PROCESOS ADMINISTRATIVO TECNOTIC S.A.S.
AUTOR(ES): Leidy Lizeth Contreras Urbina C.C. 1.090’424.811
CORPORACION UNIVERSITARIA REMINGTON GERENCIA DE SISTEMAS INGENIERIA DE SISTEMAS SAN JOSE DE CUCUTA NOVIEMBRE 2015 Página 1 de 35
PROCESOS ADMINISTRATIVO TECNOTIC S.A.S.
AUTOR(ES) Leidy Lizeth Contreras Urbina C.C 1.090.424.811
Trabajo para optar el título de Ingeniero de Sistemas
Asesor JORGE ELIAZAR
CORPORACION UNIVERSITARIA REMINGTON GERENCIA DE SISTEMAS INGENIERIA DE SISTEMAS SAN JOSE DE CUCUTA 2015 Página 2 de 35
Tabla de contenido Proyecto de gerencia informática ........................................................................ 5 1. filosofía empresarial.......................................................................................... 5 1.1 mision ............................................................................................................. 6 1.2 vision ............................................................................................................ 6 1.3 Valores empresariales .................................................................................. 6 2. Politica empresarial .......................................................................................... 7 3. objetivosl ............................................................................................................ 8 3.1 objetivo general ............................................................................................ 8 3.2 objetivos especificos..................................................................................... 8 4. datos y caracterización de la cultura empresarial en Tecnotics ................... 9 5. trabajo gerencial y tipo de gerencia que se aplicaría en Tecnotics ............ 10 6. Gerencia estratégica, de producción, marketing, talento humano y financiera dentro de tecnotics ........................................................................... 12 7. Determinar los objetivos de la gerencia en tecnotics .................................. 14 8. determine cada una de sus capacidades gerenciales en la empresa tecnotics............................................................................................................... 15 9. realizar análisis de los tres grupos de funciones gerenciales en la empresa tecnotics............................................................................................................... 16 10. estructura y características de los sistemas de información de la empresa tecnotics............................................................................................................... 18 11. en que sistemas de información se apoya la alta gerencia de tecnotics. 19 12. explique un ejemplo concreto en su empresa de decisiones gerenciales .............................................................................................................................. 20 13. la planificación estratégica a largo, mediano y corto plazo ...................... 21 14. Expliqué de manera concreta cuales son los elementos (habilidades distintivas) que contribuyen la ventaja competitiva en su empresa. ............. 22 15. realizar análisis de cadena de valor en la empresa tecnotics ................... 23 16. clasifiqué las estrategias que está aplicando en tecnotics. ..................... 24 17. análisis de posicionamiento de la empresa tecnotics. ............................. 25 18. clases de conflicto ........................................................................................ 26 Página 3 de 35
19. clase de control ejercido .............................................................................. 27 20. técnicas de resolución de conflictos ........................................................... 28 21. indicadores de control que aplica su gestión gerencial ............................ 29 22. aplique y explique cada uno de los indicadores que se tratan en la unidad 5 ............................................................................................................................ 30 23. cuáles son sus tres principales objetivos gerenciales .............................. 31 24. como visualiza la evolución de su empresa a largo plazo ........................ 32 Conclusiones ....................................................................................................... 33
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PROYECTO GERENCIA INFORMÁTICA
1. La filosofía empresarial
La filosofía empresarial es el conjunto de ciertos elementos que nos van a permitir la identificación de la empresa con lo que es y lo que quiere lograr que, a su vez, permita desarrollar un núcleo de trabajo organizacional que identifica a todas las partes integrantes de la organización. Le empresa TECNOTICS se basa en la búsqueda de implementación tecnológica en las empresas de manera amigable frente a la sociedad (sin dañar el medio ambiente, al deshacerse de su tecnología) y sin tener que afectar su presupuesto (preocupación de estar cambiando los equipos de cómputo cada cierto tiempo), dando como solución arrendar equipos de cómputo, sin que las organizaciones tengan que desvelarse por sus activos tecnológicos, permitiendo que a través de este servicio se instalen equipos de cómputo dentro de la empresa, sea utilizado de la manera que esta requiera y el software que necesite, cuando tenga algún tipo de percance con los equipos, se atenderá sin ningún tipo de valor agregado, debido a que se está pagando por el outsourcing de tecnología, y sin que se vea afectado la continuidad del negocio, el servicio será lo antes posible. Dentro de la organización será como pilar la unión de todos los departamentos que se encargan de hacer funcionar el servicio principal de la empresa, la comunicación seré primordial, y se realizará por sistemas de información implementadas como el correo electrónico, la intranet y la recepción de servicios tendrá agenda miento por el ingeniero encargado del contrato de arrendamiento. Lema de la empresa, funcionar como los engranajes de un reloj, funcionar limpiamente y sin detener los procesos para avanzar a un mejor futuro empresarial, beneficiándonos todos y aportando a la sociedad.
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1.1 MISIÓN
Ser una empresa enfocada en brindar calidad de servicio en outsourcing para las pymes que deseen fortalecerse a nivel tecnológico, fomentando de esta manera concentración en sus objetivos como empresas, con nuestra calidad de equipo de trabajo velando por satisfacer sus requerimientos.
