Índice •
Como cadastrar um cliente..................................................................................03
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Como consultar, editar, inativar ou excluir um cadastro.....................................07
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Como cadastrar um fornecedor............................................................................09
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Como cadastrar a transportadora.........................................................................11
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Como cadastrar Funcionário / Vendedores.........................................................12
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Como cadastrar um Usuário................................................................................13
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Como cadastrar uma empresa..............................................................................15
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Como cadastrar um Produto................................................................................16
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Como Indicar no Produto a Substituição Tributária...........................................18
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Como cadastrar grupos / subgrupos....................................................................21
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Como cadastrar Unidades....................................................................................22
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Como Cadastrar Marcas......................................................................................23
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Como cadastrar um Pedido de Vendas e Nota Fiscal de Venda..........................24
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Como Gerar um Pedido de Compra....................................................................27
•
Como Registrar o Recebimento de Mercadorias.................................................29
•
Como Gerar uma Nota Fiscal do Pedido de Compra..........................................30
•
Como Gerar Nota Fiscal de Importação..............................................................32
•
Como Gerar a Nota Fiscal Paulista......................................................................34
•
Como pré-validar um Lote..................................................................................35
•
Movimento de Estoque (Ajuste)..........................................................................37
•
Como cadastrar os parâmetros.............................................................................39
•
Parâmetros de Impressos.....................................................................................42
•
Cadastro de ICMS...............................................................................................43
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RELATÓRIOS....................................................................................................44
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Relatórios de Vendas Geral.................................................................................45
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Exemplos de Relatórios de Vendas.....................................................................46
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Sistema Futura Server Como cadastrar um cliente. Abra o Sistema Futura Server Clique em cadastros, cadastros e clientes.
Tecle F2 ou clique no botão F2 Novo para iniciar o cadastro.
Escolha pessoa Física ou Jurídica. Digite o número do CPF ou CNPJ, digite a Inscrição Estadual ou o RG do cliente.
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Preencha a Razão Social, o Nome Fantasia do Cliente, e-mail e Observações se necessário.
Digite o Endereço de Faturamento: Campos Obrigatórios: CEP, UF, Endereço, Número, Cidade.
Para o campo CIDADE, é Utilizado o Código do IBGE. Tecle F5 ou clique na lupa, para pesquisar a Cidade.
Após Digitar o nome da cidade aperte a tecla Enter duas vezes um para localizar, e outro para confirmar.
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Se necessário, digite o Endereço de Cobrança, seguindo o mesmo processo do Endereço de Faturamento.
Na aba Outras Informações, são campos de outras tabelas ligadas ao Cadastro de Cliente. Ex.: Vendedor. Se indicado esse campo, ao fazer uma Venda para esse cliente, já estará ligado ao vendedor.
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Na aba Outras Informações, você pode especificar dados como vendedor, transportadora, forma de Pagto, tabela de preço, região, data Nasc e valor limite para venda.
Tecle F5 ou clique na lupa para que abra a caixa de consulta. Após Digitar a informação que deseja selecionar, aperte a tecla Enter duas vezes, um para localizar e outro para confirmar a inclusão. Exemplo
Dados após a confirmação
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Após inserir todos os dados do cliente, tecle F10 ou clique no botão F10 Gravar, para finalizar o cadastro.
Cadastro concluído.
Para consultar, editar ou excluir um cadastro siga as informações abaixo: Abra o Sistema Futura Server clique em cadastros, escolha uma das opções.
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Na aba consulta aperte a tecla Enter ou preencha um dos campos disponíveis e clique em pesquisar
Dê um duplo clique no cadastro encontrado para visualizar as informações.
Para exclui o cadastro, clique no botão excluir, na caixa de confirmação, clique em Sim para confirmar ou Não para que o cadastro não seja excluído.
Para Alterar dados no cadastro, tecle F3 ou clique no botão F3 Editar, faça as alterações necessárias, tecle F10 ou clique em F10 Gravar para concluir a edição.
