Organizar eventos capitulos by LAURA CAMILA SANCHEZ GOMEZ

ORGANIZAR EVENTOS QUE PROMUEVAN LAS RELACIONES EMPRESARIALES, TENIENDO EN CUENTA EL OBJETO SOCIAL DE LA EMPRESA

ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

ELADORADO POR: KAREN DANIELA LOSADA ROJAS JHOANA KATHERIN MEDINA MARTÍNEZ LAURA CAMILA SANCHEZ GÓMEZ WENDY DAYANNA SOLÓRZANO BAUTISTA

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE-SENA CENTRO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA MAYO DE 2018 pág. 1

INTRODUCCIÓN En los últimos años la importancia de la organización de eventos ha aumentado dentro de las estrategias de marketing de las empresas, ya que estos han demostrado ser una herramienta útil para mejorar la comunicación entre clientes internos y externos direccionando a la creación de mensajes personalizados, que ofrecen al público la posibilidad de involucrarse positivamente con la organización. Si la organización desea realizar un evento donde se obtengan resultados positivos, la compañía debe tener claros los objetivos que desea alcanzar, para esto se requiere de la participación grupal, ya que facilita la movilización de un equipo hacia el logro de determinada meta, aunque es necesario que los involucrados en el evento posean conocimientos amplios acerca de las diferentes técnicas. Dichos conocimientos deben ser sobre la ejecución, clasificación, tipos, conceptos básicos, comités, logística, entre otras cosas, para poder realizar un evento de manera exitosa. A pesar de que existan diferentes eventos y que estos reciban denominaciones específicas, como conferencias, talleres, conversatorios, video foros, etc, poseen algo en común, es decir, sus elementos básicos de organización como lo son la preparación y ejecución. Por esta razón, a continuación se darán a conocer diferentes capítulos, en donde se abarcarán distintos conceptos para la organización de eventos, teniendo en cuenta la planeación, organización, control y ejecución de ello.

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TABLA DE CONTENIDO

Contenido CAPÍTULO l......................................................................................................................................................................................................................... 3 CONCEPTOS Y PRINCIPIOS BASICOS PARA LA EJECUCIÓN DE EVENTOS EMPRESARIALES.................................................................3 CAPÍTULO II...................................................................................................................................................................................................................... 26 CLASIFICACIÓN DE EVENTOS EMPRESARIALES Y SOCIALES.........................................................................................................................26 CAPÍTULO III TIPOS DE EVENTOS.............................................................................................................................................................................. 49 Capitulo IV......................................................................................................................................................................................................................... 67 CONCEPTOS BÁSICOS DE ORGANIZACIÓN DE EVENTOS.................................................................................................................................67 CAPITULO V...................................................................................................................................................................................................................... 83 COMITÉS PARA LA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS................................................................................................................................................83 CAPÍTULO VI..................................................................................................................................................................................................................... 93 LOGISTICA GENERAL PARA LA ORGANIZACIÓN DE UN EVENTO EMPRESARIAL......................................................................................93 VII....................................................................................................................................................................................................................................... 108 LISTA DE CHEQUEO..................................................................................................................................................................................................... 108 VIII...................................................................................................................................................................................................................................... 112 HOJA DE CALIFICACIÓN............................................................................................................................................................................................. 112

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CAPÍTULO l CONCEPTOS Y PRINCIPIOS BASICOS PARA LA EJECUCIÓN DE EVENTOS EMPRESARIALES

En la siguiente cartilla de evidencias se encontraran los procesos que se realizan para la preparación y desarrollo de un evento empresarial, de la misma manera se explica cada uno de los aspectos que una organización debe identificar para cada uno de sus eventos. Es por ello que es importante conocer cómo se prepara y como se desarrolla un evento, debido a que el éxito de la labor al evento nos permite crear una imagen positiva de nuestra empresa y de los que trabajaron en ello. En el presente capitulo encontraran una serie de conceptos y principios básicos para la ejecución de un evento empresarial, y la importancia administrativa para el presupuesto de dicho evento.

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CONCEPTOS Y PRINCIPIOS BASICOS PARA LA EJECUCIÓN DE EVENTOS EMPRESARIALES PRE- EVENTO

¿Qué es un evento? Es una reunión de personas que sobrelleva un motivo en específico, los eventos son una instrumentos de comunicación debido a que permiten transmitir información, conceptos, sentimientos, modelos de trabajo, establecer contacto directo con los clientes potenciales, introducir nuevos productos o servicios y crear nuevos sistemas de promoción y comercialización. Son eventos empresariales tiene principios los cuales son: 

La precisión: toda planeación debe ser precisa detallada



Flexibilidad: debe asumir los cambios de último momento



La Unidad: se debe diseñar para cada acción y luego coordinar entre si

Los eventos empresariales son los que plantean las empresas dentro de su estrategia de Marketing, ya sea para aumentar sus ventas o dar a conocer un nuevo producto, de esta manera se genera mas productividad en las organizaciones de alguna manera, ala hora de realizar cualquien tipo de evento debemos tener en cuenta el:

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www.audiovisualcolombia.com



¿Qué? ¿Dónde? ¿Cuándo? ¿Quiénes? ¿Recursos?.

Importancia En primer lugar la organización de eventos es importante porque elimina la improvisación, es decir que permite desarrollar el acontecimiento con armonía y fluidez, según lo previsto. Tener claro el objetivo que se quiere llevar a cabo para que de esta forma se pueda crear una profunda conversacion teniendo en cuenta la tematica a utilizar, un evento debe proporcionar conocimientos mas a fondo a los que se tienen adquiridos. Planificación de evento Para realizar un evento es necesario planificar debidamente, ya que sin esto hay mucho riesgo de no alcanzar el éxito, es fundamental para una buena coordinación entre las partes que interviene en la realización de un evento permite aumentar las posibilidades de un resultado positivo Qué debe incluir la planificación de un evento 

Los objetivos del evento.



Las normas y políticas a seguir.



El tema del evento.



La descripción del tipo de participantes, oradores, organizadores y sponsors.



Las funciones específicas y responsabilidades de las personas que participarán del evento.

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

Cómo proceder durante el evento.



El presupuesto del evento. 

Las actividades que se desarrollarán en el evento, y las Posibles problemas que pueden presentarse y soluciones para cada uno de ellos.

Pasos para la asignación del presupuesto

   

Establecer prioridades Definir objetivos Organizar gastos Equilibrar costos www.audiovisualcolombia.com

El éxito de un evento está en los acertados detalles y aspectos organizativos, en una excelente convocatoria lograda, y en el reporte económico que genere. www./p/jorge-e.html

El presupuesto es una importante herramienta que nos ayudará a obtener una visión más clara, amplia y realista de los recursos materiales y financieros que se requerirán para desarrollar con éxito el evento. El mismo debe elaborarse muy detallada, minuciosa y organizadamente. El desarrollo de cualquier evento va a requerir siempre de una serie de gastos y costos. Preverlos y organizarlos es clave para evitar inconvenientes, y llegar exitosamente a término.

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El capital del que se dispone, determinará las decisiones que se tomen al elegir los distintos proveedores, en base a las necesidades específicas del evento.

La inversión Esta no se realiza solo con dinero, sino también con el esfuerzo y el tiempo que se le dedica a la organización del evento. Es una importante herramienta que nos ayudará a obtener una visión más clara y amplia de los recursos materiales y financieros que se requerirán para desarrollar con éxito el evento. Es aconsejable también separar un 15 o 20% extra para gastos imprevistos.

expansion.com

Tipos de presupuesto Cuando el presupuesto se adapta al evento Es en el caso por ejemplo de la organización de congresos, conferencias, etc. Se proyecta un presupuesto de acuerdo a una planificación general, a necesidades específicas, y a objetivos pre establecido.

Se debe estimar de la manera más realista, las posibilidades de recuperación de esos costos, o eventuales ganancias que reporte el evento. Cuando el evento e adapta al presupuesto pág. 8

www./search?biw=1242&bih=602&tbm

Es el caso de eventos sociales en general, y empresariales como lanzamientos, jornadas de capacitación, etc., donde los organizadores cuentan con un monto de dinero predeterminado, y deben adecuar la contratación de proveedores y servicios, de acuerdo al mismo.

Planificación de presupuesto

Una vez que se establecen las metas y objetivos del evento, se planifican las acciones y los tiempos, por lo que debemos cuantificar lo que va a representar cada una de estas tareas y etapas a desarrollar.

Una buena técnica para que no se escape ningún detalle, es realizar el listado de elementos comenzando a imaginar el paso a paso de la celebración. El tener en cuenta cada uno de los detalles, nos llevará a lograr una idea más exacta del presupuesto requerido. www.eventos.gov.co

¿Qué se debe considerar en la planificación de un presupuesto?

Se debe representar el monto total invertido en la organización de un evento, es el total de gastos en que se incurre. Al planificar un evento y desarrollar su presupuesto, tenemos 2 tipos de costos o egresos: pág. 9

www.el-presupuesto-de-un-evento/

pรกg. 10

Costos fijos Los costos fijos son los que vamos a tener que cubrir independientemente de la cantidad de asistentes que lleguen al evento, esto es:

Producción pre-evento, gastos de personal designado y papelería. Difusión, promoción del evento, publicidad y rueda de prensa. Diseño, impresión y costo de envío de invitaciones. Locación, el lugar dónde se hará el evento. Ocupará un importante porcentaje de los costos totales del evento. Área y servicio de estacionamiento. Equipamiento técnico, sonido, proyección, decoración, fotografía y video. Viáticos, transporte y alojamiento de oradores e invitados especiales. Actos protocolares de apertura y cierre del evento. Traductores si fuera necesario. Sistema de inscripción y acreditación. Contratación de show o actividades, extra al evento. Cobertura de seguro de equipamiento y personal. Honorarios de servicios profesionales, contadores, abogados, arquitectos, etc. Servicio de fletes, transporte, montaje y desmontaje.