1.2 VISIÓN
TECNOTICS, en el 2018 será reconocida en la región oriental como líder en búsqueda de soluciones tecnológicas para las organizaciones Pymes que requieran de avances tecnológicos a bajos costos, siendo caracterizada por su eficacia y eficiencia en los servicios y productos ofrecidos.
1.3 VALORES EMPRESARIALES
Los valores que se tendrán en nuestra entidad es de la transparencia en los procesos con los clientes, que tengan participación de cómo se instalan los equipos y que manejo se les dará a su información. Responsabilidad, eficacia y eficiencia en el manejo de los servicios que sean requeridos por los clientes que contraten nuestros servicios. Sentido de pertenencia, fomentar el sentido de pertenencia en nuestros empleados, para así desarrollar un buen clima organizacional. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11.
Disciplina de trabajo Responsabilidad. Calidad en la prestación del servicio. Capacitación autónoma continúa. Pro actividad en el servicio. Honestidad. Solidaridad. Trabajo en equipo. Humanismo. Confianza en la ejecución de los protocolos. Cumplimiento eficiente y eficaz de las funciones.
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2. POLÍTICA EMPRESARIAL DE LA EMPRESA
Política general: Nuestra política se basa en dar la solución adecuada a la pyme que requiera de ayuda con la tecnología, podemos realizar un informe de consultoría de los requerimientos que son importantes para su funcionamiento óptimo y que se ajuste un contrato de acuerdo al presupuesto con el que cuente la organización que desee de nuestros servicios, fortaleciéndonos de manera en conjunto aportando nuestro crecimiento como empresa y ente importante en la sociedad. Política por departamentos: Cada departamento se mantendrá relacionados entre sí, colaborando en el manejo optimo del crecimiento empresarial, de debe verificación de procedimientos periódicos para el manejo interno así como el manejo que se realice a cada uno de los clientes. Política de integración: Se tendrá en cuenta si existe algún tipo de inconformidad a nivel interna por parte de los empleados, debido a que es importante tener un buen clima organizacional, para así estar satisfechos en la realización de las tareas y funciones de cada individuo que hace parte de la organización. Política de valor agregado interno: De acuerdo al crecimiento de la empresa se puede tener en cuenta valor agregados para los empleados como créditos y/o descuentos especiales para los integrantes de la entidad, celebración de fechas especiales, y bonificación extras en cumplimiento de metas. Política de valor agregado externo: Se debe de cuidar los clientes para ello se tendrá en cuenta en una base de datos aquellos clientes que tienen preferencia por nuestra empresa, como celebración de fechas importantes para ellos y enviar constantemente promociones de productos y servicios de regulación de revisión periódica de los equipos que tengan en arrendamiento con nosotros. Políticas ambientales: Se debe velar por el medio ambiente y debido al manejo de insumos tecnológicos se requiere de medios especiales para deshacerse de manera amigable y ecológica, se puede tener un tipo de contrato con empresas de recolección como Proactiva y Aseo Urbano.
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3. OBJETIVOS
3.1 OBJETIVO GENERAL
Ofrecer servicios y productos de calidad que proporcionen respaldo para poder competir en el mercado con gran reconocimiento, posicionamiento, capacidad innovadora y negociadora ante nuestros proveedores, clientes, colaboradores y comunidad en general.
3.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Realizar todas las actividades relacionadas con la distribución, venta al por mayor y detal, reparación y arrendamiento de equipos de computadores.
Realizar servicios relacionados con sistemas, equipos para el proceso de copiado, equipos de comunicaciones, equipos de audio y video, muebles y equipos de oficina, registradoras, puntos de venta.
Distribuir software con el ánimo de fomentar la legalidad de la parte intangible de los equipos de sistemas.
Incentivar en la práctica el uso de herramientas de desarrollo empresarial que cuenten con la correcta aceptación en el campo empresarial de la ciudad.
Garantizar la satisfacción del cliente en todos los procesos propuestos dentro de un portafolio de prestación de servicio.
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4. DATOS Y CARACTERIZACIÓN DE LA CULTURA EMPRESARIAL EN TECNOTICS
Consideramos a nuestra gente como el activo mayor preciado. Cada colaborador es clave para el liderazgo de la empresa en el mercado. Con los productos elaborados y el excelente servicio, brindamos excelente servicio todos los días. El sólido compromiso y dedicación hacia los clientes y consumidores es firme. La excepcionalidad nos caracteriza. Brindamos calidad en todo momento, porque entendemos las preferencias de detallistas y consumidores. De igual forma, estamos conscientes que para ofrecer una calidad elevada necesitamos el aporte de personas con mucho talento, compromiso y vocación de servicio en tecnología, capaces de brindar en cada una de nuestras marcas la mejor experiencia al cliente. Entonces como cultura fuerte quiere decir que la mayor parte de los directivos y empleados comparten un conjunto de valores y métodos de llevar a cabo negocios firmes. La práctica de esta cultura lleva al compromiso y la motivación del empleado. Una empresa que constantemente crea nuevos productos para los consumidores, y/o mejora los ya existentes... la innovación tecnológica es una característica de la institución. En este punto, los recursos humanos cobran mayor importancia, porque son ellos los que van a diferenciar a la empresa de las demás. Comprender que la creatividad debe ser incentivada y lo peor que puede hacer es reprimirla o eliminarla. Así como otras empresas poderosas en el mundo, el factor más importante de la institución es el recurso humano, básicamente tecnocrática, pues los individuos progresan según la calidad de sus ideas y por su saber tecnológico. Tratar de brindar mucha estimulación intelectual, la que, para una empresa que se funda en la tecnología puede ser la oportunidad para aprender de los mejores. Si una empresa realmente adoptara la idea de que las personas son su principal activo, las trataría mejor. La cultura Organizacional consta de los siguientes puntos: 1. El proceso de Selección 2. Comportamiento de los empleados 3. La naturaleza del negocio Valores 4. Mantener el espíritu de pequeña empresa 5. Interactuar, socializar Página 9 de 35
6. Innovar 7. Escuchar las opiniones de todos Promover un equipo heterog茅neo busca calidad de servicio e innovaci贸n, por medio de la creatividad y la interacci贸n de su equipo de trabajadores.
