Análisis funcional – AFGBEv0.3
Gestión Becas ESADE
20/09/2010
ESADE
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INDEX 1.LISTA DE DISTRIBUCIÓN............................................................................................................................................5 2.CONTROL DE VERSIONS.............................................................................................................................................5 3.INTRODUCCIÓN.............................................................................................................................................................6 4.DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO................................................................................................................................6 4.1.MOTIVACIÓN Y OBJECTIVOS...............................................................................................................................6 4.2.REQUERIMENTOS FUNCIONALES.......................................................................................................................8 5.DISSEÑO CONCEPTUAL............................................................................................................................................10 5.1.CONTEXTO..............................................................................................................................................................10 5.2.ACTORES.................................................................................................................................................................13 5.3.DESCOMPOSICIÓN FUNCIONAL........................................................................................................................15 5.3.1.DESCRIPCIÓN GLOBAL DE LOS MODULOS...............................................................................................17 5.3.1.1.M01 Modulo de acceso y estructura de la aplicación ...............................................................17 5.3.1.2.M02 Alta y descripción de tipologías de becas..........................................................................18 5.3.1.3. M03 Aprobación de altas de becas........................................................................................... 22 5.3.1.4.M04 Solicitud: Online e importación.......................................................................................... 24 5.3.1.5.M05 Solicitud: Introducción manual........................................................................................... 25 5.3.1.6.M06 Solicitud: Visualización del histórico de becas solicitas por el alumno..............................30 5.3.1.7.M07 Gestión de la documentación: Almacenaje manual...........................................................30 5.3.1.8.M08 Gestión de la documentación: Almacenaje automático.....................................................31 5.3.1.9.M09 Gestión de la documentación: Extracción..........................................................................32 5.3.1.10.M10 Estado de la solicitud....................................................................................................... 33 5.3.1.11.M11 Imprimir solicitudes de becas y/o documentación adjunta...............................................34 5.3.1.12.M12 Consulta global................................................................................................................ 37 5.3.1.13.M13 Convocatoria de entrevistas............................................................................................ 37 5.3.1.14.M14 Cierre de solicitud............................................................................................................ 38 5.3.1.15.M15 Comunicación pasiva referente a la solicitud...................................................................39 5.3.1.16.M16 Comunicación activa referente a la solicitud....................................................................40 5.3.1.17.M17 Gestión económico financiera.......................................................................................... 42 5.3.1.18.M18 Solicitud: Seguimiento económico...................................................................................43 5.3.1.19.M19 Consulta de los recursos disponibles en los fondos económicos....................................43 5.3.2.ALUMNO...........................................................................................................................................................44 5.3.2.1.M01 Modulo de acceso y estructura de la aplicación................................................................44 5.3.2.2.M02 Alta y descripción de topologías de becas.........................................................................44 5.3.2.3. M03 Aprobación de altas de becas........................................................................................... 44 5.3.2.4.M04 Solicitud: Online e importación.......................................................................................... 44 5.3.2.5.M05 Solicitud: Introducción manual........................................................................................... 44 5.3.2.6.M06 Solicitud: Visualización del histórico de becas solicitas por el alumno..............................44 5.3.2.7.M07 Gestión de la documentación: Almacenaje manual...........................................................44 5.3.2.8.M08 Gestión de la documentación: Almacenaje automático.....................................................44 5.3.2.9.M09 Gestión de la documentación: Extracción..........................................................................45 5.3.2.10.M10 Estado de la solicitud....................................................................................................... 45 5.3.2.11.M11 Imprimir solicitudes de becas y/o documentación adjunta...............................................46 5.3.2.12.M12 Consulta global................................................................................................................ 46 5.3.2.13.M13 Convocatoria de entrevistas............................................................................................ 46 5.3.2.14.M14 Cierre de solicitud............................................................................................................ 46 5.3.2.15.M15 Comunicación pasiva referente a la solicitud...................................................................46 5.3.2.16.M16 Comunicación activa referente a la solicitud....................................................................47 5.3.2.17.M17 Gestión económico financiera.......................................................................................... 47 5.3.2.18.M18 Solicitud: Seguimiento económico...................................................................................47 5.3.2.19.M19 Consulta de los recursos disponibles en los fondos económicos....................................47 5.3.3.OFICINA DE BECAS.........................................................................................................................................48 5.3.3.1.M01 Modulo de acceso y estructura de la aplicación................................................................48 5.3.3.2.M02 Alta y descripción de topología de becas..........................................................................48 5.3.3.3. M03 Aprobación de altas de becas........................................................................................... 48 ESADE
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5.3.3.4.M04 Solicitud: Online e importación.......................................................................................... 48 5.3.3.5.M05 Solicitud: Introducción manual........................................................................................... 48 5.3.3.6.M06 Solicitud: Visualización del histórico de becas solicitas por el alumno..............................48 5.3.3.7.M07 Gestión de la documentación: Almacenaje manual...........................................................48 5.3.3.8.M08 Gestión de la documentación: Almacenaje automático.....................................................49 5.3.3.9.M09 Gestión de la documentación: Extracción..........................................................................49 5.3.3.10.M10 Estado de la solicitud....................................................................................................... 49 5.3.3.11.M11 Imprimir solicitudes de becas y/o documentación adjunta...............................................49 5.3.3.12.M12 Consulta global................................................................................................................ 50 5.3.3.13.M13 Convocatoria de entrevistas............................................................................................ 50 5.3.3.14.M14 Cierre de solicitud............................................................................................................ 50 5.3.3.15.M15 Comunicación pasiva referente a la solicitud...................................................................50 5.3.3.16.M16 Comunicación activa referente a la solicitud....................................................................51 5.3.3.17.M17 Gestión económico financiera.......................................................................................... 51 5.3.3.18.M18 Solicitud: Seguimiento económico...................................................................................51 5.3.3.19.M19 Consulta de los recursos disponibles en los fondos económicos....................................51 5.3.4.RESPONSABLE DE LA OFICINA DE BECAS.................................................................................................52 5.3.4.1.M01 Modulo de acceso y estructura de la aplicación................................................................52 5.3.4.2.M02 Alta y descripción de topología de becas..........................................................................52 5.3.4.3.M03 Aprobación de altas de becas............................................................................................ 52 5.3.4.4.M04 Solicitud: Online e importación.......................................................................................... 52 5.3.4.5.M05 Solicitud: Introducción manual........................................................................................... 52 5.3.4.6.M06 Solicitud: Visualización del histórico de becas solicitas por el alumno..............................53 5.3.4.7.M07 Gestión de la documentación: Almacenaje manual...........................................................53 5.3.4.8.M08 Gestión de la documentación: Almacenaje automático.....................................................53 5.3.4.9.M09 Gestión de la documentación: Extracción..........................................................................53 5.3.4.10.M10 Estado de la solicitud....................................................................................................... 53 5.3.4.11.M11 Imprimir solicitudes de becas y/o documentación adjunta...............................................53 5.3.4.12.M12 Consulta global................................................................................................................ 53 5.3.4.13.M13 Convocatoria de entrevistas............................................................................................ 53 5.3.4.14.M14 Cierre de solicitud............................................................................................................ 53 5.3.4.15.M15 Comunicación pasiva referente a la solicitud...................................................................53 5.3.4.16.M16 Comunicación activa referente a la solicitud....................................................................54 5.3.4.17.M17 Gestión económico financiera.......................................................................................... 54 5.3.4.18.M18 Solicitud: Seguimiento económico...................................................................................54 5.3.4.19.M19 Consulta de los recursos disponibles en los fondos económicos....................................54 5.3.5.DIRECCION DEL PROGRAMA.......................................................................................................................55 5.3.5.1.M01 Modulo de acceso y estructura de la aplicación................................................................55 5.3.5.2.M02 Alta y descripción de topología de becas..........................................................................55 5.3.5.3.M03 Aprobación de altas de becas............................................................................................ 55 5.3.5.4.M04 Solicitud: Online e importación.......................................................................................... 55 5.3.5.5.M05 Solicitud: Introducción manual........................................................................................... 55 5.3.5.6.M06 Visualización del histórico de becas solicitadas por el alumno..........................................55 5.3.5.7.M07 Gestión de la documentación: Consulta............................................................................55 5.3.5.8.M08 Gestión de la documentación: Almacenaje automático.....................................................55 5.3.5.9.M09 Gestión de la documentación: Extracción..........................................................................55 5.3.5.10.M10 Estado de la solicitud....................................................................................................... 55 5.3.5.11.M11 Imprimir solicitudes de becas y/o documentación adjunta...............................................55 5.3.5.12.M12 Consulta global................................................................................................................ 55 5.3.5.13.M13 Convocatoria de entrevistas............................................................................................ 56 5.3.5.14.M14 Cierre de solicitud............................................................................................................ 56 5.3.5.15.M15 Comunicación pasiva referente a la solicitud...................................................................56 5.3.5.16.M16 Comunicación activa referente a la solicitud....................................................................56 5.3.5.17.M17 Gestión económico financiera.......................................................................................... 56 5.3.5.18.M18 Solicitud: Seguimiento económico...................................................................................56 5.3.5.19.M19 Consulta de los recursos disponibles en los fondos económicos....................................56 6.REQUERIMIENTOS NO FUNCIONALES................................................................................................................58 7.ANEXOS..........................................................................................................................................................................64 8.GLOSARIO.....................................................................................................................................................................76 ESADE
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1. LISTA DE DISTRIBUCIÓN
Nombre Joan Lluís Rabassó – TIC Xavier Anglí – TIC Marc Llovet - TIC David Beltran - TIC
2. CONTROL DE VERSIONS
Versión 0.1 0.2 0.3
ESADE
Fecha 21/06/2010 19/07/2010 09/09/2010
Razón de la modificación Versión inicial Revisión de la primera versión. Se incorporan maquetas, se amplían detalles de las necesidades y se incorporan comentarios de Marc Llovet.
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3. INTRODUCCIÓN
El proyecto de la mejora de la gestión de becas en ESADE se enmarca dentro del plan de sistemas para el curso 2010/11. Se solicitan los siguientes grandes temas que habrá que desarrollar en el presente documento: - Crear una herramienta que permita a los usuarios con los permisos adecuados crear y definir nuevos productos (becas) que serán gestionadas posteriormente por los usuarios de ESADE en función de las solicitudes recibidas. - Crear, y en algunos casos mejorar, el proceso de consulta y entrada de información de las solicitudes de becas tanto por parte del alumno como por parte de los responsables de las distintas oficinas de becas. - Liberar a los usuarios de las tareas manuales a la hora de realizar las comunicaciones online / offline con los alumnos así como a la hora de realizar informes o de generar documentación de seguimiento para la gente interna de ESADE. - Procedimentar e informatizar el seguimiento posterior a la solicitud de la beca hasta su resolución. - Almacenar y gestionar de forma segura y centralizada la documentación ofrecida por el solicitante o generada por ESADE referente a cada solicitud de beca. - Automatizar el flujo de información entre las oficinas de becas y SGEF para: • Gestionar los distintos fondos económicos. •
Hacer efectivos los pagos referentes a los beneficios de la beca concedida.
•
Disponer de información de los remanentes económicos de los distintos fondos y asegurar su correcta gestión.
•
Presupuestar, a inicio de curso, las partidas dedicadas a financiar las becas que se concederán durante el curso en ESADE.
4. DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO
Este apartado describe:
los motivos que dan pié a la implementación del nuevo sistema la formulación del problema los objetivos que se persiguen los requerimientos observados para la obtener el nuevo sistema. Estos puntos deberán organizarse en dos apartados:
4.1. MOTIVACIÓN Y OBJECTIVOS.
•
Antecedentes y motivación para la implementación de un nuevo sistema
El sistema actual de gestión de becas en ESADE es altamente manual, con gran presencia de documentos excel compartidos, y poco automatizada. ESADE
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El proyecto tiene que dotar a ESADE de una serie de soluciones que permitan procedimentar y informatización de la información de becas en ESADE. •
Formulación del problema:
El problema de Afecta a Su impacto es
La solución es
El problema de Afecta a Su impacto es La solución es
El problema de Afecta a Su impacto es
La solución es
El problema de Afecta a Su impacto es La solución es
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No existe la opción de solicitar una beca vía WEB Alumnos interesados Programas académicos Limitación de medios para solicitar una beca y, al no ser los propios alumnos los que almacenan la solicitud en el sistema, se requiere de la administración para pasar la información de las solicitudes físicas o del email al sistema. Generar formularios online para que los alumnos puedan realizar la solicitud vía web. Se aprovechará la aplicación instalada en los servidores de ESADE denominada los ‘Formularios SAW’. Esta aplicación permite a los usuarios crear formularios con campos personalizados por el propio usuario. Descentralización de entrada de datos Programas académicos No disponemos de un histórico de solicitudes de becas, ni de becas concedidas / denegadas, ni de alumnos becados. Disponer de herramientas de introducción de datos, como formularios web o forms de mantenimiento, para que los responsables de los programas o los propios alumnos puedan almacenar, de una forma centralizada, los datos propios de las solicitudes de becas. Poca automatización del proceso de seguimiento de la solicitud de la beca. Alumno Programas académicos El alumno no dispone de una forma ágil de visualizar el estado actual de su solicitud y los responsables de la beca no disponen de una herramienta que automatice la extracción de datos, comunicaciones externas (programa-alumno) o internas (programa – SGEF) o la realización de tareas relacionadas con la beca. Aplicación con interfaz oracle para realizar todas las funciones propias de gestión de becas que llame a otras herramientas de soporte. Descentralización del almacenamiento de la documentación generada en la gestión de la beca. ESADE Alta manualidad a la hora de generar y almacenar datos, comunicaciones o informes de seguimiento. Integración de la gestión de becas en el proyecto del gestor documental y almacenamiento automático de las comunicaciones entre ESADE y cliente, o comunicaciones internas entre distintos actores en la gestión de becas. Se tendrá en cuenta el proyecto TOBA desarrollada por BBR. AF-Versión 3.0
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El problema de Afecta a Su impacto es
La solución es
El problema de Afecta a
Su impacto es La solución es
•
Poca automatización en el control de resultados y de los beneficios de las becas Programas académicos SGEF Alto coste en tiempo para generar informes de seguimiento de los fondos económicos, del número de becas concedidas, cálculo de remanentes, pagos… Además los documentos son compartidos y pueden surgir incongruencias debido a la manipulación simultánea de diversos actores. Al centralizar el almacenamiento de datos es posible realizar informes automáticos y cerrados. Dificultosa gestión de los fondos económicos Dirección general Decanato SGEF Dirección de programa Desarrollo Corporativo Esfuerzo de administración para conocer la disponibilidad económica de los fondos, los remanentes o el uso de los propios. Mejorar el back office de las solicitudes para relacionar la concesión la beca contra los fondos de cada programa.
