Arbeitshilfe für Rechnungsprüfungsorgane
In kleineren Amtsstellen oder Gemeinden lässt sich beispielsweise schon durch die folgenden Massnahmen ein recht grosser Sicherheitsgrad erreichen:
Verwendung vornummerierter Formulare (Barverkäufe, Barquittungen) mit periodischer Kontrolle der Lückenlosigkeit der Nummern und der vollständigen Vereinnahmung, Entwertung der Belege nach der Zahlung, schriftliche Regelung der Unterschriftsberechtigungen, Kollektivunterschrift für alle Post- und Bankkonti, Unterteilen der Arbeitsabläufe, regelmässiger Bezug der Ferien durch alle Mitarbeiter, effektives Funktionieren der Stellvertretung, Unterstützung der Finanzkontrolle in ihrer Tätigkeit.
Der / Die Vorgesetzte oder eine von ihm / ihr bestimmte Vertrauensperson führt periodisch insbesondere folgende Massnahmen und Kontrollen durch:
Vorlage der gesamten Eingangs- und Ausgangspost, Vorlage der Hilfsbücher und Bankauszüge mit Belegen, Kontrolle der Geldbestände (unregelmässig, ohne Vorankündigung), Vorlage sämtlicher Buchungsbelege, Entscheidung über die Abschreibung von Forderungen, soweit dazu die erforderlichen Kompetenzen nicht anderswo liegen, Vorlage der Ausstandsverzeichnisse und Inventare, Vorlage der Lohnlisten (inkl. der von der Dienststelle selber besoldeten Angestellten).
Im Interesse einer späteren Rekonstruierbarkeit der durchgeführten Kontrollen sind die vorgenommenen Kontrollen durch Visum auf den Belegen oder in den Hilfsbüchern zu dokumentieren. Dadurch kann bei Unregelmässigkeiten besser dargelegt werden, inwieweit der Vorgesetzte seiner Aufsichtspflicht nachgekommen ist. Der Aufbau des Internen Kontrollsystems trifft oft auf Widerstand. Den Betroffenen fällt die Unterstützung des Vorhabens leichter, wenn ihnen klar ist, dass das IKS nicht aus Misstrauen einem Einzelnen gegenüber eingerichtet wird, sondern stets die ganze Organisation umfasst. Die Betroffenen erhalten dank des IKS bei der Ausführung ihrer Arbeit vermehrte Sicherheit. Wie bereits im vorangehenden Abschnitt „Internes Kontrollsystem“ erwähnt, hat die Konferenz der kantonalen Aufsichtsstellen über die Gemeindefinanzen eine Praxishilfe für ein IKS mit Beispielen von Prozessabläufen publiziert15. 3.3.3 FUNKTIONENTRENNUNG Die Funktionentrennung ist ein wichtiger Aspekt innerhalb des IKS.
____________________ 15 http://www.kkag-cacsfc.ch/de/downloads/category/14-internes-kontroll-system-iks.html
Seite 25 von 59
