FASES DE LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS M.S.C. LILIAN I. GARCÍA RODRÍGUEZ
IV. Etapas de la AP
INICIO
PLANEACIÓN
EJECUCIÓN
CONTROL
CIERRE
IV. Etapas de la AP Técnicas y herramientas
• Mecanismos de selección de proyecto
• Definición del proyecto
INICIO
• Carta del proyecto INICIO
PLANEACIÓN
EJECUCIÓN
CONTROL
CIERRE
• Alcance del proyecto
IV. Etapas de la AP Origen del Proyecto NECESIDADES DEL SECTOR O DE LA INDUSTRIA
AVANCES TECNOLÓGICOS
REQUERIMIENTOS DEL CLIENTE
PROYECTO
REQUERIMIENTOS LEGALES
NECESIDADES DE LA INSTITUCIÓN
IV. Etapas de la AP Carta del Proyecto • Formaliza el inicio del proyecto • Permite identificar el proyecto
involucrados
por parte de los
• Proporciona información general
¿Qué?
¿Por qué?
¿Quién?
¿Para qué?
¿Cómo?
¿Cuándo?
IV. Etapas de la AP CARTA DEL PROYECTO NOMBRE DEL PROYECTO: RESPONSABLE DEL PROYECTO:: OBJETIVO: BENEFICIOS: DESCRIPCIÓN: PRIORIDAD: JUSTIFICACIÓN:
PRODUCTOS: APROBACIÓN:
IV. Etapas de la AP Técnicas y herramientas • Estructura de descomposición del Trabajo
PLANEACIÓN
• Tabla de precedencias • Ruta critica • Matriz de roles
INICIO
PLANEACIÓN
EJECUCIÓN
CONTROL
CIERRE
• Plan del proyecto
IV. Etapas de la AP Procesos de planeación • Plan de Administración de Proyecto • Alcance, definición y plan de administración • Estructura de Descomposición del Trabajo (EDT) o
Work Breakdown Structure ( WBS ) • Definición de actividades, de hitos o milestones • Secuencia de actividades –
Diagramas de red, lista de actividades
IV. Etapas de la AP Procesos de planeación • Estimación de recursos • Estimación de la duración de actividades • Desarrollo del cronograma • Estimado de costos y desarrollo de presupuesto • Planeación de: –
Calidad, Recursos Humanos, Comunicaciones, Riesgos
IV. Etapas de la AP Estructura de Descomposición del Trabajo
¡ En partecitas ! Suficientemente pequeñas que quepan en el plato y lo suficientemente grandes que no indigesten. ¿Cómo se come un elefante?
IV. Etapas de la AP ¿Qué es?
• Representación de la jerarquía del proyecto • Identifica todo el trabajo a realizar • Es un producto de la definición de alcance
Características
• Organiza y define el alcance total del proyecto • Estructura los entregables en diferentes niveles con desglose suficiente para seguimiento • Considera las fases del proyecto
Es el fundamento para • • • • •
Estimación de costos Distribución de roles y funciones Planes técnicos Lista de productos a entregar Informes sobre el avance y análisis de problemas
IV. Etapas de la AP Elaboraci贸n 1. Identificar los productos entregables y el trabajo
relacionado 2. Estructurar y organizar la EDT
3. Descomponer los niveles superiores de la EDT en
componentes detallados de nivel inferior 4. Desarrollar y asignar c贸digos de identificaci贸n a los
componentes de la EDT 5. Verificar
que el grado de descomposici贸n del trabajo es necesario y suficiente
IV. Etapas de la AP โ ข Organizaciรณn de unidades medibles de trabajo
requeridos para desarrollar productos PRODUCTO
1
1.1
1.2
1.1.1 1.1.2
1.2.1 1.2.2
2
1.3
3
Componentes mas importantes Productos de trabajo terminados Tareas que entregan un producto
IV. Etapas de la AP Grรกfica de Gantt
1. Programar las
actividades del Proyecto considerando tiempo y responsables.
2. Permite registrar
avances de acuerdo con lo planeado.
IV. Etapas de la AP Tabla de precedencias •
Contiene todas las actividades del proyecto identificadas en la EDT, en el orden en que se ejecutarán.
•
Incluye los siguientes elementos: –
Clave de la actividad
–
Actividad
–
Duración
–
Actividades precedentes
–
Responsable
IV. Etapas de la AP Elaboró: Eduardo Dávila Turcios Fecha: Octubre 2002
PROYECTO: Plan 2003 - 2005 Clave de la actividad
Actividad
0
Inicio
1
Diagnóstico y pronóstico realizado
2
Normas y criterios establecidos
3
Duración
Actividades precedentes
Responsable
----
--
------
4 meses
--
Director de Planificación
2.5 meses
--
Director Jurídico
Estrategia definida
1 mes
1,2
4
Programas de desarrollo realizados
1 mes
3
Director de Planificación
5
Plan instrumentado
1 mes
4
Director de Planificación
6
Edición realizada
2 meses
4
Director Administrativo
7
Público consultado
2.5 meses
4
Director de Control
8
Proyecto definido
1.5 meses
5,6,7
9
Plan aprobado por ejecutivo
0.5 meses
8
Subsecretario
10
Publicación y difusión efectuadas
0.5 meses
9
Director Administrativo
11
Fin
----
?
