2 Neste WhitePaper você vai encontrar:
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Introdução
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Agilidade Operacional e Agilidade Estratégica
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A Importância da Agilidade e da Precisão em Decisões Estratégicas
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O BPMS como solução integrada para Decisões em Tempo Real
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Sobre a Lecom
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Introdução
Ciclos de negócio acelerados marcam a realidade corporativa atual, e a previsão não é de que o ritmo se torne menos frenético. Novos desafios começam a nortear a prática empreendedora e gerencial, demandando Agilidade e Assertividade como competências centrais. A tecnologia, como essencial para a evolução corporativa, mantém sua relevância sob a necessidade
de
viabilizar
a
Inteligência
necessária
para
que
o
Gerenciamento de Processos do Negócio (Business Processo
Management – BPM) permita um fluxo de Conhecimento e Ação dinâmico e pautado em visão estratégica em tempo real. A máxima abordada por este White Paper é a de que as organizações se encontram em uma situação que exige que sejam capazes de responder com agilidade a um ambiente de negócios dinâmico. Caso isso não ocorra, serão constantemente “pegas de surpresa” por situações de que podem impactar o negócio (tanto positiva quanto negativamente). Esse ponto pode determinar muito sobre uma empresa que aproveita oportunidades, resiste a crises e se transforma dinamicamente e outra empresa que deixa passar oportunidades, sucumbe às aparentes crises (que também podem ser oportunidades) e assume postura estagnada, mesmo que inconscientemente. O atual cenário de empreendimentos requer ampla capacidade de captar informações e experiências e transformá-las em conhecimento e insights que embasem e fomentem movimentos da corporação. Para tanto, a empresa deve buscar um modelo enxuto de gestão e gerenciamento de processos, que permita fluidez e agilidade na Gestão em Estratégia e Operações. A Tecnologia é um forte aliado.
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Agilidade Operacional e Agilidade Estratégica A harmonização entre a agilidade estratégica e a agilidade operacional é sem dúvida o segredo para o alcance da agilidade total em uma organização. Mas essa não é uma missão simples, muito pelo contrário. As competências demandadas envolvem os vários âmbitos de gestão corporativa, desde a estrutura de custos, até o modelo operacional e estratégico e sua estrutura de Gerenciamento de Processos. No contexto empreendedor, a agilidade e a velocidade do negócio, em termos estratégicos e operacionais, tem uma relação muito íntima com o sucesso do empreendimento. Esse pensamento é defendido por Eric Ries, criador da metodologia e autor do livro “The Lean Start-up”. Ele afirma que se conseguimos diminuir o tempo entre os chamados “pivôs” (como mudanças estratégicas e direcionais que retém lições aprendidas ao longo do negócio), podemos aumentar as probabilidades de sucesso sem prejudicar os recursos financeiros disponíveis para o negócio. A metodologia Lean Start-up também afirma que essa agilidade tem total relação com o
aprendizado
corporativo
e
conhecimento
operacional
e
estratégico. Trazendo essa noção de agilidade para o contexto de grandes corporações já estabelecidas – não nos restringindo à perspectiva de Start-ups – uma organização precisa alcançar o equilíbrio real entre aspectos como:
Agilidade / Velocidade – Acessar informações com inteligência em tempo real e ser capaz de empreender ações com agilidade é o pontochave abordado por este paper e um dos maiores diferenciais das organizações de sucesso.
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Adaptabilidades
/
Versatilidade
–
Versatilidade diz respeito à capacidade que a organização tem de se “reinventar” ou repensar produtos, serviços e processos de acordo com necessidades colocadas tanto pelo ambiente
externo
quanto
por
objetivos
estratégicos. É o “jogo de cintura” e a capacidade de “pivotar” novas iniciativas em
um
sentido
de
evolução
e
sustentabilidade geral do negócio.
