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DECISION MAKERS
15 DECISION MAKERS DE MÉXICO Y LATINOAMÉRICA NOS CUENTAN CÓMO HAN HECHO PARA CONTINUAR DE PIE A 16 MESES DE DECLARADA LA PANDEMIA QUE PARALIZÓ LOS EVENTOS PRESENCIALES EN LA INDUSTRIA DE REUNIONES.
LA PANDEMIA NOS OBLIGÓ A ACELERAR MUCHOS CAMBIOS
Latina, afirma que los últimos meses condujeron a este grupo por el camino de la reinvención.
Por Juan Uribe Fotos Cortesía MCI para América Latina “Desde marzo de 2020, cuando se prohibieron los encuentros presenciales, nos enfocamos en reinventarnos.” Así recuerda Mariano Castex, managing director de MCI para América Latina, los primeros días de la pandemia de Covid-19.
“Para la empresa, a nivel global lo virtual era una manera en que las cosas se hacían en algunos lugares, pero no entre nosotros en Latinoamérica. La pandemia nos obligó a acelerar muchos cambios, algunos de los cuales veníamos haciendo muy lentamente”, asegura al referirse al aumento de la velocidad de los planes de negocios en términos de la virtualidad.
Mariano Castex afirma que esa misma imposibilidad de comunicarse presencialmente que aquejaba a MCI en América Latina la padecían muchos clientes asociativos y corporativos. Así que, con el fin de superar ese desafío, la compañía llegó a ellos con soluciones diferentes basadas en un esquema virtual.
“Lo hicimos fundamentalmente haciendo foco en la experiencia del usuario de las plataformas; no en las plataformas. Nos adaptamos a las plataformas en función de las necesidades del cliente”, comenta.
La idea era que los eventos virtuales no se limitaran a ser una pantalla, sino que tuvieran diferentes atractivos para que el usuario pudiera pasarla lo mejor posible, entendiendo que la virtualidad no es lo mismo que la presencialidad. “Cada
mes que pasaba íbamos aprendiendo distintas técnicas y nos íbamos adaptando”, dice.
A ese conocimiento que se fue adquiriendo con la práctica se agregó lo que MCI aportaba desde otras partes del mundo. Como resultado de esta mezcla se redujo la duración de los encuentros.
“Se buscó que el usuario pudiera interactuar con los ponentes, lo que hacía que las sesiones, los paneles y las conferencias fueran interactivos. Las ponencias comenzaron a durar entre 10 y 20 minutos, mientras que antes duraban alrededor de 40 minutos o una hora”, explica el managing director de MCI para América Latina.
Luego de que se decidiera acortar los tiempos de las ponencias y de capacitar al respecto al equipo de MCI en Argentina y en Brasil, en mayo y en junio del año pasado Mariano Castex y su equipo ya estaba en conversaciones con clientes, “tratando de convencerlos de que la virtualidad era otra manera de conectarse con los usuarios, con los clientes, con los empleados, fuera de las plataformas comunes como Zoom y Teams”.
Antes veíamos lo presencial como el único canal fuerte y hoy estamos trabajando para clientes corporativos y asociativos en multicanales (virtual, digital, presencial).”
En cuanto a tendencias que ha identificado, el managing director de MCI para América Latina habla de “una exigencia muchísimo mayor en lo que tiene que ver con el engagement (el nivel de interacción) de las audiencias en las distintas activaciones para los clientes”.
En ese sentido, apunta que a la tecnología siempre se ha tenido acceso con el fin de incrementar o mejorar el engagement. “Hoy, a diferencia del pasado, hay mucha más preocupación por eso y por suerte hay herramientas tecnológicas que nos ayudan a incentivarlo y a medirlo”, añade.
A pesar de que ha notado esta tendencia, no está tan seguro de que las formas de hacer los eventos vayan a cambiar radicalmente. “Las marcas y las asociaciones buscan atrapar nuevas comunidades, y todas las estrategias se plantean en múltiples canales. Eso generará un funcionamiento, una forma de comunicar diferente, pero no sé qué tan diferente”, admite.
Al preguntársele sobre la huella profesional que quiere dejar, aclara que no se considera parte de la industria del turismo. “Las convenciones, las exposiciones aportan un montón al turismo, pero su razón de ser no es el turismo”, cuenta y añade que se ve en el área de comunicación, de capacitación, de educación. “El 80 % o el 90 % de los congresos que se hacen en el mundo tienen como objetivo transferir conocimiento”, anota.
EXPERIENCIAS DE MARCA, EXPERIENCIAS VIRTUALES E HÍBRIDAS Y LANZAMIENTOS DE PRODUCTO SON ALGUNOS SERVICIOS QUE OFRECE MCI.
Alisson Batres, CEO de Organización S. A., en Guatemala, habla de las enseñanzas que estos tiempos turbulentos le han dejado como arquitecta y diseñadora de eventos.
Por Juan Uribe Fotos Cortesía Organización S. A.
Luego de 21 años en la industria de reuniones y eventos, Alisson Batres mantiene su convicción respecto del poder transformador de su trabajo, que se traduce en cosas como ver a los empresarios hablar bien de Guatemala, su país; crear empleos, facilitar la transferencia de conocimiento y dinamizar la economía.
Por eso como CEO de Organización S. A. sigue empeñada en lograr que los eventos que llevan su sello tengan efecto positivo en las vidas de las personas y de los destinos. Este desafío se ha hecho para ella aún más difícil a causa de la pandemia de Covid-19, que frenó al mundo en seco.
“Pensé que esto sería pasajero”, admite al recordar los primeros días de la pandemia, en marzo del año pasado, cuando las actividades se paralizaron abruptamente en todo el planeta.
Los técnicos, los encargados de la tecnología, antes no conocían al cliente, pero ahora son clave en el evento. Más que asesores, aportan a la organización.”
Alisson Batres, CEO de Organización S.A.
Esta reducción en la realización de eventos significó llevar a cabo tareas que se volvieron imprescindibles. Apareció el reto legal planteado por los contratos relacionados con las reuniones canceladas o pospuestas. “Esta ha sido una lección de vida para toda la industria”, asegura.
Para ella, la principal enseñanza ha sido tener que empaparse de los aspectos legales, lo que se tradujo en pasar horas con abogados para intentar resolver problemas que se produjeron a raíz de contratos con multas de un millón de dólares.
Con las dificultades apareció también la solidaridad. “Quien no era solidario era mal visto en la industria para siempre: quien no dio plazos, quien no dio la posibilidad de una renegociación”, cuenta.
Y al lado de la solidaridad creció el alcance de la virtualidad, un aspecto de las reuniones con el que Organización S. A no había trabajado antes de 2020. Por eso el reto fue aún más grande: lograr que los participantes en un evento vivieran una experiencia memorable, incluso si no estaban presentes donde este ocurría.
Esto —reflexiona— no es posible hacerlo de la misma manera como se hacía hasta hace dos años. Alisson Batres ha encontrado una solución: convertir el evento en híbrido y poner a funcionar la imaginación. “Hacemos kits de participación. Te registras y recibes cosas como una libra de café y una taza para tomarlo al tiempo con los demás participantes durante el coffee break; o puedes disfrutar de sesiones de yoga virtual y yoga facial”, asegura la CEO de Organización S. A.
Otras opciones incluyen hacer un coctel de clausura mientras los asistentes al evento piden música online con el DJ y en sus casas, siguiendo las instrucciones de un mixólogo, preparan un coctel con la ginebra, la canela, la pimienta rosa y el romero que han recibido en el kit. “Estas son oportunidades en las que puedes incorporar a los virtuales”, opina Alisson Batres.
De este proceso, ella ha identificado beneficios como el aumento en el alcance de los eventos virtuales e híbridos. Un ejemplo es el Congreso Nacional de Psicología de Guatemala, que fue ciento por ciento virtual. “Se sobrepasó el doble del número de asistentes que se esperaban presencialmente, además de las ciudades que estuvieron representadas, así que la transferencia de conocimiento y su alcance fueron súper positivos durante el evento y después del mismo con las grabaciones”, manifiesta.
Una tendencia que para Alisson Batres es evidente es la creciente importancia del papel de quienes se encargan de la tecnología y del aspecto audiovisual de un evento.
“Antes el mayor egreso eran el salón y los gastos de alimentos y bebidas; hoy es la tecnología, porque necesitas el mejor streaming para transmitir en vivo. Necesitas producción, stage. Si no inviertes en el evento, no lo hagas”, sentencia.
