PT PLN (Persero) JASA MANAJEMEN KONSTRUKSI
BUKU PEDOMAN PELAKSANAAN SUPERVISI KONSTRUKSI “EKSELEN”
BAGIAN : 2 PENGELOLAAN MATERIAL/PERALATAN DI LAPANGAN
DISUSUN OLEH : SULISTIJONO
Buku Pedoman Supervisi Konstruksi ekselen Bagian 2 – Supervisi Pengelolaan Material/Peralatan di lapangan
Desember 2011
KATA PENGANTAR Puji syukur ke Hadirat Allah Swt, yang telah memberikan Rachmat, Hidayah, Berkah dan Bimbingan-Nya, sehingga tulisan ini selesai dengan baik. Buku yang disusun oleh penulis dengan judul “ Pengelolaan Material / peralatan Konstruksi di Lapangan “ ini diharapkan dapat digunakan untuk referensi dalam melakukan Supervisi Konstruksi pelaksanaan Proyek . Beberapa aspek dalam mengelola Bisnis Konstruksi dituntut memiliki kinerja, kecermatan, keekonomian, keterpaduan, kecepatan, ketepatan, ketelitian serta keamanan yang tinggi dalam rangka memperoleh hasil akhir penyelesaian proyek sesuai dengan jadwal, kualitas dan biaya yang direcanakan. Sebagaimana diketahui dan sesuai pengalaman yang telah terjadi, dapat disimpulkan bahwa Pengelolaan Material / peralatan Konstruksi di lapangan sangat berperan dalam pengendalian terhadap kualitas pekerjaan, karena apabila terjadi kerusakan / cacat material / peralatan sebelum dipasang akan berpengaruh pada keterlambatan
proyek
akibat
perbaikan/penggantian
peralatan
yang
rusak
memerlukan waktu fabrikasi di manufacturer. Apabila terjadi keterlambatan proyek akan berpengaruh pada kerugian bagi PT PLN (Persero) karena kehilangan kesempatan bagi Perseroan dalam memenuhi kebutuhan listrik tepat waktu. Sebagian besar tulisan ini berdasarkan gagasan yang dipadu dengan beberapa pengalaman, kajian pustaka serta contoh contoh yang ada dalam pelaksanaan pembangunan / konstruksi selama ini. Tulisan ini disusun oleh Sulistijono dibantu Max Karamoy, dengan nara sumber para KTSK Proyek Percepatan 10.000 MW, khususnya TKS PLTU Suralaya dan diharapkan pedoman ini dapat dimanfaatkan sebagai Pedoman bagi Enjinir / Supervisor di bidang Mechanical
1
yang akan melaksanakan tugasnya dibidang
Nara Sumber : Home Office Support Enjinir - Sulistijono
Buku Pedoman Supervisi Konstruksi ekselen Bagian 2 – Supervisi Pengelolaan Material/Peralatan di lapangan
Desember 2011
Pembangunan / konstruksi disusun dalam rangka pembekalan bagi Supervisor memperoleh Sertifikat Kompetensi. Terima kasih kepada PT PLN (Persero) yang telah membangun kompetensi kami selama ini
dan semoga PT
PLN (Persero)
tetap
berperan aktif
dalam
mengembangkan karier / kompetensi karyawannya sebagai bekal dikemudian hari menjadikan individu yang kompeten dibidang tugasnya, yang dapat memberikan manfaat bagi kemajuan Perusahaan dan bangsa Indonesia. Saran dan kritik dari pembaca diharapkan bagi penyempurnaan tulisan ini, agar isinya dapat bermanfaat bagi kita semua.
Jakarta, 23 Desember 2011 Koordinator Bidang Material
Sulistijono
2
Nara Sumber : Home Office Support Enjinir - Sulistijono
Buku Pedoman Supervisi Konstruksi ekselen Bagian 2 – Supervisi Pengelolaan Material/Peralatan di lapangan
Desember 2011
Daftar Isi : Kata Pengantar 1. Pendahuluan 2. Supervisi penunjukan forwarder a) Pemeriksaan administrasi b) Pemeriksaan kemampuan /pengalaman c) Pemeriksaan terhadap resources Peralatan dan SDM yangmemadai 3. Hal –hal yang perlu diperhatikan supervisor a) Letter of Credit b) Master List c) Penunjukan forwarder 4. Request for inspection 5. Pengelolaan material/peralatan a) Di Manufacturer b) Di Pelabuhan c) Selama transportasi d) Di Lapangan e) Sebelum dipasang 6. Persiapan pelaksanaan pengiriman material a) Rencana Shipment. b) Persiapan Dokumen Impor c) Kepabeanan / Proses Custom Clearance d) Material Receiving Report 7. Prosedur /proses pengiriman barang yang perlu dipahami oleh supervisor : a) Istilah- istilah yang digunakan dalam proses pengiriman barang b) Prosedur persetujuan Master List ( M / L ) c) Prosedur Penunjukan FORWARDER : d) Proses / prosedur penyiapan DOKUMEN IMPOR untuk Custom Clearance e) Custom clearance / kepabeanan
3
Nara Sumber : Home Office Support Enjinir - Sulistijono
Buku Pedoman Supervisi Konstruksi ekselen Bagian 2 – Supervisi Pengelolaan Material/Peralatan di lapangan
8. Pengelolaan / penyimpanan material / peralatan di lapangan a) Penyiapan Laydown Area b) Pengkategorian jenis Material/Peralatan yang akan disimpan c) Penyiapan Gudang Terbuka d) Penyiapan Gudang Tertutup e) Peyiapan Gudang Tertutup ber AC 9. Lembar pengendalian pengelolaan material/peralatan 10. Penutup :
4
Nara Sumber : Home Office Support Enjinir - Sulistijono
Desember 2011
Buku Pedoman Supervisi Konstruksi ekselen Bagian 2 – Supervisi Pengelolaan Material/Peralatan di lapangan
Desember 2011
1. PENDAHULUAN Pengelolaan Material dan Peralatan di lapangan pegang peran penting dalam pengendalian kualitas di lapangan Pengawas
wajib
memperhatikan
Pengelolaan,
penyimpanan,
persiapan
pemasangan material dan peralatan di lapangan. Pemahaman terhadap pengelolaan material harus diawali dari Supervisi sejak material di fabrikasi sampai dikirim dan disimpan di Lapangan, sebelum dilakukan pemasangan dalam tahap konstruksi. Supervisi Konstruksi pengelolaan material / Peralatan harus dilakukan sejak awal pelaksanaan Kontrak pekerjaan segera setelah dilakukan Kick off Meeting dan diuraikan sebagai berikut : 1. Supervisi penunjukan Forwarder 2. Supervisi proses fabrikasi di Manufacturer 3. Supervisi Pengelolaan di Pelabuhan 4. Supervisi Pengeloaan Material / Peralatan selama Transportasi dari Pelabuhan ke Lapangan 5. Supervisi Pengelolaan/ penyimpanan Material / Peralatan di Lapangan. Supervisor harus dapat memahami, proses / prosedur pengelolaan Material / peralatan yang harus dilakukan oleh Kontraktor dan diawasi sesuai dengan ketentuan kontrak yang berlaku. Pengawas di lapangan tidak hanya harus menunggu
material / Peralatan
diterima di Lapangan, akan tetapi harus dapat memastikan bahwa pelaksanaan handling sejak di Manufacturer dilakukan sesuai prosedur dan memenuhi ketentuan kontrak. Walaupun Pengawas tidak melakukan pengawasan secara langsung diluar Lapangan, namun harus mampu
meneliti dan memastikan
pengelolaan pengangkutan, penyimpanan material / peralatan dilakukan dengan baik melalui berbagai cara antara lain dari : dokumen yang disetujui oleh Pemberi
kerja
maupun
peninjauan
langsung
dari
pengangkatan
dan
pengangkutan di pelabuhan sampai tiba dan disimpan di lapangan dengan baik, sesuai ketentuan kontrak dan prosedur yang disetujui oleh Pemberi Kerja (Owner).
