NVO projektų valdymas ir kokybės vertinimas by Kristina Stepanova

NVO PROJEKTŲ VALDYMAS

IR VEIKLOS KOKYBĖS VERTINIMAS gairės nevyriausybinėms organizacijoms

Šis leidinys parengtas Visuomeninės organizacijos „Gelbėkit vaikus“ pagal paprojektį „Nevyriausybinių organizacijų, dirbančių vaiko teisių srityje, sektoriaus vystymas stiprinant organizacijų institwucinius gebėjimus (CH-5-FM-1/26). Paprojektis įgyvendinamas pagal Lietuvos ir Šveicarijos bendradarbiavimo programą.

2014 06 28 LTV.indd 1

01/07/2014 12:35:48

Šis leidinys išleistas pagal Lietuvos ir Šveicarijos bendradarbiavimo programą Šveicarijos parama naudojama stiprinti Lietuvos nevyriausybinio sektoriaus organizacijas, dirbančias vaiko teisių srityje. Siekiant šio tikslo, parama skiriama nevyriausybinių organizacijų atstovų mokymams, metodinių priemonių rengimui ir leidybai, tyrimams ir nevyriausybinio sektoriaus organizacijų stiprinimo strategijoms rengti, stažuotėms, darbo įrangos įsigijimui, nevyriausybinių organizacijų žinomumo didinimui, šių organizacijų ir vietos valdžios institucijų sėkmingos partnerystės skatinimui.

vaiko teisių srityje, sektoriaus vystymas stiprinant šių organizacijų institucinius gebėjimus, kuriant sėkmingos partnerystės ryšius tarp nevyriausybinių organizacijų ir vietos valdžios institucijų bei skatinant efektyvų bendradarbiavimą tarp pačių nevyriausybinių organizacijų. Projekto vykdymo trukmė - 2013 m. sausis - 2014 m. liepa.

Projekto veiklos apima nevyriausybinių organizacijų atstovų mokymus jiems aktualiomis temomis, metodinių priemonių rengimą, Nevyriausybinių organizacijų veiklos tyrimą ir nevyriausybinio sektoriaus organizacijų stiprinimo strategijų parengimą, stažuotes gerosios patirties perėmimui, papildomos darbo įrangos įsigijimą, renginius skirtus nevyriausybinių organizacijų žinomumo didinimui bei partnerystės su vietos valdžios institucijomis skatinimui.

Projekto tikslas - nevyriausybinių organizacijų, dirbančių

Šveicarijos finansinė parama sudaro 151581,51 Lt.

Visuomeninė organizacija „Gelbėkit vaikus“ Tarptautinė Save the Children (Gelbėkit vaikus) organizacija yra pasaulyje pirmaujanti nepriklausoma organizacija dirbanti vaikams. Visuomeninė organizacija (VO) „Gelbėkit vaikus“ nuo 2002 m. yra pilnateisė Save the Children narė, ir kartu siekia kurti tvarius ir reikšmingus pokyčius vaikų ir šeimų gyvenimuose.

Mūsų misija Dėti visas pastangas, idant pasaulyje keistųsi požiūris į vaikus; siekti kiek galima greitesnių ir ilgalaikių pokyčių jų gyvenime.

Mūsų veiklos sritys: 1. Vaiko apsauga 2. Visi vaikai šeimoje Lietuvoje savo veiklą vaikų labui VO „Gelbėkit vaikus“ 3. Vaiko teisių sklaida ir atstovavimas vykdo nuo 1991 m. Esame viena iš didžiausių ir pirmaujančių 4. Tarptautinės programos Lietuvoje nevyriausybinių organizacijų, atstovaujančių 5. Organizacijos pajėgumų ir finansinio stabilumo vaiko teisėms. Savo veikla siekiame kurti tvarius pokyčius stiprinimas labiausiai pažeidžiamų vaikų gyvenimuose pirmiausia, Lietuvoje, o taip pat visame pasaulyje. Mūsų vizija Pasaulis, kuriame kiekvienam vaikui suteikta teisė į išlikimą, PRISIJUNKITE PRIE MŪSŲ! apsaugą, vystymąsi ir visavertį gyvenimą.

2014 06 28 LTV.indd 2

01/07/2014 12:35:49

TURINYS

Turinys

Apie ką yra šis leidinys?

I. Kas yra projektas?

II. Projektų rengimas: svarbiausi komponentai

2.1. Projekto problema: kodėl projektas yra reikalingas?

2.2. Susijusių asmenų analizė: kam yra svarbus projektas?

2.3. Projekto tikslai ir uždaviniai: ko siekiama projektu

2.4. Projekto veiklos ir strategija

2.5. Potencialių rizikų analizė: kas gali trukdyti projektui

2.6. Projekto stebėsena

III. Rėmėjų paieška: pagrindiniai principai

IV. Projektų valdymo pagrindai

V. Kokybės vertinimas: instrumentų pavyzdžiai

2014 06 28 LTV.indd 3

01/07/2014 12:35:49

APIE KĄ YRA ŠIS LEIDINYS? Visuomeninė organizacija (VO) „Gelbėkit vaikus“ siekia įgyvendinti į ilgalaikį pokytį orientuotas programas ir projektus, kurie leistų kurti saugią ir darnią visuomenę, kur kiekvieno žmogaus orumas ir prigimtinės teisės bei laisvės būtų gerbiamos. Organizacija turi daugiau nei 20 metų patirties rengiant ir įgyvendinant projektus, kurie buvo ir yra remiami Lietuvos ir užsienio fondų, Vyriausybės ir valstybinių institucijų, užsienio bendruomenių, verslo įmonių, Europos Sąjungos. Projektų rengimas, įgyvendinimas ir vertinimas dažnai yra nemenkas iššūkis organizacijoms, ypatingai nevyriausybinėms, kurios veikia sudėtingose, kompleksinėse aplinkose ir siekia kurti pokyčius, susijusius su sudėtingomis socialinėmis problemomis, reikalaujančiomis ilgalaikio nuoseklaus darbo. Tai apsunkina projektų valdymą, reikalauja didelio lankstumo, o taip pat gebėjimo įvertinti projektų poveikį, atskleisti, kaip projekto veiklos padeda kurti siekiamą rezultatą. Projektų rengimas ir įgyvendinimas visada buvo viena iš pagrindinių VO „Gelbėkit vaikus“ veiklų - organizacijos projektai skiriasi pagal apimtį, poveikį ir vykdomas veiklas

bei taikomus metodus, tačiau visus juos jungia bendras tikslas. Tai yra siekis kurti tvarius ir naudingus pokyčius visuomenėje, kurie užtikrintų vaikų ir jaunų žmonių, bei jų šeimų gyvenimo kokybę ir gerovę. Svarbu, kad rengiami ir įgyvendinami projektai atitiktų kokybės reikalavimus, o jų poveikis būtų reikšmingas, nevienadienis. Šiose gairėse VO „Gelbėkit vaikus“ siekia apibendrinti savo turimą patirtį projektų valdymo srityje ir pateikti pagrindines rekomendacijas dėl projektų valdymo. Organizacija tikisi, kad šios gairės padės kitoms nevyriausybinėms organizacijoms perprasti pagrindinius projektų valdymo aspektus, kurie leis užtikrinti, kad įgyvendinami projektai, programos ar kita veikla būtų tęstinė, ekonomiška, veiksminga ir naudinga bendruomenei.

APRIBOJIMAI. VO „Gelbėkit vaikus“ nori pažymėti, kad šis leidinys yra rekomendacinio pobūdžio. Tai reiškia, kad kiekvienu atveju pirmiausia būtina vadovautis paramos davėjo (rėmėjo) pateiktomis taisyklėmis ar gairėmis. Taip pat visais atvejais rekomenduojama ieškoti papildomos literatūros, skirtos projektų rengimui ir valdymui. Tačiau tuo pačiu metu VO „Gelbėkit vaikus“ tikisi, kad šis leidinys bus nevyriausybinėms organizacijoms naudingomis gairėmis, kurios suteiks naujų minčių.

2014 06 28 LTV.indd 4

01/07/2014 12:35:49

2014 06 28 LTV.indd 5

01/07/2014 12:35:49

I. KAS YRA PROJEKTAS? Dėl šio termino paplitimo ir naudojimo labai skirtingoms veikloms apibūdinti, projekto terminas aiškinamas labai įvairiai. Pati projekto sąvoka yra kilusi iš lotynų kalbos, nuo žodžio projicere, kuris reiškia mesti į priekį. Todėl projektas gali būti suvokiamas kaip judėjimas į priekį, kuris leidžia keistis, augti ir keisti aplinką aplink save. Tai iniciatyva, idėja, kuri remiasi ryžtu, motyvacija ir stipriu Sėkmingas projekto parengimas ir įgyvendinimas įsitikinimu, kad būtina pakeisti esamą situaciją, nes tai priklauso nuo efektyvaus projekto valdymo. Nors turės realią naudą aplinkai ar tam tikroms visuomenės projektų valdymas dažniausiai yra siejamas su projekto socialinėms grupėms. komandos suformavimu, projekto vadovo paskyrimu, Iš esmės, projektas gali būti apibūdinamas kaip idėja, kuri projekto veiklų kontrole ir įgyvendinimu, visgi, valdymą paverčiama veiksmais, kuriais siekiama padaryti ar sukurti galima sieti su procesu, kuris apima visus būtinus etapus ir komponentus, reikalingus projekto sėkmei užtikrinti, kažką naudingo; išspręsti tam tikrą problemą, užduotį ar pradedant nuo projekto planavimo, parengimo, projekto iššūkį; sukurti kažką naujo ar išbandyti inovacijas. komandos sudarymo, įgyvendinimo, kontrolės ir rizikų valdymo, stebėsenos ir baigiant projekto užbaigimu, Projekto samprata yra apibūdinama kaip: įvertinimu, išvadų parengimu ir atsiskaitymu. Projekto parengimas taip pat yra projekto valdymo dalis, nes Individualios arba kolektyvinės pastangos, kurios yra būtina užtikrinti, kad būtų numatyti visi projekto aiškiai suplanuotos ir nukreiptos konkretaus tikslo pasiekimui. Projektas apima bet kokių veiksmų ir užduočių įgyvendinimui reikalingi resursai, projekto problema išsamiai išanalizuota ir pagrįsta patikimais faktais, seką, kuri turi: tam tikrus tikslus, kuriuos pasiekti galima suformulavus tam tikrus uždavinius; turi apibrėžtą pradžią nustatytos tinkamos tikslinės grupės, apgalvotos galimos projekto rizikos ir jų valdymo strategijos. ir pabaigą; turi nustatytą finansavimą; kuriai įgyvendinti reikalingi ištekliai (A. Diržytė, 2010). Kaip ir projekto samprata, taip ir projekto valdymo terminas aiškinamas labai įvairiai - tai: Tai laikinos pastangos, kurių imamasi siekiant sukurti unikalų produktą, paslaugą ar rezultatą (Projektų valdymo Žinių, įgūdžių, įrankių ir metodų taikymas įgyvendinant institutas/Project Management Institute, 2008). projekto veiklas, siekiant patenkinti projekto reikalavimus (Projektų valdymo institutas/Project Management Tai suplanuotų ir tarpusavyje susijusių užduočių Institute, 2008). rinkinys, kurias būtina įvykdyti per nustatytą laikotarpį, neviršijant tam tikrų išlaidų ir laikantis kitokių apribojimų Tai procesas, darantis poveikį projekto planavimui, (BusinessDictionary.com, 2014). išlaidoms, rizikai, komandos formavimui, pirkimams, apimčiai, kokybei, rezultatams, komunikacijai, kontrolei Tai - tik keli projekto sampratos aiškinimo pavyzdžiai, kurie yra gana skirtingi, tačiau leidžia išgryninti tam tikrus ir pan. (Centrinė projektų valdymo agentūra, Projekto priežiūra, 2014). visiems apibrėžimams bendrus dalykus: Projektų valdymas - tai procesas, kuris turi užtikrinti du 1) aktyvios pastangos, skirtos pasiekti tam tikrą tikslą; pagrindinius aspektus: 2) pastangos yra išreiškiamos veiksmais; 1) meną vadovauti žmonėms ir skatinti žmones, 3) projektas reikalauja tam tikrų išteklių bei išlaidų; dirbančius projekte; 4) projektas turi pradžią ir pabaigą. 4