Objetivos a conseguir con el nuevo sistema y mejoras que aportará a la Organización.
El proyecto tiene que dotar a ESADE de las herramientas oportunas para gestionar todas las becas solicitadas por los alumnos de ESADE y mantenerles correctamente informados. Conseguir este objetivo general comportara las siguientes mejoras: Disponer de una metodología común que permita crear topologías de becas o Crear un portafolio de becas para cada programa o Describir los beneficios asociados a cada beca Crear un histórico de alumnos que han solicitado una beca con el almacenaje de documentación y proceso de seguimiento hasta la resolución de la propia Permitir la consulta y/o solicitud de una beca por parte del alumnado así como estandarizar las comunicaciones online / offline. Mejorar el flujo de información entre los programas y SGEF para facilitar las tareas de back office por parte del SGEF. 4.2. REQUERIMENTOS FUNCIONALES.
•
Metodología de obtención de la información.
La obtención de requerimientos y de la información que ha permitido la elaboración del presente análisis funcional ha seguido el siguiente proceso: Se ha estudiado el proceso actual y su implementación informática con los distintos actores que intervienen en todo el proceso. ESADE
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Se han mantenido reuniones con personas representativas de cada programa académicos que ofrecen, actualmente, algún tipo de beca. •
Requerimientos funcionales del nuevo sistema y que definen el alcance del funcional del proyecto. Dar suporte a les diferentes funciones de la gestión de becas, facilitando las tareas de back office de los actores que interactúan con el proceso. Asegurar la correcta gestión de permisos debido al carácter privado de los datos relacionados con las becas. Incorporar a la solicitud física la opción que el alumno pueda realizar una solicitud online. Generación de plantillas online / offline de las comunicaciones habituales con los clientes (alumnos solicitantes de beca) Facilitar la consulta del estado actual de los fondos económicos que financian las becas concedidas. Centralizar la creación de nuevos tipos de becas en ESADE incorporando un workflow de aprobación. Crear un histórico de alumnos becados.
•
Idiomas de la aplicación: La aplicación funcionará tanto en castellano como en inglés y catalán:
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5. DISSEÑO CONCEPTUAL. 5.1. CONTEXTO. 5.1.1 PROCESO: SOLICITUD DE UNA BECA
Figura 5.1.1 - Diagrama de contexto
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5.1.2 PROCESO: GESTIÓN ECONOMICO-FINANCIERA DE UNA BECA
Figura 5.1.2 - Diagrama de contexto
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5.1.3 PROCESO: GESTIÓN DE LAS FUENTES ECONÓNOMICAS PARA LA CREACIÓN DE LOS FONDOS QUE FINANCIAN LAS BECAS EN ESADE
Figura 5.1.3 - Diagrama de contexto
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5.2. ACTORES. • SOLICITANTES DE UNA BECA Los alumnos de ESADE, matriculados en un programa concreto, pueden solicitar una beca y deberán presentar la documentación necesaria, y justificante, adecuada en los servicios de admisión de ESADE. Algunos ejemplos de documentación que actualmente se solicitan a los alumnos: -
Impreso de Solicitud de Beca, debidamente cumplimentado.
-
Fotocopia de las declaraciones de renta y de patrimonio del cabeza de familia correspondientes al último año fiscal o de ambos cónyuges, si las presentan por separado.
-
Certificado de ingresos brutos del padre y/o de la madre, correspondiente al año actual, si trabajan por cuenta ajena, o declaración jurada de los ingresos para el mismo año, si trabajan por cuenta propia.
-
Declaración privada de patrimonio.
-
Justificante de notas de acceso a la universidad.
-
Carta de la entidad bancaria en la que se especifique el importe de los intereses del préstamo de estudio generados durante el año académico vigente.
-
Etc.
• CANDIDATOS A UNA BECA Existen becas que se ofrecen a personas con un brillante expediente académico pero que aún no han formalizado su matriculación en un programa de ESADE. Los candidatos a este tipo de beca pueden considerar esta beca como un punto a tener en cuenta a la hora de escoger donde se vana matricular. • BENEFICIARIOS DE UNA BECA Los alumnos de ESADE que han solicitado una beca deben poder consultar el estado de las solicitudes de beca realizadas (en el presente curso o en anteriores) así como solicitar, dentro de los plazos oportunos, nuevas becas en función del programa o curso académico donde se hayan matriculado. También nos encontramos con potenciales alumnos que, por su perfil académico, se les ofrece una beca previamente a su matriculación. • OFICINAS DE BECAS (ADMISIONES) Responsables de realizar el seguimiento de las solicitudes y tareas de back office de las becas que se ofrecen para cada programa académico. Existen distintas oficinas de becas y cada una de ellas, como mínimo, es responsable de las becas que se ofrecen a un programa académico. OFICINA Oficina de becas PhD Oficina de becas MBA Oficina de becas Derecho Oficina de becas Dirección de empresas Oficina de becas ExEd
PROGRAMA ACADEMICO PhD MBA Part Time, Full Time Licenciatura Derecho, GED y Master en derecho Licenciatura ADE, BBA y MSc Programmes in Managment
• RESPONSABLE DE LA OFICINA DE BECAS Es el responsable de asegurar el correcto funcionamiento de la gestión de becas en ESADE. Cada oficina tiene un responsable pero una misma persona puede ser responsable de distintas oficinas de becas. • COMITÉ EVALUADOR En determinados programas se crea un grupo de entrevistadores para que, además de la documentación ofrecido por el alumno, realicen una evaluación personal del solicitante de la beca. ESADE
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• DIRECCION DE PROGRAMA Son los responsables de evaluar el perfil académico de los solicitantes de una beca, mediante la documentación ofrecida por admisiones y/o el entrevistador, y tienen la responsabilidad de la resolución final de algunas becas. • COMITÉ DE BECAS Son los responsables de evaluar el perfil académico de los solicitantes de algunos tipos de beca donde la resolución no depende directamente de la oficina de becas. Mediante la documentación ofrecida por admisiones y/o el comité evaluados el comité de becas resuelve las solicitudes de becas y lo comunica a la oficina de becas para que se continúe la gestión de la beca. • SGEF – CLIENTES Responsables de hacer efectiva la beca del alumno ya sea de forma activa, realizando el pago económico, o pasiva, realizando el descuento oportuno en la matricula del alumno. Son, también, los responsables de la gestión de los fondos económicos que dispone ESADE. • COMITÉ DE ASIGNACION DE FONDOS Dirección general, subdirección general y los dos decanos de ESADE son los responsables de repartir los recursos económico asignados a la Finalidad Fundacional, el Fondo de Becas o los rendimientos de los endowments (un endowment es un fondo económico inmovilizado cuyos rendimientos anuales se utilizan para financiar distintos proyectos de la escuela); para dotar a los programas con los recursos económicos suficientes para sufragar el coste de las becas. Una parte de los recursos asignados a la financiación de las becas provienen de este proceso. • COMITÉ DE INVERSIONES Uno de los fondos económicos que financian las becas en ESADE es el endowment de becas y el endowment general. El comité de inversiones son los responsables de decidir como se invierten económicamente los fondos para generar el mayor beneficio anual. • DESARROLLO CORPORATIVO Departamento cuyo objetivo es apoyar a las prioridades de ESADE buscando colaboraciones económicas del mundo empresarial o de personas como antiguos alumnos, PAS o profesorado. Una de las prioridades ESADE es la búsqueda de talento y, por tanto, el aumento del número de becas concebidas. • MARKETING CORPORATIVO La venta del merchandising de ESADE es una fuente de ingresos para el fondo de becas.
Se destacan a 5 actores principales que son los máximos responsables de interactuar con el sistema: • • • • •
OFICINA DE BECAS (ADMISIONES) RESPONSABLE DE LA OFICINA DE BECAS DIRECCION DE PROGRAMA SGEF – CLIENTES ALUMNOS
A través del documento se detalla como el resto de actores pueden llegar a interactuar de una forma indirecta con la gestión de becas en ESADE.
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5.3. DESCOMPOSICIÓN FUNCIONAL.
El sistema se divide funcionalmente en los siguientes módulos: M01 Modulo de acceso y estructura de la aplicación Permitirá a todos los usuarios acceder al sistema con los privilegios correspondientes. M02 Alta y descripción de topología de becas Los usuarios deben poder dar de alta, modificar y detallar productos, es decir, becas. Estas becas serán en las que los alumnos realizaran solicitudes y que serán gestionadas posteriormente por los usuarios de ESADE. M03 Aprobación de altas de becas Una nueva topología de Beca antes de tener visibilidad externa, y por tanto ser susceptibles de recibir solicitudes, debe ser aprobada por los usuarios con los permisos adecuados. M04 Solicitud: Online e importación Los alumnos deben poder solicitar una beca a través de la WEB y, automáticamente, su solicitud será almacenada en el sistema. M05 Solicitud: Introducción manual Los alumnos no solamente pueden realizar una solicitud de beca vía WEB sino que también pueden realizar una solicitud vía email o físicamente en la oficina del programa académico oportuno. Este modulo permitirá insertar la solicitud en el sistema informatizado. M06 Visualización del histórico de becas solicitadas por el alumno Este modulo permitirá a los usuarios con los permisos adecuados visualizar todas las solicitudes de beca que haya realizado el alumno (ya estén cerradas o pendiente de resolución). M07 Gestión de la documentación: Almacenaje manual A medida que la solicitud de una beca avanza en el proceso que le llevará hasta su resolución los usuarios de la Oficina de Becas deben poder añadir nuevos documentos en el espacio reservado para cada solicitud en MS Shared Point 2010. M08 Gestión de la documentación: Almacenaje automático Este modulo gestiona el almacenaje en Shared Point de los documentos que el alumno suba mediante la aplicación WEB.
M09 Gestión de la documentación: Extracción Se requiere poder extraer la documentación almacenada de las solicitudes de un determinado tipo de beca. M10 Estado de la solicitud La plataforma debe permitir visualizar y controlar la evolución individual de cada solicitud. Se considera aprovechar la Intranet de Facultades Universitarias o Nexus como posibles vías de comunicación entre el alumno o ESADE.
M11 Imprimir solicitudes de beca y/o la documentación adjunta Se requiere poder extraer la documentación almacenada de las solicitudes y las propia solicitudes cuya resolución está en manos de personas externas a la oficina de becas (Comité de becas o Dir. Programa). Se analiza la documentación ofrecida por el solicitante más la información generada por ESADE y/o la evaluación de la entrevista para decidir si se concede, o no, la beca. M12 Consulta global Este modulo permite al usuario visualizar el contenido de todas las solicitudes pero sin la posibilidad de modificar ningún valor.
M13 Convocatoria de entrevistas En algunas becas se requiere una entrevista previa a llegar a la resolución de la solicitud de la beca. Existe un comité evaluador que entrevista al alumno un número indeterminado de veces (típicamente es una entrevista por alumno).
M14 Cierre de la solicitud En este apartado el usuario que tenga permisos suficientes pueda cerrar la solicitud con la decisión tomada.
M15 Comunicación pasiva referente a la solicitud ESADE
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Las comunicaciones online / offline que están relacionadas con la resolución de la solicitud deben estar disponibles, para su consulta, en la Intranet / Nexus propia del alumno. M16 Comunicación activa referente a la solicitud Se entiende como comunicación activa referente a la solicitud de la beca aquella que tiene como objetivo informar al alumno sobre cualquier tema relacionado con su solicitud mediante comunicaciones online (envío de emails) o offline (cartas). M17Gestión económico financiera --------------------M18 Solicitud: Seguimiento economico ----------------M19 Consulta de los recursos disponible en los fondos económicos Los usuarios con permisos suficientes deben poder extraer, en cualquier momento, un informe estático donde visualizar los recursos económicos, asociados a la oficina, que se han utilizado para financiar las becas concedías y los recursos pendientes de gastar.
Seguidamente veremos a fondo cada uno de los módulos para cada rol.
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5.3.1.DESCRIPCIÓN GLOBAL DE LOS MODULOS 5.3.1.1.
M01 Modulo de acceso y estructura de la aplicación
Descripción
Punto de entrada al sistema de gestión de las becas. Comportamiento
Toda la gestión académica de alumnos se basa en ORACLE y, es por tanto, que se desea gestionar las becas de ESADE mediante el desarrollo de forms y/o herramientas que trabajen contra ORACLE. En la plataforma que se desea desarrollar para la gestión de becas los usuarios deben poder acceder, mediante identificación previa mediante el login de ESADE (username y password), a gestionar las becas o las solicitudes de becas. Un punto a tener en cuenta es que existen distintas Oficinas de Becas y que cada una de ella gestiona becas distintas. Los miembros de una oficina de beca no deben poder gestionar, acceder o consultar datos referentes a las solicitudes de beca que hayan tenido otra oficina de beca. Un mismo usuario puede pertenecer a distintas oficinas de becas. Una vez entremos en la herramienta deberíamos observar 2 zonas bien delimitadas: 1.- Zona de alta de tipologías de becas 2.- Seguimiento de solicitudes
.- Menú genérico con las aplicaciones:
Guardar, Imprimir, Nuevo, Salir, etc… (las usuales en los forms de
oracle actuales)
.- Apartado donde visualizar el usuario que se ha registrado y la oficina de beca asociada, si la hay, no es obligatorio que un usuario forme parte de una oficina de becas. .- Botón 53111.1 Da acceso al apartado de crear / modificar tipos de becas que no han sido aprobadas. (Apartado 5.3.1.2 M02 del presente documento) .- Botón 53111.2 Da acceso al apartado de aprobar tipos de becas que han sido propuestas por la oficina de becas. (Apartado 5.3.1.3 M03 del presente documento) .- Botón 53111.3 Da acceso al apartado de crear / modificar solicitudes de becas. (Apartado 5.3.1.2 M05 del presente documento)
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.- Botón 53111.4 Da acceso al apartado de consultar solicitudes de beca de forma masivas para gestiones básicas como comunicaciones online, offline, etc... (Apartado 5.3.1.11 M11 del presente documento) Figura 5.3.1.1. 1 – Maqueta Validaciones Se indicará en la pantalla el nombre de usuario y la oficina de becas de la que forma parte (no es obligatorio que un usuario este dentro de una oficina para poder acceder, con los permisos descritos posteriormente, a la herramienta. 5.3.1.2.
