ANALISIS Y DISEÑOS DE SISTEMAS DE INFORMACION: ACTIVIDAD 4
DIAGRAMA DE FLUJO DE DATOS Y DICCIONARIO DE DATOS
LINO HOOKER PADILLA YASMID PINEDA VELOSA YEIMY PAOLA RODRIGUEZ NANCY ANDREA TELLO VILLAMIL
Docente: ANDRY JOHAN MORENO
GRUPO: 6
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES PROGRAMA CIENCIAS DE LA INFORMACION, DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA 2015
INTRODUCCIÓN Con el conocimiento que hemos adquirido en el transcurso de la materia, hemos analizado diferentes técnicas para el desarrollo de los sistemas de información, ahora damos paso al diccionario de datos, que es una ayuda importante a los analistas de sistemas para guiarse en el análisis y diseño, ya que este recopila y coordina términos de datos específicos, y confirma lo que cada término significa para las diferentes personas en la Organización. También veremos un ejemplo de Diagrama de flujo que es una manera de representar visualmente el flujo de datos a través de sistemas de tratamiento de información, son una serie de pasos secuenciales y un excelente punto de partida para recopilar entradas para el diccionario de datos que constituyen de una u otra manera el proceso que tienen diferentes actividades en una Organización y determina los requerimientos del sistema.
CONTENIDO 1. Seleccione un área de trabajo, puede ser de la empresa o institución donde labora o alguna donde tenga fácil acceso a la información, utilice técnicas de las vistas en la Unidad II como las entrevistas y/o cuestionarios para identificar el sistema de información existente, y realice cada uno de los siguientes puntos: a. Identifique los procesos que se realizan en el área (flujo de información). b. Identifique cual es la finalidad de cada una de las actividades. c. Qué pasos se siguen para llevarla a cabo.
d. Donde se realizan estos pasos. e. Cuanto tiempo tardan en efectuarlos. f. Con qué frecuencia la realizan. g. Quienes emplean, donde se realizan estos pasos (información). h. Identifique la utilidad y beneficio del sistema de información existente, así como los posibles fallos encontrados y sus posibles soluciones. i. Especifique qué técnica se utilizó y adjunte soportes. 2. Elabore el Diagrama de Flujo de Datos que describa uno de los procedimientos realizados en el área de trabajo de la empresa. 3. Realice un diccionario de datos basándose en el Diagrama de flujo de datos realizado en el punto anterior, en el diccionario de datos se debe identificar: a. Descripción de flujo de datos (Describir uno). b. Descripción de estructuras de datos (Describir uno). c. Descripción de elementos de datos (Describir uno). d. Descripción de almacenes de datos (Describir uno). e. Descripción de procesos (Describir uno). Conclusiones Bibliografía
1. Seleccione un área de trabajo, puede ser de la empresa o institución donde labora o alguna donde tenga fácil acceso a la información, utilice técnicas de las vistas en la Unidad II como las entrevistas y/o cuestionarios para identificar el sistema de información existente. Empresa: WESTON S.A.S. Compañía de manufactura de equipos para la industria de alimentos, como proveedor de diseño de equipos, materiales y servicios con trayectoria en el mercado de más de 50 años. Área Seleccionada: Gestión Documental. Técnica Utilizada: Entrevistas Realice cada uno de los siguientes puntos:
a. Identifique los procesos que se realizan en el área (flujo de información). PROCESOS:
Levantamientos de Inventarios documentales en archivos de gestión y central. (Se levantan inventarios que alimentan la base de datos, con su respectivo “formato GS FR 005”)
Transferencias documentales de archivos de gestión a central y de central a histórico. (Se realiza la solicitud de la transferencia por medio de correo electrónico, cuando es extraordinaria, las demás van programadas en un cronograma los primeros 3 meses del año, esta va con su respectivo formato GS FR 006).
Consulta de documentos. (Estos son consultados únicamente en sala. NO SALEN DEL ARCHIVO y la solicitud del o los documentos se realizan personalmente en el mismo momento que los solicita).
Préstamo de documentos (estos solo son prestados al personal autorizado va diligenciado su respectivo formato de préstamo GS FR 007)
Auditorias a archivos de gestión. (Se realiza un chequeo con formato GS FR 017
verificando que los documentos estén bajo los
requerimientos establecidos y finalmente se entrega un acta de entrega formato GS FR 009)
Eliminación documental (Con antelación se verifican los tiempos de retención en la TRD se clasifican y se eliminan los que ya cumplen los tiempos estipulados con su respectiva acta GS FR 010)
Realizar encuestas de satisfacción (para evaluar al departamento de Gestión Documental por sus servicios)
b. Identifique cual es la finalidad de cada una de las actividades. 1. Levantamientos de Inventarios documentales en archivos de gestión y central:
Teniendo en cuenta que estos levantamientos de inventarios alimentan las bases de datos con las que trabaja el departamento, su finalidad es determinar la existencia de la información y mantenerla actualizada para hacerla efectiva en una búsqueda de información y datos; ya que estos contienen datos muy puntuales como el nombre de la carpeta o soporte, contenido o identificación, orden, ubicación, fechas extremas, procedencia, y fecha de la última actualización.