5
Nara Sumber : Home Office Support Enjinir - Sulistijono
Buku Pedoman Supervisi Konstruksi ekselen Bagian 2 – Supervisi Pengelolaan Material/Peralatan di lapangan
Desember 2011
2. SUPERVISI PENUNJUKAN FORWARDER Pengawas wajib memeriksa apakah pelaksanaan pengelolaan / transportasi material / peralatan dilakukan oleh forwarder yang telah disetujui oleh Pemberi Kerja dan tidak boleh disubkan kepada pihak lain tanpa persetujuan Pemberi Kerja “Owner”. Pengendalian dalam proses penunjukan Forwarder harus dilakukan sejak awal kontrak, segera setelah dilakukan Kick off Meeting antara Pemberi Kerja dengan Kontraktor. Hal yang perlu dipastikan dalam mengevaluasi kemampuan Forwarder diuraikan sebagai berikut : a) Pemeriksaan administrasi b) Pemeriksaan kemampuan /pengalaman c) Pemeriksaan terhadap resources Peralatan dan SDM yangmemadai a) Pemeriksaan Administrasi : Dalam Pemeriksaan Administrasi, Supervisor / Pengawas dapat melakukan penelitian terhadap usulan calon Forwarder yang akan ditunjuk, sebagai contoh yang antara lain meliputi : Apakah Perusahaan memiliki ijin usaha dibidangnya Apakah Perusahaan memiliki organisasi yang memadai Apakah Perusahaan memiliki Kualitas manajemen seperti : telah memiliki standar ISO 9001 dalam penanganan system management, memiliki prosedur tetap / baku, memiliki ISO 14001, system manajemen perlindungan Lingkungan, memiliki standar Labour safety Management (HSE) Apakah Perusahaan memilki kemampuan financial / laporan keuangan 3 (tiga) tahun terakhir dengan baik. Serta persyaratan adminstrasi lainnya yang perlu dipenuhi sesuai standar Pemberi Kerja.
6
Nara Sumber : Home Office Support Enjinir - Sulistijono
Buku Pedoman Supervisi Konstruksi ekselen Bagian 2 – Supervisi Pengelolaan Material/Peralatan di lapangan
Desember 2011
b) Pemeriksaan Kemampuan / pengalaman : Dalam pemeriksaan Kemampuan / pengalaman Forwarder, Supervisor / pengawas setidaknya meneliti pengalaman yang dimiliki sesuai bidang pekerjaan sebagai Forwarder yang baik, seperti contoh antara lain : Apakah Perusahaan memiliki pengalaman dibidang pekerjaan Forwarder sesuai yang dibutuhkan , setidaknya untuk 3 (tiga) tahun terakhir. Apakah Perusahaan memiliki Gudang untuk penyimpanan Barang sementara. Apakah Perusahaan memiliki hubungan dengan Shipping Line / Transporter baik Domestik maupun International Apakah Perusahaan memiliki Software application
khusus seperti
Shipping Tracking, Import Declaration to Custom, Finacing / Informasi Keuangan dsb. d) Pemeriksaan terhadap resources Peralatan dan SDM yang memadai. Kemampuan terhadap kepemilikan Resources Peralatan dan SDM yang memadai diperlukan dalam penanganan pelaksanaan Transportasi peralatan yang akan dikirim ke Lapangan. Oleh karena itu Supervisor perlu memeriksa kemampuan yang dimiliki , yang antara lain sebagai contoh sebagai berikut :
Apakah Perusahaan memiliki Tenaga Kerja yang cukup, seperti : staff Custom Clearance, staff Operation, staff teknik dsb.
Apakah Perusahaan memiliki Peralatan memadai yang dibuktikan dengan peninjauan ke Workshop Forwarder, untuk memastikan kepemilikan Peralatan termasuk kondisinya dibuktikan dengan kapasitas peralatan dan tahun fabrikasinya seperti antara lain : Overhead Crane, Trailer, Jack lift, Forklift, Low bed Trailer, Mobil Crane, Hand Pallet, Truck dan sebagainya.
7
Nara Sumber : Home Office Support Enjinir - Sulistijono
Buku Pedoman Supervisi Konstruksi ekselen Bagian 2 – Supervisi Pengelolaan Material/Peralatan di lapangan
Desember 2011
3. HAL –HAL YANG PERLU DIPERHATIKAN SUPERVISOR a) Letter of Credit : Letter of Credit ini diperlukan untuk persyaratan pengiriman barang import yang akan dilakukan oleh Kontraktor. Sebelum pelaksanaan pengiriman Material dilakukan, Pengawas
wajib
memastikan apakah Letter of Credit telah diterbitkan oleh Pemberi Kerja dan memeriksa apakah nomor dan tanggal diterbitkan L/C telah sesuai dengan Kontrak. b) Master List : Master List diperlukan untuk digunakan sebagai acuan dalam pengiriman material / peralatan import dari Manufacturer. Semua dokumen yang diperlukan dan akan digunakan untuk penyelesaian Custom Clearance harus sesuai dengan rincian Master List yang telah disetujui oleh Pemberi Kerja. Dalam pembuatan Master list harus dapat dipastikan bahwa Rincian barang telah sesuai dengan Price Schedule yang tertera dalam Kontrak. Hal yang perlu diperhatikan oleh Supervisor / Pengawas : 1) Master List wajib dimiliki oleh Pengawas di lapangan. 2) Master list harus telah ditandatangani oleh Pemberi Kerja sebagai pedoman dalam pengiriman barang sesuai kontrak 3) Master list harus sesuai dengan Price Breakdown, karena akan digunakan dalam proses kepabeanan dan pembayaran oleh Banker / pihak Bank. 4) Apabila terdapat penyimpangan breakdown Master List dengan Price breakdown, maka Kontrak harus di Amandement agar tidak mengganggu dalam proses kepabeanan. 5) Pengawas wajib mengingatkan kepada Pemberi Kerja apabila terjadi perbedaan. 6) Tidak diperkenankan pengiriman material / peralatan diluar yang tercantum dalam kontrak atau tidak tercantum dalam Price Breakdown Kontrak.
8
Nara Sumber : Home Office Support Enjinir - Sulistijono
Buku Pedoman Supervisi Konstruksi ekselen Bagian 2 – Supervisi Pengelolaan Material/Peralatan di lapangan
Desember 2011
c) Penunjukan forwarder : Pengawas wajib memeriksa apakah pelaksanaan pengelolaan / transportasi material / peralatan dilakukan oleh forwarder yang telah disetujui oleh Pemberi Kerja dan tidak boleh disubkan kepada pihak lain tanpa persetujuan Pemberi Kerja “Owner”. 4. REQUEST FOR INSPECTION Sebelum Meterial/peralatan dikirim ke Lapangan, Request for inspection wajib dibuat oleh kontraktor dan disampaikan kepada Pemberi Kerja / Owner. Inspection Material/Peralatan harus dilakukan bersama Pemberi Kerja dalam rangka memastikan bahwa material/peralatan yang akan dikirim / dipasang di lapangan sesuai dengan ketentuan kontrak yang berlaku. 5. PENGELOLAAN MATERIAL / PERALATAN DI LAPANGAN : Terdapat beberapa tempat pengawas harus melakukan inspection material : a) Di Manufacturer b) Di Pelabuhan c) Selama transportasi d) Di Lapangan e) Sebelum dipasang Pemberi Kerja / Owner melalui supervisor wajib melakukan joint inspection dan hasilnya dituangkan dalam list hasil joint inspection yang ditandatangani oleh kedua belah pihak. Joint Inspection di Manufacturer di lakukan oleh QA/QC Personnel yang ditunjuk, sedangkan setelah Meterial / peralatan tiba di lapangan, Joint Inspection dilakukan oleh Supervisor yang ditunjuk. Dalam Joint inspection, supervisor harus dapat memastikan bahwa Joint Inspection telah dilakukan bersama Kontraktor dan dapat menyimpulkan / mencantumkan disetujui atau ditolak hasil kerja kontraktor dalam list hasil joint inspection.
