NOMBRE:
Leonardo Khawain
Microsoft Project 2016
Microsoft Project 2016 Editorial Microsoft Project es un software de administración de proyectos desarrollado y comercializado por Microsoft el cual está diseñado para asistir a administradores de proyectos en el desarrollo de planes, asignación de recursos a tareas, dar seguimiento al progreso, administrar presupuesto y analizar cargas de trabajo. El software Microsoft Office Project en todas sus versiones (la versión 2016 es la más reciente) es muy útil para la gestión de proyectos, aplicando procedimientos descritos. Debe ser usado en forma avanzada, por líderes de proyecto, aplicando sus bases que están fundamentadas en el Método de la Ruta Crítica. Asignas tiempos aproximados con costo por horas y responsables si las tareas tienen precedentes o corren en paralelo, asignas recursos y costos, el programa te saca gráficas, Graficas de Gannt, Diagramas de Red, etc.
Índice Portada .......................................................................................................................................................... 1 Editorial ......................................................................................................................................................... 2 Definición ...................................................................................................................................................... 3 Importancias y Herramientas ........................................................................................................................ 4 Base de datos y como programar ................................................................................................................... 5 Importancias de project en la contaduria ....................................................................................................... 6 5 esenciales de project .................................................................................................................................. 7 Contraportada ............................................................................................................................................... 8
2
Microsoft Project 2016
DEFINICIÓN Microsoft Project (o MSP) es un software de administración de proyectos diseñado, desarrollado y comercializado por Microsoft para asistir a administradores de proyectos en el desarrollo de planes, asignación de recursos a tareas, dar seguimiento al progreso, administrar presupuesto y analizar cargas de trabajo. El software Microsoft Office Project en todas sus versiones (la versión 2010 es la más reciente) es útil para la gestión de proyectos, aplicando procedimientos descritos en el PMBoK (Management Body of Knowledge) del PMI (Project Management Institute). El Microsoft Project es un Software para administración de proyectos desarrollado y vendido por Microsoft el cual esta creado para asistir a los administradores de proyectos en el diseño de planes, asignación de recursos a tareas, rastreo de progresos y análisis de cargas de trabajo. La primera versión de Microsoft Project fue lanzada para DOS en 1984 por una compañía que trabajaba para Microsoft. Esta ultima, adquirió todos los derechos del software en 1985 y liberó la versión 2. La primera versión para Windows fue liberada en 1990, y fue llamada versión 1 para Windows. Un dato interesante es notar que la primera versión para DOS introdujo el concepto de Líneas de dependencia (link lines) entre tareas en la gráfica de Gantt. Aunque este software ha sido etiquetado como miembro de la familia Microsoft Office hasta el momento no ha sido incluido en ninguna de las ediciones de paquete de Office (quizá por ser un programa muy especializado) y se encuentra disponible en dos versiones, Standard y Professional.
3
Microsoft Project 2016
Importancia de conocer Microsoft Project Project es una herramienta que se puede aplicar en cualquier área en donde se trabaje por planeación de proyectos, es decir, en casi todo. Estas áreas pueden ser el ramo de la construcción, ramo industrial, comercial y en general todas las empresas públicas o privadas que quieran mejorar la organización y gestión de sus proyectos. Básicamente, crea programas y sigue su proceso, además de calcular costos. En Project también se podrá controlar los recursos asignados a cada tarea o actividad relacionada con el proyecto y hacer cálculos de rutas críticas para optimizar tiempo y recursos.