2014 06 28 LTV.indd 6

01/07/2014 12:35:49

2) mokslą apibrėžti ir koordinuoti darbus, kurie turi būti padaryti (Gary R. Heerkens, Project Management, 2002). Projekto valdymo apibrėžimų galima pateikti ir daugiau, tačiau iš esmės, šį procesą galima sieti su dviem aspektais. Pirmiausia, projekto valdymas reikalauja tam tikrų kompetencijų, kurios leidžia užtikrinti, kad projekto vadovas žinos ir gebės tinkamai prižiūrėti, kontroliuoti ir vertinti projekto eigą bei užtikrinti tinkamą galimų rizikų valdymą. Tačiau vien kompetencijų nepakanka - sėkmingas projekto valdymas taip pat apima gebėjimą motyvuoti ir įkvėpti kitus projekto komandos narius siekti projekto tikslo ir atlikti kiekvienam nariui skirtas užduotis, įsipareigoti sąžiningai ir atsakingai vykdyti savo funkcijas. Dėl to kalbant apie projektų valdymą, vis dažniau yra vartojama projektų lyderystės sąvoka. Projekto lyderystė apima projekto valdymui svarbius etapus bei išreiškia pažangų požiūrį į projektus. Projekto lyderystė pripažįsta, kad projekto siekiami rezultatai ir pokytis yra kuriami dėka žmonių ir jų pastangų, asmeninės motyvacijos ir įsipareigojimo, o ne dėka pačių veiklų. Todėl projekto valdymas labiau nagrinėja vadovavimą procesams, o projektų lyderystė vadovavimą žmonėms. Šiame leidinyje projektų valdymas yra suprantamas būtent kaip projektų lyderystė. Tinkamas ir sėkmingas projektas nėra tik idėja ir jos aprašymas, kuris atitinka tam tikrus reikalavimus, nurodytus rėmėjo ar paramos davėjo taisyklėse, gairėse, projektų nuostatuose ar kituose dokumentuose. Sėkmingas projektas yra ne tik atitikimas formaliems reikalavimas. Sėkmingas projektas yra projektas, kuris: kyla iš nuoširdaus susirūpinimo tam tikra problema, kuri

iš tikrųjų yra aktuali ir turi realų poveikį tam tikroms visuomenės grupėms ar aplinkai; yra pagrįstas realiais naudos gavėjų poreikiais ir atsižvelgia į jų nuomonę (todėl projekto problemos analizę rekomenduojama atlikti įtraukiant į šį procesą asmenis arba asmenų grupes, kurioms šis projektas skirtas); yra pagrįstas organizacijos gebėjimais, turima patirtimi ir kompetencijomis, arba būtina patirtis ir kompetencijos yra užtikrinamos įtraukiant partnerius į projektą; yra paremtas organizacijos tikėjimu, kad projektas ir jo veiklos yra iš tikrųjų svarbi problemos sprendimo galimybė, ir tikima, kad projektas yra prasmingai susijęs su organizacijos veiklos tikslais ir orientacijomis; kuria tvarius pokyčiai, t.y. tai, ką siekiama sukurti projekto pagalba arba pokyčiai išliekantys net ir po projekto pabaigos; užtikrina veiklos tęstinumą, t.y. pasiekiamas rezultatas, kuris reikšmingai pakeičia nepriimtiną situaciją ir kuris padeda numatyti, ką galima daryti toliau. Sėkmingi projektai, įgyvendinami žmogaus teisių srityje, yra projektai, kurie užtikrina dalyvavimą ir įgalinimą. Dalyvavimas reiškia, kad projekto naudos gavėjams yra sudaromos tinkamos sąlygos aktyviai dalyvauti projekto planavime, įgyvendinime ir vertinime, dalyvauti sprendimų priėmimo procese, išsakyti savo nuomonę ir būti tikriems, kad į šią nuomonę bus atsižvelgta. Tuo tarpu įgalinimas reiškia, kad yra siekiama užtikrinti tinkamą galios paskirstymą tarp skirtingų visuomenės grupių. Įgalinimas - tai procesas, kurio metu siekiama mažinti ar visiškai pašalinti priklausomybę nuo įtakingų asmenų, jų grupių ar organizacijų ir institucijų. Kiekvieno projekto valdymas prasideda nuo projekto idėjos parengimo.

2014 06 28 LTV.indd 7

01/07/2014 12:35:49

II. PROJEKTŲ RENGIMAS: SVARBIAUSI KOMPONENTAI 2.1. Projekto problema: kodėl projektas yra reikalingas? Kiekviena projekto idėja turi būti vertinama pagal tai, kiek ji atitinka bendrą jį organizacijos siekį ir idėją, dėl kurios organizacija buvo įsteigta ir vykdo savo veiklą. Konkrečios projekto idėjos vystymas turi būti pagrįstas patikimais ir aiškiais faktais, kad toks projektas iš tikrų jų yra reikalingas. Toks pagrindimas įmanomas atlikus išsamią esamos situacijos ir problemos analizę. Situacijos analizė yra labiau siejama su kontekstu ir aplinka, kurioje bus įgyvendinamas projektas. Šiuo atveju yra renkama informacija apie tai, kokioje aplinkoje egzistuoja problema, kaip galima charakterizuoti tą aplinką, kokie resursai yra prieinami toje aplinkoje. Problemos analizė orientuojasi į konkrečios pagrindinės problemos aplinkoje analizę - kokia yra problema? Kas įtakoja jos atsiradimą? Kokį poveikį ji turi tikslinėms grupėms? Bendrasis kiekvieno projekto tikslas yra nueiti iš taško A į tašką B. Šiuo atveju taškas A - tai esama situacija, kuri sukelia tam tikrą problemą ar nepatogumą tam tikrai socialinei grupei. Taškas B - tai projekto veiklų metu pasikeitusi situacija, kuri patenkina ar geriau atliepia tam tikros grupės poreikius ir interesus.

Projekto tikslo, veiklų ir išteklių neįmanoma apibrėžti, kol nėra tiksliai apibrėžta ir suprasta aplinka, kurioje veikia projekto tikslinė grupė, kokie santykiai, vertybės ir reiškiniai egzistuoja šioje aplinkoje ir kokią įtaką jie turi tikslinei grupei, jos gyvenimo būdui. Situacijos analizė leidžia įvertinti, kokie ištekliai egzistuoja ir yra prieinami vietos bendruomenėje, kuriuos galima panaudoti projekto metu, siekiant spręsti numatytą problemą. Tai nebūtinai turi būti finansiniai ištekliai tai taip pat gali būti naudingi ryšiai, santykiai, patirtis, įgūdžiai, galimybė nemokamai naudotis tam tikromis paslaugomis ar kapitalu. Pvz., galbūt galima nemokamai naudotis vietinės bendruomenės kultūros centro patalpomis ar į veiklas galima įtraukti vietiniu lygmeniu veikiančias grupes.

2014 06 28 LTV.indd 8

01/07/2014 12:35:49

Apibrėžiant projekto problemą, labai svarbu parodyti jos santykį ir ryšius su kitomis problemomis. Gali būti, kad projektas galės išspręsti tik vieną iš egzistuojančių rizikų, todėl projekte būtina nurodyti, kokias konkrečias problemos priežastis spręs organizacijos projektas, o kokie sunkumai yra tęstinio darbo objektas arba problemos, kurių netikslinga spręsti. Kaip atlikti situacijos ir problemos analizę? Yra tam tikros principinės nuostatos, kurios leis sėkmingai surinkti informaciją, reikalingą aiškiai ir objektyviai apibrėžti projekto problemą: 1. Svarbu numatyti pakankamai laiko situacijai ištirti. 2. Svarbu klausytis ir mokytis. 3. Svarbu surinkti informaciją, naudojantis įvairiais metodais ir iš įvairių šaltinių. 4. Svarbu numatyti tyrimo/analizės apimtį. Dokumentų analizė. Tais atvejais, kai tokia informacija yra prieinama ir ją galime laikyti patikima, galima pasinaudoti dokumentais, tyrimais, strategijomis, programomis ir kitokia medžiaga, parengta valstybinių ar kitų nevyriausybinių organizacijų. Svarbu turėti informacijos, kaip buvo renkama mūsų analizuojama informacija, kiek ji yra tiksli ir kokie yra jos apribojimai. Ne visada oficiali statistika ar kiti duomenys atspindi realią situaciją. Tą galima pasakyti ir apie bet kokį kitą informacijos/duomenų rinkimo būdą - visais atvejais geriausia patikrinti vienu metodu surinktus duomenis atlikus papildomą duomenų įvertinimą naudojant papildomą metodą.

Stebėjimas/vizitai. Tam tikrais atvejais gali padėti vizitai į konkrečią vietovę, kurioje planuojama įgyvendinti projekto veiklas. Pvz., rengiant projektą, skirtą tobulinti bendruomenės vaikų dienos centro materialinę bazę, apsilankymas centre leistų geriau suprasti, kokia konkreti situacija yra šiuo metu ir ko reikėtų, kad ji pasikeistų. Svarbu surinkti informaciją naudojant papildomus metodus. Interviu ar focus grupės, kurios gali būti mažiau ar daugiau struktūruotos. Kiekvienu atveju svarbu iš anksto apgalvoti ir suformuluoti svarbiausius klausimus - kiekvienas klausimas turi būti aiškus, netendencingas, suprantamas respondentams, delikatus, neribojantis. Taip pat reikėtų pasiruošti, kaip pristatyti tyrimą respondentams - kam ir kodėl renkama informacija, kaip ji panaudota, kas yra asmuo, renkantis informacija. Svarbu užtikrinti gautų duomenų konfidencialumą ir respondentų apsaugą, ypač, jei tai yra vaikai. Atsižvelgiant į dažnai ribotus nevyriausybinių organizacijų resursus, rekomenduojama įvertinti, kokie yra prieinami papildomi resursai, kurie palengvintų analizės atlikimą. Situacijos analizė turi padėti labai konkrečiai pasakyti - KOKIA yra problema, KAM tai yra problema ir KODĖL? Tai, savo ruožtu, apibrėžia, į KĄ turi būti nukreiptos veiklos, kad spręsti problemą.

2014 06 28 LTV.indd 9

01/07/2014 12:35:49

2.2. Susijusių asmenų analizė: kam yra svarbus projektas? Identifikavus projekto tikslines grupes ir sprendimų priėmėjus, kurie taip pat gali būti svarbūs projektui, jei projekto pagalba bus siekiama įtakoti tam tikrus sprendimus (pvz., priimti būtinus įstatymus, kurie padėtų spręsti problemą), identifikuojami ir kiti asmenys ar asmenų grupės, kurie gali būti svarbūs projekto įgyvendinimui. Prie tokių asmenų galima priskirti partnerius. Projekto partneriai - tai juridiniai asmenys, kurie kartu su organizacija įgyvendina projektą, siekia to paties rezultato ir kartu dalijasi projekto nauda. Partnerystė turi kurti vertę, o partnerių funkcijos ir atsakomybės projekte turi būti aiškios ir konkrečios, aptartos su pačiu partneriu.

Su partneriais ir asocijuotais partneriais rekomenduojama pasirašyti bendradarbiavimo sutartį, kurioje yra numatomos visos konkrečios abiejų šalių atsakomybės, indėlis į projektą, kitos bendradarbiavimo sąlygos. Tai leis išvengti nesusipratimų projekto įgyvendinimo eigoje.

Partneris privalo dalyvauti visame projekto valdymo procese ir prisidėti savo indėliu, nors pagrindinė atsakomybė už projektą lieka organizacijai.

Kiti asmenys, kurie gali būti susiję su projektu yra netiesioginiai naudos gavėjai, kurie gali tiesiogiai nedalyvauti projekte, tačiau projekto įgyvendinimas gali turėti jiems teigiamą poveikį.

Partneriai gali būti ir asocijuoti - tokiu atveju partneris negauna iš projekto jokios finansinės naudos ir nėra paramos gavėjas, tačiau jis padeda organizacijai, kuri yra projekto pareiškėja, siekti projekto tikslų ir įgyvendinti veiklas, o taip pat gali prisidėti prie projekto finansavimo, jei turi galimybę.

2014 06 28 LTV.indd 10

Tam tikrais atvejais svarbu įvertinti ir tuos asmenis, kurie gali turėti neigiamos įtakos projekto įgyvendinimui. Pvz., jeigu projektas numato tam tikras veiklas, kurių pagalba bus siekiama daryti įtaką sprendimų priėmėjams, tam tikri asmenys ar jų grupės gali būti prieš tokius sprendimus.

01/07/2014 12:35:50

2.3. Projekto tikslai ir uždaviniai: ko siekiama projektu Projekto tikslas nurodo, kuria linkme judame, t.y., kokio rezultato ar poveikio norime pasiekti. Rekomenduojama numatyti ne daugiau 1-2 tikslų, kurie nurodo, kas įvyks pasibaigus projektui ilgesnėje perspektyvoje. Tikslai labai svarbūs, nes tik turėdami taikinį, galėsime į jį pataikyti, t.y., turime labai tiksliai žinoti, ką norime pasiekti, kad galėtume to siekti. Tikslų nustatymui dažniausiai yra naudojama S.M.A.R.T. metodika. Metodikos pavadinimą sudaro akronimas, kuris susideda iš svarbiausių tikslų formulavimo principų, panaudojant šių principų pirmąsias raides. Šie principai yra penki, ir anglų kalba jie skamba kaip: specific, measurable, achievable, relevant, timed, t.y., S.M.A.R.T. Lietuviškai šie kriterijai gali būti įvardijami kaip: konkretus (tikslas turi būti labai aiškus, suprantamas, ir akivaizdžiai parodantis, ką konkrečiai reikia padaryti, kad pasiekti norimą rezultatą ar poveikį. Geras tikslas yra toks tikslas, kuris atsako į klausimus: kas, kaip, iki kada, ką turi padaryti); išmatuojamas (tikslas turi numatyti, kokius kriterijus ar rodiklius galima bus pritaikyti, kad įvertinti, ar tikslas įgyvendintas ir kiek įgyvendintas, arba neįgyvendintas); įgyvendinamas (tikslas turi būti ambicingas, tačiau tuo pačiu metu pasiekiamas, realus); prasmingas (tikslas turi būti susijęs su bendra organizacijos veikla, organizacijos kultūra, vertybinėmis nuostatomis, t.y., tikslas turi turėti organizacijai prasmę, ji turi tikėti juo); apribotas laike (turi būti numatyta tikslo įgyvendinimo pradžia ir pabaiga). Žmogaus teisių srityje įgyvendinami projektai dažniausiai orientuojasi į tam tikrų elgsenų ar pažiūrų, nuomonių

keitimą, todėl jiems puikiai tinka ABCD požiūris į tikslus. ABCD požiūriu, geras tikslas yra tikslas, kuris apima šiuos elementus: A(audience): tikslinę grupę, kuriai bus skirtas projektas (kas bus naudos gavėjai); B (behavioral change): elgesio pokyčius, kuriuos paskatins projektas; C (conditions): būtinas sąlygas, kuriomis įvyks pokytis; D (degree of success): kriterijus, kurie leis įvertinti sėkmės laipsnį. Tikslo, suformuluoto pagal ABCD požiūrį pavyzdys gali būti: iki 2015 metų pabaigos, ne mažiau nei 30 proc. vaikų X savivaldybėje pradės du kartus per savaitę lankyti nemokamus sporto užsiėmimus, vykstančius savivaldybės sporto mokykloje. Svarbu, kad tikslas numatytų tik vieną konkretų pokytį elgesyje, taip, kaip nurodoma pateiktame pavyzdyje. Tikslas turi būti paprastas ir konkretus būtina vengti sudėtingų formuluočių, specifinių terminų, kurie gali būti nesuprantami. Taip pat tikslas turi būti suformuluotas tokiu būdu, kad būtų įmanoma įvertinti, ar tikslas pasiektas. Suformulavus projekto tikslą, pasirenkami projekto uždaviniai - tai yra specifiniai veiksmai, kurie nurodo, kokių priemonių reikia imtis, kad žingsnis po žingsnio pasiekti projekto tikslą. Projekto uždaviniai gali būti orientuoti arba į projektą įgyvendinančią organizaciją arba į projekto tikslinę grupę.

