Klauzula informacyjna W nawiązaniu do obowiązków wynikających z rozporządzenia ogólnego Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz. U. UE. L. z 2016 r. Nr 119, str. 1 dalej RODO) poniżej przekazujemy informacje o przetwarzaniu danych osobowych. Zawiadamiamy, że przetwarzamy Państwa dane osobowe i wobec tego przysługują Państwu poniższe uprawnienia. 1. Administrator: Leds Polska spółka z o.o., nr KRS: nr KRS: 0000290278, nr REGON: 020565465, nr NIP: 8982121688
1. W jakim celu i na jakiej podstawie przetwarzamy dane osobowe a) na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO w celu zawarcia umowy w związku z wyrażeniem przez Państwa takiego zamiaru, a następnie w związku z wykonaniem umowy, b) na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO w celach analitycznych: doboru oferty do potrzeb klientów, badania satysfakcji klientów, badanie jakości produktów lub usług, badanie jakości obsługi, ulepszenia produktów w związku z badaniem satysfakcji klientów, Twojego zainteresowania, logów technicznych aplikacji, optymalizacji procesu obsługi klienta (również posprzedażowej) na podstawie analizy jego przebiegu, ochrona przed kradzieżą i zabezpieczenie danych oraz majątku, ochrona przed oszustwem, co jest naszym prawnie uzasadnionym interesem, c) na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO w celach dowodowych dla zabezpieczenia informacji na wypadek prawnej potrzeby wykazania faktów, co jest naszym prawnie uzasadnionym interesem, nawet po zakończeniu świadczenia usług na Państwa rzecz, d) na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO w celu ewentualnego zabezpieczenia, ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami, co jest naszym prawnie uzasadnionym interesem, nawet po zakończeniu świadczenia usług na Państwa rzecz, e) na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO w celu stosowania marketingu bezpośredniego i oferowania naszych produktów lub usług, co jest naszym prawnie uzasadnionym interesem, f) na podstawie art. 6 ust. 1 lit. d RODO w celu ochrony Państwa żywotnych interesów i informowania o zmianie obowiązujących przepisów, wydanych orzeczeniach, interpretacjach i stanowiskach, 2. Dane mogą zostać przez nas przekazane (o ile będzie to konieczne) następującym podmiotom: a) naszym podwykonawcom i zewnętrznym podmiotom świadczącym na naszą rzecz usługi księgowe, prawnicze, informatyczne, marketingowe, brokerskie i z zakresu likwidacji szkód, ochroniarskie, b) naszym podwykonawcom lub współpracownikom, którzy bezpośrednio wykonują czynności w celu realizacji umowy na Państwa rzecz, c) podmiotom z naszej grupy kapitałowej, których oferta uzupełnia naszą ofertę,
1
d) podmiotom z naszej grupy kapitałowej, które świadczą na nasza rzecz usługi lub współpracują w zakresie prowadzonej działalności (np. udzielają nam licencji na korzystanie z programów komputerowych, wykonują określony zakres obowiązków prawnych i administracyjnych), e) partnerom handlowym, których oferta uzupełnia naszą lub których ofertą wyrazili Państwo zainteresowanie, f) bankom i instytucjom finansowym, g) właściwym organom podatkowym i innym uprawnionym organom administracji rządowej i samorządowej, a także organom wymiaru sprawiedliwości i innym uprawnionym instytucjom (np. nadzór finansowy, firmom ubezpieczeniowym w zakresie likwidacji szkód), przy czym przekazywać możemy wyłączenie minimalny zakres informacji i jedynie wtedy, gdy jest to niezbędne. Nadto nie przekazujemy danych poza teren Polski/UE/EOG. 3. Okres przechowywania danych osobowych: a) dane przetwarzane w celu zawarcia umowy będą przechowywane przez okres negocjowania tej umowy oraz do końca roku kalendarzowego następującego po roku, w którym po raz ostatni kontaktowali się Państwo dla jej zawarcia, b) dane przetwarzane w związku z zawarciem umowy będą przechowywane do końca okresu przedawnienia ewentualnych roszczeń i do końcu okresu weryfikacji wykonania obowiązków fiskalnych oraz administracyjnych ciążących na administratorze w związku z zawarciem tej umowy, c) podstawowe dane kontaktowe przetwarzane w związku z realizacją marketingu bezpośredniego produktów i usług naszych lub naszych partnerów handlowych będą przechowywane do czasu zgłoszenia sprzeciwu względem tego celu przetwarzania lub do czasu cofnięcia zgody, jeśli dane są przetwarzane na podstawie takiej zgody lub do momentu, gdy ustalimy, że dane te się zdezaktualizowały, d) dane przetwarzane w związku z naszym uzasadnionym interesem, na zasadach opisanych powyżej, będą przechowywane do czasu realizacji tego celu lub do czasu zgłoszenia sprzeciwu względem tego celu przetwarzania, o ile sprzeciw winien być uwzględniony z uwagi na nadrzędny interes osoby, której dane dotyczą. 