M02 Alta y descripción de tipologías de becas
Descripción En este modulo los usuarios con los permisos suficientes podrán crear y describir nueva tipologías de becas para que, después de su revisión, estén disponibles a los alumnos para realizar solicitudes, ya sean, física o online. Comportamiento Los usuarios deben poder dar de alta, modificar y detallar nuevos productos, es decir, becas. La definición del producto se basa en los siguientes datos (en los tres idiomas): CAMPO Nombre oficial
TIPO Campo texto.
Nombre para la visualización externa Lista de requisitos
Campo texto Conjunta de check box.
DESCRIPCIÓN El nombre debe ser una cadena continua de caracteres. Ejemplo: Beca_honor. El nombre que se muestra a los alumnos. Un mismo requisito puede ser compartido requerido para distintas becas. Habrá que controlar que, para cada solicitud de beca realizada por los alumnos, se tiene los requisitos cumplimentados. Inicialmente tenemos (pueden sorgir nuevos requisitos): -
Número convocatórias
de
Relación 1-N.
Impreso de solicitud Valor mínimo en la nota PAU (selectividad) Declaración de la renta y de patrimonio del cabeza de familia correspondiente al último año fiscal o de ambos conyugues, si las presentan por separado. Certificado de ingresos brutos del padre y/o de la madre, correspondiente al año anterior del año de la solicitud, o declaración jurada de los ingresos para el mismo año, si trabajan por cuenta propia. Declaración privada de patrimonio. Documentos que acrediten el préstamo de estudio
En un mismo año se pueden convocar distintos plazos para presentar la solicitud de una beca, y por tanto, tendremos que poder detallar n fechas límite de solicitud y n fecha de resolución. También hay que tener presente que una beca puede tener distintos plazos de solicitud debido a que el plazo para los alumnos de primero, segundo, tercero o cuarto son distintos. Se deben poder detallar los siguientes valores tantas veces como Numero de convocatorias se haya informado: o Plazo solicitud. Campo fecha día y mes. Se indicaría el último mes del año en el que los alumnos pueden solicitar una beca. Se indicará si el plazo se extiende hasta el curso
ESADE
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Candidatos
Relación 1-N
Comité evaluador
Check Box
Aquí detallaremos si previamente a la resolución de la beca el solicitante debe o no realizar una entrevista. Se debe poder indicar que usuario o usuarios internos de ESADE realizarán las entrevistas.
Descripción de la beca
Campo texto.
Breve descripción de los puntos clave de la beca que servirá como explicación a la gente externa (alumnos).
Dotación fija
Check box + Campo Número Campo Numero (de 0 a 100) Check List.
Indica la cantidad económica, en euros, que será pagada al solicitante o descontada del pago de matricula (es incompatible con el campo Dotación %). Indica el valor, en %, de la matricula pagada por ESADE como beneficio de la beca (es incompatible con el campo Dotación fija). Se detallará quien o que grupo de personas tienen la responsabilidad de decidir si una beca es concedida o denegada. Actualmente los actores responsables son: o Dirección de programa o Comité de becas o Si no se indica ninguno se entenderá que la beca se concede de forma automática tras haber supervisado y cerrado la solicitud en etapas posteriores.
Relación 1-N
En este apartado se debe poder indicar si la presente beca es acumulable a otras del portafolio de ESADE. Si es incompatible con otra se debería indicar cuál de las dos tiene prioridad para poder descartar una de las dos solicitudes de beca. Una misma beca puede ser incompatible con n becas.
Dotación %. Responsables de la resolución
Incompatibilidades
Comunicación resolución
ESADE
posterior o no. Algunas becas, como las que reconocen aquellos alumnos que han obtenido notas excelentes en los exámenes, el plazo de solicitud no finaliza en el presente curso si no que se extiende hasta el curso siguiente. o Plazo de resolución. Campo fecha día y mes. o Programa y Curso. Si el campo curso no se indicara significaría que para todos los cursos (1º, 2º,…) tienen el mismo plazo. Se debe poder relacionar la beca con los cursos academicos. Cada beca estará dirigida a uno o múltiples programas organizados por ESADE, hay que considerar la opción que una beca este dirigido únicamente a un curso (1º, 2º…) de un EAM. Si el campo curso no se indicará significaría que para todos los cursos (1º, 2º,…) tienen el mismo plazo. Si el campo curso no se indicara significaría que para todos los cursos (1º, 2º,…) del un mismo EAM tienen el mismo plazo.
Los usuarios indicarían que tipos de reconocimientos tiene los alumnos cuando se aprueba una solicitud. Actualmente tenemos las siguientes opciones pero el sistema debe soportar crear nuevos tipos de reconocimiento: o Email o
Carta oficial firmada por el decano de managment Hay que informar del nombre del decano Hay que informar de los apellidos del decano
o
Carta oficial firmada por el decano de derecho Hay que informar del nombre del decano Hay que informar de los apellidos del decano AF-Versión 3.0
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o
Carta oficial firmada por el director del programa Hay que informar del nombre del director del programa Hay que informar de los apellidos del director del programa Tendremos tantas direcciones de programa como programas dispongan de un portafolio de becas
o
Carta oficial firmada por el presidente del comité de becas Hay que informar del nombre del presidente del comité de becas Hay que informar de los apellidos del presidente del comité de becas
Imputación
Diversos campos numéricos de %. Deben sumar 100.
Si no se indica ninguna no existirá comunicación de la resolución Se indicará contra que centro de coste se deberá aplicar el coste de la beca para que SGEF pueda realizar la gestión económica – financiera oportuna. El coste del beneficio de la beca puede estar repartida entre distintos fondos y, por tanto, se incluye la opcion de subdividir el importe, mediante %, en distintos centros de imputacion o fondos. Ahora mismo nos encontramos que las becas aplican contra: o Fondos procedentes del mismo programa (más conocido como contra presupuesto del programa) o Fondos de becas múltiples. Cada programa académico dispone (si no lo dispone se creará) de un fondo (Fondo de MBA, Fondo de ADE…). Se debería tener en cuenta el valor indicado en el campo EAM o programa para evitar que el cargo de la beca pueda ser imputado al gasto de otro programa. o Fondos procedentes del 2,8% de matrícula. o Fondo procedente del rendimiento anual del endowment. o Remanentes ejercicios anteriores o Renuncias de plaza
Pago
Check Box
Solicitud online. ¿Cómo funciona SAW?)
Relacionar el tipo de beca con la aplicación SAW. Campo email.
Contacto
ESADE
Se deberá poder indicar si la beca requiere de datos financieros (Numero cuenta corriente) que aporte el solicitante o no. Si no se indica se entiende que el beneficio es un descuento en el último tramo asociado al pago de la matricula. En este apartado se describen los campos que al alumno se le mostrará en la solicitud WEB para que rellene. El formulario WEB almacenará los datos en oracle para la posterior gestión interna. Se indicará un email y/o persona y teléfono para atender a posibles dudas o complicaciones que puedan tener los alumnos.
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ESADE
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Figura 5.3.1.2.1 – Maqueta 5.3.1.3.
M03 Aprobación de altas de becas
Descripción Los nuevos tipos que hayan creado las Oficinas de Becas deben estar validadas por la figura del Responsable de la Oficina de Becas. Comportamiento
Figura 5.3.1.3. 1 – Diagrama de contexto
Los usuarios de la Oficina de Becas pueden mediante el modulo M02 dar de alta nuevos tipos de becas, y mediante el mismo modulo, describir la beca. ESADE
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Una vez el usuario ha finalizado la creación de la nueva beca envía un email informativo al Responsable de su Oficina de Becas. En este email se incluyen todos los campo descriptivos de la nueva beca y un enlace para que, si el responsable no encuentra ningún problema, pueda activarla haciendo clic en el enlace. También se mostrará un enlace donde, en el caso que se encuentre un problema, indique al usuario que ha realizado el alta de la nueva beca que no ha sido aprobada. Tanto, si el responsable de la oficina aprueba o no el nuevo tipo de beca, es decir, aplique en cualquiera de los dos enlaces, se enviará un email al usuario informando de la decisión de su responsable de la oficina. Los e-mails tendrán un asunto determinado, concretamente, Alta de nueva Beca: Nombre oficial. El campo Nombre oficial se informa en el modulo M02. Nombre de los enlaces: Alta de nueva beca aprobada y Alta de nueva beca NO aprobada. A continuación se muestran algunas de las becas actuales de ESADE: BECA Becas patrocinadas despachos
TIPO por
Beca Talent MRes Financial Aid MRes
MRES
Beca EDIF (nou PhD)
PhD
Beca Antic PhD (800€/mes)
PhD
Beca Matricula (antic i nou PhD)
PhD
Borses estades visiting PhD
PhD
Living Expense de PhD (+ info) Beca SUD Beca Talento Beca Alojamiento
PhD Projecte en procés d’activació comentat entre DesCorp i Teresa Careta Las becas de Alojamiento están destinadas a candidatos con una buena trayectoria académica que viven fuera de Cataluña y que no disponen de suficientes recursos económicos. Cubren el 50% de una plaza en la Residencia Universitaria Roberto de Nobili, en el campus Barcelona-Sant Cugat de ESADE, o en la Residencia Universitaria Sarriá.
Grado en Dirección de EmpresasBBA. Grado en Derecho.
Beca Exelencia Academica
Las Becas a la Excelencia Académica están destinadas a los 5 candidatos de primer curso con mejor trayectoria académica en el Grado en Dirección de Empresas-BBA y en el Grado en Derecho.
Grado en Dirección de EmpresasBBA. Grado en Derecho.
Beca intereses
La Beca de intereses cubre el 100% del importe de los intereses generados por el préstamo de estudios.
Grado en Dirección de Empresas –BBA, Grado en Derecho, Licenciatura en Dirección de Empresas o Licenciatura en Derecho.
TALENT GRANTS …
ESADE
PROGRAMA Máster en Derecho Internacional de los Negocios (Full Time /Part Time). Máster en Asesoría y Gestión Tributaria (Full Time / Part Time). Grado en Derecho. MRES
MSc PROGRAMMES MANAGEMENT …
…
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IN
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Restricciones
Hasta que el Responsable no de el OK al nuevo tipo de beca no se deberá dar visibilidad externa. 5.3.1.4.
M04 Solicitud: Online e importación
Descripción
Los alumnos deben poder solicitar una beca a través de la WEB y, automáticamente, su solicitud será almacenada en el sistema. No todos los alumnos dispondrán de acceso a esta plataforma para solicitar la Beca, es por eso, que ESADE también permite recibir solicitudes en las propias oficina de admisión. La herramienta que se desarrollará debe permitir volcar estas solicitudes físicas al sistema (ver apartado M05 5.3.1.5) Comportamiento
Los usuarios solicitan una aplicación WEB donde los alumnos puedan hacer una solicitud de beca. Los alumnos, mediante identificación, accederían a una WEB con los siguientes apartados: Se considera la aplicación SAW que permite a los usuarios internos de ESADE generar formularios WEB para ser rellenados por el interesado. Estos formularios WEB convivirán con los formularios físicos descritos más adelante en el presente documento. Primer apartado: Se visualizarían, de la base de datos oracle, determinados datos personales para, en aquellos casos permitidos, el alumno pueda modificarlos. Los datos son:
ESADE
CAMPO
DESCRIPCIÓN
Nombre Apellidos Tipo de identificador y número identificador (pasaporte, DNI…).
No modificable por parte del alumno Apellidos No modificable por parte del alumno pero si podría indicar nuevos identificadores. Un alumno puede ofrecer a ESADE, de forma múltiple, el DNI y el pasaporte.
Dirección postal Dirección email particular Teléfono Móvil Idioma de contacto Programa académico
Modificable por parte del alumno Modificable por parte del alumno Modificable por parte del alumno Modificable por parte del alumno Modificable por parte del alumno En este apartado se visualizaría el programa en que el alumno está actualmente matriculado. No modificable por parte del alumno
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OBSERVACIONES
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Segundo apartado: En este apartado el alumno podrá solicitar propiamente la beca. Se visualizaran las becas que tienen asociado un programa académico del cual se haya matriculado el alumno, para que el alumno, pueda realizar una o varias solicitudes de beca. Cada vez que el alumno solicite una nueva beca se visualizará en pantalla los siguientes valores (descritos en M02): CAMPO
DESCRIPCIÓN
Nombre para la visualización externa
Nombre de la Beca
Descripción de la beca
Plazo de resolución para el presente curso académico (20XX/20YY)
Breve explicación para su consulta por parte del alumno. Visualización de las fechas límite para realizar la solicitud. Existen beca con distintos plazos de solicitud al año. Visualización de las fechas límite donde ESADE debe comunicar la resolución de la solicitud.
Dotación fija o Dotación %.
Beneficio asociado a la beca.
Lista de requisitos.
Tabla con la documentación, mínima, que solicita ESADE para proseguir con la solicitud.
Plazos solicitud presente curso (20XX/20YY)
para el académico
OBSERVACIONES Debe estar en los tres idiomas. Si falta informar algún valor se cogerá la castellana como valor.
Únicamente se visualizarían aquellos campos informados para cada tipo de beca y descritos en el punto M02.
Tercer apartado: En este apartado, y únicamente en los casos que el apartado PAGO y/o FAMILIA del M02 estén informados, se solicitará al alumno el número de cuenta corriente y/o que realice una búsqueda de los hermanos que están estudiando en ESADE y que justifican, por ejemplo, la solicitud de la Beca Familia. El campo referente a PAGO debe estar informado obligatoriamente y/o como mínimo tiene que estar detallada la información de un hermano que también estudie en ESADE (aunque se podrá, como máximo, detallar tres hermanos). En la misma pantalla se debe poder buscar a los hermanos en la base de datos, en la misma pantalla se visualizaran los siguientes datos del hermano: - Nombre y apellidos - Curso matriculado en ESADE Se debe almacenar, automáticamente, la fecha en que se ha realizado la solicitud de la beca. 5.3.1.5.
