MANUAL DE USUARIO Aplicativo para utilizar Nómina en Access
Laura Andrea García Pinto Christian Jair Guerrero Contreras Johan Stiven Jaimes Cárdenas Diego Alejandro Moreno Bernal
FICHA 321178
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA Tecnólogo en Gestión Administrativa
INTRODUCCIÓN Con este manual se pretende que el usuario pueda realizar paso a paso el ingreso de datos a la nómina que se encuentra en Access, permitiendo mejor manejabilidad de los datos y así un fácil acceso a los mismos. Antes de comenzar debemos tener en cuenta que ya se debe tener hecha una base de datos lista para trabajar. Cuando la base de datos ya está realizada procederemos a ingresar uno a uno los datos de los trabajadores a quienes se le va a realizar la nómina. Las entidades y los atributos se crean según la necesidad del usuario.
TEMA 1. INGRESAR DATOS A LA BASE DE DATOS
Ingresar datos del trabajador Como las entidades ya deben estar creadas, procederemos a ubicarnos en la entidad donde vamos a ingresar los registros, que en este caso serĂa la entidad EMPLEADOS. Veamos:
Entidad Atributos
Registros
Como se muestra en el ejemplo se van ingresando los registros correspondientes a cada entidad, en este caso la entidad EMPLEADOS tiene siete ATRIBUTOS, pero cabe recordar que los atributos son los datos que el usuario quiere que aparezcan en la respectiva entidad de la base de datos.
Ingresar los datos generales de la nómina
Cuando ya se haya llenado por completo los registros de la entidad EMPLEADOS, procederemos a llenar los datos de la entidad donde se encuentran los datos que se encuentran en la nómina, es decir, los valores que estos llevan, dicha entidad será la de DATOS GENERALES. Veamos:
Contiene los datos de lo que se le paga al trabajador.
Se da doble clic sobre la entidad DATOS GENERALES, para abrir la pestaña e ingresar los registros correspondientes:
En esta entidad se registran los valores correspondientes al salario, auxilio de transporte, días trabajados y demás componentes de la nómina
Ingresar datos de las APROPIACIONES
Las apropiaciones son valores que el empleador está obligado a pagar, por lo tanto, esta debe estar a parte de los datos del empleado y de los datos generales de la nómina en sí. De igual manera procedemos a dar doble clic para que se despliegue la pestaña y así poder ingresar los registros respectivamente. Veamos:
NOTA: Sólo se hace un registro de las apropiaciones que paga el trabajador, para esto se tiene en cuenta la fecha en que se hizo la nómina y de acuerdo con eso se suman todos los valores correspondientes a prima, cesantías, intereses de cesantías, vacaciones y demás que cada trabajador generó y se escribe el total en donde se encuentra cada ATRIBUTO.
TEMA 2. CREAR TABLAS DE CONSULTAS Las tablas de consulta nos permiten agrupar atributos de las diferentes entidades que tenemos, con el fin de hacer más fácil el acceso a los datos que el usuario requiere en ese momento, para esto tenemos en cuenta que después de haber creado las relaciones entre entidades, se procede a crear la tabla. Para esto tenemos en cuenta:
Se deben tener todas las pestañas de las entidades cerradas.
Nos ubicamos en CREAR que se encuentra en la parte superior de la ventana en la parte de consultas.
Nos ubicamos en asistentes para consultas y le damos clic, en este caso crearemos un asistente para consulta sencilla y damos clic en aceptar.
Cuando damos clic en aceptar, se abre una ventana en donde nos indican qué queremos hacer, seleccionamos donde dice tablas/consultas en la parte donde se encuentra una flecha hacia abajo, le damos clic y se despliegan automáticamente las opciones de tablas que tenemos disponibles, que en este caso serían nuestras entidades.
Seleccionamos la tabla de datos generales y en campos disponibles escogemos los atributos que queremos que nos aparezcan en nuestra nueva tabla, en seguida, lo trasladamos a donde dice campos seleccionados.
Cuando ya hayamos seleccionado los atributos de la entidad DATOS GENERALES, procederemos a ubicarnos en la entidad de EMPLEADOS y haremos el mismo procedimiento anterior y después damos clic en aceptar.
Seguido, se abre otra ventana donde nos preguntan si queremos la consulta en detalle o en resumen, seleccionamos detalle y damos clic en siguiente.