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http://afindemes.republica.com

2. Costos variables

Los costos variables están determinados por la cantidad de asistentes o invitados, entre ellos:

Material de acreditación, credenciales, programas, folletería, regalos, Servicio de Catering, coffee, breáis, almuerzos, cenas. Personal temporario. Estacionamiento. Computadoras y mobiliario. Gastos bancarios. Personal de seguridad y limpieza. www.hotelnuevoboston

3. Imprevistos

Es importante tener en cuenta que existen una serie de imprevistos o contingencias durante la organización del evento, por lo que es bueno contar con un monto extra para poder cubrirlos. Se recomienda considerar entre un 10% y 15% de los posibles egresos totales. Esto nos dará la flexibilidad necesaria al presupuesto, para llegar al final del evento pudiendo cubrir cualquier contratiempo.

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Cotización de presupuestos

Para cada rubro a cubrir, es muy importante solicitar más de 3 cotizaciones, y así poder armar un presupuesto final más conveniente y ajustado para el evento.

Es factible que desde que se solicita el primer presupuesto, hasta el día de la contratación, haya una modificación en la cotización, ya que los proveedores manejan entre 15 días y un mes en la congelación de las c cotizaciones. Es saludable convenir de antemano con ellos, para mantener el mismo precio por espacios de tiempo más prolongados.

https://www.ineventos.com

Carpeta de cotizaciones Es vital contar con el respaldo de todas las cotizaciones que se soliciten, para tener presentes las condiciones de pago y entrega en cada caso. Eso además permitirá, si algún proveedor fallara, tener las demás opciones a mano. También es importante guardar las tarjetas y números de contacto para casos de emergencia.

Tomado de www.todopuebla.com pág. 13

Organizador de eventos Los organizadores de eventos se involucran en la planificación, coordinación y negociación de distintas actividades. Esto incluye: Encontrar y reservar lugares adecuados. Comprobar los contratos de seguros, la concesión de licencias y el cumplimiento de la normativa salud y seguridad. Organizar las invitaciones y la publicidad. Procesar registros y pagos Organizar el alojamiento y los servicios de comidas. Las cualidades que debe tener organizador de eventos son: Ser sociable, discreto, tranquilo y bien organizado. Planear el trabajo con anticipación y priorizar tareas. Estar dispuesto a viajar. Trabajar bien en equipo. Prestar atención a los detalles. Ser capaz de analizar y evaluar la información y de generar informes. Plan B Organizar un evento es una tarea que requiere mucho foco y energía. Quienes nos encargamos de esto tenemos que estar atentos a cada detalle y contar siempre con un plan B. pág. 14

Muchas veces existen factores externos sobre los cuales no tenemos control y que nos suelen causar varios dolores de cabeza. Beneficios de los eventos empresariales

EventosbyPlanB/

Mejorar las relaciones con clientes y fidelizar clientes potenciales: debido a que con este evento nuestro cliente se sienta satisfecho con la atención que se le brindo durante el evento. Fortalecer relaciones con colaboradores y mejorar el clima laboral Posicionar la compañía: al crear evento empresarial de buena calidad todos hablaran de nuestra organización y se verá mejor posicionada la compañía Proyectar una imagen positiva a la empresa Generar publicidad voz a voz: garantiza que tengamos una publicidad más notoria Promover valores intangibles. ÍTEMS PARA TENER EN CUENTA Las principales inquietudes que pueden presentarse en la organización de un evento son:     

¿Qué productos ofrecer? ¿Quiénes asistirán? ¿Qué estrategia presentar? ¿Cómo satisfacer al público? ¿Qué se va a obtener a cambio?

ips.unicesar.edu.co

Algunos de los problemas que se pueden dar son: pág. 15



No tener en claro el objetivo del evento: Es fundamental establecer cuáles son los objetivos que tiene la Gerencia para llevar a cabo el evento (motivación, fidelización, capacitación, integración del personal, etc.).



Descuidar la comunicación interna: Para eso hay que considerar qué quiere comunicar la gerencia, cuál es el resultado de la última encuesta de clima, y como se puede aprovechar la ocasión para dar algún tipo de respuesta o

gestiopolis.com



devolución al personal.

No atender el aspecto logístico: Conviene tener en cuenta la distancia y accesos en relación con el traslado de los elementos con los que se va a trabajar, del personal que armará y desarmará las estructuras, de la preparación y distribución de los alimentos.



Dejar que el evento lo realice una persona profesional: En la realización de un evento deben trabajar juntas y de manera sincronizada muchas personas, de rubros muy diferentes. Por eso es importante saber del tema; considerar los tiempos y las múltiples necesidades en cada sector, y poder prever los problemas para anticiparse

cada uno.

biroconsultora.com

Antes del evento

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Comencemos desde el principio. ¿Ya tienes la idea de lo que quieres lograr? Para dar el primer paso definir el propósito del evento es lo que necesitas para planificar y organizar las actividades junto con tu equipo de trabajo; básicamente de esto trata la primera fase, y a nivel general, deberías tener en cuenta lo siguiente:            

Objetivos del evento Público objetivo Tipo de evento Lugar y fecha: búsqueda y reserva con anticipación Lista e invitación de invitados Elaboración de Presupuesto Definir programación del evento (agenda) Proveedores: cotización, evaluación y elección Contratación de proveedores y facturación Promoción y divulgación: Redes sociales, correo electrónico, boletín virtual, etc. Comercialización del evento Diseño e Impresión: Material para escenografía, registro, entre otros.

La clave de esta etapa está en planificar cada tarea, sin perder detalle de lo que cada una conlleva; elegir el responsable ideal es importantísimo. Trabajar juntos por el mismo fin, con reuniones esporádicas pero productivas jugará un papel un importante para el tema del manejo del tiempo. Entre más pro actividad y orientación al detalle, mejor.

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EVENTO Ejecución de un evento Organizar eventos promueve y facilita el logro de objetivos de posicionamiento y promoción institucional de la organización frente a los públicos. La importancia de conocer las características de los eventos en donde la selección del tipo de evento debe responder a objetivos concretos de la organización en cuanto a:    

Tipo de colectivo que desea reunir. Para qué desea recibirlos. Cómo abordar el tema central por el que se les reúne. Qué papel desempeñan o pueden desempeñar dichos colectivos para la organización.

devbenjamin.blogspot.com

Principios básicos Principio de precisión: Cuando se carece de planes precisos, cualquier negocio no es propiamente tal, sino una aventura, ya que mientras el fin buscado sea impreciso, los medios que se coordinen serán, de manera necesaria o parcial. Siempre habrá algo que no podrá planearse en los detalles, pero cuando mejor se fijen los planes, será menor ese campo de lo eventual. Principio de flexibilidad: Flexible es lo que tiene una dirección básica, pero permite pequeñas adaptaciones momentáneas, pudiendo después volver a su dirección inicial. Todo plan preciso debe prever, en lo posible, varios supuestos o cambios que puedan ocurrir

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Principio de unidad: Los planes deben ser de tal naturaleza que pueda decirse que existe uno solo para cada función, y todos los que se aplican en la empresa deben estar de tal modo coordinados e integrados que en realidad pueda decirse que existe un solo plan general. Al hablar de la dirección, se repetirá este principio exclusivamente para distinguirlo del de la unidad de mando.

emaze.com

Principio de Participación: Todo plan deberá tratar de conseguir la participación de las personas que habrán de estructurarlo. O que se vean relacionadas de alguna manera con su funcionamiento. La elaboración en grupo asegura un resultado más objetivamente eficiente, puesto que varios colaboran en formarlo con puntos de vista distintos y complementarios.

Durante el evento Probablemente el día más estresante para todos los que trabajan tras bambalinas; en esta etapa, un poco critica por el nivel de estrés, se requiere toda tu atención a cada detalle de la agenda establecida, tu coordinación a todo el equipo y supervisión a la logística son cruciales para que el evento fluya como esperas, así que no olvides: pág. 19

cetics.org

     

Registro de invitados Programación u orden del día Señalización del evento Montaje del salón (medios audiovisuales, decoración, equipos) Alimentación ( break, cena, buffet) Agradecimientos y recordatorios (asistentes, colaboradores, patrocinadores)

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POS-EVENTO Después del evento Las actividades de esta etapa dependen del tipo de evento, ya que unas requieren una mayor evaluación por parte del cliente y usuario final (invitados), pero sin duda también del equipo de trabajo en relación a cada tarea delegada. Esta última parte, específicamente lo que tiene que ver con todos los puntos para realizar el tema de la evaluación, se realiza normalmente los primeros días después de realizado el evento.      

Desmontaje Memorias del evento Cierre financiero Evaluación general y específica del evento Calificación de los proveedores y exponentes (calidad y cumplimiento) Análisis final (puntos fuertes y a mejorar)

Esperamos que haya sido de provecho para que tengas en cuenta al momento de ejecutar lo que tienes en mente, pero sobre todo a organizarte mucho mejor para poder realizar una lista detallada de todo lo que puede implicar un evento.

Causas del fracaso pág. 21

Pueden existir una serie de razones o motivos por los que un evento puede dar al traste con los objetivos esperados por sus organizadores, tal es el caso de las siguientes situaciones:  

Lo ofrecido no satisface las expectativas creadas. Inexistente o pobre planificación con un enfoque práctico.

 Asistencia disminuida con relación a lo planificado.  Baja motivación de organizadores y asistentes.  Objetivos difusos desde un inicio. blog.masterconsul.com  Mala preparación y atención del personal.  Incumplimientos (puntuales o reiterados) en los tiempos y espacios.

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EVALUACIÓN CONCEPTOS Y PRINCIPIOS BÁSICOS PARA LA EJECUCIÓN DE UN EVENTO EMPRESARIAL

Nombre:

Fecha:

De acuerdo con la información suministrada durante la conferencia, marque con una (X) la respuesta que considere correcta. 1. En que consiste el principio de unidad a. Toda planeación debe ser detallada y aparecer descrita en acciones concretas. b. Se debe diseñar una planeación para cada acción y coordinarlas entre sí. c. Se debe dejar margen de flexibilidad, sujeta a cambios imprevistos. d. Se debe compartir las actividades planificadas del evento en sí. 2. Cuáles son los tres principios básicos a. Principio de precisión, flexibilidad y unidad. b. Principio de flexibilidad, unidad y detallada. c. Principio de unidad, detallada y precisión. d. Principio de flexibilidad, detallada y precisión. 3. Que es un evento empresarial a. Son una acción que se plantea para celebrar una ocasión b. Es una estrategia que se realiza de manera esporádica y positiva. c. Es una acción que involucra como temática principal el arte. d. Son los que la empresa plantea dentro de su estrategia de Marketing. 4. Cuál es la importancia de un evento empresarial a. Permite desarrollar el acontecimiento con fluidez según lo previsto. pág. 23

b. Mejora las relaciones con clientes y fidelizar clientes potenciales. c. Promover valores intangibles. d. Mejorar y fortalecer las relaciones interpersonales. 5. Cuáles son las 5 etapas para la planificación de un evento a. Previsión, control, dirección, planificación y perfección. b. Supervisión, dirección, perfección, disposición y presupuesto. c. Previsión, organización, integración, dirección y control. d. Supervisión, control, dirección, presupuesto y planificación.