Herramientas de MS Project: Existen muchos tipos de herramientas dentro de este software, de forma que el análisis de los datos es mucho más sencillo. Sin embargo, aquí nombraremos las principales:
Ruta crítica: Se realiza una vez que todos los datos están ingresados. De esta forma de obtienen datos relevantes como los tiempos de inicio y término más cercanos y más lejano de cada actividad, o las holguras. Diagrama de Gantt: Se muestra por default. Esta gráfica ilustra la programación de actividades en forma de calendario, en el que el eje horizontal representa el tiempo, y el vertical las actividades. Se señalan con barras los tiempos de inicio y término de la actividad, su duración y su secuencia. La actividad crítica se muestra en rojo, las otras en azul. Las actividades que tienen otras secundarias dentro se muestran en color negro. Sobrecarga de recursos: Significa que le estamos asignando a un recurso humano más tareas de las que puede realizar. Resumen de Proyecto: Nos brinda diferentes tipos de información, como las fechas de inicio y término del proyecto en la parte superior, la duración, las horas totales de trabajo, los costos, el estado de las tareas y de los recursos. Cálculo de costos: Calcula los costos de los recursos y la mano de obra, una vez que los recursos son asignados a cada tarea. Hay dos tipos de reportes: el flujo de efectivo – es un reporte del gasto semanal- y el requerimiento de materiales. Control de proyecto: Cuando ya se han introducido todos los datos necesarios para realizar la ruta crítica, y se ha establecido el programa de proyecto como se desea, se puede salvar como línea base. Esto permitirá compararla con las modificaciones que se le vayan haciendo al proyecto.
4
Microsoft Project 2016
BASE DE DATOS DE MICROSOFT PROJECT:
CÓMO PROGRAMA MICROSOFT PROJECT:
Microsoft Project almacena los detalles acerca del proyecto en su base de datos. Utiliza esa información para calcular y controlar la programación, los costos y otros elementos del proyecto, mediante la creación de un plan. Cuanta más información se proporcione, más preciso será el plan.
Microsoft Project programa el comienzo y el fin de una tarea teniendo en cuenta muchos factores, incluidas las dependencias entre tareas, las delimitaciones y las interrupciones, como días festivos y vacaciones. Lo que es más importante, Microsoft Project programa cada tarea utilizando la fórmula duración = trabajo / esfuerzo de recurso, donde:
Como si se tratara de una hoja de cálculo, Microsoft Project muestra los resultados de los cálculos inmediatamente. Pero el plan del proyecto no se crea mientras no se introduce la información esencial acerca de todas las tareas. Sólo entonces se verá cuándo finalizará el proyecto o las fechas en las que están programadas las tareas. Microsoft Project coloca la información que se introduce y la que calcula en campos que contienen tipos de información específicos, como nombres o duraciones de tareas. En Microsoft Project, generalmente cada campo aparece en una columna.
Duración es la cantidad de tiempo que transcurre antes de que la tarea esté realizada. Trabajo es el esfuerzo necesario durante un período de tiempo para realizar una tarea. Esfuerzo de recurso es la cantidad de esfuerzo de los recursos asignados a la tarea y su asignación.
5
Microsoft Project 2016
IMPORTANCIA DE PROJECT EN LA CONTADURÍA
ENTREGA PROYECTOS GANADORES Simplifique la administración de carteras, recursos y proyectos con Administración de proyectos y carteras de Microsoft (PPM). Las herramientas de planeamiento integradas le ayudan a realizar un seguimiento de los proyectos y a mantenerse organizado.
FACILITAR LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS Tus proyectos gestionados de principio a fin a la hora de gestionar proyectos, no todo son Excel interminables, Word de cientos de páginas e interminables cadenas de correos. Hay una forma mejor: gestionarlo de principio a fin mediante Microsoft Project. Sí, puedes seguir usando los Excel, pero al menos todo formará parte de un mismo paquete, relacionado entre sí. Una de las principales ventajas de Microsoft Project es que mantiene todo el proyecto organizado, ayudándote a elegir las acciones pendientes, los recursos, el presupuesto, las tareas pendientes, gestionar tu tiempo y validar los resultados. Además, si estás a cargo de un proyecto, te gustará saber que Microsoft Project te hace muy fácil generar informes sobre el progreso para presentar a ejecutivos u otras partes interesadas. Microsoft Project hace especial hincapié también en la edición colaborativa -incluso de forma remota, con ayuda del cliente de mensajería empresarial de Microsoft, Lync. Por supuesto, se integra perfectamente con el resto de soluciones de la compañía como Office 365 y Sharepoint. UNA INTERFAZ MUY RECONOCIBLE Se le puede reprochar varias cosas a Microsoft, y quizá no seas el mayor fan de la interfaz Ribbon, pero lo cierto es que logra que haya una consistencia en los productos que te sirve de guía en un principio. Microsoft Project no es una excepción, y si eres un usuario asiduo de otros productos como Office, te sentirás como en casa. Nadie niega que gestionar un proyecto, por pequeño que sea, no es nada fácil, y por ello es de agradecer que Microsoft Project no te hace lo haga todavía más difícil. Además, cuenta con extensiva documentación y ayuda en línea, incluso videotutoriales.