M05 Solicitud: Introducción manual
Descripción
Los alumnos no solamente pueden realizar una solicitud de beca vía WEB sino que también pueden realizar una solicitud vía email o físicamente en la oficina del programa académico oportuno. Este modulo permitirá insertar la solicitud en el sistema informatizado. ESADE
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Comportamiento
Adjuntamos distintos formularios (PDF) que los alumnos pueden rellenar a mano o en el mismo PDF para ser entregado presencialmente o por email a la Oficina de Becas,
1011 1011 1011 1011 1011 Impreso-Solicitud BecaImpreso-Solicitud Alojamiento BecaImpreso-Solicitud Excelencia Académica BecaImpreso-Solicitud Intereses BecaImpreso-Solicitud Familia Beca Talento
Se pueden visualizar los documentos PDF anteriores en el apartado ANEXOS del presente documento. Los usuarios de las Oficinas de Becas, con identificación y permisos suficientes, deben poder acceder a una plataforma donde poder introducir los datos aportados por el solicitante de la beca. Previamente podrán buscar a un alumno en la base de datos y cargar los datos ya almacenados en el sistema.
ESADE
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.- Apartado 53151.1. En este apartado el usuario informará los campos (no es obligatorio informarlos todos) para realizar una búsqueda del alumno entre los almacenados en la BBDD. .- Botón 53151.2. Una vez informados los campos superiores se procede a realizar la búsqueda y se devuelven los resultados en el apartado 53151.3. .- Apartado 53151.3. Resultados de la búsqueda originada con el botón 53151.2. .- Apartado 53151.4. Visualización de los datos personales del alumno elegido con el botón 53151.8. .- Apartado 53151.5. Se visualizan los tipos de becas que están disponibles para el curso que está realizando el alumno. De todas formas el usuario podrá realizar una búsqueda manual del tipo de beca con el botón 53151.7. .- Botón 53151.6. Con este botón realizas la creación de una solicitud de la beca MBA BECA 1 asociada al alumno elegido con el botón 53151.8. Se accede a la pantalla mostrada en Figura 5.3.1.5.2. .- Botón 53151.7. Para realizar una búsqueda manual del tipo de beca que el alumno ha elegido. ESADE
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.- Botón 53151.8. Para seleccionar, de entre los resultados positivos de la búsqueda, el alumno concreto con el que asociaremos la solicitud de la beca. Figura 5.3.1.5.1 – Maqueta
Al acceder el usuario empezará por realizar la búsqueda del alumno. Para ello podrá utilizar, informándolos, de forma individual o conjunta, campos como: • Código alumno ESADE • Nombre • Apellido1 • Apellido2 • Identificador Legal Todos los solicitantes de beca ya han aplicado y, por tanto, siempre tendremos resultados positivos en la búsqueda. Al localizar al alumno se procederá con la gestión propia de la beca.
Figura 5.3.1.5.2 – Diagrama de contexto Se mostrará aquellas becas disponibles para el/los programas académicos en que se haya matriculado el solicitante. El usuario escogerá una de las beca en función de la solicitud física o email que haya recibido. La plataforma creará un seguimiento de la solicitud para que los usuarios (y los alumnos con una consulta en la Intranet / Nexus) puedan ir viendo el estado actual, como se ha ido cerrando progresivamente las distintas fases y las fechas de cierre en toda la vida activa de la solicitud. ESADE
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Se construirá una línea de tiempo para que, visualmente, los usuarios puedan ir viendo el estado actual de cada solicitud. Se consideran 4 fases (no se debe permitir dar de alta nuevas fases): FASE I Solicitud
FASE II Recopilación de documentación
FASE III Evaluación
FASE IV Resolución
Se debe almacenar, automáticamente, cualquier modificación de fase y la fecha en que se ha realizado incluyendo, sobre todo, la fecha de solicitud de la beca.
.- Apartado 53161.1. Visualización del histórico de solicitudes de beca que ha realizado el alumno. Además se observa en la columna Compatibilidad con la beca solicitada las becas que son o no compatibles con la escogida por el alumno. .- Apartado 53161.2. Seguimiento de la solicitud con las distintas etapas posibles. Se pinta en verde la fase actual y se muestra la fecha de inicio de fase. .- Botón 53161.3. Después de la revisión de compatibilidades se confirma la creación de la solicitud y se abre, en MS Shared Point, una carpeta para almacenar documentación especifica, aportada por el alumno o creada por ESADE, de la solicitud. (Ver apartado 5.3.1.7 M07) .- Botón 53161.4. Botón habilitado para que la persona con los permisos suficientes pueda cerrar la solicitud con la decisión tomada. Se describe el proceso en el apartado 5.3.1.14 M14. Figura 5.3.1.5.3 – Maqueta Validaciones ESADE
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Se verificará que la fecha de solicitud no supera en más de una semana a la fecha límite indicada en el campo Plazo solicitud (MF02). Si se supera aparecerá un mensaje de alerta informando al usuario de la oficina de becas de dicha problemática. El usuario podrá abrir el gestor de envíos de email para comunicarse con el alumno (se cargará automáticamente el buzón @esade.edu del alumno) y decidir, en ese momento o más adelante, si se finaliza la solicitud o se permite que avance hacia fases posteriores. Se almacenará que el usuario a enviado un email de seguimiento y su fecha para posteriores consultas. 5.3.1.6.
M06 Solicitud: Visualización del histórico de becas solicitas por el alumno
Descripción
Este modulo permitirá a los usuarios con los permisos adecuados visualizar todas las solicitudes de beca que haya realizado el alumno (ya estén cerradas o pendiente de resolución). Comportamiento
Una vez que un alumno tenga una solicitud de beca se deberá recuperar y visualizar el histórico de todas las solicitudes que este alumno haya podido realizar y el estado actual de cada una de ellas y la fecha en que se modifico el último estado. Se visualizaran una tabla con los siguientes datos: Beca Programa Estado actual Última fecha de modificación Resolución final
Figura 5.3.1.6.1 – Maqueta 5.3.1.7.
M07 Gestión de la documentación: Almacenaje manual
Descripción
A medida que la solicitud de una beca avanza en el proceso que le llevará hasta su resolución los usuarios de la Oficina de Becas deben poder añadir nuevos documentos en el espacio reservado para cada solicitud en MS Shared Point 2010. Comportamiento
ESADE
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Al acceder a una carpeta en concreto podemos ver todos los documentos de la solicitud:
Figura 5.3.1.7.1 – Maqueta
En la misma pantalla donde visualizaremos y gestionaremos una solicitud de beca se debería poder acceder a la gestión (visualización, eliminación, impresión) de los documentos, ya sean facilitados por el alumno mediante el formulario web, o los obtenidos de forma física en la oficina de admisiones. En la pantalla se deberá visualizar de forma clara si la solicitud con la que trabajamos ya tiene abierta una carpeta especifica en MS Shared Point 2010. En caso que este creada se podrá acceder a ella mediante un botón que estará relacionada con la URL de la carpeta asociada a la solicitud en MS Shared Point. Si no esta creada la carpeta el usuario podrá crearla, automáticamente, siguiendo la denominación de carpetas comentadas en M07. Los usuarios deberían poder almacenar, tras un escaneo digital, la documentación dentro del apartado destino a la solicitud en la que trabajamos. De esta forma se tendrá en una misma localización toda la documentación que ha generado la solicitud. Restricciones
Los mismos usuarios que dispongan de acceso a la herramienta de gestión de las solicitudes de beca y, por tanto, realizar el seguimiento también podrá acceder al apartado del MS shared Point dedicado almacenar la documentación referente a la solicitud. Los usuarios no se tienen que volver a identificar ya que trabajaremos con SSO - Single signon). 5.3.1.8.
M08 Gestión de la documentación: Almacenaje automático
Descripción ESADE
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Este modulo gestiona el almacenaje en Shared Point de los documentos que el alumno suba mediante la aplicación WEB. Comportamiento
En el formulario online el solicitante debería poder subir documentos (imágenes, pdf, word) como la copia de la nota de la PAU, documentación sobre la renta o patrimonio familiar, etc… Se enviaría un email al buzón de contacto de la Oficina de Becas (ver M02) indicando que se han subido documentos relativos a la solicitud con la referencia DocumentaciónSolicitud. Nombre oficial de la beca informado en M02.Curso Académico.Digito de control. Ejemplo DocumentaciónSolicitud.Beca_honor.0910.001250 El digito de control podrá repetirse para combinaciones distintas de Nombre oficial de la beca y Curso Académico. ESADE dispondrá en el curso 2010/11 de un nuevo gestor documental y la documentación enviada por el solicitante se debería almacenar en este gestor y de forma correctamente referenciada. Un vez el solicitante cierre la solicitud WEB, Shared Point creará un apartado especifico para cada solicitud, donde almacenará la documentación subida por el alumno. La carpeta se denominará siguiendo la descripción Solicitud. Nombre oficial de la beca informado en M02.Curso Académico. Digito de control. Ejemplo: Solicitud.Beca_honor.0910.001250 Restricciones
Los permisos de acceso a estas carpetas Shared Point son los mismos que los del modulo M08. Para aquellos documentos protegidos con una contraseña o la imposibilidad de su impresión no se extraerán. En la plataforma de subida de documentación que dispondrá el alumno se deberá indicar que ESADE no se responsabiliza del tratamiento de documentos protegidos con una contraseña o que no se pueden imprimir (PDFs protegidos especialmente por el creador del documento). 5.3.1.9.
M09 Gestión de la documentación: Extracción
Descripción
Se requiere poder extraer la documentación almacenada de las solicitudes de un determinado tipo de beca. Comportamiento
Los usuarios que tengan los permisos adecuados podrán acceder a las carpetas Shared Point creadas específicamente para almacenar la documentación relacionada a cada solicitud e realizar una impresión manual de toda ella. El usuario podrá, en este modulo, abrir la documentación y, en el caso de desear una copia física, realizar una impresión. Validaciones
Los permisos de acceso a estas carpetas Shared Point son los mismos que los del modulo M08. ESADE
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Restricciones
En ningún caso se dará al usuario la opción expresa de almacenar dicha información en su ordenador y no se evitará que el ordenador almacene una copia de la documentación al ser visualizada por el usuario. Para aquellos documentos protegidos con una contraseña o la imposibilidad de su impresión no se extraerán. En la plataforma de subida de documentación que dispondrá el alumno se deberá indicar este punto. 5.3.1.10.
M10 Estado de la solicitud
Descripción La plataforma debe permitir visualizar y controlar la evolución individual de cada solicitud. Se considera aprovechar la Intranet de Facultades Universitarias o Nexus como posibles vías de comunicación entre el alumno o ESADE.
Comportamiento
Figura 5.3.1.10.1 – Diagrama de contexto
FASE: SOLICITUD DE BECA. Detallado en el modulo M04 y M05. FASE: RECOPILACIÓN DE DOCUMENTACÓN Los usuarios serán responsables de revisar si, para cada solicitud, se dispone la documentación mínima que se requiere para decidir la concesión de la beca. En la pantalla de la plataforma se debe visualizar fácilmente que la fase relacionada con la recopilación de documentación ha concluido satisfactoriamente. Se almacenará la fecha de modificació. ESADE
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Los usuarios internos de ESADE realizarán recordatorios al solicitante para que envíe la documentación pendiente mediante el gestor de envíos de correos electrónicos que tengan en su sistema (típicamente será una de las versiones del outlook). Los usuarios podrán modificar el mail que figura como mailto. Estos mismos podrán indicar, tras el periodo de tiempo que consideren oportuno, cerrar la solicitud indicando que la fase relacionada con la recopilación de documentación ha finalizado sin éxito, es decir, que el campo resolución resta como No Satisfactorio. Se almacenará la fecha de modificación. En caso de cerrar satisfactoriamente la fase de recopilación de documentación se inciaria la fase de Evaluación. FASE: EVALUACIÓN. Detallado en el modulo M11 y M13. FASE: RESOLUCIÓN. Detallado en el modulo M14. 5.3.1.11.
M11 Imprimir solicitudes de becas y/o documentación adjunta
Descripción
Se requiere poder extraer la documentación almacenada de las solicitudes y las propia solicitudes cuya resolución está en manos de personas externas a la oficina de becas (Comité de becas o Dir. Programa). Se analiza la documentación ofrecida por el solicitante más la información generada por ESADE y/o la evaluación de la entrevista para decidir si se concede, o no, la beca.
Comportamiento
El usuario interno de ESADE, y que tiene acceso a la aplicación de gestión de las solicitudes, accederá mediante el botón 53111.4 situado en la Figura 5.3.1.1.1. a una página donde deberá indicar que desea realizar. Existen dos opciones: - Extraer únicamente las solicitudes - Extraer las solicitudes y las documentación adjunta
ESADE
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.- Botón 531111.1. El usuario deberá escoger el tipo de beca de las cuales desea gestionar las solicitudes. .- Apartado 531111.2. En este apartado se visualizan todas las solicitudes relacionadas con el tipo de beca indicado con el botón 531111.1. En este apartado el usuario podrá filtrar los resultados en función de las columnas: Solicitud, Codigo Alumno y Estado Actual. .- Botón 531111.3. Este botón marca y desmarca a todos los botones el tipo 531111.4. .- Botón 531111.4. Cada solicitud devuelta por la búsqueda tendrá este botón que permitirá al usuario marca y desmarcarlas y proseguir con las acciones descritas en el apartado 531111.5. .- Apartado 531111.5. En este apartado el usuario podrá crear documentos PDFs de aquellas solicitudes elegidas con los botones 531111.4 y/o la documentación asociada a la solicitud. .- Botón 531111.6. Únicamente se crean PDFs con las solicitudes elegidas mediante 531111.4. .- Botón 531111.7. Se crean los PDFs de las solicitudes y de la documentación almacenada en Shared Point para cada solicitud. .- Botón 531111.8. Para generar comunicaciones online con las plantillas desarrolladlas anteriormente. Ver apartado 5.3.1.16. .- Botón 531111.9. Para generar comunicaciones offline con las plantillas desarrolladlas anteriormente. Ver apartado 5.3.1.16. Figura 5.3.1.11.1 – Maqueta
•
ESADE
Extraer únicamente las solicitudes
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En el primero de los casos el usuario deberá indicar que solicitudes desea extraer. Esto se realizará indicando, de forma, obligatoria el curso académico, tipo de beca y estado de la solicitud mediante los botones descritos en Figura 5.3.1.11.1. Al usuario se le mostrarán los resultados. Predeterminadamente todos los registros mostrados se deberán imprimir pero el usuario podrá deseleccionar registros, con los botones 5311114, para evitar que aparezcan impresos. Antes de crear los PDFs se solicitará al usuario donde desea almacenar dicha documentación, de forma predeterminada, se mostrará la última carpeta donde el usuario almacenó documentación. El usuario deberá poder almacenar la infomación en los distintos soportes que tiene ESADE habilitados (unidad personal de la CPU C:, unidad personal en el servidor S: o unidad departamental en el servidor R:). La impresión se realizará creando tantos PDFs como solicitudes haya que imprimir y denominando los documentos siguiendo la nomenclatura habitual Solicitud.Nombre oficial de la beca informado en M02.Curso Académico.Digito de control.
