¿CÓMO DEFINIR EL PRESUPUESTO PARA TU EVENTO?

Por: Vane Salceda

Una de las partes que más me cuestan a la hora de organizar un evento es hacer el presupuesto, normalmente me baso en lo hecho en años anteriores, pero no dejo de toparme con proveedores que al preguntarme -¿Qué presupuesto tienes? Me hacen sentir un poco desprotegida al no saber si la cantidad que diré es justa.

Investigué un poco y te quiero compartir 5 pasos que definí para poder hacer un presupuesto que te funcione, espero que te sirvan.

1. Define un presupuesto total aproximado. ¡¿Pero cómo?! Generalmente no sabes si lo que tu tienes en mente es mucho, suficiente o poco. Calma, en un inicio basta con tener aunque sea una idea general como:

“Voy a asignar $13,000 a la fiesta de mi hijo”

“Pienso gastar $2,000 aproximadamente por cada invitado a la boda”

“Invertiré $100,000 en la inauguración de mi negocio”

2. Imagina y define tu evento. Así tal cual, transpórtate con tus 5 sentidos a ese día, haz una lista de todos los detalles para que ahora si tengas una guía de lo que debes cotizar.

El nivel de detalle y el número de invitados son elementos que incrementan el costo del evento, ¿Con que idea te identificas más?

“Prefiero algo más sencillo pero no dejar de invitar a todos los que quiero” o

“Aunque sean menos personas prefiero que los detalles lo hagan memorable”

Estas y cualquier otra idea es válida, depende de muchas circunstancias, lo más importante al planear un evento es que lo vayas a disfrutar.

4. Cotiza. Ahora si llegó lo bueno, ya con tu presupuesto aproximado realiza al menos dos cotizaciones de cada elemento y estarás mucho más cerca del presupuesto final en el cuál debes de contemplar al menos un 5% del total para imprevistos. Separa en una columna los gastos fijos que no cambiarán independientemente del número de invitados y en otra el variable el cuál te cobrarán por persona.

3. Define porcentajes. Aquí la tarea más valiosa es que definas que importancia darás a cada elemento de tu evento, te recomiendo dividir en categorías y subcategorías como este ejemplo que te dejo.

5. Ahora si… define tu presupuesto. El camino que recorriste desde la primer idea de cuanto pensabas gastar en el evento, pasando por como lo imaginabas, la importancia que preferías dar a cada elemento y las cotizaciones, lograrás tener una idea clara de cuanto y en que gastarás.

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