9
Nara Sumber : Home Office Support Enjinir - Sulistijono
Buku Pedoman Supervisi Konstruksi ekselen Bagian 2 – Supervisi Pengelolaan Material/Peralatan di lapangan
Desember 2011
Apabila terdapat ketidak sesuaian pengawas wajib mencantumkan
dalam
lampiran Joint Inspection Record. Apabila dipandang dapat mempengaruhi kualitas yang berdampak pada pengoperasian Instalasi, pengawas wajib menolak untuk diterima, namun apabila ada cacat yang tidak berpengaruh terhadap kualitas, pengawas wajib mencantumkan dalam hasil joint
inspection
dan harus dapat dipastikan
Kontraktor akan menindak lanjuti, sesuai ketentuan dalam kontrak. Untuk memastikan tindak lanjut yang dicantumkan dalam dokumen Joint Inspection, perlu ditindak lanjuti dengan surat susulan serta dibuat action plan yang dapat dimonitor dalam Rapat mingguan bersama Kontraktor. a) DI MANUFACTURER : Pengawasan pengelolaan material / peralatan di Manufacturer diawali dengan persetujuan Inspection Test Plan (ITP) yang sesuai kontrak harus disampaikan kepada Pemberi Kerja / Owner untuk mendapatkan persetujuan. Pada umumnya ditetapkan selambat lambatnya harus disampaikan oleh Kontraktor 1 (satu) bulan setelah Kontrak ditandatangani. Dokumen ITP ini diperlukan untuk acuan pengendalian oleh QA/QC Engineer dalam melakukan pengendalian kualitas di Manufacturer. Quality Assurance & Quality Control dilakukan untuk mengendalikan dan memastikan pada saat pelaksanaan kontrak kualitas pekerjaan sesuai dengan spesifikasi kontrak yang diukur dalam bentuk QA/QC berdasarkan dokumen Inspection Test plan (ITP) Inspection test plan dibuat untuk memastikan tanggung jawab masing masing Fabrikan / Vendor, Kontraktor / Sub Kontraktor, Konsultan, Owner. Selama periode konstruksi pelaksanaan pekerjaan di lapangan semua Institusi terkait sesuai Basic Comunication
harus mengikuti
disepakati sesuai ITP.
10
Nara Sumber : Home Office Support Enjinir - Sulistijono
ketentuan
yang telah
Buku Pedoman Supervisi Konstruksi ekselen Bagian 2 – Supervisi Pengelolaan Material/Peralatan di lapangan
Desember 2011
Dalam Dokumen ITP, disepakati tanggung jawab masing masing ditentukan sebagai berikut :
H : Hold point, No Work Sequence can be proceed without inspection.
W : Witness of inspection, vendor may proceed if owner not apperance at the pointed time witness point shall given by notification, if anufacturer doesn’t inform the supervision party which have the right to require a witness again.
Sw : Spot witness, inspection or test by manufacturer
Ri : Partial or random inspection
P
: Prepare document or work
R
: Review of report or documentation
Untuk Referensi contoh format ITP sebagaimana terlampir dalam format ITP harus dicantumkan dan mencakup :
Description : Uraian kegiatan yang harus dibuat rinci setiap langkah pekerjaan dari Pembelian Raw material sampai pengujian dilakukan dilapangan
Reference document : Diisi ketentuan /pasal yang tercantum dalam Technical Specification, Drawing, Procedure
Verifying document : Diisi referensi seperti test report yang digunakan atau certificate atau record yang lain untuk memastikan qualitas yang harus dipenuhi sesuai kontrak
Inspection Activities yang dilakukan oleh masing masing institusi terkait : vendor, kontraktor, pln, konsultan,
yang bertanggung jawab terhadap
kegiatan yang dilakukan sesuai ITP. Pemberi Kerja yang diwakili oleh QA/QC Engineer yang ditunjuk melakukan supervisi proses fabrikasi peralatan ataupun material yang akan dikirim ke Lapangan.
11
Nara Sumber : Home Office Support Enjinir - Sulistijono
Buku Pedoman Supervisi Konstruksi ekselen Bagian 2 – Supervisi Pengelolaan Material/Peralatan di lapangan
Desember 2011
Supervisor / Pengawas di Lapangan wajib memeriksa / memastikan bahwa seluruh prosedur dalam pelaksanaan Fabrikasi telah dilakukan oleh Kontraktor, dengan mengendalikan pelaksanaan ITP sebagai berikut : Dokumen ITP telah disetujui oleh Pemberi Kerja. Inspection Prosedur telah disepakati bersama QA/QC Enginer yang ditunjuk Seluruh Inspection Test Result termasuk Supervisi materal yang akan digunakan untuk Fabrikasi Peralatan
harus dilaporkan oleh QA/QC
Engineer kepada Pemberi Kerja. Kontraktor telah menyampaikan Inspection Test Result yang telah disetujui / diawasi oleh QA/QC yang ditunjuk di Manufacturer. Pada saat Material / Peralatan dikirim ke Lapangan, dipastikan bahwa Mill Certificate terkait dengan peralatan yang dikirim telah diterima dan diteliti telah memenuhi spesifikasi Kontrak. Construction procedure during Manufacturing. b) DI PELABUHAN : Sepanjang tanggung jawab pengiriman material / peralatan dilakukan oleh Kontraktor, Pengawasan pengelolaan Material / peralatan dikendalikan melalui pemeriksaan proses penunjukan Forwarder yang berpengalaman dan memiliki Peralatan / Handling Equipment yang memadai. Apabila Forwarder yang ditunjuk memiliki kapasitas dan kemampuan dalam mengelola pengiriman barang sampai ke Lapangan, Pengawas tidak harus melakukan pengawasan se hari hari di Pelabuhan, kecuali apabila terjadi keraguan terhadap proses pengiriman yang berpotensi bermasalah. c) SELAMA TRANSPORTASI : Pengawasan pengelolaan Material / Peralatan sejak persiapan pengiriman dari Manufacturer harus dipenuhi sesuai dengan prosedur transportasi / Transportation Procedure yang telah disetujui Pemberi Kerja dengan cara meneliti dan memastikan beberapa kondisi sebagai berikut :
12
Nara Sumber : Home Office Support Enjinir - Sulistijono
Buku Pedoman Supervisi Konstruksi ekselen Bagian 2 – Supervisi Pengelolaan Material/Peralatan di lapangan
Desember 2011
Jenis dan kemampuan alat angkut yang dimiliki seperti forklift, Lowbed trailer, multiaxle Trailer, Material & Tools seperti Roll Skid, Hydraulic Jack, Receiving beam and plate dsb, sesuai dengan kapasitas material / peralatan yang akan diangkut. Kondisi fasilitas Jalan dan Jembatan yang akan dilalui Peralatan bantu dalam melakukan perkuatan jalan / jembatan yang akan dilalui telah tersedia sebelum pelaksanaan pengiriman barang. Memastikan semua perijinan dalam transportasi peralatan telah dipenuhi dan disampaikan kepada Pemberi Kerja / Owner. Sebagai contoh dapat dipelajari lebih lanjut
sebagaimana Prosedur
Transportasi / Operation Plan untuk Proyek PLTU Cilacap / Adipala 1 x 600 – 700 MW, yang dilakukan oleh Forwarder / Transporter Masaji Prayasa Cargo (MPC) terlampir. Untuk mencegah tidak terjadinya kerugian apabila terjadi kecelakaan dalam pengiriman / transportasi material / peralatan, Supervisor wajib memastikan bahwa Asuransi Pengiriman barang telah dipenuhi oleh Kontraktor sebelum peralatan dikirim , dengan meneliti : Nilai barang sesuai dengan harga barang sesuai Master List. Ketentuan Kontraktor bertindak atas nama Pemberi kerja berhak Claim apabila terjadi kecelakaan selama pengiriman ke Lapangan. Masa berlaku Asuransi sesuai dengan yang dicantumkan dalam Kontrak Selama Transportasi Peralatan yang memerlukan penanganan khusus seperti Heaviest Equipment : Turbine, Generator, Transformer dari Pelabuhan sampai ke Lapangan, Supervisor / Pengawas wajib mengkoordinasikan bersama Institusi terkait seperti antara lain : Pihak Kepolisian, PU, Perhubungan sebelum dilakukan Pengiriman material.