En el PDF se puede observar, Una introducción con los siguientes datos: - Fecha en que se ha generado el documento. - Usuario que ha solicitado la extracción de la documentación. - Los datos asociados al código de la solicitud, al tipo de beca de la solicitud y la oficina responsable de realizar el seguimiento de la solicitud. El apartado 5311121 con los datos del alumno. El apartado 5311122 con el histórico de solicitudes asociadas al alumno. ESADE
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Figura 5.3.1.11.2 – Maqueta
Los PDFs podrán ser impresos a voluntad del usuario. •
Extraer las solicitudes y las documentación adjunta
Se seguirá el mismo proceso descrito en el apartado anterior pero, además de generar los PDFs de cada solicitud se imprimirán, también en PDF, la documentación almacenada en el espacio Shared Point de la solicitud. Por tanto, además de crear el documento BecaMBA1.0910.00001.pdf para la solicitud, se deberán crear tantos PDFs como documentos haya en el espacio Shared Point BecaMBA1.0910.00001. Estos PDFs se denominarán de forma predeterminada como BecaMBA1.0910.00001_001, BecaMBA1.0910.00001_002, etc… 5.3.1.12.
M12 Consulta global
Descripción Este modulo permite al usuario visualizar el contenido de todas las solicitudes pero sin la posibilidad de modificar ningún valor. Comportamiento
Determinados actores tienen la posibilidad de consultar, en modo solo lectura, todos los datos referentes a la gestión de becas. De esta forma pueden supervisar todo el proceso sin interactuar con él. Validaciones Restricciones
Pese a poder visualizar todo el contenido referente a la gestión de becas los usuarios verán restringido su visibilidad a los tipos de becas que le pertenecen. Es decir, el director de Programa o los Responsables de Oficina de Becas únicamente deberán poder visualizar datos referentes a las becas ofrecidas en su portafolio de programas académicos o gestionados por su Oficina de Becas. La visibilidad de los datos será idéntica a la visualización de los datos por parte de los miembros de la oficina de becas pero sin la posibilidad de modificar ningún dato. 5.3.1.13.
M13 Convocatoria de entrevistas
NOTA: Ningún actor solicitó esta funcionalidad pero el TIC considera que puede ser interesante incluirla sobretodo basado en el desarrollo TIC para la gestión de entrevistas del Executive Language Center que puede ser aprovechado y adaptado en este proyecto. Descripción En algunas becas se requiere una entrevista previa a llegar a la resolución de la solicitud de la beca. Existe un comité evaluador que entrevista al alumno un número indeterminado de veces (típicamente es una entrevista por alumno). Comportamiento
En ciertas becas se solicita, como requerimiento previo a la concesión de una beca, una entrevista con un comité formado por personal docente de ESADE. Se debería contemplar la opción de extraer un listado con todas las solicitudes de una determinada tipo de beca, curso y estado de la solicitud que tengan como obligatorio la realización de una entrevista. En el listado figurará: o Nombre y apellido del solicitante o Código de alumno o Idioma de contacto ESADE
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o
Email alumno de ESADE
Se permitirá seleccionar aquellos alumnos a los que se desea enviar un email con la convocatoria. Esto se realizará mediante el botón 531111.8 de la Figura 5.3.1.11.1, el cual, permite realizar comunicaciones online preestablecidas con los alumnos seleccionados previamente. El usuario podrá personalizar el cuerpo del email y el asunto para indicar de forma correcta el día y el sitio donde se producirán las entrevistas. Se almacenará que se ha enviado el email con la convocatoria de entrevista, el usuario que ha enviado el e-mail y la fecha de envío. También extraerá: o o o o o
se dará la opción de imprimir un listado, posterior al envío, donde se Nombre y apellido del solicitante Código de alumno Idioma de contacto Email alumno de ESADE Fecha de entrevista
La dirección de envío correo electrónico será el informado en el campo Contacto del apartado M02 pero el usuario podrá modificar el buzón de salida. 5.3.1.14.
M14 Cierre de solicitud
Descripción En este apartado el usuario que tenga permisos suficientes pueda cerrar la solicitud con la decisión tomada. Comportamiento Al acceder, con el botón 531661.4 que se observa en la Figura 5.3.1.5.2 el usuario visualizará en un apartado el apartado donde indicar la resolución de la beca y realizar un comentario. La resolución de la beca puede ser:
ESADE
Concedida
Denegada
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A la espera
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.- Botón 53114.1. El usuario podrá indicar la resolución entre las tres opciones posibles (Concedida, Denegada, A la espera). .- Apartado 53114.2. El usuario podrá escribir un comentario sobre la resolución de la solicitud. Figura 5.3.1.14.1 – Maqueta CAMPO Resolución de solicitud Observaciones 5.3.1.15.
la
TIPO Campo lista con los valores: Concedida Denegada A la espera Campo texto.
OBSERVACIONES
M15 Comunicación pasiva referente a la solicitud
Descripción
Las comunicaciones online / offline que están relacionadas con la resolución de la solicitud deben estar disponibles, para su consulta, en la Intranet / Nexus propia del alumno. Los solicitantes deberán poder acceder, previa identificación, a visualizar todas las solicitudes de beca que han realizado y comprobar, para cada una de ellas, la fase en que se encuentra la solicitud. Comportamiento
Una vez generada la comunicación oficial (mediante M16) se deberá almacenar en oracle información respecto a la comunicación (fecha, usuario responsable y tipo de comunicación) y ser relacionada con el espacio de la intranet y/o Nexus para que el alumno pueda descargársela siempre que quiera. Las cartas son privadas y cada alumno debe visualizar sus propias comunicaciones. ESADE
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Figura 5.3.1.15.1 – Diagrama de contexto 5.3.1.16.
M16 Comunicación activa referente a la solicitud
Descripción
Se entiende como comunicación activa referente a la solicitud de la beca aquella que tiene como objetivo informar al alumno sobre cualquier tema relacionado con su solicitud mediante comunicaciones online (envío de emails) o offline (cartas). Comportamiento
Para cada tipo de beca de nueva creación (mediante M02) se debe detallar los distintos tipos de comunicaciones que el usuario puede escoger para enviar al solicitante. Pueden existir comunicaciones online, offline o ambas. El usuario debe poder crear plantillas con campos que se auto completan con la información del solicitante y/o de la beca que están almacenados en Oracle. Actualmente en ESADE nos podemos encontrar con dos herramientas que pueden dar soporte al usuario a la hora de crear las comunicaciones. Offline: Proyecto TOBA. Herramienta desarrollada por el proveedor BBR en el 2007 para crear plantillas de carta de admisión y de pago, generar con ellas cartas y colgarlas en la intranet para la consulta por parte del alumno. Online: Oracle Portal con acceso a datos almacenados en oracle. Se deben almacenar en Oracle la realización de cualquier envío, el usuario que ha realizado el envío y la fecha del envío. Al realizar un envío se debe almacenar en el espacio MS Shared Point abierto para la solicitud una copia del elemento enviado (ya sea carta o email).
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Se podrá realizar las comunicaciones de forma individual o masiva. En el caso de las individuales se realizará mediante un apartado concreto en la pantalla de gestión de la solicitud concreta. En el caso masivo primero se extraerá un listado segmentado y se solicitará la creación de las comunicaciones mediante otro botón. Las condiciones de segmentación se basaran en: - Programa - Tipo de Beca - Estado De listado el usuario podrá desmarcar, uno a uno, aquellas personas que pese a estar en el listado no deben recibir la comunicación.
.- Botón 531111.8. Para generar comunicaciones online con las plantillas desarrolladas anteriormente. .- Botón 531111.9. Para generar comunicaciones offline con las plantillas desarrolladas anteriormente. Figura 5.3.1.16.1 – Maqueta 5.3.1.16.1 COMUNICIONES OFFLINE
Los usuarios deben poder crear para cada tipo de beca un número indeterminado de cartas (en distintos idiomas) que incluyen los siguientes elementos: - Imágenes (para incorporar logos o la signatura de la persona que firma el comunicado). - Campos que se auto rellenan con los datos almacenados en oracle. El usuario debe poder escoger que campos incluir en el cuerpo de la comunicación. - Texto. El usuario debe poder modificar el formato de los caracteres. ESADE
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Des de la misma plataforma, y para cada solicitud, se deben poder cargar la plantilla de la comunicación offline rellenándose con los datos oportunos. Se podrá, además, imprimir dicha comunicación almacenándose una copia en MS Shared Point almacenándose el usuario responsable del envío y la fecha de envío. Se pueden observar distintos ejemplo de comunicaciones offline en el apartado ANEXOS. Validaciones
Antes de activar una comunicación se dará la opción al usuario de una visualización previa. Restricciones
Únicamente los miembros de las Oficinas de Becas pueden acceder a las prestaciones de dicho modulo. 5.3.1.16.2 COMUNICIONES ONLINE
Los usuarios deben poder crear para cada tipo de beca un número indeterminado de plantillas de e-mail (en distintos idiomas) que incluyen los siguientes elementos: - Imágenes (para incorporar logos o la signatura de la persona que firma el comunicado). - Campos que se auto rellenan con los datos almacenados en oracle. El usuario debe poder escoger que campos incluir en el cuerpo de la comunicación. - Texto. El usuario debe poder modificar el formato de los caracteres. - Asunto del email. Que deberá ser informado por el usuario en el momento de la creación de la plantilla. - Dirección de envío correo electrónico. Des de la misma plataforma, y para cada solicitud, se deben poder cargar la plantilla de la comunicación online rellenándose con los datos oportunos. Se podrá, además, enviar dicha comunicación almacenándose una copia en MS Shared Point, almacenándose el usuario responsable del envío y la fecha de envío. Los emails se envían al e-mail de ESADE (nombre.apellido@esade.edu) que tiene el alumno y solicitante de la beca en el sistema LDAP. Se pueden observar distintos ejemplo de comunicaciones online en el apartado ANEXOS. Validaciones
Antes de activar una comunicación se dará la opción al usuario de una visualización previa. Restricciones
Únicamente los miembros de las Oficinas de Becas pueden acceder a las prestaciones de dicho modulo. Para los emails no se aceptarán la introducción de estilos y, por tanto deberá basarse en HTML. De esta manera aseguramos que el contenido será visible en todos los buzones de email. 5.3.1.17.
M17 Gestión económico financiera
Descripción Comportamiento Validaciones Restricciones ESADE
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5.3.1.18.
M18 Solicitud: Seguimiento económico
Descripción Comportamiento Validaciones Restricciones 5.3.1.19.
M19 Consulta de los recursos disponibles en los fondos económicos
Descripción Los usuarios con permisos suficientes deben poder extraer, en cualquier momento, un informe estático donde visualizar los recursos económicos, asociados a la oficina, que se han utilizado para financiar las becas concedías y los recursos pendientes de gastar. De esta forma la Oficina puede evaluar si aún dispone de fondos económicos para seguir concediendo becas. Comportamiento Para cada informe generado se indicará la fecha y el usuario que ha solicitado el documento. El lanzamiento del informe no estará directamente en la plataforma para gestionar becas y sus solicitudes. Se considera como opción la utilización de Business Objects y se podrá extraer el informe en formato Excel, PDF, HTML o imprimirlo. Se adunta en el presente documento una copia del Excel actualmente cruzado para controlar la gestión de los fondos económicos de ESADE (ver Apéndices - Anàlisi fons beques ESADE exercici 20YY-20XX aquí).
Analisis Fondo Becas.xlsx
Restricciones El documento generado no podrá ser modificado por parte del usuario.
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5.3.2.ALUMNO 5.3.2.1.
M01 Modulo de acceso y estructura de la aplicación
Restricciones Este actor no debe tener acceso a este modulo. 5.3.2.2.
M02 Alta y descripción de topologías de becas
Restricciones Este actor no debe tener acceso a este modulo. 5.3.2.3.
M03 Aprobación de altas de becas
Restricciones Este actor no debe tener acceso a este modulo. 5.3.2.4.
M04 Solicitud: Online e importación
Comportamiento El alumno puede realizar la solicitud de una beca vía WEB una vez que la oficina de becas ha creado la tipología de beca y el responsable de la oficina a validado la creación. De esta forma, el alumno puede cumplimentar online los datos referentes a su solicitud y ser almacenados, automáticamente, en el sistema. Validaciones Existirán campos obligatorios a rellenar. Restricciones Únicamente los alumnos con el login de ESADE (username y password) podrán realizar solicitudes de becas de forma online. 5.3.2.5.
M05 Solicitud: Introducción manual
Restricciones Este actor no debe tener acceso a este modulo. 5.3.2.6.
M06 Solicitud: Visualización del histórico de becas solicitas por el alumno
Restricciones Este actor no debe tener acceso a este modulo. 5.3.2.7.
M07 Gestión de la documentación: Almacenaje manual
Restricciones Este actor no debe tener acceso a este modulo. 5.3.2.8.
