МЕЖДУНАРОДНАЯ КОНВЕНЦИЯ «СПОРТАККОРД» 26 – 31 МАЯ 2013 САНКТ-ПЕТЕРБУРГ
СпортАккорд. Впервые в России
«СпортАккорд» — ежегодная международная конвенция, которая собирает представителей: • • • • •
Международного олимпийского комитета международных спортивных федераций ассоциаций международных федераций летних и зимних олимпийских видов спорта организаторов спортивных мероприятий широкий круг коммерческих структур
В 2013 году «СпортАккорд» впервые прошел в России Мероприятия в выставочном комплексе «Ленэкспо» посетили: • 2354 делегата из 58 стран мира, в том числе – Президент России Владимир Путин, председатель Международного олимпийского комитета Жак Рогге • 107 различных международных федераций • министры спорта 8 стран • 912 компаний и организаций, работающих в спортивной индустрии • 365 журналистов из 20 стран мира 2
Принимающая сторона
Федеральный уровень – Министерство спорта Российской Федерации
Региональный уровень – Правительство Санкт-Петербурга Комитет по физической культуре и спорту
Оператор – ЗАО «ЭкспоФорум» 3
«ЭкспоФорум» – оператор конвенции «СпортАккорд»
«ЭкспоФорум» оказал полный комплекс услуг по организации мероприятия под ключ:
конгресс-менеджмент
транспортное обслуживание
организация выставки
туристические услуги
обеспечение безопасности
кейтеринг
рекламное и медиа-обслуживание 4
Конгресс-менеджмент. Церемонии открытия и закрытия
НА ЦЕРЕМОНИИ ОТКРЫТИЯ ПРИСУТСТВОВАЛО 1500 ЧЕЛОВЕК С приветствием к делегатам обратились: • помощник Президента РФ Юрий Трутнев от имени Президента РФ Владимира Владимировича Путина • губернатор Санкт-Петербурга Георгий Сергеевич Полтавченко • президент Международного олимпийского комитета г-н Жак Рогге • председатель конвенции «СпортАккорд», президент ассоциации «СпортАккорд» г-н Хайн Вербрюгген Санкт-Петербургский детский ледовый театр представил спектакль на льду «Принцесса Анастасия» НА ЦЕРЕМОНИИ ЗАКРЫТИЯ ПРИСУТСТВОВАЛО 1200 ЧЕЛОВЕК Было организовано ресторанное обслуживание и развлекательная программа, включающая в себя выступление группы «Терем Квартет» 5
Конгрессная программа
В рамках конгрессной программы Конвенции были проведены: • 23 официальные встречи • 18 официальных мероприятий • 7 конференций • 4 пресс-конференции На саммите выступили: • министр спорта РФ Виталий Мутко • заместитель Председателя Государственной Думы ФС РФ Александр Жуков • заместитель Председателя Правительства РФ Дмитрий Козак 6
Конгресс-менеджмент. Культурная программа
В течении 5 дней работы Конвенции для делегатов были организованы экскурсии: • в Государственный Эрмитаж • в Государственный музей-заповедник Петергоф • по спортивным объектам города • по Санкт-Петербургу • по рекам и каналам На экскурсии 29 мая в «Эрмитаже» побывали более 1000 делегатов, в этот день знаменитый петербургский музей принимал исключительно участников Конвенции 7
Работы по застройке выставочной и конгрессных площадок ОБЩАЯ ПЛОЩАДЬ ЗАСТРОЙКИ ВЫСТАВОЧНЫХ СТЕНДОВ, КОНФЕРЕНЦ-ЗАЛОВ, РАБОЧИХ И LOUNGE-ЗОН СОСТАВИЛА ОКОЛО 4700 м2
8
Организация выставки
