Redefining the workplace (FI) by Kinnarps Group

TYÖYMPÄRISTÖMME TULEVAISUUS TOIMISTON UUDELLEENMÄÄRITTELY JA MUUTOKSIIN VALMISTAUTUMINEN

Tee tila kestäväksi

Perustamisvuodesta 1942 lähtien Kinnarps on sitoutunut löytämään ja luomaan täydellisen toimiston. Olemme luovineet läpi työelämän trendien, öljykriisin, globalisaation, vapaakauppa-alueiden, digitaalisten vallankumousten, koppikonttoreiden, avotoimistojen, tehtäväperusteisen työskentelyn, lomautusten ja laajennusten. Olemme kehittäneet tiloja lähes 80 vuoden ajan liiketoiminnan alati muuttuville vaatimuksille ja luoneet toimistoympäristöjä, jotka edistävät hyvinvointia ja mukavuutta. Olemme työskennelleet kestävästi ja kiertotaloutta hyödyntäen alusta alkaen sekä pyrkineet aina löytämään kestävän kehityksen mukaisen ympäristön, ihmisten ja talouden välisen kultaisen suhteen. Yhtäkkiä me kaikki olemme uuden aikakauden kynnyksellä. COVID-19pandemian aikana ja sen jälkeen. Työskentely kotona on ravistellut monia uskomuksiamme, korostanut sellaisten tarpeiden eroja, joista emme tienneet, ja luonut yrityksille uusia mahdollisuuksia luoda toimivia työtiloja. Kinnarpsin white paper -julkaisu: Työympäristömme tulevaisuus, on toimiston uudelleenmäärittelyyn keskittyvä hanke. Hankkeessa pyritään löytämään uusi tasapaino kodin ja työpaikan välillä, samoin kuin kestävän tulevaisuuden, tehokkuuden ja hyvinvoivan työvoiman välillä. Niin työpaikalla, kuin kotonakin. Uskomme, että tämä julkaisu on tarpeellinen yritysjohtajille, toimistopäälliköille, henkilöstöhallinnon ammattilaisille ja kaikille muille toimiston konseptin suunnitteluun tai uudelleensuunnitteluuun osallistuville. Toivomme, että saat paljon irti lukemastasi. Ota meihin yhteyttä, jos sinulla on kysyttävää.

Ystävällisin terveisin Dan Molander Sales Director. Kinnarps Group

Taustat

Kirjoittaessamme tätä white paperia emme halunneet tarkastella vain pandemian aikaisen kotona työskentelyn faktoja ja lukuja. Nekin ovat tietysti kiinnostavia ja tärkeitä, ja tiedämme, että monet isännöitsijät, kiinteistövälittäjät ja yrittäjät raapivat päätään juuri nyt yrittäessään selvittää, miten vuokrat, rahoitus ja arvo kehittyvät seuraavan kauden aikana. Halusimme ottaa toisenlaisen näkökulman, joka on yhtä tärkeä taloudellisesti, mutta joka liittyy paremmin yritysten ja ihmisten kykyyn keskittyä ja työskennellä tuottavasti, luovasti ja tehokkaasti pitkällä aikavälillä. Perinteisen pöytätutkimuksen lisäksi, joka käsittää perehtymisen eri raportteihin maailmanlaajuisesti, olemme syvähaastatelleet 25 eurooppalaista asiantuntijaa heidän työtilanteestaan kotioloissa ja toimistossa. Yritämme ymmärtää heidän muuttuneet tunteensa ja rutiininsa ja saada käsityksen siitä, millaisena he näkevät työympäristön tulevaisuuden pitkällä aikavälillä. Eri maissa on ollut erilaisia sulkuja, mikä vaikuttaa luonnollisesti siihen, miten ihmiset kokevat mahdollisuudet ja rajoitukset. Olemme pyrkineet katsomaan kansallisten rajoitusten suoraa vaikutusta pidemmälle. Olemme keskittyneet laajempaan näkökulmaan siitä, miten muutokset voivat ja miten niiden tulisi vaikuttaa nykyiseen työympäristökonseptiin ja päätöksiin, jotka koskevat tulevaisuuden toimistotiloja.

