2. Planungsinputs

2.1 Zeitplan

Ein strukturierter Zeitplan ist die Grundlage für eine gute Organisation! Hier ein Vorschlag zur Orientierung für die Planung eines Sommerbetreuungsangebotes:

> Jahresbeginn: - Bedarfserhebung in Absprache mit der Gemeinde - Ideenfindung; Ziele, Zielgruppe und Dauer definieren - Erstellung des pädagogischen Konzeptes - Ausarbeitung des Angebotes mit Zeitraum, Uhrzeiten, Gruppengröße, Altersgruppe, Programm, Wahl der Ausflugsziele und Beginn der Organisation,

Raumsuche, Organisation der Verpflegung, Raumreinigung, Kostenaufstellung - Detailplanung und Vorbereitung für die Bewerbung des Angebotes/Projektes - Vorbereitung für die Anmeldungen (Erstellung der

Anmeldeformulare), Organisation der Online-Anmeldung und Eintragung in diverse Portale - Werbung (Web, Flyer, Broschüre, Inserat in Gemeindezeitung) - Verteilung der Informationen in Kindergärten und

Schulen

> Februar/März: - Beitragsansuchen vorbereiten - Lokalaugenschein der Räumlichkeiten - Evtl. Elternabend - Beginn der Anmeldungen - Bewerbungsgespräche - Kostenvoranschläge einholen > April/Mai: - Anmeldungsschluss - Evtl. Anmeldung der Gruppe bei geplanten

Besichtigungen, in Schwimmbädern usw. - Weiterbildung und Einschulung der

Mitarbeiter:innen - Vorbereitungsarbeiten wie z.B. Materialankauf

> Vor dem Start: - Schlüsselübergabe und Überprüfung der

Räumlichkeiten und Ausstattung - Einrichten der Struktur

> Bei Abschluss des Angebots: - Fragebogen an Kinder/Jugendliche und Eltern;

Ergebnisse evaluieren - „Rückgabe“ der Räumlichkeiten; Schlüsselübergabe - Feedback mit den Verantwortlichen in der

Gemeinde

Bei der Beitragsabwicklung können nur Rechnungen berücksichtigt werden, die ein Ausstellungsdatum nach dem Einreichsdatum des Beitragsantrages aufweisen.

2.2 Verpflegung

Eine gute Verpflegung ist ein wichtiger Bestandteil eines Betreuungsangebotes. Je nach Dauer muss für eine Jause am Vormittag und evtl. am Nachmittag und ein Mittagessen gesorgt sein. Die Verpflegung sollte immer gesund und altersgerecht sein. Zu beachten sind besondere Bedürfnisse der Kinder/Jugendliche wie beispielsweise Lebensmittelunverträglichkeiten. Es gibt mehrere mögliche Verpflegungssysteme.

Selbstversorgung: Die Kinder/Jugendlichen müssen ihre Verpflegung von zu Hause mitnehmen. Dieses System eignet sich bei kürzeren Angeboten oder bei Outdoor-Programmen gut und mindert den Organisationsaufwand für die Projektträger erheblich. Die Teilnahmegebühr muss in diesem Fall niederer ausfallen als bei vergleichbaren Projekten mit gebotener Verpflegung. Bei Angeboten in einer Struktur sollte diese Form der Verpflegung nicht gewählt werden.

Restaurantbesuch: Die Vorbereitung des Mittagessens wird ausgelagert. Die Kinder/Jugendliche und das Team müssen dazu die Struktur verlassen. Die genaue Absprache über das gebotene Essen ist dringend erforderlich.

Cateringdienst: Das Essen wird von einem Serviceanbieter in die Struktur geliefert. In diesem Fall muss meist zusätzliches Personal für die Reinigung des Geschirrs und die Vorbereitungsarbeiten eingeplant werden.

Koch/Köchin vor Ort: Sollte das Angebot z.B. in einem Kindergarten oder einer Schule durchgeführt werden, kann die Möglichkeit bestehen, das Jahrespersonal miteinzubeziehen. Eine frühe Absprache mit den Verantwortlichen der Gemeinde ist unerlässlich!