DISEÑO DE EXPERIENCIAS, INFORMES DE INTELIGENCIA EMPRESARIAL Y ANÁLISIS POSTERIORES AL EVENTO HACEN PARTE DEL PORTAFOLIO DE SERVICIOS DE ORGANIZACIÓN S. A.
Paula Ramírez, directora de eventos y convenciones de Aviatur, en Colombia, menciona que la pandemia la forzó a buscar nuevas oportunidades de negocio.
Por Juan Uribe Fotos Cortesía Aviatur U na reducción de personal, de cerca de 80 a unos 10 empleados en todo el país, ha sido el golpe más duro que desde marzo de 2020 ha tenido que soportar durante la pandemia de Covid-19 Paula Ramírez, directora de eventos y convenciones de Aviatur.
El nombre de esta empresa, fundada en 1957, ha estado atado al desarrollo del turismo en Colombia. Nació como una agencia de viajes y con el tiempo ha incursionado en negocios de carga, operación de hoteles y prestación de servicios ecoturísticos, entre otras cosas.
Paula Ramírez explica que el freno a la realización de eventos trajo consigo la suspensión de los contratos de personas que ya no están trabajando en el área que dirige, pero que espera que sean reenganchadas en la medida en que las condiciones de la economía mejoren.
Esa esperanza ha ido tomando fuerza en los últimos meses gracias a una nueva oportunidad de negocio que ella y su equipo identificaron.
“Cuando empezó la reactivación gradual empezamos a hacer eventos virtuales para las cuentas corporativas y los complementamos con catering para quienes trabajaban desde sus casas. Nuestros clientes les enviaban a sus empleados tablas de quesos, refrigerios y almuerzos para tener detalles con ellos”, comenta.
ENTRE LOS SERVICIOS QUE AVIATUR PRESTA ESTÁ EL DE LA CREACIÓN DE UN MICROSITIO DE INTERNET EN EL QUE SE PUEDEN HACER EL REGISTRO Y LAS RESERVAS HOTELERAS, ENTRE OTROS.
Este incremento en la actividad del área de Alimentos y Bebidas es lo que a Paula Ramírez y a su equipo les ha permitido sobrevivir e incluso contemplar de nuevo la posibilidad de crecer. “A medida que aumentan las ventas volvemos a llamar a las personas”, agrega.
Este servicio de catering a domicilio sigue haciéndose en todo el país debido a que los empleados de muchas empresas siguen trabajando desde sus casas.
“Esta nueva oportunidad de negocio es lo que nos ha ayudado a reactivar las ventas. Ahora han aumentado en 40 % frente a cero, que hubo apenas llegó la pandemia; pero estamos en un 15 % de lo que vendíamos en 2019”, analiza la directora de eventos y convenciones de Aviatur.
Antes de la pandemia, cuando la presencialidad era la única opción para Aviatur, la empresa organizaba alrededor de 160 eventos mensuales, mientras que ahora esta cifra llega a 60 y la mayoría de estos son virtuales.
“Estábamos muy mecánicos con los eventos presenciales, y la pandemia nos llevó a buscar otras oportunidades. Esto nos obliga a hacer cosas nuevas. Pasamos a hacer actividades de bienestar para las personas, para que se puedan conectar y salir de sus rutinas”, afirma.
En ese sentido menciona que las experiencias que ofrece Aviatur se han ampliado y ahora incluyen actividades como clases de cocina y de yoga, así como catas de café y de cocteles que las personas pueden disfrutar en sus casas.
El procesos de adaptación a las nuevas condiciones impuestas por la pandemia implicó que Paula Ramírez y su equipo tuvieran que apoyar a otras áreas de la compañía. “Fue un aprendizaje, salimos de nuestra zona de confort. Pasamos de manejar solamente eventos a conseguir producto nuevo, proveedores nuevos; a ponernos en el lugar del cliente y ver qué le gustaría hacer”, cuenta.
Para Paula Ramírez, poco a poco sigue creciendo la esperanza de recuperar el tamaño del área de eventos y convenciones de Aviatur. “Ya estamos cotizando eventos presenciales, hay vacunas y se están haciendo eventos presenciales con aforos limitados”, dice.
No obstante, manifiesta que la tendencia de realizar eventos híbridos sigue fuerte. “Algunas personas asisten presencialmente a los eventos, pero muchas se conectan virtualmente porque así ahorran en alojamiento, boletos aéreos, traslados, etc. Invierten en tecnología, en streaming, en un canal dedicado, en cámaras para hacer una transmisión y lograr que se conecten más personas virtualmente. Los eventos están llegando a más gente que antes”, opina.
Antes de la pandemia las empresas invitaban a sus clientes a una cena en un restaurante; pero ahora esa experiencia la trasladamos a sus hogares.”
AVIATUR TIENE OFICINAS CON DEPARTAMENTOS ESPECIALIZADOS EN EVENTOS Y CONVENCIONES EN LAS CIUDADES DE CARTAGENA, MEDELLÍN, CALI Y BARRANQUILLA.
DONDE HAY CONVICCIÓN NO HAY LIMITANTES
Alfredo Gutiérrez, director de Anfitriones, habla sobre los retos y aprendizajes que le dejó la pandemia.
Por Abril Terreros Fotos Cortesía Anfitriones
Alfredo Gutiérrez es un apasionado de su labor que desde hace siete años está al frente de Anfitriones, empresa que fundó su padre 35 años atrás y que en un principio se dedicó a la organización de eventos para la industria farmacéutica, pero que actualmente tiene una buena diversidad de clientes.
Si bien la organización de eventos fue parte de su vida, Alfredo no siempre estuvo convencido de dedicarse al negocio familiar. “Estudié comercio internacional, hice mis prácticas en la aduana del aeropuerto. Estando en la Confederación Patronal de la República Mexicana (Coparmex) se organizó un congreso para jóvenes empresarios, y nos tocó organizarlo entre todos, a mí me tocó llevar la parte de relaciones públicas. Como parte del programa tenía que entrevistar al entonces presidente Vicente Fox, recuerdo bien la fecha: 11 de septiembre de 2001.” El movimiento y la emoción de ese acontecimiento hizo que Alfredo descubriera su verdadero gusto por la industria, y decidió pedirle a su padre que lo integrara a la empresa familiar.
Desde siempre, Alfredo se consideró una persona de ventas y servicio, y piensa que su experiencia en el comercio internacional le enseñó mucho de logística, de descubrir “como sí” lograr los objetivos, muestra de ello es la forma en la que ha logrado salir adelante pese a la incertidumbre que vivimos en la industria.
En estos siete años al frente de Anfitriones, definitivamente, uno de los momentos más retadores ha sido el generado por la actual pandemia; sin embargo, Alfredo Gutiérrez no duda en ver
el lado positivo de la situación. “Con la pandemia aprendimos a ser más eficientes, observar mejor, reflexionar, ahora hacemos más análisis de los clientes. Sí, nos hicimos más pequeños, pero cuidamos más los detalles. También tenemos nuevos clientes a los que antes no teníamos acceso.”
Bajo un confinamiento de varios meses y un cierre de fronteras, para la industria fue claro que la opción más viable eran los eventos virtuales, en parte, porque la tecnología ya estaba ahí y de alguna manera ya se había empezado a implementar. No obstante, el verdadero reto vino algunos meses después, cuando las reuniones virtuales se convirtieron en el pan de cada día y el
Nuestro trabajo es crear una estrategia para que el mensaje del cliente llegue a su audiencia.”
Alfredo Gutiérrez, director de Anfitriones.
fervor de esta nueva era digital comenzó a desvanecerse. En este sentido, ¿cómo puede una empresa seguir generando experiencias y emociones a los individuos a través de una pantalla? Para Alfredo Gutiérrez “es vital trabajar en conjunto con el cliente para encontrar y definir el KPI, ayudar al cliente a diseñar los objetivos […] Además, el mensaje no se puede dar de la misma forma que cuando es presencial, ya que hace falta esa convivencia y acercamiento que solo el cara a cara te puede dar”, para aligerar esto, Alfredo menciona que es necesario crear espacios para la interacción, en donde las personas rompan esa monotonía de lo virtual, las activaciones son un buen ejemplo.
Dieciséis meses después del inicio de la pandemia, todo parece indicar que las actividades en nuestra industria comienzan a tomar ritmo. “Creo que los eventos presenciales no se pueden sustituir; convivir, viajar, sentir son acciones imposibles de reemplazar; claro que pienso que se realizarán de manera muy parecida, pero con muchas más precauciones y atención al cuidado de la salud. Los protocolos de higiene ya están, solo hace falta estandarizarlos y unificarlos. Pero por supuesto que hay continuidad de negocio, salir es necesario para todos.”