ETÄTYÖ ON TULLUT JÄÄDÄKSEEN AINAKIN JOSSAIN MÄÄRIN Yhteiskunta ja kulttuurit muuttuvat ajan myötä, samoin kuin tapamme mieltää työvoima, työskentelytavat ja toimistomme. COVID-19-pandemian vuoksi monet työntekijät joutuivat työskentelemään kotoa käsin riippumatta siitä, halusivatko he sitä tai olivatko he edes valmiita siihen. Tätä on kuvattu maailmanlaajuisena etätyökokeena, ja sen vaikutukset alkavat näkyä. Etätyö on osoittautunut lyhytaikaisesti hyödyllisemmäksi, kuin mitä työnantajat tai -tekijät olisivat voineet kuvitella. Koti näyttää olevan hyvä paikka työlle, joka vaatii fokusointia ja täydellistä keskittymistä. Työntekijät kertovat usein etätyön paremmasta tehokkuudesta, mitä tulee sekä henkilökohtaisiin tehtäviin että virtuaalisiin kokouksiin. Monet kertovat tehokkaammista kokouksista, jotka alkavat paljon todennäköisemmin ajallaan ja joihin ei liity tavanomaista jutustelua ennen varsinaista aloittamista. Jotkut työntekijät ovat myös löytäneet uusia tapoja kokoustaa, jota he pitävät erityisen arvokkaana. Muun muassa puhelinneuvotteluita on muutettu kävelyksi ulkoilmassa, etäjoogatuokioiksi tai virtuaalisiksi kahvikeskusteluiksi. Kotona työskentely on tarjonnut työntekijöille myös enemmän joustavuutta, ja monien mielestä se on parantanut työn ja vapaa-ajan välistä tasapainoa. Aikaa säästyy, kun ei tarvitse matkustaa työpaikalle ja kun voi tehdä pieniä kotiaskareita tauoilla. Näin jää enemmän aikaa sekä perheelle että muille mielenkiinnon kohteille. Tämä joustavuus on tärkeää monille ihmisille.

Etätyön suorista lyhytaikaisista eduista huolimatta haastatteluissamme on nähtävissä merkkejä siitä, että meidän on toimittava harkiten vetäessämme johtopäätöksiä. Vaikka joillakin työntekijöillä on hyviä kokemuksia kotoa työskentelystä, se ei pidä paikkaansa kaikkien kohdalla. Joillekin tämä on ollut todella rankkaa aikaa, ja monilla on todellisia vaikeuksia tehdä työtä tehokkaasti kotona. Esimerkiksi niillä, jotka hoitavat pieniä lapsia sulun aikana, jotka asuvat ahtaissa asunnoissa tai joilla ei ole riittävän hyviä ergonomisia ratkaisuja, on ollut vähemmän myönteisiä kokemuksia kuin muilla. Lisäksi toimiston pitäminen kotona voi vaikeuttaa joissain tapauksissa työskentelyn lopettamista, koska yhtäkkiä tuntuu kuin työnantaja, esimies tai vaikka tärkeä asiakas olisi siirtynyt olohuoneeseen. Työ- ja yksityiselämän välisiä rajoja voi olla vaikea asettaa, kun kaikki tapahtuu samassa tilassa. Eurooppalaisen tutkimuksen mukaan 27 % pandemian aikana kotoa käsin työskentelevistä ilmoitti tekevänsä paljon normaalia pidempiä työpäiviä ja käyttävänsä työntekoon myös vapaa-aikaansa pysyäkseen tasalla yrityksensä odotusten kanssa.2 Jos työntekijöille annetaan vapaus työskennellä milloin tahansa ja missä tahansa, voi olla hyödyllistä keskustella yhteistyön odotuksista. Saako sähköpostiviestejä lähettää klo 20.00 jälkeen? Onko vastaanottajien tarkoitus vastata viesteihin myöhään illalla? Mitkä ovat etä- ja yhteistyön säännöt ja rajoitukset?

“ Pandemian aikana asiakkaamme huomasivat, että on mahdollista työskennellä eri tavoin ja lähempänä kotia, optimoida aikataulu ja tasapainottaa työ- ja yksityiselämä - perheen ja heidän itsensä eduksi.” SEDAT ADIYAM AN, DIRECTOR, COWORKING NEUCH ÂTEL SÁRL, SVEITSI.

MITÄ KAIPAAMME TOIMISTOSTA KASVOKKAIN TAPAHTUVAN VUOROVAIKUTUKSEN TÄRKEYS

Asiantuntijoiden haastatteluissa ympäri Eurooppaa sekä päivittäisissä keskusteluissamme asiakkaiden ja kumppaneiden kanssa on tullut selvästi ilmi, että eniten toimistosta kaipaamme toisiamme. Monet työtoverit tuntevat olevansa eksyneitä, yksinäisiä ja innottomia, jos heillä ei ole paikkaa, jossa tavata kollegoja ja keskustella. Nämä ovat työyhteisölle vaarallisia merkkejä, joista jokaisen pitäisi olla tietoinen - eikä vähiten siksi, että psyykkiset sairaudet ja diagnoosit, kuten henkinen väsymys ja masennus, ovat lisääntyneet viime vuosikymmenen aikana. Tämä on tullut erityisen selvästi ilmi COVID-19pandemian aikana, sillä yhä useammat eurooppalaiset ovat ilmoittaneet psyykkisen hyvinvoinnin vähentyneen.

WHO-5 WELL-BEING INDEX WHO-5 Well-being Index mittaa henkistä hyvinvointia asteikolla 0–100.