„Selber kochen“ Bei Hütten- oder Zeltlager-Wochen von Jugendlichen können das gemeinsame Kochen, Abspülen und Aufräumen der Betreuer:innen mit den Kindern und Jugendlichen nicht nur pädagogisch wertvoll, sondern auch spaßig sein.

Lunchpakete: In der Planung ist auch rechtzeitig abzuklären, welche Art der Verpflegung es bei Ausflügen geben soll. Wer bereitet z.B. Lunchpakete vor? Sind auch diese über das gewählte Verpflegungssystem beziehbar oder gilt an diesem Tag die Selbstverpflegung?

Mittag-/Abendessen Grundsätzlich erfolgt die Essenszubereitung über Gemeindeküchen und/ oder eigenes Kochpersonal oder die Jugendlichen bereiten das Essen unter Anleitung des Betreuungspersonals selbst zu. Wird das Essen in Gasthäusern oder über Caterings eingenommen, so werden die Kosten pro Essen pro Kind auf max. €10,00 pro Mahlzeit gedeckelt. Ausgaben für Essen, die im Zuge von Workshops, Aus- und Fortbildungen auch außerhalb des Projektzeitraums aber immer in engem Zusammenhang mit den Projekten anfallen, sind zulässig.

2.3 Bewerbung 2.4 Anmeldung

Folgende Informationen brauchen Kinder/Jugendliche und deren Eltern/Erziehungsberechtigte zum Projekt: • Programm auch von evtl. geplanten Ausflügen • Ort der Betreuung • Dauer und Betreuungszeiten, Ein- und

Austrittszeiten • Evtl. benötigte Ausrüstung • Verpflegung • Teilnahmegebühren und Zahlungsmodalitäten • Informationen zum Projektträger • Evtl. Regeln, an die sich Kinder halten müssen (z.B. bezüglich Handy-Nutzung)

Für Projekte gilt die Verpflichtung: • der Familienagentur die Informationen zu den

Angeboten zwecks Veröffentlichung auf der

Webseite des Landes, in digitaler Form und möglichst in deutscher und italienischer Sprache, zur Verfügung zu stellen und • die Projekte angemessen bekanntzumachen und bei eigenen Darstellungen in den klassischen und sozialen Medien sowie im eigenen

Internetauftritt sowohl den Beitragsgeber – die

Familienagentur –, mit dem entsprechenden

Förderhinweis gut sichtbar und leserlich anzuführen. Über das Anmeldeformular sollten folgende Informationen eingeholt werden:

> personenbezogene Daten (Name der Kinder/Jugendlichen und Erziehungsberechtigten, Wohnort, Email- Adresse, Telefonnummern von 2 Kontaktpersonen) > Informationen zu Krankheiten, Funktionsdiagnosen, Allergien und wenn z.B. Schwimmtage geplant sind, die Rückfrage, ob die Kinder/Jugendlichen schwimmen können.

Außerdem kann über das Anmeldeformular das Einverständnis der Erziehungsberechtigten unter anderem zu folgenden Punkten eingeholt werden:

> Verarbeitung der personenbezogenen Daten > Verwendung der Fotos/Videos, auf denen die

Kinder/Jugendlichen sichtbar sind, für öffentliche

Zwecke (z.B. Zeitungsartikel, die eigene Webseite,

Werbung) > (bei älteren Kindern) eigenständiges Verlassen der Betreuungseinrichtung

Bei besonderen Aktivitäten empfiehlt es sich, eine zusätzliche schriftliche Einverständniserklärung der Erziehungsberechtigten einzuholen.

Bei der Anmeldung vor allem von jüngeren Kindern kann eine persönliche Einschreibung sinnvoll sein, denn dadurch können wichtige Informationen ausgetauscht, Fragen der Eltern/Erziehungsberechtigten geklärt werden und Formulare zu den Einverständniserklärungen vor Ort erklärt und unterschrieben werden.

