Стандарты работы Кассовая дисциплина для юридического лица
2013 г, февраль
Содержание 1. Перечень необходимых документов………………………………………..3 2. Обязательные реквизиты для чека …………………………………………..4 3. Внутренние Штрафы за несоблюдение кассовой дисциплины…………..6 4. Порядок работы на РРО при проведении торговли в ночное время……...8 5. Порядок работы на РРО………………………………………………………9 6. Рабочий день кассира юридического лица………………………………...17 7. Рекомендации при заполнении кассовой книги………………………….18
1. Перечень необходимых документов
1. Книга отзывов и предложений. 2. Регистрационное свидетельство РРО. 3. Справка о регистрации КУРО. 4. Акт о пломбировке РРО. 5. Акт ввода в эксплуатацию РРО. 6. Зарегистрированные расчетные квитанции, для работы в случае отключения электричества или выхода из строя (поломки) РРО. 7. Торговый патент(при наличии). 8. Свидетельство о государственной регистрации Субъекта Предпринимательской Деятельности (СПД) 9. Свидетельство плательщика НДС (при наличии). 10. Книга КУРО. 11. Кассовая книга. 12. Книга регистрации Приходных и Расходных Кассовых Ордеров. 13. Договор (копия) об индивидуальной материальной ответственности кассира, продавца. 14. Выдержка из закона «О защите прав потребителей», права о возвратах товаров ненадлежащего качества, ст. 8., о возвратах товаров надлежащего качества, ст. 9. 15. Правила розничной торговли непродовольственными товарами. 16. Постановление Кабинета Министров Украины №172 «О реализации отдельных положений Закона Украины «О защите прав потребителей”.
17. Книга регистрации проверок. 18. Заключение государственной санитарно-эпидемиологической экспертизы (на весь товар). 19. Накладные на товар, находящийся в магазине, не зависимо от срока поставки. 20. Приказ о принятии на работу, указание должности, по штатному расписанию. 21. Копия паспорта и идентификационного кода. 22. Медицинская книжка. 23. Адреса и номера телефонов органов, которые обеспечивают защиту прав потребителей (в каждом регионе свои)
2. Обязательные реквизиты для Чека При осуществлении торговой деятельности и обслуживании покупателей, обязательным условием является выдача на месте расчета – расчетного документа (Чек). На сегодняшний момент действующее законодательство определяет реквизиты, при наличии которых Чек, выданный покупателю, будет являться расчетным документом. Это говорит о том, что только при наличии всех обязательных реквизитов Чек – является расчетным документом.
Наказ Державної податкової адміністрації України від 1 грудня 2000 року N 614 « Про затвердження нормативноправових актів до Закону України "Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг" «Касовий чек повинен містити такі обов'язкові реквізити: • назву господарської одиниці; • адресу господарської одиниці;
• для СГ, що зареєстровані як платники ПДВ, - індивідуальний податковий номер платника ПДВ, який надається згідно з Законом України "Про податок на додану вартість"; перед номером друкуються великі літери "ПН"; • для СГ, що не є платниками ПДВ, - ідентифікаційний код за ЄДРПОУ або ідентифікаційний номер за ДРФО, перед яким друкуються великі літери "ІД"; • якщо кількість придбаного товару (отриманої послуги) не дорівнює одиниці виміру, - то кількість, вартість придбаного товару (отриманої послуги); • вартість одиниці виміру товару (послуги); • найменування товару (послуги); • літерне позначення ставки ПДВ праворуч від надрукованої вартості товару (послуги); • позначення форми оплати (готівкою, карткою, у кредит, чеками тощо) та суму коштів за даною формою оплати; • загальну вартість придбаних товарів (отриманих послуг) у межах чека, перед якою друкується слово "СУМА" або "УСЬОГО"; • для СГ, що зареєстровані як платники ПДВ, окремим рядком - літерне позначення ставки ПДВ, розмір ставки ПДВ у відсотках, загальну суму ПДВ за всіма зазначеними в чеку товарами (послугами), на початку рядка - великі літери "ПДВ"; • порядковий номер касового чека, дату (день, місяць, рік) та час (година, хвилина) проведення розрахункової операції; • фіскальний номер реєстратора розрахункових операцій, перед яким друкуються великі літери "ФН"; • напис "ФІСКАЛЬНИЙ ЧЕК" та логотип виробника». Видатковий чек повинен містити обов'язкові реквізити: • назву