Estabilidade – Manter a estabilidade no contexto apresentado é um grande desafio. Dos maiores. A empresa moderna de sucesso precisa alcançar um ritmo operacional e estratégico estável (na medida do possível) em termos de modelo operacional e estrutura de custos, compreendendo uma lógica de sustentabilidade
do
negócio.
Demonstrar
formas de alcance dessa realidade está entre
os
principais
objetivos
desta
publicação da Lecom.
Gestão do Conhecimento – Integração de mecanismos gestores de informação e geradores de conhecimento em tempo real, capazes de garantir base para tomada
de
decisões
operacionais
e
estratégicas de forma ágil. Essa perspectiva também é pautada no Aprendizado Contínuo e como os processos corporativos geram “saídas” capazes de serem assimiladas
O que são Ativos de Processos? Ativos de processos são todos os recursos materiais, humanos, tecnológicos e informacionais que são afetados ou afetam o desenvolvimento dos processos de negócio, ou seja: - Recursos e Sistemas Tecnológicos – ERPs, Bancos de Dados, Aplicações, CRMs, Soluções Web, Planilhas, etc. - Recursos Humanos – Colaboradores, Parceiros, Clientes, Gerentes, Investidores, etc. - Recursos Informacionais e Ativos de Conhecimento – Informações, Dados Estatísticos, Relatórios (customizáveis e em tempo real), Gráficos, Previsões, etc.
6 como conhecimento aplicável organizacional. O equilíbrio entre os assuntos acima tem total relação com os processos corporativos e, nesse sentido, otimizar o gerenciamento dos chamados “ativos de processos” (veja o Box ao lado) parece ser uma das estratégias mais promissoras.
Operações que verdadeiramente alcançam a agilidade dependem da pró-atividade de recursos humanos que sejam capazes de inovar com criatividade e tenham assimilado uma “cultura de inovação e mudança”. Estamos falando de um trabalho profundo, de transformação da mentalidade (mindset) coletiva das equipes para um paradigma mais dinâmico de trabalho, sem aversão ao novo. Muitas empresas de alto desempenho buscam versatilidade e agilidade
dando
foco
à
melhoria
de
suas
funções
e
competências centrais, terceirizando funções menos vitais para reduzir suas bases de custo fixo e adquirir flexibilidade. Áreas que merecem olhar estratégico desde o início são Finanças e Comunicação em termos de transparência e controle, tendo em vista sua relação íntima
com
a
credibilidade
e
estabilidade
corporativa.
Essas
estratégias, assim como outras estratégias para o mesmo fim (agilidade e flexibilidade com Excelência), passam necessariamente por um ponto essencial, a garantia dos processos centrais e vitais. Se idealizarmos um momento perfeito em termos de processos e agilidade corporativa, teríamos uma empresa dotada de uma cultura compartilhada de inovação, com processos bem estruturados e adaptáveis e tecnologias versáteis, capazes de suportar um fluxo complexo de informações em diferentes formatos, integrando plataformas e garantindo a ação efetiva
7 das pessoas envolvidas. Essa seria uma organização capaz de empreender mudanças de forma ágil sem comprometer sua subjacente estabilidade. Quando falamos em operacionalizar esse novo olhar corporativo com foco na agilidade e na excelência total, entram em questão as práticas, conhecimentos e metodologias de Gerenciamento dos Processos do Negócio e sua concreta instrumentalização através da tecnologia como grande diferencial (junto ao aspecto cultural) que pode garantir os fluxos de conhecimento, ações e decisões de forma estruturada.