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HOJA DE RESPUESTAS

a. Permite desarrollar el acontecimiento con fluidez según lo previsto. b. Mejora las relaciones con clientes y fidelizar clientes potenciales. c. Promover valores intangibles. d. Mejorar y fortalecer las relaciones interpersonales. 5. Cuáles son las 5 etapas para la planificación de un evento a. Previsión, control, dirección, planificación y perfección. b. Supervisión, dirección, perfección, disposición y presupuesto. c. Previsión, organización, integración, dirección y control. d. Supervisión, control, dirección, presupuesto y planificación.

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EJERCICIO PRÁCTICO Objetivo de la actividad: El objetivo lograr que todos los participantes, adquiera más conocimientos acerca de un pre-evento, evento y pos-evento. La actividad consiste en:  

Se dividen por tres grupos con la misma cantidad de personas Un participante elegido por el grupo sacara un papel donde dirá que les corresponde hacer puede que sea un pre-



evento, evento y pos-evento. Cada Grupo debe identificar los conceptos y principios básicos de un evento empresarial, dependiendo de lo que les

haya correspondido.  En un pliego de papel ellos deberán dibujar los conceptos que relacionaron con la actividad correspondiente.  Por ultimo pasaran exponer de manera detallada cada uno de sus dibujos.

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CAPÍTULO II CLASIFICACIÓN DE EVENTOS EMPRESARIALES Y SOCIALES

INTRODUCCIÓN En el siguiente capítulo se podrá evidenciar la clasificación de los eventos empresariales y sociales, lo cual ayuda a tener un concepto claro sobre cada uno de estos, demostrando la importancia y lo que se debe tener en cuenta al momento de la realización. Por medio de este capítulo se tiene como finalidad el análisis y un mayor conocimiento referente a los diferentes eventos que se encuentran aquí.

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CLASIFICACIÓN DE EVENTOS EMPRESARIALES Y SOCIALES

Un evento es un suceso que requiere de una planificación bien elaborada, para que cada uno de los aspectos de esta se conformen adecuadamente y se tenga un orden y control en el proceso, estos eventos pueden ser motivados por diferentes causas las cuales son: De acuerdo con la naturaleza del evento. 

Culturales



Sociales



Comerciales



Deportivos



Educativos



Tecnológicos



Políticos



Científicos



Recreativos

De acuerdo con el grado de exclusividad. 

Publico



Privado

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De acuerdo con el alcance y magnitud del evento. 

Mundial



Internacional



Regional



Nacional



Local

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DE ACUERDO CON LA NATURALEZA DEL EVENTO EVENTO CULTURAL Los eventos culturales son un acontecimiento en el cual se difunde la cultura, creencias, valores y algunas de las tradiciones de las diferentes sociedades, estos eventos se toman como un acontecimiento que estimula creaciรณn y reproducciรณn de fenรณmenos, como un acto que permita el conocimiento y un fortalecimiento por parte de los individuos y las comunidades que identifican esta cultura.

https://goo.gl/ima ges/31BSE2

http://radio.uabc.mx/noticias/presentan-eventos-culturales pรกg. 31

En diferentes países se realiza una variedad de eventos, que por medio de representaciones, competencias y encuentros de los diferentes creadores y audiencia, se promueve la difusión de la cultura nacional.

https://goo.gl/images/r79qzN

Que se debe tener en cuenta: 

¿Dónde y cuándo se realizara el evento?



¿A quién está dirigido?



¿Cuál es el motivo principal del evento?



¿Qué resultado se debe tener sé con la organización del evento?

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https://goo.gl/images/aeY2u3

EVENTO SOCIAL

Un evento social es un suceso importante que abarca cualquier área social, artística o deportiva, este tiene como objetivo principal la unión o relación de las personas invitadas, con el fin de generar un beneficio y un bien común en la organización la cual está realizando dicho evento.

Que se debe tener en cuenta: 

Espacio amplio



Buena ubicación



Excelentes montajes



Buena planeación

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EVENTO COMERCIAL Un evento comercial ayuda a la exhibición de productos que facilitan las transacciones comerciales entre compradores y vendedores. Cada uno de los eventos comerciales que se realizan pueden ayudar a determinar objetivos de negocios tales como dar a conocer nuevos productos, servicios, marca, esta clase de eventos ayuda a mejorar la productividad de la empresa, incentivar la fuerza de ventas.

Link imagen: https://goo.gl/images/q1MuSN

Que se debe tener en cuenta para realizar este evento. 

La organización

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

Diseño de un evento



Cronograma



Objetivos

Elaborar plan de contingencia

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EVENTO DEPORTIVO

Un evento deportivo es un suceso realizado con el fin de integrar a los invitados, realizando actividades lúdicas o diferentes juegos deportivos que ayuden a la interacción y un buen ambiente para ellos, estos deportes pueden ser:   

Futbol Basquetbol Voleibol

Que se debe tener en cuenta a la hora de realizar este evento.   

El objetivo del evento A quien está dirigido. Se determina que deporte se realizara y quienes serán los participantes.

https://goo.gl/images/hGVmeJ

EVENTO EDUCATIVO

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Son el conjunto de actividades de carácter profesional, artístico o técnico que implica algún tipo de enseñanza o capacitación.

Que se debe tener en cuenta para realizar este evento: 

¿Qué quiero? Definición del objetivo, acciones y metas

¿Qué necesito? Análisis de los recursos. ¿Con quién lo voy a conseguir?

https://goo.gl/images/WPYDpW

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EVENTO POLÍTICO

Acontecimiento programado por entes públicos o gestores del estado que están regidos por las normativas de los mismos. Ejemplo: Lanzamientos de campaña, Nombramiento de funcionarios, debates, congresos, cierre de campaña, reuniones de trabajo.

Que se debe tener en cuenta a la hora de realizar este evento.        

El lanzamiento de la campaña Nombramiento de funcionarios Debates políticos Cierres de la campaña Reuniones de trabajo Eventos a beneficio Firmas de acuerdo Conferencia de prensas https://goo.gl/images/Sns3Ji

EVENTO CIENTÍFICO Los eventos científicos son actividades claves para el proceso de difusión de conocimiento, para la presentación de nuevos hallazgos y para el desarrollo de la ciencia en una comunidad. Por ello, en distintas partes del mundo se llevan a cabo reuniones, ferias, congresos y conferencias que son un reflejo del progreso tecnológico y del desarrollo científico

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https://goo.gl/images/JKXijg en cuenta para realizar este evento.

Que hay que tener     

Se debe tener muy bien planeado el objetivo o el tema del que se tratara es lo más importante. Tener un buen tiempo para la planificación Elija la fecha y locación correctas Crear una agenda balanceada Seleccionar cuidadosamente sus ayudantes claves Estar preparado para las emergencias

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DE ACUERDO AL GRADO DE EXCLUSIVIDAD Público. Es aquel que independientemente de quien lo organice está destinado al público en general, ya que su objetivo es transmitir algo a la sociedad. Los eventos públicos pueden ser de participación ilimitada o a su vez para poder participar en ellos se requiere

una

invitación

entrada.

https://goo.gl/images/hSjwgs

Privados Son aquellos que transmiten información confidencial que solo algunas personas están autorizadas a escuchar, lo que quiere de decir que para este

 

tipo de eventos los participantes son escogidos cuidadosamente. Diferencias Público Accesibilidad ilimitada En ocasiones los participantes tienen que adquirir su entrada para participar en ellos.

Privado Solo pueden asistir personas invitadas.  La información que se da allí es confidencial. 

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ALCANCE Y MAGNITUD

Mundial Un evento mundial es aquel en el que participan naciones de todo el mundo. Se requiere escenarios para estimar la población del evento compuesta por espectadores, asistencia de actores tales como atletas, pero también la población que asiste a los eventos de acceso libre. Se necesita simulaciones para modelar la dispersión de la población del evento.

https://goo.gl/images/BLgu2Y Los eventos grandes pueden ser clasificados en cuatro categorías, que son en:    

Magnitud: Evento único o grupo de eventos. Dispersión: Uno o múltiples sitios. Frecuencia: Por única vez, habitual, bianual, otro. Población: Personas que tiene parte en el evento, participantes, espectadores.

Regional Son aquellos que se llevan a cabo en una región determinada del país, los cuales se realizan con la finalidad de celebrar algún evento cultural, informativo o académico.