2014 06 28 LTV.indd 11

01/07/2014 12:35:50

2.4. Projekto veiklos ir strategija Projekto tikslas ir uždaviniai nurodo, kur mes norime nueiti, tuo tarpu projekto strategijos ir veiklos - kaip mes galime tą padaryti. Veiklos - tai veiksmai, kurių pagalba yra geriausia ir naudingiausia įvykdyti numatytus uždavinius, su tais resursais, kuriuos turime, o strategijos - tai visuma būdų, metodų ir požiūrių, kurie nustato pagrindines projekto orientacijas. Planuojant veiklas, pirmiausia rekomenduojama sudaryti bendrą sąrašą visų galimų veiklų, kurios leistų pasiekti projekto tikslą. Rekomenduojama, kad sudarant veiklų planą, dalyvautų visa projekto komanda. Diskusijos metu pirmiausia aptariama, ką konkrečiai reikėtų padaryti, kad projekto tikslas būtų pasiektas kokios pagrindinės užduotys turėtų būti atliktos? kaip reikėtų išskaidyti šias pagrindines užduotis, kad užtikrinti jų įgyvendinimą? Tokiu būdu gaunamas veiksmų sąrašas, kuris leis įgyvendinti kiekvieną numatytą užduotį. Geriausia, jei diskusijos metu vienas iš komandos narių apsiimtų moderuoti diskusiją, o kitas - užrašyti visas mintis, kad jų nepamesti ir nepamiršti. Galutinių pagrindinių užduočių ir veiksmų sąrašas dar nėra projekto įgyvendinimo planas, tačiau tai svarbus žingsnis norint užtikrinti, kad toks planas bus tinkamai parengtas, išsamus, aiškus ir patikimas. Sudarius veiklų ir veiksmų sąrašą, sekantis žingsnis sudaryti veiklų planą. Planas reiškia, kad visos veiklos ir veiksmai yra sudėliojami į logišką struktūrą, kuri atspindi projekto darbų eigą ir tai, kaip atskiri darbai yra

tarpusavyje susiję bei logiškai papildo vienas kitą. Turint veiklų ir darbų sąrašą, projekto įgyvendinimo planą sudaryti gana paprasta, ir tam nereikia jokių ypatingų metodikų ar instrumentų. Tačiau plano rengime taip pat turėtų dalyvauti visa projekto komanda. Projekto paraiškose atskirų darbų dažniausiai nurodyti nėra prašoma - pakanka išskirti projekto tikslą, uždavinius ir veiklas, kurios padės įgyvendinti šiuos uždavinius. Konkrečių darbų numatymas yra skirtas pačiai organizacijai - vidiniam projekto valdymui, siekiant numatyti, kiek laiko užims kiekvienos veiklos įgyvendinimas, kiek žmonių tam reikės, kaip paskirstyti atskirų komandos narių atsakomybes. Projekto grafikas - tai veiklų išdėliojimas laike, priklausomai nuo laikotarpio, per kurį numatomą įgyvendinti projektą. Rengiant grafiką, būtina įvertinti tokius svarbius aspektus, kaip šventinės dienos, projekto komandos narių atostogos, savaitgaliai, svarbiosios datos ir pan. Tai taip pat leis išvengti galimų projekto rizikų ir sėkmingai valdyti projektą.

Siūloma paprasčiausia projekto grafiko forma, kurios visiškai pakanka projektams valdyti (jei tai nėra dideli techniniai projektai) - diagrama, kurios vienoje ašyje žymimas laikas, o kitoje - veiklos ir užduotys, taip, kaip nurodoma žemiau (planuojamas 12 mėn. projektas): Laikas 1

Veikla 1. Apmokyti tėvus pozityvios tėvystės įgūdžių Užduotis 1: parengti metodinę medžiagą tėvams Užduotis 2: atrinkti lektorius Užduotis 3: informuoti tėvus ir sudaryti dalyvių grupes Užduotis 4: organizuoti mokymus (numatyti vietą, kt.) Užduotis 5: pravesti mokymus Ir t.t. ...

2014 06 28 LTV.indd 12

01/07/2014 12:35:50

Vėliau tokio pobūdžio diagramą galima naudoti ir projekto įgyvendinimo metu, sudarant veiklų įgyvendinimo grafiką pvz., ketvirčiui arba sudarant grafiką, skirtą kuriai nors vienai veiklai, jei taip patogiau suvaldyti didesnės apimties veiklą. Labai svarbu gerai apgalvoti, kokių konkrečiai resursų kokiai veiklai reikės, siekiant išvengti resursų trūkumo rizikos projekto įgyvendinimo metu. Todėl prie kiekvienos veiklos būtina numatyti, kokių reikės: žmogiškųjų resursų (organizacijos darbuotojai, partnerio darbuotojai, savanoriai), įrangos, patalpų (pvz., mokymams, renginiams), kompetencijų, lėšų. Rengiant projekto biudžetą, patartina iš pradžių parengti darbinį išlaidų planą, kuriame kiekviena veikla būtų smulkiai išskaidoma. Pvz., jeigu yra planuojami mokymai, svarbu apgalvot: kiek dalyvių planuojama kviesti? Kelių dienų bus mokymai? Jei mokymai ilgesni nei viena diena, ar reikalinga nakvynė dalyviams? Kiek kainuos salės nuoma? Ar įranga bus nuomojama, ar naudojama pačios organizacijos? Kiek kavos pertraukėlių/ pietų planuojama? Tai - tik vienas iš pavyzdžių, kuris parodo, kad vienos veiklos išlaidos apima nemažai skirtingų paslaugų ir smulkmenų. Kaip bebūtų, dažnesni yra atvejai, kad projekto biudžete organizacijos numato per mažai, o ne per daug lėšų. Darbinis smulkus išskaidymas padėtų išvengti problemų projekto vykdymo metu, kai per vėlai pastebima, kad vienai ar kitai veiklai trūksta lėšų. Rengiant biudžetą, yra svarbu užtikrinti, kad visos išlaidos būtų susietos su projekto metu planuojamomis veiklomis ir pagrįstos rinkos kainomis. Rekomenduojama prieš dėliojant biudžetą atlikti potencialių paslaugų teikėjų apklausą, peržiūrėti interneto svetaines, kuriose pateikiamos projekto metu planuojamų pirkti produktų kainos, palyginti kainas tarpusavyje ir numatyti, kiek realiai reikės lėšų, kad įsigyti tam tikrus produktus ar paslaugas. Visos projekto biudžete nurodytos išlaidos turi būti pagrįstos konkrečiais kiekiais.

Kitas komponentas, kurį svarbu numatyti iš anksto yra projekto komunikacijos, viešinimo ir rezultatų sklaidos planas. Komunikacija gali būti vidinė ir išorinė. Išorinė komunikacija yra skirta informuoti apie projektą visuomenę ir konkrečias jos grupes. Rengiant tokį planą pirmiausia būtina atsižvelgti į tai, kokios yra privalomos projekto viešinimo priemonės, jei tokios priemonės nurodomos projekto kvietimo gairėse arba reikalaujamos iš rėmėjų pusės. Privalomas viešinimo priemones būtina įtraukti į projektą be jokių išimčių. Kitais atvejais, kai tokių reikalavimų nėra, viešinimo priemonės yra pasirenkamos laisvai. Rengiant projekto viešinimo planą, svarbiausia numatyti šiuos esminius dalykus: 1) viešinimo tikslą ar tikslus; 2) tikslines grupes; 3) viešinimo priemones pagal kiekvieną tikslinę grupę (atsižvelgiant į tai, kuri priemonė yra patraukliausia konkrečiai tikslinei grupei), skirtingos viešinimo priemonės padeda pasiekti skirtingas tikslines grupes; 4) viešinimo formas; 5) viešinimo priemones. Taip pat svarbi yra projekto rezultatų sklaida. Geroji patirtis yra svarbi prielaida kurti teigiamus pokyčius platesniu mastu. Tokiu būdu užtikrinamas projekto tęstinumas. Be to, svarbu informuoti visuomenę apie tai, kokie pokyčiai buvo pasiekti, kokia nauda suteikta, kokios išbandytos inovacijos ar sukurtos naujos priemonės, reikšmingai padidinusios visuomenės gyvenimo kokybę. Tai svarbu ne tik projektui, tačiau organizacijai bendrai, kadangi tokiu būdu yra parodoma jos nauda visuomenei, viešinamas organizacijos vardas, kuriamas teigiamas organizacijos įvaizdis. Visų aptartų komponentų apgalvojimas ir suplanavimas sudaro projekto esmę. Tačiau projekto valdyme yra ypač svarbios galimos rizikos, su kuriomis yra tikimybė susidurti projekto įgyvendinimo eigoje. Projekto sėkmė priklauso nuo nuolatinės kontrolės ir progreso vertinimo.

2014 06 28 LTV.indd 13

01/07/2014 12:35:50

2.5. Potencialių rizikų analizė: kas gali trukdyti projektui Net puikiausiai parengtas projektas gali susidurti su tam tikrais pavojais ir nesėkmėmis projekto įgyvendinimo metu. Potencialūs pavojai, kurie - yra galimybė - gali įvykti nenumatytomis situacijomis yra vadinami projekto rizikomis.

Rizika yra bet kokia galima situacija, kuri gali turėti

atsakinga, o ne formali užduotis - svarbu suprasti rizikos

neigiamą poveikį projektui, ir kurios tikimybė yra didesnė

prigimtį, t.y., apgalvoti, dėl kokių priežasčių gali kilti

nei 0 proc., bet ne didesnė nei 100 proc. Jei esame

rizika ir koks gali būti jos poveikis. Tam tikras poveikis

tikri, kad rizika pasireikš 100 proc., tai jau ne prielaida, o

gali pasireikšti iš karto, kai tik atsiranda rizika, o taip pat

žinojimas, kad tam tikra situacija tikrai įvyks. Tokiu atveju

poveikis gali būti ilgalaikis, jaučiamas tik po tam tikro

tai yra problema, o ne rizika.

laiko.

Dažniausios rizikos yra: finansinės, valdymo,

Siekiant nustatyti, kurios rizikos kelia didžiausią pavojų,

organizacinės, politinės, techninės, rodiklių

kiekviena rizika vertinama pagal tai, kokia yra jos tikimybė

pasiekiamumo ir kitos. Rizikų planavimas turi būti

bei pagal tai, koks gali būti jos poveikis projektui.

Vertinimas atliekamas naudojant paprastą matricą:

Rizikos tikimybė Poveikis

Labai didelė Labai didelis

Rizika A

Didelis

Rizika E

Vidutinis Mažas

Didelė

Vidutinė

Maža

Labai maža

Rizika C Rizika D

Rizika B

Labai mažas

2014 06 28 LTV.indd 14

01/07/2014 12:35:50

Rizikų išdėstymas matricoje leis nustatyti, kurių rizikų valdymo strategijoms būtina skirti didžiausią dėmesį - kaip galima pastebėti iš pateikto pavyzdžio, būtina gerai apgalvoti, kaip išvengti rizikų, kurios pažymėtos raudonuose matricos laukeliuose, arba kaip sumažinti šių rizikų poveikį, jei jos atsiras projekto įgyvendinimo metu. Identifikuoti rizikas, kurių tikimybė yra didžiausia ir kurių poveikis taip pat būtų didžiausias, yra labai svarbu - tai leis skirti šioms rizikoms daugiau dėmesio nei kitoms, mažiau svarbioms. Rizika, dėl kurios projektas apskritai gali sustoti ar nutrūkti, yra pats didžiausias prioritetas. Jei visos rizikos bus vertinamos vienodai ir joms bus skiriama vienodai dėmesio, tai kelia grėsmę, kad pritruks laiko ir galimybių tinkamai sureaguoti į tas rizikas, kurios gali padaryti nepataisomą žalą projektui. Rizikų valdymo strategijos gali būti kelios. Tai vengimo strategija, kai rizika pašalinama, jei tai įmanoma arba yra užkertamas kelias tiems veiksniams, kurie gali sukelti riziką. Šiuo atveju gali būti pvz., koreguojamas projekto įgyvendinimo planas arba pasirenkami kitokie įgyvendinimo metodai.

Kita galima strategija – perkėlimo strategija. Šiuo atveju ieškoma būdų, kurių dėka būtų galima perkelti riziką kam nors kitam. Pvz., tokiu principu veikia draudimas galimos rizikos perkeliamos draudėjui, kuris užtikrina, kad jeigu rizika pasireikš, jis prisiims visą žalą. Dar viena galima strategija - minimizavimo strategija, kai planuojant projektą, iš anksto imamasi tokių veiksmų, kurie mažina riziką. Priėmimo strategija - tai susitaikymas su rizika ir jos priėmimas, tuo pačiu priimant ir neigiamas rizikos pasekmes. Tokia strategija gali būti naudinga tais atvejais, kai rizikos padariniai kainuoja daug mažiau nei priemonės, kurių reikėtų norint sumažinti riziką ar pašalinti juos sukeltus padarinius. Įgyvendinant projektą, sėkmingas projekto valdymas numato, kad visos rizikos, su kuriomis susiduriama projekto eigoje yra fiksuojamos. Tai leis vengti panašių rizikų ateityje ir sėkmingiau planuoti projektus. Geriausia, kai rizikos fiksuojamos raštu - aprašant rizikas ir išsaugant duomenis taip, kad jie nepasimestų ir kad su jais galėtų susipažinti kiti organizacijos darbuotojai, vadovybė.

