Стандарты работы Товарный учет
2014 г, январь 1
Содержание
1.
Товарный учет и товарно-кассовый отчет…………………………………………..3
2.
Работа с основными составляющими товарно-кассового отчета………………….5
2.1
Прием товара в магазине……………………………………………………………..5
2.2
Переоценка товара…………………………………………………………………....5
2.3
Перемещение между магазинами…………………………………………………....6
2.4
Возврат товара (ЦО) поставщику…………………………………………………....7
2.5
Возврат и обмен товара от покупателя……………………………………………...7
3.
Условия хранения товара, наличие ценников, маркировка товара для магазина ..8
4.
Забывчивость покупателей…………………………………………………………..12
5.
Инвентаризация………………………………………………………………………14
2
1.
Товарный учет и товарно-кассовый отчет
Общие положения 1. 2. 3.
Товарно-кассовый отчет (далее - ТКО) является основным документом, составляемым материально ответственными лицами, который позволяет проконтролировать сохранность и движение товаров в розничной торговле. ТКО составлен на основании Методических рекомендаций, утвержденных приказом Министерства экономики по вопросам европейской интеграции Украины от 17 июня 2003 года №157. Товарно-кассовый отчет – сводный документ, составляемый материально ответственным лицом за отчетный период. К товарному отчету прилагаются сопроводительные первичные документы, подтверждающие товародвижение. ТКО служит основанием для бухгалтерского учета товарных операций.
Магазины 1. 2. 3.
4. 5. 6. 7.
ТКО составляются Материально Ответственными Лицами один раз в10дней. Сроки предоставления ТКО устанавливается приказом по предприятию. Товарные запасы отражаются в товарном отчете предприятия розничной торговли, в продажных (розничных) ценах. Перед составлением ТКО все приходные и расходные документы тщательно проверяются и сортируются по видам операций (приходу и расходу). Первичные документы в приходной и расходной части ТКО отражаются в хронологическом порядке (т. е. с обозначением номера и даты документа). Приходная часть ТКО заполняется материально ответственным лицом (далее – МОЛ) на основании соответствующих первичных документов: накладных, ТТН, приходных накладных. Расходная часть ТКО заполняется на основании документов, содержащих информацию о реализации товаров покупателям – Z отчетов РРО, кассовых отчетов. Каждый документ записывается в отчете отдельной строкой. Заполнение лицевой стороны ТКО оканчивается записью о количестве, приложенных к отчету, первичных документов и подписью материально ответственного лица. Поскольку в ТКО должны быть отражены все операции, связанные с движением товаров, то помимо перечисленных выше первичных документов в ТО также отражаются: акты уценок, акты недостач, 3
акты возвратов и прочие первичные документы, отражающие изменение учетной стоимости товаров и их движение. 8.
ТКО составляются, в электронном виде, после чего отправляется по электронной почте в офис. После сверки два экземпляра отчета, передается из ЦО в магазин, для подписания. Один экземпляр остается у материально ответственного лица, второй обратно передается (подписанный) в ЦО. К ТКО (экземпляр магазина) прилагаются все первичные документы, которые подтверждают движение товара
Финансовый департамент 1.
2.
При получении у материально ответственного лица бухгалтер обязан проверить: •
Правильность оформления приложенных первичных документов;
•
Соответствие дат приходных и расходных документов периода, за который составлен отчет;
•
Соответствие остатков товаров на начало отчетного периода с остатками, отображенными в предыдущем ТКО отчете на конец отчетного периода (или с фактическими остатками инвентаризационной ведомости, если на отчетную дату проводилась инвентаризация);
•
Соответствие данных остатков товаров и тары на начало отчетного периода с записями в регистрах бухгалтерского учета;
•
Соответствие приложенных документов с их количеством и наличие подписи материально ответственного лица;
•
Правильность арифметических подсчетов в отчете и приложенных документов;
•
Соответствие суммы выручки, которая указана в расходной части товарного отчета, с суммой, указанной в приходной части кассового отчета.
В случае, если при проверке ТКО бухгалтером найдены ошибки, то вносятся исправления в первый экземпляр отчета и во второй экземпляр, который остается у материально ответственного лица. После внесения изменений в два экземпляра и подписания их у материально ответственных лиц, бухгалтер в двух экземплярах ставит отметку о проверке и принятии товарного отчета и документов. 4
3.
Товарные отчеты, с приложенными к ним первичными документами, являются основанием для отражения операций по приобретению и реализации товаров в бухгалтерском учете.
2.