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https://goo.gl/images/vvThzc

pรกg. 42

Internacional Son aquellos que sean organizados por alguna institución internacional, donde cuya sede se ha decidido que será en nuestro país, aunque también se pueden determinar evento internacional cuando varias personas de otros países vienen a reuniones a nuestro país.

https://goo.gl/images/z5gL mf Este debe cumplir con ciertas características que son:     

Salón Sede especial Accesibilidad Cantidad de invitados Presupuesto

Nacional Son eventos generados por instituciones y organismos que son de carácter estrictamente nacional y que pueden llegar a tener o no invitados extranjeros, aunque este último aspecto no constituye a una condición fundamental.

pág. 43

 Este

debe

cumplir

con

ciertas

características:  Cantidad de invitados  Salón  Accesibilidad  Hotel  Transporte  Refrigerios  Presupuesto https://goo.gl/images/5vwyvm

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EVALUACIÓN

Nombre:

Fecha:

Marque con una X la respuesta correcta. 1. Los eventos se clasifican de acuerdo a : A. La naturaleza del evento, grado de exclusividad, alcance y magnitud del evento. B. Sociales, Culturales, Científicos, Políticos y Tecnológicos. C. Mundial, Internacional, Nacional, Regional y Local. D. Públicos y Privados. 2. ¿Qué es un evento? A. Es un suceso de importancia que se encuentra programado, el cual puede ser social, artístico o deportivo. B. Es una confrontación de saber alcanzado en una determinada materia del conocimiento en el cual participan especialista y otras personas interesadas. C. Es un tipo de exposición oral, impartida por especialistas, centrada en la presentación de un tema específico. D. Son actividades de carácter profesional, artístico o técnico. 3. ¿Qué es lo primero que se debe tener en cuenta al momento de realizar un evento regional o internacional? A. Se debe realizar un estudio en el cual se especifique la cantidad de personas que asistirán al evento. B. Determinar objetivos de negocios tales como dar a conocer nuevos productos, servicios y marca. C. Se tiene que designar cuál será el país y la ciudad sede en la que se realizara el evento. D. Se debe tener designado un lugar específico donde los invitados puedan llegar fácilmente. pág. 45

4. ¿En qué consiste la realización de un evento público? A. Es un tipo de exposición oral, impartida por especialistas, centrada en la presentación de un tema específico y de interés para el público al cual está destinada. B. Es una herramienta imprescindible que las empresas utilizan para motivar, fidelizar y reconocer a sus clientes mediante la organización de eventos promocionales. C. Es un tipo de exposición donde se busca promover el dialogo, crear sentimientos y marcar presencia. D. Es un suceso de importancia que se encuentra programado, el cual puede ser social, artístico o deportivo. 5. ¿Qué es un seminario? A. Son interacciones entre dos o más personas y en general son para transmitir información. B. Es una reunión especializada, de naturaleza técnica o académica, que intenta desarrollar un estudio profundo sobre una determinada materia. C. Reunión de personas en un lugar específico en el cual pueden divertirse o celebrar un acontecimiento. D. Es un evento social, económico y cultural, el cual sirve para abarcar generalmente un tema o propósito común.

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RESPUESTAS EVALUACIร N

1.A 2.B 3.C 4.D 5.B

pรกg. 47

EJERCICIO PRÁCTICO

Para la terminación del tema se quiere ver los conocimientos que obtuvieron cada uno de los aprendices, para ello deben:

1. Reunirse en sus grupos de trabajo. 2. Cada grupo deberá crear un evento empresarial 3. Deberán transcribir el paso a paso que tuvieron al realizar el evento teniendo en cuenta los siguientes factores:      

Lugar del evento Invitados Fecha y hora Presupuesto Logística Objetivos que quieren lograr

4. Se debe tener en cuenta la redacción y la idea principal que se tuvo al momento de crear el evento. Un representante del grupo pasara al frente, este debe exponer como lo crearon y cuál es la idea principal que se tiene con la realización de este evento.

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CAPÍTULO III TIPOS DE EVENTOS El contenido que vera a continuación ilustra de manera explícita los tipos de eventos y como estos son necesarios y de gran beneficio a la hora de realizar un evento de cualquier índole basada en la organización, la calidad del servicio y la satisfacción del cliente. Además, encontrará una actividad académica que servirá de guía a la hora de ejecutar un evento, con una gran organización donde se dé la calidad y satisfacción frente al servicio que se presente con cada uno de los recursos que sean necesarios en el desarrollo de este. La realización de un evento es de gran importancia, ya que trae muchos beneficios para cualquier organización que a través del tiempo se han considerado como parte integral para mantener las buenas relaciones, es decir, un evento proporciona contacto directo con el cliente, favoreciendo las relaciones empresa/cliente y facilitando la adaptación de su producto de forma directa sobre el mercado. Lo que repercutirá en el éxito del mismo.

pág. 49

TIPOS DE EVENTOS

EVENTOS EMPRESARIALES

Un evento empresarial es un acto que sirve a las empresas para presentar o potenciar un determinado producto/servicio o una determinada marca y así dar a sus clientes la oportunidad de un acercamiento directo a su empresa, lo que facilita la relación y genera fidelización. Los eventos empresariales más utilizados son:

1. Rueda de negocios: Concentración entre la mayor parte de personas con intereses comunes, donde uno representa la oferta y la otra la demanda. Un coordinador registra el interés de cada parte y les fija una cita. Habitualmente se realizan en el marco de congresos, y exposiciones con exposiciones paralelas. https://previews.123rf.com/images

2.Workshop: Taller de trabajo para profesionales de un mismo rubro, actividad o profesión. Es en ámbito dialogado y de intercambio informativo, entre colegas. Se impuso en turismo y se extendió a otros campos.

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3. Desayuno de trabajo: Reuniones para tratar un tema predeterminado. 2hs aprox. Se intercambian ideas, dirigidas por un modelador, es un trabajo en equipo distendido.

4. Asambleas: Son reuniones numerosas de personas con fines sociales, culturales o económicos. Reuniones que buscan consenso entre las partes sobre la toma de decisiones.  

Asambleas ordinarias: aprobación de balances, presupuestos, etc. Asambleas extraordinarias: aprobación especial del tema. Cuando la resolución no está prevista en el estatuto.

5. Simposio: Reunión de especialistas, profesionales e idóneos con el propósito de abordar materias de su particular interés. Cada uno expone sucesivamente diferentes aspectos del asunto o trabajo. Cada expositor dispone de un tiempo para disertar de entre 20 y 45 minutos aproximadamente, es una buena oportunidad para que el público, una vez finalizada la actividad, posea una visión integrada de la materia tratada.

Jornadas:

Son

encuentros

donde

los

asistentes

participan

activamente con los profesionales disertantes. Por lo general, una vez finalizadas las exposiciones, se forman equipos de trabajo para experimentar sobre el tema tratado a través de talleres o work shops. Cada tema en 1 jornada y 1 día, o sea disertación, debate y conclusiones en un mismo día. pág. 51

7. Cursos: tiene como objetivo formar a los individuos que asistan al mismo. Los preparativos son elementales ya que quienes dictan los cursos deben tener el suficiente conocimiento de los temas a tratar y deben ser preparados aquellos elementos que vayan a ser usado. Se considera que los elementos utilizados durante la formación son elementales ya que son tan significativos como las instrucciones dadas. Suelen combinarse elementos visuales, auditivos y actividades didácticas.

8. Presentaciones: estos eventos son utilizados para lanzar y publicitar servicios o productos. Suelen durar algunas horas, pero es necesario generar mucho interés en aquellas personas que recurran a la presentación. Los temas tratados serán claves en estos eventos. Los comunicados deben ser emitidos de tal manera que no parezca propaganda. 9. Reuniones de lanzamientos, relanzamiento y posicionamiento de productos y servicios. 10. Cursos de capacitación y motivacionales para público interno o mixto. 11. Ruedas de prensa.

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EVENTOS CULTURALES

Un evento cultural es un acontecimiento donde se difunde la cultura, creencias, valores, tradiciones de alguna sociedad, actividades que estimulan la creación, difusión y reproducción de fenómenos como actos que permiten un conocimiento, y fortalecimiento de la identidad cultural de los individuos y comunidades. Los eventos culturales tienen como propósito propagar y difundir cuestiones culturales, sean estas musicales, de pintura, fotografía, baile, entre muchos otros. Pueden ser presentadas en formas de charlas, exposiciones, cursos intensivos, debates, entre otros.

1. Congreso: Reunión periódica que reúne a miembros de una asociación, organización o entidad para debatir cuestiones previamente asignadas. Prevé tres sesiones preliminares; la inaugural, que informa sobre la finalidad y los temas a tratar; la media, donde se consideran los trabajos preliminares y las condiciones; y la etapa final, en la que se informan los resultados alcanzados. Se inicia con un acto de apertura, luego las reuniones plenarias paralelas y finaliza con una ceremonia de clausura.

2. Seminario: Clase o encuentro en que se reúne un profesor o un profesional distinguido, relevante, con los discípulos o con pág. 53

los profesionales en etapa de perfeccionamiento, para llevar a cabo trabajos de investigación o análisis sobre determinados temas u opiniones propias de la actividad. La duración es relativa (puede ser de 1, 2 o más días) Estos pueden ser utilizados como medios comerciales Suele haber ponientes reconocidos, que no necesariamente tenga conocimientos específicos, pero es una manera de atraer mayor cantidad de gente. 3. Foro: El objetivo principal de un foro es permitir a un grupo de personas comunicarse entre ellas, hablar sobre temas que les interesen o que quieran conocer. En un foro las personas pueden expresar de forma libre sus ideas y opiniones, pueden hablar sobre cualquier tema de conocimiento, desde el más común al más extraño. La mayoría se caracterizan por la utilización de un lenguaje informal y coloquial, distribuyendo de forma igualitaria el uso de la palabra. Los temas a tratar pueden ser de todo tipo, política, economía, salud, deportes, etc.

4. Debate: El debate es una discusión ordenada entre varias personas que exponen sus diferentes opiniones sobre un tema determinado. No se trata de una lucha o una pelea, sino que el debate es un acto comunicacional que constituye una técnica o modalidad para discutir de manera formal a través de un moderador que dirige, guía y conduce el intercambio y la discusión. Puede darse luego de una asamblea, coloquio, simposio, etc. Discusión grupal e informal de aproximadamente 60 minutos.

5. Panel: Debate informal entre un grupo de hasta 8 personas, sobre un pág. 54

tema determinado. Moderador coordina la sesión de una hora y luego los disertantes pueden sintetizar sus ideas. El público puede realizar consultas a los panelistas.

6. Espectáculos artísticos: La organización de un espectáculo, un certamen, una exposición, tiene el inconveniente de que aunque sea de una duración corta, requiere un periodo de preparación largo, ya que son muchos los aspectos y detalles a concretar para que todo se desarrolle como previsto; es precisamente esa corta duración la que no da opción a elaborar planes de contingencias exhaustivos, ya que las soluciones ante los inconvenientes han de implementarse en cuestión de horas, e incluso minutos.

7. Vernissage: Una vernissage es un evento cultural que organizan pintores, escultores y fotógrafos. Podría definirse como un encuentro previo a la inauguración de una muestra de arte. La finalidad es que los asistentes conozcan la obra del artista y la difundan. Por este motivo, la calidad de la exposición y la organización del evento deberían ser impecable y causar la mejor impresión ante los visitantes.