ANFITRIONES ES UNA AGENCIA CON MÁS DE 35 AÑOS DE EXPERIENCIA EN LA INDUSTRIA.
“Al día de hoy, he observado que los eventos son más, pero más pequeños. En el ámbito corporativo todo está más estudiado: hay menos viajes y más home office; optan por hacer eventos híbridos o virtuales, ya que tienen más alcance y económicamente otorgan un gran beneficio a los clientes”, analiza Alfredo, quien define su labor como “la organización y logística de eventos corporativos y congresos”. “Mi satisfacción más grande, en el sentido profesional, será haber sobrevivido a la pandemia”, finaliza.
EVENTUAL, EN BUSCA DEL SERVICIO SIN LÍMITES
Para Verónica García Huidobro, CEO de Eventual, en Chile, es claro que los clientes buscan que los organizadores de eventos les solucionen los problemas en su totalidad.
Por Juan Uribe Fotos Cortesía Eventual La reducción de ingresos cercana al 75 % en 2020 fue una de las consecuencias que la pandemia de Covid-19 trajo para Eventual, una compañía de Santiago de Chile que se especializa en la asesoría, planificación, desarrollo e implementación de congresos y eventos.
Su CEO, Verónica García-Huidobro, explica que a la empresa la salvaron dos cosas: ser muy ordenada financieramente y contar con el respaldo de un holding, Pesquera San Fernando, que exporta productos del mar a Japón hace más de 25 años. “Nunca nos pusimos en el dilema de cerrar, pero nunca pensamos que la pandemia iba a durar tanto”, asegura.
A este apoyo se sumó la relación de Eventual con siete asociaciones científicas para las cuales es su oficina ejecutiva, así que les ofrece servicios de administración, legales, comerciales y de secretaría, entre otros, y les organiza sus eventos.
“La pandemia vino y tuvimos que seguir andando. Los eventos se habían muerto, pero esto no. Con pandemia o sin pandemia, con crisis social o sin ella teníamos que seguir avanzando. Aunque hubiéramos querido cerrar no habríamos podido hacerlo”, señala Verónica García-Huidobro.
Y menciona que la pandemia hizo que Eventual les diera más importancia a las asociaciones científicas, entre las que se destacan la Sociedad Latinoamericana de Artroscopia, Rodilla y Deporte; la Asociación Latinoamericana para el Estudio del Hí-
gado; la Asociación Latinoamericana de Nefrología Pediátrica y la Sociedad Chilena de Gastroenterología.
La CEO de Eventual, que antes de crear la empresa trabajó en líneas aéreas y en hotelería, cuenta que una medida esencial para sobrevivir fue la reducción del 50 % en los sueldos del personal: “No despedimos a nadie (Eventual tiene 13 empleados) y en marzo de 2021 volvimos con los sueldos normales”.
Verónica García-Huidobro extrajo enseñanzas de esta época difícil. “La pandemia me ayudó a saber lo que quiero y lo que no quiero de ahora en adelante. No hago un evento que no sea súper rentable, sobre todo ahora. Es mucho esfuerzo, trabajo y entrega. Esto es un negocio, y punto. Le saqué un poco el romanticismo al tema. Si a Eventual no le conviene, no se hace. Me estresaba más de lo necesario por algo que no valía la pena”, reflexiona.
Igualmente, encontró que una tendencia en la industria tiene que ver con que los clientes quieren que les solucionen el problema en su totalidad. “Es el servicio en su máxima expresión. No hay limites y esto quedó demostrado con la pandemia. Si
Hacer un evento exige muchas horas de ensayo previo, como sucede con los músicos. Cuando empiezas a tocar no te puedes equivocar.”
Verónica García-Huidobro, CEO de Eventual.
quiero que el doctor de Puerto Montt y la doctora de Antofagasta reciban un regalo al tiempo y se saquen una foto, eso se puede hacer. Se trata de un servicio completo y de súper buena calidad”, aclara.
Agrega que la tecnología eliminó los límites y al respecto recuerda un evento en el que hubo dos cirugías en vivo (una en India y otra en Los Ángeles). Para que todo saliera bien tuvo que coordinarse con los equipos en ambos sitios y adecuar las salas de operaciones como estudios de grabación y transmisión, con todo el componente tecnológico necesario.
Las intervenciones quirúrgicas eran operaciones endoscópicas de colon que vieron de manera remota unas 150 personas, entre cirujanos bariátricos y cirujanos endoscópicos, que hacen operaciones de esófago y estómago.
Para que ideas de este calibre sigan materializándose con éxito, la CEO de Eventual menciona algo que ha tratado de inculcarles a los miembros de su equipo de trabajo: la búsqueda de la perfección. Siempre les digo: “¿Cuál es la diferencia entre este evento que vamos a hacer, sin importar su tamaño, y el cambio de mando del presidente de Estados Unidos? Ellos no pueden fallar y aquí tampoco va a haber fallas”, destaca.
PLANIFICACIÓN, GESTIÓN COMERCIAL, MERCADEO Y DIFUSIÓN, PRODUCCIÓN Y COORDINACIÓN HACEN PARTE DEL PORTAFOLIO DE SERVICIOS DE EVENTUAL.
UN PROYECTO DE VIDA
Juan Carlos Lozano, director general y socio fundador de Creatividad, nos habla sobre la pasión que lo mantiene vivo y activo con la que maneja un negocio que en realidad no siente como trabajo.
Por Abril Terreros Fotos Cortesía Creatividad
Una sociedad de alumnos en la universidad fue el inicio de la alianza entre Juan Carlos Lozano y su socio, Michel Wohlmuth, quienes en ese entonces eran estudiantes de la carrera en Comunicación. Fue ahí donde vieron un nicho de oportunidad que decidieron aprovechar, y comenzaron a organizar eventos universitarios por un tiempo, hasta que Compaq los buscó para hacer el lanzamiento de un producto que estaba dirigido al perfil de su audiencia. “Ahí empezamos a conocer lo que es el mundo corporativo, ahí dijimos ‘esto es lo nuestro, esto es lo que nos gusta: organizar eventos corporativos de manera profesional.’” Treinta años después, Creatividad sigue con sus dos mismos socios y mucha capacidad de proponer y hacer proyectos a la medida de sus clientes, de los cuales, muchos han trabajado con la agencia durante dos décadas.
Luego de la pandemia, los eventos face to face van a ser mucho más significativos, nos vamos a enfocar todavía más en el mundo de las experiencias.”
Juan Carlos Lozano, CEO de Organización S.A.
La pandemia generó mucha reflexión, sin embargo, en Creatividad Juan Carlos Lozano y su socio desde el inicio decidieron volcarse al tema de tecnología, el cual no era extraño para ellos, pues ya habían hecho algunos eventos virtuales con clientes. En junio lanzaron Virtual Venue, una plataforma interactiva —que ya existía en el extranjero— para México y Latinoamérica, con una experiencia más de networking con interacción a través de avatares. “Afortunadamente funcionó muy bien, nos posicionó como agencia e incluso ganamos nuevos clientes que no nos conocían antes”, cuenta Juan Carlos, quien indica también que al momento llevan más de 500 eventos virtuales.
EN 2021 CREATIVIDAD CUMPLIÓ 30 AÑOS DE HACER EVENTOS
A pesar del gran número de eventos realizados, el golpe de la pandemia provocó grandes pérdidas económicas para Creatividad, al igual que en el resto de la industria; no obstante, para Juan Carlos es importante rescatar los aspectos positivos que también han resultado de la situación: “El equipo está más integrado que nunca a pesar de la distancia, hemos desarrollado nuevas habilidades, hemos aprendido a actualizarnos y a ser más eficientes, también hemos adquirido la capacidad de aprovechar mejor las cosas que antes dábamos por sentado”.
Mantenerse a flote durante estos tiempos difíciles requiere de un gran esfuerzo y trabajo en equipo, pero también se necesita tener una guía fuerte y estable por parte de sus líderes, en este sentido, Juan Carlos Lozano considera que lo primordial es tener empatía. “Es importante estar muy cerca de la gente en todo el ámbito de la persona y no nada más en lo laboral. También hay que ser muy claros en cuanto a las expectativas y los problemas, eso le da certeza a la gente aún cuando no tenemos todas las respuestas.”
“Si nosotros hemos sobrevivido a la pandemia es porque nos gusta hacer bien las cosas, somos honestos, justos y responsables con la empresa, esto incluye tener finanzas sanas en la empresa (ahorro para las contingencias, buena contabilidad, detalle en los contratos), eso es lo que te permite enfrentar una crisis como la que pasamos ahora”, asegura Juan Carlos.