Работа с основными составляющими товарно - кассового отчета
2.1 Прием товара в магазине 1.
Приемка товара в магазине происходит на основании накладной на внутреннее перемещение. 2. В ТКО в разделе «Приход» накладная записывается датой выписки. 3. Накладная поступает в ТТ вместе с товаром. 4. Накладная на товар заверена штампом «отгружено». 5. Накладная (в количестве одного экземпляра) передается вместе с товаром в магазин и является первичным документом, 6. Накладная является документом, на основании которого формируется приходная часть товарного отчета. 7. Накладная подписывается, продавцом (Материально Ответственное Лицо), который получил товар. 8. На накладной ставится штамп «получено». 9. Принимать товар без накладной запрещается. 10. Прием товара в магазине осуществляется по факту поступления товара, сканером с помощью Программы «ДУКАТ», «Контроль прихода» 11. Сканируется каждая единица товара. 12. При несоответствие фактического наличия и данных в накладной(цена реализации, количество, артикул) продавцом в магазине составляется общий акт разногласий по одной приемке товара. 5
13. Акт разногласий подписывается продавцом в магазине и заверяется управляющим региона, или супервайзером, или управляющим магазином «БS». 14. Артикулы товара, которые попали в Акт разногласий, не выставляются в торговый зал, до принятия окончательного решения: • Недостача товара по вине склада(признанная) ЦО- «Расход» ТКО • Недостача товара по вине склада(непризнанная)ЦО –подтверждение из офис 15. Приема товара в последний день декады, после сдачи отчета в бухгалтерию, изменения в товарно-кассовом отчете не допускаются (исключения магазины «БS»).
2.2 Переоценка товара 1.
В программе «ДУКАТ» на основании «Инструкции по переоценке», каждая единица товара принимающего участие в переоценке должна быть отсканирована(создание актов уценки/дооценки) и только после подтверждения данных бухгалтером по товарному учету, эти данные могут быть включены в ТКО («ПРИХОД» дооценка товара, «РАСХОД» уценка товара).
2.
Также переоценка может проводиться на основании «Механики переоценки».
3.
«Механика» создается под каждую переоценку товара.
2.3 Перемещение между магазинами 1. 2. 3.
4. 5. 6.
Перемещение товара проводится не более 2 двух раз в месяц Перемещение товара проводится 1 и 2 декаду месяца (до 20 числа текущего месяца). Перемещение товара сопровождается созданием документа в программе «ДУКАТ» с помощью «Порядок действий при перемещении/возврате товара» Одновременно выписывается продавцом накладная на перемещение товара. Дата выписки накладной - дате фактического перемещения товара. Накладная на перемещение товара должна иметь необходимые реквизиты накладной (бумажный вид): • Название проекта магазина; 6
•
Адрес и номер магазина, из которого происходит перемещение товара; • Адрес и номер магазина, на который товар перемещается; • Количество перемещаемого товара; • Артикулы; • Розничные цены; • Дата перемещения 7. Перемещение товара отражается в Товарном отчете (в разделе «расход») 8. В ТКО отражается дата фактического перемещения 9. Экземпляр выписанной накладной на перемещение отправляется с товаром в магазин, куда перемещается товар. 10. Магазин, который принимает товар, отражает его поступление в ТКО в разделе «приход». 11. Документ на перемещение, является первичным и крепится к ТКО. 12. Накладная на перемещение товара подписывается продавцом в магазине. 13. Внесение в товарный отчет перемещений задним числом не допускается. 14. В проведенные накладные на перемещение товара корректировки вносить категорически запрещается. 15. Все изменения в перемещение вносятся с помощью создания нового документа.
2.4 Возврат товара (ЦО) поставщику 1. 2.
Возврат товара в ЦО оформляется в магазине. Продавец создает в программе «ДУКАТ» возвратную накладную с помощью «Порядка действий при перемещении/возврате товара» 3. Каждая единица товара сканируется 4. Созданный документ сохраняется и проводится. 5. Во время проведения документа автоматически создаются файлы. 6. Провести синхронизацию для отправки файлов с документами в ЦО. 7. Дополнительно выписать возвратную накладную в 1(одном) экземпляре 8. Выписанная возвратная накладная передается вместе с товаром. 9. Накладная подписывается продавцом. 10. Возвратную накладную записать в ТКО, в разделе «Расход». 11. Запись в ТКО - день фактического возврата товара. 12. Возвратная накладная передается вместе товаром, который возвращается. 13. Все возвраты своевременно вносятся в ТКО 14. Возврат товара без документов (электронный вид и один экземпляр в бумажном виде) запрещается. 7
2.5 Возврат и обмен товара от покупателя Сумма возврата превышает 100 грн. 1.