EQLS 20161

HUHTIKUU 2020 2

HEINÄKUU 2020 2

Monimutkaiset yhteistyötehtävät, kuten luovat kokoukset, aivoriihet sekä uusien ideoiden testaaminen ja kehittäminen, kannattaa suorittaa fyysisissä kokouksissa. Tässä toimistolla on valtava rooli. Haastatteluissamme käsitys fyysisten kohtaamisten tärkeydestä on ollut ilmiselvä, ja se on tyypillinen esimerkki asiasta, jota ei huomata tai kaivata, ennen kuin se on poissa. Vaikuttaa siltä, että eräät yhteistyömuodot voidaan tehdä tehokkaammin digitaalisissa kokouksissa, ja monet kokevat, että he ovat oppineet käyttämään yrityksensä tarjoamia digitaalisia työkaluja entistä paremmin. Etäkokousten lisääminen agendalle tulevaisuudessa voi auttaa säästämään matkakustannuksissa ja olla hyväksi ympäristölle, mutta kasvokkain tapahtuvissa kokouksissa on silti tärkeitä elementtejä, joita ei voi jättää huomioimatta. Henkilökohtainen tapaaminen ja fyysinen yhteistyö tarjoavat jotain, mitä mikään digitaalinen ratkaisu ei pysty korvaamaan. Tärkeintä on löytää tasapaino digitaalisten ja fyysisten kokousten välillä sekä kokeilla uutta ja tulevaa teknologiaa, joka voi auttaa lisäämään fyysisen ulottuvuuden digitaalisiin kokouksiin ja tehdä niistä vuorovaikutteisempia.

1) Eurofound (2017a), Euroopan elämänlaatututkimus 2016: Elämänlaatu, julkisten palveluiden laatu ja yhteiskunnan laatu, Euroopan unionin julkaisutoimisto. 2) Eurofound (2020), Living, working and COVID-19, COVID-19-sarja, Euroopan unionin julkaisutoimisto, Luxembourg.

“ Kasvokkain kokouksissa vaihdettava tieto on erilaista ja parempaa. Puhelinneuvotteluissa on usein vaikea keskustella luottamuksellisesti ja syvällisesti, koska toista henkilöä ei näe ja hänen kehonkieltään ei voi tulkita. Meidän on kuitenkin pyrittävä löytämään oikea tasapaino kasvokkaisten tapaamisten ja puhelinneuvottelujen välillä.” ANNE STEINICKE, PROJECT M AN AGER, SEN ATE DEPARTMENT FOR FIN ANCE, BERLIINI, SAKSA.

HY VÄN T YÖKULT TUURIN LUOMINEN

Toimisto ei ole ainoastaan paikka kahvinkeittimen ääressä pidettäville spontaaneille kokouksille: se myös vahvistaa yhteenkuuluvuutta ja tunnetta siitä, että jokainen on osa jotain suurempaa. Ironisesti se saa työntekijät tuntemaan olonsa kotoisammaksi, kun he ovat läheisemmässä suhteessa yritykseen ja yhteisöön, johon he kuuluvat. Hyvä työkulttuuri saa kaikki tuntemaan itsensä nähdyiksi ja arvostetuiksi, mikä voi olla vaikeaa, kun kaikki työskentelevät etänä. Helpommin jää huomaamatta se, jolla on vaikeuksia, joka ei tunne oloaan hyväksi tai tarvitsee lisäapua. On tärkeää ottaa tämä huomioon etätyössä ja ryhtyä toimenpiteisiin, jotta kaikki tuntevat olevansa yhteydessä toisiinsa.

Toimistotila on paras paikka oppia, esittää spontaaneja kysymyksiä, antaa ja vastaanottaa palautetta sekä testata erilaisia asioita. Se on myös paras paikka jakaa yrityksen arvot ja tulla osaksi yrityskulttuuria. Mitä tapahtuu, kun toimiston kokeneimmat ihmiset eivät ole paikalla tekemässä yhteistyötä uusien ja nuorten lahjakkuuksien kanssa? Digitaalisten kokousten vastikään keksitty mukavuus ja etätyöskentely tehokkaana ja toimivana ratkaisuna voivat myös vaikuttaa rekrytointiprosesseihin tulevaisuudessa. Monia haastatteluja tehdään nyt verkossa, ja monet yritykset haluavat toimia näin myös tulevaisuudessa, ainakin rekrytointiprosessin alussa. Mahdollisuus työskennellä kotona saattaa myös laajentaa hakualuetta tulevissa rekrytoinneissa.