13
Nara Sumber : Home Office Support Enjinir - Sulistijono
Buku Pedoman Supervisi Konstruksi ekselen Bagian 2 – Supervisi Pengelolaan Material/Peralatan di lapangan
Desember 2011
d) PENERIMAAN MATERIAL / PERALATAN DI LAPANGAN : Supervisi di lapangan dilakukan melalui Joint Inspection dengan metode “ MRR “ yang diatur dalam kontrak. Langkah
langkah
yang
harus
dilakukan
oleh
Supervisor/Pengawas
dilapangan dalam melakukan Joint Inspection menggunakan metode Material Receiving Report (MRR) issuance diuraikan sebagai berikut : 1) Pemeriksaan dokumen dalam Persiapan Material Receiving Report : a. Inspection Request (RFI). b. Inspection Record. c. Over Landed, Shortage and Damage Report (OSD Report). d. Material Receiving Report. e. The Cargo Listed on Master List. f. Certificate of Inspection (COI). g. Certificate of Arrival (COA).
14
Nara Sumber : Home Office Support Enjinir - Sulistijono
Buku Pedoman Supervisi Konstruksi ekselen Bagian 2 – Supervisi Pengelolaan Material/Peralatan di lapangan
Desember 2011
1) Sebelum dilakukan Joint Inspection, Kontraktor harus menyampaikan dokumen Request for Inspection kepada Pemebri Kerja, untuk dilakukan pemeriksaan material/peralatan yang telah tiba di Lapangan. 2) Material Receiving Report dibuat pada saat Peralatan telah tiba/berada di site. 3) “MRR “ harus ditandatangani oleh kedua belah pihak setelah dilakukan Joint Inspection. 4) Format Laporan sedikitnya mencakup : Shipping document, Bill of lading, L/C nomor dan tanggal diterbitkan, Master List no, 15
Nara Sumber : Home Office Support Enjinir - Sulistijono
Buku Pedoman Supervisi Konstruksi ekselen Bagian 2 – Supervisi Pengelolaan Material/Peralatan di lapangan
Desember 2011
Rincian Peralatan/Material yang dikirim termasuk indikasi packing & jumlahnya Pengajuan /RFI Kontraktor untuk dilakukan Joint Inspection. 5) Apabila tidak sesuai atau terdapat cacat, harus ditolak untuk diterima di site, dituangkan dalam Berita acara ‘MRR’ form yang ditandatangani kedua belah pihak. 6) Kelengkapan Dokumen dalam melakukan pemeriksaan Material Receiving Report harus dilengkapi terlebih dahulu oleh Kontraktor dan disampaikan kepada Pemberi Kerja pada saat barang tiba di Lapangan. Hal yang perlu diperhatikan oleh Supervisor/Pengawas : o Periksa kelengkapan dokumen
Master list
Mill certificate Certificate of origin Manufacturer sesuai kontrak o Periksa format /berita acara o Periksa Packages yang rusak o Periksa dan hitung bersama jumlah Peralatan sesuai dengan Shipping Document dan tidak menympang dengan Master List. o Apabila terdapat material / peralatan yang cacat / rusak ditolak untuk dipasang sebelum diperbaiki / diganti serta dicatat dalam Berita hasil Joint Inspection yang harus ditandatangani oleh Kontraktor dan Pemberi Kerja sebagai lampiran MRR (Lampiran MRR juga harus ditandatangani). o Peralatan yang rusak / cacat yang ditolak ditindaklanjuti dengan surat pemberitahuan kepada Kontraktor untuk dilakukan penggantian. Dokumen Material Receiving Report sedapat mungkin diselesaikan dan ditandatangani
bersama
Kontraktor,
karena
dokumen
tersebut
akan
digunakan sebagai kelengkapan proses pembayaran. Catatan / kekurangan, sepanjang tidak mempengaruhi kualitas yang berdampak pada pengoperasian Instalasi secara langsung, diperlakukan sebagai minor Outstanding items .
16
Nara Sumber : Home Office Support Enjinir - Sulistijono
Buku Pedoman Supervisi Konstruksi ekselen Bagian 2 – Supervisi Pengelolaan Material/Peralatan di lapangan
Desember 2011
Pengawas / Supervisor harus memonitor tindak lanjutnya dengan menulis surat kepada Kontraktor meminta rencana / action plan penyelesaiannya dan dalam rapat mingguan dimonitor dan hasilnya didokumentasinya dengan tegas
target penyelesaiannya
pemasangan peralatannya serta
dengan memperhatikan jadwal rencana jadwal penyelesaian Proyek secara
keseluruhan / COD. (Contoh Format Material Receiving Report) :
17
Nara Sumber : Home Office Support Enjinir - Sulistijono
Buku Pedoman Supervisi Konstruksi ekselen Bagian 2 – Supervisi Pengelolaan Material/Peralatan di lapangan
18
Nara Sumber : Home Office Support Enjinir - Sulistijono
Desember 2011
Buku Pedoman Supervisi Konstruksi ekselen Bagian 2 – Supervisi Pengelolaan Material/Peralatan di lapangan
19
Nara Sumber : Home Office Support Enjinir - Sulistijono
Desember 2011
Buku Pedoman Supervisi Konstruksi ekselen Bagian 2 – Supervisi Pengelolaan Material/Peralatan di lapangan
29/09/2010 12:43:48
20
Nara Sumber : Home Office Support Enjinir - Sulistijono
Desember 2011
20
Buku Pedoman Supervisi Konstruksi ekselen Bagian 2 – Supervisi Pengelolaan Material/Peralatan di lapangan
Desember 2011
6. PERSIAPAN PELAKSANAAN PENGIRIMAN MATERIAL : Dalam mempersiapkan pelaksanaan pengiriman material / peralatan ke Lapangan ada 4 (empat) langkah yang harus dilakukan oleh Kontraktor yaitu : a) Rencana Shipment. b) Persiapan Dokumen Impor. c) Kepabeanan / Proses Custom Clearance. d) Material Receiving Report. a) Rencana Shipment : Pengawas wajib mengetahui shipment schedule material/peralatan yang akan dikirim ke lapangan, dengan cara memonitor secara periodik Kontraktor dan dievaluasi/review dalam setiap rapat mingguan. b) Persiapan Dokumen Impor : Pengawas wajib memonitor
status penyiapan dokumen iImport yang
disiapkan oleh Kontraktor dengan berkoordinasi bersama Forwarder yang telah disetujui Pemberi Kerja /Owner c) Kepabeanan / Proses Custom Clearance : Sesuai Kontrak, proses kepabeanan ini harus dilakukan dan sepenuhnya menjadi tanggung jawab
Kontraktor, sedangkan Pemberi Kerja hanya
membantu dan menerbitkan supporting letter seperti dalam proses membayar Bea Masuk dan proses pembebasan Pajak Import barang. Walaupun Pemberi Kerja hanya membantu, namun Pengawas wajib mengendalikan dan memastikan bahwa proses /procedure import barang yang dilakukan oleh Kontraktor sudah sesuai dengan ketentuan yang berlaku dan memenuhi jadwal sehingga tidak terjadi keterlambatan pekerjaan karena pengiriman barang terlambat. d) Material Receiving Report : Joint Inspection harus dilakukan pada saat material/peralatan telah tiba di Lapangan. Pengawas