господарської одиниці; • адресу господарської одиниці; • для СГ, що зареєстровані як платники ПДВ, - індивідуальний податковий номер платника ПДВ, який надається згідно із Законом України "Про податок на додану вартість"; перед номером друкуються великі літери "ПН"; • для СГ, що не є платниками ПДВ, - ідентифікаційний код за ЄДРПОУ або ідентифікаційний номер за ДРФО, перед яким друкуються великі літери "ІД"; • назву операції виплати; • суму коштів, яка видається за операцією виплати; • якщо операція виплати повторюється, - то кількість здійснених однотипних операцій виплати, суму коштів за цими операціями; • літерне позначення ставки ПДВ праворуч від надрукованої суми коштів, що видається; • позначення форми виплати (готівкою, карткою, у кредит, чеками тощо) та суму коштів за даною формою виплати;
• загальну суму виданих коштів у межах чека, перед якою друкується слово "СУМА" або "УСЬОГО"; • для СГ, що зареєстровані як платники ПДВ, окремим рядком - літерне позначення ставки ПДВ, розмір ставки ПДВ у відсотках, загальну суму ПДВ за всіма зазначеними в чеку операціями виплати, на початку рядка - великі літери "ПДВ"; • порядковий номер видаткового чека, дату (день, місяць, рік) та час (година, хвилина) проведення розрахункової операції; • фіскальний номер реєстратора розрахункових операцій, перед яким друкуються великі літери "ФН"; • напис "ВИДАТКОВИЙ ЧЕК" та логотип виробника».
3. Внутренние Штрафы за несоблюдение кассовой дисциплины Распоряжение № 02-2012 С целью соблюдения стандартов кассовой дисциплины и уменьшения нарушений и невыполнения стандартов в работе в качестве воспитательных мер будут применяться финансовые штрафные санкции.
Статья
Штраф
1. Заканчивается кассовая лента, не произошла вовремя замена
100 грн.
2. Оплата товара банковской картой, по РРО прошла наличная оплата
50% от суммы ошибочно проведенной операции
3. Не распечатан «Z» - отчет
5 -ти кратный размер суммы Торговой выручки за день.
3. Не заполнена книга КУРО
340 грн. Каждое последующее исправление 50 грн.
4. Исправления в книге КУРО более 3, в три месяца 5. Несвоевременная передача отчетности по вопросам кассовой дисциплины: • РРО (15 числа и 1 числа)- периодический отчет, копии раздела 1,2 (3,4 если были записи за отчетный период), • Инкассация копии сопроводительных ведомостей(1 числа за прошедший месяц), • Кассовая книга отчеты кассира. 6. В инкассаторскую сумку сдана сумма наличных денежных средств, несоответствующая документам (копии сопроводительной ведомости) 7. Ошибки при заполнении КУРО второго раздела (сумма возврата, сумма выручки) завышение или занижение сумм
170 грн., за каждый факт
10% суммы ошибки 100% суммы ошибки
8.
Не выполнена утром операция «Служебный внос»
50 грн. за каждый факт
9.
Утром не распечатан «0» чек
50 грн. за каждый факт
10. Отсутствие чеков «Служебный внос», «Служебный вынос»
10 грн. за каждый случай
11. Пересчет наличных денежных распечатанным «Х» отчетом
100% суммы ошибки
средств,
сверка
с
12. В конце рабочего дня не сделана операция «Служебный вывод» и распечатан «Z»-отчет
10% от суммы, которая не была выведена из РРО
13. Ошибочно проведенная операция «Служебный внос» вместо операции «Служебный вынос» и наоборот, 10 грн. отсутствие объяснительной 15. Сдача наличной выручки от проданных товаров, с нарушениями установленных порядков в компании : 100% суммы, сданной неустановленным • Инкассаторам банка; способом • Через кассу банка. 16. Проведение инкассации через инкассаторов, но без использования документа сопроводительная ведомость (с 100% сданной суммы использованием терминала) 17. Проведение возврата с использование операции 100% суммы ошибки «Служебный вынос» 18. Продажа товара проведена двумя формами оплаты (частично наличными денежными средствами и безналичной 10% суммы ошибки формой оплаты) 19. Сумма утреннего «Служебного ввода» не соответствует 10% суммы ошибки фактической сумме 20. При проведении «Ночной распродажи»: - не распечатан «Z» - отчет по окончании операционного дня 340 грн. за каждый факт , до 24-00; данные «Z» - отчета своевременно не отображены во 2 разделе КУРО . 21. Сумма «Служебного вывода» за день не соответствует данным «Z» - отчета 22. Не внесена разменная монета
100% суммы ошибки 50 грн.