Заявка на выдачу наличных денежных средств и Акт о выдаче наличных денежных средств (в 2 экземплярах) продавец составляет в обязательном порядке;
2.
В акте необходимо указать данные документа, удостоверяющего личность покупателя, который возвращает товар;
3.
Информацию о товаре (данные из чека на приобретение данного товара);
4.
Сумму выданных денежных средств;
5.
Номер, дату и время расчетного документа, который подтверждает приобретение товара (наличие чека, подтверждающего покупку обязательно).
6.
Акт составляется в двух экземплярах, один хранится непосредственно в магазине, второй экземпляр передается в бухгалтерию.
7.
Срок хранения 1095дней (3года).
2.
Условия хранения товара, наличие ценников и маркировки для магазинов
А. Прием товара 1.
Товар принимается в ТТ только сканером.
2.
Ценники и маркировка на товар наносятся(прикрепляются) в момент принятия товара МОЛ.
3.
Товар не может быть выставлен в торговый зал или размещен на торговом оборудовании при условии отсутствия ценника и маркировки.
Б. Маркировка и ценники 1. Весь товар, находящийся в магазине, должен быть промаркирован. т.е обязательным условием для продавцов при получении товара должно быть маркирование каждой упаковки соответствующей ценой. 8
2. На каждой единице товара необходимо наличие двух ценников первый от производителя (ТМ), второй от торгового бренда. 3. Дополнительно на каждую единицу товара наносится ценник этикет пистолетом. Место расположения такого ценника строго в левом верхнем углу. 4. Для трусов и поясов ТМ KLEO маркировка с ценой должна быть и на упаковке и на самом изделии. Если магазин вместе с товаром ТМ KLEO не получает печатных ценников на этот товар – продавцы обязаны известить об супервайзера, управляющего. И осуществить заказ 1 раз в неделю(вторник), получение ценников и маркировки должно быть осуществлено со следующей поставкой товара. 5. Без наличия двух ценников и ценника нанесенного этикет пистолетом товар в торговый зал выставлять запрещается. 6. В витрине на каждом артикуле колготок, носок или трусов обязательно должен находиться соответствующий ценник. Ценники должны быть на каждом образце товара, размещенном на демонстрационной «ножке», «манекене». При отсутствии какого-либо ценника продавцы должны заказывать его 1 раз в неделю (вторник), получение ценников и маркировки должно быть осуществлено со следующей поставкой товара. В. Хранение 1. Весь товарный запас магазина хранится на витринах и в ящиках. Под стойкой, на которой выставлен товар с ТМ « Legs» в ящике должен находиться товарный запас той же ТМ. Под стойкой с ТМ «Mura» в ящике должен находиться товарный запас той же ТМ, и т.д. 2. Хранение товара в торговом зале в картонных коробках строго запрещается!!!!! 3. Товарный запас в ящиках необходимо размещать по артикулу, модели и размерной сетки. Это облегчает работу продавца и ускоряет поиск необходимого товара. 4. Выкладка товара на торговом оборудовании (блок карманов, стойка, витрина, ящик) осуществляется супервайзером на основании основных принципов выкладки. 5. 1 карман - один артикул. Товар разложен по цветам (от светлого тона к темному тону) и по размерам (от меньшего к большему) В ящиках под стойками тот же принцип. 6. Степень наполнения (блок карманов, стойки, витрины, ящика) должна быть такова, чтобы не был причинен вред упаковке. 7. Продавцы обязаны следить за товарным видом всего товара в магазине. 8. При хранении товара в подсобном помещении необходимо составить реестр ТМЦ: ТМ, артикул, размер, количество. 9. Товар, который подпадает под критерии брака, необходимо составить реестр ТМЦ: ТМ, артикул. Размер, количество. Г. Презентация и сохранность товарного вида 9
1. Базовая коллекция презентации базовых коллекций: • Упаковку не вскрывать, не натягивать изделие на руку • Для презентации цвета, плотности и плетения использовать специальную палитру с образцами. 2. Fashion коллекция делится на зимнюю коллекцию и летнюю коллекцию: • Колготки летней коллекции в магазине должны иметь образцы каждой модели представленной в магазине («ножка») для демонстрации данной модели клиенту • Колготки зимней коллекции одевать на «ножку» и показывать клиенту цвет и плетение (товар), но продавец должен это делать с особой тщательностью и аккуратностью, дабы не повредить внешний вид изделия и упаковки. 3. В летний период, при наличии остатка зимнего ассортимента от 20% но не более 30%(в любом случае необходимо согласование с проект менеджером), возможно перемещение данного товара с магазинов «К - Маркет» на хранение в офис, в подсобное помещение магазинов проекта «75В» и «Летюд» (при расположении обоих магазинов территориально в одном ТРЦ). 4. При данном перемещении необходимо уложить товар в коробку(с учетом ТМ, артикула, цвета, размера). Обязательно наличие накладной с указанием даты перемещения, количества единиц товара, ТМ, артикулов с учетом цвета, размера. 5. На витрине на каждом артикуле колгот, носков или трусов обязательно должен находиться соответствующий ценник. Также ценники должны быть на каждой ножке. При отсутствии какого-либо ценника продавцы должны заказывать его 1 раз в неделю (вторник), получение ценников и маркировки должно быть осуществлено со следующей поставкой товара. 6. Запечатанные упаковки открывать только в соответствии требуемого размера и цвета (потребителем). 7. При сильной потертости упаковки необходимо подать заявку на переупаковку через управляющего и проект менеджера.
