Pitäisikö uusi puheenjohtaja perehdyttää tehtäviinsä?

Pitäisikö uusi puheenjohtaja perehdyttää tehtäviinsä?

KIRJOITTAJA ANNA-LIISA PEKKARINEN

Miten uuden puheenjohtajan voisi parhaiten ajaa sisään tehtäviinsä. Usein tehtävä lankeaa puheenjohtajalle ilman mitään perehdytystä. Voisiko olla toisinkin? Tätä pohtivat Asunto Oy Kuopion Torikatu 24:n puheenjohtaja Kaisu Nevasalmi ja Isännöintipalvelu Isarvo Oy:n isännöitsijät Pasi Pesonen ja Jari Laukkanen.

Torikadun isännöinti siirtyi Pesoselta Laukkaselle tänä kesänä, kun Pesonen nimitettiin Isarvon toimitusjohtajaksi. Laukkanen on isännöitsijänä vasta-aloittanut, kuten myös Nevasalmi puheenjohtajana, hän on ensimmäistä vuotta tehtävässään, hallituksessa toista vuotta, ja asunut talossa kolme vuotta.

Katselmuksella ja keskusteluilla talo haltuun

- Puheenjohtaja on paljosta vastuussa, onhan kyseessä asukkaiden sijoitukset ja rahat, sanoo Nevasalmi.

Hän haluaa hoitaa tehtävän hyvin ja ennakoivasti, jotta talon arvo säilyy ja tehdyt päätökset kantavat pitkälle.

Nevasalmi korostaa taloon tutustumisen merkitystä, ja hänestä isännöitsijän pitää olla talosta kiinnostunut. - Koska olemme Jarin kanssa molemmat uusia, pidimme talossa katselmuksen. Se oli tarpeellinen kierros, taloyhtiö avautui aivan eri tavalla.

Pesonen suosittaa yhteistyön alussa isännöitsijän ja puheenjohtajan aktiivista yhteydenpitoa, ja isännöitsijän kannattaa istahtaa myös koko hallituksen kanssa käymään asiat läpi sekä jututtaa edellistä isännöitsijää.

Uusi puheenjohtaja hyötyy keskusteluista talossa pitkään asuneiden kanssa ja talon historiaan tutustumisesta. Puheenjohtajan vaihtuessa pitäisi jostain löytyä tieto, mitä talossa on tehty. - On ollut oma hommansa lukea talon arkiston asiapaperit vuodesta 1982 lähtien, mutta onko asiakirjojen oikea säilytyspaikka talossa, vaikka ne sieltä nopeasti löytyvät, Nevasalmi miettii.

Isarvolla on käytössä Huoneistotieto.fi-ohjelmisto, joka sisältää taloyhtiösivut, kertoo Pesonen. Viime vuosien asiakirjat on digitoitu, ja järjestelmään kirjautumalla pääsee lukemaan niitä. Hallituksen asioille sivuilla on omat osionsa. Taloyhtiön arjesta, esimerkiksi maksuliikenteestä ja reaaliaikaisesta taloudellisesta tilanteesta hallitus pysyy jyvällä sivujen kautta.

- On kaikkien etu, että mahdolliset korjaukset tehdään ennen varsinaisen tilinpäätöksen tekoa, Pesonen huomauttaa.

Isännöitsijästä sparrauskaveri?

Tuore puheenjohtaja toivoo isännöitsijästä sparrauskaveria, jolla on tarvittava asiantuntemus priorisoida tarpeita ja suunnitella tulevaa. Hallituksen jäsenten hän toivoo osallistuvan ja vastaavan viesteihin. Pesonen tietää, että puheenjohtajan tehtäväksi jää usein taloyhtiön asioiden hoito kahdestaan isännöitsijän kanssa, mutta yksi tapa lisätä muun hallituksen osallistumista on ottaa viestiin mukaan isännöitsijän näkemys. Silloin hallitus ymmärtää, että asia vaatii heidän kommenttiaan.