Выполнения распоряжения возложить на управляющего региона, контроль над выполнением на административного директора.
Руководитель департамента розничных продаж Шенгелия – Шоуа Т.А.
4. Порядок работы на РРО при проведении торговли в ночное время в 23:45 текущего дня закрываем операционный день: •
распечатываем Х – отчет
•
делаем «Служебный Вынос» торговой выручки на конец дня
•
распечатываем Х – отчет
•
выписываем Приходный Кассовый Ордер (ПКО) на сумму торговой выручки
•
делаем «Служебный Вынос» на сумму разменной монеты
•
выписываем ПКО на сумму разменной монеты
•
распечатываем фискальный Z- отчет и делаем соответствующую запись в Разделе 2 КУРО
•
фискальный Z –отчет подклеиваем в первый раздел КУРО После 00 - 00 следующего дня открываем операционный день (в кассовой книге записи пойдут уже следующим днем):
•
распечатываем 0 чек
•
выписываем РКО (Расходный Кассовый Ордер) на сумму разменной монеты,
•
проводим операцию «Служебный Внос», вводим монеты
•
распечатываем Х отчет
•
После окончания акции закрываем операционный день:
•
распечатываем Х – отчет,
сумму разменной
•
делаем «Служебный Вынос» выписываем ПКО (Приходный Кассовый Ордер) на сумму торговой выручки и ПКО на сумму разменной монеты,
•
распечатываем фискальный Z отчет и делаем запись в Разделе 2 КУРО. В этот же день на основании режима работы магазина открываем операционный день:
•
•
распечатываем 0 чек
•
выписываем РКО на сумму разменной монеты, делаем Внос»
«Служебный
распечатываем Х – отчет и уже работаем в привычном режиме до окончания операционного дня: распечатываем Х – отчет,
•
делаем «Служебный Вынос» на сумму торговой выручки и выписываем ПКО, затем делаем «Служебный Вынос» на сумму разменной монеты и выписываем ПКО
•
распечатываем фискальный Z отчет, делаем запись в Разделе 2 КУРО, в Раздел 1 подклеиваем фискальный Z отчет.
В этот день у нас будет распечатано 2 (два) фискальных Z – отчета, которые в свою очередь будут подклеены в Раздел 1 и будет сделано 2(две) записи в Раздел 2, по каждому отчету отдельно.
5. Порядок работы на РРО 1. Обязанности продавца-кассира
При работе с РРО продавец-кассир обязан (ст. 3 Закона об РРО): • Проводить
расчетные
операции
на
полную
сумму
покупки
(предоставления услуги) через РРО с распечаткой соответствующих расчетных документов или с применением расчетных книжек (при выходе РРО из строя или отключении электроэнергии). • Выдавать лицу, получающему или возвращающему товар (получающему или отказывающемуся от услуги) расчетный документ на полную сумму
проведенной операции. При этом выдать его нужно не позднее окончания расчетной операции (одновременно с выдачей сдачи или до ее выдачи). • Обеспечивать целостность пломб РРО и неизменность его конструкции и программного обеспечения. • Ежедневно печатать на РРО фискальные отчетные чеки (Z-отчеты) и обеспечивать их хранение в КУРО. • Печатать на РРО контрольные ленты и хранить возле РРО последние использованные контрольные ленты за последние три рабочих дня. • Предварительно программировать в РРО наименование и цену товаров (услуг), а также учитывать количество реализованных товаров (услуг) путем регистрации факта их продажи в РРО (пробивать фискальный кассовый чек). • Вести учет товарных запасов по месту их реализации, продавая только товары, отраженные в учете. • Обеспечивать соответствие сумм наличных средств на месте проведения расчетов сумме средств, указанной в дневном Х-отчете РРО (при использовании расчетной книжки — общей сумме продажи по расчетным квитанциям, выданным с начала рабочего дня). • Предоставлять покупателю по его требованию чек, накладную или другой письменный документ, удостоверяющий передачу права собственности на товар (услугу) от продавца к покупателю.