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Para cancelar uma alteração no cadastro sem gravar a informação, clique no botão Cancelar. Na tela de confirmação clique em Sim para concluir o cancelamento.
Obs.: Só é permitido excluir um cliente se o mesmo não teve movimentação no sistema. Ex.: Uma venda efetuada para esse cliente.
Como Inativar Cliente A partir da Inativação, não será mais possível efetuar movimentação para o cliente.
Como cadastrar um fornecedor Clique em Cadastros, Cadastros e Fornecedores.
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Tecle F2 ou clique no botão F2 Novo para iniciar o cadastro. Escolha Tipo Físico ou Jurídico. Digite o número do CPF ou CNPJ, digite a Inscrição Estadual ou o RG do Fornecedor.
Preencha a Razão Social, o Nome Fantasia do Fornecedor, e-mail e Observações se necessário.
Para o campo CIDADE, é Utilizado o Código do IBGE. Tecle F5 ou clique na lupa, para pesquisar a Cidade. Em valor do Campo digite o nome da cidade aperte a tecla Enter duas vezes um para localizar, e outro para confirmar.
Digite todos os dados relacionados ao endereço do fornecedor
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Ap贸s preencher todos os dados do fornecedor tecle F10 ou clique em F10 Gravar para concluir o cadastro.
Como cadastrar a transportadora Clique em Cadastro, Cadastros e transportadora
Tecle F2 ou clique no bot茫o F2 Novo para iniciar o cadastro.
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Selecione o Tipo Físico ou Jurídico. Digite o número do CNPJ/CPF e a Inscrição Estadual da Transportadora.
Preencha a Razão Social, o Nome Fantasia do Fornecedor, e-mail e Observações se necessário.
Digite todos os dados relacionados ao endereço do fornecedor. Para o campo cidade digite o código ou clique na lupa para selecionar. Após preencher os dados tecle F10 ou clique em F10 Gravar para concluir o cadastro.
Como cadastrar Funcionário / Vendedores. Clique em Cadastros, Cadastros Funcionário/Vendedores
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Tecle F2 ou clique no botão F2 Novo para iniciar o cadastro.
Digite os dados pessoais do funcionário e todos os dados relacionados ao endereço. Escolha tipo de Vendedor, interno ou externo, você pode já determinar a comissão e limite máximo para a compra do vendedor e o desconto máximo que este vendedor pode conceder em uma venda. Ao finalizar o cadastro, tecle F10 ou clique em F10 Gravar para concluir.
Como cadastrar um Usuário Clique em cadastros, cadastros e usuário.
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Tecle F2 ou clique no botão F2 Novo para iniciar o cadastro.
Digite o nome, selecione se administrador ou usuário, Tecle F5 ou clique na lupa, para pesquisar o nome do funcionário, tecle enter duas vezes, um para localizar, e outro para confirmar, digite a senha confirme a senha. Após preencher os dados tecle F10 ou clique em F10 Gravar para concluir o cadastro.
Escolha o tipo de usuário, se escolher como Administrador o funcionário terá acesso a todas as funções do sistema, como excluir notas fiscais, pedidos, alterar valor ou produto do pedido de venda. No caso do Usuário, o administrador poderá definir os acessos q ficará disponível para o funcionário
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Como cadastrar uma empresa Clique em cadastros, cadastros, empresas.
Preencha, o CNPJ, IE a Razão Social, o Nome Fantasia do empresa, e-mail e Observações se necessário. Digite todos os dados relacionados ao endereço do empresa
Tecle F5 ou clique na lupa, para pesquisar a Cidade. Em valor do Campo digite o nome da cidade aperte a tecla Enter duas vezes um para localizar, e outro para confirmar
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Como cadastrar um Produto No Sistema Futura Server clique em cadastros, estoque e produtos
Tecle F2 ou clique no bot茫o F2 Novo para iniciar o cadastro.
Digite o c贸digo de barra ou o c贸digo do produto.