UUSISTA JA NUORISTA L AHJAKKUUKSISTA HUOLEHTIMINEN

Yksi mielenkiintoisimmista löydöksistämme koskee kysymystä siitä, mitä uusille ja nuorille työntekijöille tapahtuu, kun heidän esimiehensä, mentorinsa ja kokeneemmat työtoverinsa eivät ole luonnollisesti läsnä valmiina vastaamaan heidän kysymyksiinsä ja antamaan neuvoja. Lahjakkuuksien houkuttelu ja säilyttäminen on yksi eurooppalaisten yritysten suurimmista haasteista 21. vuosisadalla. Vaikka asia on helppo oivaltaa sitä mietittäessä, olemme huomanneet, että monet työpaikat ovat jättäneet huomioimatta sen, että nuorilla ja äskettäin palkatuilla työntekijöillä voi olla suurin tarve olla paikalla toimistossa.

“ Työyhteisö ja työkulttuuri ovat toimiston tärkeimpiä osa-alueita, joita ei voi tuoda kotiin.” L AURA PIHL AJA, HR SPECI ALIST, ADVEN, SUOMI.

“ Mielestäni on erittäin hyvä, että jotkut ovat hyödyntäneet tämän mahdollisuutena kehittyä ja kypsyä. Harjoittelijat ja äskettäin rekrytoidut tiimin jäsenet olivat epäedullisessa asemassa. Heillä ei ole ketään, jolta he voisivat oppia ja ottaa mallia. Tämä on kotitoimistossa ongelma. Näissä etäolosuhteissa aloittavien henkilöiden alku on paljon vaikeampi. Mielestämme on kotitoimistojen haittapuoli, että ihmisillä ei ole keinoa eikä tilaisuutta hankkia oikeaa kokemusta. Tämä riippuu tietenkin alasta, koska joissain yrityksissä kokemusta karttuu suoritettujen tehtävien myötä, mutta monissa tapauksissa tärkeää on suoritettujen tehtävien laatu.” KONRAD KRUSIEWICZ, ARCHITECT & FOUNDER, THE DESIGN GROUP WARSAW, PUOL A.

ÄL Ä ALI ARVIOI ERGONOMI AA

Toimisto ei ole ainoastaan parempi paikka rakentaa yrityskulttuuria, pitää luovia aivoriihiä ja kasvokkaisia kokouksia. Toinen tärkeä seikka, jonka monet kotona työskentelevät työntekijät ovat menettäneet, ovat toimiston ergonomiset ratkaisut. Jos kotona ei ole erityistä työhuonetta, on yrityksen toimisto lähes aina ergonomisempi kuin kotiin pystytetty työpiste. Kotona työskentelevät ihmiset eivät välttämättä aluksi huomaa epämukavuutta, mutta keittiön pöydällä tai olohuoneen sohvalla työskentelemisellä voi olla kehoon pitkäaikaisia vaikutuksia. Tutkimukset osoittavat, että pitkään etänä työskentelevillä henkilöillä on säännöllisesti ollut niska-, hartia-, kyynärpää- tai selkäkipuja. Tämä voi aiheuttaa pitkäaikaista kipua, joka johtaa suurempaan sairauspoissaolojen määrään, alentuneeseen hyvinvointiin sekä työntekijän ja -antajan korkeampiin terveyskustannuksiin.

Miten työnantajat voivat varmistaa sen, että heidän työntekijänsä pysyvät tyytyväisinä ja terveinä pitkällä aikavälillä? Jos tarkastelemme etätyöskentelyn uutta aikakautta, ehkä työnantajien on ajateltava asianmukaisen ergonomian tarpeen lisääntymistä kotona. Näemme, että lainsäädäntö vaihtelee maittain ja luo erilaisia ehtoja ja mahdollisuuksia työnantajille koskien työntekijöiden varustamista ergonomisilla kalusteilla ilman, että esimerkiksi verotus vaikuttaa heihin taloudellisesti. On tärkeää, että lainsäädäntö mukautetaan nopeasti nykyiseen tilanteeseen, jotta kotona työskentelevillä työntekijöillä myös voisi olla hyvä työympäristö.

“Ajattelen, että useimmat yritykset tahtovat nähdä mahdollisimman monta työntekijää toimistossa, koska fyysinen kanssakäyminen huolellisesti suunnitelluissa työympäristöissä on ylivoimainen innovaatioiden lähde ja vahvistaa myös yrityksen kulttuuria. Toisaalta samaan aikaan on vaikeaa palata siitä vapaudesta, jota monet ovat tunteneet kotona työskennellessään. Uskon ja toivon, että tulemme näkemään enemmän joustavuutta, ja että voimme työskennellä tarpeittemme mukaisessa paikassa.” JON AS FALK, ARCHITECT AND PARTNER AT STRATEGISK ARKITEKTUR, RUOTSI.

