Een goed begin is het halve werk Informatie voor nieuwe medewerkers
Welkom! Je bent begonnen met je nieuwe baan of stage bij AFPN Groningen. Namens alle medewerkers van de AFPN heten wij jou van harte welkom en wensen wij je veel succes. Deze brochure dient ervoor je vast enigszins wegwijs te maken binnen onze organisatie, zodat je deze in relatief korte tijd kunt leren kennen. Op de volgende pagina’s vind je uiteenlopende informatie over AFPN Groningen.
1
Over Forint en AFPN Groningen Forint Forint is in Noord-Nederland de forensisch psychiatrische zorgketen van AFPN Groningen (poliklinisch en de ForFACT-teams), BW Forint, FPA Zuidlaren en FPC Dr. S. van Mesdag. Onze doelgroep bestaat uit kwetsbare mensen die door hun psychiatrische problematiek grensoverschrijdend gedrag (dreigen te) vertonen. Door dit gedrag komen zij met politie en justitie in aanraking of dreigen ze daarmee in aanraking te komen. Vaak is er ook sprake van verslavingsproblematiek. Onze samenwerking maakt het mogelijk deze mensen gedurende hun behandeltraject de juiste mate van behandeling, zorg en beveiliging te bieden. De behandeling is gebaseerd op respect en gericht op veiligheid. Indien mogelijk en gewenst betrekken wij ook het sociale netwerk van de patiënt bij de behandeling. De behandeling is succesvol wanneer de geestelijke gezondheid van een patiënt is verbeterd, de kans dat hij/zij (opnieuw) een delict pleegt minimaal is geworden en hij/zij veilig kan terugkeren naar de samenleving.
AFPN Groningen Bij AFPN Groningen stemmen we de behandeling en begeleiding af op de individuele problematiek. De wijze van behandelen is multidisciplinair. Dat wil zeggen dat de patiënt contact heeft met meerdere hulpverleners. Elke hulpverlener is vanuit zijn of haar eigen specialisme bij de behandeling betrokken. Afhankelijk van de problematiek zijn de behandeling en de begeleiding meer of minder intensief en kort- of langdurend. Door te investeren in contact, onderzoek, opleiding en samenwerking met ketenpartners willen we onze expertise op het gebied van ambulante forensische psychiatrie behouden en waar mogelijk verbeteren en vernieuwen.
2
Aan de slag Vooraf Voor je aan de slag kunt, wordt er achter de schermen een aantal processen in gang gezet. Zo wordt je account voor de AFPN geregeld, zodat je kunt inloggen op het systeem van Lentis. Indien nodig wordt er een telefoon en/of laptop voor je aangevraagd. Ook ontvang je een toegangspas die je toegang verleent tot het gebouw, een sleutel voor toegang tot je kantoor en een printpas om beveiligd te kunnen printen.
Je eerste dag Wij vinden het belangrijk dat je goed van start kunt gaan. Daarom zullen we ervoor zorgen dat jij bij de start van je eerste werkdag wordt opgevangen door je directe collega’s van de afdeling; zij heten je welkom en geven je de nodige informatie. Het secretariaat kan je helpen bij algemene vragen, zoals het instellen van je printpas.
MijnQuarant Binnen Lentis werken we met mijnQuarant. Dit is het elektronische patiëntendossier (EPD) waarin alle medische gegevens van de ggz-/fz-patiënt geregistreerd worden. Daarnaast is het een administratief, zorgregistratie- en declaratiesysteem. Op je eerste werkdag ontvang je je gebruikersnaam en wachtwoord, zodat je daadwerkelijk kunt inloggen. Voordat je aan de slag kunt binnen mijnQuarant, moet je een online cursus volgen en een toets behalen. MijnQuarant is een groot systeem met veel mogelijkheden. Omdat je dagelijks met dit systeem werkt is het van belang dat je je hier goed in verdiept. In de eerste week wordt een afspraak voor je geregeld met de zorgregistratiedeskundige, die je de nodige uitleg geeft.
3
Registreren In mijnQuarant staat je agenda, die gekoppeld is aan je registratie. Dit vraagt extra aandacht. Daarom geeft de superuser en/of de zorgregistratiedeskundige je in je eerste week een uitgebreide uitleg. Binnen de AFPN gaan we uit van een 100% productie (85% direct patiëntgebonden tijd – 15% indirecte tijd). We hanteren binnen de AFPN netto productiviteit; dit is op basis van je contracturen. Het is hierbij belangrijk dat je je afwijkingen in het werken, per week doorgeeft aan de planner van de afdeling.