wajib melakukan Joint Inspection terhadap
material/peralatan yang telah tiba di lapangan untuk memastikan bahwa material/peralatan yang dikirim telah sesuai dengan yang disepakati dalam kontrak dan memenuhi standard kualitas yang dinginkan . 21
Nara Sumber : Home Office Support Enjinir - Sulistijono
Buku Pedoman Supervisi Konstruksi ekselen Bagian 2 – Supervisi Pengelolaan Material/Peralatan di lapangan
Desember 2011
7. PROSEDUR / PROSES PENGIRIMAN BARANG YANG PERLU DIPAHAMI OLEH SUPERVISOR : Dalam pengelolaan - penyimpanan material / peralatan di Lapangan, pengawas perlu memahami terlebih dahulu proses/prosedur pengiriman material / peralatan di lapangan, agar dalam Supervisi pelaksanaan pengelolaan Material / Peralatan dapat berjalan dengan baik : a) Istilah- istilah yang digunakan dalam proses pengiriman barang : 1) JENIS L/C MENURUT CARA PEMBAYARAN SIGHT L/C L/C yang dibayarkan kepada Seller (Beneficiary) atas Dokumen Pengapalan yang dilengkapi dengan Wesel -Unjuk (Sight Draft) USANCE L/C L/C yang dibayarkan kepada Seller (Beneficiary) atas Dokumen Pengapalan yang dilengkapi dengan Wesel Berjangka (Long Bill Of Exchange) 2) Port Of Loading (POL) dan Port Of Discharge (POD) pada B/L harus sama dengan POL dan POD pada L/C : 3) Transhipment : “Allowed” atau Partial Shipment : “Allowed” 4) Proses Endorsement B/L atau AWB oleh Issuing Bank. 5) Shipper” pada B/L = “Beneficiary” pada L/C. 6) Notify Party” pada B/L = “Applicant” pada L/C. 7) “Consignee” pada B/L = “To Order Bank….” 8) Invoice dan Packing List Dokumen Impor menggunakan Letter Head “Beneficiary” pada L/C. 9) PT. PLN sebaiknya menerima 1 Negotiable B/L + 1 Non negotiable dari Contractor (Shipper), yang akan dipergunakan untuk endorsement B/L di Bank dan Customs Clearance.
22
Nara Sumber : Home Office Support Enjinir - Sulistijono
Buku Pedoman Supervisi Konstruksi ekselen Bagian 2 – Supervisi Pengelolaan Material/Peralatan di lapangan
b) Prosedur persetujuan Master List ( M/L ) :
23
Nara Sumber : Home Office Support Enjinir - Sulistijono
Desember 2011
Buku Pedoman Supervisi Konstruksi ekselen Bagian 2 – Supervisi Pengelolaan Material/Peralatan di lapangan
24
Nara Sumber : Home Office Support Enjinir - Sulistijono
Desember 2011
Buku Pedoman Supervisi Konstruksi ekselen Bagian 2 – Supervisi Pengelolaan Material/Peralatan di lapangan
Desember 2011
c) Prosedur Penunjukan Forwarder :
Surat dibuat oleh Kontraktor kepada PT. PLN cq GM Wilayah atau GM Pembangkitan atau yang ditentukan lain dalam Kontrak. Menyebutkan lingkup pekerjaan yang diberikan kepada PT. X sebagai Forwarder yaitu “Local Forwarder” d) Proses / prosedur penyiapan Dokumen Import untuk Custom Clearance 1) Dokumen yang dipersiapkan Oleh Kontraktor :
Bill Of Lading (B/L) atau Airway Bill (AWB)
Invoice
Packing List.
Certificate Of Origin (COO).
Insurance Policy
Aplikasi Surat Kuasa kepada PLN.
Surat Pernyataan Kontraktor.
2) Dokumen yang dipersiapkan Oleh Forwarder :
Aplikasi Surat Kuasa kepada PLN
Draft dan Final Pemberitahuan Impor Barang (PIB)
Aplikasi SKB dilampirkan Daftar Nama/Jenis/Kegunaan Barang
3) Dokumen yang dipersiapkan Oleh PLN :
Surat Kuasa kepada Forwarder.
Endorsement B/L atau AWB.
Aplikasi SKB dari PLN Proyek kepada PLN Tax Department dilengkapi dengan Daftar Nama/Jenis/Kegunaan Barang.
25
Aplikasi SKB dari PLN Tax Department kepada Kantor Pajak Jakarta.
SKB dari Kantor Pajak Jakarta.
Nara Sumber : Home Office Support Enjinir - Sulistijono
Buku Pedoman Supervisi Konstruksi ekselen Bagian 2 – Supervisi Pengelolaan Material/Peralatan di lapangan
Desember 2011
4) Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam persiapan dokumen impor : Kesalahan/kekurang lengkapan pada Dokumen Impor. Kurs Mingguan Bea Cukai untuk Pembayaran Bea Masuk harus sesuai dengan Final PIB yang akan diproses di Bank Persepsi dan EDI System. Lamanya Proses SKB di Kantor Pajak Jakarta Lamanya Endorsement B/L atau AWB oleh Issuing Bank. Proses LOA yang memerlukan Rekomendasi dari Tim Proyek kepada PLN TAK. Persiapan Pembayaran Kewajiban BM dan/atau PPN dan PPh Impor. 26
Nara Sumber : Home Office Support Enjinir - Sulistijono
Buku Pedoman Supervisi Konstruksi ekselen Bagian 2 – Supervisi Pengelolaan Material/Peralatan di lapangan
Desember 2011
e) Custom clearance / kepabeanan : Proses / Prosedur Customs Clearance
Beberapa permasalahan dalam proses customs clearance Respon Jalur Merah Pemeriksaan Fisik Barang. Resiko : a. Extra Storage Cost. b. Demurrage Container c. Extra Cost Relokasi di Pelabuhan. Blokir PLN sebagai Importir secara otomatis oleh Bea Cukai atas keterlambatan proses penyelesaian kewajiban kepabeanan yang terjadi di proyek yang berbeda. Resiko : a. Extra Storage Cost. b. Demurrage Container. c. Relokasi Cargo di Pelabuhan. 27
Nara Sumber : Home Office Support Enjinir - Sulistijono
Buku Pedoman Supervisi Konstruksi ekselen Bagian 2 – Supervisi Pengelolaan Material/Peralatan di lapangan
Desember 2011
Ketidak sesuaian Barang dengan Dokumen dari hasil Pemeriksaan Fisik (Jalur Merah) oleh Bea dan Cukai. Resiko : a. Denda Bea Cukai. b. Pembayaran Tambahan Bea Masuk c. Pemblokiran Sementara Ijin Impor. Pengeluaran barang impor dengan penangguhan pembayaran
BM
dan Pajak Impor Alasan yang dapat diberikan : a. Untuk Pembangunan Proyek yang mendesak. b. Untuk bantuan bencana alam. c. Barang yang akan mendapat Fasilitas M/L. Dokumen diperlukan : a. Surat Permohonan Penangguhan dan copy dokumen impor. b. PIB, Jaminan sebesar BM dan Pajak Impor. c. Surat Tanda Terima Proses M/L. Jangka Waktu Penangguhan maksimal 60 (enam puluh) hari sejak diterimanya PIB dan Dokumen pendukung lainnya. Kegagalan pemenuhan Kewajiban Pembayaran BM dan Pajak Impor, sangsi yang akan diberikan : a) Pencairan Jaminan. b) Denda. c) Pesetujuan M/L menjadi 6 bulan setelah Pembayaran BM dan Pajak Impor.