4. Informujemy, że przysługują Państwu następujące prawa: a) prawo dostępu do swoich danych, otrzymania ich kopii oraz do ich sprostowania (poprawiania), b) prawo do żądania usunięcia danych – jeżeli według Państwa nie możemy ich przetwarzać, c) prawo do ograniczenia przetwarzania danych – jeżeli według Państwa mamy nieprawidłowe dane lub przetwarzamy je bezpodstawnie, a nie chcą Państwo, abyśmy je usunęli, bo są Państwu potrzebne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń bądź jest rozpoznawany Państwa sprzeciw, mają Państwo prawo domagania się ograniczenia przetwarzania danych do ich przechowywania lub wykonywania jeszcze innych uzgodnionych z Państwem operacji, d) prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych celu prowadzenia marketingu bezpośredniego, po wniesieniu przez Państwa takiego sprzeciwu zaprzestaniemy przetwarzania danych w tym celu, e) prawo do wniesienia sprzeciwu z uwagi na Państwa szczególną̨ sytuację wobec przetwarzania danych w celu realizacji naszego uzasadnionego interesu (w opisanych powyżej warunkach, innych niż marketing bezpośredni), a także, gdy przetwarzanie jest nam niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub do sprawowania powierzonej nam władzy publicznej. W takim
2
przypadku proszę przedstawić Państwa szczególną sytuację, uzasadniającą zaprzestanie przez nas przetwarzania objętego sprzeciwem. Przestaniemy przetwarzać́ Państwa dane w tych celach, chyba że podstawy przetwarzania przez nas danych są nadrzędne lub jest to niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, f) prawo do przenoszenia danych polegające na możliwości domagania się wydania Państwu danych w ustrukturyzowanym i powszechnie używanym formacie, a także na możliwości zlecenia nam przesłania tych danych bezpośrednio innemu, wskazanemu podmiotowi, g) prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego (Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych lub innego właściwego organu), h) prawo do cofnięcia (w każdej chwili) udzielonej zgody na przetwarzanie danych osobowych (które przetwarzamy na podstawie Państwa zgody). Nie ma to jednak wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed cofnięciem zgody. W celu realizacji powyższych praw proszę kontaktować za pośrednictwem wiadomości mailowej na adres e-mail: rodo@leds-c4.pl bądź na piśmie (na adres siedziby administratora). Przed wykonaniem naszych obowiązków będziemy musieli potwierdzić Państwa tożsamość. 5. Informacja dotycząca dobrowolności podania danych i skutków ich nieprzekazania: a) w przypadku umów - podanie danych jest warunkiem zawarcia lub wykonania umowy, a w konsekwencji świadczenie umowne może nie zostać spełnione lub możemy dochodzić przysługujących nam roszczeń, b) w przypadku przetwarzania danych ze względu na interes administratora – przekazanie danych jest dobrowolne,
Information clause With reference to the obligations arising from the General Regulation of the European Parliament and of the Council (EU) 2016/679 of 27 April 2016 on the protection of individuals with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data and repealing Directive 95/46 / EC (Journal of Laws of the EU No. L. of 2016 No. 119, page 1 - next RODO) below, we provide information about the processing of personal data. We inform you that we process your personal information and therefore you have the following rights. 1. Administrator: Leds Polska Spółka z o.o., KRS number: KRS number: 0000290278, REGON number: 020565465, NIP number: 8982121688
1. For what purpose and on what basis we process personal data a) pursuant to art. 6 par. 1 lit. b RODO in order to conclude an agreement in connection with your expressing such intention and then in connection with the performance of the contract, 3
b) pursuant to art. 6 par. 1 lit. f RODO for analytical purposes: selection of the offer to the clients' needs, customer satisfaction surveys, quality testing of products or services, testing of service quality, product improvement in relation to customer satisfaction surveys, your interest, application technical logs, optimization of the customer service process (also aftersales) on the basis of the analysis of its course, protection against theft and security of data and property, protection against fraud, which is our legitimate interest, c) pursuant to art. 6 par. 1 lit. f RODO as evidence to secure information in the event of a legal need to prove facts, which is our legitimate interest, even after the services have been concluded for you, d) pursuant to art. 6 par. 1 lit. f RODO for possible protection, determination, investigation or defence against claims, which is our legitimate interest, even after the services have been concluded for you, e) pursuant to art. 6 par. 1 lit. f RODO to use direct marketing and to offer our products or services, which is our legitimate interest, f) pursuant to art. 6 par. 1 lit. d RODO in order to protect your vital interests and inform you about the change in the regulations in force, issued by judgments, interpretations and positions, 2. Data may be provided by us (if necessary) to the following entities: a) our subcontractors and external entities