6
Microsoft Project 2016
5 esenciales de MICROSOFT PROJECT CREAR LÍNEAS DE TIEMPO: Esta parece una característica básica, pero las líneas de tiempo son el corazón de un diagrama de Gantt y deben funcionar de la manera que usted lo hace. Al crear líneas de tiempo, estas deberían manejar dependencias, lo cual le permite identificar cuándo una tarea debe ser finalizada antes de que otra pueda iniciar. También debe manejar las tareas predecesoras - una característica que permite crear dependencias entre las tareas. Busque una opción que actualice automáticamente las líneas de tiempo cuando los acontecimientos cambian en el proyecto.
IMPORTAR / EXPORTAR MÚLTIPLES FORMATOS DE ARCHIVO: No todas las personas con las que trabaja utilizan el mismo programa que usted, así que asegúrese de que el software de diagrama de Gantt para Mac que seleccione puede soportar múltiples formatos de archivo. Debido a que Microsoft Project es un programa ampliamente utilizado, el software del diagrama de Gantt para Mac debe importar y exportar archivos de Microsoft Project. También debe importar y exportar otros formatos de archivo comunes como Adobe PDF y archivos de imagen PNG. Esto le permite imprimir y compartir el diagrama de Gantt con otras personas que no tienen el mismo software.
CREAR CALENDARIOS: Un diagrama de Gantt ofrece una visión general de alto nivel de un proyecto, pero algunos gerentes de proyecto prefieren hacer seguimiento de los plazos utilizando una vista de calendario. Muchos programas ofrecen la opción de ver el diagrama de Gantt como un calendario, pero sería más útil si se pudiera integrar con la aplicación de calendario que usted ya utiliza. Si usted usa Google Calendar o iCal de Apple para manejar su horario, el software del diagrama de Gantt debería soportar la sobrexposición de calendarios (citas en Google Calendar o iCal se pueden agregar al diagrama de Gantt) y la capacidad de actualizar las tareas de esas aplicaciones de calendario.
CREAR INFORMES DETALLADOS: Los informes son claves en cualquier proyecto. Los diagramas de Gantt contienen mucha información que usted deseará exportar en los informes y que le permitirán hacer seguimiento fácilmente al estado de un proyecto, ver qué equipos van por buen camino y cuales no y así poder hacer los ajustes necesarios. Busque una solución en la que se puedan crear informes del estado del proyecto, o mejor aún, que tenga la capacidad de configurar sus informes y hacer que se generan automáticamente y sean enviados de manera regular. Si hay otras personas en el equipo que tienen que ver el informe y no tienen el mismo software, asegúrese de que puede exportar el informe en un formato que funcione para ellos, tales como PDF o Excel.
CREAR Y MODIFICAR HITOS: Un hito es un marcador que indica una parte importante de cualquier proyecto. Puede ser un evento o la terminación de una tarea. De cualquier manera, es esencial que usted tenga la capacidad de añadir hitos fácilmente para poder rastrear visualmente momentos importantes en el ciclo del proyecto. Agregar un hito no debe afectar los otros eventos en el diagrama, sin embargo, debe ser capaz de asociar tareas a él.
7
Microsoft Project 2016
8