Обмен товара осуществляется через возврат товара. Распоряжение 31/10/2013 Департамент розничных продаж О хранении товара, наличии ценников, маркировке на товаре
10
1.
2.
1.
2.
3.
4.
С 01.11.2013г. в департаменте розничных продаж принимаются единые требования по хранению товара, наличия ценников на товар и маркировки на ценнике в розничных магазинах. Требования являются обязательными для всего розничного департамента. Товар текущие коллекции: • Вывеска в торговом зале с учетом размерной сетки • Запасы в шкафах • Наличие ценников обязательно на каждой единице товара независимо от нахождения в торговом зале • Маркировка на ценнике обязательна на каждой единице товара независимо от расположения в торговом зале. Коллекции прошлых сезонов (распродажный товар), после окончания «Сезонной распродажи»: • Перемещение в подсобное помещение • Данные (накладная) с указанием артикула, наименования, количества товара • Упаковка в пакеты или короба • Обязательное условие, количество товара находящегося в подсобном помещении должно совпадать с данными в накладной на этот товар Еженедельно, по понедельникам, вторникам, в магазине составляется заявка на отсутствие ценников на товар и передается по электронной почте на адрес: printchek@yanser.com Срок выполнения заявки Департаментом логистики: Еженедельно День недели выполнения заявки Департаментом логистики: Пятница (текущей недели, на которой была подана заявка)
5.
Отправка ценников с маркировкой: Следующая неделя (после получения заявки) Отправка ценников с маркировкой не зависит от отправки товара День отправки: День в графике отправки (уведомлением по электронной почте от оператора компьютерного набора отдела упаковки Департамента Логистики (printchek@yanser.com))
6.
После получения ценников, маркировки обеспечить их наличие на товаре в течение 2 рабочих дней
Контроль над выполнением данного распоряжения возлагается на региональных управляющих
11
За невыполнение требований Распоряжения 31.10.2013 предусматриваются финансовые штрафные санкции с 01.01.2014: 1.
Отсутствие ценника с маркировкой, каждый факт
17 грн.
2.
Отсутствие документов (накладной) на товар в подсобном помещении
85 грн.
3.
Несвоевременная подача заявки при обнаружении нарушений
100 грн.
4.
За несоблюдение сроков выполнения заявки за каждый факт
17 грн.
5.
За несоблюдение сроков обеспечения наличия ценников с маркировкой на товаре, за каждый факт
17грн.
Для осуществления механизма обратной связи по каждому факту необходимо предоставлять до 5 числа, следующего за отчетным месяцем данные на Имя административного директора Департамента розничных продаж Кулакову Лилию, руководителя Департамента логистики Титову Марию. Контроль над выполнением данного распоряжения и применения финансовых штрафных санкций возложить на Административного директора департамента розничных продаж и руководителя Департамента логистики.
3. 1.
Забывчивость покупателей
В случае обнаружения на выходе из магазина покупателя, забывшего оплатить понравившийся ему товар, администратор магазина, продавец, продавец-кассир, продавец-консультант предлагает покупателю оплатить неоплаченный товар или вернуть его
2.
В случае отказа от оплаты или отказа вернуть понравившийся товар, должностные лица, обязаны составить Акт, в котором указывают причину составления. Данный акт подписывается всеми сотрудниками, а также свидетелями происшедшего события (не менее 2 человека)
12
3.