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5. TRABAJO GERENCIAL Y TIPO DE GERENCIA QUE SE APLICARIÁ EN TECNOTICS
El trabajo gerencial que se optaría sería el descriptivo, permite englobar más allá del normativo las actividades a ejecutar, desarrollar planes que permiten tener en cuenta los fines personales, talas como cumplimiento a determinado tiempo con objetivos de mercado, tener cierta cantidad de contratos de outsourcing con empresas importantes en la región, así como manejo interpersonal con los potenciales cliente. Con respecto a la parte inter-relación con la empresa, se tendría como herramienta fomentar las juntas directivas que intervengan con ideas, aportes que ayuden al crecimiento de la empresa, soluciones a problemas que se puedan estar presentando a nivel interno, así como también denunciar si existe algún tipo de inconformidad de los empleados con las funciones, tareas o percance con algún cliente. Fomentar el crecimiento a través de pautas de líneas de tiempo, enfocando en cumplimiento de metas. Desde la parte técnica desarrollar estudios investigativos de mercado de manera periódica con el objetivo de observar el comportamiento del mismo, la recolección de evidencia ayuda con el tiempo a la toma de decisiones acertadas para el fortalecimiento de la empresa. Aplicar la planeación de la mejora de estrategias de mercado, organización del personal a dirigir dentro de la organización brindando seguridad en la toma de decisiones, dirigir de manera excelente los recursos percibidos para la mejora de la empresa y controlar los gastos y costos de la misma. Tipo de gerencia que se aplicaría: Ser un gerente con enfoque al talento humano, que comparte con sus colaboradores los objetivos y prioridades de su departamento y de la organización. Estimula la participación de sus colaboradores en la planificación, toma de decisiones y solución de problema. Por ejemplo una de las tareas básica de un gerente dentro de una organización es facilitar el trabajo de sus colaboradores y, más que ejercer control, les presta el apoyo necesario para que puedan realizar eficientemente sus tareas. Como muestra considera los errores, propios y ajenos, como una oportunidad para aprender y mejorar. Enlaza los logros con recompensas de manera justa y objetiva. Analiza y evalúa los logros alcanzados, las causas de las desviaciones y las posibles medidas correctivas.
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6. GERENCIA ESTRATÉGICA, DE PRODUCCIÓN, MARKETING, TALENTO HUMANO Y FINANCIERA DENTRO DE TECNOTICS.
Gerencia estratégica:
se atenderá con la herramienta de matriz DOFA, haciendo énfasis de las oportunidades que tiene TECNOTICS dentro del mercado, amenazas que afecten, debilidades que se puedan generar en la gestión y fortalezas con las que se cuentan y se pueden aprovechar. Oportunidades: Aunque para la región el servicio outsourcing parece un término recién inventado, la verdad es que este tipo de servicio ha tomado trascendencia en el mundo desde hace ya varias décadas, El Outsourcing o “externalización” es una práctica que data desde el inicio de la Era Moderna. Este concepto no es nuevo en Latinoamérica, ya que muchas compañías competitivas lo realizan como una estrategia de negocio. El outsourcing dentro de la ciudad de Cúcuta es un término desconocido, se está llevando a cabo en otros tipos de servicios, como lo hemos estado viendo en las bolsas de empleo, que permiten gestionar las pruebas necesarias para así aplicar con eficiencia los perfiles indicados para los cargos que son requeridos dentro de las organizaciones. Este término se toma también dentro de los ámbitos de servicios de aseo, de seguridad, dentro de la parte publica, la gestión de los comedores infantiles, hogares para los niños, entre otros, en la parte privada se ignora los beneficios que tiene que una empresa requiera de este servicio tan eficaz, eficiente y optimo, generando grandes beneficios, en tiempo, recursos y a nivel financiero, se busca ampliar este conocimiento y que tome forma en la mente de la zona productiva de la ciudad de Cúcuta. Amenazas: La amenaza más prominente para el servicio de outsourcing equipos de cómputo es el desconocimiento que existe para las empresas de la ciudad, así como la resistencia al cambio tecnológico como mejora dentro de las organizaciones, debemos tener en cuenta estrategias para enganchar al cliente dejar en si una inquietud tal como, que tan beneficioso es el outsourcing para la empresa. como La falta de conocimiento en región sobre la prestación de servicios de tipo outsourcing ligado al temor que muchas compañías se sienten ante los cambios de la metodología tradicional por una nueva metodología más global; hacen que este servicio se vea amenazado por la resistencia al cambio que puedan plantearse Página 12 de 35