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8. Conmemoraciones: Es un evento que hace referencia al acto y el resultado de conmemorar: celebrar un aniversario, recordar a alguien o algo de manera solemne.

9. Concursos: Un concurso es un juego de competencia. Siempre consistente en que entre un grupo de individuos, uno o varios de sus miembros intenten alcanzar una meta superando una serie de obstáculos a través de la competición y ateniéndose a unas normas.

10. Exposiciones y ferias: este tipo de eventos profesionales son muy útiles como medios de publicidad y para obtener nuevos contactos. Estos eventos requieren mucha organización previa y durante el evento, siempre dependiendo esta de la cantidad de expositores que se presenten. En caso de ser exposiciones el tiempo debe ser cuidadosamente organizado, en el caso de las ferias son requeridos material ya que no se dispone de mucho tiempo para exponer. A diferencia de los eventos anteriores, estos permiten la interacción de grupos reducidos.

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EVENTOS DEPORTIVOS

Los eventos deportivos son actividades que se realizan de manera esporádica y que tienen unas repercusiones positivas en el lugar donde se organizan. Cada vez son más frecuentes. Generalmente dependen de casas que los publiciten y patrocinen. Algunos elementos que se deben tomar en cuenta son las autoridades y organizadores, por los medios que será transmitido, quienes concurrirán, donde será realizado, las medidas de seguridad, planificaciones por si surge algún tipo de emergencia entre otras cuestiones. La mayoría de las veces estos eventos son públicos, como lo son: 1. 2. 3. 4. 5.

Pruebas físicas Campeonatos Juegos Copas Torneos Relámpagos

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EVENTOS SOCIALES

Estos eventos son sucesos importantes programados con el fin de abarcar cualquier área, a su vez forman gran parte de la vida de las personas. Son comunes las fiestas de diversas índoles como los aniversarios. Hay quienes consideran que dentro de estos eventos pueden ser incluidos los eventos deportivos o culturales. Sin embargo suelen ser diferenciados. Estas organizaciones tienen como finalidad crear ambientes relajados donde las personas puedan relacionarse y divertirse. Como lo son los siguientes eventos: 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Cumpleaños Aniversarios Desfiles Fiestas de egresados Fiestas de despedida Eventos infantiles

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PERFIL DE UN BUEN ORGANIZADOR

Para la realización de un evento es necesario contar con un talento humano idóneo que se encargue de ejecutar el protocolo de cada una de las actividades que se desean organizar y para ello la persona encargada debe tener las siguientes características:

  

Capacidad de liderar, delegar tareas y trabajar en equipo. Minuciosidad y apego a lo presupuestado.. Observación sistemática y desagregada del entorno y el

  

contexto. Actitud Pro activa y creatividad. Habilidades comunicacionales, empáticas y negociadoras. Conocedor de métodos científicos de investigación y

 

planificación. Experiencia en el segmento en el que actúa. Disponer, a través de un grupo de proveedores externos, de

una oferta de servicios de calidad, confiables y con precios justos. Todo coordinador debe investigar para obtener información. La información es el elemento esencial para tomar decisiones, y él nos posibilita planificar, ejecutar y evaluar los resultados.

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ACTIVIDAD ACADÉMICA

FICHA TÉCNICA Recursos:    

Asistentes Ambiente amplio Mesas y sillas Tablero/ Computador. https://gananci.com

Descripción de la actividad: 1. Se deben reunir aproximadamente de 10 a 20 personas, con el fin de compartir sus opiniones del tema. 2. Una vez este organizado el grupo se hace una mesa redonda. 3. El grupo debe escoger tres personas, las cuales tendrán como finalidad la conducción de la actividad. 4. Una de esas tres personas, será el moderador ( debe crear 20 preguntas acerca del tema que se propuso), la siguiente persona será el conductor ( la finalidad de este será controlar los tiempos y realizar conclusiones cada 3 preguntas, esto servirá que el grupo comprenda mejor el tema; estas conclusiones las deberá anotar en la herramienta escogido por el grupo); por otro lado se encuentra el relator( esta persona debe tener una capacidad de análisis ágil, ya que dará conclusiones del tema y a su vez con su alta experiencia, realizará aportes cunado lo crea conveniente) Los demás participantes darán opiniones de sus conocimientos acerca del tema.

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FORMATO DE EVALUACIร N

Fecha: _____________________________________

Ciudad: __________________

Nombre: ____________________________________

Ficha: ___________________

1- Tema a Evaluar: Tipos de eventos

pรกg. 61

1. Un evento es el momento perfecto para tener contacto directo con el objetivo principal, y

de esta forma afianzar los lazos y vínculos entre las dos partes, según esto ¿Cuál sería el objetivo de un evento? a) Fidelizar clientes y/o personal, comunicar novedades, compartir conocimiento, celebrar

un acontecimiento (personal, profesional, empresarial), Potenciar negocios. b) Lograr cambios en el comportamiento del empleado con el propósito de mejorar las

relaciones interpersonales. c) Desde dar a conocer nuevos avances en cualquier campo de la ciencia, la tecnología o

la medicina, hasta tener un carácter cultural, social o político. 2. Si el seminario es una técnica de enseñanza basada en el trabajo en grupo y el

intercambio de información de forma oral ¿Cuáles serían las características de un seminario? a) Los miembros tienen intereses comunes en cuanto al tema, además cuentan con un

nivel de formación académica semejante. b) El tema o material del seminario exige la investigación o búsqueda especifica en

diversas fuentes, un tema ya elaborado y expuesto en libros no justifica el trabajo de un seminario. c) Todas las anteriores. 3. Se reconoce como panel aquellas reuniones en las cuales se dialoga sobre un mismo

tema, en el cual logran exponer sus puntos de vista y opiniones. ¿para realizar un panel es necesario una cantidad mínima y máxima de personas? ¿cuál es el número de integrantes? pág. 62

a) No existe una cantidad específica para realizar un panel. b) El panel Suele tener de tres a cinco integrantes; en todo caso, siete es el número

RESPUESTAS La siguiente tabla da a conocer las respuestas correctas de la evaluación

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Número de pregunta

Respuesta correcta

Capitulo IV CONCEPTOS BÁSICOS DE ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Este capítulo abarcara diversos conceptos respecto a la organización de un evento empresarial. En primera instancia se deberá planificar la información teniendo en cuenta los conceptos básicos, es decir, ¿Qué?, ¿Cómo?, ¿Cuándo?, ¿Dónde?, ¿Quiénes? Y ¿Con que recursos? Considerando que para la realización de un evento se debe tener una respectiva planeación, organización, control y evaluación, para que de esta manera obtengamos un buen resultado y sea satisfactorio para cada uno de los participantes.

pág. 64

CONCEPTOS BÁSICOS DE ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

¿Qué es un evento? Es una reunión de un determinado grupo de personas que trata un asunto en común; para que exista tiene que haber un objetivo. Esta se logra llevar a cabo con tan solo dos individuos; es una actividad que requiere ser planeada, ejecutada, controlada y encaminada a lograr objetivos propuestos; bien sea de índole empresarial, asociativo o particular.

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¿Cómo se hace un evento? Para realizar un evento se debe tener en cuenta lo siguiente: 

Fechas: Las fechas determinan el día de la realización del evento, el establecimiento de esta permite empezar a gestionar el evento, si no se ha determinado no se puede reservar la sede ni contactar con proveedores ni mucho



menos enviar invitaciones sin haber establecido la fecha del evento. Número de invitados: El número de invitados afecta a la concepción estratégica del evento, las invitaciones se suelen enviar con un lapso entre 30-15 días. Dicha invitación debe ser contestada dentro de las 48 horas de haberle llegado



para confirmar cuantos asistirán al respectivo evento. Presupuesto: Dependiendo el presupuesto asignado podremos planificar un proyecto más o menos ambicioso, por lo general se deben plantear varias propuestas con diferentes presupuestos mostrando estas detalladamente para saber en qué se distribuirá el dinero.

https://elimperdible.e ¿Cuándo realizar un evento? pág. 66

El evento se realiza dependiendo la temática requerida, de ahí se identifica que día y a qué hora es conveniente la realización del evento. Teniendo en cuenta que no se debe realizar ni los lunes, viernes, sábados, domingos, festivos, día anterior o posterior a un puente. Así mismo se debe procurar que no se cruce con ningún tipo de agenda de los invitados ya que de esto depende el éxito del evento.

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¿Dónde realizar un evento? pág. 67

debe

realizar

lugar

acorde

temática

requerida

por

cliente.

Para determinar si un lugar es adecuado para celebrar un evento concreto es necesario realizar una prospección del espacio. Es decir que los organizadores del evento deberán tomar fotos del lugar en exteriores y de todos los espacios interiores para comprobar, que la localización cumple con lo que se está buscando.

También, es importante que el proveedor del lugar indique que lugares están a nuestra disposición y cuáles no, ya que, cuando se trata de espacios grandes cuyas dimensiones sobrepasan las necesidades expuestas habrá zonas por las que se puedan transitar y otras no.

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pág. 68

¿Quién asistirá al evento? Se trata del Público al que se dirige la información por medio del mensaje. La forma en que se dirige el mensaje estará influida por las características del público objeto, puesto que, se debe tener en cuenta si es un público formal o informal. Además, se deberá tener la información ampliada de los siguientes datos:        

Nombres y apellidos de los invitados Sector al que pertenecen Cargo Ciudades o países de procedencia Idiomas que hablan Restricciones alimenticias Alergias y otras consideraciones medicas Gustos, preferencias y hábitos

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¿Con que recursos? pág. 69

Se debe hacer una estimación inicial del presupuesto que cubra los gastos más importantes como el alquiler del espacio de celebración, el equipo de logística, el material gráfico, contratación de personal, desplazamientos, etc. Es aconsejable dejar un pequeño margen de emergencia por si surge algún inconveniente con el que no se contaba. Aunque no existe un presupuesto fijo para los eventos, ya que esto va a depender del nivel de asistentes, el espacio, el equipo y todos los servicios contratados; en todo caso es importante que predomine la calidad antes que intentar ahorrar en algo que afecte la imagen del evento.

pág. 70

A continuación,

el siguiente

cuadro

permitirá

reconocer los

ítems

mencionados

anteriormente:

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EJERCICIO PRACTICO: Con el siguiente ejercicio práctico se podrán reforzar los conceptos anteriores NOMBRE DE LA ACTIVIDAD: Arma el Gusano MATERIALES:     

Papel Calipso Tijeras Cinta Cartulina negra Cartilla con el tema

PASOS PARA CREACIÓN DEL  

GUSANO:

Con el papel calipso hacer 5 círculos que formaran el cuerpo del gusano, y hacer una cabeza. Con la cartulina negra hacer las patas y las antenas.