M08 Gestión de la documentación: Almacenaje automático
Comportamiento El alumno, vía solicitud online, podrá adjuntar documentación (Word, Pfd, Imágenes, …) durante el proceso de solicitud de una beca. Automáticamente se almacenarán los documentos relacionándolos con la solicitud. Recordemos que el gestor documental de ESADE es Shared Point 2010. Validaciones Los documentos que el alumno pueda subir a través de la inscripción online se deberán almacenar en el sitio shared point creado, específicamente, para cada solicitud. Restricciones Se deberán poder almacenar cualquier tipo de documento. Únicamente los alumnos con identificación ESADE (username y password) podran tener acceso a este modulo. ESADE
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5.3.2.9.
M09 Gestión de la documentación: Extracción
Restricciones Este actor no debe tener acceso a este modulo. 5.3.2.10.
M10 Estado de la solicitud
Comportamiento A través de la Intranet de ESADE (nexus o Internet Facultades Universitarias) el alumno dispondrá de un apartado donde podrá visualizar todas sus solicitudes de becas, ordenadas de más reciente a más antigua, y el estado actual de la propia. Ejemplo de cómo visualizar en Nexus el apartado para las solicitudes de beca del alumno.
Figura 5.3.2.4.1 – Maqueta
Ejemplo de cómo visualizar en Nexus el estado de las solicitudes y el su histórico.
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Figura 5.3.2.4.2 – Maqueta Restricciones Únicamente los alumnos con identificación ESADE (username y password) podrán tener acceso a este modulo. 5.3.2.11.
M11 Imprimir solicitudes de becas y/o documentación adjunta
Restricciones Este actor no debe tener acceso a este modulo. 5.3.2.12.
M12 Consulta global
Restricciones Este actor no debe tener acceso a este modulo. 5.3.2.13.
M13 Convocatoria de entrevistas
Comportamiento El alumno recibe las convocatorias de entrevistas que la Oficina de Becas haya generado con el presente modulo. 5.3.2.14.
M14 Cierre de solicitud
Restricciones Este actor no debe tener acceso a este modulo. 5.3.2.15.
M15 Comunicación pasiva referente a la solicitud
Comportamiento A través de la Intranet de ESADE (nexus o Internet Facultades Universitarias) el alumno dispondrá de un apartado donde podrá visualizar todas sus solicitudes de becas, ordenadas de más reciente a más antigua, y el estado actual de la propia y, además, para cada solicitud tendrá, a su disposición, poder descargarse la documentación que haya generado la resolución de la solicitud. Recordemos que una vez se aprueba la concesión de una beca la Oficina de Becas genera una carta de agradecimiento y/o informativa. La carta, simultáneamente, es enviada por correo postal al interesado. ESADE
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Restricciones Únicamente los alumnos con identificación ESADE (username y password) podrán tener acceso a este modulo. 5.3.2.16.
M16 Comunicación activa referente a la solicitud
Comportamiento El alumno recibe de la Oficina de Becas e-mails informando de la situación de su solicitud de beca. 5.3.2.17.
M17 Gestión económico financiera
Restricciones Este actor no debe tener acceso a este modulo. 5.3.2.18.
M18 Solicitud: Seguimiento económico
Comportamiento A través de la Intranet de ESADE (nexus o Internet de Facultades Universitarias) el alumno dispondrá de un apartado donde podrá visualizar como la concesión de la beca que ha solicitado a modificado los pagos de su matrícula. Restricciones Únicamente los alumnos con identificación ESADE mediante login (username y password) podrán tener acceso a este modulo. 5.3.2.19.
M19 Consulta de los recursos disponibles en los fondos económicos
Restricciones Este actor no debe tener acceso a este modulo.
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5.3.3.OFICINA DE BECAS
5.3.3.1.
M01 Modulo de acceso y estructura de la aplicación
Comportamiento La herramienta deberá identificar si el usuario que se está intentado identificar tiene los permisos asociados a Oficina de Becas. 5.3.3.2.
M02 Alta y descripción de topología de becas
Comportamiento Los usuarios de la Oficina de Becas utilizaran dicho modulo para crear los productos (becas) que una vez aprobadas por la figura del Responsable de la Oficina se pondrán a disposición de los alumnos para que puedan realizar solicitudes. Validaciones La Beca creada con dicho modulo no estará activa hasta la aprobación del Responsable de la Oficina de Becas. 5.3.3.3.
M03 Aprobación de altas de becas
Restricciones Únicamente el Responsable de la Oficina de Becas debe poder acceder a las funcionalidades de este modulo. 5.3.3.4.
M04 Solicitud: Online e importación
Comportamiento La Oficina de Becas visualizará, y gestionará posteriormente, las solicitudes de beca tramitadas por el alumno a través de la solución implantada a través de la Intranet o nexus. Restricciones No se podrán eliminar solicitudes. 5.3.3.5.
M05 Solicitud: Introducción manual
Comportamiento Los usuarios de la Oficina de Beca deben poder dar de alta a solicitudes de beca que hayan podido recibir en papel o por email. Recordemos que estas dos formas de solicitud conviven con la solicitud WEB situada en la Intranet o Nexus. Validaciones Hay que asegurar el correcto almacenaje de información tal y como se describen en el apartado 5.3.1 del presente documento. 5.3.3.6.
M06 Solicitud: Visualización del histórico de becas solicitas por el alumno
Comportamiento La Oficina de Becas podrá visualizar todas las solicitudes y su estado final (concedida o no) de todas las becas de ESADE aunque no sean responsabilidad de la Oficina de Becas donde pertenece el usuario. 5.3.3.7.
M07 Gestión de la documentación: Almacenaje manual
Comportamiento Los usuarios de la Oficina de Becas deberán poder acceder a consultar la documentación obtenida, ya sea gracias a los solicitantes o por acciones posteriores a la solicitud llevadas a cabo por la Oficina de Becas. Los usuarios de la Oficina de Becas también podrán incorporar nuevos documentos Restricciones ESADE
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No se permitirá que los usuarios eliminen ningún documento almacenado en el sistema. 5.3.3.8.
M08 Gestión de la documentación: Almacenaje automático
Restricciones Los usuarios de la Oficina de Becas no intervienen en las funcionalidades de este modulo. 5.3.3.9.
M09 Gestión de la documentación: Extracción
Comportamiento Los usuarios de la Oficina de Becas mediante las funcionalidades de este modulo podrán extraer todas las solicitudes de una determinada beca y convocatoria, y la documentación almacenada para cada solicitud. (Ver Figura 5.3.3.11.1 – Diagrama de contexto) 5.3.3.10.
M10 Estado de la solicitud
Comportamiento Los usuarios de la Oficina de Becas mediante las funcionalidades de este modulo podrán indicar el estado actual de cada solicitud. El cambio de estado implica diversos workflows que a continuación se detallan.
Figura 5.3.3.9.1 – Diagrama de contexto 5.3.3.11.
M11 Imprimir solicitudes de becas y/o documentación adjunta
Comportamiento Los usuarios de la Oficina de Becas mediante las funcionalidades de este modulo podrán extraer todas las solicitudes de una determinada beca y convocatoria, y la documentación almacenada para cada solicitud.
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Figura 5.3.3.11.1 – Diagrama de contexto 5.3.3.12.
M12 Consulta global
Restricciones Los usuarios de la Oficina de Becas no deben a las funcionalidades del modulo M12. 5.3.3.13.
M13 Convocatoria de entrevistas
Descripción Comportamiento Los miembros de las Oficina de becas podrán utilizar este modulo / herramienta para poder convocar las entrevistas, en algunos casos obligatorias, para evaluar al solicitante y que las personas responsables puedan tomar una decisión y cerrar las solicitudes de beca. 5.3.3.14.
M14 Cierre de solicitud
Comportamiento Los usuarios de la Oficina de Becas son los responsables de la evolución de cada solicitud y, por tanto, de indicar la resolución final de las solicitudes. Algunos tipos de becas no requieren una fase de evaluación ya que se aplican automáticamente cumpliendo una serie de requisitos (Beca Merito Académico) pero en ciertos tipos de becas la decisión corresponde a un comité externo a la Oficina de Becas o a la Dirección del programa. Por ejemplo tenemos que varias tipos de becas, por ejemplo Beca al Talento, interviene el Comité de Becas que, después de avaluar las solicitudes toman una decisión que comunican a la Oficina que es la que activa las tareas de back office oportuno. 5.3.3.15.
M15 Comunicación pasiva referente a la solicitud
Comportamiento Los usuarios de la Oficina de Becas crean elementos (básicamente cartas) de agradecimiento y/o informativos para que los solicitantes puedan, accediendo a la Intranet y/o Nexus, visualizarlos. ESADE
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5.3.3.16.
M16 Comunicación activa referente a la solicitud
Comportamiento Los usuarios de las Oficinas de Becas deben, mediante este modulo, realizar las comunicaciones directas al cliente informándolo de la evolución del estado de su solicitud o la resolución final. La comunicación activa consiste en envío de e-mails o el envío de cartas personalizadas. Restricciones Las comunicaciones que pueden activar la Oficina de Becas deben ser previamente detalladas y construidas por la propia Oficina de Becas mediante la herramienta descrita en 5.3.1.16.2. 5.3.3.17.
M17 Gestión económico financiera
Restricciones Los usuarios de la Oficina de Becas no deben acceder a las funcionalidades del modulo M17. 5.3.3.18.
M18 Solicitud: Seguimiento económico
Comportamiento Los usuarios de la Oficina de Becas utilizaran dicho modulo para realizar el seguimiento de las modificaciones que haya realizado SGEF en los pagos que y/o descuentos que haya modificado y/o creado para hacer efectiva la beca que le ha sido concedida al alumno. 5.3.3.19.
M19 Consulta de los recursos disponibles en los fondos económicos
Restricciones Los usuarios de la Oficina de Becas no deben acceder a las funcionalidades del modulo M19.
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5.3.4.RESPONSABLE DE LA OFICINA DE BECAS
5.3.4.1.
M01 Modulo de acceso y estructura de la aplicación
Descripción Punto de entrada al sistema de gestión de las becas. Comportamiento La herramienta deberá identificar si el usuario tiene, además del rol de miembro de la Oficina de Becas, el rol de Responsable de la Oficina de Becas. 5.3.4.2.
M02 Alta y descripción de topología de becas
Restricciones El responsable de la Oficina de Becas, si no tiene asignado simultáneamente el rol de miembro de la Oficina de Becas, no puede acceder a usar este modulo. 5.3.4.3.
M03 Aprobación de altas de becas
Comportamiento El Responsable de la Oficina de Becas será el encargado de validar, y por tanto activar, todos los tipos de becas que hayan podido crear los usuarios de la Oficina de Becas mediante el apartado M02.
Figura 5.3.4.3.1 – Diagrama de contexto Validaciones Sin la aprobación del Responsable de la Oficina de Becas ningún tipo de Becas tendrá visibilidad externa, y por tanto, los alumnos no podrán solicitar dichas becas. 5.3.4.4.
M04 Solicitud: Online e importación
Restricciones El responsable de la Oficina de Becas, si no tiene asignado simultáneamente el rol de miembro de la Oficina de Becas no puede utilizar este modulo. 5.3.4.5.
M05 Solicitud: Introducción manual
Restricciones ESADE
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El responsable de la Oficina de Becas, si no tiene asignado simultáneamente el rol de miembro de la Oficina de Becas no puede utilizar este modulo. 5.3.4.6.
M06 Solicitud: Visualización del histórico de becas solicitas por el alumno
Restricciones El responsable de la Oficina de Becas, si no tiene asignado simultáneamente el rol de miembro de la Oficina de Becas no puede utilizar este modulo. 5.3.4.7.
M07 Gestión de la documentación: Almacenaje manual
Restricciones El responsable de la Oficina de Becas, si no tiene asignado simultáneamente el rol de miembro de la Oficina de Becas no puede utilizar este modulo. 5.3.4.8.
M08 Gestión de la documentación: Almacenaje automático
Restricciones El responsable de la Oficina de Becas, si no tiene asignado simultáneamente el rol de miembro de la Oficina de Becas no puede utilizar este modulo. 5.3.4.9.
M09 Gestión de la documentación: Extracción
Restricciones El responsable de la Oficina de Becas, si no tiene asignado simultáneamente el rol de miembro de la Oficina de Becas no puede utilizar este modulo. 5.3.4.10.
M10 Estado de la solicitud
Restricciones El responsable de la Oficina de Becas, si no tiene asignado simultáneamente el rol de miembro de la Oficina de Becas no puede utilizar este modulo. 5.3.4.11.
M11 Imprimir solicitudes de becas y/o documentación adjunta
Restricciones El responsable de la Oficina de Becas, si no tiene asignado simultáneamente el rol de miembro de la Oficina de Becas no puede utilizar este modulo. 5.3.4.12.
M12 Consulta global
Comportamiento Los Responsables de las Oficinas de Becas pueden visualizar cualquier parte del proceso referente a una solicitud de beca pero, si no tienen simultáneamente otros permisos como ser miembro de la Oficina de Becas, no podrán modificar ningún apartado. Restricciones Los Responsables de Oficina de Becas únicamente podrán consultar, utilizando los distintos módulos, datos referentes a las becas relacionadas con la oficina de becas que dirige. 5.3.4.13.
M13 Convocatoria de entrevistas
Restricciones El responsable de la Oficina de Becas, si no tiene asignado simultáneamente el rol de miembro de la Oficina de Becas no puede utilizar este modulo. 5.3.4.14.
M14 Cierre de solicitud
Restricciones El responsable de la Oficina de Becas, si no tiene asignado simultáneamente el rol de miembro de la Oficina de Becas no puede utilizar este modulo. 5.3.4.15.
M15 Comunicación pasiva referente a la solicitud
Restricciones ESADE
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El responsable de la Oficina de Becas, si no tiene asignado simultáneamente el rol de miembro de la Oficina de Becas no puede utilizar este modulo. 5.3.4.16.
M16 Comunicación activa referente a la solicitud
Restricciones El responsable de la Oficina de Becas, si no tiene asignado simultáneamente el rol de miembro de la Oficina de Becas no puede utilizar este modulo. 5.3.4.17.
M17 Gestión económico financiera
Restricciones El responsable de la Oficina de Becas, si no tiene asignado simultáneamente el rol de miembro de la Oficina de Becas no puede utilizar este modulo. 5.3.4.18.
M18 Solicitud: Seguimiento económico
Restricciones El responsable de la Oficina de Becas, si no tiene asignado simultáneamente el rol de miembro de la Oficina de Becas no puede utilizar este modulo. 5.3.4.19.