2. Transferencias documentales de archivos de gestión a central y de central a histórico: Su finalidad es evitar la acumulación de documentos e información en los archivos, y que el departamento de gestión documental expurgue, clasifique y aplique los tiempos de retención a la documentación que entra por transferencia, para tener un control total o parcial de toda la documentación e información y así mismo ponerla a disposición de los usuarios en toda la compañía.
3. Consulta de documentos: Su finalidad es el aprovechamiento de la información contenida en las bases de datos, digital o físicamente. Es brindarle al usuario
la información que requiere en el momento oportuno, para la
continuación de sus actividades, con la característica especial que son documentos o información de carácter histórico o de conservación a largo plazo por ende no se presta, esta debe ser consultada en las mismas instalaciones del departamento o se le da la facilidad de una fotocopia o escáner en su defecto, para que no sea maltratada, falsificada o perdida por el usuario. 4. Préstamo de documentos: Su finalidad es la misma que la anterior, el aprovechamiento de la información, contenida en las bases de datos, con la diferencia que esta si puede ser prestada pero únicamente con autorización de su jefe inmediato (del usuario) o si es para un jefe de departamento; para evitar pérdidas en este proceso el usuario antes de irse de la compañía definitivamente, debe hacer firmar un documento llamado paz y salvo y si este debe documentos al archivo no se le hace efectivo, para esto se maneja una especie de afuera, que consiste en llevar un control de préstamos de documentos, de cuando es prestado, a quien, departamento que lo solicita, su firma y cuando es entregado con su respectiva firma también, aparte de este
control mensualmente se verifica este listado y se llama o se envía correos si los usuarios deben documentación al archivo para que esta sea entregada.
5. Auditorias
archivos de gestión: Su
finalidad es mantener un control y orden sobre la documentación que manejan los demás departamentos, además ahí es donde el departamento de Gestión Documental se da
cuenta
de
las
falencias
de
cada
dependencia frente a la administración de su información, por esto se realiza un acta y una lista de chequeo, verificando que la información este siendo bien administrada y bajo las políticas internas de la compañía.
6. Eliminación documental: La finalidad de este proceso es evitar la acumulación de documentos que han perdido todos sus valores y no son viables para ningún proceso archivístico o administrativo en la compañía. Este proceso solo lo puede ejecutar el departamento de gestión Documental apoyado en las TRD, puesto que son los avalados para revisar la información de todas las áreas, para cualquier procedimiento que este requiera ya sea digitalización, conservación o eliminación.
7. Realizar encuestas de satisfacción: Su finalidad es evaluar el de este proceso y la efectividad de las actividades efectuadas por el departamento de Gestión Documental y mejorar sus servicios y brindarlo a sus usuarios.
Todos estos procesos tienen la finalidad de asegurar la correcta administración de la información de la compañía. c. Qué pasos se siguen para llevarla a cabo. Pasos para levantamiento de inventario de Archivos de gestión. 1. Se programa la auditoria. 2. Se visita la dependencia con la que se va a trabajar 3. Se deben llevar las herramientas de trabajo que son: computador portátil, lápiz, borrador y cuaderno de apuntes. 4. Se inicia a levantar el inventario sobre el formato, verificando cada carpeta o soporte. 5. Se verifica la veracidad de los documentos, que pertenezcan a la dependencia y al asunto. 6. Se extraen los nombres del soporte, el contenido, las fechas extremas y se le da una ubicación en estantería o donde corresponda. 7. Se digitan observaciones si las tiene. 8. Todos estos datos son digitados y pasados a la red donde reposan todos los inventarios.
Pasos para Transferencia documental. 1. Se realiza la visita para alistamiento de trasferencia 2. Se programa y se envía el formato de transferencias para ser diligenciado por la dependencia interesada
3. El dpto. interesado diligencia el formato llenando todos sus campos. 4. El dpto. interesado envía el correo con el formato diligenciado, para ser avalado y recibido por Gestión documental.
5. El dpto. de gestión documental realiza la visita para recoger y chequear los documentos a entregar 6. Se verifica la veracidad de los documentos, que pertenezcan a la dependencia, y al asunto. 7. Se verifica unidad y estado de conservación 8. Se diligencia el formato de trasferencia documental con sus respectivas firmas de entrega y recibido se envían copias a los dos departamentos 9. Se verifican los tiempos de retención para su traslado 10. Se actualiza el inventario.