28
Nara Sumber : Home Office Support Enjinir - Sulistijono
Buku Pedoman Supervisi Konstruksi ekselen Bagian 2 – Supervisi Pengelolaan Material/Peralatan di lapangan
Desember 2011
Proses / prosedur pengeluaran barang impor dengan penangguhan pembayaran bea masuk dan pajak import :
Pengeluaran barang untuk ditimbun di tempat selain KP dan TPS Alasan yang dapat diberikan : o Keadaan Darurat.
Keterbatasan Fasilitas Pelabuhan (Kongesti,Peralatan Bongkar / Muat).
Sifat Barang yang Mengganggu (Heavy Lift / Over Dimension)
Alasan lainnya ditentukan oleh Kantor BC.
o Dokumen diperlukan :
29
Surat Permohonan.
Cargo Manifest.
Nara Sumber : Home Office Support Enjinir - Sulistijono
Buku Pedoman Supervisi Konstruksi ekselen Bagian 2 – Supervisi Pengelolaan Material/Peralatan di lapangan
Desember 2011
8. PENYIMPANAN MATERIAL / PERALATAN DI LAPANGAN Penyimpanan Material / Peralatan di Lapangan memiliki peran sangat penting terhadap pengendalian kualitas barang sebelum dipasang. Faktor penting yang perlu diperhatikan oleh Supervisor / Pengawas diuraikan sebagai berikut : a) Penyiapan Laydown Area b) Pengkategorian jenis Material/Peralatan yang akan disimpan c) Penyiapan Gudang Terbuka d) Penyiapan Gudang Tertutup e) Peyiapan Gudang Tertutup ber AC
30
Nara Sumber : Home Office Support Enjinir - Sulistijono
Buku Pedoman Supervisi Konstruksi ekselen Bagian 2 – Supervisi Pengelolaan Material/Peralatan di lapangan
Desember 2011
a) Penyiapan Laydown Area : Sesuai ketentuan dalam kontrak Laydown Area / tempat penyimpanan sementara material / peralatan sebelum dipasang harus mendapatkan persetujuan Pemberi kerja / Owner. Proses persetujuan Laydown Area dapat dilakukan apabila gambar Site Layout dan Elevasi Power Island / lokasi Main Equipment telah ditentukan dan disetujui oleh Pemberi Kerja / Owner. Hal yang perlu diperhatikan oleh Supervisor dalam penyiapan Laydown Area : Luas Laydown Area harus memadai, cukup untuk menampung material / peralatan sementara sebelum dipasang. Elevasi Laydown Area harus bebas dari banjir. Harus ditempat tanah keras, dan apabila harus berada di tanah urugan, metode pemadatan tanah dilakukan sesui standar pengurugan pekerjaan sipil dengan lapisan urugan gravel yang memadai. Harus ada saluran / drainage untuk mengalirkan air limbah / hujan sehingga tidak terjadi banjir. b) Pengkategorian jenis Material / Peralatan yang akan disimpan : Cara penyimpanan material / peralatan di lapangan terdapat beberapa jenis Material/Peralatan yang perlu ditangani di lapangan, yang meliputi : 1) Material curah seperti : Pipe, Plat, Besi profil dsb. 2) Raw Material / Peralatan setengah jadi seperti : Boiler Part, Steel Structure, Beam dsb. 3) Peralatan /Part seperti : Pompa, Valve, Condenser, dsb. 4) Peralatan / Packages siap dioperasikan seperti : CWPump, Turbine, Compressor, FD,PA Fan dsb. 5) Peralatan sensitif terhadap Cuaca dan temperatur seperti : Instrument, Control Equipment 1) Material curah : Persiapan laydown area harus memadai, dengan luasan yang mencukupi dan daerah rata tidak tergenang atau bebas dari banjir Perhatikan kemampuan peralatan handling yang memadai 31
Nara Sumber : Home Office Support Enjinir - Sulistijono
Buku Pedoman Supervisi Konstruksi ekselen Bagian 2 – Supervisi Pengelolaan Material/Peralatan di lapangan
Desember 2011
Periksa kondisi permukaan tanah keras mampu mendukung material yang akan ditempatkan. Perhatikan bantalan dari kayu glodongan atau balok yang mampu untuk mendukung material . Jarak antara bantalan harus memadai disesuaikan
dengan beban
material Periksa kembali jadwal pemasangan peralatan akan mulai dilaksanakan. Apabila proyek tertunda cukup lama, kontraktor diminta melakukan preservation antara lain dengan penutup terpal kedah air hujan, untuk meminimalkan terjadinya korosi. Material Pipa atau sejenisnya pada kedua ujung lubangnya harus dalam kondisi tertutup dengan Pluging yang biasanya telah dilakukan di manufacturer. 2) Raw Material / Peralatan setengah jadi : Raw Material biasanya dikirim telah dilakukan penyecatan sedikitnya Primary Coat. Tempat penyimpanan harus bebas dari banjir dan dalam kondisi permukaan rata. Raw Material harus didudukkan pada bantalan kayu tidak boleh miring, tidak ditumpuk dengan material lain dan bersih dari kotoran lumpur atau bebas dari percikan air laut. Raw Material harus ditutup dengan terpal , biasanya dikirim dalam kondisi terbungkus dengan Plastik. Bungkus Plastik dari Fabrikan diusahakan tidak dibuka sebelum dipasang, kecuali pada saat Inspection ,apabila harus dibuka segera ditutup kembali, agar terhindar dari korosi. Pada saat akan dipasang, diperiksa kembali apabila primary coat ada yang cacat harus dilakukan touch up painting dengan metode pengecatan yang telah disetujui.
32
Nara Sumber : Home Office Support Enjinir - Sulistijono
Buku Pedoman Supervisi Konstruksi ekselen Bagian 2 – Supervisi Pengelolaan Material/Peralatan di lapangan
Desember 2011
3) Peralatan / Mechanical Part Peralatan/Mechanical Part yang dikirim ke Site harus dalam kondisi tidak cacat /rusak akibat transportasi. Apabila rusak harus ditolak dan sesuai dengan kontrak harus diganti dengan yang baru. Apabila kerusakan terjadi sebelum dipasang harus ditolak dan minta diganti dengan yang baru, kecuali apabila dapat dikategorikan Minor damages yang tidak mengganggu kualitas operasional. Peralatan harus disimpan dalam kondisi tertutup dengan plastik kedap air dengan casing kayu tidak harus dibuka sebelum pemasangan, kecuali apabila dilakukan Inspection. Peralatan harus ditutup dengan Terpal
dan bebas dari benturan benda
keras/tajam dan terbebas dari banjir atau ada genangan air, dihindarkan dari percikan air laut atau kotoran debu/lumpur Sebelum dilakukan pemasangan , harus dilakukan Joint Inspection , mamastikan Peralatan tersebut tidak terdapat kerusakan dan layak untuk dipasang. Apabila tidak layak harus dilakukan perbaikan terlebih dahulu atau harus ditolak untuk diganti dengan yang baru apabila terdapat kerusakan. 4) Peralatan / Packages lengkap Peralatan ini seperti antara lain : CWPump, Turbine, Compressor, FD,PA Fan dsb Penanganan penyimpanan harus dilakukan extra hati hati agar peralatan tetap dapat digunakan pada waktu Operasional, karena biasanya terdapat bearing, seal, gasket, kumparan motor yang harus dijaga kondisinya selama penyimpanan. Penyimpanan harus dilakukan didalam gudang tertutup , tahan terhadap cuaca dan bebas dari benturan benda keras/tajam. Pengawas harus memastikan bahwa Gudang tertutup memadai untuk menyimpan peralatan tersebut.