2.5 Kostenaufstellung

Die Kostenaufstellung ist die Planungsgrundlage für die Organisation eines Angebotes/Projektes und ist für das Ansuchen der Fördermittel und das Errechnen der Teilnahmegebühren notwendig. Zu beachten ist: Bei der erstmaligen Durchführung fallen durch den Ankauf der Spiele und evtl. des Geschirrs höhere Kosten an. Folgende Posten sind zu berücksichtigen:

Ausgaben: • Personal (Betreuungspersonal, evtl. Koch/Köchin, Reinigungs- und Verwaltungspersonal) • Verpflegung • Evtl. Raumpflege • Eintritte bei geplanten Besichtigungen,

Schwimmbäder usw. • Evtl. Honorare für externe Referent:innen • Kosten für die Bewerbung • Material • Versicherungen Einnahmen: • Beiträge der Eltern/Erziehungsberechtigten • Beiträge der Gemeinde/Bezirksgemeinschaften und evtl. von Sponsoren

Bei Projekten der Gemeinden decken die Eigenmittel die Differenz zwischen den Gesamtkosten und den Elterntarifen, Landesbeiträgen sowie allfälliger anderer Einnahmen ab, weshalb diese unter der Position „Eigenmittel“ nicht anzugeben sind.

Die Kosten für das Verwaltungspersonal werden genauestens überprüft und sollte das Verwaltungspersonal bereits über andere Finanzierungsschienen des Landes (mit)finanziert sein, werden die Kosten nicht anerkannt.

2.6 Rechtliches

Versicherungen

Die Beaufsichtigung und Betreuung fremder Kinder/Jugendlicher bringt eine große Verantwortung mit sich. Wenn Kindern/Jugendlichen während der Betreuungszeit etwas zustößt, haften die Mitarbeiter:innen und die Projektträger:innen, daher „muss eine Haftpflichtversicherung vorgesehen werden.“ Es empfiehlt sich auch das Abschließen einer Unfall- und evtl. auch einer Rechtsschutzversicherung.

Aufsichtspflicht

Die Aufsichtspflicht beginnt und endet mit der Übergabe der Kinder. Das eigenständige Verlassen der Betreuungseinrichtung der älteren Kinder muss durch eine Einverständniserklärung der Erziehungsberechtigten erlaubt werden! Entscheidend für die Aufsichtspflicht ist, dass die getroffenen Entscheidungen und Maßnahmen pädagogisch reflektiert und vernünftig sind. Dazu zählt auch, vorab gemeinsam mit den Kindern Regeln aufzustellen, welche es einzuhalten gilt. Es muss berücksichtigt werden, dass jüngere Kinder (Kindergartenalter) eine intensivere Aufsicht als Grundschulkinder oder Jugendliche benötigen. Eine erhöhte Achtsamkeit aller Mitarbeiter:innen muss bei Ausflügen, im Umgang mit z.B. Handwerksmaterialien oder wenn Kinder oder Kindergruppen gefährliche Verhaltensweisen aufweisen, gegeben sein. Spezielle Aktivitäten wie z.B. Klettern müssen von Betreuungspersonen begleitet werden, die über entsprechende Fähigkeiten und das nötige Verantwortungsbewusstsein verfügen. Eltern/Erziehungsberechtigte müssen im Vorfeld über die geplanten Aktivitäten informiert werden.

Privacy-Bestimmungen

Ein besonderes Augenmerk bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten und Verwendung von Fotos und Videos gilt dem Datenschutz. Genaue Details dazu sind der seit dem 25. Mai 2018 geltenden Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) der EU lt. D.Lgs. 196/2003 zu entnehmen. Grundvoraussetzung ist immer eine transparente Kommunikation darüber, welche Daten erfasst werden und in welcher Modalität die Datenverarbeitung geschieht. Dies bezieht sich auf Dokumente in Papierform und so weit anwendbar, auf informatische und audiovisuelle Dienste. Es müssen zwingend die gesetzlich vorgeschriebenen Sicherheitsmaßnahmen auf Basis der wichtigsten nationalen und internationalen Standards getroffen werden, um Risiken und Missbrauch in Bezug auf die Vertraulichkeit, Verfügbarkeit und Integrität der gesammelten und verarbeiteten persönlichen Daten auf ein Minimum zu reduzieren. Zudem muss angegeben werden, ob eine gemeinsame Benutzung, Übertragung und Verbreitung der Daten im Rahmen der Tätigkeiten vorgesehen ist. Vor allem bei Fotos, Ton- und Videoaufnahmen muss ausdrücklich darauf verwiesen werden, dass diese ausschließlich im Rahmen der Tätigkeiten verarbeitet und veröffentlicht, wie z. B. für Fotoprotokolle, Internetseiten, Werbebroschüren oder Werbeauftritte, sowie für Social Media. Dafür reicht eine einfache Fotoerlaubnis nicht aus, sondern eine gesonderte Einwilligung ist vonnö-