2. Какие документы должны находиться возле РРО
На рабочем месте продавца-кассира должны находиться (п. 4.6 Порядка применения РРО):
1. Книга УРО, зарегистрированная в налоговом органе. Если в пункте продажи установлено несколько РРО, то на каждый РРО должна быть зарегистрирована отдельная КУРО. 2. Использованные контрольные ленты за последние три рабочих дня. 3. Текущая и последняя использованная расчетные книжки (применяемые в период ремонта РРО или отключения электроэнергии). 4. Регистрационное свидетельство РРО. 5. Последняя справка об опломбировании РРО (или его копия)
3. Действия кассира перед началом работы
1. Включить РРО. 2. Проверить правильность установленной даты и времени. 3. Проверить наличие чековой и контрольной ленты. 4. Проверить исправность блокирующих устройств, пробить несколько нулевых (пробных) чеков с целью проверки четкости и правильности печатания реквизитов на чеке. 5. Ввести сумму разменной монеты, полученную из кассы предприятия с помощью операции «служебное внесение»
4. Действия кассира при отключении электроэнергии
В случае отключения электроэнергии кассир должен: 1. Подсчитать сумму выручки на месте проведения расчетов (в ящике РРО). Эта сумма должна совпадать с суммой выручки, полученной за день, отраженной в контрольной ленте. 2. Указать на регистрационной странице расчетной книжки* в графе «Начата» дату начала ее использования (если имеется незаконченная расчетная книжка, то новую открывать не нужно). 3. Записать в корешке первой расчетной квитанции** с отметкой «служебное внесение» сумму наличности, находящуюся в ящике РРО на момент отключения электроэнергии. 4. Заполнить раздел 3 КУРО, графы 1 — 5:
в графе 1 отражается номер первого на начало рабочего дня фискального чека; в графе 2 указывается номер последнего фискального чека, выполненного перед отключением электроэнергии; в графе 3 ставится номер расчетной книжки, которая будет использоваться в период отсутствия электроэнергии; в графе 4 указывают дату и время начала использования расчетной книжки; в графе 5 приводится серия и номер первой расчетной квитанции (в корешке этой квитанции будет сделана запись «служебное внесение»). 5. После получения денег от покупателей кассир заполняет расчетные квитанции. Расчетная квитанция состоит из двух частей: корешок и отрывная часть. Сразу заполняется корешок, а затем отрывная часть. При этом должна быть соблюдена идентичность сумм, указанных в корешке и отрывной части. 6. Отрывная часть квитанции отделяется от корешка и должна быть выдана покупателю не позднее завершения расчетной операции (в момент выдачи сдачи). 7. Суммы наличных, изымаемые в течение или по окончании рабочего дня, с места проведения расчетов, записываются в корешок расчетной квитанции с отметкой «служебная выдача». 8. За каждый рабочий день с использованием расчетных квитанций в разделе 3 КУРО выполняются отдельные записи. При этом графы 1, 2 заполняют только в первый день, а графа 8 — только в последний день использования расчетной книжки. Кроме того, на основании данных расчетных квитанций ежедневно осуществляются записи в разделе 2 КУРО. 9. После восстановления подачи электроэнергии подсчитать сумму выручки, полученную за время отключения электроэнергии (по корешкам расчетных квитанций). 10. Включить РРО и провести эти суммы выручки на основании корешков расчетных квитанций отдельно по каждой ставке НДС. Для этого нужно выбить чек на сумму выручки, полученную во время отключения электроэнергии. Если из-за отключения электроэнергии в РРО произошло обнуление оперативной памяти, то после включения электроэнергии через РРО нужно провести также выручку, полученную до отключения электроэнергии. Основанием для этого служат данные контрольной ленты. Такие операции проводятся отдельно по ставке НДС в размере 20 % и в размере 0 %. При необходимости может быть выполнена операция «служебное внесение» наличности, которая хранится на месте проведения расчетов (например, для внесения разменной монеты).