actualmente, es necesario recalcarle al sector empresarial que si desea realizar negocios de alto nivel internacionalmente, es indispensable contar con la tecnología adecuada para ello, pues no basta solo con la habilidad de saber llevar los negocios a través de las estrategias comerciales, es también necesario manejar el lenguaje tecnológico del siglo XXI en todo su esplendor. Debilidades: La debilidad que se puede encontrar es a nivel interno, debido a que la realización de los servicios óptimos con los clientes debe estar de la mejor manera conectado, se debe enfocar en la comunicación entre varios departamentos, tales como departamento de ventas (quienes se encargan de atraer a los clientes, pero fomentar la mejor asesoría en el óptimo rendimiento de requerimientos para estos), si este departamento falla puede darse una efecto domino sobre el servicio a recibir por parte de los demás departamentos), se tendrá que realizar un formato con el que este departamento se guie para la toma de decisiones del servicio más indicado para cada tipo de clientes. Fortalezas: La mayor fortaleza con la que se cuenta es el lenguaje de la tecnología, con ello podemos comunicarnos de manera adecuada con los departamentos, la proyección de excelente software que nos de utilidad en el manejo de base de datos, clientes, activos, recursos físicos entre otros. Gerencia de producción: En el ámbito de producción podemos citar como gerencia de coordinación de ingeniería y almacén de bodegas. El almacén llevaría el proceso de bodegaje de los equipos propias de la empresa tener en cuenta los códigos internos de las maquinas los que están por defecto ingresarlos al sistema y darles un consecutivo de código de propiedad de la empresa, recepción se encargaría de interceptar los requerimientos de los clientes y las demandas que este necesite solventar, aprovisionamiento es la compra de partes de equipos, actualización interna y repotenciación de los equipos que sirven de arrendamientos, atención al pedido se encargaría de manejar y dar soporte de calidad a todos los suministros, partes y equipos que estén llegando en calidad de nuevos a la empresa. Reciclaje de los equipos, este punto se dedica a la búsqueda de partes que aún se puedan utilizar en los equipos que se estén dando de baja, ejemplo un equipo se averió debido a que la fuente de poder se encuentra en mal estado y es irreparable, pero otras partes son utilizadas como la memoria RAM, disco duro, board, procesador, cooller de procesador, tornillos, case, unidad de DVD, unidad lectora, todas estas partes se pueden reutilizar en otro equipo.
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Coordinación se encarga de manejar los servicios que puedan estar saliendo para los contratos así como tener la documentación legal de los pagos y el técnico que estaría en la responsabilidad de cada uno de los contratos. Mantenimiento Son los técnicos que estaría, respaldando el servicio de cada uno de los contratos de los equipos arrendados a cada uno de los clientes. Gerencia de marketing Ventas son los que están en constante comunicación con los clientes, de estar pendiente de los requerimientos necesarios de ellos, velando por cumplir con los servicios pactados de acuerdo en el contrato. Desde este punto de vista pudiera parecer que el sistema logístico se responsabiliza de la gestión de todas las actividades anteriores, no obstante, su labor central es la de realizar la coordinación de las variables que son inherentes a cada una de ellas con el fin de garantizar esquemas de funcionamiento y soluciones integrales para la ejecución de un flujo racional que asegure un alto nivel de servicio al cliente con un coste mínimo asociado. Gerencia de talento humano Los planteamientos flexibles en los negocios se trasladan también a esta realidad, donde se produce una tendencia clara hacia la autonomía de las actividades o de los eslabones de la cadena; eso sí, dentro de un marco de integración que proveen las tecnologías, lo que supone la búsqueda de sistemas ágiles para responder al cliente, métodos innovadores que aporten valor añadido. Este planteamiento radica en la aceptación de una filosofía de negocio participativa, plena de interacción. Gerencia financiera. se tiene presente cartera y contabilidad, mejorando el uso de las utilidades con estrategias de compras acertadas, así como también el estudio de caso de créditos para los clientes que deseen adquirir nuestros servicios, minimizar los costos, mejorando la calidad, son duras cuestiones para estos departamentos pero utilizaran herramientas como software contable que permita llevar los costes de la empresa.
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7. DETERMINAR LOS OBJETIVOS DE LA GERENCIA EN TECNOTICS.
Posicionar en el mercado de la ciudad de Cúcuta la empresa TECNOTICS, como solución a las empresas pymes.
innovar la manera de brindar los servicios tecnológicos, capacitando nuestro equipo de trabajo de la mejor manera.
Administrar de manera óptima los recursos financieros, tomando las decisiones correctas en los momentos correctos, en la inversión de nuevos equipos para servicio de outsourcing.
Optimizar el talento humano, enfocándolos como activo importante dentro de la organización.
Presentar de una situación futura: se establecen objetivos que sirven como una guía para la etapa de ejecución de las acciones.
Ser fuente de legitimidad: los objetivos justifica las actividades de la empresa.
Servir como estándares: sirven para evaluar las acciones y la eficacia de la organización.
presentar informe de rentabilidad de manera periódica, donde se especifique el uso de las utilidades dentro de la organización.
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8. DETERMINE CADA UNA DE SUS CAPACIDADES GERENCIALES EN LA EMPRESA TECNOTICS
Aprendiz constante: el flujo constante de información y las ideas cambiantes obligan al gerente a estudiar sin cesar; estando constantemente en busca de información.
