Opas täydelliseen tapahtumaviestintään www.lyyti.fi - Palvelu tapahtumien hallintaan
Viestinnästä puhutaan paljon ja erityisesti siitä, miten voimme viestiä mahdollisimman tehokkaasti. Useimmat yritykset luulevat hallitsevansa viestinnän, mutta harmittavan usein totuus on, että vain harvat yritykset hallitsevat sen edes tyydyttävästi. Usein tapahtumaa järjestettäessä panostetaan tapahtumien kutsuihin ja muihin yksityiskohtiin, mutta tärkein asia eli tapahtumaviestinnän suunnittelu jää huomiotta. Hyvin rakennettu tapahtumaviestinnän suunnitelma pitää sisällään yksityiskohdat siitä, milloin, missä ja mitä osallistujille viestitään. Tästä oppaasta löydät ohjeet kokonaisvaltaiseen tapahtumaviestinnän suunnitelmaan. Tämän oppaan tavoin myös me Lyytillä tarjoamme tapahtumaviestinnän opastusta, jotta juuri sinä pääsisit rakentamaan mahdollisimman toimivan tapahtumaviestinnän suunnitelman!
Ensimmäinen vaihe:
Tapahtumaa edeltävä markkinointi
1.
Ennen tapahtumaa tehty markkinointi mahdollistaa tapahtuman mainostamisen jo ennen kutsujen lähettämistä. Tapahtumasta riippuen se voi olla tärkein vaiheesi. Etukäteismarkkinointi mahdollistaa sen, että tapahtumasta voidaan tiedottaa osallistujille hyvissä ajoin. Suurissa avoimissa tapahtumissa tämä vaihe voi myös korvata itse kutsun. Tapahtuman etukäteismarkkinointi saa aikaan keskustelua tapahtumastasi jo ennen kuin lippuja on saatavilla tai ilmoittautuminen on mahdollista. Markkinoinnissa voit käyttää useita eri kanavia, kuten yrityksen intranetiä, nettisivuja, Facebookia, LinkedIn:iä ja muita sosiaalisen median kanavia. Sosiaalinen media on tehokas tapa levittää uutisia tapahtumastasi ja pitää tapahtuman sisältöä yllä varsinaisen tapahtuman ulkopuolella. Valmistautuminen on tässä vaiheessa kuitenkin avainasemassa! Kun aloitat tapahtuman ennakkomarkkinoinnin, pidäthän huolen siitä, että seuraavat vaiheet ovat jo valmiiksi suunniteltuja. Näin viestintäkokonaisuudesta tulee ehkä ja viestisi on aina yhdenmukainen. Kattava suunnitelma auttaa jakamaan levitettävän tiedon eri vaiheisiin, ja jokaisessa vaiheessa pitäisi olla tarkat tavoitteet. Olemme listanneet muutamia kysymyksiä, joita olisi hyvä miettiä. Mitä sinun tulisi pohtia: 1. Mitä haluan osallistujieni tekevän? Mitä haluan mainita (esimerkiksi hyötyykö aikainen ilmoittautuja jotenkin)? 2. Onko kaikki seuraavat vaiheet jo suunniteltu? 3. Tavoitteet tälle vaiheelle: Hanki enemmän seuraajia tapahtumasivuille. Luo sisältöä, julkaise otsikko – löydä oma tavoitteesi!
Toinen vaihe:
Kutsut
2.