Al hablar de los eventos en un futuro pospandemia, Juan Carlos cree que, si bien ya se ve la luz al final del túnel, el panorama sigue siendo muy incierto y habrá que estar muy atentos a las necesidades de cada cliente. “Sí se ha visto una disminución importante de las asistencias en los eventos on line, así que tendremos que buscar elementos más creativos y atractivos para motivar a la gente a que asista presencialmente a los eventos, pero con mucha responsabilidad. ¿Cuándo va a ser esto?, no lo sabemos, ahí está el truco.”
Así termina la conversación con Juan Carlos Lozano, quien nunca ha tenido dudas sobre el camino que ha tomado, pues su pasión está en crear conceptos, emociones, sentimientos, momentos, necesidades de los clientes (que muchas veces no saben que tienen); y en poder entablar relaciones de amistad con los clientes. Y para quien lo más importante es armar equipos de trabajo eficientes, de alto desempeño y confiables que le den permanencia a la empresa incluso en un futuro donde él no esté, aunque en realidad no se ve fuera de la agencia, pues para él “Creatividad es un plan de vida donde disfruta el quehacer diario”.
A lo que nos dedicamos es a reunir personas, entonces vamos a entender más a las personas, cuáles son sus motivaciones y qué quieren escuchar.”
Juan Carlos Lozano, CEO de Organización S.A.
RENOVARSE O MORIR
La trayectoria de Eva Isla en BCD le ha dado la experiencia necesaria para ocupar hoy un puesto de liderazgo en la empresa, a la que le tiene gratitud por todo el aprendizaje que le ha generado en esta época de incertidumbre.
Por Abril Terreros Fotos Cortesía BCD Eva Isla siempre supo que su pasión era el turismo, de modo que estudió Administración Hotelera e inició su carrera profesional en la hotelería, en el área de alimentos y bebidas; tiempo después tuvo la oportunidad de trabajar en un meeting planer: “lo probé, me gustó y aquí sigo 18 años después. […] Me gustó el dinamismo de la industria, la planeación estratégica y la conexión humana que se da en los eventos”, cuenta Eva.
Luego de una estancia de cinco años en Morelia, donde trabajó en la organización y gestión de congresos e incursionó en el turismo de aventura, regresó a la Ciudad de México para integrarse a BCD, donde ha desarrollado su carrera en la industria los últimos 11 años.
BCD cuenta con una estructura bastante sólida, tanto a nivel regional como global, con un interés genuino en la estabilidad de su personal, por lo que al llegar la pandemia lo más importante fue priorizar iniciativas que aseguraran el bienestar de su gente. “Cuando cae el negocio, debido a la pandemia, el tema de la virtualización ya estaba muy avanzado en otros países, así que no tuvimos que empezar de cero, solo tuvimos que tropicalizar lo que ya había; el verdadero reto estuvo en cambiar el mind set de todos, porque claro que queremos que regrese el face to face pero, incluso de manera presencial, los eventos no van a volver a ser como antes y hay que adaptarnos, observar las tendencias y ver la manera de darle un plus a los eventos en cuestión de políticas, montajes, comunicación con los clientes, etc.”, afirma la directora de Cuentas Clave de BCD.
En cada cambio siempre hay una resistencia, pero también creo que el cambio es inevitable y sí vamos a salir más grandes y fuertes.”
Eva Isla, directora de Cuentas Clave de BCD.
Lo vivido en los últimos meses ha sido un proceso complicado y difícil, cuenta Eva, porque le ha tocado ver caer a varios compañeros y gente que quiere, pero por otro lado también ha sido gratificante para ella saber que muchos otros han podido salir adelante, renovarse y mantenerse. El equipo que Eva maneja y la empresa para la que trabaja se encuentran en el grupo de los que no han parado su actividad gracias al trabajo de cada equipo; además de contar con la ventaja de pertenecer a una empresa fuerte con presencia global que les ayuda a tener otras referencias y traer e implementar en México prácticas que están funcionando en otras latitudes.
A lo largo de su trayectoria, Eva ha ganado crecimiento, un equipo al que considera familia y agradecimiento por el aprendizaje tanto en lo personal como lo profesional, como creer más en sí misma y seguir sus propias convicciones. “Durante la pandemia y en lo personal, como líder, tuve que aprender a conectar con mi equipo y mis clientes de una manera diferente, miestras vivíamos un momento de crisis tanto en la empresa como en nuestras vidas.”
Yo sí creo que la conexión humana es el principio del todo.”
Eva Isla, directora de Cuentas de BCD.
Al hablar de la reactivación de la industria, Eva considera que sí se ha visto un incremento en la realización de eventos, que las políticas se están relajando y los presupuestos ya se están apartando para hacer eventos presenciales; no obstante, en encuestas hechas por la empresa a las audiencias de sus eventos virtuales, la mitad dicen no estar seguras de asistir a un evento presencial, por lo que el panorama hacia el futuro aún no es claro, pues aún dependemos de factores externos que no podemos controlar, como las distintas olas de contagio y los avances en los esquemas de vacunación.
En cuestión del futuro, para Eva, más allá de dejar una huella lo que le gustaría es “ver a las nuevas generaciones de BCD tomar fuerza, dejar algo para que la gente se apasione por esta industria y seguir trabajando en cuestión de género, para transmitir a las mujeres que sí se pueden tener estas posiciones de liderazgo en la industria; quiero irme con el corazón lleno”, finaliza.
EVA ISLA TRABAJÓ EN CONJUNTO CON EL CENTRO DE CONVENCIONES DE MORELIA, PORQUE HABÍA GANADO UNOS CONGRESOS IMPORTANTES PARA LA SEDE.
EL ARTE DE HACER EVENTOS
Enrique Salcido Kure creció viendo y viviendo de cerca los eventos organizados por la empresa familiar, pero no fue sino hasta inicios de 2020 que decidió meterse de lleno a Groups 2 Go.
Por Abril Terreros Fotos Cortesía Groups 2 Go
Después de haber tenido su primera relación profesional con la empresa de su padre durante un curso de adaptación de empresas familiares en la universidad —para el cual trabajó en todas las áreas de la empresa—, Enrique decidió irse de México sin intenciones de regresar. Pero un año después, en 2020, regresó con la sorpresa del inicio de la pandemia por Covid-19, entonces entró a apoyar completamente a Groups 2 Go.
“Fue hasta el momento de la pandemia que vi todo el valor y el potencial que tenía la empresa y toda la industria en general”. Cuando se pararon los eventos presenciales, Enrique comenzó a involucrarse en todo el tema de tecnología, data y herramientas de comunicación, “sobre todo para ver cómo y de qué manera íbamos a mantener la presencia y perseverancia de todo el equipo dentro del entorno negativo en el que nos encontrábamos”,
Me gusta leer ciencia ficción, porque promueve que la cabeza trabaje, cree escenarios y eso sirve de inspiración.”
menciona el ahora director de Procesos de Groups 2 Go. En este sentido, Enrique considera que lo principal es motivar al equipo, crear un vínculo con ellos para compartir la filosofía y la pasión de manera interna (en la empresa) y externa (al cliente), además de “estar abierto para escuchar opiniones y críticas —buenas y malas— y así dirigir la empresa hacia un beneficio colectivo”.
Lo que busca la curaduría de un evento es llenar a las personas y generarles emociones.”
Egresado de la carrera de ingeniería, Enrique considera que tiene las herramientas necesarias que le han permitido encontrar áreas de oportunidad y agilizar el flujo de respuesta y servicio del cliente. Aunque no siempre tuvo esa visión, pues en sus años universitarios no consideró meterse totalmente en la empresa, ya que esta llevaba un ritmo fluido y acelerado; sin embargo, la pandemia le dio la oportunidad de poder entrar para contribuir a su desarrollo, y los resultados de ese trabajo ya se pueden ver y están impactando de manera positiva, pues para Enrique, ser parte de la industria y mantenerse en ella no es solo cuestión de pasión, sino también de mucha constancia y perseverancia, sobre todo para superar los momentos difíciles.
Al hablar de cómo han cambiado las formas de trabajo a partir de marzo del año pasado, Enrique dice: “Yo creo que un aspecto positivo de la pandemia es que agilizó todo el flujo y los procesos de trabajo para ser más eficientes y concretos. Además, el cliente ya no es el vendedor de hace años, ahora está mucho más educado y actualizado, entonces tenemos que ser más puntuales”.