Nevasalmi ja Laukkanen pitävät yhteyttä sähköpostilla ja satunnaisesti puheluin, mutta joskus Nevasalmesta tuntuu – isännöitsijöiden kiireet tietäen – että ”kunpa en veisi liikaa aikaa tai soittaisi väärällä hetkellä”.

- Ei yhteydenottoja liikaa tule! Sitä vartenhan me täällä olemme, vastaamassa niin pian kuin mahdollista. On hyvä, että Kaisu on aktiivinen. On yhtiöitä, joissa puheenjohtajasta saattaa kuulua vain kerran vuodessa tilinpäätöskokouksen alla, Pesonen toteaa. Hän kuitenkin lisää, että valitettavasti isännöitsijöiden ajanpuute on totta, hän voi varata kullekin taloyhtiölle vain palkkioon suhteutetun määrän tunteja kuukaudessa.

Voisiko hallitukselle koottu kansio taloyhtiön asioista ja toimintatavoista isännöitsijä-, huoltoyhtiö- ja muine tietoineen helpottaa isännöitsijän kiireitä ja viestiruuhkaa, kun faktat löytyisivät kansiosta, Nevasalmi miettii.

Isännöitsijän auktoriteettia arvostettava

Nevasalmesta myös kaikki taloyhtiön sopimukset, niin isännöintisopimuskin, kannattaisi välillä tarkistaa, ja miettiä yhdessä, ovatko osapuolet vielä nykyiseen sopimukseen tyytyväisiä. Osaava ammattilainen pystyy säästämään taloyhtiölle isoja summia.

Entä olisiko tarvetta palautepalavereille? - Saattaisi olla, sillä isännöitsijän pitää toimia tehokkaasti, eikä tehdä turhia asioita, Pesonen vastaa.

Hän ennustaa, että isännöitsijöitä on 5—10 vuoden päästä yhä vaikeampi löytää. Iltakokousten suuri määrä ei alalle tulijoita houkuttele, siksi hän toivoo, että taloyhtiöt ryhtyisivät kokoustamaan päiväaikaankin.

Keskustelijat ovat yhtä mieltä siitä, että isännöitsijän ja puheenjohtajan yhteistyön lähtökohta on keskustelu, taloon tutustuminen ja molemminpuolinen kunnioitus. Isännöinti työnä vaatii diplomatiaa, kykyä tulla toimeen kaikenlaisten ihmisten kanssa. Nevasalmi ehdottaa, että isännöitsijät luottaisivat konfliktitilanteissa enemmän auktoriteettiinsa. - Te olette ammattilaisia ja osaajia, älkää vähätelkö sitä.

Pasi Pesonen Isarvon uudeksi toimitusjohtajaksi

Pasi Pesonen aloitti Isännöintipalvelu Isarvo Oy:n uutena toimitusjohtajana 1.6.2022, näin toimitusjohtajuus palautui Kuopioon Helsingistä, joka oli edellisen toimitusjohtajan Marcus Johanssonin toimipiste. Pesonen on työskennellyt Isarvolla vuodesta 2002 alkaen isännöitsijänä, vastaavana isännöitsijänä ja aluejohtajana. - Tavoitteeni toimitusjohtajana on saada Isarvolle lisää keskusteluilmapiiriä ja oletuksista vapaata toimintaa kehittyvän asiakkuusstrategian rinnalle. Perhearvojemme mukaisesti kannustamme avoimeen ja viestinnälliseen liiketoimintaan, jonka näkökulmana on yhteisöllisyys, Pesonen sanoo. Isarvolla on päätoimipiste Kuopion lisäksi toimipisteet myös Helsingissä, Espoossa, Hyvinkäällä, Tampereella, Riihimäellä, Loviisassa, Varkaudessa ja Heinävedellä. Isarvo-konserni työllistää noin 50 isännöintialan ammattilaista.