Por último, se asigna un título a la nueva consulta, seleccionamos la opción abrir la consulta para ver la información y damos clic en finalizar.
En seguida se abre una nueva pestaña con el nombre de la consulta que realizamos y se muestran todos los registros de los atributos seleccionados.
TEMA 3. CREAR FORMULARIOS Un formulario te permite acceder y modificar datos específicos de la base de datos que tenemos creada, permitiendo así un mejor manejo a la hora de acceder a esta información. A continuación, se indican los pasos para la creación del mismo. NOTA: Se creará un formulario en el que aparezca la información del empleado y el pago correspondiente de la nómina.
En la parte superior de la pantalla damos clic a la pestaña CREAR, nos ubicamos en formularios y en seguida seleccionamos la opción ASISTENTE PARA FORMULARIOS, luego nos muestra una ventana donde nos pide seleccionar los atributos que deseamos incluir en el formulario.
A continuación, en Tablas/Consultas desplegamos las opciones y escogemos la tabla de EMPLEADOS y en campos seleccionados solo cruzamos el Código, nombre, identificación, cargo y salario.
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Cuando los campos ya hayan sido seleccionados, nos ubicamos nuevamente en Tablas/Consultas y escogemos la tabla DATOS GENERALES y seleccionamos todos los campos que este contenga y damos clic en siguiente.
En seguida aparece otra ventana donde nos indica cómo queremos que se vean los datos, seleccionamos la opción FORMULARIOS CON SUBFORMULARIOS y damos clic en siguiente.
Cuando damos clic en siguiente, nos aparece otra ventana indicándonos cómo queremos que los datos sean distribuidos, se escoge la opción HOJA DE DATOS y damos clic en siguiente.
Por último, se abre una ventana en donde se especifican los últimos detalles, ya sea el título del formulario y el subformulario, se dejan los títulos que tienen y se selecciona la opción ABRIR EL FORMULARIO PARA VER O INTRODUCIR INFORMACIÓN y damos clic en finalizar.
A continuación, se muestran todos los datos ya organizados del formulario que se realizó.
En la parte izquierda de la ventana encontramos que aparece el formulario y el subformulario que hemos creado.
Si se desea buscar la información de algún empleado, nos ubicamos en la parte inferior de la ventana, en la opción SIN FILTRO, damos clic en buscar.
Procedemos a escribir el nombre del empleado, en este caso buscaremos a Angie García. Inmediatamente aparece toda la información de la persona.
Cuando realicemos modificaciones en el formulario, también se realizarán en el subformulario.
TEMA 5. DISPOSICIONES FINALES Se pueden crear la cantidad de entidades, atributos, consultas y formularios que el usuario desee. Cuando se agrega, quita o se modifica algún dato de la base de datos este se modificará en todas las entidades, consultas y formularios que se hayan hecho, es decir, si te modificas un dato en una consulta, también se modificará las tablas y formularios realizados. NOTA: Para que la modificación se realice en las tablas y formularios se tiene que actualizar la base de datos, haciendo clic en el botón actualizar todo que se encuentra en la parte superior de la ventana en la pestaña de inicio.
Para eliminar un atributo de la base de datos, nos dirigimos a la parte izquierda de la ventana y en TABLAS seleccionamos la entidad a la que se le eliminará el atributo. En este caso eliminaremos un atributo de APROPIACIONES.
En la parte superior de la pestaña inicio encontramos la herramienta VISTAS, damos clic en la opción ver.
Inmediatamente nos dirige a las herramientas de la tabla, aquí podemos agregar, quitar o modificar cualquier dato de los atributos.
En este caso eliminaremos el atributo CÓDIGO. Seleccionamos toda la fila, damos clic derecho y escogemos la opción ELIMINAR FILAS.
En seguida se abre una ventana donde preguntan si queremos eliminar definitivamente el campo que hemos seleccionado, damos clic en SI.
El atributo se ha borrado completamente. A continuaci贸n, nos ubicamos en la parte superior izquierda de la pesta帽a inicio en la herramienta VISTAS, damos clic en ver en donde se abre una ventana que nos indica si queremos guardar los cambios efectuados en la tabla, damos clic SI.
Al guardar los cambios se muestra la tabla con todos los demĂĄs datos que contiene la entidad exceptuando el atributo CĂ“DIGO.