La industria se reinventó y para Enrique es obvio que los eventos no van a volver a ser lo que eran antes. “Los eventos híbridos y virtuales son más factibles y tienen mayor alcance, por lo que llegaron para quedarse; pero aún así seguirán existiendo los presenciales, solo que estos ahora tendrán que ser más espectaculares, necesitas generar mucho más valor a las empresas para que elijan hacer un evento presencial.”
Salcido Kure es claro al decir que la reinvención de la industria no necesariamente se dio en el aspecto tecnológico, sino en el de la creatividad, el diseño y la estética de los eventos, para los que la tecnología es solo una herramienta más que sirve en beneficio del cliente.
La visión fresca de Enrique llegó a unirse al expertise que ya tenía la empresa, dando como resultado una forma de trabajo que está dirigida hacia un approach más sensible y de fondo, en el que los eventos no se conciben como algo efímero, sino como un arte, una artesanía que la gente puede atesorar. “En un futuro, me gustaría subir la calidad de nuestros eventos y trabajar con los clientes para generar experiencias todavía más personalizadas y de mayor nivel, una experiencia más natural que fluya con toda la esencia de la empresa con la que estemos trabajando”, finaliza.
TURENLACES, PROPAGANDO CONFIANZA
Esta empresa dominicana, pionera en la organización de viajes de incentivo para grupos en Punta Cana en medio de la pandemia, sigue dando ejemplo de resiliencia.
Por Juan Uribe Fotos Cortesía Turenlaces
Darles confianza a los demás clientes, a su país y a la industria de reuniones en otros destinos. Esa ha sido una de las razones que más han motivado a Karina Delmonte, vicepresidente de Turenlaces, una empresa organizadora de eventos basada en Santo Domingo (República Dominicana), a seguir desafiando las dificultades.
El suyo es un caso que sirve de ejemplo para quienes no quieren dejarse amilanar por las circunstancias adversas que ha traído la pandemia de Covid-19. No difiere del de otros profesionales de la industria en la forma en que comenzó, con una pausa de apenas algunas semanas que se fueron estirando hasta convertirse en meses.
Sin embargo, el presente que Karina Delmonte y Turenlaces muestran con orgullo ahora está muy lejos de lo que ocurría en materia de eventos en abril del año pasado. También es algo completamente distinto de lo que se vive en general en la industria de reuniones en América Latina actualmente.
CONVENCIONES, INCENTIVOS Y LANZAMIENTOS DE PRODUCTOS FORMAN PARTE DEL PORTAFOLIO DE SERVICIOS DE TURENLACES PARA SUS CLIENTES CORPORATIVOS.
Con el fin de disfrutar de esta realidad ha sido vital el aporte del gobierno dominicano, que en vista de la situación apremiante en la que se encontraban las empresas a causa de la pandemia creó el programa Fase (Fondo de Asistencia al Empleado). “Este programa te daba la opción de suspender los contratos de los empleados mientras el gobierno les pagaba el 70 % de lo que ganaban. Era un subsidio. Quienes quedaban trabajando recibían un subsidio menor, pero la empresa se ahorraba algo”, explica Karina Delmonte.
También fue imprescindible la disciplina con la que Turenlaces aplicó los protocolos de bioseguridad. Algo igualmente esencial fue otra intervención del gobierno nacional. “Todos los empleados del turismo terminaron de vacunarse el 26 de mayo de este año. Esto coincidió con el hecho de que la provincia de Altagracia, donde está Punta Cana, tiene sobre 80 % de su población vacunada, así que se liberaron las restricciones de toque de queda”, comenta Karina Delmonte.
TURENLACES ORGANIZÓ ESTE AÑO EL CONGRESO DE LA FEDERACIÓN DE ENTIDADES ORGANIZADORAS DE CONGRESOS Y AFINES DE AMÉRICA LATINA (COCAL).
Nos piden información de otros países para tomarla de referencia. Estamos compartiendo nuestros casos de éxito.”
Karina Delmonte, vicepresidente de Turenlaces.
“En el año llevamos unos seis eventos presenciales. Acabamos de terminar uno de 1 400 participantes en el Hard Rock Punta Cana: el Congreso de la Sociedad Dominicana de Obstetricia y Ginecología”, cuenta Karina Delmonte sobre este encuentro, gracias al cual se ocuparon 680 de las 1 700 habitaciones de esa propiedad.
“Ha sido muy satisfactorio ver cómo el empleo se ha ido recuperando”, afirma la vicepresidente de Turenlaces respecto del significado de la reactivación en el principal destino turístico de República Dominicana. Según ella, ha sido fundamental el hecho de contar allí con hoteles grandes (de alrededor de 500 habitaciones) en los que abunda el espacio al aire libre.
Los primeros pasos en el camino hacia la recuperación los dio Turenlaces en octubre y en noviembre de 2020, cuando llevó a Punta Cana cuatro grupos de viajes de incentivo para una empresa nacional de consumo masivo.
La reapertura de la economía, que se había iniciado en República Dominicana en agosto de 2020, impulsó a Turenlaces a dar ejemplo en la industria de reuniones. “Le demostramos al cliente que podíamos hacer los eventos con éxito y confió en nosotros”, explica Karina Delmonte.
Para ella, es motivo de satisfacción saber que ninguno de los 15 empleados de la compañía se ha contagiado. También lo es el hecho de que, a raíz de la pandemia, la visión de la compañía se ha expandido con los eventos híbridos.
“Cuando trabajas con tecnología no hay fronteras. Esto es importante porque tenemos congresos internacionales y, con los cambios que se producen en los países, algunos conferencistas no pueden llegar porque les modificaron las reglas en el último minuto. Ahora podemos mantener los eventos con esa fusión”, dice.
“CREO FIELMENTE EN MIS SUEÑOS”
Marco Rea ha dirigido Grupo A más B con la creencia de que lo necesario para sobrevivir a una crisis como la que vivimos actualmente es ver la realidad y no esperanzarse a que las cosas vuelvan a ser como eran anteriormente.
Por Abril Terreros Fotos Cortesía Grupo A más B I ngeniero en sistemas de formación, Marco Rea, director general de Grupo A más B, descubrió la industria de reuniones después de haber renunciado a su empresa para estudiar su maestría en el IPADE, donde creó una empresa de diseño de interiores que le dio las bases escenográficas que utilizó más tarde, cuando decidió, a raíz de la demanda de sus clientes independizarse en 2010 para fundar lo que hoy es A más B, haciendo su primer evento para Renault.
“Siempre he estado en el mundo corporativo, automotriz y haciendo convenciones”, cuenta Marco, quien detecta tres grandes rubros en los tipos de eventos que ha realizado a lo largo de estos años: los que están en el mundo de la industria de reuniones, de marketing y de relaciones públicas/mediáticos, áreas que pueden coexistir al mismo tiempo. “Desde que empecé con esto, dejé de trabajar, porque la verdad es que yo me divierto haciendo lo que es mi pasión”, afirma el ingemiero en sistemas cuya experiencia le ha permitido tener su propia infraestructura en toda la cadena de valor.
Tengo la ventaja de trabajar en la industria automotriz, donde los eventos, aunque sean virtuales, requieren una infraestructura mayor, entonces mis eventos eran de producciones grandes.”
Marco Rea, director general de Grupo A más B.
Estoy convencido de lo que sabemos hacer, además de que es lo que nos gusta hacer. A más B nace con la intención de ser de las mejores agencias del país y si hay que evolucionar, hay que hacerlo.”
Marco Rea, director general de Grupo A más B.
Su naturaleza le ha provocado estar en constante contacto con la tecnología, lo que hizo que desde 2014 ya incluyeran el servicio de sreaming en sus proyectos, así que cuando llegó la pandemia en 2020, ellos ya estaban preparados para la nueva tendencia en eventos.
“La pandemia inició cuando yo estaba en Perú, regresé el 16 de marzo a la Ciudad de México vía Bogotá y dos horas después cerraron ese aeropuerto, así que pude ver todo el caos y la seriedad del asunto, por lo que desde ese momento comenzamos a estructurar un plan de acción inmediato de varias fases en la que la última era cerrar la cortina, y puedo decirte que llegué a la penúltima”, recuerda Marco Rea. Haber creado una estrategia en lugar de esperarse a ver qué rumbo tomaban las cosas creó un motor de trabajo entre todo su equipo y, como resultado, en menos de un mes ya habían realizado su primer evento virtual y lograron cerrar el caótico 2020 con más de 50 eventos digitales, operando a más del 30 %.
