Republica Bolivariana De Venezuela Ministerio Del Poder Popular Para La Educación I.U.T. Antonio José De Sucre El Manual El manual hace que las instrucciones sean definitivas.
Existen dos tipos de manuales
Tu Manual de Organización
uno por su contenido y otro por su función específica.
ACTUALI ZACI ÓN Presentan o se van presentand o cambios.
Leidy Sánchez CI:17066474 Carrera :81
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ÍNDICE EL MANUAL COMO MEDIO DE COMUNICACIÓN _____________________________ 1 OBJETIVOS DE LOS MANUALES ______________________________________________ 1 VENTAJAS Y LIMITACIONES DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS_____________ 2 CLASIFICACIÓN DE LOS MANUALES___________________________________________3 POR SU CONTENIDO_________________________________________________________3 POR SU FUNCIÓN ESPECÍFICA ________________________________________________3 PLANEACIÓN Y ELABORACIÓN DE MANUALES_________________________________4 PROGRAMACIÓN DEL PLAN__________________________________________________4 EL PROCESO DE ELABORACIÓN_______________________________________________4 PROCESAMIENTO DE LA INFORMACIÓN_______________________________________4 REDACCIÓN_________________________________________________________________4 ELABORACIÓN DE GRAFICAS_________________________________________________5 FORMATO Y COMPOSICIÓN__________________________________________________5 REVISIÓN Y APROBACIÓN_____________________________________________________5 DISTRIBUCIÓN Y CONTROL_____________________________________________________5 EL PROCESO DE ACTUALIZACIÓN______________________________________________5
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EL MANUAL COMO MEDIO DE COMUNICACIÓN. Un manual administrativo hace que las instrucciones sean definitivas, proporcionan un arreglo rápido de las malas interpretaciones, muestra a cada uno de los integrantes de la organización cómo encaja su puesto en el total de la misma, e indica la manera en que él puede contribuir tanto al logro de los objetivos de la oficina como al establecimiento de buenas relaciones con el resto de los integrantes. Así mismo, los manuales evitarán a los jefes tener que repetir informaciones, instrucciones y procesos, además de que aumenta y facilita el entrenamiento de personal recién llegado, porque el manual les proporciona la información que necesita en forma sistematizada. OBJETIVOS DE LOS MANUALES De acuerdo con la clasificación y grado de detalle, los manuales administrativos permiten cumplir con los siguientes objetivos: 1. Instruir al personal acerca de aspectos tales como: objetivos, funciones, relaciones, políticas, procedimientos, normas 2. Precisar las funciones y relaciones de cada unidad administrativa para deslindar responsabilidades, evitar duplicidad y detectar omisiones. 3. Coadyuvar a la ejecución correcta de las labores asignadas al personal, y proporcionar la uniformidad en el trabajo. 4. Servir como medio de integración y orientación al personal de nuevo ingreso, facilitando su incorporación a las distintas funciones operacionales. 5. Proporcionar información básica para la planeación e implantación de reformas administrativas.
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VENTAJAS Y LIMITACIONES DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS VENTAJAS|
LIMITACIONES
• Es una fuente permanente de información sobre el trabajo a ejecutar. •
• Ayudan a institucionalizar y hacer efectivo los objetivos, las políticas, los procedimientos, las funciones, normas.
Su deficiente elaboración provoca serios inconvenientes en el desarrollo de las operaciones
• El costo de producción y actualización puede ser alto.
• Evitan discusiones y malentendidos, de las operaciones. •
Si no se les actualiza periódicamente pierde efectividad.
• Aseguran continuidad y coherencia en los procedimientos • y normas a través del tiempo. • Son instrumentos útiles en la capacitación del personal.
Incluyen sólo los aspectos formales de la organización, dejando de lado los informales, cuya vigencia e importancia es notorio para la misma.
• Incrementan la coordinación en la realización del trabajo. • • Posibilitan una delegación efectiva, ya que al existir instrucciones escritas, el seguimiento del supervisor se puede circunscribir al control por excepción
Muy sintéticas carecen de utilidad; muy detallados los convierten en complicados.
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CLASIFICACIÓN DE LOS MANUALES
1.
Existen dos tipos de manuales, uno por su contenido y otro por su función específica.
Por su contenido se dividen en:
a. Manual de historia b. Manual de organización c. Manual de políticas. d. Manual de procedimientos. e. Manual de contenido múltiple. f. Manual de adiestramiento o instructivo g. Manual técnico
2.
Por su función específica se dividen en: 1. Manual de producción 2. Manual de compras 3. Manual de ventas 4. Manual de finanzas 5. Manual de contabilidad 6. Manual de crédito y cobranza 7. Manual de personal 8. Manuales generales
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PLANEACIÓN Y ELABORACIÓN DE MANUALES
PLANEACIÓN DE ELABORACIÓN DE MANUALES La planeación, significa identificar por anticipado qué medios y qué procedimientos son necesarios para alcanzar un determinado objetivo, eligiendo entre todas las alternativas posibles la que permita reducir al mínimo necesario el desgaste de esfuerzos.