Pasos para Consulta de documentos: 1. Mediante correo electrónico, llamada telefónica o presencial se realizara la 2. 3.
1. 2. 3.
4. 5. 6. 1. 2.
3. 4. 5. 6.
solicitud a la consulta de documentos al departamento de gestión documental El departamento de gestión documental realizara la respectiva búsqueda a la solicitud de cada departamento. El departamento de gestión documental responderá por vía electrónica, llamada telefónica o presencial. Pasos para el Préstamo de documentos. Mediante correo electrónico, llamada telefónica o presencial se realizara la solicitud del préstamo de documentos al departamento de gestión documental. El departamento de gestión documental realizara la respectiva búsqueda a la solicitud de cada departamento. El departamento de gestión documental responderá por medio del formato de préstamo diligenciando los campos de Fecha de solicitud, dependencia que solicita, tipología documental, ubicación del documento, nombre del solicitante, firma del solicitante, nombre de quien presta el documento o quien atendió la solicitud. El solicitante reintegra el documento al Departamento de gestión documental. El Departamento de gestión documental diligencia los últimos campos del formato “quien recibe el documento y la fecha de recibido o reintegrado” El documento se reintegra a su ubicación original. Auditorias Se programa la fecha de la auditoria. El dpto. de gestión documental realiza la visita para chequear los siguientes criterios: - Unidades de conservación, su distribución, su estado de conservación, su rotulación o marcación, ubicación en orden ascendente, alfabético o cronológico, veracidad de documentos, documentos sueltos y su estado de conservación, cantidades pendientes por ordenar, si están bien clasificados, identificables, depuración y fechas extremas - Inventarios actualizados, espacios diligenciados y fechas. Se documentan los hallazgos de la auditoria, con sus respectivas observaciones. Se proyecta un plan de trabajo y acciones a realizar, para mejorar las falencias u observaciones encontradas. Se diligencia el formato de auditoría y se estipulan los compromisos, sus respónsales y fechas de cada actividad. Se retroalimenta al personal encargado y responsable.
7. Se realiza seguimiento en las fechas estipuladas 8. Se cierra el proceso. Eliminación Documental 1. Se verifican los inventarios, para detectar los documentos que ya cumplen sus 2. 3. 4. 5.
1. 2. 3. 4. 5. 6. d.
tiempos de retención. Se verifican frente a las Tablas de Retención Documental. Se eliminan del inventario y se actualiza. Los documentos entran en un proceso de picado y licuado Se levanta el acta de eliminación, avalado por el comité de archivo y firmado por los directos implicados y responsables. Realizar encuestas de satisfacción Se hace la programación para la encuesta por usuario en cada departamento. Se realiza la visita, donde el usuario diligencia el formato de encuesta. Se recogen todas las encuestas para ser tabuladas. Las encuestas tabuladas se ingresan a los indicadores de gestión del departamento de gestión documental. Se publican y envían al departamento de Gestión de calidad para que este tome las medidas pertinentes. Se realizan las acciones correctivas o de mejora estipulados por el departamento de Gestión de calidad. Donde se realizan estos pasos. El espacio de los pasos anteriormente mencionados se realizan en cada departamento con las secretarias y responsables del archivo de cada departamento en la compañía; con excepción a la eliminación y las consultas que se realizan directamente en el 6 piso de la compañía donde está ubicado el departamento de gestión documental – Archivo central, o centro de acopio de información.
e. Cuanto tiempo tardan en efectuarlos. En la compañía todos los procesos del área de gestión Documental están proyectados a cierre máximo de 30 días (1 mes), teniendo en cuenta que no todos los procesos se demoran los mismos siempre, esto depende del tamaño del acervo en cada dependencia, de las fallas que presente, o si no presenta problemas algunos pueden tardar hasta un día, en general es muy variable.
f. Con qué frecuencia la realizan. - Levantamiento de inventarios, Transferencias documentales, Auditorias, Eliminación y Encuestas, su frecuencia es anual en cada una de las dependencias.