A pesar de que aún no están al cien, la carga de trabajo que hay en A más B es suficiente para mantener el interés y ánimo del equipo para seguir trabajando, continuar siendo creativos para atender las nuevas necesidades. La evolución es necesaria para poder mantenerse de pie y eso Marco Rea lo tiene muy claro: “Me parece que muchas personas se quedaron esperanzadas a que las cosas volvieran a ser como antes, sin embargo, las empresas grandes y existosas estaban cambiando desde el día uno de la pandemia, entonces ¡tenemos que evolucionar!”, expresa.
Mucho se dice sobre los beneficios económicos que los eventos virtuales dejan a los clientes, pero quizá poco se habla de cómo eso afecta en las economías de las agencias y organizadores de eventos en general, al respecto Marco nos comenta: “Los clientes cambian y lo que tienes que hacer es buscar otro tipo de clientes, otros mercados; si te quedas a esperar a que cierto cliente haga un evento como antes, quizá te estás aferrando a alguien que hoy ya no es tu cliente, y debes salir a buscar a quienes sean más atrevidos, innovadores, aventurados; debes darle un nuevo valor a tus soluciones para crear proyectos que te ayuden a hacer más rentable la empresa”.
Parte de esos cambios que han visto en sus clientes es que “piden que desarrolles tres opciones para un mismo evento: la digital, la híbrida y la presencial, además de que piden que desarrolles todo un acuerdo de cancelación que detalle qué es lo que pasaría en todos los escenarios posibles”.
El futuro para A más B mira justo hacia la búsqueda de esos nuevo clientes, pero también está enfocado en los eventos deportivos fuera de México e impulsar destinos importantes de México. “Estoy convencido de a dónde queremos llegar y lo vamos a lograr de una u otra manera. Mi convicción tiene mucho que ver con crear industria, generar empleos, hacer economías de escala, dar un valor, un ejemplo, y contribuir con nuesto granito de arena a la economá mexicana”, finaliza Marco, quien en un futuro también busca hacer todo un trabajo de responsabilidad social que le permita regresar todo lo que se le ha permitido hacer.
DESDE HACE CUATRO AÑOS MARCO CONTRATÓ A UN EXPERTO EN PRODUCCIÓN Y LOGÍSTICA PARA BUSCAR LAS MEJORES SOLUCIONES PARA SUS CLIENTES, Y DURANTE LA PANDEMIA ÉL FUE PIEZA CLAVE PARA CREAR SOLUCIONES VIRTUALES EXITOSAS DURANTE LA PANDEMIA.
LA UNIÓN DE DOS CAMINOS
A Marissa Gasparoli y Ángel Ortiz los une algo más que su fecha de cumpleaños — 29 de julio—: la pasión por el servicio, los eventos y la filantropía.
Por Abril Terreros Fotos Cortesía 7.29 Events
De joven, Marissa Gasparoli fue la persona que, entre sus amistades y familia, siempre estaba organizando las reuniones y actividades; al terminar la carrera, tomó una oportunidad laboral en Univisión, donde trabajó en el departamento de eventos especiales, fue ahí donde descubrió su vocación. En 2006 regresó a su país natal, Puerto Rico, para trabajar como gerente de Eventos en el recién inaugurado Centro de Convenciones; cinco años después, ya como gerente senior de Eventos, se dio cuenta de que los clientes del recinto necesitaban una especie de guía, había descubierto un nicho de oportunidad que le haría tomar la decisión de renunciar para crear su propia compañía: 7.29 Events, dedicada a la planeación, coordinación y producción de eventos, de la mano de su socio y ahora esposo Ángel Ortiz.
Por su parte, Ángel comenzó trabajando para un productor de eventos, y le gustó tanto que después siguió produciendo para el Music Hall del Centro de Convenciones, en donde conoció a Marissa, y continuó ahí hasta que se independizaron con 7.29 Events, empresa que hoy también produce eventos propios, como el Sangría Fest, que lleva 11 ediciones, y el Miramar Vive.
Hasta hoy hemos realizado todo lo que nos hemos propuesto hacer, pero siempre andamos buscamos nuevas oportunidades de crecimiento.”
Marissa Gasparoli.
En diez años, dice Marissa, uno de los retos más fuertes que han tenido fue el huracán María, en diciembre de 2017, que paralizó el país y los negocios, por lo que se vieron obligados a reinventarse, aunque “fue el año en el que más clientes tuvimos y más eventos hicimos, sobre todo enfocados al voluntariado y la ayuda humanitaria”, afirma Ángel. Este antecedente les dio la experiencia y herramientas decesarias para poder adaptarse a los cambios que trajo la pandemia el año pasado.
“Al comienzo de la pandemia montamos un equipo de trabajo audiovisual y muchos de nuestros clientes hicieron sus eventos de manera virtual, hicimos todo tipo de eventos en esa modalidad, hasta gastronómicos”, sostiene Ángel. Dieciséis meses después el panorama ha cambiado, ya hay más eventos híbridos y presenciales. “La industria se reinventó y va a seguir corriendo, por ejemplo, en Puerto Rico los conciertos se venden en menos de 24 horas, y en el Coliseo ya no hay fechas hasta para 2023”, destaca Marissa.
Con la pandemia también llegaron nuevos clientes a 7.29, así que se podría decir que la pandemia los hizo más fuertes, además de que, al igual que el huracán María, les dio preparación para resolver todo tipo de crisis en el futuro. “Lo que más nos preocupaba al principio era cómo mantener nuestro equipo junto, y lo logramos”, afirma Ángel. Lo que los llevó a seguir trabajando duro en este panorama de incertidumbre fue la pasión por los eventos, aunque claro que hubo momentos difíciles y nuevas formas de trabajo: “Hicimos cosas que normalmente no habíamos hecho, salimos de nuestra zona de confort, por ejem-
Nuestro mayor logro ha sido montar un equipo de trabajo, poder ayudar a las familias puertorriqueñas con nuestra empresa y poder auxiliar al país en momentos difíciles.”
Ángel Ortiz.
plo, organizamos graduaciones virtuales y tipo drive thru, para los que compramos pantallas y transmisores FM para que los padres pudieran ver a sus hijos y escucharan la ceremonia, así como transmisión en vivo en la web para los demás invitados”, recuerdan los fundadores de 7.29.
Entre otras cosas, a últimas fechas Marissa y Ángel notaron la necesidad de crear nuevos productos y servicios, de modo que aceleraron algunas ideas que ya traían en mente, una de ellas es el venue management, a través del cual ahora también son administradores de propiedades pequeñas, únicas y exclusivas. “Actuamente el cliente busca espacios abiertos, al aire libre, pero también lugares nuevos y de menor capacidad”, lo cual se vuelve una oportunidad para este nuevo servicio.
Otro objetivo que Marissa y Ángel siempre han tenido muy claro es poder hacer trabajo social, de modo que 7.29 se ha destacado por apoyar continuamente alguna organización sin fines de lucro, “hemos donado más de cien mil dólares para distintas fundaciones en los pasados diez años”, cuenta Marissa.
Estos diez años, que se dicen fácil pero claramente para nada lo son, han sido fruto de la pasión y el esfuerzo de estas dos personas para las que lo primordial es su equipo de trabajo y el amor por lo que hacen, el cual transmiten en cada uno de sus eventos.
EN MAYO DE ESTE AÑO 7.29 CUMPLIÓ 10 AÑOS DE EMPEZAR ACTIVIDADES.
IMPACTAR Y ROMPER PARADIGMAS
Sergio Vargas, cofundador de la empresa, analiza el cambio en la relación entre clientes, agencias y proveedores tras la pandemia. Todos quedaron “en el mismo lado”.
Sergio Vargas es cofundador de Sphera Impacta, una agencia de mercadeo experiencial en Colombia creada en 1997 que se enfoca en dar vida a eventos como congresos, foros lanzamientos, reuniones corporativas y ferias comerciales.
Esta empresa, como otras que se vieron afectadas por los cambios que en el mundo produjo la pandemia de Covid-19, ha sobrevivido en estos tiempos difíciles. Y lo ha hecho basada en tres aspectos.
El primero fue bajar gastos, lo que implicó racionalizar la estructura de costos y condujo a la compañía a darse cuenta de que era posible ser más eficiente y funcionar con un modelo de negocio más pequeño. De hecho, la planta de empleados se redujo en 30 %.
En segundo lugar, Sphera Impacta se acercó a sus clientes más importantes para comunicarles que estaba presente, atenta a pensar cómo asumir esta coyuntura tan delicada. “Nos sentamos a buscar soluciones estratégicas en equipo y esto trajo muy buenos resultados. De hecho, hubo clientes que nos pagaron un fee por ayudarles a pensar”, dice Sergio Vargas.