ПЛОЩАДЬ ЗАСТРОЙКИ ВЫСТАВКИ – 1200 м2 Экспоненты – 92 компании: • международные спортивные организации и правообладатели вещания спортивных программ • города-претенденты на проведение мировых спортивных мероприятий, организаторы национальных мероприятий и спортивные комиссии • города-организаторы мировых спортивных мероприятий оргкомитеты местных мероприятий и официальные организации в сфере строительства • спортивные консультанты, юристы, поставщики услуг и спонсоры • представители СМИ
9
Транспортное обслуживание
ВО ВРЕМЯ РАБОТЫ КОНВЕНЦИИ • были задействованы: – – – –
65 двадцатиместных автобусов 21 сорокопятиместный автобус 7 автомобилей Audi 1 минивэн Mersedes Viano
• предоставлены англоговорящие водители • осуществлено 125 трансферных переездов из аэропорта Пулково, Московского и Финляндского вокзалов • организована эксплуатация 15 автомобилей Audi Международного олимпийского комитета • организована работа круглосуточного диспетчерского центра 10
Транспортное обслуживание. Организация VIP сервиса в аэропортах ДЛЯ УЧАСТНИКОВ КОНВЕНЦИИ • была выделена отдельная линия для прохождения паспортного контроля • было организовано обслуживание делегатов в VIP и бизнес-залах аэропортов, в том числе: – – – – – – – –
въезд автотранспорта обслуживаемых лиц на пандус терминала встреча клиентов на пандусе в заранее оговоренное время залы ожидания повышенной комфортности индивидуальная регистрация билетов и багажа пассажиров доставка пассажиров к воздушному судну при отправлении, от воздушного судна при прибытии отдельным автотранспортом упаковка багажа по желанию пассажиров доставка багажа отдельным автотранспортом индивидуальное прохождение таможенного, паспортного и предполетного контроля
11
Туристические услуги
УЧАСТНИКИ КОНВЕНЦИИ БЫЛИ РАЗМЕЩЕНЫ В 7 ОТЕЛЯХ ГОРОДА Отели
Отель*день
Сокос Палас Бридж
5*
1341
Сокос Отель Васильевский
4*
971
Астория
5*
219
Англетер
5*
262
Домина Престиж
5*
131
Талеон Империал
5*
236
Парк Инн Прибалтийская
4*
3031
12
Организация питания
ОРГАНИЗАЦИЮ ПИТАНИЯ УЧАСТНИКОВ И ОБСЛУЖИВАЮЩЕГО ПЕРСОНАЛА ОБЕСПЕЧИЛА КОМПАНИЯ «КАРАМЕЛЬ КЕЙТЕРИНГ» За пять дней для гостей и участников Конвенции были организованы: • кофе-брейки на 24 000 персон • обеды на 7500 персон • коктейли на 8200 персон
13
Обеспечение безопасности
Принципы организации работы: • • • • •
круглосуточная охрана помещений и оборудования на территории охрана наружного периметра площадки обеспечение порядка на объекте регулировка проезда и парковки автотранспорта на площадке обеспечение контрольно-пропускного режима и общественного порядка
В целях обеспечения безопасности:
• на площадке работали 76 охранников: в павильоне – 52, на улице – 20 человек, дополнительный персонал в ночное время – 4 охранника • мобильная группа – 2 охранника на автомобиле
Велось круглосуточное видеонаблюдение: • 30 стационарных видеокамер • 5 поворотных видеокамер
Медицинское обеспечение:
• все дни работы Конвенции на территории дежурила карета скорой помощи в составе: водитель-парамедик, врач-реаниматолог, медсестра 14
Рекламное и медиа-обслуживание
Разработаны и подготовлены рекламно-информационные материалы: • фирменный стиль и брендбук • наружная реклама и навигационные носители • полиграфическая продукция • сувенирная продукция, экипировка для волонтеров и организаторов
15
Наружная реклама. Звуковая и видеореклама
РАЗРАБОТАН ДИЗАЙН ДЛЯ НАВИГАЦИОННЫХ И РЕКЛАМНЫХ НОСИТЕЛЕЙ (более 500 шт.)