Возможно привлечение к данной ситуации сотрудника охранной службы Торгового Центра (органов МВД по согласованию с СБ Компании, после телефонного звонка.)
4.
Акт составляется и подписывается датой, события.
5.
Акт подписывается в обязательном порядке супервайзером, управляющим регионом, не позднее следующего дня.
6.
После подписания передается по электронной почте, скан копия на имя административного директора, для дальнейшего принятия решения
Образец Акта
Акт №________от________________2012 г. Забывчивость покупателей 1. Название организации ___________________________________________________ 2. Комиссия в составе: _____________________________________________________ _________________________________________________________________________ 3. Фиксация факта_________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ 13
_________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ 4. Подробное описание товара по артикулам: Наименование
Количество
Розничная цена
Итого Сумма товарных потерь (прописью) составляет в розничных ценах __________________________ ______________________________________ (прописью) Подписи членов комиссии: Должность ____________________________подпись ___________ Ф.И.О. Должность ____________________________подпись ____________Ф.И.О. Должность ____________________________подпись ____________Ф.И.О.
4.
Инвентаризация
Инвентаризация ТМЦ (товарно-материальных ценностей) - это проверка их фактического наличия в натуральном выражении (штук товара). Инвентаризация проводится в целях проверки реальных количественных и стоимостных остатков товаров на соответствие с данными бухгалтерского учета. Результаты инвентаризации выявляют, сопоставляя фактические остатки товаров, указанные в инвентаризационной описи, с остатками по данным бухгалтерского учета на момент проведения инвентаризации. Повторное проведение инвентаризации не допускается, должно быть аргументировано и будет проводиться только по согласованию с административным директором, а также не оплачивается, т.е. 14
проводится в нерабочее время! В ходе инвентаризации проверяется и документально подтверждается наличие ТМЦ, соответствие розничных цен в торговом зале, визуально оценивается товарный вид, упаковка, наличие ценников и этикеток. Инвентаризации могут подвергаться все группы товаров (полная инвентаризация) или выборочные группы товаров (выборочная инвентаризация). Полная инвентаризация производится по указанию руководителя Компании или планово. Выборочная инвентаризация проводится по решению и распоряжению директора магазина. Инициатива по проведению инвентаризации, может исходить от сотрудников трудового коллектива магазина. Порядок проведения инвентаризации утверждается административным директором. Инвентаризации проводятся на основании утвержденных графиков, которые составляются на основании поданных региональными управляющими служебными записками. Возможно внесение изменений в график, путем подачи повторной служебной записки с указание причины проведения: смена персонала*, контрольная инвентаризация**, ротация персонала***. *смена персонала – увольнение МОЛ **контрольная инвентаризация – после работы нового МОЛ ½ или 1 месяц, проводится на усмотрение регионального управляющего ротация персонала*** - перевод сотрудника с одного магазина и бригады МОЛ в другой магазин и бригаду МОЛ Порядок доводится до всех сотрудников, участвующих в инвентаризации. Сотрудники, принимающие участие в инвентаризациях: • Региональные управляющие • Супервайзеры • Продавцы • Бухгалтер учета ТМЦ. Необходимые (обязательные) условия при проведении инвентаризации: 1. Согласована с ЦО (финансово-экономический департамент), управляющим регионом дата проведения инвентаризации, на основании ранее 15
составленного графика проведения. Исключения составляют внеплановые инвентаризации, связанные со сменой персонала и контрольные инвентаризации, проверка профессионального уровня персонала. 2.
Подана заявка администрации ТЦ, ТРЦ (за 3-5 дней до начала проведения) на проведение инвентаризации.
3.
Получено разрешение (виза на заявлении) для проведения инвентаризации от администрации ТЦ, ТРЦ.
4.
Вывешено заранее объявление для покупателей.
5.
Товарные отчеты все сданы и сверены с данными бухгалтерского учета, т.е. выявлены все ошибки при приемке, возврате, перемещении товара и отражены в товарном отчете: • На дату проведения инвентаризации составляется дополнительный Товарный Отчет (количество и сумма, товара, который будет инвентаризироваться, для сравнения данных фактических с данными в программном обеспечении 1-С) • После получения данных инвентаризации, на основании результатов инвентаризационной ведомости проводятся исправления в товарном отчете: - если количество и сумма по инвентаризационной ведомости имеет отрицательное значение, то результат проведения недостача и данные отражаются в расходной части ТО «РАСХОД» - если количество и сумма по инвентаризационной ведомости имеет положительное значение, то результат проведения излишек и данные отражаются в приходной части ТО «ПРИХОД» - если по результатам инвентаризации выявлены факты излишка по одним артикулам и недостачи по другим, то в ТО данные будут отражены как «ПРИХОД е» так и в «РАСХОД» 6. Во время инвентаризации в торговом зале покупатели отсутствуют вообще 7.