Este paso trajo como consecuencia el desarrollo de proyectos con algunas empresas que ya eran clientes. “Empezamos a planear con ellos”, comenta Sergio Vargas al referirse al rompimiento de los paradigmas cliente–agencia y cliente–proveedor. “Ahora estábamos todos en el mismo lado, pensando juntos, orientados hacia los mismos desafíos y trabajando en equipo”, apunta.
Como tercera medida la empresa empezó a ser proactiva, a buscar qué hacer. En este punto, el cofundador de Sphera Impacta menciona la iniciativa Bogotá a cielo abierto, gracias a la cual 10 000 restaurantes de la ciudad salieron a calles, plazoletas, andenes y parques con el fin de contribuir a reactivar la economía del país.
La industria de reuniones está súper revolcada, de manera equivocada. Vaticino que habrá una competencia desleal por precios.”
Sergio Vargas, cofundador de Sphera Impacta.
Por Juan Uribe Fotos Cortesía Sphera Impacta
Esta idea se llevó a cabo gracias a que la compañía creó y diseñó el concepto; elaboró su manifiesto, implementó la operación y el urbanismo táctico (pintó pisos de colores, intervino postes, etc.), y ejecutó el proyecto.
Parte del reenfoque de Sphera Impacta a raíz de la pandemia tuvo que ver con dejar a un lado los eventos de país para concentrarse en los mercados local, corporativo e institucional.
Algo que sorprende en relación con el desempeño de la compañía es el registro de las ventas de 2020, que apenas fue inferior en 10 % al de 2019. “Estuvimos a 200 millones de pesos (unos 51 000 dólares) de vender lo mismo que en 2019”, asegura Sergio Vargas.
En su opinión, en la industria de reuniones escasea el management empresarial. “Hacen falta estructura empresarial y principios corporativos que hagan que las empresas sean más eficientes, más sostenibles. Muchas empresas trabajan para sobrevivir, ganan plata a corto plazo y compiten por pre-
ENTRE LOS CLIENTES QUE HAN ACUDIDO A SPHERA IMPACTA ESTÁN MICROSOFT, NESTLÉ, PEPSICO, REEBOK, ADIDAS, FIFA Y SAMSUNG.
cio; pero las compañías con estructura corporativa, con junta directiva, con metodologías, con procesos, certificaciones y ecosistemas de profesionalismo tienen las herramientas para sobrevivir”, asegura.
Al explicar cómo ha lidiado la compañía con la incertidumbre, es enfático: “Agarrándonos de lo que tenemos fijo; dejando de hacer tantos pronósticos y diagnósticos que no tienen fundamento y trabajando como un berraco (muchísimo)”.
Para él, lo que se asoma en el horizonte es la realización de eventos híbridos “de verdad”. “Suele creerse que basta hacer un evento presencial y transmitirlo por streaming para que sea híbrido; pero en realidad es la articulación orgánica de dos eventos simultáneos (físico y virtual), conectados desde el mismo concepto en el que se interrelacionan, pero que en algunos casos tienen independencia. Un evento híbrido tiene una condición de creatividad muy bien montada”, comenta.
EL SELLO DE SPHERA IMPACTA SE VIO EN BOGOTÁ, EN 2017, DURANTE ONE YOUNG WORLD, EL PRINCIPAL EVENTO DEL MUNDO QUE REÚNE A JÓVENES LÍDERES.
Javier Montilla, director general de Congrex Americas, en Panamá, hace énfasis en el factor humano como componente esencial de la industria de reuniones.
Por Juan Uribe Fotos Cortesía Congrex Americas “Hemos sustituido al centro de convenciones de ladrillos por un centro de convenciones digital de clicks. Ahora el negocio va hacia un modelo de bricks and clicks”. Así describe Javier Montilla, director general de Congrex Americas, en Panamá, el camino que vislumbra para la industria de reuniones.
Esa visión, que ha aplicado desde cuando la pandemia de Covid-19 le dio un vuelco al mundo, es una parte fundamental de Congrex Americas, la empresa que dirige. Para este venezolano, que desde 2006 vive en Panamá, el aspecto más importante de la compañía es su gente.
“Estamos construidos no sobre cemento, sino sobre personas. Somos seres humanos a los que nos gusta lo que hacemos; hacemos sacrificios y obtenemos beneficios”, asegura al mencionar una ventaja de la legislación panameña: una ley que les da a las organizaciones la posibilidad de maniobrar en negociaciones con sus empleados.
“Esto nos permitió reducir salarios con el personal. Nos pusimos de acuerdo por el bien de nuestro negocio; no de los accionistas, sino de la gente que conforma Congrex Americas”, comenta Javier Montilla, para quien los responsables de que la empresa haya sobrevivido en esta época de tanta incertidumbre son quienes trabajan en ella.
“El personal se solidarizó con la compañía de tal manera que aplicamos un modelo de flujo de caja que permitió aplanar los salarios para distribuir el ingreso equitativamente entre todos los miembros de nuestra plantilla de siete personas. Mantuvimos la jerarquía gerencial, pero no los escalafones salariales. Nos adaptamos al ingreso que estábamos recibiendo, manteniendo beneficios adicionales como el seguro médico”, añade.
CONGREX AMERICAS ORGANIZÓ HACE POCO EL CONGRESO LATINOAMERICANO DE NEFROLOGÍA E HIPERTENSIÓN. FUE VIRTUAL, CON 1240 PERSONAS QUE USARON CINCO SALONES SIMULTÁNEOS.
La empresa tiene 47 años en el mercado. Hemos construido una infraestructura flexible que nos permite crecer o encogernos según la cantidad de negocios que haya.”
Igualmente, cuenta que los salarios se redujeron entre 60 % y 80 %, de la misma manera que lo hicieron los horarios laborales, pero destaca que hubo casos en que los colaboradores dieron la milla extra y siguieron trabajando más. “Si entraba dinero adicional lo repartíamos. El sacrificio inicial comenzó por la cúpula, por la gerencia, y los beneficios comenzaron por la base. Esperamos que para el último trimestre de 2021 podamos regresar a salarios cercanos a los que teníamos antes de la pandemia. Hay que ir de la mano con el flujo de caja”, manifiesta.
Como parte de las medidas de choque para superar los momentos más difíciles que trajo la pandemia, los empleados de Congrex Americas comenzaron a trabajar desde sus casas, en tanto que la compañía llegó a acuerdos con sus proveedores para suspender contratos.
Él explica que una ayuda importante también ha sido el giro de Congrex Americas hacia la organización de eventos online, algo en lo que ya había incursionado en 2002 a raíz de otros desafíos que dificultaban su desarrollo. “En aquel momento, durante la crisis petrolera de la industria venezolana, no existían estas plataformas tan económicas y fáciles de usar. Teníamos eventos internacionales que dependían del petróleo y decidimos entrar al mundo online”, recuerda Javier Montilla.
Como resultado, aunque los ingresos cayeron en cerca de 66 % en 2020 frente a 2019, la empresa salió airosa de un año que su director general califica de “nefasto”.
En 2020 Congrex Americas hizo 21 eventos presenciales en los tres primeros meses del año y desde entonces ha organizado otros 27 que han sido ciento por ciento virtuales, entre congresos, seminarios y cursos, principalmente para el mercado asociativo y para organismos internacionales.
Todos estos esfuerzos —sostiene— se reflejan en momentos que no olvida: “Cuando ves a un muchacho que viene de una comarca indígena y estudia medicina con recursos limitados, y habla con un premio nobel de medicina y quedan enlazados, mi trabajo valió la pena”.
DESDE SU CREACIÓN, CONGREX AMERICAS HA ORGANIZADO ALREDEDOR DE 400 EVENTOS CON ASISTENCIAS ENTRE 10 Y 20000 PARTICIPANTES EN CERCA DE 18 PAÍSES.
Irene Dobles entró a trabajar en el sector turístico —hotelería, relaciones públicas— desde muy joven; parte de su experiencia la obtuvo con la apertura del primer Marriot en Costa Rica, en 1996, donde fungió como gerente de Ventas Internacionales y donde se terminó de enamorar de la industria. Diez años después, tras el nacimiento de su hija, decidie abrir su propia empresa: ID Meetings, en búsqueda de un balance entre su vida personal y profesional.
Lo que empezó como un negocio pequeño manejado desde casa fue ceciendo hasta tener una gran red de contactos que le permitió convertirse en una agencias sólida para la organización, coordinación y logística de eventos corporativos, gubernamentales, congresos, convenciones, seminarios y exposiciones, entre otros, en Costa Rica.