ten, die sich ausdrücklich auf diesen Zweck bezieht. Zudem darf die Veröffentlichung von personenbezogenen Daten nur nach ausdrücklichem Einverständnis der Betroffenen erfolgen, da sie für die Erfüllung der Aufgaben nicht erforderlich sind, ist hier gemäß dem Datenschutz, stets von den Eltern eine Einwilligungserklärung für solche einzuholen. Hier ein Formulierungsbeispiel:

“Hiermit erteile ich, nach Einsichtnahme in das Datenschutzinformationsblatt zur europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGV), meine Einwilligung zur Verarbeitung meiner persönlichen Daten.“ Stimme zu/Stimme nicht zu

Bei der Anmeldung werden zwangsläufig personenbezogene Daten erhoben. Es dürfen jene Informationen erfragt werden, die für die Erfüllung der Aufgabe notwendig sind. Folgende Angaben können/sollen erhoben werden: • Name, Adresse und Geburtstag des Kindes • Name, Telefonnummer und Adresse der Eltern • Krankheiten, von denen die Einrichtung Kenntnis haben muss Die, gemäß Datenschutz, vorgesehene Einverständniserklärung sollte grundsätzlich direkt auf dem Anmeldeformular oder Antrag enthalten sein und den Hinweis enthalten, dass die Abgabe der Einwilligungserklärung freiwillig erfolgt ist.

Die Formulierungen sollten auf jeden Fall vom/von der zuständigen Datenschutzbeauftragten ausgearbeitet und geprüft werden.

Es ist Sorge zu tragen, dass die Angaben nur für die angegebenen Zwecke verwendet werden. Zudem muss die Datensicherheit durch Maßnahmen der Zugriffskontrolle gewährleistet sein, etwa indem Papierunterlagen in abschließbaren Fächern verwahrt werden. Gemäß Datenschutz muss die Einwilligungserklärung für den Betroffenen eindeutig als solche identifiziert werden können. Schon aus der Formulierung muss hervorgehen, dass die Person mit der Zustimmung in die Datenerhebung und -verarbeitung einwilligt. Weiters empfiehlt sich die Angabe der Verordnung und das zur Verfügung stellen einer genaueren Datenschutzinformation auf der Homepage oder als Infoblatt.

2.7 Finanzierung der Ferien- und Nachmittags betreuung - Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Nachfolgend eine Sammlung von Themen und Punkten, die Antwort auf die am häufigsten gestellten Fragen in Zusammenhang mit den finanz- und beitragstechnischen Agenden geben. Da die Themen nicht erschöpfend aufgelistet sind, wird die Lektüre der geltenden Beitragskriterien im Anhang dringend empfohlen.

Kostentypologien

Es werden folgende Kostentypologien unterschieden: A1) Personalkosten des pädagogischen und

Betreuungspersonals

Beispiele: Kosten für das lohnabhängige und nicht lohnabhängige Personal, welches für die Betreuung in den Projekten direkt involviert ist und/oder beim

Ausarbeiten des pädagogischen Konzepts maßgebend teilnimmt. Eine einzige Person kann je nach geleisteten Stunden auch in unterschiedlichen Personalkostentypologien aufscheinen (z.B. eine bestimmte Stundenanzahl als pädagogische Leitung und weitere Stunden als Verwaltungspersonal).