2014 06 28 LTV.indd 15

01/07/2014 12:35:50

2.6. Projekto stebėsena Stebėsena turi apimti visus projekto aspektus - būtina stebėti ir rinkti duomenis apie: 1) esamą situaciją - aplinką, kurioje vyksta projektas; 2) galimas rizikas ir jų tikimybę; 3) problemas, kylančias projekto įgyvendinimo metu; 4) projekto veiklų įgyvendinimo eigą; 5) turimų išteklių panaudojimą; 6) kaip sekasi judėti link numatytų uždavinių įgyvendinimo, ir savo ruožtu, link projekto tikslo; 7) projekto komunikaciją. Stebėsena yra nuolat vykstantis procesas, kuris turi būti suplanuotas projekto rengimo metu. Visa projekto stebėsenos metu renkama informacija turi būti tinkamai fiksuojama ir išsaugoma. Yra renkami bet kokie įrodymai, kurie gali parodyti, kad projekto veiklos buvo įgyvendintos. Įrodymai planuojami pagal projekto stebėsenos rodiklius, kurie numatomi projekto rengimo metu.

Rodiklis - tai projekto veiklų rezultatų kiekybinė ir kokybinė išraiška. Gali būti pasiekimų rodikliai, kurie nurodo, ko pasiekiama iš karto po tam tikros projekto veiklos įgyvendinimo. Taip pat gali būti rezultatų rodikliai, kurie parodo, kaip pasikeitė situacija po projekto įgyvendinimo. Planuojant ir apibrėžiant indikatorius ir rodiklius, kurie leis vertinti projekto rezultatų pasiekimą ir poveikį, rekomenduojama kartu su planuojama projekto komanda, ar projekto rengimo komanda, o taip pat partneriais (jei tokie yra) surengti diskusiją ir juos aptarti. Rodiklių planavimas yra naudingas ne tik projekto stebėsenos procesui vėliau, projekto įgyvendinimo metu, tačiau ir planavimo etape, nes rodikliai leidžia įvertinti, kiek aiškūs ir tinkami yra projekto uždaviniai.

2014 06 28 LTV.indd 16

01/07/2014 12:35:50

2014 06 28 LTV.indd 17

01/07/2014 12:35:51

III. RĖMĖJŲ PAIEŠKA:

PAGRINDINIAI PRINCIPAI Gauti paramą projekto įgyvendinimui galima ne tik sulaukus tinkamo kvietimo pagal fondų ar Vyriausybės ir valstybinių institucijų vykdomas finansavimo programas. Svarbiausia, gebėti parduoti savo idėją. Apibrėžiant pagrindinę rėmėjų paieškos ir paramos

pokyčių tam tikroje srityje sukūrimą, vengdamas

pritraukimo taisyklę, galima pasinaudoti puikiai tinkančiais

vienkartinių, nereikšmingų labdaros pobūdžio dotacijų.

dr. A. Touwen žodžiais: Lėšų/rėmėjų paieška - tai daugiau

Todėl sėkmingos lėšų paieškos pagrindas - gebėjimas

nei pinigų ar paramos prašymas. Tai - gebėjimas parduoti

parodyti potencialiam rėmėjui, kaip konkrečiai jis prisidės

idėją, kad rėmėjas gali prisidėti keičiant pasaulį ir kuriant

prie svarbių pokyčių kūrimo ir kaip pats galės dalyvauti

reikšmingus pokyčius.

šiame procese. Potencialiam rėmėjui idėją svarbu pristatyti trumpai,

Lėšų/rėmėjų paieška yra nemažas iššūkis

tačiau aiškiai, taip, kad jis suprastų, kokia yra problema,

nevyriausybinėms organizacijoms, ypatingai mažesnėms,

kodėl ji aktuali ir kodėl ją būtina spręsti būtent dabar ir

kurios retai turi atskirą žmogų, dirbantį tik su lėšų

nedelsiant, kodėl problema svarbi pačiam rėmėjui, kaip

pritraukimu. Šios rekomendacijos nereikalauja nei didelių lėšų, nei materialinių

problemą galima spręsti ir kaip pats rėmėjas gali prisidėti. Puiku, jei idėją potencialiam

resursų - jos labiau pabrėžia tinkamas nuostatas prašant paramos ir tinkamą pasirengimą kurti santykius su potencialiais rėmėjais. Žemiau aprašytose rekomendacijose projekto idėja ir paramos prašymas naudojami

“Lėšų/rėmėjų paieška - tai daugiau nei pinigų ar paramos prašymas. Tai - gebėjimas parduoti idėją, kad rėmėjas gali prisidėti keičiant pasaulį ir kuriant reikšmingus pokyčius”, - dr. A. Touwen.

rėmėjui galima pristatyti per ne ilgiau nei 10 min., o toliau problemos aptarimą ir galimą projekto rėmimą tęsti kartu diskutuojant. Potencialus rėmėjas - kas jis?

kaip tapačios sąvokos, siekiant supaprastinti lėšų pritraukimo principinių nuostatų aiškinimą.

Siekiant sukurti ilgalaikę partnerystę, sėkmingiau pritraukti lėšų, naudingiau investuoti daugiau laiko

Partnerystė

į konkrečių potencialių rėmėjų sudominimą. Šiuo atveju pagrindinė taisyklė yra: Paramos prašymas turi

Partnerystės pasiūlymas, o ne pinigų prašymas - tai

orientuotis į konkretų potencialų rėmėją - taip yra

vienas iš pagrindinių potencialių rėmėjų sudominimo

lengviau pagrįsti projekto naudą ir reikšmę rėmėjui,

aspektų, ypatingai kalbant apie verslo įmones. Atsakingas

atrasti išskirtines partnerystės galimybes. Mažiau

verslas yra verslas, kuris siekia investuoti į vietos

potencialo turi idėjos, kurios yra siunčiamos visiems iš

bendruomenės gyvenimo kokybės didinimą ar reikšmingų

eilės.

2014 06 28 LTV.indd 18

01/07/2014 12:35:51

Viena iš svarbiausių lėšų pritraukimo taisyklių yra

Svarbi paramos paieškos ir lėšų pritraukimo taisyklė

nuostata, kad visada geriau kreiptis į potencialų rėmėją

yra ir ta, kad: Piniginė parama nėra vienintelė galima

asmeniškai ir paprašyti galimybės susitikti, kad plačiau

ir reikšminga parama konkrečiam projektui ar

papasakoti apie projekto idėją. Tai reiškia, kad gyvas,

organizacijos veiklai.

individualus susitikimas su potencialiu rėmėju ir savo idėjos pristatymas rėmėjo atstovui (geriausia, atstovui,

Visada naudinga apgalvoti daugiau galimybių, kaip

kuris gali priimti ar bent jau įtakoti sprendimą) yra daug

potencialus rėmėjas gali prisijungti prie projekto

geriau nei asmeninis skambutis, kai paramos prašoma

palaikymo. Galbūt rėmėjas, į kurį kreipiamasi, negali skirti

telefonu. Tačiau asmeninis skambutis yra geriau nei

finansinės paramos, tačiau mielai prisidės kitokiu būdu?

elektroninis kreipimasis, t.y., el. laiško parašymas potencialiam rėmėjui, kuriame prašoma paramos.

Būtina apgalvoti, kas būtų naudinga organizacijos

Bet kuriuo atveju, net ir elektroninis laiškas, kuriame

projektui:

kreipiamasi tiesiogiai į potencialų rėmėją, pristatant jam konkretų pasiūlymą ir parodant, kodėl kreipiamasi būtent

• Gal rėmėjas gali prisidėti savo paslaugomis ar

į šį rėmėją.

suteikdamas reikšmingas nuolaidas, jei tokios paslaugos

Kitas svarbus aspektas, einant į susitikimą su potencialiu

padės įgyvendinti tam tikras projekto veiklas?

rėmėju, yra išankstinis „susipažinimas“ su juo.

• Gal rėmėjo darbuotojai norės ir galės prisidėti prie kai

Informacijos apie rėmėją galima paieškoti potencialaus

kurių projekto veiklų kaip savanoriai?

rėmėjo internetiniame puslapyje, paskaityti jo metines

• Gal rėmėjas gali skirti lėšų, kurias naudoja kitiems

veiklos ataskaitas, arba vykdomos socialinės atsakomybės

reikalams, projekto įgyvendinimui? Pvz., VO „Gelbėkit

veiklos ataskaitas - visa tai leis susidaryti bendrą vaizdą,

vaikus“ sėkmingai siūlo įmonėms skirti lėšas, kurias

ko galima tikėtis iš susitikimo ir kuriuos dalykus, pristatant

įmonės naudoja komandos stiprinimo mokymams,

projektą, būtina akcentuoti, kad rėmėjui idėja pasirodytų

bendrai darbuotojų ir vaikų veiklai vaikų dienos centruose.

patraukli.

Tokiu būdu yra tiek stiprinama įmonės komanda, tiek užtikrinimas darbuotojų dalyvavimas vaikų dienos centrų

Kreipiantis paramos į vietinę valdžią, naudinga panagrinėti

programoje, o lėšas, skirtas mokymams, įmonės skiria

įvairias programas, planavimo dokumentus, kurie taip

įsigyti priemonių, reikalingų centrui.

pat gali padėti geriau pagrįsti siūlomą projekto idėją,

• Gal rėmėjas gali parekomenduoti projektą partneriams,

parodant, kad ji padeda spręsti vienokią ar kitokią

tiekėjams ar kitiems potencialiems rėmėjams?

savivaldybei aktualią problemą ar turi pridėtinę vertę

• Būtina paklausti ir paties potencialaus rėmėjo idėjų ar

vykdomai veiklai, ar padeda taupyti turimas biudžeto

pasiūlymų dėl galimos partnerystės.

lėšas. 17

2014 06 28 LTV.indd 19

01/07/2014 12:35:51

Apibendrinant, parama projektui - tai ne visada tik piniginė suma skirta jo įgyvendinimui. Kuo įvairesnių

Įvaizdis

bendradarbiavimo ir rėmimo idėjų organizacija pateiks potencialiam rėmėjui, tuo pasiūlymas bus patrauklesnis

Nevyriausybinėms organizacijoms, kurios siekia gauti

ir įdomesnis. O jei organizacija ir negaus lėšų, galbūt

paramą savo veiklai ar projekto idėjai, didelę reikšmę

bus galimybė pritraukti papildomų žmogiškųjų ar kitokių

turi jos įvaizdis visuomenėje. Potencialūs rėmėjai daug

resursų, kurie užtikrins projekto įgyvendinimą ir padės

greičiau sutinka skirti paramą organizacijai, kuri yra atvira,

kurti santykius su rėmėjais, kurie gali būti naudingi ir

sąžininga, skaidri ir vykdo aiškią veiklą.

ateityje. Potencialiems rėmėjams teikiamas pasiūlymas turi būti išsamus, bet glaustas. Nesvarbu, ar pasiūlymas

Patikimos organizacijos turi savo internetinį puslapį,

teikiamas raštu, ar pristatomas susitikimo metu, jis

kuriame glaustai, aiškiai ir išsamiai pateikiama

neturi užimti per daug laiko ir būti per sudėtingas

informacija apie vykdomą veiklą ir pasiekimus. Idealu,

suprasti. Pasiūlymas turi būti pristatytas taip, kad iš karto

kai internetinėje svetainėje lankytojas gali rasti vaizdinės

sudomintų potencialų rėmėją ir pritrauktų jo dėmesį.

medžiagos, metines veiklų ataskaitas ir metinių auditų išvadas, atsiliepimus apie organizacija, straipsnius

Projekto idėja, kuriai prašoma paramos turi būti:

apie veiklą, ataskaitos už anksčiau gautos paramos

• Paprasta ir aiški.

panaudojimą, ir kitokia medžiagą, kuri parodo, ką

• Atskiros dalys turi būti logiškai susietos tarpusavyje.

organizacija veikia ir kuo ji svarbi visuomenei. Visą tai

• Būtina vengti sudėtingų formuluočių, mokslinių

didina pasitikėjimą organizacija ir jos veikla. Organizacijos

terminų, retorikos ar žargono, ilgų sakinių.

veiklą galima viešinti ir papildomais būdais, pvz.,

• Informacija turi būti trumpa, tačiau pakankamai išsami,

išnaudojant socialinių tinklų galimybes.

kad būtų įmanoma suprasti problemą ir jos reikšmę, veiklos poreikį, siūlomus problemos sprendimus ir

Svarbiausia, kad internete būtų galima rasti aiškios

siekiamą poveikį.

informacijos, kas yra organizacija, kurioje srityje ji vykdo

• Informacija turi būti reali, pagrįsta tikraisiais faktais ir

savo veiklą, ką konkrečiai ji veikia, kokius rezultatus

atskleidžianti, kodėl toks projektas išvis yra reikalingas.

pasiekė ir kaip ji panaudoja gautą paramą. Informacija

• Informacija turi būti nuoširdi. Idėjos neįmanoma

apie paramos panaudojimą yra ypatingai svarbi -

parduoti, jei pati organizacija ja netiki - tai labai jaučiasi

nevyriausybinei organizacijai svarbu parodyti visuomenei,

bet kokio pokalbio metu.

kad organizacijos veikla yra skaidri, o pati organizacija - atskaitinga ir verta pasitikėjimo. Veiklos ir finansinės

Pateiktos rekomendacijos nėra išsamus sąrašas veiksnių,

ataskaitos turi būti laisvai prieinamos ir lengvai randamos.

kurie lemia sėkmingą lėšų paiešką ir rėmėjų pritraukimą. Didelę reikšmę turi ir kiti aspektai, tokie kaip, asmeniniai

Atskaitomybė

lėšų paieškos vadovo ar kito, paramos besikreipiančio organizacijos atstovo, įgūdžiai (pvz., bendravimo,

Kiekvienu atveju, būtina parengti ataskaitą apie gautos

gebėjimo kurti ir palaikyti santykius įgūdžiai). Tačiau šios

paramos panaudojimą. Tokios ataskaitos turėtų būti viešai

rekomendacijos gali būti naudojamos nevyriausybinių

prieinamos visuomenei bei teikiamos paramos davėjui. Tai

organizacijų veikloje kaip tam tikras pasitikrinimas, apie ką

didina pasitikėjimą organizacija ir jos veiklos skaidrumą.

svarbu pagalvoti prieš kreipiantis paramos. 18

2014 06 28 LTV.indd 20

01/07/2014 12:35:51

Vertinant projekto poveikį, brandžios ir pažangios

Todėl būtina nepamiršti ir anksčiau paramą suteikusių

organizacijos vertina ne tik teigiamus, tačiau ir

rėmėjų. Tarkim, juos galima pasveikinti artėjančių švenčių

neigiamus rezultatus, kuriuos suvokia kaip išmoktas

proga. Tai gali paskatinti atnaujinti partnerystę ar atrasti

pamokas, leidžiančias organizacijai augti ir tobulėti, ir

naujų bendros veiklos galimybių.

nebijo parodyti rėmėjui, kas nepasisekė projekto metu ir kodėl. Nevyriausybinės organizacijos neturi bijoti atvirai kalbėti apie sunkumus, iššūkius bei mažiau sėkmingus, ar netgi nesėkmės atvejus, su kuriais organizacija susidūrė įgyvendindama konkretų projektą ar kitokią veiklą, tai turi būti suvokiama, kaip naudinga patirtis bei viena iš svarbių organizacijos augimo prielaidų. Nesėkmės ar mažiau pavykę projekto rezultatai yra natūrali proceso dalis. Rekomenduojama nepamiršti ir to, kad sėkminga lėšų paieška priklauso ir nuo gebėjimo išlaikyti kontaktus.