providing accounting, legal, IT, marketing, brokerage and claims settlement services, security services to us, b) our subcontractors or co-operators who directly perform activities in order to perform the contract for you, c) entities from our capital group whose offer complements our offer, d) entities from our capital group that provide services to us or cooperate in the field of their business (eg they grant us licenses to use computer programs, perform specific legal and administrative obligations), e) business partners whose offer complements our offer or which you have expressed interest in, f) banks and financial institutions, g) competent tax authorities and other authorized bodies of central and local government administration, as well as judicial authorities and other authorized institutions (eg financial supervision, insurance companies in the scope of claim settlement), whereby we can only provide a minimum scope of information and only when it is necessary. Moreover, we do not provide data outside the territory of Poland / EU / EEA. 3. The period of storage of personal data: a) data processed in order to conclude the contract will be kept during the period of negotiating this agreement and until the end of the calendar year following the year in which you last contacted for its conclusion, b) data processed in connection with the conclusion of the contract will be kept until the end of the period of prescription of potential claims and the end of the period of verification of the fiscal and administrative obligations imposed on the administrator in connection with the conclusion of this contract, c) basic contact details processed in connection with the implementation of direct marketing of products and services of our or our business partners will be kept until the objection is made against this processing purpose or until the consent is withdrawn, if the data is processed on the basis of such consent or until we agree that these data have become obsolete,
4
d) data processed in connection with our legitimate interest, as described above, will be kept until this purpose is achieved or pending submission of such objection, insofar as the objection should be taken into account due to the superior interests of the data subject. 4. Please be advised that you have the following rights: a) the right to access their data, receive a copy and correct it (correction), b) the right to request the deletion of data - if according to you we cannot process it, c) the right to limit the processing of data - if according to you we have incorrect data or process it unjustifiably, and you do not want us to remove it, because you need it to establish, investigate or defend claims or is recognized your opposition, you have the right to demand restrictions on data processing for storing or performing other operations agreed with you, d) the right to object to the processing of the specific purpose of direct marketing, after you submit such an objection, we will stop processing data for this purpose, e) the right to object due to your special situation regarding the processing of data in order to fulfil our legitimate interest (in the conditions described above, other than direct marketing), and when processing is necessary for us to perform a task carried out in the public interest or to exercise the public authority entrusted to us. In this case, please describe your special situation justifying the cessation of the opposition processing. We will cease to process your data for these purposes, unless the basis of data processing is superior or necessary to establish, investigate or defend claims, f) the right to data transfer consisting in the possibility of requesting the release of data to you in a structured and commonly used format, as well as the possibility of requesting us to send this data directly to another, indicated entity, g) the right to file a complaint to the supervisory body (the President of the Office for the Protection of Personal Data or another competent authority), h) the right to withdraw (at any time) consent to the processing of personal data (which we process based on your consent). However, this does not affect the legality of the processing that was carried out prior to the withdrawal of consent. In order to implement the above rights, please contact via e-mail to the following e-mail address: rodo@leds-c4.pl in writing (to the address of the administrator's office). Before carrying out our duties, we will have to confirm your identity. 5. Information on the voluntary data submission and the consequences of their failure to provide: a) in the case of contracts - providing data is a condition for the conclusion or performance of the contract, and consequently the contractual performance may not be fulfilled or we can claim our claims, b) in the case of data processing due to the administrator's interest - the transfer of data is voluntary,
5