Ético. El mejor atributo de un líder consiste en mostrar una conducta ética en toda circunstancia; quienes así se comportan gozan de la confianza y el respeto de los demás.
Disponible. Las personas sujetas a la influencia o al control de un gerente necesitan sentir que pueden acudir a él en el momento preciso.
Decidido. Los subordinados establecen su propio nivel de decisión siguiendo el ejemplo del líder.
Enérgico. La energía es palpable en los individuos serios, esto funciona como un generador de confianza en los demás.
Fiable. Un comportamiento estable es clave de la fiabilidad. Nada provoca la ineficiencia de una organización que el tener que estar adivinando aquello que puede agradar o desagradar al jefe.
Sensato. Al convertirse en gerentes, hay quienes sienten que el poder les autoriza a dejar de tratar con la realidad; llevan a cabo acciones aparentemente fundamentadas, pero que, en realidad pueden deteriorar la organización.
Modesto. Resulta muy fácil llegar a la conclusión de que son el principio y el final de todo lo que acontece. Pueden desarrollar la idea de que ellos deben pensar en todo y de que no se les aprecia como es debido.
Agradable. Saben que no tienen que ser groseros para que los demás reconozcan su preeminencia.
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9. REALIZAR ANÁLISIS DE LOS TRES GRUPOS DE FUNCIONES GERENCIALES EN LA EMPRESA TECNOTICS.
Gerente como administrador: Su atención se concentra en el trabajo consiente de la empresa Su trabajo depende de lo que haga. * ACTÚA Comunicando, coordinando, delegando, estableciendo normas, enseñando, resolviendo problemas Gerente como jefe: Su atención se concentra en su grupo y concierne a sus subalternos. Su trabajo depende de lo que haga y de lo que sea. *ACTÚA Estimulando ayudando a su gente a progresar, trabajando bien en su equipo, procediendo en forma imparcial, no siendo dominante y apreciando a su gente. Gerente como individuo: Su atención se concentra en su persona, en sí mismo. Su trabajo depende de lo que haga y de lo que sea. *ACTÚA: Con personalidad, agilidad mental, estabilidad emocional, con ética, aceptación social, sabe escuchar, procura el mejoramiento. Como jefe su atención se concentra en su grupo y concierne a sus subalternos. Su trabajo depende de lo que haga y de lo que sea. *ACTÚA Estimulando ayudando a su gente a progresar, trabajando bien en su equipo, procediendo en forma imparcial, no siendo dominante y apreciando a su gente. La creación un grupo de trabajo armónico donde el todo sea más que la suma de sus partes. Una entidad productiva que rinda más que la suma de los recursos incorporados a la misma. Dentro de la gerencia de TECNOTICS, se basaría en la creación de comité de avances tecnológicos, donde se estimule la participación de miembros, para llevar nuevos productos a nuestros clientes así como un grupo denominado altamente calificados. Ser proactivo, es decir, armonizar en todas las decisiones y todos los actos los requerimientos del futuro inmediato y a largo plazo. En esto podemos basarnos en Página 17 de 35
la búsqueda de estrategias de plan de contingencia, sobre posibles eventos que puedan afectar el funcionamiento de los servicios de outsourcing con nuestros clientes. Ejecutar seis tareas básicas: fijar objetivos; derivar metas en cada área de objetivos; organizar tareas, actividades y personas; motivar y comunicar, controlar y evaluar; y, desarrollar a la gente y a sí mismo. Para esta se puede citar la importancia de la participación de toda la empresa en sí, en el informe que se da periódicamente de los avances financieros, recursos adquiridos y posicionamiento de mercado de nuestra empresa así como posibles reconocimientos.
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10. ESTRUCTURA Y CARACTERÍSTICAS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN DE LA EMPRESA TECNOTICS
Para definir un sistema de información intervienen, personas, actividades, datos, redes y tecnología: Personas: Engloba a los propietarios del sistema (entendiendo como tales aquellas personas que patrocinan y promueven el desarrollo de los sistemas de información), a los usuarios (directivos ejecutivos, directivos medios, jefes de equipo, personal administrativo) engloba en si el talento humano de la empresa TECNOTICS, los clientes y los proveedores. Datos: constituyen la materia prima empleada para crear información útil, la base de datos que se cuenta para guardar información de clientes, contratos, proveedores, procesos de cartera, contabilidad, costos, gastos entre otros. Actividades: se incluyen las actividades (procesos) que se llevan a cabo en la empresa y las actividades y las actividades de proceso de datos y generación de información que sirven de soporte a las primeras Redes: se analiza la descentralización de la empresa y la distribución de los restantes bloques elementales en los lugares más útiles (centros de producción, oficinas, delegaciones) así como la comunicación y coordinación de dichos lugares Tecnología: Hace referencia tanto al hardware como al software que sirven de apoyo a los restantes bloques integrantes del sistema de información.
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11. EN QUE SISTEMAS DE INFORMACIÓN SE APOYA LA ALTA GERENCIA DE TECNOTICS.