2014 06 28 LTV.indd 21

01/07/2014 12:35:51

IV. PROJEKTŲ VALDYMO

PAGRINDAI

Norėdama sėkmingai valdyti vykdomus projektus, o ir bendrą savo veiklą, kiekviena nevyriausybinė organizacija privalo parengti ir patvirtinti vidinę dokumentų valdymo tvarką, kurioje numatys kaip pvz., turi būti registruojami ir kur segami bei laikomi gauti ir siunčiami raštai (bendri organizacijos raštai ir raštai, susiję su konkrečiu projektu); kaip turi būti saugomi finansiniai dokumentai; kokios yra dokumentų archyvavimo taisyklės; kokios yra sutarčių rengimo ir saugojimo taisyklės, ir pan. Tai sudarys pagrindą ir projektų valdymui, kuris yra integralioji bendrosios organizacijos veiklos ir valdymo dalis. Valdant projektus galima naudotis ir papildomais instrumentais, dalis kurių yra laisvai prieinama internete, visiškai nemokama ir paprastai valdoma. Pvz., prie tokių instrumentų (anglų kalba) galima priskirti: - internetinę bendradarbiavimo ir projektų valdymo platformą Podio, kuria galima naudotis nemokamai. Užsiregistravus platformoje, sukuriamas asmeninis projektų „portfelis“, kuriame galima sukurti atskiras skiltis kiekvienam savo valdomam projektui; taip pat platforma sukuria galimybę susijungti su kitais projekto komandos nariais, kas palengvina vidinę komunikaciją. Platformą galima rasti adresu: https://podio.com/ - panašaus pobūdžio yra ir OpenProject, kurį galima rasti adresu: https://www.openproject.org/; FreedCamp: https://freedcamp.com/ - labiau komunikacijai tarp komandos narių nei projekto valdymui yra skirta platforma Wiggio, kurią galima rasti adresu: http://wiggio.com/ Tai - tik keletas pavyzdžių; taip pat yra daugybė mokamų projektų valdymo platformų (nevyriausybinėms organizacijoms neretai yra siūloma galimybė naudotis jomis su nuolaidomis); kiekviena organizacija gali pasirinkti labiausiai jai patogų ir geriausiai lūkesčius atitinkantį intrumentą. Projekto vykdymo pradžia

Projekto pradžioje pirmiausia turi būti sudaroma projekto komanda, jei tokia komanda nebuvo numatyta iš anksto arba jeigu per tą laiką, kol buvo svarstomas sprendimas dėl paramos projektui suteikimo įvyko tam tikri pokyčiai. Projekto komanda apima organizacijos darbuotojus, o jeigu projektas turi partnerį - taip pat partnerio darbuotojus. Pagrindinis projekto komandos asmuo projekto vadovas. Viena iš dažniausių nevyriausybinių organizacijų klaidų (dažnai daroma dėl žmogiškųjų išteklių stokos) yra asmens, kuris neturi projektų valdymo patirties ir būtinų įgūdžių, skyrimas. Tai turi būti asmuo, kuris sugeba puikiai analizuoti vykstančius procesus, suprasti jų tarpusavio ryšius, gebėti identifikuoti rizikas ir numatyti jų valdymo strategijas, o taip pat gebėti vadovauti žmonėms įkvėpdamas juos bei puikiai išmanyti sritį, kurią apima projektas. Svarbu gebėti užtikrinti projekto įgyvendinimo integralumą, kadangi projektai susideda iš daugelio elementų, ypatingai didelės apimties, kompleksiniai projektai. Tais atvejais, jeigu projektas yra labai sudėtingas, be projekto vadovo gali būti skiriamas ir projekto koordinatorius. Projektų koordinatorius yra atsakingas už tinkamą ir sėkmingą projekto veiklų įgyvendinimą, sutarčių pasirašymą, veiklų derinimą, t.y., projekto vadovas atlieka labiau strateginį projekto valdymą, o projekto koordinatorius - valdymą veiklų lygmeniu. Už projekto finansinę apskaitą ir finansinių dokumentų tvarkymą yra atsakingas finansininkas arba asmuo (fizinis

2014 06 28 LTV.indd 22

01/07/2014 12:35:52

O ar juridinis), iš kurio perkamos finansinės apskaitos paslaugos. Tais atvejais, kai įmanoma, projekto komandoje dalyvauja ir komunikacijos vadovas, kuris yra atsakingas už projekto viešinimą ir komuikaciją. Svarbu apgalvoti, kokie kiti asmenys turėtų dalyvauti projekto komandoje - kokių kompetencijų dar reikia, kad užtikrinti tinkamą projekto valdymą. Nebūtinai visi projekto komandos nariai turi būti organizacijos darbuotojais - tai taip pat gali būti išoriniai konsultantai ir ekspertai, su kuriais pasirašomos sutartys dėl paslaugų teikimo projektui. Sudarius projekto komandą, projekto įgyvendinimą rekomenduojama pradėti nuo bendro pradinio susitikimo su projekto partneriais, jeigu projektas tokių turi. Tokio susitikimo tikslas - aptarti bendrą darbą, kiekvienos šalies atsakomybes ir funkcijas projekte, numatyti bendrą projekto įgyvendinimo eigą bei išsiaiškinti visus galimus klausimus. Toks susitikimas užtikrins sėkmingą projekto eigą ir abiejų šalių sąmoningą atsakomybę. Taip pat projekto pradžioje yra patikslinamas rizikų valdymo planas, projekto stebėsenos procesas. Projekto pradžioje patartina sudaryti detalų atskirų projekto veiklų įgyvendinimo planą, kadangi projekto paraiškoje dažniausiai prašoma nurodyti tik bendrąsias projekto veiklas, neskaidant jų į atskirus darbus. Detalus planas padės numatyti visus žingsnius, kurie būtini projekto veikloms įgyvendinti, o tai padės sėkmingiau ir lengviau valdyti projektą. Planuojant projekto veiklų įgyvendinimo eigą laiko aspektu, tam, kad išvengti galimų vėlavimų, galima numatyti ankstyvąją ir vėlyvąją kiekvienos projekto veiklos įgyvendinimo pradžią: - ankstyvoji pradžia - tai laiko momentas, kada veiklą ar atskirą užduotį galima pradėti įgyvendinti anksčiausiai; - vėlyvoji pradžia - tai laiko momentas, kada projekto veiklą ar atskirą užduotį galima pradėti vėliausiai, siekiant išvengti rizikos, kad užduotis nebus įgyvendinta laiku (kas gali sąlygoti visą projekto vėlavimą ar netgi nesėkmę). Kiekvienos užduoties trukmė apskaičiuojama sudėjus galimą užduoties ankstyvąją pradžią ir užduočiai atlikti reikalingą laiką (užduoties trukmė). Taip gaunama

užduoties ankstyvoji pabaiga. Lygiai taip pat gaunama ir vėlyvoji pabaiga, tik šiuo atveju sudėjus vėlyvąją projekto pradžią ir numatomą užduoties trukmę. Tokiu būdu sudėliojus užduotis ir darbus, galima lengviau valdyti projekto įgyvendinimą laiko prasme ir išvengti rizikos, kad projektas nebus tinkamai įgyvendintas dėl vėlavimų. Projekto komunikacija Projekto komunikacija turi būti numatyta iš anksto, rengiant projekto paraišką ar idėją. Dažniausiai paramos davėjas ar rėmėjas iš anksto prašo parengti projekto viešinimo planą, o neretai yra pateikiamos ir viešinimo taisyklės ar rekomendacijos. Tokiu atveju įgyvendinant projektą, yra vadovaujamasi tokiu numatytu viešinimo planu ir įgyvendinamos tos priemonės, kurios yra aprašytos plane. Viešinimo planas turi labai aiškiai atsakyti į klausimą - ko norime pasiekti dėka projekto viešinimo? Kodėl tai svarbu? Kokiomis priemonėmis to bus siekiama ir kodėl būtent tokios priemonės pasirinktos? Tad viešinimo planas taip pat turi būti nuoseklus, integralus ir aiškiai nusakantis naudą. Sėkmingiausi ir naudingiausi yra tie projektai, kurie sudaro galimybes plačiajai visuomenei prisidėti prie problemų sprendimo - tokiu būdu yra kuriama ir stipri pilietinė visuomenė. Informacija, pateikiama apie projektą interneto svetainėje turi būti nuolat atnaujinama, informuojant apie projekto eigą, pasiektus rezultatus, sukurtus produktus ar paslaugas. Svarbu apgalvoti ir papildomas projekto viešinimo galimybes - pvz., informaciją apie projektą galima paskelbti socialiniuose tinkluose; organizacijos naujienlaiškyje; vietos bendruomenės tinklapyje ar naujienlaiškyje, vietinės bibliotekos ar kultūros centro informaciniame biuletenyje, jei toks yra, kt. Kiekvienu atskiru atveju būtina įvertinti, kokią visuomenės dalį galima pasiekti šiuo kanalu? Kaip galima apibūdinti šią visuomenės dalį pagal amžių, lytį, išsilavinimą, interesus, kitas charakteristikas? Kodėl šiai grupei būtų įdomu sužinoti apie projektą? Koks yra geriausias būdas patraukti šios grupės dėmesį - nuo ko pradėti pasakoti apie projektą ir ką svarbu nepamiršti nurodyti? 21

2014 06 28 LTV.indd 23

01/07/2014 12:35:52

Vienas iš galimų projekto viešinimo būdų - pranešimai apie projektą. Esant galimybei, visada patartina pasikonsultuoti su komunikacijos/viešųjų ryšių specialistu, ar bent paskaityti papildomos medžiagos šia tema. Bendriausios sėkmingo pranešimo rengimo taisyklės yra šios: Koks tikslas? Kokia yra pranešimo nauda: tikslinei grupei, kuriai jis rengiamas, pačiai Pranešimo tikslas organizacijai, projektui? Kodėl projektas ir jo sprendžiama problema yra įdomi? Kodėl projekto problema yra aktuali ir kodėl ją svarbu spręsti būtent dabar? Kam tai skirta? Jeigu pranešimas rengiamas aiškiai neapibrėžus tikslinės grupės, didelė tikimybė, Tikslinė grupė kad susidomėjimas juo bus žemas, nes jis nebus pakankamai įdomus nei vienai socialinei grupei. Svarbu išskirti tikslines socialines grupes pagal projekto veiklai aktualias charakteristikas: amžių, išsilavinimą, interesus ir t.t. Kaip pateikti informaciją? Sėkmingas pranešimas - ypač tokiame informacijos sraute, kokį gauname kiekvieną dieną - yra aiškus ir trumpas, o jo turinys - įdomus, aktualus ir patrauklus. Pagrindiniai klausimai, į kuriuos turi būti atsakyta jau pirmoje Turinys pranešimo pastraipoje yra: kas? ką? kada? kur? ir kodėl? Toliau rekomenduojama plėtoti pagrindinę naujieną bei pateikti vieną/dvi citatas ar paplidyti svarbiomis smulkmenomis. Pabaigoje apibendrinkinte tai, kas jau pasakyta. Svarbu nurodyti kontaktinį asmenį bei jo kontaktinius duomenis. Kodėl dabar? Pranešimo sėkmę didina tinkamai pasirinktas laikotarpis. Galbūt neseniai įvyko renginys, svarbus politinis susitikimas, susijęs su projekto sprendžiama problema? Laikas Ryšių tarp pranešimo temos ir aktualių įvykių ar reiškinių atradimas leidžia sukurti papildomą pranešimo aspektą, ir didinti pranešimo patrauklumą skaitytojui, klausytojui ar žiūrovui. Patraukliausi yra pranešimai, kurie yra susiję su tam tikra prasme yra unikalus. Tačiau galima vadovautis konkrečiomis istorijomis ir konkrečiais žmonėmis, kuriuos bendrosiomis gairėmis dėl to, kokie finansiniai paveikė projektas. Todėl labai svarbu projekto vykdymo dokumentai dažniausiai yra reikalaujami projekto audito metu rinkti sėkmės istorijas. metu ir pagal tai užtikrinti tinkamą projekto finansinių Nuosekliai viešinti projektą leidžia sukurta projekto idėją dokumentų valdymą. apibrėžianti ar su ja susijusi žinutė, kurią galima naudoti Finansiniai dokumentai, svarbūs projektui, yra visi ir visuose pranešimuose, ir kuriant kitokias priemonės, dokumentai, kurie pagrindžia projekto metu patirtas pvz., reklamines juostas, reklaminius skydelius, kaičiąją išlaidas. Tokie dokumentai gali būti susiję su: 1) personalo reklamą (taip vadinamus banerius). Tokia žinutė gali būti išlaidomis; 2) projektui priskirto transporto išlaidomis; arba projekto šūkis (toks šūkis tiks pvz., reklaminiams 3) projekto komandiruočių išlaidomis; 4) įrangos, kt. skydeliams, kuriems reikalinga trumpa informacija), arba produktų, ar paslaugų įsigijimo išlaidomis; 5) įvairių tai gali būti ir keli sakiniai, išreiškiantys projekto idėją ar projekto renginių (mokymų, seminarų, konferencijų, kviečiantys prisijungti prie jo. kt.) išlaidomis; 6) tiesioginėmis projekto administravimo išlaidomis. Pagal kiekvieną atskirą išlaidų rūšį projekto Projekto finansinių dokumentų tvarkymas metu yra renkami tam tikri dokumentai, kurie pirmiausia, leidžia nuosekliai stebėti projekto išlaidas, o antra Projekto finansiniai dokumentai yra tvarkomi atitinkamai pagrįsti jas. Pagrindiniai būtini dokumentai, reikalingi organizacijoje galiojančioms taisyklėms ir procedūroms, projekto išlaidoms pagrįsti yra pateikiami sekančiame projekto finansavimo, paramos ar kt. pobūdžio sutarties lape. Visais nurodytais atvejais turi būti pateikiami ir reikalavimams ir Lietuvos Respublikoje galiojantiems išlaidas įrodantys dokumentai - tai gali būti banko išrašai, įstatymams ir kitiems teisės aktams. Todėl kiekvienu kasos išlaidų orderiai ar kt. dokumentai. atskiru atveju, projekto finansinių dokumentų valdymas 22