REGLAS:  

El celular debe ser entregado a los organizadores del evento Ninguno de los grupos se puede comunicar entre ellos.

DESARROLLO DE LA ACTIVIDAD: 1. Organizar 5 equipos de trabajo (Cada uno tendrá un circulo del cuerpo del gusano) 2. Entregar la cartilla a cada grupo pág. 72

3. Dar 5 minutos para

que los equipos lean e interpreten la

información 4. Seleccionar un representante de cada grupo y darles a escoger una ficha en donde estarán los temas correspondientes. 5. 6. Cada grupo de trabajo escribirá sobre el circulo la idea según el concepto escogido, para esto tendrá un tiempo de 10 minutos 7. Al terminar el tiempo dado el representante de cada grupo pasara al frente a sustentar lo que redactaron. Poco a poco se ira formado el gusano.

8. Al finalizar los organizadores explicaran el resultado obtenido con la información recopilada.

“Al observar el evento creado se puede identificar que no tiene coherencia, ya que la falta de comunicación y además que cada grupo tiene ideas diferentes, permitió observar el margen de error. Gracias a esto los participantes comprenderán pág. 73

importancia de la comunicación, planeación, organización, control y evaluación en el momento de crear cualquier tipo de evento.” 9. Cada grupo expondrá su punto de vista frente al resultado obtenido

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FORMATO EVALUACIÓN CONCEPTOS BASICOS PARA LA ORGANIZACIÓN DE UN EVENTO

Nombre:

Fecha:

Ficha:

EVALUACIÓN 1. Actividad que requiere ser planeada, ejecutada, controlada y encaminada a lograr objetivos propuestos. a). Reunión de amigos b). Un evento c). Organización d). Ninguna de las anteriores 2. ¿Para la lograr la realización de un evento, se debe tener en cuenta? a). Fecha, hora, día b). Cuidad, hora, número de invitados c). Presupuesto, número de invitados, fecha, lugar d). Fechas, número de invitados, presupuesto

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3. ¿Para garantizar la asistencia de los invitados a un evento, los organizadores deberán tener en cuenta que se realice en los días? a). Martes, miércoles y jueves b). Domingo, viernes o sábado c). Lunes, martes, jueves o sábado d). Lunes, viernes o domingo 4. Cuando se menciona “canal” en un evento, se refiere a: a). Quien b). Cómo c). Dónde d). Recursos 5. Cuando se habla de la organización de un evento, ¿qué conceptos se deben tener en cuenta? a). Hora, día, fecha, mes b). Recursos, Como, Cuando, Donde c). Qué, Cómo, Cuándo, Dónde, Quienes, Recursos disponibles d). Fecha, Qué, dónde, cuando

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RESPUESTAS DE LA EVALUACIÓN

CONCEPTOS BASICOS PARA LA ORGANIZACIÓN DE UN EVENTO

Nombre:

Fecha:

Ficha:

EVALUACIÓN 1. Actividad que requiere ser planeada, ejecutada, controlada y encaminada a lograr objetivos propuestos. RTA: b) Un evento 2. ¿Para la lograr la realización de un evento, se debe tener en cuenta? RTA: d). Fechas, número de invitados, presupuesto 3. ¿Para garantizar la asistencia de los invitados a un evento, los organizadores deberán tener en cuenta que se realice en los días? RTA: a). Martes, miércoles y jueves 4. Cuando se menciona “canal” en un evento, se refiere a: RTA: b). Cómo 5. Cuando se habla de la organización de un evento, ¿qué conceptos se deben tener en cuenta? RTA: c). Qué, Cómo, Cuándo, Dónde, Quienes, Recursos disponibles pág. 77

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CAPITULO V COMITÉS PARA LA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS En el siguiente capítulo, daremos a conocer todo lo relacionado con la clasificación de los comités dentro de un evento, puesto a que estos son parte primordial en la ejecución, control y organización de los mismos. A continuación, encontraremos sus respectivas distinciones, funciones e integraciones para el progreso de los objetivos propuestos en desarrollo de un evento.

pág. 79

COMITÉS PARA LA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Los comités cumplen un factor principal para el éxito de un evento, puesto que estos se encargan de la coordinación y ejecución de lo que se quiere llevar acabo. Aparte de esto planean y controlan los objetivos, con su respectivo plan de contingencia, en caso tal, de que no se generen contra tiempos. ¿Qué es un comité? •

Conjunto de personas que se encargan de desempeñar labores determinadas, acorde al cargo y nivel de autoridad que se tiene sobre las mismas.

¿Cómo se conforma un comité? •

Lo conforman personas con experiencia acorde a lo que se trabajara, las cuales se dividen por medio de un coordinador o director encargado de la representación en cada comité de un evento, ya sea de manera logística, general o administrativa.

•

Sus asistentes o apoyo general, personas a las cuales se les otorga una labor para la participación en un comité.

pág. 80

Funciones generales de un comité •

Dar información general, acerca de los recursos materiales, económicos y humanos utilizados dentro del evento.

•

Desarrollar medidas de planificación y concreción de los procesos que conforman el evento.

•

Implementar medidas de contingencia, en caso de alguna anormalidad dentro del evento.

Ofrecer apoyo administrativo para el cumplimiento óptimo de las actividades desarrolladas dentro del evento.

https://kafevisa.files.wordpress.com

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Tipos de comités en un evento 

Coordinador General

Su objetivo es la optimización de acciones en un Comité Organizador, quiere decir que el desarrollo y realización se lleva a cabo por medio de áreas de coordinación. Siendo así, el responsable de que los objetivos establecidos, se cumplan correctamente con eficiencia. Entre sus funciones principales se encuentra:    

Establecer los métodos de comercialización, evaluación y difusión. Identificar el tema, nombre y logo del evento que se realizara. Definir los objetivos y la organización que se quiere efectuar. Concretar que miembros conformaran el evento, tanto invitados como personal

 

capacitado. Verificar el presupuesto general para la administración, respecto al uso adecuado de las finanzas de un evento. Controlar el desempeño de las actividades desde la planeación hasta la ejecución.



Comité de logística

Es el apoyo operativo, es decir que es el encargado de reservar, reproducir y montar cualquier material necesitado en el evento, ya sea el salón, ambiente, o espacio con su respectivo personal técnico para el montaje de equipos tecnológicos.

Este comité cuenta con 5 subcomités, los cuales son: pág. 82



Transporte: Dirigen el traslado de personal o material. -Disponen de carteles de bienvenida con el nombre del anfitrión y del evento. -Coordinan con la comisión de recepción y despedida, para conocer las llegadas y las salidas de los asistentes. -Llevan una lista de asistencia para apartar los tipos de autobuses dependiendo de la cantidad de personas -Asignan un auto exclusivo para el expositor.



Alojamiento: Seleccionan el espacio que se tendrá para el evento -Reciben

los

invitados

asistentes

programados -Llevan control de asistencia para la selección de puestos o habitaciones de los delegados -Coordinan la organización de obsequios o entrega de material

pág. 83



Alimentación: Organizan el menú de entrega de alimentos -Supervisan el suministro de alimento y bebida dentro del evento -Disponen de los respectivos digestivos (Alka Seltzer, entre otros) -Cuentan con personal capacitado de azafatas y mozos -Coordinan los horarios de receso para la entrega de café, tinto o aromática



Secretaría: Administran y coordinan la información del evento -Desarrollan la transcripción de grabaciones -Llevan a cabo los siguientes documentos como lo son las resoluciones, las actas, cartas, entre otros -Realizan las respectivas traducciones en documentos



Servicios Generales: Apoyan el área de planificación para la ejecución del evento -Efectúan la gestión de personal; formación, capacitación, selección

los

lugares

-Determinan las actividades gremiales y actividades finales -Muestran el balance de la elaboración del evento -Coordinan los medios de comunicación, fotógrafos y periodistas. 

Comité Técnico - Académica Tiene como fin realizar y organizar el desarrollo de las funciones ya establecidas dentro de un evento, para así poder llevarlas a cabo. Es decir que desempeña:



La elaboración del cronograma de las diferentes temáticas



y actividades a tratar. La coordinación de las acciones para la distribución de las mismas.

 

La ejecución del trabajo para el comité organizador. Comité de promoción, relaciones públicas y protocolo

Se encarga del diseño y el manejo de reglas, de acuerdo al manual de los procedimientos, brindando la capacitación requerida en etiqueta y protocolo, indicando la ubicación de pancartas o logotipos en relación a la elaboración del distintivo y coordinación de las actividades propuestas en el evento.

Este comité abarca: pág. 84



Las relaciones interinstitucionales; -Otorga la invitación del evento -Distribuye los espacios para la organización de los invitados -Prepara obsequios -Lleva acabo las actividades sociales o de recreación



El protocolo con los medios de comunicación; -Favorece la comunicación con todos los invitados -Establece conversaciones con los organismos, asociaciones y autoridades internacionales y publicas -Crea actos culturas y recreativos



La promoción de la publicidad con impresos ; -Diseña los gráficos para la ubicación y orden del evento -Coordina los lugares de traslado, llegada y salida -Recuerda la fecha del evento y los actos de inauguración y clausura -Organiza himnos, banderas, presentaciones, ceremonias, etc.