Las funciones como gerente se tiene que basar en el uso de varios canales debido a la magnitud de comportamientos que se deben de supervisar, constante monitoreo al servicio al cliente, estar al pendiente que se estén ejecutando los procesos de verificación de los contratos de outsourcing tales como reportes de visitas firmados por cliente e ingeniero, también la celebración de contratos una vez realizado el respectivo estudio de crédito por parte de nuevos clientes, ajuste de procesos judiciales que estén activos, asimismo de comunicación estratégica con proveedores, acerca de los posibles promociones por compra de lotes y cantidades grandes. La pirámide de la información nos brindan los siguientes niveles. 1. La parte inferior de la pirámide está comprendida por la información relacionada con el procesamiento de las transacciones preguntas sobre su estado, estado de la empresa el gerente pregunta estados financieros, costos, gastos entre otros. 2. El siguiente nivel comprende los recursos de información para apoyar las operaciones diarias de control, en esta como anteriormente mencionábamos los procesos de servicios de control de los contratos de outsoursing. 3. El tercer nivel agrupa los recursos del sistema de información para ayudar a la planificación táctica y la toma de decisiones relacionadas con el control Administrativo, en base a la recolección de la información de los niveles anteriores se nos permite realizar ideas de estrategias basadas en las evidencias. 4. El nivel más alto comprende los recursos de información necesarios para apoyar la planificación estratégica y la definición de políticas de los niveles más altos de la administración. Tecnotics, con la evidencia de la parte exterior y de la interior puede enlazar estrategias de marketing, broshure para atraer clientes y cultivar lazos con los clientes que están con nosotros.
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12, EXPLIQUE UN EJEMPLO CONCRETO EN SU EMPRESA RESPECTO A LA TOMA DE DECISIONES GERENCIALES.
En un caso donde se esté efectuando el servicio de outsourcing, podemos encontrar que los equipos pueden tener alguna falla física y se ha perdido la información de la empresa que ha confiado en nosotros, como prioridad se debe de realizar los siguientes pasos 1. recibir autorización por parte de cliente y de gerencia de Tecnotics, para retiro de equipo. 2. Comunicar a almacén que un equipo ha sido afectado físicamente de un contrato de outsourcing de determinado cliente, para que internamente mueva el equipo en sus bodegas. 3. retirar el equipo averiado. 4. instalar nuevamente el sistema operativo, controladores y programas básicos. 5. el equipo que ha fallado, retirar las partes y hacer la respectiva recuperación de los archivos afectados, con cualquier medio, con programas especiales de recuperación. 6. instalar el software importante que se utilizaba en el equipo averiado, ejemplo TNS. 7. instalar la información necesaria y que se haya podido recuperar del equipo afectado. Estos serían los pasos a seguir con respecto a la toma de decisiones dentro de la alta gerencia.
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13. LA PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA A LARGO, MEDIANO Y CORTO PLAZO
Planificación estratégica a corto plazo: En línea con los colaboradores de equipo de trabajo de Tecnotics, en la búsqueda de crecer como empresa dentro de la sociedad Cucuteña, posicionarnos y tener credibilidad en las pymes que están creciendo, la estrategia es la búsqueda de pautas para atraer su atención, para ello se realizara formatos de control de visitas diarias, así como estudios donde se permita visualizar como se encuentra el mercado y el comportamiento de los entes para aceptar el servicio de outsourcing. De primera mano se debe incentivar al uso del outsourcing, explicar los beneficios que traen a las empresas y que en segunda instancia siempre tienen intervención estos servicios, aunque no se den de cuenta, como lo es contratar por terceros personal de talento humano y entre otros. Planificación estrategia a mediano y largo plazo: Con el fin de asegurar credibilidad dentro del mercado ya posicionado se elaborarán informes en los cuales se plasman un diagnóstico inicial y se proponen los diseños de estrategias inmediatas, de mediano y largo plazo, acompañadas de los riesgos internos y externos percibidos y estudiados, y la propuesta de instrumentos de medición de los objetivos estratégicos. Una vez enriquecido por la dirección de la organización, se produce la presentación del documento final. Quienes participan, elaboran un informe de diagnóstico a los gerentes, documento que es sometido a revisión de los administradores y su equipo, y posteriormente discutido con el grupo encargado de diseñar la Red. Una vez aceptado y corregido con los representantes de la empresa, se oficializa el documento y pasa a ser parte de la historia documental de la organización.
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14. EXPLIQUÉ DE MANERA CONCRETA CUALES SON LOS ELEMENTOS (HABILIDADES DISTINTIVAS) QUE CONTRIBUYEN LA VENTAJA COMPETITIVA EN SU EMPRESA.
La eficiencia la muestra de esta habilidad da certeza de que los procesos se están realizando de la manera correcta, dando seguridad en el empleador sobre su empleado, y tranquilidad del trabajo que se realiza dentro de la empresa, el profesionalismo de las técnicas usadas en el manejo de la tecnología es la clave para que nuestros clientes se sientan a gusto con el servicio que se les está prestando con el arrendamiento de equipos, conociendo que su información está siendo salvaguardada sin percance alguno a daños.
La calidad en este valor se viste la manera de tratar a los clientes enfocándonos en los servicios técnicos , así como también que nuestras asesoras realicen visitas donde supervise el confort del cliente con los servicios, así como también la búsqueda de nuevos clientes.
Descubrimiento hacer que los clientes vean este nuevo tipo de servicio como un gran beneficio para su empresa, estableciendo criterios importantes como solo enfocarse en la producción o comercialización dependiendo de la actividad que esta tiene.