2014 06 28 LTV.indd 24

01/07/2014 12:35:52

Išlaidų rūšis Personalo išlaidos

Būtini dokumentai Projekto darbuotojų darbo sutartys ir įsakymas dėl priskyrimo projekto vykdymui (išskyrus tuos atvejus, kai sudaroma atskira darbo sutartis darbui projekte). Darbo laiko apskaitos žiniaraščiai. Darbo užmokesčio priskaitymo žiniaraščiai. Darbo užmokesčio ir su juo susijusių mokesčių išmokėjimo faktą pagrindžiantys dokumentai, įskaitant ir avansus (pvz., banko išrašai). Transporto išlaidos Organizacijos vadovo įsakymas dėl transporto priemonės dalinio ar visiško priskyrimo projektui. Automobilio nuomos ar panaudos sutartis; perdavimo-priėmimo aktas. Techninio paso kopija (įrodymui dėl nuosavybės teisių). Įsakymas dėl kuro normos patvirtinimo. Kelionės lapas su nurodytais kelionių maršrutais ir atstumais. Sutartis su kuro teikėju; kuro sąskaita – faktūra, kvitai ir kuro nurašymo aktai. Kitų eksploatacinių išlaidų sąskaitos, nurašymo aktai. Kelionių / Vadovo įsakymas dėl siuntimo į komandiruotę ir kt. dokumentai (pvz., komandiruotės darbotvarkė). komandiruočių išlaidos Avansinė apyskaita ir buhalterinė pažyma dėl išmokamų dienpinigių priskaitymo. Viešbučio sąskaita ar kt. nakvynę patvirtinantys dokumentai. Kitas išlaidas patvirtinantys dokumentai (jei patirtos kitos tinkamos išlaidos, susijusios su komandiruote). Jei perkami bilietai (lėktuvo, autobuso, traukinio), pirkimų dokumentai (pvz., čekis ar sąskaita-faktūra). Pirkimo sutartis (jei tokia sudaroma, pvz., perkant lėktuvo bilietus iš kelionių agentūros). Įlipimo į lėktuvą pasai, traukinio ar autobuso bilietas. Kelionės šalies viduje bilietai (pvz., autobusų ar traukinių bilietai, taksi čekiai, kt.). Jei nuomojamas autobusas, būtini pirkimų dokumentai; sutartis su paslaugų teikėju; sąskaita-faktūra; perdavimo -priėmimo aktas; važiavusių asmenų sąrašas; išlaidų apmokėjimą patvirtinantys dokumentai. Įrangos, produktų, Viešųjų pirkimų dokumentai. paslaugų pirkimo išlaidos Sutartys su teikėjais ar autoriais (jei perkami autoriniai kūriniai), o tam tikrais atvejais tai gali būti ir verslo liudijimo ar individualios veiklos pažymos kopijos. Sąskaitos-faktūros ir prekių, paslaugų ar kūrinių perdavimo-priėmimo aktai. Pats kūrinys, produkto ar suteiktos paslaugos pavyzdys (pvz., jei tai leidybos paslaugos, pridedami maketai, kelios atspausdintos medžiagos kopijos). Jei tai yra nauja įranga - įrangos įvedimo į eksploataciją aktas ir inventorizacijos kortelė (arba sąrašas su inventorizaciniais numeriais). Renginių išlaidos Dalyvių sąrašas (su dalyvių kontaktais ir parašais, išskyrus didelių viešųjų renginių atvejus). Sutartys su teikėjais (tuo atveju, jei perkama renginio organizavimo paslauga arba atskirai, maitinimo, salės nuomos, kt. paslaugos, reikalingos renginiui). Sąskaitos -faktūros ir prekių ar paslaugų perdavimo-priėmimo aktai. Viešųjų pirkimų dokumentai. Nurašymo aktai. Kiti dokumentai (pvz., nuotraukas, renginio protokolas ar darbotvarkė, filmuota medžiaga ir pan.). Tiesioginės Viešųjų pirkimų dokumentai (jei taikytina). administravimo išlaidos Sutartys su paslaugų teikėjais ar prekių pardavėjais. (pvz., ryšių išlaidos; biuro Sąskaitos-faktūros ir prekių ar paslaugų perdavimo-priėmimo aktai. išlaidos; kanceliarinių Nurašymo aktai. prekių pirkimas, kt.) Jei tai yra išlaidos, susijusios su ryšių paslaugomis ar patalpomis, turi būti organizacijos vadovo įsakymas dėl išlaidų priskyrimo projektui (nurodant tikslią sumą, kuri yra priskiriama mėn. ar ploto dalis, priskiriama projektui). Neatlygintinas Savanoriško darbo sutartis. (savanoriškas) darbas Laiko apskaitos dokumentas, kuriame nurodoma, kokiu laikotarpiu ir kiek laiko dirbo savanoris projekte. arba neatlygintinai Savanoriško darbo vertės apskaičiavimo pažyma pagal nustatytą įkainį ir faktiškai dirbta laiką projekte. suteikiamos patalpos Patalpų panaudos sutartis ir įsakymas dėl patalpų priskyrimo projektui. projekto renginiams Aktas, fiksuojantis patalpų naudojimą projekto reikmėms, kuriame nurodomas patalpų plotas, kada ir kiek laiko buvo naudotos. Naudojimosi patalpomis vertės apskaičiavimo pažyma pagal nustatytą įkainį ir faktiškai naudotą laiką projekte.

2014 06 28 LTV.indd 25

01/07/2014 12:35:52

Sėkmingas projekto valdymas reiškia, kad projekto

Projekto vadovui svarbu visą laiką rinkti ir analizuoti

vadovas turi nuolat stebėti projekto biudžete numatytų

informaciją, būtina sekti, kiek faktiškai patirtų išlaidų

lėšų panaudojimą ir vertinti, ar visos išlaidos yra tinkamos,

biudžetas skiriasi nuo planuoto biudžeto, tai padeda

ar nėra viršijama numatytų lėšų. Projekto vadovas gali

laiku pastebėti ir užkirsti kelią galimoms grėsmėms. Kuo

naudotis paprasčiausia lentele (pvz., sukurta Excel

anksčiau bus identifikuoti tokie atvejai, tuo greičiau

programoje), kurioje surašomos projektui skirtos lėšos

galima bus nuspręsti, kaip galima juos sėkmingai išspręsti.

pagal atskiras patvirtinto projekto biudžeto išlaidų

Per vėlai gauta informacija apie problemas projekte gali

eilutes, o šalia yra žymima, kiek realiai (faktiškai) lėšų

reikšti, kad bus per vėlu imtis kokių nors veiksmų, kad

yra panaudota pagal kiekvieną eilutę. Papildomai,

ištaisyti situaciją.

rekomenduojama žymėti, kiek kitokių resursų buvo panaudota vienai ar kitai projekto veiklai įgyvendinti. Valdant projektą, būtina vertinti, kokios buvo išlaidos, numatytos projekto biudžete (planuotos išlaidos), kokios

Bendrosios pastabos dėl projektų valdymo

išlaidos patirtos iš tikrųjų įgyvendinant veiklas (faktiškai patirtos išlaidos) ir kokia yra tikroji kiekvieno atlikto

Sėkmingas projekto įgyvendinimas reiškia, kad yra

darbo kaina. Visos šios dalys yra svarbios sėkmingam

įvykdytos visos projekte numatytos veiklos, neviršijant

projekto valdymui ir turi būti nuolat vertinamos projekto

projekto biudžeto (ir kitų resursų) ir yra pasiektas

įgyvendinimo procese.

projekto tikslas, bei visi planuoti projekto rezultatai. Kartais gali būti ir taip, kad kai kurių projekto planuotų

Realios išlaidos ir jų fiksavimas leidžia įvertinti vertę

rezultatų pasiekti nebus įmanoma. Tai nereiškia, kad

to, kas jau yra pasiekta bei vertinti, ar suplanuotų lėšų

projektas yra nesėkmingas, tačiau tai reiškia, kad reikės

užtenka visoms veikloms, ar nėra viršijamas biudžetas,

įvertinti ir nepasisekusius jo momentus, suprasti, kodėl

ir pan. Visos išlaidos, patiriamos projekte, turėtų būti

nepavyko pasiekti tam tikrų rezultatų ir ką galima

fiksuojamos iš karto. Jeigu pastebima, kad realios išlaidos

būtų daryti toliau bei kitaip. Tiek projekto sėkmės, tiek

gali viršyti numatytas, būtina pagrįsti, kodėl taip yra -

nesėkmės - tai išmoktos pamokos, kurios yra vertinga

dažniausiai paramos davėjai ir rėmėjai sudaro galimybę

patirtis organizacijai.

perkelti dalį lėšų iš kitų projekto biudžeto eilučių (pvz., tų, kur lėšas pavyko sutaupyti) toms eilutėms, kur lėšų

Vienas iš svarbiausių momentų, nuo kurių priklauso

trūksta. Tačiau kiekvienu atveju būtina pagrįsti, kodėl to

projekto įgyvendinimo sėkmė - tai veiklų įgyvendinimas

reikia, įvertinti, kodėl atsirado toks poreikis.

numatytais terminais ir neviršijant numatyto biudžeto. Veiklų įgyvendinimo laiku valdymas tam tikra prasme taip

Fiksavimas, kiek resursų iš tikrųjų reikėjo įgyvendinti vieną pat yra panašus į biudžeto valdymą, t.y., toks valdymas ar kitą veiklą, leidžia pamatyti tikrąją veiklų, o galiausiai ir

reiškia, kad būtina nuolat sekti ir lyginti tai, koks buvo

viso projekto, vertę. Tai parodo tikrąją kiekvienos veiklos

planuotas projekto įgyvendinimo grafikas ir koks yra

vertę. Tai taip pat gali padėti kitą kartą rengiant projektą

realus projekto veiklų įgyvendinimas laiko prasme.

- įvertinti, kas buvo nenumatyta projekto planavimo etape ir nepamiršti šių išlaidų suplanuoti rengiant naują

Net tie nukrypimai, kai veiklą vėluojama atlikti vos

projektą; įvertinti, kokių iš tikrųjų išlaidų ir resursų reikia

kelias dienas, gali būti reikšmingi, jei pvz., nuo veiklos,

vienai ar kitai veiklai.

kurią vėluojama atlikti priklauso ir kitų susijusių veiklų įgyvendinimas. Pvz., leidinio vertimą, maketavimą ir

2014 06 28 LTV.indd 26

01/07/2014 12:35:52

leidybą galima atlikti tik tuo atveju, jeigu leidinys yra

Projekto veiklų progreso vertinimui gali būti naudojamos

iki galo parengtas ir suredaguotas. Tuo atveju, jeigu

įvairios matavimo technikos, kurios leis valdyti veiklų

iki projekto pabaigos dar liko pvz., 7 mėn., kelių dienų

įgyvendinimo eigą ir kontroliuoti įgyvendinimą laiko

vėlavimas gali būti nereikšmingas. Tačiau jei vėluojama

atžvilgiu. Pvz., jeigu tam tikra didesnė veikla susideda

net ir 3 dienas, o iki projekto pabaigos liko 1,5 mėn., tai

iš panašių komponentų, kurių įgyvendinimui reikia

jau gali reikšti didesnę riziką. Projekto komandos nariai

preliminariai tiek pat laiko, visą veiklos įgyvendinimą

turėtų nuolat teikti projekto vadovui informaciją apie

galima suskirstyti lygiomis dalimis, kai kiekvieno

projekto veiklų ir jiems paskirtų užduočių įgyvendinimą,

komponento įgyvendinimas žymimas procentine išraiška.

galimus vėlavimus, tai, su kokiais sunkumais jie susiduria.

Tarkim, viena iš projekto veiklų yra 10 mokymų ciklas ta pačia tema, tačiau skirtingoms dalyvių grupėms. Tokiu atveju, jei pvz., jau yra įgyvendinti 4 suplanuoti mokymai, projekto veiklų valdymo plane pažymima:

Veiklos

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

Veikla 1: organizuoti kompetencijos kėlimo mokymus socialiniams darbuotojams Veikla 2: ...