Rückvergütung von Reisekosten werden in den Führungsspesen angegeben. A2) Personalkosten des Verwaltungs- und sonstigen Personals

Beispiele: Verwaltungspersonal ist meist mit der

Ausarbeitung der Kostenvoranschläge, Abrechnungen und Prozessen allgemein administrativen

Charakters beschäftigt.

Unter „Anderes Personal“ fallen besipielsweise Reinigungskräfte, Köch:innen, und weiteres Personal, welches im Rahmen der Projekte Tätigkeiten ausübt, welche nicht direkt mit der Betreuung der Kinder einhergehen.

Externe Leistungen wie beispielsweise Spesen für

Lohnbüros sind dagegen den Führungskosten zuzuordnen. B) Führungskosten

WICHTIG: Für eine korrekte Bearbeitung der Anträge um Auszahlung eines Beitrages (Abrechnungen) ist es unabdingbar, die jeweiligen Kosten genau zu benennen/beschreiben. Es sollte beispielsweise vermieden werden, unter der übergeordneten Kategorie „Verbrauchsmaterial“ den Kostenpunkt als „Bedarfsmaterial“ anzuführen. Diese Bezeichnung ist zu generisch!

Das Antragsformular weist folgende Kostenkategorien auf: • Mietspesen (Räumlichkeiten): Es sind ausschließlich die reinen Mietspesen für die im Rahmen der Projekte verwendeten Räumlichkeiten anzuführen, ohne Nebenspesen. Nicht zulässig sind außerdem Ausgaben für Investitionen und für die ordentliche und außerordentliche Instandhaltung oder für Reparaturarbeiten an den benützten Räumlichkeiten. • Nebenspesen (Räumlichkeiten): Es sind ausschließlich die reinen Nebenspesen (z.B. Heizung, Reinigung, Wasser, Strom usw.) für die im Rahmen der Projekte verwendeten Räumlichkeiten anzuführen, ohne Mietspesen. • Verbrauchsmaterial: Papier, Farben, Bastelmaterial usw. Je nach Art des Materials können in dieser Kategorie auch der Ankauf kultureller, spielerischer, didaktischer und pädagogischer Materialien (bewegliche Gegenstände), die für die Durchführung des Projektes erforderlich sind, fallen.

• Verpflegungskosten: Kosten für die Verpflegung der Kinder und eventuell des Betreuungspersonals (Jausen, Lebensmitteleinkäufe, evtl. Restaurants u.ä.) • allgemeine Verwaltungsspesen: Hierbei handelt es sich um eine verhältnismäßig weit ausgedehnte und etwas flexible Kostenposition, d.h. allgemeine Kosten wie Eintritte, Leistungen externer Lieferanten, sofern zulässig Reisekosten, Veranstaltungen, ausschließlich mit dem Projekt verbundene Ausgaben für die Bewerbung der Projekte (keine Repräsentationsausgaben), Grafik und Druck, Versicherungskosten, Aus- und Weiterbildung des (Betreuungs)Personals usw. C) Andere kleinere Ausgaben (Deckelung bei €1.000)

Je nach Art des Materials können in dieser Kategorie auch der Ankauf kultureller, spielerischer, didaktischer und pädagogischer Materialien (bewegliche

Gegenstände), die für die Durchführung des Projektes erforderlich sind, fallen, sofern diese nicht die

Eigenschaften von Verbrauchsmaterial aufweisen.

Es sind keine Investititionen zulässig. lung beantragt und im Zuge der Beitragsgewährung auch anerkannt wurden (wurde bspw. weder für Verwaltungspersonal noch für sonstiges Personal angesucht, es sind im Zuge der Projekte aber entsprechende Kosten entstanden, können diese nicht abgerechnet werden).

Mieten

Die Mieten für die Strukturen/Räumlichkeiten, in denen die Betreuung stattfindet, können nur für den Zeitraum der Projektdauer anerkannt werden, vorbehaltlich der Bestimmung, wonach öffentliche bzw. mit öffentlichen Geldern finanzierte Strukturen den Trägern für diese Nutzungstypologien grundsätzlich mietfrei zur Verfügung gestellt werden müssen. Werden die (mietfreien) Strukturen den Trägern aufgrund von Selbstverschulden (wie bspw. nicht sachgemäße Nutzung, Sachbeschädigungen, mangelnde Einhaltung von Hyghienevorschriften u.a.) nicht mehr zur Verfügung gestellt, werden evtl. anfallende Mietkosten für alternative Strukturen nicht anerkannt.