MITÄ TÄMÄ TARKOITTAA TOIMISTON KANNALTA? Jopa 75 % eurooppalaisista työntekijöistä sanoo haluavansa jatkaa etätyöskentelyä kotona, mutta vain harvat haluaisivat tehdä sitä päivittäin. Haastattelemamme henkilöt näyttivät olevan samaa mieltä siitä, että suhdeluku 2-3/5 on toivottu: joko kolme päivää toimistossa ja kaksi kotona tai toisin päin. Kun päätämme joustavammin siitä, missä työskennellä, asetamme uusia vaatimuksia työskentelytavoille ja toimistotilojen suunnittelulle. Jo ennen pandemiaa on käyty vilkasta akateemista keskustelua toimistojen suunnittelusta. Korkeat toimistovuokrat sekä muuttuvat työtilanteet ovat pakottaneet yritysten päättäjät maksimoimaan toimistotilan käytön. Mitä tämä tarkoittaa tulevaisuudessa? Jos ihmiset pystyvät valitsemaan, milloin he työskentelevät kotona, voisivat he työskennellä etänä silloin, kun he tekevät paljon keskittymistä vaativaa työtä. Entä ihmiset, jotka eivät pysty keskittymään kotona? Tarvitsemme varmasti lisää vaihtelua ja erilaisia työskentelytiloja voidaksemme vastata toimiston tuleviin tarpeisiin ja vaatimuksiin.

TULEVAISUUDEN TOIMISTOTRENDEJÄ TEHTÄVÄPERUSTEINEN T YÖSKENTELY

Tehtäväperusteinen työskentely (Activity-based working) on usein väärinymmärretty, ja termiä on käytetty väärin. Se tarkoittaa työskentelyä erilaisista tiloista koostuvassa työympäristössä, joka on huolellisesti suunniteltu tukemaan organisaation toimintaa. Työntekijät valitsevat työtilan tehtävänsä perusteella. Tämä työtapa on keskeistä monille yrityksille, jotka tarjoavat työntekijöilleen joustavan mahdollisuuden itse valita työskentelypaikkansa. Jos työntekijäsi työskentelevät etänä 2–3 päivänä viikossa, tarkoittaa se sitä, että toimistossa työskentelee yleensä vain noin 50 % työntekijöistä kerrallaan. Henkilökohtainen työpiste ei ole kustannustehokas ratkaisu. Kun otetaan huomioon, että jotkut työntekijät saattavat tulla toimistoon tekemään yhteistyötä ja toiset keskittymään, saatetaan näiden toimintojen perusteella tarvita erilaisia ympäristöjä. Olennaista on kuitenkin se, että erilaiset ympäristöt valitaan sellaisen huolellisen analyysin perusteella, johon kaikki työntekijät osallistuvat - näin myös varmistetaan, että lopputulos otetaan täysin käyttöön koko organisaatiossa.

ENEMM ÄN KOKOONTUMISTILOJA

CO-WORKING-TILAT SUURTEN KAUPUNKIEN LAITAMILLA

Haastatteluissamme kiinnitimme huomiota siihen, että ihmiset kaipaavat kasvokkain tapahtuvaa vuorovaikutusta ja tapaamisia. Digitaaliset kokoukset ovat ok, mutta kaipaamme epävirallisia keskusteluja, aivoriihiä valkotaulun ympärillä ja lyhyitä juttutuokioita työtovereiden kanssa. Kotona voidaan tehdä hyvää työtä, mutta monet ihmiset haluavat palata toimistoon tekemään yhteistyötä kollegoiden kanssa. Tämä vaikuttaa lähes varmasti toimistojen kokoustilatarpeeseen tulevaisuudessa. Jos useammat ihmiset tekevät ajoittain etätyötä, virtuaalisten kokoustilojen kysyntä kasvaa, sekä mitä tulee suuriin ryhmiin että yksilölliseen käyttöön. Jos oletetaan, että yhä useammat ihmiset haluavat käyttää toimistoa luoviin kokouksiin, kasvaa projektitilojen ja muiden luovaan työhön sopivien tilojen tarve.

Vähemmän aikaa työmatkoihin sekä toive yksinkertaisemmasta elämästä suurten kaupunkien ulkopuolella ovat etätyötä puoltavia piirteitä. Toimiston käsitteestä on tullut laajempi, ja sekä työntekijät että työnantajat ymmärtävät, että työskennellä voi tehokkaasti muissakin paikoissa, ei vain toimistossa. Etätyö ei tarkoita vain kotona työskentelyä, vaan erilaisten co-working-tilojen suosio lisääntyy myös pienissä kaupungeissa ja lähiöissä. Jotkut yritykset puhuvat myös lippulaivatoimistojen vähentämisestä suurkaupunkien keskustoissa ja pienempien satelliittitoimistojen lisäämisestä kaupungin ulkopuolelle, mikä helpottaa esikaupungeissa asuvien työntekijöiden pääsyä niihin. UUSIEN JOHTAJUUT TA JA T YÖNTEKIJY Y T TÄ KOSKEVIEN STANDARDIEN KEHIT TÄMINEN