PROGRAMACIÓN DEL PLAN
Existen dos técnicas de programación aplicables para la elaboración de manuales, las gráficas de PERT y CPM. Estas técnicas dan buen resultado por separado pero son más eficaces cuando se combinan. Las siglas PERT significa técnica de evaluación y revisión de programa, las siglas CPM significan método de camino critico. Que en realidad se trata de un diagrama de flujo del proyecto en el que se incluyen periodos
EL PROCESO DE ELABORACIÓN
Durante este momento es cuando se proporcionan las directrices para la elaboración de los manuales administrativos, aunque no existe un modelo fijo, se presentan las circunstancias más generalizadas en la práctica, sin embargo puede haber variaciones sustanciales, de acuerdo a criterios específicos. Para el proceso de elaboración se recomiendan los siguientes pasos: 1. Recopilación de la información 2. Procesamiento de la información 3. Redacción 4. Elaboración de gráficas 5. Formato y composición 6. Revisión y aprobación 7. Distribución y control
PROCESAMIENTO DE LA INFORMACIÓN
Después de reunidos todos los datos, el paso siguiente es organizarlos en forma lógica mediante el desarrollo de un esquema de trabajo, es decir, el proyecto del manual. Lo primero que debe hacerse es un análisis y depuración de la información, con la finalidad de facilitar el manejo y ordenamiento de la que debe incluirse en el contenido del manual. Para la integración de cada manual es importante uniformar los criterios tanto en terminología como en la presentación de la información, con el propósito de que se mantenga un sentido de continuidad y de uniformidad.
REDACCIÓN En este caso lo más conveniente es que un especialista en corrección de estilo se encargue de revisar la versión final de los manuales, con el objeto de garantizar que la forma de redacción de los mismos es la más adecuada para los propósitos que se persiguen, y no perder mucho tiempo en aspectos de forma o redacción
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ELABORACIÓN DE GRAFICAS Las técnicas visuales que se usan con mayor frecuencia en los manuales administrativos son: organigramas, diagramas de flujo, cuadros de distribución de actividades, distribución de espacio y formas. Su elaboración deberá hacerse utilizando las técnicas más sencillas y conocidas en el medio, uniformado su presentación a fin de facilitar la comprensión de los mismos. FORMATO Y COMPOSICIÓN El formato de los manuales administrativos pueden presentar diversas características, las que dependen de la finalidad de los mismos, así como del tipo de material que forman parte de su contenido y de las limitaciones de los equipos de impresión o reproducción disponible REVISIÓN Y APROBACIÓN El analista de sistemas tiene que coordinar los esfuerzos de las revisiones y asegurarse de que se lleven a cabo las correcciones necesarias. Ya que el coordinador con frecuencia tiene mayor jerarquía que el analista, la coordinación de las revisiones deben hacerse con tacto y diplomacia. Si se planea una adecuada revisión, se pueden evitar o llevar al mínimo los problemas. Uno de los más sencillos modos de reducir los problemas de revisión consiste en reunirse anticipadamente con los analistas y revisar el material del manual. En la reunión es necesario mencionar la responsabilidad del coordinador como el analista y el deseo de ayudar en todas las formas posibles. Posterior a la revisión del proyecto del manual deberá someterse a la aprobación de las autoridades correspondientes, con el propósito de poder iniciar la reproducción del mismo y posteriormente su distribución. Esta puede ser de dos maneras: • Que la aprobación aparezca en la parte inferior de cada hoja o; • Que la aprobación aparezca en una sola hoja, y ésta se coloque al principio del manual, después de la identificación. DISTRIBUCIÓN Y CONTROL Se recomienda que la unidad orgánica responsable de la racionalidad administrativa, elabore una selección y registro de funcionarios y unidades administrativas que deben contar con ejemplares de los manuales, con el propósito de proporcionarles de manera permanente la información necesaria para mantener actualizados los ejemplares distribuidos. Las revisiones periódicas de los manuales es la forma de motivar a los usuarios, ya que estos deben tener la responsabilidad de mantener el manual actualizado y esto a su vez, permite dar cuenta del interés que estos tengan al respecto. EL PROCESO DE ACTUALIZACIÓN En nuestra experiencia y en la mayoría de las organizaciones, se presentan o se van presentando cambios o modificaciones constantes, debido a que agregan nuevos trabajos o se hace mejoras en los trabajos cotidianos, los cuales por lo general son de bastante importancia, y por ende, deben reflejarse rápidamente en el manual de organización o de procedimientos, aunque sea necesario volver a redactar o suplementar el documento relativo a la interpretación de la estructura organizacional.
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