Een succesvol mobiliteitsbeleid implementeren

In een tijd waarin duurzaamheid en efficiëntie essentieel zijn, is het belangrijk om verder te kijken dan de traditionele bedrijfswagen. Van openbaar vervoer tot fietsen en van elektrische voertuigen tot telewerken: de hedendaagse mobiliteitsoplossingen bieden niet alleen een groenere aanpak, maar ook aanzienlijke belastingvoordelen voor bedrijven en hun werknemers. Onze experts onderzochten dit onderwerp tijdens ons webinar in september.

door Jeroen Evens & Damien Malvetti

1 » Het mobiliteitsbudget kan privéverplaatsingen met het openbaar vervoer in de hele Europese Unie financieren, bijvoorbeeld met de Eurostar.

2 » De populairste alternatieve mobiliteitsoplossing is de leasefiets.

» Alternatieve mobiliteitsvormen

Thierry Devresse van My Mobility Budget Butler licht toe welk bedrijfsbudget juist welk aspect van beroepsmobiliteit moet financieren. "Het bedrijfsbudget is per definitie het budget waarmee zakelijke verplaatsingen worden gefinancierd, met andere woorden, verplaatsingen die iemand maakt in het kader van zijn werk", legt onze expert uit. De meeste vormen van vervoer moeten door bedrijven worden gefinancierd, met uitzondering van incidenteel telewerken - bijvoorbeeld als de werknemer thuis werkt vanwege een staking of om voor een ziek familielid te zorgen -, huisvestingskosten en de infrastructuur die nodig is voor het gebruik van de fiets, mogen niet door het bedrijf worden gefinancierd.

Budgetten die voortkomen uit een loonoffer of een Flex Income Plan (FIP) zijn niet bedoeld om werkgerelateerde mobiliteit te betalen.

Het federale mobiliteitsbudget daarentegen voorziet in de financiering van een hele reeks alternatieve mobiliteitsoplossingen, maar bijvoorbeeld niet in kilometervergoedingen of telewerken.

Huisvestingskosten kunnen worden terugbetaald op voorwaarde dat de werknemer binnen 10 km van zijn of haar werkplek woont. De wet is onlangs gewijzigd om deze limiet te verhogen van 5 naar 10 km.

Merk op dat als een werknemer minstens 50% van de tijd thuis werkt, zijn of haar huis zijn of haar hoofdwerkplek wordt, wat betekent dat hij of zij ook recht heeft op de vergoeding van huisvestingskosten.

Wat woon-werkverkeer betreft, kan het bedrijfsbudget de meeste kosten dekken, met uitzondering van een motorfiets, occasioneel thuiswerk en verblijfskosten.

Budgetten uit een cafetariaplan of loonoffer kunnen de volgende woon-werkverplaatsingen financieren: bedrijfswagen, openbaar vervoer (zonder abonnement) of gedeelde voertuigen.

Voor verblijfskosten geldt dezelfde 10 km-regel voor de terugbetaling.

Je bedrijf kan ook helpen om een deel van de privéverplaatsingen van je werknemers te bekostigen, maar alleen als een werknemer een bedrijfswagen heeft en een voordeel van alle aard betaalt voor dit privégebruik. Het mobiliteitsbudget financiert privéverplaatsingen, zoals openbaar vervoer in de Europese Unie, taxi's en deelwagens wereldwijd, en privéfietsen, motorfietsen en huurwagens zonder bestuurder.

Op enkele uitzonderingen na worden kilometervergoedingen niet meer betaald aan werknemers met een mobiliteitsbudget.

Wettelijke verplichtingen werden ook besproken. De werkgever is bijvoorbeeld verplicht om een deel (tussen 60 en 100%) van de kosten van openbaarvervoersabonnementen terug te betalen als de werknemer geen bedrijfswagen heeft. Voor deze werknemers is het bedrijf ook verplicht om een fietsvergoeding toe te kennen, evenals een autovergoeding voor professionele mobiliteit.

Professionele verplaatsingen Bedrijfsbudget Budget Flex Income Plan Budget loonoffer Federaal mobiliteitsbudget

Openbaar vervoer v* X X v*

Bedrijfswagen en -fiets v X X v

Gedeelde fietsen en voertuigen v X X v

Kilometervergoeding voor fietsen v X X X

Kilometervergoeding voor privéwagen of motorfiets v X X X

Structureel thuiswerk v X X X

Occasioneel thuiswerk X X X X

Huisvestingskosten X X X v*

Motorfiets v* X X v Andere (office on wheels, private shuttles, etc.) v X X X

Fietsinfrastructuur X X X X

* Onder voorbehoud van bepaalde voorwaarden of uitzonderingen

“Veel bedrijven bieden naast de bedrijfswagen geen abonnement op het openbaar vervoer aan, hoewel dit wettelijk verplicht is.”

Thierry Devresse, MMBB

Hoe kan alternatieve mobiliteit worden geïntegreerd?

De beste manier om alternatieve mobiliteit in je bedrijf te integreren is door gebruik te maken van een MaaSoplossing. "Op deze manier geef je je werknemers de optie om te kiezen uit een tiental mobiliteitsaanbieders, zonder dat ze deze afzonderlijk hoeven te selecteren, beheren of betalen. Je krijgt één maandelijkse factuur voor alle mobiliteit, evenals een gedetailleerde uitsplitsing per medewerker, afdeling of budget. Als je het zonder MaaS-oplossing doet, kost het je veel meer tijd, energie en geld," legt Thierry Devresse uit.

Hoewel er een enorm aantal alternatieve mobiliteitsoplossingen zijn, kun je ervoor kiezen om alleen de populairste aan te bieden. Deze omvatten fietsleasing en investeringen in fietsinfrastructuur, het aanpassen van de locatie van de werkplek en natuurlijk telewerken.

Fietsleasing kan kostenneutraal zijn voor de werkgever en vereist alleen dat de werknemer zich ertoe verbindt om een bepaald aantal dagen per jaar met de fiets naar het werk te komen.

De investering in fietsinfrastructuur (douches, kleedkamers, parkeerplaatsen, enz.) is uiteraard niet neutraal voor het bedrijf, maar kan over meerdere jaren worden afgeschreven.n

Wil je meer weten over de fiscale gevolgen van elke alternatieve mobiliteitsoplossing? Volg de online self learning modules van Mobili-Time Insitute op onze speciale website.

Heb je deze webinar gemist? Of wil je de case study over Sweco’s succesvolle implementatie van alternatieve mobiliteit ontdekken? Geen probleem, je kan de volledige sessie gratis bekijken via deze QR-code.