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Digite os dados do Produto. Para incluir a Marca e a Unidade clique na lupa ou tecle F5. Na caixa de consulta, digite a marca ou Unidade que deseja selecionar, e tecle Enter duas vezes, um para localizar e outro para confirmar a inclus찾o.
Se o item cadastrado pertence a um grupo de produtos escolha o subgrupo relacionado. Ex.: Grupo: Meias Subgrupo: soquete, de l찾, finas, etc.
Ap처s incluir os dados do produto clique na aba Estoque.
Clique em acerto de Saldos
Digite o Saldo Correto de produto e clique em Confirmar Acerto de Estoque.
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Clique na aba fiscal preencha os dados seguindo as orientações abaixo:
Valores da última entrada que poderá ser atualizado pela compra ou digitado manualmente.
Como Indicar no Produto a Substituição Tributária. Cadastro de Produtos para REVENDA (Atacadista, Distribuidor e Varejista). Nacional Origem da Mercadoria Estrangeira, adquirida no Mercado Interno. Classificação fiscal NCM com 8 dígitos % IPI Não Utilizado ICMS Informe a tabela de Estado com o ICMS
Produtos COM Substituição Tributária Vendas no Estado CST ICMS Base Legal
60 ICMS cobrado anteriormente por substituição. Tecle F5 e Enter para selecionar a Base Legal de Substituição Tributária
Vendas Interestadual CST ICMS Base Legal
10 ICMS tributada e com cobrança do ICMS por substituição Tributária Tecle F5 e Enter para selecionar a Base Legal de Substituição Tributária.
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Exemplo:
Produtos SEM Substituição Tributária
Esses valores referem-se a Ultima compra com Substituição Tributária Retido pelo Fabricante/Importador. Pode ser Digitado manualmente ou atualizado pela nota fiscal de entrada.
Vendas no Estado CST ICMS Base Legal
00 Tributada Integralmente. Sem Indicação.
Vendas Interestadual CST ICMS Base Legal
00 Tributada Integralmente Sem Indicação.
Exemplo:
Cadastro de Produtos Importado / Industrializados Origem da Mercadoria
Nacional (para produtos industrializado no Brasil) Importado.
Classificação fiscal NCM com 8 dígitos. % IPI Informe o percentual de IPI. Isento ou Empresas de Simples Nacional coloque 0. ICMS Informe a tabela de Estado com o ICMS.
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Produtos COM Substituição Tributária Vendas no Estado CST ICMS Base Legal
10 ICMS tributada e com cobrança do ICMS por substituição Tributária. Tecle F5 e Enter para selecionar a Base Legal de Substituição Tributária
Vendas Interestadual CST ICMS Base Legal
10 ICMS tributada e com cobrança do ICMS por substituição Tributária Tecle F5 e Enter para selecionar a Base Legal de Substituição Tributária
Exemplo:
Produtos SEM Substituição Tributária Vendas no Estado CST ICMS Base Legal
00 Tributada Integralmente. Sem Indicação.
Vendas Interestadual CST ICMS Base Legal
00 Tributada Integralmente Sem Indicação.
Exemplo:
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Ap贸s preencher os dados fiscais tecle F10 ou clique em F10 Gravar para concluir o cadastro.
Como cadastrar grupos / subgrupos Cadastros, Estoque e grupo/subgrupo
Tecle F2 ou clique no bot茫o F2 Novo para iniciar o cadastro.
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Digite o nome do Grupo em Descrição, abaixo digite os itens do Subgrupo. Para incluir um novo item tecle seta para baixo. Após preencher os dados tecle F10 ou clique em F10 Gravar para concluir o cadastro.
Como cadastrar Unidades Clique em Cadastros, Estoque e Unidades
Tecle F2 ou clique no botão F2 Novo para iniciar o cadastro.
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Digite a Descrição e a sigla que corresponde a unidade. Pois o campo Sigla será impresso na Nota Fiscal. Após preencher os dados tecle F10 ou clique em F10 Gravar para concluir o cadastro.
Como Cadastrar Marcas Clique em Cadastros, Estoque e Marca.