Outlook 2016 Outlook is het mailprogramma binnen Lentis. Het heeft ook een agendafunctie, maar deze wordt niet gebruikt door behandelaren, omdat deze niet gekoppeld is aan de mijnQuarant-agenda. Belangrijk om te weten is dat wij in e-mails geen patiëntnamen gebruiken; in mails gebruik je alleen patiëntnummers. Dit heeft te maken met de privacywet (AVG). Meer hierover kun je vinden in Lentisleren of Lentisnet.
Zorgcontrol Op je bureaublad vind je het icoon voor het ‘ZorgcontrolMedewerker Dashboard’. Deze is voor medewerkers die tijd registreren in mijnQuarant, een productienorm hebben, hoofdbehandelaar zijn en/of een actuele behandelrelatie hebben. In dit medewerker dashboard vind je je persoonlijke productiviteit en caseloadinformatie. Per patiënt zie je wie de betrokken behandelaren zijn.
ValueCare Dit programma geeft inzicht in de administratieve taken die je nog moet verrichten met betrekking tot je caseload. Dit zorgt ervoor dat het patiëntendossier volledig op orde is. Er is een heldere handleiding voor ValueCare.
4
Smile Op je bureaublad staat een icoontje dat toegang geeft tot Smile. Smile is een programma waarin we voor verschillende onderwerpen (speerpunten) doelstellingen vastleggen. Elk half jaar doen we samen met de kwaliteitsfunctionaris van Forint een kwaliteitsmeting per onderwerp (zelfaudit – in hoeverre zijn de doelstellingen bereikt?). De daaruit voortvloeiende verbeteracties zie je terug in een verbeterplan. Elke medewerker is aandachtsfunctionaris voor een bepaalde audit. Daarnaast moet je in Smile incidenten melden. Het gaat hierbij om: › ›
›
›
Incidenten zorg. Ieder incident in de zorg waarbij de patiënt schade heeft opgelopen of had kunnen oplopen. Incidenten medewerker. Ieder voorval waarbij één of meerdere medewerkers schade (fysiek, materialistisch, psychisch) hebben opgelopen of hadden kunnen oplopen tijdens hun werk of op hun werkplek. Dit gaat ook om bedrijfsongevallen. Risico en Gevaar. De kans op een ongewenst effect en de grootte van dat effect, voortvloeiend uit gevaar. Het gaat om ieder potentieel gevaar of dreiging in de zorg tijdens werkzaamheden, waar schade uit zou kunnen voortvloeien voor zowel patiënten als medewerkers. (Tentamen) Suïcides. Geslaagde en tentamen suïcides.
Groepenschrijf Forint AFPN
Via de groepenschrijf Forint AFPN op je computer heb je toegang tot de meeste actuele/interessante digitale bestanden van de AFPN. De autorisatie voor de groepenschrijf wordt voor je geregeld.
Kwaliteitshandboek Alle protocollen en kwaliteitsstatuten zijn opgenomen in het kwaliteitshandboek. Het is belangrijk dat je goed op de hoogte bent van de geldende protocollen en kwaliteitsstatuten en ze in elk geval weet te vinden. Kijk hiervoor regelmatig op Lentisnet, aangezien het handboek regelmatig wordt aangepast.
5
Minddistrict/online behandelen Binnen Lentis werken we met online en blended behandelingen. Dat betekent dat we naast de traditionele behandeling ook online behandelen. Dit doet Lentis via het programma Minddistrict. Dit is een beveiligde online omgeving, waarin je middels verschillende modules de behandeling kunt aanbieden. Via Lentisleren en met behulp van uitleg door het secretariaat word je wegwijs gemaakt in dit programma. Mailen met je patiënt kan, vanwege de privacy, uitsluitend via Minddistrict.
Klanttevredenheid/ROM De afkorting ROM staat voor Routine Outcome Monitoring: activiteiten waardoor op het niveau van de individuele patiënt onderzoek wordt gedaan naar het effect van de behandeling en de tevredenheid daarover. Dit meten we voorafgaand aan de behandeling, na elke evaluatie en na afloop van de behandeling.