M19 Consulta de los recursos disponibles en los fondos económicos
Comportamiento Los Responsables de la Oficina de Becas podrán consultar, en este modulo, los datos referentes a los recursos actuales que disponen para financiar futuras solicitudes de becas. Los fondos son obtenidos mediante distintas fuentes económicas: - Aportaciones privadas de antiguos alumnos y empresas que, después de estar en situación de balance, son aplicadas en los distintos fondos. - Remanentes de los fondos que debían ser utilizado en el curso anterior. - % de la cuota procedentes de la matricula - Fondos procedentes del programa y acordados con SGEF - Rendimientos de endowment - Ventas de merchandising Restricciones Únicamente podrán visualizar los fondos económicos que estén relacionados con la Oficina de Becas que dirige. Los fondos son gestionados con SGEF mediante el uso de tablas oracle con dos tres columnas descriptivas (Cos_Numero, Analitica, Empresa).
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5.3.5.DIRECCION DEL PROGRAMA
5.3.5.1.
M01 Modulo de acceso y estructura de la aplicación
Restricciones Las mismas que el Responsable de la Oficina de Becas. 5.3.5.2.
M02 Alta y descripción de topología de becas
Restricciones Las mismas que el Responsable de la Oficina de Becas. 5.3.5.3.
M03 Aprobación de altas de becas
Restricciones Dirección de programa, si no tiene asignado simultáneamente el rol de Responsable de la Oficina de Becas no puede utilizar este modulo. 5.3.5.4.
M04 Solicitud: Online e importación
Restricciones Las mismas que el Responsable de la Oficina de Becas. 5.3.5.5.
M05 Solicitud: Introducción manual
Restricciones Las mismas que el Responsable de la Oficina de Becas 5.3.5.6.
M06 Visualización del histórico de becas solicitadas por el alumno
Restricciones Las mismas que el Responsable de la Oficina de Becas. 5.3.5.7.
M07 Gestión de la documentación: Consulta
Restricciones Las mismas que el Responsable de la Oficina de Becas. 5.3.5.8.
M08 Gestión de la documentación: Almacenaje automático
Restricciones Las mismas que el Responsable de la Oficina de Becas. 5.3.5.9.
M09 Gestión de la documentación: Extracción
Restricciones Las mismas que el Responsable de la Oficina de Becas. 5.3.5.10.
M10 Estado de la solicitud
Restricciones Las mismas que el Responsable de la Oficina de Becas. 5.3.5.11.
M11 Imprimir solicitudes de becas y/o documentación adjunta
Restricciones Las mismas que el Responsable de la Oficina de Becas. 5.3.5.12.
M12 Consulta global
Restricciones Las mismas que el Responsable de la Oficina de Becas. ESADE
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M13 Convocatoria de entrevistas
Restricciones Las mismas que el Responsable de la Oficina de Becas. 5.3.5.14.
M14 Cierre de solicitud
Comportamiento Dirección de programa no interactúa, de forma directa, con este modulo pero si que interviene de forma indirecta. Los usuarios que interactúan de forma directa son los miembros de la Oficina de Becas que, al final, son los responsables de cerrar la solicitud con la decisión tomada por la dirección de programa ya que en algunos tipos de becas la decisión de conceder o no la beca recae sobre la Dirección de programa. A continuación mostramos un workflow de la intervención de la Dirección de Programa en el cierre de la solicitud.
Figura 5.5.15.1 – Diagrama de contexto 5.3.5.15.
M15 Comunicación pasiva referente a la solicitud
Restricciones Las mismas que el Responsable de la Oficina de Becas. 5.3.5.16.
M16 Comunicación activa referente a la solicitud
Restricciones Las mismas que el Responsable de la Oficina de Becas. 5.3.5.17.
M17 Gestión económico financiera
Restricciones Las mismas que el Responsable de la Oficina de Becas. 5.3.5.18.
M18 Solicitud: Seguimiento económico
Restricciones Las mismas que el Responsable de la Oficina de Becas. 5.3.5.19.
M19 Consulta de los recursos disponibles en los fondos económicos
Restricciones Las mismas que el Responsable de la Oficina de Becas. ESADE
AF-Versión 3.0
Análisis funcional
25-01-2013
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ESADE
AF-Versión 3.0
Análisis funcional
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6. REQUERIMIENTOS NO FUNCIONALES.
PRIVACIDAD DE DATOS Y SEGURIDAD. Los datos referentes a las solicitudes de beca y a los becados son confidenciales y se debe asegurar la correcta gestión de permisos. IDIOMA. Para los usuarios internos de ESADE el idioma de las herramientas será el castellano, catalán y ingles. IDIOMA DE LOS DESARROLLO CON VISUALIZACIÓN EXTERNA. Formularios online y comunicaciones con los clientes deberán estar disponibles en los tres idiomas (castellano, catalán y ingles). BUSINESS OBJECTS. Se requiere la construcción de un universo business objects para la explotación de los datos almacenados en el sistema exceptuando la gestión de la documentación. Los permisos de acceso al universo business objects son los mismos que el sistema de gestión de becas. INTRODUCCION DEL HISTORICO DE ALUMNOS BECADOS. Los miembros de las oficinas de becas deberán poder almacenar el histórico de alumnos becados que han recibido una beca de ESADE en los últimos 20 años. Simplemente se requerirá que el usuario pueda realizar una búsqueda del antiguo alumno en la base de datos mediante el nombre, apellido o el código alumno, y una vez localizado (todos los antiguos alumnos están en oracle), empezar con el detalle de la beca que deberá seguir el modelo de datos implementado para dar solución al presente documento funcional. Los datos comunes que los usuarios deberán indicar, en la medida de lo posible, serán: o Tipo de beca o Importe económico de la beca o Programa académico o Curso En caso que sea posible indicar el origen que permitió financiar la beca, en muchos casos podemos encontrar entre la documentación, que una aportación privada o donación es el origen económico para la concesión de la beca. En este caso se debería buscar, en oracle, la persona física o jurídica y proceder a la relación. Ninguno de estos campos es obligatorio exceptuando el programa. La fuente de información es el histórico documental que hay en sant cugat y que se analizó extrayendo, en un excel, la mayor información posible. -
ESADE
Periodo 1979/80 a 2008/09. Excel denominado TOTALS BECATS ESADE.xlsx muestran las becas concedidas durante el periodo 79/80 a 08/09. En este Excel encontramos tres columnas que muestran el codigo oracle de alumno, Nombre completo y tipo de curso. CÓDIGO
NOMBRE
C----16
SERGIO1 SERGIO1 SERGIO1
C----23
MAR1 MAR1 MAR1
C----31
JOAN2 JOAN2 JOAN2 AF-Versión 3.0
Análisis funcional
PROGRAMA ADE D D 25-01-2013
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-
C----09
JOVER GROS, JOAN
C990656
CRISTINA1 CRISTINA1 CRISTINA1
C990659
JOAN1 JOAN1 JOAN1
ADE ADE ADE
Periodo 1981/82 a 2001/02. El segundo excel, denominado becats 1982_2001.xls, diferencia entre becas concedidas y denegadas. Se usa la siguiente estructura para almacenar datos (no siempre se ha obtenido la información completa de la solicitud).
Becas concedidas: Codi alumne
Nom
Cognom 1
Cognom 2
123456
Jaume1
Jaume1
Jaume1
78---C 78---C
Pedro2
Pedro2
Pedro2
Pedro2
Pedro2
Pedro2
Promoció
Curs
Quantitat beca
Cursos % beca becat
Moneda
Donant / Any Patrocinador
99646
ptas
8384
1
91943
ptas
9394
Pedro2
2
201278
ptas
9495
Pedro2
Pedro2
3
307208
ptas
intereses
9596
Pepe Dominguez Pepe Dominguez Pepe Dominguez
Pedro2
Pedro2
Pedro2
4
416108
ptas
intereses
9697
AA
Pedro2
Pedro2
Pedro2
5
intereses
9798
AA
Jesús1
Jesús1
Jesús1
1
78---C 78---C 78---C
C000001
100000
ptas
109000
8485
ptas
beca entera
8586
Jesús1
Jesús1
Jesús1
2
Jesús1
Jesús1
Jesús1 Mercè1
4
tasa
8788
Mercè1
Mercè1
1
75
0102
2
75
0203
3
75
0304
4
75
0405
5
75
0506
Mercè1 C000001
Mercè1
Mercè1
C000001
Mercè1
Mercè1
C000001 C000001
Mercè1 Mercè1
Mercè1 Mercè1
Observaciones
Mercè1 Mercè1 Mercè1
Fundación Fca. De Roviralta UPC Arthur Andersen Fundació Banc Sabadell Fundació Banc Sabadell Fundació Banc Sabadell
Becas denegadas: Codi alumne
Nom
Cognom 1
Cognom 2
C000001
Josep1
Josep1
Josep1
3
3
8384
C000002
Antonio1
Antonio1
Antonio1
5
3
8384
Becas del Ministerio Becas del Ministerio
Juan1
Juan1
Juan1
3
3
8384
Becas del Ministerio
C000003
Promoció
Curs
Motiu denegació
Motius denegació:
Any
3 "Superar renta protegible" 4 "No alcanzar puntuación académica mínima"
GENERACIÓN DE INFORMES ESTATICOS. Se requiere generar, de forma automática, y en cualquier momento del curso académico una serie de informes que recopilen los datos principales respecto a la gestión de becas en ESADE. Los usuarios deberán poder escoger si desean almacenar el informe generado en formato PDF o excel). A continuación detallamos los informes a extraer: •
Análisis general del número de solicitudes. Datos a extraer: - Número de estudiantes (enrollment) - Precio anual del programa
ESADE
versus AF-Versión 3.0
Análisis funcional
Programa (EAM) y curso (1º, 2º…)
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- Ingresos anuales - Estudiantes becados - % sobre ingresos anuales - % de estudiantes •
Análisis general de los fondos aplicados: - Fondos aplicados procedentes de Fondo de becas - Becas intereses prestamos (reservas de plaza no utilizadas) - Fondos aplicados procedentes de programa
•
versus
Programa (EAM) y curso (1º, 2º…)
versus
Programa (EAM) y curso (1º, 2º…)
Análisis general de la procedencia de los fondos: - Procedentes del 2,8% de la matricula - Procedentes de las aportaciones individuales - Procedentes del programa - Procedentes de presupuesto del programa - Remanentes de cursos anteriores becas intereses - Remanentes de cursos anteriores del fondo de becas - Merchandising
Actual documento excel compartido entre varias unidades y rellenado de forma manual.
