Подготовка и организация мероприятий
Вебинар
21 декабря 2017
Содержание вебинара • Цели мероприятия • Типы мероприятий • Концепция • Бюджетирование и планирование мероприятия • Юридическое и бухгалтерское сопровождение • Работа с партнёрами • Привлечение аудитории • Работа на мероприятии • Продвижение и PR • Пост-работа: анализ результатов и благодарность • Работа после мероприятия
О ведущем Опыт работы
Пример достижений в НКО (фонд “Даунсайд Ап”)
Марина Кузнецова Фандрайзер в области благотворительности
Управляющий директор в Благотворительном Фонде «Настенька»
Годовой оборот фонда увеличен в 2 раза (с 50 млн руб до 100 млн руб), что позволило масштабировать оказываемую помощь семьям (с 4000 семей до 5500)
Директор по фандрайзингу в Благотворительном фонде «Даунсайд Ап»
Привлечено более 200 новых коммерческих партнеров
Заместитель директора в компании «Novikov Restaurant Group» Руководитель группы по работе с партнерами в компании «Tupperware Brands Corporation»
Реализовано более 600 партнерских проектов
Создано 2 новых эффективных отдела (по работе с корпоративными партнерами, по работе с частными донорами) Создана первая в России благотворительная премия в области синдром Дауна Проведены социальные акций, вошедшие в число лучших социальных проектов России (“Перевернимир”) Внедрен и реализован уникальный проект трудоустройства для людей с синдромом Дауна в России. И др.
Цели мероприятия Привлечение финансирования
Лидогенерация (привлечение аудитории) Продвижение бренда или проекта Проявление лояльности к донорам Внутреннее мероприятие фонда Мероприятия для ваших подопечных
Привлечение благотворительных пожертвований • Ярмарки • Спортивные мероприятия • Благотворительные баллы • Мероприятия в школах • Интеллектуальные игры и квесты • Концерты
• Что еще?
Лидогенерация • Онлайн-акции • Оффлайн – акции: сбор контактов • Сбор подписей в поддержку чего-либо • Сбор телефонов и e-mail
• Присоединение к соц.сетям
Продвижение бренда или проекта • Пресс-конференции
• Почти все мероприятия по привлечению средств • Вирусные акции
Проявление лояльности к донорам • Вечер встреч для волонтеров
• Награждение партнеров • Закрытое мероприятия для доноров • Открытое массовое мероприятие • Кто что делает?
Типы мероприятий
Открытое – закрытое Приватное – массовое Локальное – с широким охватом Собственное – партнерское За счет собственного бюджета – за счет привлеченного бюджета
Концепция • Возникшая идея • Брейн-сторминг • Спросите у партнеров или доноров • Обратитесь к опыту коллег
Бюджет мероприятия • Аренда площадки. • Техническое сопровождение: уборка, грузчики, монтаж \ демонтаж, туалеты, охрана, скорая помощь, сцена, бэкстейдж, раздевалки, гримерки, канцелярия и т.д.
• Кейтеринг: еда, напитки, посуда, обслуживание. • Транспортные расходы и расходы на связь. • Оформление помещений или пространства: цветы, ткань для драпировки, таблички и т.д. • Оборудование: телевизоры, колонки, микрофоны, проекторы, звук, свет и другое.
• Печатная продукция. Бейджи, листовки, афиши, буклеты, пресс-вол, фото-зона, блокноты и др. • Подарки/Бонусы. • Оплата наемному персоналу: ведущий, аниматоры, фотографы, DJ, переводчики и т.д. • Расходы на активности во время мероприятия • Трансфер и проживание • РАСХОДЫ НА ОПЛАТУ ТРУДА СОТРУДНИКОВ, в том числе оплата отгулов • Реклама и продвижение • “Амортизация” • “На Всякий Случай”
План мероприятия: подготовка и пост-работа
План мероприятия: проведение
Привлечение финансирования на мероприятие №
• Гос.грант • Коммерческие компании • Спонсорский бюджет
Наименование 1 •Аренда площадки. •Техническое сопровождение: уборка, грузчики, монтаж \ демонтаж, туалеты, охрана, скорая помощь, сцена, бэкстейдж, раздевалки, гримерки, 2 канцелярия и т.д. 3 •Кейтеринг: еда, напитки, посуда, обслуживание. 4
•Транспортные расходы и расходы на связь.
• PRO –bono услуги
•Оформление помещений или пространства: цветы, 5 ткань для драпировки, таблички и т.д. •Оборудование: телевизоры, колонки, микрофоны, 6 проекторы, звук, свет и другое. •Печатная продукция. Бейджи, листовки, афиши, 7 буклеты, пресс-вол, фото-зона, блокноты и др.
• Волонтеры
8
• Индивидуальное участие
• Краудфандинг
•Подарки/Бонусы.
•Оплата наемному персоналу: ведущий, аниматоры, 9 фотографы, DJ, переводчики и т.д. 10 •Расходы на активности во время мероприятия 11 •Трансфер и проживание •РАСХОДЫ НА ОПЛАТУ ТРУДА СОТРУДНИКОВ, в том 12 числе оплата отгулов 13 •Реклама и продвижение 14 •“На Всякий Случай” ИТОГО
Реализация Партнер 0Ботанический сад
100 000 50 000 Компания "Везу 0 быстро" 20 000 0компания IT-решение 0ресурсный центр НКО компания "Подарки 0 для вас" 0волонтеры 40 000 0Отель "Сияние" 127300 0PR - партнеры 20 000 357300
Юридическое и бухгалтерское сопровождение -
-
Договора с площадками Оплаченные счета на подряд Акты выполненных работ Уставные документы фонда Положение о публичном сборе средств на программу фонда Акты и приказы на установку ящиков для сбора пожертвований Акт о списании сувенирной продукции фонда Доверенности на сотрудников Договора пожертвования
Работа с партнерами Приглашение Подтверждение участия Тайминг и график мероприятия Общение на месте Благодарность после мероприятия Обратная связь
Приглашение гостей, привлечение аудитории • E-mail рассылка • SMS – информирование • SMM • Реклама • Анонсирование через партнеров • Face to face • Что еще?
Продвижение мероприятия, PR • Приглашайте СМИ • Делайте партнерские анонсы • Блоггеры • Попросите «репост» по дружбе • Ищите готовую базу клиентов • Вирусное продвижение • Платные публикации
Во время мероприяти -
Не повезло с погодой Не приехал ведущий Забыли реквизит Гос.причины Травма на мероприятии Драка Ох уж эти волонтеры Прочее
+ “экстренный менеджер”
Пост-работа: благодарность • Занесите в план проекта • Благодарственные письма • Письмо • Звонок • Приглашение к дальнейшему сотрудничеству
Пост работа: анализ результатов Общие сборы: 1 200 000 руб Общие затраты: 570 000 руб Чистый “доход”: 530 000 руб
Выполняет ли это вашу задачу?
Работа после мероприятия • Поблагодарить команду• Разработать механизмы решения проблем • Проверить все юр.и бух.документы • Отметить! • Пост PR- отчетность • Зафиксировать +\• Отчетность за собранные средства • Собрать обратную связь
Event - менеджер в фонде • Собственные мероприятия
• Мероприятия партнеров • KPI event – менеджера:
кол-во участников сумма собранных средств кол-во привлеченных партнеров кол-во привлеченных СМИ вовлеченность сотрудников
Что почитать?
ФОНДЫ НКО
Подготовлено: Кузнецова М.Н, 2017
Удачных мероприятий!