Присутствует персонал, имеющий опыт проведения инвентаризации
8.
Желательно присутствие менеджера по группе инвентаризируемого товара 16
9.
В момент инвентаризации компьютерная техника и оборудование исправны
10. Инвентаризация проводится во время и сроки при которых материальные затраты Компании минимальны (желательно в ночное время суток или самый, низкий по результатам продаж, день недели) дополнительно инвентаризация не оплачивается. По графику сменности и по табелю рабочий день оплаченный, только будет у тех сотрудников, данные о которых отражены в выше указанных документах. 11. Технические работы с базой данных учетной программы не проводятся. 12. Назначен ответственный со стороны АТ Департамента, осуществляющих поддержку по техническим вопросам оборудования (сканер, ноутбук). Процедура проведения инвентаризации состоит из нескольких этапов. Этап № 1 – ПОДГОТОВИТЕЛЬНЫЙ • • • •
Подготовка товаров к проведению инвентаризации; Подготовка документов, необходимых для проведения инвентаризации; Формирование списка сотрудников для проведения инвентаризации; Определение сроков проведения и видов инвентаризуемых товаров
В день, предшествующий инвентаризации, сотрудники магазина приводят в порядок товарные группы подлежащие инвентаризации. 1.
Территориальный управляющий, супервайзер подтверждают: •
Что все договора о бригадной и индивидуальной материальной ответственности, заключены и находятся в магазине; • Что все движение товара на момент проведения инвентаризации отражено в товарно-кассовом отчете и введены в программное обеспечение и назначают ответственного за проведение инвентаризации либо являются ответственными сами в магазине. 2. Перед началом проведение инвентаризации и после ее проведения супервайзер, территориальный управляющий, проводят подписание расписки со всеми МОЛ. 17
3.
Сканирование ТМЦ, начинается с прикассовой зоны (колготки и трусики) и блок – карманов (трусики) БS.
4.
Для сканирования товары должны иметь ценники с маркировкой и штрих кодом. Для определения готовности по данному вопросу необходимо еженедельно высылать на непосредственного руководителя, бренд менеджера, оператора информацию о состоянии ценников и маркировки.
5.
В торговом зале и местах хранения производят расстановку товара по ассортименту, артикулу, бренду, цвету и размеру.
ВАЖНО! •
•
•
•
•
•
Торговая площадь зала прорисовывается максимально приближенная к расположению торгового оборудования (стойки, стойка + тумба, блок – карманы), либо распечатывается планограмма магазина В программном обеспечении «Дукат», создается точно такое же количество файлов, которое соответствует количеству торгового оборудования на рисунке, во избежание ошибок необходимо произвести деление одной стойки на вешалки и тубы. «БS», «ЛЕТЮД», «К-МАРКЕТ», «75В» сканирование проходит каждой единицы товара: - Проект «БS» сканирование проходит по ценникам «Білизнат STREET» - Проект «ЛЕТЮД», «К-МАРКЕТ», «75В» сканирование проходит по ценникам производителя бренда Каждой единице торгового оборудования присваивается на рисунке свой порядковый номер и в соответствии с этой нумерацией, на каждой тумбе появляется ярлык с таким же номером. После окончания сканирования товара находящегося на данном торговом оборудовании (тумба + стойка, стойка, блок-карман), необходимо маркером пометить на рисунке, что сканирование окончено. Необходимо на каждой стойке отсортировать товар по бренду и артикулу( по возможности точно), на ярлыке записать количество в штуках. По горизонтали стойки, на которой находятся корсетные или трикотажные изделия произвести подсчет артикулов, которые находятся на этой горизонтали ( 1 горизонталь это первое промежуточное значение - «блок»). На каждой стойке находится от 2 18
•
6.
до 4 горизонталей, значит и промежуточных значений будет или 2 или 4 и т.д., в зависимости от проекта и торгового оборудования. После этого переходим к тумбе (ящику), которая находится под стойкой под корсетными изделиями, в ней товар должен быть точно также разложен по артикулу и каждый артикул пересчитан и записан на ярлык, который находится в тумбе, сканирование проходит по цветам и артикулам изделий.
