cada actividad en la primera parte del proyecto, y como se conecta con la siguiente actividad.
Otra forma de Vincular es seleccionando las actividades que desea vincular y se arrastra a la actividad continua y automáticamente se vincula.
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ENLACE DEL VIDEO SUBIDO EN EL YOUTUBE https://www.youtube.com/watch?v=mJi9UBgdbHw&feature=youtu.be ENLACE DE LA AUTOEVALUACIÓN DESARROLLADO EN GOOGLE FROM https://docs.google.com/forms/d/1vz30mcZbD5ZE6DDkGUYQxCwKjmfsVvWObgnA2eJlALc/edi t
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CONCLUSIONES Nos permite organizar nuestros proyectos, introduciendo en él lo que antes
anotábamos, esquematizábamos y calculábamos a mano. Nos aporta una serie de tablas, gráficas y paneles desde los que podremos introducir todas esas informaciones recopiladas y tener una visión global de, por un lado las tareas, por otro lado los recursos y por otro los costos de los recursos. Nos resultará fácil alterar cualquiera de los elementos que intervienen en el proyecto siendo recalculado de forma automática el proyecto completo. Las fechas se actualizan también de forma automática solo con modificar una duración, establecer una delimitación o bien una demora. De los tiempos y plazos podemos hacer sencillos seguimientos. Podemos decir que Microsoft Project brinda al usuario las herramientas necesarias para la administración de proyectos las cuales le permiten manejar eficientemente todas las actividades y tareas a realizar como la duración de cada fase, fechas, recursos alquiler de maquinarias y equipos etc. Además de dar el debido seguimiento a los costos. Podemos decir que Microsoft Project permite organizar la lista de actividades en una estructura jerárquica, asignar recursos y costos a las diferentes actividades e imprimir una gran variedad de informes.
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RECOMENDACIONES Más que una funcionalidad, es una recomendación a la hora de interpretar la interfaz. Cuando vemos una pantalla de Project, hemos de interpretar que se trata de la combinación de una tabla más una vista. Project ofrece unas vistas prediseñadas en el menú “View”, pero cuando elegimos una, también estamos eligiendo una tabla por defecto. No excederse en el número de tareas a gestionar simultáneamente: pese a la capacidad de Microsoft Project, la del director del proyecto es limitada. Para evitar perder el control, primero hay que tratar de reducir el número de tareas a computar en la herramienta. Compartir la información de nuestras actividades garantiza una gestión más transparente y, al mismo tiempo, se facilita la labor de actualización que no reporta sino beneficios al proyecto.
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