Tapahtumasi luonteesta riippuen voit joko laittaa avoimen kutsun tapahtumaasi tai lähettää henkilökohtaiset personoidut kutsut tietylle kohderyhmälle. Kumpaa tapaa päätätkin käyttää, osallistujiesi tulisi saada kutsut riittävän ajoissa, jotta heillä olisi aikaa reagoida. Kutsut täytyy lähettää tapahtumasta riippuen kaksi viikkoa tai jopa kaksi kuukautta ennen tapahtumaa. Se, kuinka aikaisin kutsu lähetetään, riippuu kokonaan tapahtuman laajuudesta ja monimutkaisuudesta: pieni tapaaminen ei vaadi yhtä paljon valmisteluja kuin suuren yrityksen tapahtuma. Pidä mielessä, että kutsujen lisäksi tarvitset aikaa vahvistuksen ja muistutuksen lähettämiseen osallistujille. Sisällytä ainoastaan tärkeimmät asiat kutsuun ja tarjoa lisätietoja internetsivuillasi. Ohjaa osallistujasi tapahtumasivullesi niin usein mahdollista: voit sisällyttää tapahtuman nettisivuille johtavan linkin kutsuun, ilmoittautumislomakkeelle tai minkä tahansa sosiaalisen median sivulle, jota tapahtuman markkinoinnissa käytetään. Pidä kutsu mahdollisimman lyhyenä, jotta osallistujat jaksavat lukea sen kokonaan. Ihmiset ovat siinä joskus yllättävän laiskoja! Laita ainoastaan tärkeimmät asiat mukaan kutsuun. Jos annat ennakkoilmoittautujille alennetun hinnan, muista liittää se myös kutsuun. Ihmiset saavat alati kutsuja ja sähköposteja useasta eri paikasta, joten on elintärkeää tehdä kutsustasi lyhyt ja yksinkertainen. Muista, että kilpailet huomiosta kaikkien niiden muiden sähköpostien kanssa, joita vastaanottaja saa. Viimeinen asia, joka sinun pitäisi tehdä ennen kutsun lähetystä, on testata kutsua jollakin henkilöllä, joka ei ole osallistunut tapahtuman suunnitteluprosessiin. Palaute on aina paras keino kehittyä!
Asioita, jotka pitää ottaa huomioon kutsua ajatellen: 1. Onko kutsu tarpeeksi selkeä ja ymmärtävätkö kutsun vastaanottajat, miten heidän täytyy ilmoittautua? Muista kysyä mielipidettä myös muilta. 2. Selkeät tavoitteet tälle vaiheelle: Kutsut lähetetään ajallaan, toimiva ilmoittautumissivu, vahvistusviesti valmiina.
Kolmas vaihe:
Ilmoittautuminen. Tämä on haastavinta!
3.
Hyvä kutsu johdattelee helppoon ja toimivaan ilmoittautumiseen. Ilmoittautumisia voit kerätä usealla eri tavalla kohdeyleisöstä riippuen. Jotkin kohderyhmät saattavat tarvita useampia ilmoittautumisvaihtoehtoja, mutta useimmille sähköinen ilmoittautuminen on miellyttävin vaihtoehto. Mitä tahansa menetelmää päätätkin käyttää, suosittelemme, että pidät kaikki ilmoittautumiset yhdessä paikassa, esimerkiksi tapahtumanhallintaan käytettävässä työkalussa. Yksi tapahtumatyökalu tekee elämästäsi tapahtuman järjestäjänä paljon helpompaa ja auttaa myös tapahtumaviestinnässä. Tapahtumaviestintää suunniteltaessa on tärkeää, että tapahtumaan liittyvän tiedon määrä kasvaa hiljalleen sen mukaan, miten henkilö etenee ilmoittautumista kohti. Näin osallistujasi saavat tiedot osissa eikä heille lykätä isoa tapahtuman ”tietopakettia” kerralla. On myös tärkeää varmistaa, että käyttämäsi ilmoittautumistyökalu on käyttäjäystävällinen. Osallistujan täytyy voida ilmoittautua tapahtumaan ja muuttaa antamiaan tietojaan helposti. Ei ole mitään sen pahempaa kuin sijoittaa ilmoittautumistyökaluun, jota on vaikea käyttää ja joka ei ole helppokäyttöinen ja joustava. Jotkin potentiaaliset osallistujat voivat jopa jättää ilmoittautumatta, jos prosessi on liian vaikea. Pidä siis mielessä, että helppokäyttöinen ilmoittautumisjärjestelmä on tärkeässä osassa. Ilmoittautumissivun olisi oltava joustava myös järjestäjän näkökulmasta. Tämä tarkoittaa, että järjestäjän pitäisi voida tehdä muutoksia ilmoittautumissivulle aina tarvittaessa. Vinkki: Vaikka lähettäisit kutsut perinteisellä kirjekutsulla, ilmoittautumisen voi silti hoitaa sähköisellä järjestelmällä. Sinun pitää vain lisätä sähköinen ilmoittautumislinkki kutsuun. Asioita, jotka pitää ottaa huomioon ilmoittautumisvaiheessa: 1. Vahvistusviestin pitää olla valmiina. 2. Muista linkittää tapahtumasivusi ilmoittautumissivulle. Näin ihmiset voivat helposti katsoa sieltä aikataulut ja muun lisätiedon tapahtumasta.