33
Nara Sumber : Home Office Support Enjinir - Sulistijono
Buku Pedoman Supervisi Konstruksi ekselen Bagian 2 – Supervisi Pengelolaan Material/Peralatan di lapangan
Desember 2011
Pengelolaannya dilakukan melalui pengendalian gudang yang baku, sehingga dapat diketahui setiap saat dan bebas dari pencurian, karena apabila hilang atau tidak dapat dioperasikan pada saatnya, proses reprocurementnya memerlukan waktu lama. Pengawas harus memeriksa persyaratan penyimpanan dan perhatikan temperatur yang diijinkan sesuai standard manufacturer. Perhatikan posisi penyimpanan jangan terbalik atau ditidurkan, apabila terdapat persyaratan khusus. 5) Peralatan Sensitif terhadap Cuaca dan Temperature Peralatan ini biasanya terdapat persyaratan khusus disimpan dalam gudang yang dilengkapi fasilitas pendingin dan pengaturan kelembaban seperti : Instrument, Control Equipment Periksa persyaratan khusus dari manufacturer dan Pengawas wajib mengikuti ketentuan tersebut, agar peralatan tidak Rusak. Peralatan harus disimpan dengan baik dalam gudang tertutup ber AC dan dilengkapi dengan kontrol kelembaban. Peralatan harus disusun , tidak ditumpuk dan packing serta bungkus Plastik dari manufactuter tidak perlu dibuka. Pengawas harus memastikan bahwa Gudang yang tersedia telah sesuai dan pengelolaannya harus dilakukan melalui metode standard gudang dengan pengamanan khusus. 9. LEMBAR PENGENDALIAN PENGELOLAAN MATERIAL/PERALATAN Dalam pengendalian pengelolaan material / Peralatan di lapangan, terlampir diuraikan lembar Pengendalian yang harus dilakukan oleh Supervisor sebagai berikut : a) Persiapan Pengelolaan Pengiriman Material / peralatan b) Pengiriman Material / Peralatan di lapangan c) Penerimaan Material / Peralatan (MRR) d) Penyimpanan Material / Peralatan di lapangan
34
Nara Sumber : Home Office Support Enjinir - Sulistijono
Buku Pedoman Supervisi Konstruksi ekselen Bagian 2 – Supervisi Pengelolaan Material/Peralatan di lapangan
Desember 2011
PENUTUP Pengelolaan Material/Peralatan Konstruksi di Lapangan merupakan kunci awal keberhasilan dalam Supervisi Konstruksi karena sangat mempengaruhi keberhasilan dalam mempertahankan kualitas pekerjaan, sehingga perlu dikelola dengan baik , sesuai dengan standard dan ketentuan dalam kontrak. Kami yakin , apabila pelaksanaan Supervisi Konstruksi di Lapangan dilaksanakan dengan baik sesuai dengan biaya yang direncanakan, berkualitas dan tepat waktu, , maka pelaksanaan Proyek akan berjalan success , seperti yang diharapkan dan “ BMW” dapat dibawa pulang. Pengawas di Lapangan tidak boleh segan segan dan wajib secara proffesional berani menerbitkan teguran baik lisan atau tertulis kepada Kontraktor, apabila Pelaksanaan Pekerjaan menyimpang spesifikasi dan atau Garmbar yang telah disetujui sesuai kontrak, karena hal ini merupakan dasar pegangan Tim Supervisi secara Legal di kemudian hari. Setiap permasalahan yang terjadi di lingkungan sekitar proyek harus ada tindak lanjut
korektifnya
,
walaupun
tidak
langsung
tuntas,
namun
perlu
juga
memperhatikan serta melibatkan lingkungan sepanjang memenuhi kaedah regulasi yang berlaku. “ BEKERJA, BEKERJA, BEKERJA DAN BERJUANG DEMI KEMAJUAN BANGSA INDONESIA “
35
Nara Sumber : Home Office Support Enjinir - Sulistijono
Buku Pedoman Supervisi Konstruksi ekselen Bagian 2 – Supervisi Pengelolaan Material/Peralatan di lapangan
Desember 2011
GAMBARAN VISUAL PENEMPATAN MATERIAL / PERALATAN DI LAPANGAN :
36
Nara Sumber : Home Office Support Enjinir - Sulistijono
Buku Pedoman Supervisi Konstruksi ekselen Bagian 2 – Supervisi Pengelolaan Material/Peralatan di lapangan
Benar
Material Seamless Pipe Menggunakan Caps Plastic , dan terlindung dari contact langsung dengan Ground
37
Nara Sumber : Home Office Support Enjinir - Sulistijono
Desember 2011
Buku Pedoman Supervisi Konstruksi ekselen Bagian 2 – Supervisi Pengelolaan Material/Peralatan di lapangan
38
Nara Sumber : Home Office Support Enjinir - Sulistijono
Desember 2011
Buku Pedoman Supervisi Konstruksi ekselen Bagian 2 – Supervisi Pengelolaan Material/Peralatan di lapangan
39
Nara Sumber : Home Office Support Enjinir - Sulistijono
Desember 2011
Buku Pedoman Supervisi Konstruksi ekselen Bagian 2 – Supervisi Pengelolaan Material/Peralatan di lapangan
40
Nara Sumber : Home Office Support Enjinir - Sulistijono
Desember 2011
Buku Pedoman Supervisi Konstruksi ekselen Bagian 2 – Supervisi Pengelolaan Material/Peralatan di lapangan
41
Nara Sumber : Home Office Support Enjinir - Sulistijono
Desember 2011
Buku Pedoman Supervisi Konstruksi ekselen Bagian 2 – Supervisi Pengelolaan Material/Peralatan di lapangan
42
Nara Sumber : Home Office Support Enjinir - Sulistijono
Desember 2011
Buku Pedoman Supervisi Konstruksi ekselen Bagian 2 – Supervisi Pengelolaan Material/Peralatan di lapangan
43
Nara Sumber : Home Office Support Enjinir - Sulistijono
Desember 2011
Buku Pedoman Supervisi Konstruksi ekselen Bagian 2 – Supervisi Pengelolaan Material/Peralatan di lapangan
44
Nara Sumber : Home Office Support Enjinir - Sulistijono
Desember 2011
Buku Pedoman Supervisi Konstruksi ekselen Bagian 2 – Supervisi Pengelolaan Material/Peralatan di lapangan
45
Nara Sumber : Home Office Support Enjinir - Sulistijono
Desember 2011
Buku Pedoman Supervisi Konstruksi ekselen Bagian 2 – Supervisi Pengelolaan Material/Peralatan di lapangan
46
Nara Sumber : Home Office Support Enjinir - Sulistijono
Desember 2011
Buku Pedoman Supervisi Konstruksi ekselen Bagian 2 – Supervisi Pengelolaan Material/Peralatan di lapangan
47
Nara Sumber : Home Office Support Enjinir - Sulistijono
Desember 2011
Buku Pedoman Supervisi Konstruksi ekselen Bagian 2 – Supervisi Pengelolaan Material/Peralatan di lapangan
48
Nara Sumber : Home Office Support Enjinir - Sulistijono
Desember 2011
Buku Pedoman Supervisi Konstruksi ekselen Bagian 2 – Supervisi Pengelolaan Material/Peralatan di lapangan
49
Nara Sumber : Home Office Support Enjinir - Sulistijono
Desember 2011
LEMBAR PENGENDALIAN SUPERVISI PENGELOLAAN MATERIAL/PERALATAN DILAPANGAN
NO
URAIAN