SULJE TUT TIL AT KESKIT T YMISTÄ VAATIVAA T YÖTÄ VARTEN

Kaikilla ei ole ollut hyviä kokemuksia kotona työskentelystä, ja usein kokemus riippuu siitä, onko keskittyminen helppoa vai ei. Niille, jotka eivät pysty keskittymään hyvin tai joilla ei ole hyvää työergonomiaa kotona, toimiston on tarjottava hiljaisia tiloja, joissa työntekijät voivat keskittyä omiin tehtäviinsä. Hiljainen keskittymistila on monien mielestä ollut toimiston puute jo ennen pandemiaa. Vaikka monet ovat voineen keskittyä ja olla tehokkaita kotona, emme voi tuudittautua siihen ja unohtaa keskittymisen tarvetta myös tulevassa toimistossa. Hiljainen tila keskittyneelle työlle on usein elintärkeä toimistoympäristön yleisen kokemuksen kannalta, mutta sen ei tarvitse merkitä sermein rajattua työpistettä tai yksityisiä huoneita. Jakamalla toimisto eri vyöhykkeisiin hyvillä seinäkkeillä ja sopimalla pelisäännöistä myös avoimissa tiloissa voi keskittyä ja fokusoitua. TEKNOLOGISE T RATKAISUT, SIIRRE T TÄVÄT JA KIINTEÄT

Teknologia on tärkeä tekijä menestyksen kannalta, kun halutaan lisätä joustavampia työtapoja, joissa työntekijät voivat valita, missä tilassa he työskentelevät - toimistossa vai sen ulkopuolella. Kyse ei ole pelkästään siitä, että työntekijät saavat kannettavat tietokoneet, älypuhelimet ja ohjelmistot, jotka auttavat heitä luomaan yhteyden toisiinsa, vaan myös toimiston teknisiin ratkaisuihin on kiinnitettävä huomiota. Toimistossa on oltava hyvä teknologisten ratkaisujen ekosysteemi, johon on helppo muodostaa yhteys, kun työskennellään yksin tai yhteistyössä. Haluamme saumattoman käyttökokemuksen, jossa kaikki on liitetty yhteen, kuten kotona käytettävät älylaitteet. Oletuksena on, että yhä useammat työntekijät työskentelevät etänä aika ajoin, joten on oltava järjestelmiä, joita voi käyttää sekä toimistossa että mobiilisti. Niiden avulla on helppo työskennellä yhdessä, käyttää tiedostoja ja tärkeitä asiakirjoja sekä jakaa työtä muun organisaation kanssa.

On päättymässä aikakausi, jolloin vietimme työaikamme pääsääntöisesti toimistossa, ja olemme siirtymässä dynaamisempaan ja joustavampaan hybridityöskentelyyn. Tämä asettaa uusia vaatimuksia myös johtajuudelle. Monet C-tason johtajat ovat kasvaneet filosofiaan, jonka mukaan työ tulisi tehdä toimistossa, ja painopiste on ollut toimistossa vietetyssä ajassa varsinaisen tehokkuuden, tuottavuuden ja tulosten sijaan. Sillä ei pitäisi olla väliä, miten, milloin ja missä työ tehdään. Dynaamisempi tasapaino toimisto- ja etätyön välillä edellyttää, että 'vanhan koulun' esimiehet ottavat käyttöön uuden johtamistavan, jossa luotetaan siihen, että vastuulliset työntekijät tuottavat tulosta riippumatta siitä, missä työ tehdään. Dynaamisempi ja joustavampi työskentelytapa ei ainoastaan aseta uusia vaatimuksia johdolle, vaan se myös kohdistaa uusia odotuksia työntekijöihin. On kehitettävä sitoutumisen ja vastuun kulttuuria koko organisaatiossa, ei pelkästään johtajien keskuudessa. Kutsumme tätä työntekijyydeksi (employeeship), ja se on myös tärkeää modernille johtajuudelle, jos organisaatiot aikovat omaksua uusia ja joustavampia työtapoja. Olipa tulevaisuus millainen tahansa, voimme päätellä, että toimistotyöntekijät ympäri maailmaa ovat osoittaneet uskomatonta sinnikkyyttä ja joustavuutta pandemian aikana. Nyt johdolla on oiva mahdollisuus tehdä vastapalvelus uudistamalla työympäristö vastaamaan muuttuvia tarpeita!

“ Hybridinen työtapa yleistyy, ja se vaikuttaa sekä työpaikan fyysisiin tiloihin että kotitoimistoihin. Teknologia on kehittynyt rajusti, mutta niin on myös sen jokapäiväinen käyttö. Seuraava vaihe onkin digitaalisten yhteistyömahdollisuuksien kehittäminen.” FREDRIK NILSSON, HEAD OF GROUP REAL ESTATE INTERN ATION AL, SEB, RUOTSI.