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15. REALIZAR ANÁLISIS DE CADENA DE VALOR EN LA EMPRESA TECNOTICS
Actividades primarias: En este intervalo interviene el departamento comercial, quienes se encuentran de frente al mercado, siendo la cara de nuestra empresa, asimismo como la persona encargada de recepcionar las llamadas, atender los clientes y tomar apuntes de los servicios, se tiene en cuenta como metas a los asesores visitar 15 clientes por semana con el fin de dar a conocer nuestra filosofía y los servicios que se desean impartir, para cumplir estas metas individuales se debe de dar a los asesores, bonificaciones extras por superarlas, de estas visitas se debe de cumplir con ventas o 3 contratos de outsourcing, En la recepción la manera en la que se atiende a los clientes es importante, dar seguimiento a llamadas y poder despejar dudas que puedan tener acerca de nuestro objetivo como empresa, agenda los servicios que ingresan, ya sean por los contratos de outsourcing o por clientes externos que deseen confiar en nuestra firma por la calidad de cumplimiento de soporte técnico. Almacén encargado de supervisar las bodegas existentes por cada uno de los contratos de outsourcing, tales como bodega uno corresponde a cliente de arrendamiento cliente1, de esta se tiene un respaldo de equipos de cómputo para poder dar cumplimiento del negocio de cliente1. Respaldo a actividades primarias De la misma manera se registrará en la base de datos con serial físico de cada producto y un código de identificación interna para la empresa. La administración del talento humano será guiada por un jefe de personal enfocado en la psicología laboral, con el fin de administrar de la mejor manera posible el personal. En el ámbito de cartera será quien realice estudios de crédito para clientes que deseen entablar vínculo con nuestros servicios, ya sean para contratos de arrendamientos de equipos de cómputo o de adquisición de estos mismos. Para la contabilidad manejar las finanzas de manera equilibrada entre costos y gastos se verá reflejada en informes en periodos de trimestres el balance entre costos y gastos de la empresa. El Margen, que es la diferencia entre el valor total y los costos totales incurridos por la empresa para desempeñar las actividades generadoras de valor.
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16. CLASIFIQUÉ LAS ESTRATEGIAS QUE ESTÁ APLICANDO EN TECNOTICS.
Estrategias de tipo (intentadas) para crecer
Reinventar el servicio al cliente
Cuando se habla de servicio al cliente, siempre se viene a la cabeza la idea de ofrecerle más para fidelizarle. Pero se han encontrado su oportunidad restando servicios al cliente, para ahorrarse costes. La idea está bien, siempre que el cambio permita a su vez un ahorro de tiempo y/o dinero al cliente, como sucede con las ofertas on-line, seguimiento telefónico o aprovechan el conocimiento del cliente a través de las redes sociales.
Lo que nadie ofrece
Un mejor servicio al cliente también se puede convertir en tu principal ventaja diferencial. Y como muestra, el outsourcing en Cúcuta, servicio que no se ha explotado en todo su esplendor, por su desconocimiento.
Cliente interno
También se debe de tener en cuenta que nuestros empleados pueden ser clientes, fomentar en ellos la adquisición de productos de cómputo con descuentos o con bonos, puede llamar la atención para que adquiera en gran cantidad y así puedan vender nuestros productos como terceros.
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17. ANÁLISIS DE POSICIONAMIENTO DE LA EMPRESA TECNOTICS.
Gracias al análisis de la matriz foda anteriormente mencionada, en la gerencia estratégica, con las debilidades identificadas permitirán ejercer mayor control como es el de búsqueda de soluciones a través de herramientas de información, las amenazas reconocidas nos permitirán buscar las desventajas de los contrincantes, y superar la ignorancia que existe en el mercado acerca de esta nueva modalidad. Las oportunidades hay que crearlas para incentivar la población empresarial y fortalezas es tener avance tecnológico a favor de nosotros para atraer los clientes.
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18. CLASES DE CONFLICTO
Conflictos por tareas: frente al rol de servicio técnico, algún ingeniero se encuentre inconforme a la tarea que se le asigne por desconocimiento de la solución al problema con determinados equipos de cómputo.
Conflictos por procesos: algún tipo de proceso sea omitido solo por querer complacer el cliente, ante esto puede tener fallas humanas por parte del interesado en generar gusto; como es el caso de asesoría de comercial, omitiendo el aviso a almacén o a mandos superiores en la búsqueda de autorización para realizar la venta o en si algún servicio.
Conflictos por relaciones: cuando existe diferencias por procesos se puede llevar a tener algún tipo de conflicto por relaciones, debido a que en ocasiones podemos llevar circunstancias a nivel personal, y sembrar en si cierto tipos de desacuerdos o resentimientos.
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19. CLASE DE CONTROL EJERCIDO
El control es la función administrativa que consiste en medir y corregir el desempeño para asegurar que los objetivos empresariales y los planes establecidos para alcanzarlos se realicen. Por tanto, es la función según la cual todo administrador, desde el presidente de la empresa hasta el supervisor de primera línea, se asegura que lo efectuado concuerde con lo que se pretendía hacer. La esencia del control es la acción que ajusta las operaciones a los patrones predeterminados y su base es la información que los directores, los gerentes y los supervisores reciben y utilizan. La teoría del control se basa en dos conceptos importantes:
a. Retroalimentación: mecanismo que proporciona informaciones relativas al desempeño pasado o presente, capaces de influir en las actividades futuras o los objetivos futuros del sistema. La retroalimentación es un ingrediente esencial en cualquier proceso de control, y suministra las informaciones necesarias para las decisiones, a fin de promover el ajuste al sistema.
b. Homeostasis: es la tendencia que todos los organismos y organizaciones tienden a autorregularse, es decir, a retornar a un estado de equilibrio estable en toda ocasión que exista una perturbación a causa de un factor externo. Desde que este estimulo no sea demasiado fuerte, los organismos tienden a volver a su estado normal.