1 SUPERVISI PENUNJUKAN FORWARDER a Pemeriksaan administrasi b Pemeriksaan terhadap resources Peralatan dan SDM yangmemadai c Pemeriksaan kemampuan /pengalaman 2 Letter of Credit : a Dipastikan Nama Proyek,No dan tanggal telah sesuai b Dipastikan Masa berlaku telah diperiksa sesuai jadwal 3 Master List : a Dipastikan telah ditandatangani kedua belah pihak b Diperiksa sesuai dengan Price Schedule Kontrak 4 Supervisi Pengelolaan Material di Manufacturer a Diteliti QA/QC Engineer telah ditetapkan b Periksa ITP sudah disetujui Pemberi kerja c Perika Menufacturing Schedule telah dicantumkan dalam ITP d Dipastikan Inspection Test Plan telah disampaikan e Dipastikan Inspection Test Resut telah disetujui QA/QC yang disetujui f Dipastikan Mill Certificate telah diperiksa oleh QA/QC Engineer 5 Supervisi Pengellaan Material/Peralatan di Pelabuhan a Pastikan Forwarder sesuai dengan yang disetujui
6 Supervisi Pengelolaan Material/Peralatan selama Transportasi ke Lapangan a Pastikan Ijin dari Institusi terkait telah tersedia b Periksa Transportasi Prosedur telah disetujui
YES
STATUS NO YES WITH NOTES
KETERANGAN
NO
URAIAN Pastikan Jenis dan kemampuan alat angkut seperti forklift, trailer, multiaxle c Truck sesuai dengan kapasitas material/peralatan yang akan diangkut, sesuai Trnasportasi Prosedur yang telah disetujui. Pastikan Kondisi fasilitas Jalan dan Jembatan yang akan dilalui mampu d mananggung beban barang yang akan dikirim e Periksa Peralatan bantu dalam melakukan perkuatan jalan/jembatan yang akan dilalui telah tersedia sebelum pelaksanaan pengiriman barang. Pastikan semua perijinan dalam transportasi peralatan telah dipenuhi dan f disampaikan kepada Pemberi Kerja/Owner. g Pastikan Asuransi pengiriman barang telah disampaikan oleh Kontraktor Nilai barang sesuai dengan harga barang sesuai Master List Masa laku Asuransi sesuai dengan yang dicantumkan dalam Kontrak Untuk Transportasi Peralatan yang memerlukan penanganan khusus seperti Heaviest Equipment : Turbine, Generator, Transformer dari Pelabuhan sampai h ke Lapangan, Pastikan telah tersedia ijin dari Institusi terkait seperti antara lain : Pihak Kepolisian, PU, Perhubungan sebelum dilakukan Pengiriman material
7 PENERIMAAN MATERIAL/PERALATAN DI LAPANGAN : a Pastikan Request for Inspection telah diajukan oleh Kontraktor b Pastikan Format Joint Inspection sudah disepakati kedua belah pihak c Periksa Dokumen MRR yang akan digunakan untuk Joint Inspection d Periksa Dokumen yang disampaikan : - Shipping document, - Bill of lading, L/C, - Master List no, - Rincian Peralatan/Material yang dikirim termasuk indikasi packing & jumlahnya e Lakukan Joint Inspection : - Periksa kelengkapan dokumen - Master list - Mill certificate - Certificate of origin - Manufacturer sesuai kontrak - Periksa format /berita acara - Periksa Packages yang rusak - Periksa dan hitung bersama Peralatan sesuai dengan Shipping Document
YES
STATUS NO YES WITH NOTES
KETERANGAN
NO
URAIAN
8 Penyiapan Laydown Area : Pastikan usulan Laydown Area yang disampaikan oleh Kontraktor telah a disetujui, sesuai Layout dan elevasi tidak terkena banjir b Pastikan Laydown Area telah dipadatkan/ditanah keras Pastikan Laydown Area telah ada saluran/drainage untuk mengalirkan air c hujan 9 Penyimpanan Material curah : Pastikan laydown area harus memadai, dengan luasan yang mencukupi dan a daerah rata tidak tergenang atau bebas dari banjir b Periksa kemampuan peralatan handling yang memadai Periksa kondisi permukaan tanah keras mampu mendukung material yang c akan ditempatkan. Perikan apakah bantalan dari kayu glodongan atau balok mampu untuk d mendukung material . e Periksa Jarak antara bantalan harus memadai disesuaikan dengan beban material kembali jadwal pemasangan peralatan akan mulai dilaksanakan. Periksa f Apabila proyek tertunda cukup lama, kontraktor diminta melakukan preservation antara lain dengan penutup terpal kedah air hujan, untuk Pastikan Material Pipa atau sejenisnya pada kedua ujung lubangnya harus g dalam kondisi tertutup dengan Pluging yang biasanya telah dilakukan di manufacturer. 10 Penyimpanan Raw Material /Peralatan setengah jadi : Pastikan Raw Material biasanya dikirim telah dilakukan pengecatan sedikitnya a Primary Coat. Pastikan tempat penyimpanan bebas dari banjir dan dalam kondisi permukaan b rata. Pastikan Raw Material didudukkan pada bantalan kayu tidak boleh miring, c tidak ditumpuk dengan material lain dan bersih dari kotoran lumpur atau bebas dari percikan air laut. Raw Material telah ditutup dengan terpal (biasanya dikirim dalam kondisi d terbungkus dengan Plastik) , tidak terbuka agar terhindar dari korosi .
YES
STATUS NO YES WITH NOTES
KETERANGAN
NO
URAIAN
11 Peralatan / Mechanical Part Periksa Peralatan/Mechanical Part yang dikirim ke Site dalam kondisi tidak a cacat /rusak akibat transportasi, apabila rusak harus ditolak dan sesuai dengan kontrak harus diganti dengan yang baru. Pastikan Peralatan telah disimpan dalam kondisi tertutup dengan plastik b kedap air dengan casing kayu tidak harus dibuka sebelum pemasangan, kecuali apabila dilakukan Inspection. Pastikan Peralatan telah ditutup dengan Terpal dan bebas dari benturan benda keras/tajam dan terbebas dari banjir atau ada genangan air, dihindarkan c dari percikan air laut atau kotoran debu/lumpur. Apabila tidak layak harus dilakukan perbaikan terlebih dahulu atau harus ditolak untuk diganti dengan yang baru apabila terdapat kerusakan. 12 Peralatan / Packages lengkap (CWPump, Turbine, Compressor,FD,PA Fan dsb ) Pastikan Penyimpanan telah dilakukan didalam gudang tertutup , tahan a terhadap cuaca dan bebas dari benturan benda keras/tajam. Pastikan Pengelolaannya telah dilakukan melalui pengendalian gudang yang b baku, sehingga dapat diketahui keluar masuk barang Periksa persyaratan penyimpanan dan perhatikan temperatur yang diijinkan c sesuai standard manufacturer. Periksa posisi penyimpanan jangan terbalik atau ditidurkan, apabila terdapat d persyaratan khusus. 13 Peralatan Sensitif terhadap Cuaca dan Temperature ( Instrument, Control Equipment) a Periksa persyaratan khusus dari manufacturer Pastikan Peralatan telah disimpan dengan baik dalam gudang tertutup ber AC b dan dilengkapi dengan kontrol kelembaban. Pastikan Peralatan telah disusun , tidak ditumpuk dan packing serta bungkus c Plastik dari manufactuter tidak perlu dibuka. Pastikan Pengawas harus memastikan bahwa Gudang yang tersedia telah d sesuai dan pengelolaannya harus dilakukan melalui metode standard gudang dengan pengamanan khusus.
YES
STATUS NO YES WITH NOTES
KETERANGAN