Verschiebungen zwischen den vier unterschiedlichen Kostentypologien sind nicht zulässig (u.a. weil die Kostentypologien unterschiedliche Beitragssätze haben!).

Kostenverschiebungen innerhalb derselben Kostentypologie sind zulässig, wobei die Landesparameter und -bestimmungen eingehalten werden müssen.

Es können grundsätzlich nur Kostentypologien abgerechnet werden, die im Zuge der BeitragsstelDie Mieten für Lager sind bei großen Anbietern von Sommerbetreuungsprojekten zulässig, damit diese ihre Materialien einlagern und über die Jahre nutzen und nicht von Jahr zu Jahr neu ankaufen müssen (Kostenersparnis). Jedenfalls sollte sich im Antrag ein entsprechender Hinweis dazu finden, damit die Natur der Miettypologie in der Gewährungsphase ersichtlich ist und sich eine nachträgliche Klärung erübrigt.

Praktikant:innen

Werden Praktikant:innen in den Projekten eingestellt, so ist dies in der Programmvorschau/Tätigkeitsbericht entsprechend anzuführen. Dieses Personal darf ausschließlich zur Unterstützung des Betreuungspersonals eingesetzt werden, darf aber nicht eine Gruppe selbständig/allein betreuen, insbesondere dann nicht, wenn es sich um Minderjährige handelt. Von den Praktikant:innen zu unterscheiden sind Ehrenamtliche, die für ihre Leistungen kein Entgelt bekommen.

Betreuungsschlüssel

Wird vom Betreuungsschlüssel gemäß Beitragskriterien abgewichen, so muss dies projektspezifisch begründet sein und von der Familienagentur im Vorfeld genehmigt werden. Ist dies nicht der Fall, werden die Angaben den geltenden Betreuungsschlüsseln von Amts wegen angepasst. Grundsätzlich sollten die zur Verfügung stehenden Plätze aus Effizienzgründen gefüllt und nicht vakant gehalten werden.

Gadgets nen. Eigene Busdienste sind nur in Ausnahmefällen und jedenfalls projektspezifisch zulässig.

Infomaterialien

Die Kosten für die Infomaterialen müssen in Relation und in engem Zusammenhang mit dem Projekt stehen und dürfen keinesfalls Werbebudgets enthalten.

Bekleidung/Arbeitsbekleidung

Die Kosten für den Ankauf von funktionalen Erkennungs-T-Shirts für das Betreuungspersonal, das der Kennzeichnung derselben dient, sind als anerkannte Kosten zugelassen. Diese T-Shirts erfüllen weniger den Zweck eines „fringe benefit“, sondern dienen der Erkennbarkeit des Betreuungspersonals und somit der Sicherheit der von ihnen betreuten Kinder.

Betreuungsstunden

Unter die Betreuungsstunden fallen die effektiven Betreuungsstunden mit den Kindern und Jugendlichen.

Antrag Kinder mit zertifizierter Beeinträchtigung und/oder klinischem Befund

Aufgrund der Pandemiezeit wurde die Empfehlung ausgesprochen, dass die Kinder eine eigene Trinkflasche exklusiv nutzen sollten. Aus hygienischen Gründen kann dieses Gadget beibehalten werden.

Transport-/Busspesen

Es sind prinzipiell die öffentlichen Verkehrsmittel zu nutzen, wenn entsprechende Liniendienste die Verbindungen anbieten. Die Projekte/Ausflüge sind so zu staffeln und planen, dass diese von den teilnehmenden Kindern/Jugendlichen genutzt werden könSollte ein – nicht geplantes/vorab angemeldetes - Kind nachträglich in die Betreuung aufgenommen werden, muss die entsprechende Nachreichung des Beitragsantrags innerhalb der 1. Woche des Gesamtprojektes erfolgen, auch wenn dieses in verschiedene Teilmodule aufgeteilt ist. Zusätzliches Betreuungspersonal ist ausschließlich für Kinder mit zertifizierter Beeinträchtigung und/oder klinischem Befund (ärztlicher Befund laut Artikel 3 des Gesetzes vom 5. Februar 1992, Nr. 104, in geltender Fassung und klinischer Befund laut Gesetz Nr. 170/2010 und darauffolgenden Bestimmungen) zulässig.