Tokiu būdu galima sužymėti ir kitas projekto veiklas. Jeigu projekto veiklas sudėtingiau suskirstyti lygiomis dalimis, galima pasirinkti kitokį skirstymo būdą. Pvz.:

Veikla Veikla: metodinio leidinio parengimas ir leidyba

Pirminis leidinio variantas

Galutinis leidinio variantas

20%

40%

Redagavimas

60%

Dizainas ir maketas 80%

Leidyba

100%

2014 06 28 LTV.indd 27

01/07/2014 12:35:52

Projekto veiklų įgyvendinimo sėkmė priklauso ne tik nuo jų įgyvendinimo laiku, tačiau taip pat ir nuo veiklų kokybės. Kokybę valdyti yra daug sudėtingiau nei laiką, todėl visais atvejais svarbu konkrečiai apibrėžti, ką organizacijai reiškia kokybė. Šiam tikslui rengiamos techninės specifikacijos, sąlygų paslaugoms ar produktams, ar kūriniams aprašai, ar panašaus pobūdžio dokumentai, kurie yra naudojami kaip gairės, nurodančios, ką organizacija suvokia kaip kokybę ir kas turi būti padaryta teikiant paslaugą, ar kokiomis savybėmis turi pasižymėti kūrinys ar produktas, kad jis būtų laikomas kokybišku. Svarbiausia, kad tokiuose dokumentuose būtų numatyti labai aiškūs rodikliai, kurie leistų išmatuoti, kiek sukurtas produktas, kūrinys ar suteikta paslauga atitinka norimą kokybę. Geriausia, kai rodiklius galima taikyti viso projekto įgyvendinimo metu, t.y., vertinti kokybę nuosekliai, o ne tik veiklos įgyvendinimo pabaigoje. Tai leistų užtikrinti geresnį rizikų valdymą. Riziką sudėtingiau valdyti, jei kokybė vertinama

Projekto užbaigimas ir ataskaitos

tik veiklos įgyvendinimo pabaigoje, nes atlikus vertinimą gali pasirodyti, kad kūrinys ar paslauga neatitinka organizacijos lūkesčių, tačiau pvz., nėra laiko atlikti kūrinio ar produkto koregavimų, nes projektas artėja prie pabaigos (ar dėl kitokių sąlygų). Projekto vadovo atsakomybė apima ir projekto komandos valdymą. Projekto vadovas privalo užtikrinti, kad kiekvienas komandos narys aiškiai suprastų, ką tiksliai jis turi padaryti (kokią užduotį, susijusią su projektu) ir turi pakankamai kompetencijų bei informacijos, kad tą padarytų. Kartu projekto komandos nariai turi žinoti ir jausti, kad jie visais atvejais gali kreiptis į projekto vadovą, jeigu susiduria su tam tikrais sunkumais ar iššūkiais, ir būti tikri, kad iš projekto vadovo jie gaus būtiną paramą ir pagalbą. Sėkmingas projekto valdymas priklauso ir nuo tinkamai vykdomos projekto įgyvendinimo stebėsenos. Tai procesas, kurio metu renkama įvairi informacija leidžia valdyti visas projekto įgyvendinimo sritis, o projekto pabaigoje - atlikti išsamų projekto įvertinimą.

stiprinti jos įvaizdį.

Vienas iš svarbiausių projekto etapų - projekto užbaigimas ir atsiskaitymas. Ataskaitų parengimas ir projekto užbaigimas neturėtų būti tik formalumas - tai puiki proga organizacijai reflektuoti savo vykdomą veiklą, pasiektus rezultatus ir numatyti veiklos tęstinumą. Ataskaitos už panaudotą paramą turėtų būti rengiamos visais atvejais be išimties, nepriklausomai nuo to, ar to reikalauja paramos davėjas ar rėmėjas, ar ne. Nevyriausybinėms organizacijoms yra labai svarbu atsiskaityti visuomenei už bet kokią gautą paramą, kadangi pasitikėjimas nevyriausybiniu sektoriumi priklauso nuo organizacijų atskaitingumo, skaidrumo ir tinkamo paramos panaudojimo. Taip pat, įgyvendintos veiklos ir pasiektų rezultatų įvertinimas, reikalingas ataskaitos parengimui leidžia pačiai organizacijai kaupti gerąją patirtį, viešinti savo pasiektus rezultatus ir jų naudą visuomenei, ir tokiu būdu didinti pasitikėjimą organizacija,

Dažniausiai paramos davėjas ar rėmėjas kartu su finansavimo, paramos ar kitos formos sutartimi dėl paramos projektui skyrimo pateikia ir finansinės bei veiklos ataskaitų formas, kurios yra privalomos tarpiniams ir/ar galutiniam atsiskaitymams. Tokiu atveju naudojamos šios ataskaitų formos. Tuo atveju, kai tokių formų nėra, ataskaita gali būti laisvos formos, tačiau joje būtina nurodyti: 1) projekto pavadinimą, tikslą ir uždavinius; 2) projekto geografiją, tikslines grupes, įgyvendinimo laikotarpį ir skirtą biudžetą; 3) įgyvendintas veiklas; 4) pasiektus rezultatus ir jų poveikį tikslinei grupei; 5) lėšų panaudojimą (nurodant, kiek lėšų kokioms konkrečiai veikloms buvo panaudota). Projektų ataskaitos, kaip ir projektų aprašai turi būti laisvai prieinamos organizacijos interneto svetainėje, kad su jomis galėtų susipažinti visuomenė.

2014 06 28 LTV.indd 28

01/07/2014 12:35:52

Ataskaitos nebūtinai turi būti vien rašytinės formos - tai gali būti ir kitokios formos medžiaga apie įgyvendintas projekto veiklas. Tokia medžiaga gali būti naudojama kaip pagrindinis atsiskaitymas už įgyvendintas veiklas arba gali reikšmingai papildyti rašytinę ataskaitą. Pvz., tai gali būti filmuota medžiaga, iš kurios sudedamas video, nuosekliai atspindintis projekto veiklų įgyvendinimą ar iliustruojantis tam tikras atskiras projekto veiklas ar momentus. Taip pat ataskaitas galima parengti pasinaudojant internete prieinamomis programomis, kurios leidžia informaciją sudėlioti grafikų, diagramų, kitokios formos vaizdinių priemonių pagalba. Tokių programų pavyzdys (anglų kalba) yra tarkim http://piktochart.com/ arba http:// vizualize.me/, kurios leidžia sukurti gražias grafines ataskaitas, pristatymus ir aprašus, vizualiai labai patrauklias. Dalis tokių programų yra mokama, tačiau nevyriausybiniam sektoriui dažniausiai yra suteikiamos nuolaidos, arba galima naudotis ir nemokama programos versija. Kiekvieno projekto pabaigoje, ypatingai jei tai yra dideli, kompleksiniai projektai, svarbu visai projekto komandai kartu reflektuoti projekto eigą ir pasiekimus. Svarbu tai, kad atsiskaitymas nėra vien teigiamų projektų pusių

2014 06 28 LTV.indd 29

parodymas - brandžios, stiprios organizacijos niekada neslepia ir mažiau sėkmingų ar net visiškai nepavykusių projekto aspektų. Nesėkmes organizacija taip pat turi vertinti kaip gerąją patirtį, kuri leis tokių sunkumų išvengti ateityje. Todėl ataskaitose turi būti nurodoma ir tai, kas nepasisekė projekto įgyvendinimo metu, pateikiama trumpa ir glausta informacija apie tai, kodėl taip nutiko ir kokį poveikį tai turėjo bendram projekto įgyvendinimui, kaip buvo suvaldytos kilusios rizikos, ir ką kitą kartą reikėtų daryti kitaip, kad išvengti panašių nesėkmių. Tai, kiek laiko turi būti saugomi su projektu susiję finansiniai ir kt. dokumentai, dažniausiai apibrėžiama projekto finansavimo, paramos ar kt. pobūdžio sutartyje; taip pat valstybėje galiojančiuose įstatymuose, organizacijos veiklos taisyklėse ir procedūrose. Tačiau visais atvejais rekomenduojama nuskenuoti svarbiausius su projektu susijusius dokumentus ir laikyti juos organizacijos serveryje (jei toks yra), ar saugoti kitaip (pvz., elektroninėje laikmenoje). Ypač svarbu išsaugoti visus sukurtus produktus, medžiagą apie projektą ir jo rezultatus, susijusių asmenų kontaktus ir panašią informaciją.

01/07/2014 12:35:52

V. KOKYBĖS VERTINIMAS: INSTRUMENTŲ PAVYZDŽIAI Projektų sėkmės ir bendrai, organizacijos veiklos kokybės vertinimas vis dar yra viena iš mažiausiai nevyriausybinių organizacijų dėmesio sulaukiančių sričių.

Tačiau tai yra viena iš svarbiausių sričių, kuri užtikrina organizacijos veiklos sėkmę ir leidžia organizacijai augti bei tobulėti; stiprinti organizacijos darbuotojų motyvaciją, asmeninį įsipareigojimą, patikrinti, kiek tinkamai organizacijos darbuotojai supranta organizacijos tikslus ir siekius, patikrinti, kiek tai atitinka jų pačių vertybines nuostatas. Vertinimas gali būti apibrėžtas kaip procesas, kuris orientuojasi į ilgalaikį projekto ar organizacijos veiklos poveikį. Šis procesas taip pat leidžia reflektuoti, ar organizacija juda tinkama linkme, ir kokios yra svarbiausios išmoktos pamokos, kurios gali padėti augti ir tobulinti vykdomą veiklą, taikomus veiklos metodus ir būdus. Dažniausios projektų ir bendrai, veiklos kokybės vertinimo klaidos yra šios: - Vertinamas tik projekto ar įgyvendintos veiklos tikslo ir uždavinių įgyvendinimo ir pasiekimo lygis, tačiau pamirštama apie poveikio vertinimą. Poveikis nurodo, kokią įtaką projektas ar veikla turėjo ar turės ilgoje perspektyvoje - kaip reikšmingai projektas ar veikla pakeitė aplinką ar situaciją. - Įvertinimo ataskaitoje yra aprašoma, kas buvo padaryta, nenurodant, kuo tai reikšminga? Kokį poveikį tai turėjo ar turės? Veiklų ir atliktų darbų surašymas nėra vertinimas; - Nepateikiama pakankamai faktų arba faktai yra painiojami su nuomonėmis ir požiūriais. - Silpnas ryšys tarp to, kas aprašoma ir tarp daromų išvadų. Geriausia, kai projektas yra vertinamas ne tik jo vykdymo

pabaigoje, bet ir eigoje. Projekto vertinimo jo vykdymo eigoje dažnumas priklauso nuo projekto trukmės. 2-3 metų trukmės projektai turėtų būti vertinami bent kas šešis mėnesius. Rekomendacinis sričių sąrašas, kurį galima koreguoti ar papildyti, priklausomai nuo organizacijos poreikių ar konkretaus projekto reikalavimų:

Projekto biudžetas. Vertinama: skirtumai tarp planuotų projekto išlaidų ir realių (faktiškai) patirtų išlaidų; didesnių skirtumų priežastys; atlikti projekto biudžeto taisymai; organizacijos ir partnerių, jei projektas tokių turėjo, finansiniai įsipareigojimai ir jų įvykdymas; kokios rizikos, susijusios su projekto biudžetu, kilo projekto metu ir kaip buvo užtikrintas rizikų valdymas ir pan. Veiklų įgyvendinimas. Vertinama: ar visos veiklos, numatytos projekto paraiškoje, buvo įgyvendintos; ar buvo atsisakyta kai kurių veiklų; kokie buvo pakeitimai projekto įgyvendinimo plane; kokių buvo nuokrypių nuo suplanuoto projekto veiklų grafiko; kokį poveikį šie nuokrypiai turėjo projektui; kokios rizikos, susijusios su projekto veiklų įgyvendinimu, kilo projekto metu ir kaip buvo užtikrintas rizikų valdymas ir pan. Rezultatų pasiekimas. Vertinama: ar pasiekti visi rezultatai; kurie rezultatai nepasiekti ir kodėl; ar veiklų, numatytų projekto paraiškoje, pakako pasiekti suplanuotus rezultatus; ar visų rezultatų kokybė projekte atitinka organizacijos kokybės supratimą; kokios veiklos/ metodai/strategijos pasirodė mažiau efektyvios ir pan. Partnerystė. Vertinama: ar partnerystė buvo naudinga projektui ir kuo; kokių nesutarimų su partneriu kilo projekto įgyvendinimo metu ir kodėl; kiek aiškios

2014 06 28 LTV.indd 30

01/07/2014 12:35:52

buvo partnerio funkcijos ir atsakomybės projekte ir ar tai atitiko realų partnerio darbą projekte; ar aptartos tolimesnio bendradarbiavimo galimybės ir pan. Projekto tvarumas ir tęstinumo galimybės. Vertinama: ar projekto metu sukurtos paslaugos, mechanizmai, struktūros ar naujovės išliks ir po projekto pabaigos; kokios priemonės yra užtikrintos rezultatų tvarumui; ar numatytos projekto tęstinumo galimybės ir kokios ir pan. Projekto valdymas. Vertinama: ar buvo vykdoma projekto stebėsena; ar surinkti stebėsenos metu duomenys tinkami; ar visi projekto komandos nariai tinkamai atliko jiems pavestas užduotis; kokie buvo sunkumai; kiek tinkamai buvo sudaryta projekto komanda (užtikrinant visas reikalingas žinias, įgūdžius ir kompetencijas); kokios rizikos buvo kilusios projekto valdymo metu ir kaip jos buvo suvaldytos ir pan. Poveikis problemai. Vertinama: kiek pasiektas projekto tikslas ir jei jis pasiektas tik dalinai, kodėl; kiek projektas padėjo išspręsti ar prisidėjo prie projekte apibrėžtos problemos sprendimo; ar problema vis dar aktuali, ar galutinai išspręsta ir pan. Poveikis naudos gavėjams. Vertinama: kaip reikšmingai pasikeitė naudos gavėjų gyvenimas ar gerovė dėka projekto; kiek užtikrintas naudos gavėjų dalyvavimas ir įgalinimas; kaip patys naudos gavėjai suvokia projekto poveikį jiems.

informaciją vertinimo proceso metu. Be šių išvardintų metodų, kurie yra pakankamai plačiai žinomi ir taikomi (dėl to nėra poreikio juos aprašinėti išsamiau šiame leidinyje), galima pagalvoti ir apie kitokius, kūrybiškesnius metodus. Vienas iš tokių metodų yra pvz., „Istorija nuotraukose“ arba „Istorijos fiksavimas nuotraukose“. Šis metodas gali būti panaudotas vertinimui tuo atveju, jeigu informacija šio metodo pagalba buvo renkama nuosekliai, viso projekto įgyvendinimo metu. Taip yra dėl to, kad šio metodo esmė - situacijos palyginimas prieš projekto įgyvendinimą ir įgyvendinus projektą. Pvz., jeigu projektas numato gyvenamosios aplinkos pritaikymą/ pagerinimą gyventojų grupei, kuri gyvena toje aplinkoje ir tokiu būdu padidinti šių gyventojų gyvenimo gerovę, svarbu įamžinti, kaip aplinka atrodė projekto pradžioje ir kaip ji atrodo projekto pabaigoje.