------
Subsecretario
Director de Planificación
IV. Etapas de la AP Tipos de precedencias Actividad A
Actividad B
Final a Inicio
Actividad A
Actividad B
Inicio a Inicio
Actividad A
Actividad B
Final a Final
Actividad A
Actividad B
Inicio a Final
IV. Etapas de la AP 3
1 1
2
1
4
2
2
4
5
5 1
1
6
2
2
3 3
2
6
7
Diagrama de Gantt
7
Red / Ruta crĂtica 1
Hitos (milestones)
4
2 3
4 6
5 7
IV. Etapas de la AP Técnicas y herramientas • Sistema de información • Reportes de avance
EJECUCIÓN • Resultados del trabajo
• Cambios requeridos • Mejora de calidad INICIO
PLANEACIÓN
EJECUCIÓN
CONTROL
CIERRE
• Mejoras en la ejecución • Informes de proyecto
IV. Etapas de la AP Procesos de ejecución • Dirección del proyecto –
Acciones implantadas
• Aseguramiento de calidad –
Cambios
–
Acciones correctivas
* Distribución de información
IV. Etapas de la AP Comunicaciones en el Proyecto Procesos para contar con la información del proyecto en tiempo y forma. •
Planificar las comunicaciones
•
Generar información
•
Distribuir la información
•
Informar los avances
•
Satisfacer a los interesados
IV. Etapas de la AP Reportes de avance Las metas intermedias son resultados parciales que se van logrando a lo largo del proyecto. Las metas intermedias: • Describen un resultado técnico o un evento • Se programan en fechas determinadas • Su duración es cero
IV. Etapas de la AP Características:
•
Tangibles
•
Medibles
•
Entregables
IV. Etapas de la AP Ventajas: • Se puede utilizar para reportes del proyecto, como
programa de entregas o avances
• Se pueden generar indicadores que proporcionen
información valiosa para el proyecto (Tiempos, Costos, Cambios, Riesgos, entre otros)
AnĂĄlisis del valor ganado del proyecto El valor ganado nos da una medida de lo que deberĂamos haber gastado dado el progreso del trabajo, valorado segĂşn el coste presupuestado.
IV. Etapas de la AP Técnicas y herramientas • Análisis de valor ganado • Sistemas de control
cambio • Control de riesgos
CONTROL • • • • INICIO
PLANEACIÓN
EJECUCIÓN
CONTROL
CIERRE
Actualizaciones del plan Acciones correctivas Lecciones aprendidas Ajustes a línea base
de
IV. Etapas de la AP Procesos de control • Supervisión y control • Control de cambios • Verificación
alcance
y
control
• Control del cronograma
de
IV. Etapas de la AP Procesos de control
• Control de costos • Control de calidad • Seguimiento
equipo
de
desempeño
del
IV. Etapas de la AP Análisis y contención de riesgos Recomendaciones prácticas: • Prevea riesgos, no catástrofes
• Aplique su sensibilidad, visión • Realice el análisis en grupo y en forma ágil • Analice los riesgos más importante
• Contemple probabilidad de ocurrencia e impacto • Repita el análisis de riesgos durante el proyecto antes
de actividades o eventos críticos
IV. Etapas de la AP Análisis de calidad • Análisis costo / beneficio • Control de calidad - herramientas estadísticas
IV. Etapas de la AP Técnicas y herramientas • Auditorias de procura
CIERRE
INICIO
PLANEACIÓN
EJECUCIÓN
CONTROL
CIERRE
• Informes y reportes de ejecución
Reporte final
IV. Etapas de la AP Cierre del Proyecto 1. Cierre administrativo – Reporte final •
Presupuesto
•
Programa
•
Evidencias
•
Lecciones aprendidas
•
Reporte de control de cambios
– Archivos – Plan de transición
IV. Etapas de la AP Cierre del Proyecto 2. Cierre del contrato – Archivos de contrato – Manuales, planos – Bitácoras – Comunicados – Lecciones aprendidas
3. Producto, servicio o resultado final
Etapa del proyecto Inicio
Herramienta
Planeaciรณn
Control
Grรกfica de Gantt CPM PERT Anรกlisis de valor ganado Anรกlisis de riesgos
Cierre
Reporte final
Ejecuciรณn
Carta del proyecto
VI. Lecturas sugeridas •
PMI Standard A guide to the project management body of knowledge
•
Chamoun, Yamal Administración Profesional de Proyectos
•
Microsoft Project Paso a Paso
•
Kerzner, Harold PhD Project Management
•
GIDO, Clements Administración exitosa de proyectos
•
DAVIDSON, Jeff La gestión de proyectos
•
WEISS, Joseph Administración de proyectos en cinco pasos