Tecle F2 ou clique no botão F2 Novo para iniciar o cadastro.
No Campo descrição digite a Marca do produto. Tecle F10 ou clique em F10 Gravar para concluir o cadastro.
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Como cadastrar um Pedido de Vendas Clique em vendas, Pedido de Vendas
Tecle F2 ou clique no botão F2 Novo para iniciar o cadastro.
Na aba Dados, Tecle F5 ou clique na lupa, para pesquisar e selecionar o Cliente, Vendedor, Transportadora, Tipo de Pedido, Forma de Pagamento e Tabela de Preço.
Exemplo:
Em valor do Campo digite o nome da Cliente e aperte a tecla Enter duas vezes um para localizar, e outro para confirmar a inclusão do cliente.
Obs.: Se no cadastro do cliente já estiver preenchido os campos Vendedor/Representante, Transportadora e Tabela de preço o campo é preenchido automaticamente quando for gerar o pedido. Mas estes campos podem ser informados teclando F5 e selecionando.
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Na aba Itens, clique em Novo, Tecle F5 ou clique na lupa para pesquisar o C贸digo de Barras ou c贸digo do produto, em valor do Campo digite o nome do produto ou tecle Enter duas vezes um para localizar, e outro para confirmar. Preencha a Quantidade, o valor e os outros dados se necess谩rio. Clique em Gravar para confirmar e em Novo para incluir um novo item se necess谩rio.
Para finalizar o Pedido de Venda tecle F10 ou clique em F10 Gravar.
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Ap贸s gravar o pedido Clique em baixar e em seguida em Gerar Nt. Fiscal
Para gerar duplicatas clique em sim
Escolha se o pagamento ser谩 em Carteira em Boleto ou Dep贸sito.
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Se houver a necessidade de alterar algum dados ou percentual de impostos, tecle F3 ou clique em Editar. Acrescente informações na aba transporte se necessário. E tecle F10 para gravar.
Preencha a Espécie, quantidade, número da coleta e outros dados relacionados ao transporte do pedido.
Como Gerar um Pedido de Compra Clique em Estoque e Pedido de Compras
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Tecle F2 ou clique no botão F2 Novo para iniciar o cadastro.
Digite a data de emissão e previsão. Para selecionar Fornecedor, Tipo de Pedido e Forma de pagamento, tecle F5 ou clique na lupa, para pesquisar, tecle Enter duas vezes, um para localizar selecione a opção desejada, e outro para confirmar. Após preencher todos os dados clique em Incluir Itens.
Após clicar em Incluir Itens, tecle F5 para pesquisar o produto, tecle Enter duas vezes, um para localizar e selecionar o produto desejado, e outro para confirmar. Repita o procedimento até incluir todos os produtos, em Itens do Pedido de Compra, Tecle F10 continuar.
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Ap贸s incluir todos os produtos em Itens do Pedido de Compras e teclar F10, na tela Pedido de Compras, tecle novamente F10 ou clique em F10 Gravar para concluir.
Como Registrar o Recebimento de Mercadorias Clique em Estoque e Recebimento de Mercadorias
Digite o N煤mero do Pedido ou selecione o Fornecedor, clique em pesquisar e tecle F3 ou clique em F3 Recebimento, para registrar o recebimento do Pedido de Compras.
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Preencha a data de entrada dos produtos e tecle F10 ou clique em F10 Gravar para concluir. Na caixa de confirmação informe se deseja ou não gerar duplicata.
Como Gerar uma Nota Fiscal do Pedido de Compra Clique em Fiscal, Nota Fiscal e Digitação
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Tecle F2 ou clique no bot達o F2 Novo para iniciar o cadastro. Em Tipo de Pedido, selecione Compra.
Em importar pedido tecle enter para localizar os pedidos baixados, selecione o pedido que deseja gerar nota Fiscal e tecle Enter.
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Digite a Data de Emissão o Número da Nota a Série e a Data de Entrada/Saída, após preencher os dados tecle F10 ou clique em F10 Gravar para concluir o cadastro.