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20. TÉCNICAS DE RESOLUCIÓN DE CONFLICTOS Solución de problemas, se debe de tener en cuenta el tipo de problema que se debe de resolver para no afectar la empresa. Entablar que como empresa las metas superiores son las más importantes por cumplir y que tiene mayor prioridad que las metas individuales. Si se necesita algún tipo de recurso se optara a él y si no se puede recurrir optar por un sustituto que permita conciliar la disputa. En este punto se puede dividir en 3 partes la manera de resolverlos, llegar a un arreglo donde las 2 partes estén satisfechas, allanamiento, pasar de largo el incidente, pero a nivel interno puede perjudicar el funcionamiento interno de la empresa, por ello no es recomendable, y mandato, utilizar la autoridad para que las partes por obligación queden conformes, esto es como allanamiento pero por la fuerza. Lo mejor es optar por los arreglos para que así no se genere ambientes de tensión entre la empresa.
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21. INDICADORES DE CONTROL QUE APLICA SU GESTIÓN GERENCIAL Indicadores de control acerca de la parte numérica, como promedios y porcentajes, evaluando periódicamente en un tiempo a 3 meses el comportamiento de los ingresos y de las egresos facturados como arrendamiento, servicios de energía, acueducto y alcantarillado, seguridad, costos por traer los productos, el costo de la nómina de la empresa. Control gerencial enfocado al mejoramiento continúo de la excelencia del servicio de arrendamiento de equipos.
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22. APLIQUE Y EXPLIQUE CADA UNO DE LOS INDICADORES QUE SE TRATAN EN LA UNIDAD 5
Indicadores de gestión; muestran la gestión de la gerencia en cada uno de los departamentos que tiene la empresa, se puede llevar a cabo reuniones donde se establezcan medios para expresar las inconformidades que existan entre los subalternos. indicadores numéricos: estos son los que se tendrán en cuenta a través de la cantidad de contratos que se estén dando entre clientes y el tipo de contrato que deseen tener, versus, el salario que se devengara a cada uno de los técnicos encargados por cada contrato. Diseño e interpretación de indicadores de gestión: de acuerdo a la interpretación de la parte interna con los ingresos obtenidos podremos establecer claridad de las estrategias a seguir y que se desea establecer para la empresa.
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23. CUAL ES SON SUS TRES PRINCIPALES OBJETIVOS GERENCIALES
planeación estratégica con enfoque a la innovación.
administración de talento humano.
red de sistema de información.
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24. COMO VISUALIZA LA EVOLUCIÓN DE SU EMPRESA A LARGO PLAZO
Tecnotics, se visualiza a largo plazo como una importante empresa que está contribuyendo a la sociedad Cucuteña, abriendo las puertas a mano de obra calificada que ayude en el aporte a soporte técnico, en equipos de cómputo de arrendamiento y de servicios a clientes regulares. En un 70% de la población empresarial de la ciudad, podrá contar con el servicio de outsourcing de nuestra empresa, que podrán notar la calidad de servicio, la calidez de la mano de obra que labora en los servicios, la manera en la que se desenvuelven los asesores en atención al cliente y como se toman notas de los servicios por agenda, brillará por su inmediatez, eficiencia y eficacia en atención a contratos, equipos de cómputo de primera mano para su disposición. El trato integro con los proveedores nos acreditarán como Parner importante en la distribución de grandes marcas como Microsoft, Intel, Amd, Lenovo entre otros, dándonos fidelidad en clientes que nos prefieran y al escuchar nuestra empresa puedan dar como sinónimo calidad y excelencia.
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CONCLUSIONES
Durante la realización de este trabajo se pudo completar el análisis gerencial que se debe de tener en cuenta para las empresas, en especial para el crecimiento de la misma con estrategias, planeación, dirección, control y organización de las ideas, los recursos físicos, el talento humano,
En esta época globalizada el mundo exige cambios placenteros para mejorar el estilo de vida de las personas, y con estos cambios nos referimos a que los procesos sean simplificados, aunque ya existen mecanismos que nos están permitiendo a realizar estos procesos como es el outsourcing de equipos de cómputo, aunque ya lo estamos viviendo también en otros estilos como tercerización de talento humano, servicios especiales, entre otros.
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webgrafia
http://www.upb.edu.co/portal/page?_pageid=1054,32217988&_dad=portal http://www.virtual.unal.edu.co/cursos/sedes/manizales/4010014/Contenidos/Capitu lo4/Pages/4.13/413Tecnicas_control.htm http://ean.edu.co/seccion/especializacion-en-gerencia-del-servicio.html Modulo: FACULTAD DE INGENIERÍA DE SISTEMAS Ingeniería de Sistemas Asignatura: Gerencia de Sistemas
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