Comité de festejos y recreación

Trabaja en la planificación, organización y ejecución de cualquier actividad en relación con excursión o celebración de fiestas. Este comité genera programas para el entretenimiento o diversión del evento ya sea de manera cultural o artística.

pág. 85

http://blog.argos.cl/festejar-cumpleanos-en-la-oficina/

pรกg. 86

ACTIVIDAD ACADEMICA

Acorde al video, identifique las etapas y los comités que participan en este evento. Link

del

https://www.youtube.com/watch?v=we1-cLiBEgM&t=421s https://plus.google.com/113743657778436890056 pág. 87

video:

pรกg. 88

CAPÍTULO VI LOGISTICA PARA LA ORGANIZACIÓN EVENTO EMPRESARIAL

GENERAL DE UN

En este capítulo se da

proceso de logística

de un evento el

cual está dividido en

tres

Evento,

Post-Evento,

Evento

conocer fases

el Pre-

teniendo como base

los parámetros y

requerimientos

requeridos para la

planeación

organización

ejecución del mismo:

con el fin

lograr

desarrollo

buen

pág. 89

inicio,

finalizaciĂłn de las actividades planteadas y realizadas por los coordinadores, comitĂŠs y asistentes encargados del evento empresarial. La logĂstica de un evento de busca innovar y satisfacer a los participantes, disponiendo de los recursos humanos, financieros, los bienes y servicios requeridos para realizar un evento en el momento adecuado, el lugar correcto y en las mejores condicione. Generando una mayor rentabilidad en la empresa, obteniendo un mayor servicio, costo y calidad.

pĂĄg. 90

LOGISTICA GENERAL PARA LA ORGANIZACIÓN DE UN EVENTO EMPRESARIAL

¿Qué es la logística? La logística es el conjunto de métodos y medios idóneos para implementar en la organización, planificación, flujo y gestión de cualquier emprendimiento o servicio. Es el puente que une producto y mercado, por lo que el éxito de un proyecto dependerá, en gran medida, de una buena estrategia logística, es decir, de un puente fuerte y sólido. El objetivo de la logística es colocar los bienes y servicios adecuados, en el momento preciso, en el lugar idóneo, y en las condiciones deseadas, de manera de generar la mayor rentabilidad, en una ecuación ideal de mejor servicio, costo y calidad. Las personas a cargo de la logística de cualquier proyecto, tendrá responsabilidades operacionales respecto a la implementación de medidas a ejecutar, tácticas en cuanto a cómo se organizan dichas medidas, y estratégicas en los resultados esperados y obtenidos, como consecuencia de la gestión a realizar. La logística de un evento este distribuido en etapas la cuales son: 

Pre-Evento: Planificación y organización.



Evento: Dirección.



Post-Evento: Evaluación.

PreEvento PosEvento Evento

pág. 91

Pre-Evento Es la investigación planificación y organización del evento; El PreEvento son todas aquellos puntos que se establecen con anterioridad en la organización del evento. El Pre-Evento tiene “pasos” determinados en los cuales se cumple una determinada función.

1. Se define: 

El objetivo del evento: Es donde se plantea el fin que tiene el evento a realizar.



Tipo de evento: Se debe definir el tipo de evento a realizar acorde al objetivo planteado.



Nombre del evento: Se denomina el evento según el tema a tratar.



Se determina el Que se quiere alcanzar con la realización del evento.

http://etapasdelevento.blogspot.com/ 2. Se nombran el comité organizador:



Coordinador General: Este es el responsable de todo el desarrollo en general del evento. Supervisa las labores de las comisiones y es el enlace de estas con una gran autoridad.

pág. 92



Comisiones equipos de contribuyen a Evento

Comisiones de Logística

Comisión técnico y académica

Son los encargados de las Son los responsables de : actividades que hacen posible la ejecución del evento:  Elaborar las normas para la presentación de trabajo en el  Transporte. evento.  Alojamiento.  Revisión del temario a  Alimentación. desarrollar.  Secretaria.  Determinación de la  Servicios generales. metodología de trabajo.  Coordina la reproducción y distribución de las ponencias.

Comisión de promoción relacionales públicas y protocolo Esta encargado de:  Atienden las actividades que

abarcan la promoción y distribución del evento.  Son los encargados de las relaciones institucionales.  Son los encargados de la relación con el protocolo y asistencia de los participantes. pág. 93

Comisión técnico – académica Planifica y coordina : Las celebraciones de cocteles y fiestas.  Los tours y excursiones para los participantes del evento.  La presentación de grupos artísticos. 

de trabajo: Son los personas que cumplir las etapas del sistematizadamente.

3. Selección de la fecha: 

Se debe tener encuentra el tiempo de organización del evento.



Evitar que el público invitado al evento tenga otro evento el mismo día.



Se debe programar el evento durante la semana o a finales de esta.

4. Determinar el número y el tipo de asistentes al evento: 

Exponentes o ponentes: Son los encargados de hacer las disertaciones durante el evento.



Delegados: Los las personas que van en representación de una empresa.



Invitados especiales: Son las personas que por su prestigio. Reconocimiento científico social o político, le confieren notoriedad al evento.



Acompañantes: Son los acompañantes de los ponentes, delegados o invitados especiales.



Participantes: Invitados al evento.

5. Selección del lugar del evento: 

Ciudad sede: Esta debe ser defienda apropiadamente según el tipo de evento que se haya elegido realizar.



Instalaciones: Estas deben ser acordes a la capacidad, comodidad, iluminación, equipos y acceso.

pág. 94

6. Elaboración del cronograma de actividades: 

Duración: El evento debe contar con un tiempo específico para realizar cada una de las actividades planeadas inicialmente.



Objetivos: Ya definido el objetivo principal se deben plantear los objetivos secundarios

7. Estimación de recursos: 

Humanos: Personal especializado para la realización del evento.



Materiales: Implementos necesarios para la realización del evento.



Técnicos: Todos los elementos electrónicos requeridos para la realización del evento como equipos de sonido, luces programas etc.

8. Elaborar del presupuesto y determinar fuentes de financiamiento. EGRESOS

pág. 95

IGRESOS

          

Publicidad y programación. Impresos. Alojamiento. Alquiler y montaje de salones. Transporte. Eventos sociales. Recursos humanos. Servicios profesionales. Papelería. Alquiler de equipos. Imprevistos.

     

Espacios públicos. Actividades especiales. Venta de comidas y bebidas. Concesiones para venta. Cuotas de registro al evento. Donativos.

9. Promoción del evento: 

Medios de comunicación: Este medio es utilizado cuando el tipo de evento es comercial o social, y se quieren obtener muchos invitados.



Correo directo: Este es utilizado cuando se va a realizar un evento más privado, este es utilizado generalmente por las empresas.



Publicidad impresa: La publicidad impresa se utiliza cuando el evento tiene como fin solicitar un tipo de gente en general.

10. Adquisición: 

Contratación de materiales, equipos y servicios.

11. Selección del personal: pág. 96



Se debe realizar una capacitación del personal solicitado para la realización del evento. https://www.hoyreka.com

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Evento Un evento es una actividad social determinada, un festival, una fiesta, una ceremonia, una competición, una convención entre otros, y que, ya sea por las personas que acudirán a la misma o por el valor y la carga emotiva que un individuo le ponga a una de estas, ostentan un carácter de acontecimiento importantísimo e imperdible al cual se debe asistir. Se deben tener en cuenta el siguiente paso para realizar el desarrollo del evento: 1. Recepción de los participantes y traslado alojamiento. 

Se procede a la ejecución de lo organizado, se recogen los invitados se llevan a su lugar de alojamiento, al evento y al aeropuerto.

2. Registro de los participantes. 

Se realiza el registro y participación de todos los invitados al evento.

3. Realización del acto de inauguración. 

Se da inicio al evento con una pequeña o grande bienvenida.

4. Realización coctel de bienvenida. 

Se realiza la cordial invitación a los invitados a un pequeño coctel de bienvenida donde los invitados interactúan entre ellos.

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5. Implementación del programa general de actividades. 

Se realiza las actividades organizadas por los coordinadores y se ejecuta el evento.

6. Clausura del evento. 

Se realiza el cierre del evento, y se procede hacer la despedida y agradecimiento a los participantes.

7. Realización evento social de despedida. 

El evento social se hace con el fin de realiza un cierre de broche de oro, es donde los participantes del evento se reúnen e intercambian sus opiniones sobre el evento.

8. Traslado de los participantes a los terminales de trasporte. 

Se realiza el traslado de los participantes del evento al lugar donde se estas hospedando.

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Post-Evento Es la recopilación y archivo de la información pertinente al evento, esta se realiza después de que haya ocurrido el evento, esta permite a los organizadores sepan con más exactitud los resultados obtenidos.

1. Recopilación y archivo de la información pertinente al evento: 

Conclusiones: Se realiza la respectiva conclusión del evento realizado identificando si se cumplió el objetivo propuesto.

2. Evaluación del evento: 

Participantes: Se debe realizar la respectiva evaluación acerca de los participantes del evento.



Expositores: Se califica a los expositores del evento, se califican los aspectos de expresión, vestuario entre otros aspectos.



Comité organizador: Se califican los comités que fueron encargados del organizar el evento. con el fin de identificar la calidad del evento realizado.

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3. Evaluación: 

Comparación cualitativa y cuantitativa entre lo programado, lo ejecutado y lo alcanzado. 4. Agradecimientos: 

Se realiza el agradecimiento a todas aquellas personas que fueron parte de la construcción y éxito del evento como a los patrocinadores, ponentes y otros colaboradores.

5. Cumplimiento de compromisos: 

Se debe realizar la cancelación de obligaciones con proveedores, el pago de recurso humano contratado pata trabajar durante el evento por ultimo devolución de cualquier material o quipo que se haya solicitado en préstamo.

http://www.r2meventos.com.br/dicas-para-um-pos-evento-matador/

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EVALUCION INDIVIDUAL EVALUACION LOGISTICA GENERAL PARA LA ORGANIZACIÓN DE UN EVENTO EMPRESARIAL NOMBRE: FICHA:

 

A continuación, se realizarán algunas preguntas sobre el tema expuesto. Marque con una x la respuesta que crea correcta. 1. ¿Cuáles son las etapas de un evento? A. Coordinador general, comisiones de trabajo. B. Medios de comunicación, correo directo, publicidad impresa. C. Pre-Evento, Evento, Post-Evento. D. Planificación y organización, Dirección, Evaluación.