Doelstelling ROM ROM stelt Lentis in staat het effect van het (be)handelen aan te tonen: objectief en zoals de patiënt het ervaart. Daardoor wordt inzichtelijk waar verbetering nodig of mogelijk is en waar verandering daadwerkelijk tot de gewenste verbetering leidt. De ROM herbergt vier functies: 1.
Behandelen en begeleiden. Door structureel de uitkomsten van de behandeling of begeleiding te meten kunnen de behandelaar en patiënt, indien nodig, tijdig bijsturen in de behandeling of begeleiding. 2. Leren. De uitkomsten worden landelijk verzameld om zicht te krijgen op de kwaliteit van zorg binnen de ggz. 3. Verantwoorden. Instellingen kunnen de geaggregeerde uitkomsten gebruiken ter verantwoording aan de toezichthouders en financiers. 4. Onderzoek. Het systematisch verzamelen van ROM-gegevens stelt onderzoekers in staat om op termijn de gegevens te gebruiken voor wetenschappelijk onderzoek.
6
Ortec Ortec is het roosterpakket, waar Lentis mee werkt. Ortec geeft exact weer hoeveel een medewerker moet werken volgens het dienstverband (taakstelling) en hoe de vakantie-uren zijn opgebouwd. Naast vakantie-uren bouw je LFB (Levens Fase Budget) uren op die je kunt sparen of opnemen.
YouForce YouForce HR Selfservice is één van de grotere programma’s binnen Lentis op het gebied van de Human Resource dienstverlening. Het is een applicatie voor medewerkers en leidinggevenden. Hier vind je je digitale personeelsdossier met daarin je persoonlijke gegevens, salarisgegevens en overige persoonlijke informatie. Daarnaast kun je hier je declaraties indienen. Ook het melden van Smile-meldingen gaat via YouForce.
Lentisnet Lentisnet is het intranet van Lentis en het medium waarop je alle belangrijke informatie kunt vinden over Forint en Lentis. Op Lentisnet vind je verschillende interactieve groepen die je voorzien van nieuws, informatie en achtergronden. Het is belangrijk om lid te worden van de Forintgroep. In deze groep wordt continu belangrijke informatie gepubliceerd.
Lentisleren Op je bureaublad staat een icoontje van Lentisleren. Dit is de digitale leeromgeving van Lentis. De wereld om ons heen is constant in beweging. Als je goed op de hoogte wilt blijven, zijn kennis en ontwikkeling van groot belang. Lentis speelt hierop in door via Lentisleren verschillende modules aan te bieden in een digitale leeromgeving. Het is belangrijk om de verschillende speerpunten en protocollen die worden aangeboden in het programma te doorlopen. Wij verwachten van je dat je op hoogte bent van de laatste ontwikkelingen in ons vakgebied. Lentisleren kan je hierbij helpen. 7
Voor de AFPN zijn de volgende modules van belang: › › › › › ›
8
EPD Basis informatiebeveiliging Minddistrict Suïcidepreventie Agressiepreventie en -hantering De Forensische leerlijn (zie de bijlage)
Algemene zaken Ziek- en hersteldmelden Ziekmelden gebeurt bij de teamleider. Dit kan alleen telefonisch en niet via de mail. Daarnaast is het belangrijk dat jij je afmeldt bij de rest van de teamleden via het secretariaat. Ook wanneer je hersteld bent, meld je dit bij de teamleider.
Vakantie Vakantie vraag je aan door met het team te overleggen. Elk jaar zal er door het team een vakantierooster worden gemaakt waarin staat opgenomen wie wanneer op vakantie gaat. De teamleider keurt het vakantierooster goed. Wil je langer dan drie weken op vakantie, dan heb je hier toestemming van je teamleider voor nodig.
Scholing Binnen Forint maken we gebruik van een scholingsplan, waarin je je wensen kunt aangeven voor cursussen of opleidingen. De teamleider zal kijken of de aanvragen aansluiten bij de praktijk en of de aanvragen binnen het opleidingsbudget passen. Daarna volgt de uiteindelijke goedkeuring.
9
Forint | AFPN Groningen Laan Corpus den Hoorn 102-1 9728 JR Groningen Postbus 86 9700 AB Groningen Telefoon 088 – 114 52 22 secretariaatafpn@lentis.nl www.forint.nl Uitgave Afdeling Communicatie Forint augustus 2021
Binnen de AFPN is cameratoezicht F 0017 | 08- 2021