Para Gerar Nota Fiscal de Importação
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Clique em importação e tecle Enter.
Se já existir um pedido de Compras digitado, localize o pedido para que os dados sejam importados para a nota.
Selecione o tipo de pedido e tecle Enter.
Se os dados não forem importados do pedido de compra preencha os dados, e inclua os itens. Clique na aba Importação.
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Na aba importação, preencha todos os dados de acordo com a sua nota. Na aba Transp./ Obs. Preencha a quantidade de caixas, o peso, etc. Tecle F10 para Gravar.
Como Gerar a Nota Fiscal Paulista
Localize a empresa, selecione Por Período indique a data desejada, selecione Notas impressas e clique em consultar, após aparecer as notas, clique em Exportar para gerar o Lote. A quantidade máxima gerada por lote é 50 notas, se a quantidade de notas correspondente ao período for maior, selecione novamente o período e clique em Consultar e Exportar até que todas as notas sejam inclusas nos Lotes.
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Localize a empresa, selecione Por Período indique a data desejada, selecione Notas canceladas e clique em consultar, após aparecer as notas, clique em Exportar para gerar o Lote.
Como pré-validar um Lote Clique no ícone do Gerador de Aplicações de Notas Fiscais
Clique em Nota Fiscal Paulista.
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Clique em arquivo Pré-Validar Arquivo
Clique em Procurar, na caixa de Seleção clique em Disco Local C:, pasta Futura, Pasta NFP, no arquivo de Lote que deseja Pré-validar e em Selecionar.
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Se não existir erro nas notas do lote que está prévalidando, aparecerá a mensagem concluída com sucesso, clique em OK. Para salvar a pré-validação, clique em Exportar Dados da Validação.
Movimento de Estoque (Ajuste) Clique em Estoque e Movimento Estoque(Ajuste)
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Tecle F2 ou clique no botão F2 Novo para iniciar o cadastro.
Tecle F5 ou clique na lupa, para pesquisar o código do tipo de ajuste. Em Consulta de Tipo de Pedido tecle Enter duas vezes um para localizar, e outro para confirmar.
Clique em Incluir Produtos. Em Itens do Ajuste de Estoque tecle F5 ou clique na lupa, para pesquisar Código de Barras do Produto. Em valor do Campo digite o nome do produto ou tecle Enter duas vezes, um para localizar, e outro para confirmar a inclusão do código do produto.
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Digite a quantidade e tecle Enter, repita os passos anteriores se for necessário ajustar outro produto.
Finalize clicando em F10Gravar na tela de Movimento de Estoque.
Como cadastrar os parâmetros Clique em configurações Parâmetros
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Clique em F3 Editar para iniciar as alterações necessárias. Para Selecionar a Empresa tecle F5 ou ] do Campo clique na lupa. Em valor digite o nome da empresa ou tecle Enter duas vezes um para localizar, e outro para confirmar.