Teilnehmeranzahl

Wird die Teilnehmeranzahl nicht erreicht, werden die (zusätzlichen) Betreuungskräfte nicht anerkannt. Ausgenommen davon sind im vorhinein mit der Familienagentur abgeklärte Projekte, für deren Gelingen eine geringere Teilnehmeranzahl sinnvoll oder notwendig ist.

Vor- und Nachbereitung

Verwaltungspersonal und pädagogische Leitung haben neben dem effektiven Projektzeitraum eine Vor- und Nachbereitung, die sich u.a. zusammensetzt aus: • Akquise des für das Projekt notwendigen Personals • Planung der Projekte • Entgegennahme Einschreibungen • Ausarbeitung Abrechnung Diese Zeiten müssen in Relation zu den Gesamtzeiten und -kosten der Projekte stehen.

Sichtvermerke/Gutachten der Gemeinden

Spezifizierung, dass: • Gemeinden für eigene Projekte, für welche sie das

Beitragsgesuch selbtständig stellen, keinen Sichtvermerk beilegen müssen (optional) • Bei Hüttenlagern in Hütten der Anbieter (AVS, Jugenddienste o.ä.), die außerhalb der Wohnsitzgemeinde der Kinder stattfinden, ist der Sichtvermerk jener Gemeinde einzuholen, aus der die Mehrheit der eingeschriebenen Kinder kommen. Ausweisung der MwSt. auf den Abrechnungformularen

Wenn die Mehrwertsteuer (MwSt.) vom Träger nicht absetzbar ist und somit einen Kostenpunkt darstellt, muss diese auf den Abrechnungsformularen nicht gesondert ausgewiesen werden.

Ehrenamtsstunden

Die Anerkennung von Ehrenamtsstunden können nur für jene Personen beantragt werden, die im Zuge des Projektes keine Vergütung erhalten (Landesgesetz vom 1. Juli 1993, Nr. 11, welches die ehrenamtliche Tätigkeit regelt).

Zulässige Ausgaben

Die zulässigen Ausgaben sind in Artikel 12 des Kriterienbeschlusses festgehalten. Sie müssen eng mit der Abwicklung der Maßnahme zusammenhängen, weshalb Ankäufe, die die Natur einer Jahrestätigkeit aufweisen, i.d.R. nicht zulässig sind, darunter: • Einrichtung und Einrichtungsgegenstände • Gastgeschenke, Präsente (beispielsweise Monni

Card) oder Essenseinladungen • Renovierungs- und Sanierungsarbeiten • Zeitungsabonnements • Fahrzeugreparaturen und -versicherungen • U.a.

Zufriedenheitsumfrage

Projekte mit Übernachtung

Projekte mit Übernachtung haben eine Betreuungszeit von 24h, da das Betreuungspersonal defacto rund um die Uhr in Einsatz und/oder Bereitschaft ist. Die Beitragskriterien sehen vor, dass für jedes einzelne Projekt die Zufriedenheit unter den Eltern standardisiert erhoben werden muss. Hierfür stellt die Familienagentur einen einheitlichen Online-Erhebungsbogen bereit, dessen Link von den Trägern an

die Eltern der Kinder/Jugendlichen, die an den Projekten teilnehmen, übermitteln werden muss. Der Fragebogen ist für die • Sommerprojekte bis zum 30. September des jeweiligen Jahres, für die • Nachmittagsbetreuungsprojekte bis zum 31. Juli eines jeden Jahres offen. Für unterjährige, kürzere Projekte wird das Datum, ab wann der Online-Fragebogen schließt, den Trägern mit eigenem Schreiben mitgeteilt.