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A Importância da Agilidade e da Precisão em Decisões Estratégicas Organizações que alcançam a agilidade operacional e estratégica não apenas aprendem a se adaptar rapidamente e aproveitar oportunidades de forma ativa, mas adentram um ciclo permanente de movimento que as capacita a tirar vantagem de mudanças e rupturas. Este é o que podemos chamar de ciclo de prosperidade, marcado por ondas contínuas de transformação e inovação. No ambiente de negócios atual, essas são as mais importantes fontes de vantagem competitiva. Essa abordagem ágil depende de um compromisso coletivo e de viabilização tecnológica, para que as decisões (além de tomadas de forma inteligente) gerem conhecimento e aprendizado que “alimentarão” a própria cultura de inovação. As organizações que buscam acessar essa realidade precisam ser capazes de firmar compromissos e tomar decisões em tempo real, sem que haja barreiras operacionais, políticas ou hesitações e medos individuais. Quando falamos em “decisões em tempo real”, fazse também referência à capacidade de mobilizar de forma ativa os
recursos
(humanos
e
materiais)
que
garantirão
o
empreendimento de sua decisão. Mas quais competências corporativas precisam ser desenvolvidas? • Identificação de tendências: Estruturar processos – ou implementar atributos (features) e “momentos” em seus processos – capazes de te colocar “um passo à frente”, viabilizando informações e capacidades de ação em termos de identificação de tendências, oportunidades e ameaças.
9 • Cultura de Inovação: Predispõe uma propensão cultural corporativa
a
administrar
com
sucesso
mudanças,
transformações e também desenvolver ideias novas, criativas e impactantes. Esse fator não pode ser alcançado sem o desenvolvimento dos indivíduos e da noção de “capital humano e social” e também de uma estrutura de processos capaz de suportar esse cenário. • Gestão ativa de Produtos/Serviços: Uma gestão avançada de produtos e serviços acompanha informações estratégicas de múltiplas fontes, de forma integrada e realizando as devidas priorizações e relações. Informações tais como: inputs de clientes,
dados de mercado, pesquisas de opinião com o público alvo, estudos de órgãos especializados, previsões estatísticas, etc . Hoje muitos setores de Pesquisa & Desenvolvimento (P&D) utilizam-se de estratégias como a Inovação Aberta, recebendo inputs de amplo público e também viabilizando processos de cocriação – em ambas as situações com públicos “externos” e “internos”. • Relatórios parametrizáveis e dinâmicos: Outra questão chave é a existência e o fácil acesso e manipulação de relatórios baseados
em
dados
extraídos
em
tempo
real.
Essas
informações, de forma sistematizada, por si só já representam uma grande vantagem competitiva. Quando acessíveis em tempo real, integradas com dados de fontes e formatos alternativos e “amarradas” a capacidades de ação, são pontos marcantes das empresas vencedoras. • Previsões: Palpites e previsões do futuro fazem parte do dia-a-dia de negócios e a cada dia mais ganham espaço como competências de grande importância. O grande segredo é como ser capaz
de
antever
cenários
com
alto
nível
de
qualidade,
assertividade e precisão, nas horas corretas. Estamos falando de uma capacidade
de
combinar
conhecimento
adquirido
e
10 informações diversas em tempo real, de forma estruturada e constante. Bons padrões de combinação e fontes seguras de informação podem garantir previsões inteligentes automáticas e também embasar a visão dos profissionais envolvidos. • Gestão de riscos: Toda corporação está suscetível a riscos, positivos
ou
negativos.
Mapear
e
antever
riscos,
traçar
estratégias e também ser capaz de responder rapidamente a eles é uma parte complexa da gestão de negócios. Mas merece importância central e se torna possível através de estudos e até mesmo alertas que podem habilitados em processos de maior relevância. • Gerenciamento de Processos do Negócio (BPM): O BPM como metodologia conceitual e prática, permeia todos os tópicos mencionados anteriormente, garantindo a base inteligente para o fluxo de conhecimento, decisões e ações corporativas. Instrumentalizar os principais processos corporativos com qualidade e inteligência sem dúvida está entre as principais capacidades a serem desenvolvidas pelas organizações que buscam posicionamento de destaque e liderança.