Aceitar CNPJ E CPF em Branco – Se selecionar sim, o campo CPF /CNPJ não será obrigatório no momento do cadastro, lembrando que é um campo obrigatório para gerar a Nota Fiscal. Integrar Agenda ao Sistema – Permite que o usuário deixe registradas informações ou contatos com clientes, com hora e dia marcado recebendo uma alerta do sistema quando chegar o momento. Ult. Vlr. Lim. de Vendas p/ Cliente - Permite que o usuário visualize o último valor de venda feita para o cliente, Mensal que mostrará somente referente ao mês, Acumulativa que exibirá o valor total de todas as vendas feita para aquele cliente até o momento e Nenhum para que não seja exibida nenhuma informação referente a valor de compra do cliente. Vendedor Obrigatório – Obriga o usuário a selecionar um vendedor para cada pedido de venda. Validar Vendedor com Senha – Obriga o usuário a digitar uma senha para validar o vendedor a cada venda. 40 Inserir Cód. Barras Igual ao ID – Selecionando a opção SIM, o campo Código de Barras do produto ficará igual ao campo Código Interno, gerando o código automaticamente, se desejar cadastrar código
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Código Cliente Consumidor - Selecione Consumidor se não houver necessidade de gerar nota fiscal. Tipo de Pedido Padrão – Tecle F5 ou clique na lupa, para pesquisar, tecle enter selecione a opção que deseja e tecle enter novamente. Controla Movimento do Caixa: Selecionando a Opção Sim, possibilita a abertura diária do caixa para conferência. Controla Troca de Operador – Selecionando sim, possibilita o fechamento e abertura do caixa a cada troca de operador, informando o valor ao fechamento e o troco na abertura. Digita Quantidade - Permite que o usuário digite a quantidade do produto. Digita Valor – Permite que o usuário digite o valor do produto no momento da compra. Lançar Pagtos na Venda (PDV) – Selecione a opção Sim, para possibilitar o pagamento. Bloquear Venda Sem Estoque – O sistema não permite que seja feito uma venda se não existe produto no estoque. Utiliza número de Ficha – Marque sim, se for necessário gerar um pedido preliminar, e após abrilo no caixa para efetuar o pagamento. Utiliza Pré Baixa – Selecione esta opção se existir uma pré baixa nos terminais que não são caixa.
Tela para consultar o Cliente.
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Preencha este campo de acordo com o tipo de Nota fiscal que a empresa emite
Parâmetros de Impressos Clique em Configurações, Impressos e Parâmetros.
Tecle F2 ou clique no botão F2 Novo para iniciar o cadastro.
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Tecle F5 ou clique na lupa, para pesquisar a Empresa. Em valor do Campo digite o nome da Empresa e aperte a tecla Enter duas vezes um para localizar, e outro para confirmar. Aba Nota Fiscal Série - Digite a Série da nota fiscal Último Número Impresso – Digite o Último Número que foi Impresso da Nota Fiscal, aparecerá na nota o número subseqüente ao digitado. Quantidade de Produtos - Quantidade de Produtos que Aparecerá no corpo da Nota durante a impressão. Quantidade de Serviços – Layout – Selecione a Nota fiscal de acordo com a configuração feita para o modelo em uso. Após preencher os dados tecle F10 ou clique em F10 Gravar para concluir o cadastro.
Cadastro de ICMS
Tecle F2 ou clique no botão F2 Novo para iniciar o cadastro.
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Descrição – Preencha de acordo com a necessidade da empresa, ex.: tributado ou Isento. %ICMS – Preencha a porcentagem do ICMF atribuído a cada Estado. Redução ICMS – ICMS p/ SN – ICMS p/ SN ST – Coloque observações se necessário. Após preencher os dados tecle F10 ou clique em F10 Gravar para concluir o cadastro.
RELATÓRIOS Você pode gerenciar sua loja usando relatórios importantes como de Vendas, Compras, Notas Fiscais, Cadastros, Estoques, Balancete, Contas a Pagar e Receber. Para gerar seus relatórios clique em Relatórios, e na opção que deseja analisar. Em Relatório de Compras, você pode escolher Fornecedor, Entradas Diárias ou Não Entregadas, digite o período e clique em Gerar. Veja abaixo como gerar Relatórios de Vendas e para as outras opções siga os passos de acordo com suas necessidades.
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Relat贸rios de Vendas Geral Clique em Relat贸rios, Vendas e Geral
Clique na seta e selecione como deseja visualizar o Relat贸rio. Veja o exemplo abaixo:
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Após selecionar o tipo que deseja visualizar, você pode filtrar seu relatório selecionando um determinado cliente, usuário ou vendedor. Selecionando o Tipo por Formas de Pagamento, é habilitado o campo Tipo de Pgto onde você pode escolher uma das opções cadastradas. Ex.: Cartão, Dinheiro, etc. Se não filtrar seu relatório aparecerá o tipo escolhido no período informado, no caso do Tipo Resumido separado por datas.
Exemplos de Relatórios de Vendas:
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