“ Edessä on valtavia muutoksia. Johtajien on opittava päästämään irti ja luotettava työntekijöihinsä. Heidän asenteensa kotitoimistoa kohtaan muuttuu. Kuljemme kohti “työskentele missä tahansa” -suuntaa. Tavoitteena on työskennellä joustavammin ja ylläpitää työelämän ja vapaa-ajan välistä terveellistä tasapainoa.”

CSONGOR RÉVÉSZ, FACILT Y M AN AGEMNE T NI, UNKARI.

KESTÄVÄKSI SUUNNITELTU TOIMISTO VOI MUUTTUA LOPUTTOMASTI Ajassa kestävä toimisto on suunniteltava siten, että se pystyy sopeutumaan uusiin haasteisiin, muuttuviin vaatimuksiin ja erilaisiin mieltymyksiin. Tämän edellytyksenä ovat huolellisesti valitut värit ja materiaalit, jotka tekevät tilasta rauhallisen ja yhtenäisen. Näin toimiston eri tilojen kalusteet voidaan järjestää ja yhdistää uudelleen ja silti säilyttää yhtenäinen ja yhdenmukainen vaikutelma. Tulevaisuuden vaatimukset täyttävän ja pitkäaikaisen sisustusratkaisun on oltava riittävän joustava, jotta se voi muuttua organisaation mukana. Kyse voi olla pienistä korjauksista, joita tehdään päivittäin, tai suuremmista muutoksista, joita tapahtuu paljon harvemmin, kuten tämä, jonka keskellä parhaillaan olemme.

Tiedämme tapaamisista nykyisten asiakkaidemme kanssa, että monet pohtivat toimistotilansa joustavuutta tulevaisuudessa. Joustavuus voi joskus tuntua muotisanalta, joka saa meidät näkemään muutoksen tärkeyden ajan mittaan. Meidän on oltava joustavia, mutta mitä se todella tarkoittaa? Kun on kyse toimiston suunnittelusta ja kalusteiden valinnasta, puhumme joustavuuden kolmesta tasosta, jotka on otettava huomioon suunniteltaessa organisaation tarpeisiin soveltuvaa pitkäkestoista ja tulevaisuuden vaatimukset täyttävää ratkaisua.

PÄIVIT TÄINEN JOUSTAVUUS

Joitain asioita halutaan muuttaa päivittäin tai jopa useita kertoja päivässä. Kyse voi olla lisätuolien tai -näyttöjen tuomisesta kokoustilaan tai istumapaikasta, kun tehdään yhteistyötä työtoverin työpöydän ääressä. Kyse voi olla myös työtuolin yksilöllisestä säädöstä tai istuma- ja seisomaasentojen vaihtelusta korkeussäädettävän pöydän ääressä.

Päivittäisen joustavuuden on oltava helppoa. Tämän vuoksi pyörälliset huonekalut ovat täydellisiä, sillä niitä on helppo siirtää sinne, missä niitä tarvitaan. Monikäyttöiset tuotteet, kuten kirjoitustaululla varustetut seinäkkeet, ovat käteviä, kun tarvitaan lisää kirjoitustilaa kokousta varten, ja ne myös vaimentavat ääntä erinomaisesti.

LYHY TAIKAINEN JOUSTAVUUS

Tämä pandemia on todella testannut toimistojemme lyhyen aikavälin joustavuutta. Yritykset ympäri maailmaa ovat joutuneet tekemään muutoksia toimistonsa sisustukseen voidakseen noudattaa viranomaisten antamia ohjeita ja rajoituksia, jotka ovat myös muuttuneet ja kehittyneet ajan myötä. Emme tiedä, kuinka moni näistä muutoksista säilyy tulevaisuudessa, mutta monet ovat ymmärtäneet, miten tärkeä on toimistoratkaisu,

joka voidaan mukauttaa eri tarpeisiin ja tilanteisiin – tässä tapauksessa pandemiaan, mutta seuraavalla kerralla kyseessä voi olla yrityksen nopea kasvupyrähdys tai monialainen projekti. Toimiston lyhytaikaista joustavuutta voidaan lisätä vaihtamalla istuinten ja seinäkkeiden määrää bench-ratkaisussa sekä muuttamalla kalusteen käyttötarkoitusta työpisteiden ja kokouspöydän välillä, lähitulevaisuuden tarpeista riippuen.

PITKÄAIKAINEN JOUSTAVUUS

Joustavuus voi myös olla pitkäaikaista: se voi auttaa mukautumaan joka toinen vuosi tai epäsäännöllisemmin tapahtuviin muutoksiin. Tällainen joustavuus mahdollistaa toimistokalusteiden pitkäaikaisen käytön, mikä on sekä taloudellisesti että ympäristön kannalta kestävä ratkaisu. Pitkäaikaista joustavuutta saa tuotteilla, jotka voidaan

muokata sopimaan uusiin tiloihin tai tarkoituksiin. Modulaarisen järjestelmän avulla voidaan lisätä tai poistaa osia kalusteiden sovittamiseksi uusiin tiloihin, jolloin ne mukautuvat alati muuttuviin tarpeisiin. Juuri nyt sopiva ratkaisu ei ehkä ole se, mitä tarvitaan kahden vuoden kuluttua, tai kun muutetaan uusiin tiloihin.