2. ¿Qué es la logística? A. La logística de un evento es la que se encarga de cuantos asistentes participaran en un evento. pág. 102

B. La logística es el conjunto de métodos y medios idóneos para implementar en la organización, planificación, flujo y gestión de cualquier emprendimiento o servicio. C. La logística de un evento es la que archiva la información del evento. D. la logística es la que prevé alguna inconsistencia durante el evento que se está llevando a cabo. 3. ¿Qué es el Pre-Evento? A. El preevento es el que realiza y gestiona en donde se va a realizar el evento. B. Es una evaluación que permitirá a los organizadores saber con más exactitud los resultados obtenidos. C. Es la investigación planificación y organización del evento; El Pre-Evento son todas aquellos puntos que se establecen con anterioridad en la organización del evento. D. Es el que determina que se quiere alcanzar con la realización del evento. 4. ¿Qué es el Post-Evento? A. Es el que determina que se quiere alcanzar con la realización del evento. B. Es la recopilación y archivo de la información pertinente al evento, esta se realiza después de que haya ocurrido el evento, esta permite a los organizadores sepan con más exactitud los resultados obtenidos. C. Es un acontecimiento programado que responde a una finalidad específica en el cual es sujeto fundamental es el hombre y sus relaciones con el medio ambiente. D. Es el que realiza y gestiona en donde se va a realizar el evento.

5. ¿Cuál es la clasificación de los eventos?

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A. De acuerdo con la naturaleza del evento, con el grado de exclusividad, con el alcance y la magnitud del evento. B. Eventos públicos y privados, sociales y empresariales C. Planificación y organización, Dirección, Evaluación. D. Es un acontecimiento programado que responde a una finalidad específica en el cual es sujeto fundamental es el hombre y sus relaciones con el medio ambiente.

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EJERCICIO PRÁCTICO

Tema a tratar: Logística General para la Organización de un evento empresarial. Actividad: Conversatorio Objetivo: Establecer un espacio de participación y comunicación comunitaria el cual ayudara a orientar procesos Relacionados a la ejecución y conocimiento del tema a tratar. Participantes: Experto, Moderador, Relator y Publico Participante del evento. Metodología: Se cuenta con el espacio y materiales para la ejecución del conversatorio que cuenta con un aproximado de 23 participantes al evento cuyo objetivo es dar pie a la ejecución de los procesos que se deben de llevar al momento de la organización de los eventos empresariales en las empresas. Por Una parte, se les brinda materiales e información necesaria para que los participantes del evento, cuente con algo del conocimiento sobre el tema para la buena ejecución y evaluación del evento, desde ese punto los participantes declamaran sus preguntas respecto al tema, para de esa manera lograr que tanto el experto, el moderador y el relator logren una correlación con nuestros participantes llegando en si a una conclusión sobre el tema. Así mismo, se dará la oportunidad a 10 participantes, para que por medio de una pregunta tengan la oportunidad de interactuar con el experto respecto al tema tratado.

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VII LISTA DE CHEQUEO ¿Qué es una lista de chequeo? Una lista de chequeo es una de las herramientas más efectivas pues es ahí en donde se origina el plan de seguimiento y la medición de los procesos. Esto con el fin de asegurar el cumplimiento de las actividades o procesos haciendo que el margen de error en el evento sea mínimo. ¿Qué otras alternativas de lista de chequeo existen?

Histograma Es una representacion grafica en forma de barras

Diagrama de Pareto Tambien es llamado curva cerrada; Esta grafica permite que los datos queden en forma descendente, de izquiera a derecha y separados por barras, logrando asignar un orden de prioridades.

Diagrama de Ishikawa Tambien es llamado espina de pescado, este diagrama muestra graficamente las entradas, el proceso y la salida de un sistema de causa y efecto.

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¿Qué se debe tener en cuenta para realizar una lista de chequeo?

Saber que es lo que se quiere verificar

Diseñar el formato de verificación

Determiar quien va a realizar la verificación

Tomar nota de la información en el formato de verificación

¿Cuáles son las ventajas y desventajas de una lista de chequeo?

Se obtiene una informacion logica Se puede comparar las alternativas para mejorar Es un método fácil de aplicar

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La información puede ser modificada por el observador No controla la situación

Registrarlo en una hoja de cálculo para poder analizarlo

Ítems para realizar una lista de chequeo LISTA DE CHEQUEO PARA UN EVENTO ITEM TENER EN CUENTA Objetivo Definir que se busca con el evento y que clase de evento es: social, Político, Académico, Etc... Cantidad de invitados Ayuda a definir el lugar y el presupuesto para el evento. Características del lugar Seguridad, Comodidad y Accesibilidad Actividades a realizar Determina el uso de recursos como materiales audiovisuales, Portátil, etc... Hora Es determinada por la característica del evento, por ejemplo: Una rueda de prensa a las 10 am Fecha Evitar que el evento se cruce con otras actividades. PROTOCOLO DEL EVENTO Banderas Deben estar siempre presentes para los actos de administración distrital, la bandera del país, departamento y municipio. Las banderas deben ir atrás en el centro o a la derecha, según el espacio y quienes dirigen el evento. Atril Si el evento y la persona que dirige el mismo lo requieren. Presentador Es la persona que orienta el evento Orden del día Se va desarrollando a medida que trascurre el evento, dependiendo el evento que se trate, se debe tener en cuenta:  Los himnos van de menor a mayor  Los discursos van de menor a mayor, esto depende del tipo de evento y del papel que desempeñe cada uno de los participantes. Mesa Principal  Según el acto, habrá una mesa de honor.  En esta mesa se ubican las personas que dirigen el evento  Siempre será un número impar. pág. 108

LOGÍSTICA DEL EVENTO  Determinar si el evento se realizara al aire libre o en un ambiente cerrado  Hacer pruebas de sonido antes de iniciar Tarima Debe cumplir con las expectativas del espacio Ayudas Audiovisuales  Conocer el tipo de ayudas audiovisuales de los expositores  Hacer pruebas antes de iniciar  Si se utiliza un video beam no es pertinente hacer uso de este en espacios abiertos a la luz de día Sillas, Mesas y Manteles  Conocer el número de invitados  Determinar la distribución de las mesas y sillas según la actividad que se realizara Flores Se utilizan para decorar el lugar del evento Invitaciones El diseño escogido debe ser aprobado por el comité de relaciones públicas y protocolo Deben enviarse con 30 o 15 días de anticipación Lista de invitados Tener claro quiénes van a ser invitados al evento Confirmar la recepción de la tarjeta Confirmar la asistencia al evento Transporte Si los expositores o el público asistente lo requieren Alimentación Depende del horario, la duración del evento y la cantidad de invitados Equipos de comunicación En caso de que el personal de logística lo requiera Seguridad y equipos de emergencia Esto se puede coordinar con la secretaria de seguridad ciudadana Material POP Debe garantizarse la adecuada presencia institucional a través de pendones, pasacalles, camisetas, gorras, etc. En caso necesario, debe prepararse material de apoyo (cartillas, volantes, etc.) Sonido

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VIII HOJA DE CALIFICACIÓN ¿Qué es una hoja de calificación? Una hoja de calificación es una herramienta útil y necesaria en cualquier tipo de organización, ya que es usada como método para medir y verificar los resultados de un evento por medio de una numeración que arroja el resultado obtenido y dado por los asistentes, es decir el impacto generado en los participantes. Además, mediante esta hoja de calificación se obtienen indicadores que son utilizados para implementar cambios en eventos futuros.

¿Qué se debe tener en cuenta para realizar una hoja de calificación?

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verificar diseño de la hoja de calificación

establecer el objetivo que se quiere alcanzar por medio de esta

Realizar preguntas concretas, para obtener mas fácil el resultado

Es importante dejar un espacio en blanco para dejar las observaciones que hallan tenido los paricipantes y que aportan al mejoramiento del evento.

Esa apreciación hecha por el asistente al evento permite conocer aspectos que no se incluyeron dentro de esta.

¿A quién presentar la hoja de calificación?

Es de gran importancia tener información de los distintos aspectos de un evento, ya que, mediante la calificación y las observaciones se logra conocer las falencias y las mejoras que se pueden tener en un evento futuro, por lo que se debe tener en cuenta a los diferentes asistentes ya sean: 

Oradores



Patrocinadores

 

Comité organizador Proveedores



Personal interno o externo

Diseño de la hoja de calificación:

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

Es bueno tener en cuenta que cuanto más breve sea, es más posible que la mayoría de participantes la diligencien completa. Lo ideal es elaborar pocas preguntas. Las preguntas deben ser relevantes para poder evaluar los resultados.



Es conveniente realizar preguntas cerradas de tipo múltiple opción. Dando un máximo de cinco respuestas, como por ejemplo: excelente, muy bueno, bueno, regular, malo, o dando la posibilidad de responder con un puntaje sobre cada una de las áreas, del 1 al 10.

Es importante además incluir un espacio en blanco para dejar sugerencias, comentarios y cualquier observación que se desee aportar. https://ingenioempresa.com/hoja-de-verificacion/

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Ventajas de una hoja de calificación



Los resultados se obtienen de manera breve y concisa



Es sencilla y fácil de diligenciar



Se logra apreciar cuales fueron las falencias que se tuvieron durante el evento



Se conoce quien contesta

Desventajas de hoja de calificación



Se puede presentar confusión en la información del evento respecto al diseño de la hoja de calificación



Bajo nivel de respuesta



No se puede utilizar material auxiliar



Falta de receptividad

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Ejemplo: Hoja de calificaciรณn en un evento

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CONCLUSIÓN

Para concluir, en los capítulos anteriores se pudo identificar o evidenciar como se debe realizar adecuadamente un evento, teniendo en cuenta que la planeación, comunicación y trabajo en equipo son de gran importancia para la ejecución de los mismos. Podemos resaltar que todo tipo de evento es aquel en el que se realiza una determinada inversión, ya que este permitirá dar a conocer diversas actividades, conmemoraciones, celebraciones, etc., las cuales serán de gran impacto para los clientes en general, tanto internos como externos. Todo esto enriquece nuestros conocimientos en la realización de los diferentes tipos de eventos, se tiene un pensamiento más amplio sobre el tema, ya que toda persona que desee realizar o llevar a cabo un evento sea cual sea su magnitud debe poseer un conocimiento respectivo para ejecutar de una manera adecuada dicho evento, ya que se presentaran diferentes temáticas o tipos de eventos.

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