Kiekvienoje srityje būtina išsamiai ir aiškiai įvertinti kiekvieną komponentą.

Organizacijai svarbu apibendrinti visas išmoktas pamokas projekto įgyvendinimo metu ar bet kokios kitos veiklos įgyvendinimo metu - tame tarpe ir tas, kurios susijusios su patirtomis nesėkmėmis. Tai yra be galo reikšminga, nes padeda kaupti svarbią patirtį, įgalinančią kitą kartą geriau numatyti rizikų valdymo strategijas ir išvengti galimų grėsmių. Išmoktos pamokos dažniausiai apibendrinamos vertinimo proceso pabaigoje, kai vertinimo komanda surenka ir išanalizuoja visą būtiną medžiagą, leidžiančią padaryti tinkamas išvadas. Išmoktos pamokos turi būti tinkamai aprašomos ir sudaryti vertinimo ataskaitos dalį.

Suplanavus vertinimo procesą ir atskirus jo komponentus, galima pereiti prie paties vertinimo. Po planavimo seka informacijos rinkimas ir jos analizė. Be dokumentų ir kt. medžiagos, surinktos stebėsenos metu, analizės (kuri yra būtina bet kokio vertinimo metu, jei stebėsena buvo vykdoma), pasirenkami ir kitokie metodai. Anksčiau minėti metodai anketinė apklausa, interviu bie focus grupė, taip pat gali būti sėkmingai naudojami renkant

Atlikus projekto įvertinimą, rekomenduojama parengti išsamų sąrašą, kuris atliks kontrolinio sąrašo funkciją, t.y. padės įvertinti, ar yra visos būtinos sąlygos, kad projektą būtų galima užbaigti. Tokį kontrolinį sąrašą galima bus užpildyti dėka projekto įvertinimo metu surinktos informacijos. Rekomendacinio pobūdžio kontrolinio sąrašo pavyzdys pateikiamas žemiau - jį galima adaptuoti pagal organizacijos ar konkretaus projekto poreikius. 29

2014 06 28 LTV.indd 31

01/07/2014 12:35:52

Nr.

Kriterijus

Kriterijaus užtikrinimas 25%

Ar visos veiklos, numatytos projekte, įgyvendintos iki galo?

Ar įvykdyti visų sutarčių, pasirašytų projekto metu, įsipareigojimai iš organizacijos pusės?

Ar įvykdyti visų sutarčių, pasirašytų projekto metu, įsipareigojimai iš kitos šalies pusės?

Ar įvykdyti visi kiti įsipareigojimai, susiję su projekto veiklų įgyvendinimu?

Ar tinkama yra visų projekto metu sukurtų produktų/kūrinių ir suteiktų paslaugų kokybė?

Ar yra surinkti įrodymai, pagrindžiantys kiekvienos veiklos įgyvendinimą?

Ar atliktas projekto auditas? (jei turi būti atliktas)

Ar audito išvada yra teigiama?

Ar įvykdyti visi projekto partnerių įsipareigojimai, susiję su projektu? (jei projektas turėjo partnerių)

50%

75%

Pastabos

100%

yra visi privalomi finansiniai dokumentai, susiję su projekto išlaidomis ir 10. Ar pagrindžiantys šias išlaidas?

11. Ar panaudotos visos projekto lėšos? Jeigu panaudotos ne visos lėšos, ar jos grąžintos (jei taip reikalaujama pagal

12. projekto finansavimo, paramos ar kt. pobūdžio sutartį)? Jei to nereikalaujama, ar priimta sprendimas, kaip bus panaudotos sutaupytos lėšos?

13. Ar atlikti visi būtini mokėjimai, susiję su projektu? 14. Ar parengtos visos būtinos projekto veiklos ataskaitos? 15. Ar parengtos visos būtinos projekto finansinės ataskaitos? 16. Ar veiklos ataskaitos pateiktos paramos davėjui ar rėmėjui? 17. Ar finansinės ataskaitos pateiktos paramos davėjui ar rėmėjui? Ar surinkta ir tinkamai saugojimui paruošta visa svarbi su projektu susijusi

18. informacija (svarbūs kontaktiniai duomenys, projekto metu sukurti produktai/ kūriniai, kt.)?

19. Ar projekto pabaiga aptarta kartu su projekto komanda? 20. Ar projekto pabaiga aptarta kartu su partneriais, jei projektas jų turėjo? 21. Ar projekto pabaiga aptarta su paramos davėjais/rėmėjais? 22. Ar numatytos projekto tęstinumo galimybės? tinkamai įvertinti darbuotojų pasiekimai ir pastangos, susijusios su projektu ir 23. Ar numatytos paskatinimo priemonės?

2014 06 28 LTV.indd 32

01/07/2014 12:35:52

Yra vertinama, ar kiekvienas iš nurodytų kriterijų yra pasiektas ir kiek jis yra pasiektas (procentine išraiška). Prie pastabų yra pakomentuojama, kiek vienas ar kitas kriterijus nėra pasiektas. Numačius visus kriterijus, kurie nėra galutinai įvykdyti ir dėl to negalima užbaigti projekto, papildomai reikėtų sudaryti veiksmų planą, kuriame būtų nurodyta, kas turėtų būti padaryta, kad projektą būtų galima užbaigti, kas yra atsakingas už kiekvieną atskirą veiksmą ir iki kada kiekvienas veiksmas turėtų būti padarytas. Be vykdomų ar įvykdytų projektų vertinimų, nevyriausybinės organizacijos taip pat turėtų nuolat vertinti ir savo bendrąją veiklą bei jos rezultatus. Nevyriausybinėms organizacijoms bendrosios veiklos vertinimo procese yra svarbūs ne tik konkretūs pasiekimai ir veiklos rezultatai, tačiau taip pat vertinimai, kurie įgalina atskleisti organizacijos darbuotojų darbo motyvaciją, organizacijos veiklos tikslų supratimą ir asmeninį ryžtą siekti organizacijos tikslų, asmeninį įsipareigojimą, atsakomybę, lojalumą organizacijai, kt. Vienas iš galimų instrumentų tokiam įvertinimui yra WAIHF metodas. WAIHF - tai akronimas, kurį sudaro metodo esmę atspindinčio klausimo žodžių pirmosios raidės, t.y., What am I here for? Išvertus į lietuvių kalbą - Kam (kokiu tikslu) aš čia esu? WAIHF metodą

KODĖL? • Kodėl aš esu čia? Kodėl dirbu šioje organizacijoje? • Kokią vertę sukuriu organizacijai čia dirbdamas? • Kokie yra mano darbo organizacijoje tikslai? • Kokios yra mano pagrindinės atsakomybės sritys organizacijoje? Už kokių užduočių įvykdymą esu atsakingas? • Ką turiu užtikrinti?

galima taikyti tais atvejais, kai norima padėti visiems organizacijos darbuotojams įvertinti, kaip jie suvokia bendrą organizacijos veiklos tikslą, pamatyti, kaip šį tikslą suvokia kiti kolegos. Tai leidžia burti visus organizacijos darbuotojus vieningam tikslui ir padėti jiems pajusti, kad visi juda ta pačia linkme. Taip pat šis metodas leidžia organizacijos darbuotojams tiksliai ir aiškiai apibrėžti savo veiklos organizacijoje prioritetus, o tai, savo ruožtu, leidžia darbuotojams numatyti, į ką pirmiausia būtina sutelkti dėmesį, kas judėti tinkama linkme (t.y., link prioritetų įgyvendinimo), taip pat augti kaip asmenybei ir darbuotojui. Metodo esmė yra trys klausimai, į kuriuos kiekvienas darbuotojas iš pradžių atsako individualiai yra skiriama laiko pagalvoti ir surašyti savo mintis ant popieriaus lapo. Šie klausimai yra: 1) kodėl - kodėl aš čia esu?; 2) ką - ką aš turiu daryti/į ką sutelkti dėmesį?; 3) kas - kokius rezultatus noriu pasiekti ir kaip juos vertinsiu? Jeigu darbuotojams sudėtinga atsakyti į aukščiau pateiktus klausimus, kiekviena klausimą galima apibūdinti papildomai, kai nurodoma žemiau.

KAIP? • Kaip/kokiais būdais galiu pasiekti savo veiklos tikslus organizacijoje? • Ką konkrečiai turiu padaryti? • Į ką turiu sutelkti savo dėmesį? • Kam turiu skirti pirmenybę?

Vėliau visi komandos nariai kartu aptaria savo mintis svarbu, kad su komanda dirbtų ekspertas ar tinkamas kompetencijas turintis asmuo, kuris galėtų padėti apibendrinti komandos mintis, padėti reflektuoti, pamatyti panašumus ir įvertinti, kiek organizacijų darbuotojai eina ta pačia linkme, ką daryti, kad visi eitų ta pačia linkme, jei taip nėra. Taip pat WAIHF metodas gali būti taikomas individualių pokalbių tarp vadovo ir darbuotojo metu. Tai leis vadovui aptarti su darbuotoju jo prioritetines veiklos sritis ir tas užduotis, į kurias darbuotojas artimiausiu metu turi sutelkti savo dėmesį.

KAS? • Kokius specifinius rezultatus planuoju pasiekti? • Kaip įvertinsiu šiuos rezultatus ir jų pasiekimą?

Galiausiai, tai leidžia vadovui įvertinti, kiek darbuotojas suvokia bendrąsias organizacijos vertybes ir pagrindinius organizacijos veiklos tikslus, kokią asmeninę prasmę jam teikia šios vertybės ir organizacijos veikla. Pildant WAIHF metodo lentelę rekomenduojama neviršyti 1-2 puslapių. Svarbu ne surašyti kuo daugiau savo tikslų ar siekiamų rezultatų, o sutelkti dėmesį į pačius svarbiausius ir aktualiausius. Tai leidžia išskirti pagrindinius prioritetus ir susitelkti į esminius dalykus, išvengiant nereikalingo streso. Asmeninę WAIHF metodo lentelę rekomenduojama pasikabinti matomoje 31

2014 06 28 LTV.indd 33

01/07/2014 12:35:52

vietoje, kaip priminimą, į ką būtina sutelkti dėmesį ir kurie siekiai/tikslai šiuo metu yra svarbiausi. Taip pat rekomenduojama kas 3 mėnesius įvertinti, ar tai, kaip dirbama, iš tikrųjų padeda siekti šių svarbiausių tikslų. Vienas iš dažniausiai pačios VO „Gelbėkit vaikus“ naudojamų veiklos kokybės vertinimo metodų, leidžiančių įvertinti pagrindines nevyriausybinės organizacijos valdymo sritis yra Nevyriausybinių organizacijų veiklos kokybės vertinimo metodika. Ši metodika leidžia išsamiai įvertinti: nevyriausybinės organizacijos valdybos darbo kokybę; misiją ir viziją bei tai, kaip organizacijos darbuotojai ir kt. susiję asmenys supranta misiją ir viziją; vadovavimo kasdienei veiklai kokybę; darbo organizavimo procesą; dalijimąsi informacija; darbų paskirstymą; išteklių naudojimą; lėšų apskaitą ir kontrolę; žmogiškųjų išteklių valdymą; organizacijos įvaizdį toje srityje, kurioje ji dirba; programų plėtojimą; viešuosius ryšius ir santykius su kitomis organizacijomis, kurios dirba toje pačioje srityje. Kadangi išsamus metodikos ir jos taikymo procedūrų aprašymas yra laisvai prieinamas internetinėje erdvėje, platesnis šio metodo aptarimas šiame leidinyje netikslingas.

- Vertinimo kriterijų aprašas: http://www.bapp.osf.lt/downloads/KRITERIJU%20 APRASAS.pdf - Priedai vertinimui apibendrinti: http://www.bapp.osf.lt/downloads/ PRIEDAIvertinimo%20lapai.pdf Atlikus įvertinimą, (ypatingai didžiųjų, sudėtingų projektų) svarbu suteikti projekto komandaigrįžtamąjį ryšį apie įvertinimo metu gautus duomenis ir pagrindines išvadas. Taip pat būtina sudaryti galimybę komandos nariams įvertinti savo darbą, pasiekimus ir bendruosius projekto rezultatus. Tai taip pat puiki proga projekto vadovui ir organizacijos vadovui padėkoti kiekvienam komandos nariui už bendrą darbą ir už kiekvieno darbuotojo indėlį į projektą bei jo sėkmę. Tai stiprina darbuotojų motyvaciją. Sudėtinga užtikrinti motyvaciją tų darbuotojų, kurie sunkiai dirbo tam, kad pasiekti projekto tikslus ar užtikrinti sėkmingą organizacijos veiklą, o jų pastangos liko nepastebėtos. Toks požiūris gali turėti žalingą poveikį visam organizacijos efektyvumui - kaip bebūtų, organizacija nėra struktūra, kuri veikia pati savaime.

Metodiką galima rasti internete adresu: - Metodikos ir jos taikymo procedūrų aprašas: http://www.bapp.osf.lt/downloads/TYRIMO%20 PROCEDURA.pdf

Organizacijos veikia dėka žmonių, jų turimų kompetencijų, asmeninio įsipareigojimo ir aistros tam, ką jie daro.

2014 06 28 LTV.indd 34

01/07/2014 12:35:52

2014 06 28 LTV.indd 35

01/07/2014 12:35:52

Leidinys parengtas pagal Lietuvos ir Šveicarijos bendradarbiavimo programą Visos teisės priklauso visuomeninei organizacijos „Gelbėkit vaikus“. Ledinyje publikuojamų nuotraukų teisės priklauso GraphicStock.com . Leidinį parengė: Kristina Stepanova, nepriklausoma patarėja-ekspertė Tiražas - 500 vnt

2014 06 28 LTV.indd 36

01/07/2014 12:35:52