Звуковая и видеореклама: • трансляция рекламного видеоролика на видеоэкранах Санкт-Петербурга • трансляция звукового ролика на балюстрадах эскалаторов метрополитена
Билборды 6 х 3 м (4 шт.) Уличные флаги 0,6 х 1,8 м (20 шт.) 16
Полиграфия и сувенирная продукция
Разработан дизайн и изготовлена брендированная полиграфическая и сувенирная продукция: • ежедневная газета The daily – 1500 экз. (5 выпусков за пять дней) • гид по мероприятию – 2000 экз. • карманный путеводитель – 2000 экз. • блокнот делегата – 2000 экз. • блокнот для комнат переговоров – 2000 экз. • приглашения на мероприятия – 6000 экз. • блокнот для записей – 1500 шт. • ручка для записей – 2000 шт. • «портфель» делегата – рюкзак – 2000 шт. • зонт делегата – 2000 шт. 17
Аккредитация
Для регистрации участников Конвенции использовалась программа Ticket, позволяющая формировать базы данных посетителей, импортировать их из сторонних источников, печатать бейджи и получать статистические данные Всего было аккредитовано 3791 человек, включая: • делегатов Конвенции • персонал • охрану • медицинских работников • волонтеров и водителей
18
Кадровое обеспечение
ДЛЯ ОРГАНИЗАЦИИ КОНВЕНЦИИ ПРИВЛЕКАЛИСЬ: • • • •
400 волонтеров со знанием английского языка 60 человек – временный персонал (VIP-ассистенты, регистраторы, медсестра, диктор) 124 человека – штатный персонал ЗАО «ЭкспоФорум» 19 человек – штатный персонал ООО «ЭкспоФорум-Интернэшнл»
Для 15 VIP-делегатов Международного олимпийского комитета был выделен персональный ассистент со знанием английского языка
19
Работа со СМИ
РАБОТУ КОНВЕНЦИИ ОСВЕЩАЛИ 365 ЖУРНАЛИСТОВ ИЗ 21 СТРАНЫ МИРА • Помещение пресс-центра (80 рабочих мест с подключением к сети Интернет) и зал для пресс-мероприятий (120 мест за столами и 117 мест, рассадка – «театр») были оборудованы плазменными панелями, мультимедийными проекторами, конференц-системами, кабинами синхронного перевода • В ходе Конвенции было проведено 20 пресс-мероприятий
20
Работа со СМИ
Общее количество опубликованных материалов – 754 • • • • • • • • • • •
Центральная пресса – 18 Центральные информагентства – 253 Центральные ТВ и радио – 13 Региональная пресса – 41 Региональные информагентства – 54 Региональное ТВ и радио – 37 Информагентства СНГ – 1 Центральные Интернет-издания – 171 Региональные Интернет-издания – 92 Зарубежные Интернет-издания – 11 Зарубежные СМИ – 63 21
Отзывы об организации Конвенции «СпортАккорд»
Нис Хатт, директор Международной конвенции «СпортАккорд»: Для нас было большим удовольствием проводить Конвенцию здесь в Санкт-Петербурге, где нам был оказан такой теплый прием. На Конвенции побывали самые высокопоставленные чиновники – Президент Владимир Путин, его помощник Юрий Трутнев, министр спорта Виталий Мутко, представители Олимпийского комитета и международных спортивных федераций. Сотрудничество с командой компании «ЭкспоФорум» привело к впечатляющему результату. Я с уверенностью могу сказать, что Конвенция прошла очень успешно! Джей Стюарт, руководитель по связям со СМИ Международной конвенции «СпортАккорд»: Это была не простая работа, но сотрудники пресс-центра сделали ее максимально комфортной и приятной. Мы со стороны конвенции «СпортАккорд» очень довольны уровнем организации работы пресс-центра. Я хотел бы поблагодарить всех, кто работал здесь за их доброжелательность, профессионализм и готовность помочь. Мы получили очень много положительных отзывов о работе пресс-центра. Эрскин МакКалоу, советник президента Европейских Олимпийских комитетов: Я приятно поражен уровнем организации Конвенции: транспорт, размещение в гостиницах, навигация, все было сделано на высшем уровне. Как правило, обслуживание такого большого количества делегатов вызывает трудности, но не в этом случае. Я впервые вижу, чтобы все организационные вопросы решались так легко. И, конечно, я счастлив, что конвенция «СпортАккорд» прошла в этом году в Санкт-Петербурге – это один из самых красивых городов мира! Исполнительный директор ЗАО «ЭкспоФорум» Сергей Воронков: Эта была одна из лучших конвенций «СпортАккорда». Мы смогли продемонстрировать, что в России и в Санкт-Петербурге умеют принимать мероприятия мирового уровня. Нами был обеспечен весь комплекс услуг: регистрация делегатов, их расселение, транспортировка, культурная программа, питание, застройка и организация самого мероприятия. Председатель Комитета по физической культуре и спорту Юрий Васильевич Авдеев : С 26 по 31 мая 2013 в Санкт-Петербурге проведена Международная Конвенция «СпортАккорд» получившая высокую оценку и признательность со стороны всех участников данного мероприятия. Конвенция гармонично вписалась в жизнь города и продемонстрировала мировым лидерам спортивной индустрии истинный спортивный дух Санкт-Петербурга, гостеприимство и высокую культуру его жителей. Успех проведения Конвенции зависел от слаженной, добросовестной работы большого коллектива людей, как на стадии подготовки, так и во время проведения мероприятия.
22