11. С целью проверки можно выполнить Х-отчет и сверить сумму с Х-отчетом с суммой, подсчитанной по корешкам расчетных квитанций. 12. Выполнить операцию «служебная выдача» на сумму средств, изъятых с места проведения расчетов по расчетным квитанциям. 13. Выполнить Z-отчет и на основании его данных заполнить раздел 2 КУРО (графы 5 — 8). В этот день Z-отчетов будет два, оба отчета мы подклеиваем в разделе 1 и по каждому в разделе 2 делаем отдельные записи. 14. Заполнить графы 6, 7 и 8 раздела 3 КУРО: в графе 6 указывают дату и время выписки последней расчетной квитанции; в графе 7 приводят серию и номер последней использованной расчетной квитанции; в графе 8 указывают номер Z-отчета, распечатанного после ввода РРО в действие. 15. Сумму выручки, полученную за время отключения электроэнергии, внести в ящик РРО с помощью операции «служебное внесение». 16. Если в течение дня расчеты с покупателями продолжались, то после окончания рабочего дня необходимо будет выполнить еще один Z-отчет. Данные такого Z-отчета подлежат отражению в КУРО отдельной строкой. В этом случае оба Z-отчета должны быть подклеены в КУРО.
5. В случае выхода РРО из строя
На период выхода РРО из строя и осуществления его ремонта или в случае временного, но не более 72 часов, расчетные операции осуществляются: — с применением надлежащим образом зарегистрированного резервного РРО. Перед его использованием сумму выручки, оставшуюся в ящике РРО, который вышел из строя, необходимо внести в резервный РРО при помощи операции «служебное внесение», с использованием КУРО и РК. Расчетная книжка, используемая при расчетах с покупателями на период выхода РРО из строя, должна быть зарегистрирована в том налоговом органе, в котором зарегистрирована КУРО. Информацию о проведенных ремонтах и техническом обслуживании РРО отражают в 4 разделе КУРО:
графы 1 — 2 заполняются непосредственно после выхода из строя РРО; в графе 3 работник ЦСО указывает причину неисправности РРО; в графе 4 после восстановления работы РРО указываются дата и время, когда РРО был восстановлен; в графе 6 — данные резервного РРО или расчетной книжки (в зависимости от того, каким образом производилась регистрация расчетов); в графе 7 — номер Z-отчета, выполненного после восстановления работы РРО
6. В случае возврата товара
Выдача денежных средств покупателю за возвращенный товар производится путем: регистрации отрицательной суммы. Этот вариант используется, если РРО обеспечивает отдельное накопление в фискальной памяти отрицательных сумм расчетов. При этом распечатывается фискальный чек выдачи средств; Если сумма возвращаемых покупателю средств превышает 100грн., продавец-кассир обязан составить акт о выдаче средств, в котором указывается следующая информация: • данные документа, возвращающего товар; • сведения о товаре;
удостоверяющего
личность
покупателя,
• сумма выданных средств; • номер, дата и время выдачи расчетного документа, подтверждающего покупку товара. Акт о выдаче средств передают в бухгалтерию, где он должен храниться в течение 3 лет. При отсутствии бухгалтерии такой акт подклеивают на последней странице КУРО.
7. Рекомендации при заполнении КОРО
При заполнении 2 раздела КУРО необходимо учесть следующее:
в графе 4 отражаются суммы, которые проведены через РРО с помощью операции «служебная выдача», причем в этой графе показывают сумму выручки, фактически изъятую из ящика РРО в конце рабочего дня; в графе 5 отражается вся сумма выручки за день, а не та сумма наличных, которые фактически находятся в ящике РРО на конец дня, причем сумма средств, полученных за день, не должна уменьшаться на сумму средств, выданных покупателю за возвращенный товар; в графе 6 — сумма операций, облагаемых НДС по полной ставке (20 %; в графе 7 — суммы НДС; в графе 8 указывают суммы, выданные покупателю при возврате товара.