Необходимо отдельно подготовить товар к сканированию, который попал в категорию «брак», «отложен», товар, который подготовлен к «возврату», «перемещению», но еще находится в магазине. Этап № 2 – ВЫЯВЛЕНИЕ И ПРОВЕРКА ФАКТИЧЕСКОГО НАЛИЧИЯ ТОВАРОВ, А ТАКЖЕ СОСТАВЛЕНИЕ ИНВЕНТАРИЗАЦИОННЫХ ОПИСЕЙ
1.
Продавцам ставится задача посчитать количество единиц товара вручную и путем сканирования.
2.
Региональный управляющий, супервайзер в программе «Дукат» в магазине отслеживает информацию об отсканированном товаре в документе «Инвентаризация» и одновременно сверяет ее правильность отображения.
3.
В случае если товар не подлежит сканированию, данные вводятся с помощью клавиши F 12 или окна ШК (штрих код), если и это невозможно сделать в магазине, то составляется список товара, который фактически принимал участие в инвентаризации, визируется ответственным за проведение в магазине инвентаризации и высылается в финансовый департамент, в электронном виде и отправляется в ЦО вместе с инвентаризацией.
4.
Во время инвентаризации все операции по приему и отпуску товаров по инвентаризуемой группе должны быть прекращены. Товар, который поступил в магазин в день проведения инвентаризации, участия в инвентаризации не принимает. Номера накладных сообщаются в письме в финансовый департамент, электронной почтой.
5.
Товары, фактически поступившие после начала инвентаризации должны быть поставлены на приход после даты инвентаризации.
6.
Пересчитанный товар, не подлежит продаже с момента начала его пересчета до особого разрешения регионального управляющего, супервайзера. Все 19
продажи в день инвентаризации, а именно товарные позиции проданного товара, должны быть включены в «Ведомость товарных остатков». 7.
После завершения сканирования товара в программе «Дукат» формируются файлы с количеством товара и суммой.
8.
Количество файлов, с суммой каждого документа, количество товара в каждом документе необходимо переписать и выслать в электронном виде бухгалтеру по товарному учету (МолоштанВ., Кардашова К., Паламарчук В.) для сверки корректности переданных данных из магазина.
9.
Если в день инвентаризации в магазин пришел товар, и он не отсканирован в инвентаризацию необходимо, сообщить об этом в электронном виде бухгалтеру по товару.
10. В письме указать номера накладных на перемещение товара и даты накладных.
ВАЖНО! • •
•
Результат инвентаризации выводится в течении 2-х рабочих дней с момента проведения инвентаризации в магазине. Бухгалтер на основании полученных данных выводит результат инвентаризации – «Инвентаризация товаров на складе» которая учитывает все акты «оприходования» и акты «списания» товара за период, который подлежит сверке и является результатом инвентаризации. Данный документ высылается магазину, региональному управляющему, супервайзеру, административному директору. Вместе с результатом высылается «Сличительная ведомость» - документ носит характер проверочного - для понимания корректности количества отсканированного товара и соответствия с учетными данными, но не является результатом инвентаризации. После выведения результата инвентаризация считается сведенной и закрытой, высылает региональному управляющему, супервайзеру.
20
Этап № 3 – СОПОСТАВЛЕНИЕ ДАННЫХ «ИНВЕНТАРИЗАЦИИ ТОВАРОВ НА СКЛАДЕ» С УЧЕТНЫМИ ДАННЫМИ 1С Для анализа и подтверждения результатов инвентаризации региональному управляющему или супервайзеру дается: 2(два) рабочих дня с момента получения результата!!!! 1.
После получения данных региональный управляющий, супервайзер анализирует и подтверждает результат по электронной почте бухгалтеру по товарному учету, а так же менеджеру по проекту о закрытии инвентаризации.
2.
Если региональный управляющий, супервайзер проанализировав, результат инвентаризации нашел несоответствия данных с фактическим остатком товара в магазине, то необходимо оформить «Служебную записку», в которой нужно указать артикул, бренд и наименование товара, количество единиц, по которым выявлено несоответствие и причины, по которым в инвентаризацию должны быть внесены корректировки. Служебная записка высылается в электронном виде по электронной почте:
• Административному директору • Бухгалтеру по товарному учету • Менеджеру по проекту 3. Данная служебная записка будет рассмотрена в течение 1- (одного) дня административным директором 4.
При подтверждении фактов, указанных в служебной записке, передается в финансовый департамент - бухгалтеру по товарному учету, для внесения корректировок.
5.
После внесения корректировок результат инвентаризации считается окончательным.
6.