Neljäs vaihe:
Vahvistus
4.
Ilmoittautumisen jälkeen osallistujien pitäisi saada vahvistusviesti, joka kertoo, että heidän osallistumisensa on otettu vastaan ja käsitelty. Valitettavasti vahvistusviestejä kuitenkin käytetään hyvin harvoin. Erotu muista tapahtumajärjestäjistä eduksesi ja hoida tämä vaihe aina kunnialla kotiin. Tässäkin kohtaa automaattinen tapahtumanhallintatyökalu, esimerkiksi Lyyti, on eduksesi. Vahvistusviesti antaa sinulle myös mahdollisuuden tehdä yhteenvedon osallistujalle kaikesta tärkeästä, mikä liittyy tapahtumaan. Voit kertoa tarkemmin tapahtuman aikataulusta tai antaa tarjouksen palvelustasi tai tuotteestasi. Täydellinen vahvistusviesti pitää lisäksi sisällään: 1) kartan 2) linkin ilmoittautumisen peruuttamiseen 3) linkin omien tietojen muuttamiseen 4) nimikyltin 5) QR-koodin, lipun, tms. 6) mahdollisuuden lisätä tapahtuma omaan sähköiseen kalenteriin (vähentää no show’ta) Hyvällä ilmoittautumisjärjestelmällä vahvistusviestin lähettäminen on helppoa ja automaattista. Ilmoituksen voi lähettää sähköpostitse tai lyhyemmin myös tekstiviestillä. ”Hei Maija, kiitos ilmoittautumisestasi tapahtumaamme! Saat pian sähköpostiisi vahvistuksen, jossa on yksityiskohtaisemmat tiedot tapahtumastamme..” Asioita, jotka pitää ottaa huomioon vahvistusvaiheessa: 1. Kun ilmoittautumiset ovat käynnissä ja vahvistukset lähtevät, muista tehdä myös muistutusviestit valmiiksi. 2. Tavoite vahvistusten suhteen: osallistujat tietävät, että heidän ilmoittautumisensa on käsitelty ja että heille tarpeellinen tieto löytyy vahvistusviestistä.
Viides vaihe:
Älä unohda muistutusviestejä
5.
Nykyään ihmiset saavat useita kutsuja, ja monet niistä katoavatkin muiden viestien joukkoon. Siksi on hyvä lähettää muistutussähköposti henkilöille, jotka eivät ole vielä reagoineet kutsuusi. Vaikka lähetät muistutuksia, ole myös tarkkana, ettei niitä mielletä roskapostiksi. Muistutuksia voidaan käyttää myös silloin, kun jo ilmoittautuneille osallistujille lähetetään viestejä. Hyvän vahvistusviestin lisäksi on tärkeää lähettää muistutus tapahtumasta 1-2 viikkoa ennen tapahtumaa. Inhimillisiä virheitä tapahtuu ja on myös mahdollista, että osallistujasi unohtavat, että he ovat ilmoittautuneet tapahtumaan. Toinen hyödyllinen vinkki on sisällyttää vahvistusviestiin kalenterilinkki, joka toimii tehokkaasti myös muistuttajana ja vähentää no show’ta. Kun ilmoittautumiset on vastaanotettu ja tapahtuman ajankohta lähestyy, luo tekstiviesti, joka lähetetään päivää tai muutamaa tuntia ennen tapahtuman alkua. Älypuhelimet ovat yleisiä, mutta kaikki eivät lue sähköpostejaan koko ajan. Tekstiviesti on lyhyt ja yksinkertainen tapa muistuttaa ja toivottaa osallistujat tervetulleeksi tapahtumaan. Lisäksi tekstiviesti on huomattavasti tehokkaampi keino herättää huomiota verrattuna sähköpostiin. Tämä erottaa sinut jälleen muista, jotka eivät käytä muistutusviestejä ollenkaan. Asioita, jotka pitää ottaa huomioon muistutuksissa: 1. Käytä kahdenlaisia muistutuksia: ensimmäinen toimii muistutuskutsuna ja toinen on yksinkertaisesti muistutus tapahtumaan ilmoittautuneille 1-2 viikkoa ennen tapahtumaa. 2. Muistutusten päätehtävä: kasvattaa osallistujamäärää ja pienentää no show’ta.