Sin embargo, la cancelación masiva de congresos, a causa de la pandemia en 2020, provocó una gran crisis en la agencia y derivó en la pérdida del personal, pues no hubo ingresos durante un año, mientras que los gastos administrativos seguían corriendo —patentes comerciales, impuestos, rentas, etc.—, lo que llevó a Irene a preguntarse si debía continuar o cerrar la cortina y dedicarse a otra cosa; pero a finales de 2020 recibe una llamada telefónica que le hace cambiar su perspectiva y dirigir su mirada hacia la reinvención. Así fue como Irene decide tomar la decisión de fusionar ID Meetings con TAM Travel Corporation, empresa pionera en turismo en Costa Rica cuyo fuerte es el mercado de incentivos y viajes de lujo, de modo que ID Meetings llega a TAM a complementar la oferta de servicios, aportando todo su expertise y manuales operativos para la organización de congresos y convenciones.
EN MARZO DE ESTE AÑO, ID MEETINGS SE FUSIONÓ CON TAM TRAVEL CORPORATION, COMO PARTE DE UNA ESTRATEGIA DE REINVENCIÓN LUEGO DE LA CRISIS CAUSADA POR LA PANDEMIA.
SEGUIR OPERANDO UN DÍA A LA VEZ
En 2021, tan solo 15 años después de haber fundado su empresa, Irene Dobles tuvo que tomar la decisión más difícil de su vida profesional, en aras de una reinvención necesaria para continuar su camino.
Por Abril Terreros Fotos Cortesía TAM Travel Corporation
Si tuviera que nacer de nuevo y volver a elegir una profesión, elegiría lo mismo: la hospitalidad, los eventos, la industria de reuniones.”
“Puede sonar trillado, pero esta pandemia nos ha hecho valorar más las relaciones interpersonales, la empatía, el sentir que somos parte de una sociedad y no seres aislados, como nos ha tocado estar al inicio de la pandemia”, dice Irene, quien también menciona que este año ya se ve un poco más activo, por lo que han empezado a trabajar de una manera más eficiente, optimizando al máximo el tiempo y los recursos que tienen en este momento. “Este año ya hemos operado grupos de incentivos, acabo de regresar de Guanacaste con un grupo de participantes muy ordenado y con una organización muy cuidada y manejada dentro de los aforos permitidos”, comenta la hoy directora de Estrategia Coorporativa de TAM Travel Corporation.
Si bien es cierto que ya se ha comenzado a percibir una reactivación en el tema de eventos, también es cierto que la pandemia no ha terminado, por lo que la industria continúa en un proceso de reinvención. “En el tema de congresos la recuperación está muy lenta, todavía hay cierta resistencia y prefieren realizarlos de manera virtual; por el otro lado, los incentivos se han recuperado bastante rápido, pero un cambio que hemos notado es que los clientes están tomando las decisiones al último momento, todavía hay mucha incertidumbre en el mercado y nos piden suavizar las políticas de pago y cancelación, entonces tenemos que buscar constantemente un balance que nos permita ser flexibles con los clientes y no perder como empresa”, reflexiona Irene.
TAM TRAVEL CORPORATION ES UNA EMPRESA CON MÁS DE 55 AÑOS DE EXPERIENCIA EN EL SECTOR.
En definitiva, el último año ha llevado consigo un proceso de decisión muy difícil para los meeting planners, en el que encontrar un punto de equilibrio requiere de mucha empatía y creatividad para encontrar nuevas formas de negociación, porque hoy todo el panorama ha cambiado; también requiere de valentía, pues ante la volatilidad de la situación cada decisión tomada implica un riesgo que quizá en otra época, en otro momento, no se hubiera tomado.
Al final, la de irene es eso, una historia de pasión y valentía en la que la decisión más difícil que le ha tocado —fusionar su empresa— hoy le ha dado la oportunidad de poder mirar hacia el futuro con otros ojos y otras metas, entre ellas: la reinvención de productos y experiencias, la búsqueda de nuevos tipos de clientes y una apuesta hacia la innovación, trabajando un día a la vez para mantenerse en el top of mind.
SORTEANDO TIEMPOS DIFÍCILES
Una mezcla entre reducción de costos, un enfoque más selectivo al hacer eventos y la adopción de tecnología han contribuido a la supervivencia del Grupo Elis, en Uruguay.
Por Juan Uribe Fotos Cortesía Grupo Elis
En abril de 2020, cuando Lourdes Alanís intuyó que la pandemia de Covid-19 se prolongaría, decidió que era necesario desarmar la oficina y devolverla. “Fueron tres semanas en las que estuvimos con el corazón en la mano, pero con la cabeza fría, tomando las decisiones que había que tomar para sobrevivir”, recuerda la CEO del Grupo Elis, en Uruguay.
Por fortuna todos los colaboradores estaban preparados para trabajar desde sus casas debido a que en enero de ese año esta empresa organizadora de eventos había tenido la visión de implementar un día de home office a la semana para cada empleado. “Entonces ya teníamos un servicio que nos permitía conectarnos de manera remota sin estar en la oficina”, explica.
A la producción audiovisual no se le prestaba atención porque no se necesitaba, pero hoy la producción audiovisual del evento es el evento.”
Lourdes Alanís, CEO del Grupo Elis.
Los costos fijos eran muy altos y había que bajarlos. “El otro costo fijo altísimo era el de los sueldos, y ahí el estado uruguayo generó una ayuda: un régimen de previsión social que nos da beneficios en salud. Es un seguro de paro para las empresas que habían perdido la posibilidad de trabajar, y que la Asociación Uruguaya de Organizadores de Congresos y Afines (Audoca) ayudó a gestionar”, afirma.
El Grupo Elis organizaba cerca de 20 congresos al año antes de la pandemia, así que ya estaban impresos los programas de uno que se iba a hacer a finales de abril del año pasado en Montevideo. Este, como varios otros, tuvieron que cambiar de fecha. En ese momento la compañía contaba con 10 empleados (hoy tiene cinco), y todos ellos siguieron trabajando intensamente.
“Seguimos con el mismo volumen de trabajo porque en marzo ya teníamos básicamente unos 12 eventos confirmados para ese año y seis para 2021. Fue necesario empezar a reagendar, a renegociar, a hablar con cada comité”, relata Lourdes Alanís respecto a los esfuerzos que hizo el Grupo Elis en esos primeros días de la pandemia.
Recibir la ayuda que dio el gobierno uruguayo y llegar a un acuerdo con los colaboradores, en el sentido de reducir su horario laboral, fueron parte de las medidas que la compañía tomó para sobrevivir. “Primero estaban las decisiones como empresa, cómo subsistes, y luego ves cómo sigues haciendo eventos”, asegura la CEO del Grupo Elis.
Para ella, otro elemento que contribuyó a que la compañía no se hundiera fue la tecnología. “Veíamos venir los eventos virtuales, así que hicimos una alianza con Kingconf para desarrollarlos. El primero lo hicimos en agosto de 2020, para una empresa de bioquímicos. De 350 personas que asistían antes, el número creció a cerca de 800. Fue un éxito”, añade.
Un par de meses después, en diciembre, se llevó a cabo el primer evento que se había suspendido apenas había llegado la cuarentena. Fue virtual, con 300 personas, y solo 10 de ellas de Uruguay.
EL GRUPO ELIS HA ORGANIZADO MÁS DE 200 CONGRESOS PARA ALREDEDOR DE 130 CLIENTES DE URUGUAY Y DE OTROS PAÍSES. SERVICIO RECEPTIVO PARA GRUPOS Y CONGRESOS, GESTIÓN DE INSCRIPCIONES Y FACILITACIÓN DE PERSONAL SON SERVICIOS QUE LA COMPAÑÍA PRESTA EN RELACIÓN CON LOS EVENTOS.
“Cuando vino todo esto la primera decisión fue bajar los costos al mínimo posible para intentar salvar la estructura del personal. Luego tuvimos que identificar qué tipo de congresos no íbamos a hacer. Había webinars sin costo y otras cosas que sucedían que no eran para nuestra empresa. Decidimos concentrarnos en aquellos eventos que aportaban valor. Teníamos que estar seguros de a qué le decíamos sí”, comenta Lourdes Alanís.
Ahora, después de haber transitado un camino difícil, el Grupo Elis planea realizar en diciembre próximo un evento con características particulares: el Congreso Uruguayo de Cirugía, presencial, en el que la idea es que todos los asistentes estén vacunados. “Tenemos 70 % de personas vacunadas en Uruguay. Serán unas 400 o 500 personas en tres salas simultáneas y estamos pensando en otro tanto en formato virtual, de 300 a 400 participantes”, manifiesta.