Окончательный результат «Инвентаризация товаров на складе» отправляется административному директору, региональному управляющему, супервайзеру, МОЛ в магазине.
7.
Если с момента проведения прошло более чем 5(пять) дней и не была предоставлена служебная записка, то результат инвентаризации выводится по первоначальным данным.
21
Этап № 4 – ОФОРМЛЕНИЕ РЕЗУЛЬТАТОВ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ И СОПОСТАВЛЕНИЕ ДАННЫХ ИНВЕНТАРИЗАЦИОННЫХ ОПИСЕЙ С ДАДАННЫМИ УЧЕТА На этом этапе данные бухгалтерского учета приводятся в соответствие с результатами инвентаризации. Лица, виновные в неправильном учете имущества, привлекаются к административной ответственности, материально ответственные лица привлекаются к материальной ответственности согласно, коллективного договора о материальной ответственности. •
•
•
После получения данных инвентаризации, на основании результатов инвентаризационной ведомости проводятся исправления в товарном отчете: - если количество и сумма по инвентаризационной ведомости имеет отрицательное значение, то результат проведения недостача и данные отражаются в расходной части ТО «РАСХОД» (на основании акта «списания») - если количество и сумма по инвентаризационной ведомости имеет положительное значение, то результат проведения излишек и данные отражаются в приходной части ТО «ПРИХОД» (на основании акта «оприходования) - если по результатам инвентаризации выявлены факты излишка по одним артикулам и недостачи по другим, то в ТО данные будут отражены как «ПРИХОД е» так и в «РАСХОД е» (акт «оприходования» и акт «списания»). Выявленные суммы излишков и недостач ТМЦ в «Сличительных ведомостях» указываются в количественном и стоимостном выражении по розничным ценам, сложившимся на дату инвентаризации. При составлении документов списания и ввода остатков ТМЦ необходимо учитывать пересортицу ТМЦ, а также суммовые разницы, образовавшиеся в результате пересортицы.
22
ВАЖНО! Время проведения и продолжительность инвентаризации. Определяется исходя из объёмов товарных групп, количества сотрудников участвующих в инвентаризации, возможности проведения инвентаризации в рабочее время магазина. Ассортимент для проверки. Проводить инвентаризацию по всему ассортименту или по его части, — зависит от количества наименований товара, количества персонала, участвующего в инвентаризации и степени автоматизации данного процесса. Подготовка к инвентаризации. Ассортимент изолируется от покупателей. По возможности склад перестает отгружать товар проверяемого ассортимента. При проведении выборочной инвентаризации нужно убедиться в отсутствии проверяемого ассортимента в других частях торгового зала, местах возможного хранения брака. Должны быть учтены возможные «недовозы» товара со склада ЦО. Весь персонал должен быть информирован о возможных проблемах, возникающих во время проведения инвентаризации. Подсчет: - Должен быть осуществлен всех товарных единиц (одна за другой). - Категорически запрещается производить подсчёт по наименованиям в поиске недостающих единиц. - Соблюдать строгое закрепление мест хранения за определенными товарами. Это уменьшает количество административных ошибок. В случае, если инвентаризация проводится в рабочее время, подсчитанный товар может сразу поступать в продажу с разрешения регионального управляющего, супервайзера. Распределение работы между проверяющими. Определить количество товарных групп для каждого сотрудника. Все товарные единицы зоны должны быть просканированы и подтверждены(по артикулам, по брендам, по наименованию, цвету, размеру) . Контроль и подтверждение инвентаризации. Убедитесь, что итоговое число товарных единиц соответствует проверенному количеству. Т.е. убедитесь, что весь товар вошел в инвентаризацию. Убедитесь в том, что 23
все товарные единицы были просканированы, а также в том, что подсчет был осуществлен корректно — все товарные единицы были подсчитаны только один раз. Подтвердите итог инвентаризации. Сверка несоответствий. По окончании пересчета магазин работает в нормальном режиме и начинается бухгалтерская фаза, т. е. по сличительным ведомостям составляется список несоответствий между фактическим и учетным количеством. Если инвентаризация выборочная, она повторяется до тех пор, пока не будет проверен весь ассортимент. Затем составляется полная «Инвентаризационная опись». Таким образом, достигается полная картина о состоянии товара в магазине. После этого надо пересчитать те позиции, по которым выявлены несоответствия. Серия выборочных инвентаризаций, позволяет поддерживать товарный учет на высоком уровне. Полная инвентаризация необходима, т. к. отдельные ошибки могут остаться неучтенными.
24