Kuudes vaihe:
Tapahtuman jälkimarkkinointi ja viestintä
6.
Tapahtumasi on ohi, mutta se ei tarkoita, että työsi tapahtumaviestijänä loppuisi. Tapahtuman jälkeen on tapahtuman jälkimarkkinoinnin aika. Tämä vaihe todella erottaa sinut suuresta osasta tapahtumajärjestäjiä. Tässä voit myös tehdä todellista tulosta! Vaikka tapahtumasi tarkoitus voi olla kerätä listaa potentiaalisista ostajista ja myöhemmin saada heistä yrityksesi asiakkaita, on fiksumpaa aloittaa tapahtuman jälkeinen viestintä jollain muulla kuin ”osta meiltä heti nyt” -viestillä. Sen sijaan aloita tapahtuman jälkeinen viestintä niinkin yksinkertaisella asialla kuin kiitoksella. Kiitosviesti on mukava tapa ja se vaikuttaa osallistujan tapahtumakokemukseen. Tärkeintä on että viesti lähetetään päivä tapahtuman jälkeen. Helpoin tapa on automatisoida viesti niin, että se lähetetään ainoastaan niille ihmisille, jotka osallistuivat tapahtumaan, ja juuri sinulle sopivana ajankohtana. Voit liittää kiitosviestiin tapahtumaasi koskevan palautekyselyn. Mitä aikaisemmin lähetät kyselyn, sitä todenmukaisempia vastauksia saat. Anna osallistujille aina mahdollisuus vastata palautteeseen nimettömästi, koska jotkut osallistujat saattavat pelätä kritiikin antamista rehellisesti omana itsenään. Varmista siis, että tarjoat osallistujille mahdollisuuden vastata palautteeseen nimellä tai ilman. Huolehdi myös, että kyselyssäsi on enintään 10 kysymystä. Liian pitkät kyselyt jäävät yleensä täyttämättä. Kiitosviestin jälkeen voit vielä lähettää tapahtumasta sähköpostin, johon on koottu olennainen tapahtuman sisältö. Voit vaikkapa täytyy jakaa materiaalia tai kuvia, joita ei voitu lähettää ensimmäisessä viestissä. Esitykset voidaan laittaa Slideshareen ja kuvat voidaan joko lähettää osallistujille henkilökohtaisesti tai ne voidaan julkaista jollakin internetsivulla. Linkit näihin sivuihin voidaan liittää toiseen sähköpostiin kuten myös terveiset seuraavan vuoden tapahtumasta. Asioita, jotka pitää ottaa huomioon tapahtuman jälkeisessä markkinoinnissa: 1. Mikä palaute on tärkeää seuraavaa vuotta ajatellen? Mieti mikä tieto on tärkeintä: Oliko ruoka hyvää tai oliko puhuja mielenkiintoinen? Lisää vain tärkeimmät kysymykset palautelomakkeeseen. 2. Muista kysyä lupaa kuvien ja materiaalien julkaisuun.
Kiitos että luit tämän! Toivomme, että oppaasta on sinulle apua! Jos pidät oppaastamme täydelliseen tapahtumaviestintään, kannattaa käydä tapahtumaviestinnän sivuillamme osoitteessa www.lyyti.fi .
Lyyti on suomalainen yritys, jonka perusajatus on auttaa organisaatioita järjestämään menestyksekkäitä tapahtumia. Olemme kehittäneet Suomen johtavan tapahtumanhallinnan työkalun, Lyytin, joka auttaa sinua järjestämään ja hallitsemaan tapahtumiasi helposti ja tehokkaasti. Lyyti on verkkopohjainen pilvipalvelu, joka ei vaadi minkäänlaista asennusta. Kaikki tarvittava on internetselaimessasi. Tämän oppaan lukijana sinulla on oiva mahdollisuus tutustua myös muihin artikkeleihimme tai kokeilla tapahtumanhallinnan työkalua ilmaiseksi osoitteessa www.lyyti.fi.
Tämän oppaan kirjoittaja on Linda Kullas. Hänellä on laaja kokemus markkinoinnista ja tapahtumanhallinnasta. Hän työskentelee digitaalisen markkinoinnin parissa Lyytillä ja kirjoittaa oppaita ja artikkeleita tapahtuma-alan ammattilaisille.