8. Действия кассира по окончании работы
По окончании смены кассир должен выполнить следующее: 1) составить дневной отчет с обнулением информации в оперативной памяти и занесением ее в фискальную память РРО (Z-отчет), в котором должна быть отражена информация об операциях «служебное внесение» или «служебная выдача»; 2) распечатать Z-отчет и подклеить его в КУРО 1 раздел КУРО; 3) на основании данных фискального отчетного чека (Z-отчета) заполнить раздел 2 КУРО; 4) выключить РРО *Расчетная книжка используется в таком порядке: на каждом месте проведения расчетов должна применяться отдельная расчетная книжка с книгой УРО, на которую она зарегистрирована; при проведении расчетной операции заполняется сначала корешок, потом отрывная часть расчетной квитанции, при этом указание в корешке и в отрывной части суммы расчетов должны быть идентичными; отрывная часть отделяется от корешка по линии отрыва и выдается покупателю или лицу, которое получает средства(в случае осуществления операции выдачи), не позднее завершения расчетной операции. Не разрешается использовать расчетные квитанции повторно, исправлять записи в квитанциях, изымать из расчетной книжки корешки расчетных квитанций, нарушать крепление книжки.
В случае повреждения расчетной квитанции или осуществления ошибочной записи такую квитанцию следует аннулировать, для чего на корешке и в отрывной части сделать отметку «Аннулировано, заверенную подписью лица, осуществляющего расчеты. ** Расчетная квитанция – это расчетный документ, бланк которого изготовлен типографским способом. А отдельные реквизиты заполняются вручную или путем проштамповывания при регистрации расчетов за проданные товары (предоставленные услуги) или при выдаче средств покупателю в случае возврата товар, рекомпенсации услуги, принятия ценностей под залог и в других случаях. Перед началом использования расчетной книжки на ее регистрационной странице необходимо указать дату начала использования. В корешке и в отрывной части расчетной квитанции должна указываться полная сумма расчета вручную, путем проштамповывания или типографским способом. Если СПД является плательщиком НДС, то в корешке расчетной квитанции следует также сумму, облагаемую НДС по ставке 20%. Если сумма по ставке НДС 20% равна полной сумме расчета. То в корешке можно указывать только одну из этих сумм. Записи в расчетных квитанциях осуществляются шариковой ручкой пастой темного цвета. Если при продаже товара устанавливается скидка или надбавка относительно стоимости единицы измерения товара, то по желанию СПД общая сумма скидки (надбавки) указывается на корешке и в отрывной части расчетной квитанции в скобках рядом с суммой расчета с соответствующей пометкой («ск» или «нд»). По требованию покупателя в отрывной части расчетной квитанции дополнительно указываются все или часть предусмотренных установленной формой реквизитов: наименование товара (услуги), стоимость единицы измерения, ставка НДС в процентах (для СПД - плательщиков НДС), стоимость приобретенных товаров (полученных услуг) по каждому наименованию, дата и подпись лица, которое произвело расчет.
6. Рабочий день кассира Начало рабочего дня: • В начале операционного дня в Книге регистрации приходных и расходных кассовых ордеров регистрируется расходный кассовый ордер (РКО) на сумму «Разменной монеты», на основании ордера делается соответствующая запись в Кассовой книге (разменная монета утверждена приказом по предприятию,200грн.) • 200грн. берется из сейфа и после «О» чека операцией «Служебный внос» вносится разменная монета в денежный ящик РРО, служебный чек прикрепляется к РКО. • На момент приезда службы инкассации: распечатывается Х - отчет, сверяется сумма фактического наличия денежных средств, сумма остатка должна быть не менее 200 и не более 300грн. (в ящике РРО - разменная монета). После этого проводится операция по РРО «СВ» - Служебный Вынос на сумму выручки, которая затем будет передана службе инкассации. Одновременно, выписывается на эту же сумму ПКО приходный кассовый ордер (распечатывается чек «Служебный Вынос») – Чек прикрепляется к данному Приходному Кассовому Ордеру (ПКО); • На сумму, передаваемых, денежных средств, службе инкассации банка выписывается РКО, к нему подкалывается 3(третий экземпляр) сопроводительной ведомости к инкассаторской сумке с наличными. Сумма РКО будет составлять сумму между остатком по кассовой книге и наличными денежными средствами выведенными из РРО, на момент инкассации операцией СВ «Служебного Вынос»; Конец рабочего дня: • В конце рабочего дня распечатывается Х – отчет, для сверки фактического наличия денежных средств, остатка на конец дня. Затем проводится две операции по РРО «Служебный Вынос» первая - сумма торговой выручки, на нее выписывается Приходный Кассовый Ордер (ПКО), которая находится в ящике РРО; вторая – сумма разменной монеты, на нее выписывается Приходный Кассовый Ордер (ПКО) на сумму, 200грн.. Чеки «Служебный вынос» прилагаются к ПКО - торговая выручка и ПКО – разменная монета ). После проведенных операций в ящике РРО сумма остатка равна нулю «0». Сумма Служебных Выводов за день не должна превышать сумму
дневного оборота наличных начало дня.
