Arbeitshilfe für Rechnungsprüfungsorgane
Verschiedene dieser Risiken sind strategisch und / oder operativ, bedürfen aber auch eines internen Kontrollsystems. In der Rechnungsprüfung interessieren hauptsächlich diejenigen Prozesse im IKS, die finanzieller Natur sind bzw. die Auswirkungen auf die finanzielle Berichterstattung haben können. Der Einbezug eines funktionierenden IKS bei der Prüfung einer Jahresrechnung beeinflusst die Prüfungsstrategie und das Prüfungsvorgehen. Es erhöht zudem die Prüfsicherheit und letztendlich die Prüfungsaussage, d.h. die Aussagen im Bestätigungsbericht. Auch ein schriftlich knapp dokumentiertes, jedoch nachweislich gelebtes funktionierendes IKS kann dem RPO Prüfsicherheit geben und schlussendlich zur Effizienz und zur Effektivität der Prüfung beitragen. Der Fokus bei öffentlichen Verwaltungen liegt prinzipiell in der Tätigkeit der einzelnen Verwaltungsbereiche. Diese sind gekennzeichnet durch folgende besondere Merkmale:
Viele Schnittstellen zwischen den Abteilungen (z.B. Steuerabteilung / Finanzverwaltung / Bauverwaltung usw.) sowie viele Schnittstellen auch zu Externen (z.B. zu Gemeindeverbänden). Anspruchsvolle Zusammenarbeit zwischen politisch gewählten "Miliz-Mitarbeitenden" (z.B. Gemeinderätinnen und Gemeinderäte) und den Berufsleuten der Verwaltung. Einfluss der Politik auf die Zusammenarbeit zwischen den Gremien (z.B. Gemeinderat / Kommissionen) sowie die Arbeit der Gemeindeverwaltung. Rücktritte, Ausscheiden von Amtsinhabern.
3.3.2 AUFBAU EINES INTERNEN KONTROLLSYSTEMS Beim Aufbau des Internen Kontrollsystems (IKS) ist auf die Besonderheiten der Amtsstelle Rücksicht zu nehmen, insbesondere auf:
Funktionen und Aufgaben der Stelle, Grösse und Mitarbeiterzahl, Art der Risiken in den einzelnen Bereichen.
Es sind u.a. folgende Unterlagen zu erarbeiten:
Konzept IKS mit den Zielsetzungen, Stellenbeschreibungen, Stellvertretungsregelungen, Wer/Was-Diagramme (Aufgabenteilung / Funktionstrennung), Arbeitsanleitungen, Beschreibung der verfügbaren Unterlagen, Bearbeitungsregeln, Beschreibung des gewünschten Arbeitsergebnisses, Durchzuführende, dokumentierte Kontrollen (Visa-, Unterschriftenregelung).
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