Analisis Fondo Becas.xlsx
Para la portabilidad se puede visualizar el contenido del documento en la siguiente página del presente documento. •
Análisis especifico del estado de las solicitudes de un programa y curso concreto: - Código alumno ESADE - Email de ESADE - Nombre solicitante - Apellido solicitante - Código solicitud - Estado actual de la solicitud - Beca solicitada
•
versus
Análisis especifico del estado de las solicitudes de un programa y curso concreto: - Código alumno ESADE - Email de ESADE - Nombre solicitante - Apellido solicitante - Código solicitud - Estado actual de la solicitud - Beca solicitada
ESADE
Programa (EAM) y curso (1º, 2º…)
versus
AF-Versión 3.0
Análisis funcional
Programa (EAM) y curso (1º, 2º…)
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Anàlisi fons beques ESADE exercici 20YY-20XX
ESTADÍSTIQUES
APLICACIÓ DE FONS
PROCEDÈNCIA DELS FONS
RESUM ESTAT DELS FONS
estudia nts becats
% estudia nts becats
% sobre ingress os anuals
Fons aplicats procede nts de Fons de Beques
Beques ints.pre stecs (Reserv es plaça no util)
Fons aplicats procede nts de program a
Procedent s de % matrícula
Procedent s de donacions
Procedent s finalitat fundacion al 0809
Fons Procedent s de programa (€)
Procedent s rendiment s endowmen t
Comit é d'Assi gnaci ó de fons
Remane nts exercici s anterior s beques interess os
1.000
1
10,00%
2,00%
20
0
30
40
10
0
30
2
0
1
1
50
84
34
10
1.000
2
20,00%
2,00%
20
0
30
40
10
0
30
0
0
1
1
50
82
32
10
10
1.000
3
30,00%
0,10%
1
0
30
40
0
0
30
0
0
1
0
31
71
40
Posgrado s derecho (AGT+cor porate f+DPI)
10
10
1.000
1
10,00%
0,00%
0
1
30
40
0
1
30
0
0
1
0
31
72
41
18 months MBA
10
10
1.000
1
10,00%
0,00%
0
0
30
0
0
0
30
0
10
1
0
30
41
11
MBA PartTime
10
10
1.000
1
10,00%
0,00%
0
0
30
0
10
0
30
0
0
1
0
30
41
11
MRes
10
10
1.000
1
10,00%
0,00%
0
0
30
0
10
1
0
1
5
0
30
17
-13
10
10
1.000
1
0,00%
0,00%
0
0
30
10
0
1
30
0
0
5
0
30
46
16
10
10
1.000
1
0,00%
0,00%
0
0
30
10
0
1
30
0
0
5
12
30
58
28
10
10
1.000
2
0,00%
0,00%
0
0
30
10
0
1
30
0
0
2
1
30
44
14
10
10
1.000
1
0,00%
0,00%
0
0
30
0
0
1
30
0
0
1
2
30
34
4
41
1
330
190
40
6
300
2
11
24
17
372
11,02%
0,27%
88,71%
32,20%
6,78%
1,02%
50,85%
0,34%
1,86%
4,07%
2,88%
63,05%
Preu anual (€)
Ingress os anuals (milions €)
10
10
Lic Dret
10
MSc
Estudian ts (enrollm ent)
Lic ADE
Emba Madrid MDM Madrid MEF Madrid MEFBarce lona
15
(CIFRAS FICTICIAS)
ESADE
AF-Versión 3.0
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Análisis funcional
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Remanent s exercicis anteriors fons beques
TOTAL APLIC AT EN BEQU ES 0910
TOTAL DISPON IBLE X BEQUE S 0910
REMAN ENT 0910
590
218
•
Previsión (presupuesto) de fondos de becas: Fondos disponibles:
versus
Programa (o EAM)
% matrícules de l'exercici remanents dels fons de beques d'exercicis anteriors donacions empreses (fundraising) per a beques de l'exercici anterior rendiments dels endowments de beques a tancament d'exercici anterior donacions Branding d'exercicis anteriors (Mònica Rius) donacions persones (fundraising) per a beques de l'exercici anterior % vendes merchandising ESADE de l'exercici anterior repartiment Fons Fundacional exercici anterior (decisió CAF) remanent "altres possibles fons per beques" d'exercicis anteriors remanent fons de beques interessos renúncies de places de l'exercici (beques interessos) - NOTA 1 ingressos affinity cards ESADE de l'exercici anterior donacions assignatura Marketing d'exercicis anteriors (Carles Torrecilla) donacions persones - Annual Giving Programme
Ejemplo (datos fictícios):
Comitè de beques graus ESADE 1011 (pressupost) ADE DRET
FONS PER BEQUES % matrícules de l'exercici
10
30
remanents dels fons de beques d'exercicis anteriors
10
2
ESADE
AF-Versión 3.0
Análisis funcional
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donacions empreses (fundraising) per a beques de l'exercici anterior
1
2
10
0
donacions Branding d'exercicis anteriors (Mònica Rius)
1
0
donacions persones (fundraising) per a beques de l'exercici anterior
0
0
% vendes merchandising ESADE de l'exercici anterior
1
2
repartiment Fons Fundacional exercici anterior (decisió CAF)
0
0
33 1.000 -967
36 20.000 -19.964
20
5
0
0
2
5
1
2
0
0
0
0
56 0 56
48 0 48
rendiments dels endowments de beques a tancament d'exercici anterior
fons disponibles fons aplicats remanents ALTRES POSSIBLES FONS PER BEQUES remanent "altres possibles fons per beques" d'exercicis anteriors remanent fons de beques interessos renúncies de places de l'exercici (beques interessos) - NOTA 1 ingressos affinity cards ESADE de l'exercici anterior donacions assignatura Marketing d'exercicis anteriors (Carles Torrecilla) donacions persones - Annual Giving Programme fons disponibles fons aplicats remanents TOTALS ADE + DRET fons disponibles fons aplicats
104 0 104
remanents
•
Becas otorgadas - Código alumno ESADE - Email de ESADE - Nombre solicitante - Apellido solicitante - Código solicitud - Estado actual de la solicitud - Beca solicitada
ESADE
versus
AF-Versión 3.0
Análisis funcional
Programa (EAM) y curso (1º, 2º…)
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7. ANEXOS. ANEXO DEL APARTADO 5.3.1.5
•
ESADE
1011 Impreso-Solicitud Beca Talento:
AF-Versión 3.0
Análisis funcional
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ESADE
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Análisis funcional
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ESADE
AF-Versión 3.0
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•
ESADE
1011 Impreso-Solicitud Beca Excelencia Académica:
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ESADE
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ANEXO DEL APARTADO 5.3.1.16.1 Ejemplo 1: OFICINA DE BECAS DE DIRECCIÓN DE EMPRESAS. CARTA CONCESION DE BECA * Subrayados los campos que se auto completan con datos almacenados en oracle. Dear Ms. XXXX,
After much deliberation by the Scholarship Committee, you were selected as a recipient of the MSc Programmes in Management Talent Scholarship. Competition was especially intense this year for the limited scholarships available. Your Scholarship Application was outstanding and you should be proud to receive this award of €11.125 towards tuition for the ESADE Master in Finance. The reservation fee for the Master in Finance is €5.600, payable before March 5th 2010. The remainder of the registration fee, totaling €5.525, should be paid before July 30th 2010. ESADE Business School would like to emphasize the honor associated with the granting of this scholarship, awarded to individuals with proven leadership capabilities. With acceptance of this scholarship we ask that you serve as a liaison between the students and the Programme Director and to collaborate in different projects with the Marketing and Career Services. With your vision and enthusiasm, we are counting on you to lead ESADE into the future! Congratulations!
Dr. Josep Franch Director, MSc Programmes in Management Barcelona, 15th April 2010 Ejemplo 2: OFICINA DE BECAS DE -----. CARTA DE NO BECADO
PENDIENTE
ESADE
AF-Versión 3.0
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ANEXO DEL APARTADO 5.3.1.16.2 Ejemplo 1: OFICINA DE BECAS DE MBA. EMAIL DE CONCESION DE LA BECA * Subrayados los campos que se auto completan con datos almacenados en Oracle. De: ESADE Business School Financial Aid Para: ESADE Business School Financial Aid Asunto: The Asian Business and the 22nd Century Scholarship - Committee Decision
Dear XXXXXX, After much deliberation by the Scholarship Committee, you were selected as a recipient of the 2009-2010 Asian Business and the 22nd Century Scholarship. This scholarship supports young Asian professionals who want to influence the shape of business in Asia in the next century. Candidates granted these scholarships are expected to be an active member of the ESADE Mentors: Building the Future programme in Asia. Competition was especially intense this year for the limited scholarships available. Your Scholarship Application was outstanding and you should be proud to receive this award of YYYYYYYYYY € towards tuition for the ESADE MBA Programme. The total scholarship amount will be deducted from the last payment due in April 2010. ESADE Business School would like to emphasize the honour associated with the granting of this scholarship, and hope that one day you will be able to give back to the ESADE Community through the Scholarship Fund to ensure that this same scholarship is available to future generations of MBAs. With acceptance of this scholarship, we ask that you commit to being a leader of the ESADE Mentors: Building the Future programme upon graduation and in conjunction with other alumni. With your vision and enthusiasm, we are counting on you to lead ESADE into the future! Congratulations! Kind Regards, ESADE
AF-Versión 3.0
Análisis funcional
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Gloria Batllori
Executive Director MBA Unit ESADE Business School
Ejemplo 2: OFICINA DE BECAS DE MBA. EMAIL DE CONCESION DE LA BECA * Subrayados los campos que se auto completan con datos almacenados en Oracle. De: ESADE Business School Financial Aid Enviado el: lunes, 06 de julio de 2009 11:00 Para: ESADE Business School Financial Aid Asunto: The Expanding Horizons Innovation Scholarship - Committee Decision
Dear XXXXXXXXXX, After much deliberation by the Scholarship Committee, you were selected as a recipient of the 2009-2010 The Expanding Horizons Innovation Scholarship. This Scholarship supports MBA candidates from all professional backgrounds, these scholarships are awarded to students with proven track records of pushing the limits of conventional knowledge and business practices to expand the scope of their particular field. Competition was especially intense this year for the limited scholarships available. Your Scholarship Application was outstanding and you should be proud to receive this award of 5.000 € towards tuition for the ESADE MBA Programme. The total scholarship amount will be deducted from the last payment due in April 2010. ESADE Business School would like to emphasize the honour associated with the granting of this scholarship, and hope that one day you will be able to give back to the ESADE Community through the Scholarship Fund to ensure that this same scholarship is available to future generations of MBAs. With acceptance of this scholarship, we ask that you commit to being a leader of the ESADE Mentors: Building the Future programme upon graduation and in conjunction with other alumni. With your vision and enthusiasm, we are counting on you to lead ESADE into the future! ESADE
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Congratulations! Kind Regards, Gloria Batllori
Executive Director MBA Unit ESADE Business School Ejemplo 3: OFICINA DE BECAS DE MBA. EMAIL DE CONCESION DE LA BECA * Subrayados los campos que se auto completan con datos almacenados en Oracle. De: ESADE Business School Financial Aid Enviado el: viernes, 21 de mayo de 2010 18:26 Para: Josep Bellès Asunto: Executive Master - Beca Liderazgo - Decisión Comité
Apreciado, Una vez revisadas todas las solicitudes recibidas, nos complace comunicarte que te ha sido concedida una de las Becas Liderazgo del Executive Máster en Dirección de Operaciones y Servicios 2010 – 2011. Esta beca quiere premiar a candidatos con claras aptitudes para el liderazgo. La competencia ha sido especialmente intensa este año debido al gran número y la competitividad de las solicitudes recibidas. No obstante, tu candidatura ha sido excelente y, por ello, debes sentirte orgulloso de recibir esta beca de XXX € que reducirá el importe de tu matricula para la realización del Programa. Me gustaría hacerte saber el honor que ESADE Business School siente al otorgar esta Beca Liderazgo, y esperamos poder contar con tu colaboración como aceptante de esta beca, contribuyendo activamente en el desarrollo de la Comunidad de ESADE. Con la aceptación de esta beca, nos gustaría poder obtener tu compromiso para pertenecer al grupo de ESADE Mentors: Building the Future Programeuna vez te hayas graduado junto a otros antiguos alumnos. Con tu visión y tu entusiasmo, contamos contigo para liderar ESADE en el futuro! Enhorabuena! Saludos cordiales, ESADE
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Gloria Batllori Executive Director MBA Programmes Unit ESADE Business School Ejemplo 4: OFICINA DE BECAS DE MBA. EMAIL DE CONCESION DE LA BECA * Subrayados los campos que se auto completan con datos almacenados en Oracle. De: ESADE Business School Financial Aid Enviado el: viernes, 21 de mayo de 2010 18:44 Para: Nestor Sirvent Aguirre CC: Sassot Perez Del Pulgar, Cristina Asunto: Part Time - Becas Liderazgo - Decisión Comité INNOVADOR
Apreciado, Una vez revisadas todas las solicitudes recibidas, nos complace comunicarte que te ha sido concedida una Beca Carácter Innovador del Part Time MBA 2010 – 2012. Esta beca quiere premiar a candidatos con claras aptitudes para el liderazgo e iniciativa en la innovación y el desarrollo del sector o industria en que operan. La competencia ha sido especialmente intensa este año debido al gran número y la competitividad de las solicitudes recibidas. No obstante, tu candidatura ha sido excelente y, por ello, debes sentirte orgulloso de recibir esta beca de XXXX € que reducirá el importe de tu matricula para la realización del programa Part Time MBA 2010 – 2012. El importe de la beca se dividirá en dos partes iguales de 4.000 €. Cada parte se restará de cada uno de los 2 pagos de la matrícula que deben realizarse antes del comienzo del primer y segundo curso académico. Me gustaría hacerte saber el honor que ESADE Business School siente al otorgar esta Beca Liderazgo, y esperamos poder contar con tu colaboración como aceptante de esta beca, contribuyendo activamente en el desarrollo de la Comunidad de ESADE. Con la aceptación de esta beca, nos gustaría poder obtener tu compromiso para pertenecer al grupo de ESADE Mentors: Building the Future Programme una vez te hayas graduado junto a otros antiguos alumnos. Con tu visión y tu entusiasmo, contamos contigo para liderar ESADE en el futuro! Enhorabuena! Saludos cordiales,
ESADE
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Gloria Batllori
Executive Director MBA Programmes Unit ESADE Business School Ejemplo 5: OFICINA DE BECAS DE MBA. EMAIL DE NO CONCESION DE LA BECA. * Subrayados los campos que se auto completan con datos almacenados en Oracle. De: ESADE Business School Financial Aid Enviado el: martes, 15 de junio de 2010 18:32 Para: ESADE Business School Financial Aid Asunto: Scholarship Committee Decision
Dear XXXXXXXXX, Thank you for submitting your application to the XXX Scholarship. The Scholarship committee appreciates the time and effort that you took to carefully complete the application. This year has been an outstanding year for ESADE Business School. Our continuous ascent in the rankings, as well as the high quality placement of our graduates, has been tremendous, resulting in an increase in the number and quality of applications received. As the Admissions Committee has attested, you will make an excellent contribution to our MBA Programme. However, after careful review by the Scholarship Committee, I regret to inform you that we are unable to grant you a scholarship due to the magnitude and competitiveness of applicants in this year’s class. I look forward to seeing you very soon at ESADE. If in the meantime you have any questions on financial aid, do not hesitate to contact to the Financial Aid Department. Best regards, Gloria Batllori
Executive Director MBA Programmes Unit ESADE Business School
Ejemplo 6: OFICINA DE BECAS DE ------. EMAIL SOLICITUD EN ESTADO DE ESPERA * en rojo campos que se auto completan con datos almacenados en Oracle.
PENDIENTE Ejemplo 7: OFICINA DE BECAS DE ------. EMAIL INCOMPATIBILIDAD DE SOLICITUDES * en rojo campos que se auto completan con datos almacenados en Oracle. ESADE
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PENDIENTE
ESADE
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8. GLOSARIO.
Endowment. ESADE constituyó en 2008 un fondo de capital inmovilizado o endowment. La fórmula financiera del endowment consiste en utilizar sólo los rendimientos anuales que genera el fondo para destinarlos a proyectos críticos. Este sistema permite una administración equilibrada de los recursos, que es esencial para asegurar la estabilidad y el futuro financiero y patrimonial de la institución. Comité de Inversiones. Este órgano se encarga de proponer al Patronato, máximo órgano de gobierno de ESADE, la política de inversiones de los fondos procedentes de las donaciones. Entre sus principales funciones se encuentran: Gestionar el endowment para garantizar su rentabilidad aplicando unos mínimos criterios de prudencia Asegurar que el departamento financiero de Fundación ESADE aplica la política definida y que éste le rinde cuentas Se reúne dos veces por curso académico. Comité de Asignación de Fondos. Este órgano establece los criterios generales para destinar los fondos captados a las áreas críticas de la institución, como lo son becas e investigación. Para ello, recoge las necesidades financieras concretas de Fundación ESADE y se hace responsable del bueno uso de los fondos captados. Entre sus principales funciones se encuentran: Determinar las prioridades de desarrollo de ESADE en los que impactarán los ingresos que provienen de la actividad de fundraising. Proteger el valor del endowment de ESADE, realizando las necesarias reinversiones de los rendimientos en el capital. Asignar los fondos recibidos de acuerdo a las prioridades determinadas. Reportar al público interno los resultados y asignación de los fondos. Ejercer la figura de auditor para asegurar la correcta aplicación de los fondos en los proyectos acordados. El Comité de Asignación se reúne dos veces por curso académico e informa de sus decisiones al Comité Ejecutivo y al Patronato. Cargos presentes en el Comité de Asignación: - Director general - Subdirector general corporativo - Decano de la Business School - Decano de la Facultad de Derecho - Director Financiero - Director de Desarrollo Corporativo
ESADE
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