денежных средств и суммы остатка на
РРО
КАССА ПРЕДПРИЯТИЯ
КУРО
КАССОВАЯ КНИГА Одновреме нно сумма разменной монеты в РРО и выписывает ся Расходный кассовый ордер, на одну и ту же сумму
1. ШАГ. Распечатан «0» чек. До начала первой расчетной операции, проводится операция Служебный Внос, на сумму разменной монеты, 200грн. Печать Х отчета.
2.ШАГ. На момент приезда службы инкассации Распечатать Х – отчет сверить фактическое наличие и сумму в чеке оборот наличных. Провести операцию Служебный Вынос на сумму, передаваемую в службу инкассации (оставить не менее суммы разменной монеты 200грн. и не более 300,00грн, для размена)
1. ШАГ. В книге регистрации РКО и ПКО регистрируется ордер. Затем выписывается РКО (расходный кассовый ордер) на сумму разменной монеты, 200грн., к нему прикрепляется чек Служебный Внос
2.ШАГ. На сумму Служебного Выноса выписывается ПКО (Приходный Кассовый Ордер), к нему прикрепляется чек Служебный Вынос. Выписывается РКО (Расходный Кассовый Ордер), к нему прикрепляется копия сопроводительной ведомости
Одновременно проводится Операция Служебный Вынос и выписка Приходного Кассового Ордера. Затем выписывается Расходный Кассовый Ордер (на сумму, передаваемую инкассаторам, сумма состоит: остаток наличных денежных средств и денежные средства вынесенные из РРО.
3.ШАГ. В конце рабочего дня Распечатать Х – операция отчет сверить наличие Вывод Проводится Служебный фактического остатка и оборота На сумму, передаваемую в службу наличных в чеке, после чего провести операцию «Служебный Вынос» на инкассации сумму торговой выручки за вычетом суммы разменной монеты(200грн.)
Одновременно выводится сумма торговой выручки из РРО и выписывается Приходный кассовый ордер, на одну и ту же сумму, затем разменная монета
4.ШАГ. Распечатать после операции служебный вынос Хотчет сверить наличие разменной монеты, сумма 200грн. И провести операцию «Служебный вынос» на сумму разменной монеты(200грн.). В РРО остаток ноль «0».