11 O BPMS como solução integrada para Decisões em Tempo Real
Organizações – independente de seu tamanho ou posicionamento de mercado, mas principalmente as líderes de seu setor – estão sendo cobradas a cada dia mais por tomar decisões operacionais, estratégicas e ligadas ao conhecimento corporativo, melhor e de forma mais rápida. Este contexto de constante mudança só pode ser suportado por uma visão mais ampla e inteligente das operações e ambientes, que está hoje sendo alcançada por organizações que fazem de suas operações mais inteligentes, integrando análises de dados e de indicadores em seus processos e as aplicações capazes de viabilizá-los. São organizações dotadas de Agilidade e capazes de acompanhar e antecipar os movimentos do mercado com resiliência perante choques
e
crises,
aproveitando
brechas,
riscos
positivos
e
oportunidades. Os resultados alcançados por essas organizações podem ser notados em áreas diversas como a retenção e captação de clientes; a ampliação do market share; a redução de custos operacionais; a otimização de recursos e a redução do impacto do negócio (Sustentabilidade); e aumentos significativos na receita. A competência corporativa em questão depende da capacidade de (lidando
com
fontes,
formatos
e
plataformas
distintas
de
conhecimento) visualizar, analisar e agir em tempo real. A Inteligência de Processos e Operações é responsável por ampliar a eficiência operacional e a capacidade global de resposta, garantindo decisões e respostas assertivas para mudanças no cenário de negócios.
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Otimização de Processos Centrais – A otimização de processos é abordada de diferentes formas nas literaturas de BPM, podendo ser focada em processos centrais que percorrem todo o core corporativo (processos ponta-a-ponta) e também abranger processos mais rotineiros, operacionais e “de apoio”, que ampliam a eficiência e a agilidade
operacional.
Minimização
de
Pontos
de
Informação
Concentrada
(information silos) – Reduzir a concentração de informação em locais ou pessoas, permitindo um fluxo contínuo e dinâmico de conhecimento está entre os grandes desafios da Gestão de Processos e entre as principais competências dos Sistemas Inteligentes de Gerenciamento
Integrar,
de
Padronizar
e
Automatizar
Processos. Fontes,
Acessos
e
Compartilhamento de Conhecimento dos Processos – Apenas com informações de fontes confiáveis e compartilhadas a empresa pode
adentrar
a
realidade
da
Colaboração
(operacionais e estratégicas) em Tempo Real.
e
das
Decisões
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Desvendando a relação entre Pessoas, Processos, Agilidade e Excelência
Como é possível verificar na imagem acima, o alcance da Excelência Operacional e da Gestão Integrada tem total relação com – além de outros fatores não abordados na presente publicação – critérios ligados à agilidade, à flexibilidade e à assertividade, sendo características embasadas por Informação Oportuna, precisa e Confiável (nos locais corretos, no momento mais apropriado); Agilidade Estratégica para tomada de Decisões Inteligentes e Rápidas;
e
Agilidade
Operacional
para
Mobilização
de
Recursos (humanos e materiais) e Ação em Tempo Real. Esse últimos fatores estão ligados intrinsecamente ao Desenvolvimento Humano e ao estabelecimento de uma Cultura de Inovação Corporativa
e
também
à
qualidade
no
Gerenciamento
Inteligente dos Processos do Negócio (IBPM), que alcançará
14 resultados mais assertivos, complexos, integrados, dinâmicos e duradouros com a implementação de Sistemas de Gerenciamento de Processos do Negócio (BPMS).
15 Sobre a Lecom A
Lecom
é
uma
empresa
especializada
em
Soluções
para
Gerenciamento Inteligente de Processos do Negócio.
Conheça mais detalhes sobre essas soluções em nossa publicação “Inteligência no Gerenciamento de Processos do Negócio – Como obter Ganhos Estratégicos com Suites Inteligentes de BPM”
Tenha acesso a cases de corporações que estão alcançando o sucesso
e
a
Excelência
Operacional
com
uma
Solução/Sistema de Gerenciamento de Processos do Negócio. Acesse o site AtosBPM.
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