MITEN VOI VALMISTAUTUA? Toimiston käsite on muuttunut. Juuri nyt saattaa tuntua siltä, että olet puristuksissa menneiden työskentelytapojen ja tuntemattoman tulevaisuuden välissä. Miten siis voit valmistaa toimistosi uutta työskentelytapaa varten? Muutos vaatii aikaa ja pohdintaa. Ennen kaikkea on analysoitava, mikä on ja mikä ei ole toiminut organisaatiossasi pandemian aikana, sekä sitä, miten jatkossa halutaan edistää yritystä ja työntekijöiden hyvinvointia. Riippumatta siitä, mihin suuntaan ollaan menossa, osallistaminen on tärkeää, jotta kaikki työntekijät valmistautuvat uuteen työskentelytapaan. Heidän näkemyksensä ja kokemuksensa ovat tärkeitä tekijöitä menestyksekkäälle tulevaisuudelle. Sen jälkeen kyse on työympäristön suunnittelusta tulevaisuuden työtapoihin sopivaksi, terveyden ja vaurauden edistämiseksi sekä organisaatiolle että ihmisille.

T YÖYMPÄRISTÖAN ALY YSI N ÄY T TÄÄ SUUNTAA

Vuosien varrella olemme auttaneet monia asiakkaitamme suunnittelemaan lisäarvoa tuovia muutoksia fyysiseen ympäristöönsä. Teemme tämän Next Office® -työympäristöanalyysimme avulla. Se auttaa luomaan liiketoimintaan sopivia ja kestävän kehityksen mukaisia toimistoratkaisuja. Analyysimme vahvuus on siinä, että se perustuu asiakasorganisaation omaan visioon ja tavoitteisiin helpottaen henkilöstön ja muiden sidosryhmien osallistumista ja vaikuttamista. Olemme oppineet, miten tärkeää on ottaa kaikki mukaan prosessiin aikaisessa vaiheessa, jotta voimme kartoittaa sekä nykyiset että tulevaisuuden tarpeet ja tunnistaa samalla haasteet ja mahdollisuudet. Autamme asiakkaitamme koko analyysiprosessin ajan tunnistamaan ja ymmärtämään tarpeensa, minkä jälkeen laadimme raportin, joka muodostaa perustan sisustusratkaisulle. Olemme vakuuttuneita siitä, että sisustusratkaisujen ja työtapojen muutoksiin liittyvien neuvojen on perustuttava tietoon, ei arvailuihin.

VIISI MENESTYSTEKIJÄÄ

ASE TA VISIO JA TAVOIT TEE T

Yhteisymmärryksen luomiseksi johdon on asetettava visio ja tavoitteet liiketoiminnalle. Visio ja tavoitteet muodostavat perustan koko prosessille.

OTA HENKILÖSTÖ MUKAAN

Olennainen tekijä muutosmatkan onnistumisessa on valmistautuminen: kaikkien työntekijöiden osallistaminen ja mukaan ottaminen alusta alkaen. Erilaisia kokemuksia ja tarpeita kuunnellen lopputulos on aina parempi.

SUUNNIT TELE TOIMISTO TOIMINTOJEN MUKAISESTI

Jotta menestyvän toimiston luominen onnistuisi, sisustus on suunniteltava kartoitettujen tehtävien ja työtapojen mukaan. Ota huomioon sekä yksilö- että liiketoiminta.

L AADI TOIMISTON SÄÄNNÖT JA OHJEE T

Toimiston hyödyntämiseksi parhaalla mahdollisella tavalla ja hyvän työkulttuurin luomiseksi on laadittava selkeät pelisäännöt työpaikalle sekä ohjeet etätyöhön. Toimiston sääntöjen on oltava dynaamiset, ja niiden on sopeuduttava muuttuviin olosuhteisiin.

SEURANTA

On tärkeää seurata, miten uusi toimisto toimii ja miten uusia tiloja todellisuudessa käytetään. Seurantatoimia on tehtävä säännöllisesti sen varmistamiseksi, että toimisto mukautuu muuttuviin tarpeisiin ja uusiin työntekijöihin.

kinnarps.fi

KINNARPS GLOBAL R ANGE & COMMUNICATIONS / 8610991004 / 2101 | ALL INFORMATION IS SUBJECT TO CHANGE

Haluatko tietää lisää siitä, miten sisustusratkaisut voivat auttaa yritystäsi menestymään?