3.ШАГ. На сумму Служебного Выноса выписать ПКО (Приходный Кассовый Ордер - торговая выручка). К нему прикрепить чек «Служебный Вынос». Заполнить лист кассовой книги
4.ШАГ. На сумму «Служебного Выноса» выписать ПКО (Приходный Кассовый Ордер – разменная монета). К нему прикрепляется чек на Служебный Вынос, 200грн.. Заполняется лист кассовой книги и формируется кассовый отчет (лист кассовой книги с приложенными первичными документами )
7. Рекомендации при заполнении кассовой книги • Заполнять кассовую книгу нужно ручкой одного, предпочтительно темного, цвета от начала и до окончания. • Кассир отражает в кассовой книге операции получения или выдачи наличных по каждому приходному и расходному кассовому ордеру в день их поступления или выдачи. • Записи в кассовой книге кассир осуществляет в двух экземплярах (через копировальную бумагу), в хронологическом порядке. • Первые экземпляры, которые есть неотрывной частью – «Вкладные листы кассовой книги», остаются в книге. Вторые экземпляры, которые есть отрывной частью листа кассовой книги - «Отчет кассира», есть документом, по которому кассиры отчитываются по движению денег в кассе. Первые и вторые экземпляры имеют одинаковые номера. • Делаем записи в кассовой книге на основании выписанных ордеров, отражающих хозяйственную операцию (внесение разменной монеты, получение торговой выручки, вынос разменной монеты, выдача инкассации). • На листе кассовой книги, в колонке № 1 указываем номер документа. • ПКО и РКО нумеруются отдельно, аккуратно вносятся записи в Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров. • В колонке №2 «Від кого отримано чи кому видано» необходимо указать фамилию того кассира, который находится в магазине и проводит операции в этот день. Фамилия должна совпадать с той, что указана в кассовом ордере. Пример: если на смене работала Иванова, то ордер должен быть выписан на Иванову, в кассовой книге указана фамилия Иванова. • В колонке № 3 указываем номер корреспондирующего счета. Номер счета в листе кассовой книги должен совпадать с номером счета, указанном в кассовом ордере. • В колонку № 4 «Надходження» вписываем суммы прихода наличных денежных средств на основании Приходного кассового ордера («Торгівельна
виручка», « Розмінна монета») Квитанцию от приходного кассового ордера отрезаем. • В колонке № 5 «Видаток» указываем суммы выданых наличных денежных средств на основании Расходного кассового ордера. («Інкасація», «Розмінна монета»)
• Внимательно подсчитываем оборот за день по колонке «Надходження» и «Видаток».Обороты считаем без «Залишка на початок дня». • Рассчет колонки «Залишок на кінець дня» = «Залишок на початок дня» плюс сумма по колонке «Надходження» минус сумма по колонке «Видаток». • Считаем и впысываем прописью количество приходных и расходных документов. • Остаток наличных средств в кассе предприятия на конец рабочего дня должен быть равен остатку на начало дня следующего.Изменений за ночь произойти не может! • Ставим «живую» подпись на всех листах кассовой книги (не под копирку). • На основании Расходного кассового ордера заполняем Сопроводительную ведомость для инкассации в трех экземплярах. На каждом из них ставим «живую подпись» (не под копирку). Первый экземпляр складываем в инкассаторскую сумку вместе с наличными, второй инкассатор забирает с собой, на третьем – ставит подпись, печать и оставляет кассиру. • Проверяем записи в кассовой книге на наличие грамматических ошибок. • Исправления и зачеркивания в кассовых ордерах не допускаются! При их наличии кассовые ордера будут возвращены для переписания. • Исправления в кассовой книге тоже не допускаются. Но если ошибка есть, то исправление делается на каждом листе кассовой книги отдельно (не под копирку)корректурным способом - зачеркивание неверного текста и цифр горизонтальной чертой и написание над зачеркнутым правильного. Исправление подтверждается подписью кассира. Ошибка допускается один раз в 50 дней! В остальных случаях кассир покупает книгу за свой счет и переписывает. • Кассиры (продавцы-кассиры) должны установленный для кассы предприятия
знать и контролировать лимит, ежедневно, кроме
воскресенья, сдавать всю выручку, за исключением разменной монеты (200300 грн.)
• Ответственность по кассовой дисциплине несут кассиры на основании заключенного с каждым продавцом – кассиром Договора об индивидуальной материальной ответственности . • Каждый день кассовой книги должен быть аккуратно сложен и проверен перед отправкой отчетности. • Отчетность формируется и передается в сроки установленные в компании: 1. Кассовые документы
за первую половину месяца с1 по 15 число текущего месяца передаем с 16-го по 20-е число того же текущего месяца (копии 1, 2 раздела КУРО,3, 4 – если были записи за отчетный период; кассовая книга)
2. Кассовые документы за вторую половину месяца с 16 числа по
последний день текущего месяца, передаем с 1-го по 5-е число следующего месяца, за отчетным месяцем (копии 1, 2 раздела КУРО,3, 4 – если были записи за отчетный период; кассовая книга, периодический отчет за месяц в 2-х экземплярах)
Образец Заполнение кассовой книги
Отчет кассира
Расходный кассовый ордер: Разменная монета
Приходный кассовый ордер: Торговая выручка
Расходный кассовый ордер: Инкассация
Приходный кассовый ордер : Разменная монета