- Consulta y préstamo de documentos su frecuencia es varias veces al día o diaria.
g. Quienes emplean, donde se realizan estos pasos (información). Como se indicó anteriormente esta información la emplean en su mayoría las secretarias y los jefes de cada área o departamento, además son los únicos autorizados para su manejo y manipulación.
h. Identifique la utilidad y beneficio del sistema de información existente, así como los posibles fallos encontrados y sus posibles soluciones. El beneficio de este sistema es que la información siempre está bajo un mismo dominio, y este prevé la perdida de documentación y de información, no se altera; además tiene un control muy estricto y está en constante rotación y actualización, para el servicio de los usuarios y la compañía. Los fallos encontrados son: que por ser un sistema tan estricto genera duplicidades documentales que se deben depurar al momento de entrar bajo la custodia del departamento de gestión documental, ocasionando perdidas de tiempo con su selección y la falta de capacitación para empleados nuevos, en el manejo del archivo de sus oficinas. La solución para ambos fallos, son la preparación o adiestramiento sobre los procesos que se deben llevar a cabo para la organización de la información en cada dependencia, esta capacitación debe estar a cargo del departamento de Gestión documental (se está trabajando en eso).
i. Especifique qué técnica se utilizó y adjunte soportes. Seleccione un área de trabajo, puede ser de la empresa o institución donde labora o alguna donde tenga fácil acceso a la información, utilice técnicas de las vistas en la Unidad II como las entrevistas y/o cuestionarios para identificar el sistema de información existente. La técnica que se utilizo fue la encuesta y el cuestionario. Soportes
Síntesis de la encuesta verbal realizada a 13 empleados fueron escogidos estratégicamente por su labor, departamento y tiempo de servicio en la compañía WESTON En la compañía existen varios sistemas de información, entre ellos el sistema uno, este solo da algunos datos, y hasta el 2012, ya que en este año se migraron los datos y se perdió mucha información; el sistema de información más completo es la consulta y lo tiene el departamento de gestión documental ya que es el área especializada en almacenar y compilar toda la información la procesa y la administra en varios formatos y soportes. Cuestionario cerrado: Se realizaron 30 cuestionarios de los cuales se escanearon solo 6 para obtener un soporte visual y anexarlo al entregable.
2. Elabore el Diagrama de Flujo de Datos que describa uno de los procedimientos realizados en el รกrea de trabajo de la empresa.
3. Realice un diccionario de datos basándose en el diagrama de flujo de datos realizado en el punto anterior, en el diccionario de datos se debe verificar: a. Descripción de flujo de datos (Describir uno). b. Descripción de estructuras de datos (Describir uno). c. Descripción de elementos de datos (Describir uno). d. Descripción de almacenes de datos (Describir uno). e. Descripción de procesos (Describir uno). a. Nombre del flujo de datos: Trasferencia documental Descripción: Su finalidad es evitar la acumulación de los documentos e información de los archivos y que el departamento de gestión documental expurgue, clasifique y esplique los tiempos de retención a la documentación entra por transferencia, para tener un control parcial o total de la documentación e información y así mismo ponerla a disposición de los usuarios y toda la compañía. Proviene: 1. Levantamiento de inventarios documentales en archivo de gestión y central Para el proceso: 2. Consulta de documentos b. Descripción de estructura de datos. Registro de datos del formato de inventario documental. b. Elementos datos: •
Fecha de elaboración
•
Fecha de entrega
•
Código
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Departamento logística
•
Número
•
Serie documental
•
Identificación
•
Consecutivo: inicial y final
•
Fechas extremas: Inicial y Final
•
Año
•
Observaciones.
c. Descripción de elementos de datos: Transferencia Documental: Fecha de elaboración, Fecha de entrega, Código, Departamento logística, Número, Serie documental, Identificación, Consecutivo: inicial y final, Fecha extremas: inicial y fina, Año, Observación. Fecha de elaboración: día, mes y año en que se elabora el inventario Fecha de entrega: día, mes y año en se realiza la transferencia documental Código: Identificación del formato Departamento de logística: dependencia que realiza la transferencia documental. Numero: Item Serie documental: Identificación del asunto, expediente o documentos a trasferir Identificación: del formato correspondiente Consecutivo: Inicial: Numero de consecutivo
Final: Numero de consecutivo Fechas extremas: Inicial: Fecha más antigua Final: Fecha más reciente Año: de elaboración del documento Observaciones: sugerencias o notas. d. Descripción de almacén de datos: Transferencia documental Descripción Se registran los datos de la transferencia diligenciando cada uno de sus campos. Recepción de la transferencia de la dependencia Flujo de datos proporcionados: datos de la dependencia y datos de la información a trasferir en el módulo trasferencia documental. Descripción de datos Datos de la dependencia Fecha de elaboración y fecha de entrega Número de consecutivos Volumen en ML: 30 metros lineales Acceso: El sistema de información permite el seguimiento de la trasferencia documental, la cual se puede consultar por los diferentes datos registrados en la misma. e. Descripción del proceso de datos Proceso: Transferencia Documental
Numero: GS FR 006 Descripción:
El departamento de gestión documental realiza la visita para recoger y chequear los documentos a entregar
Se verifica la veracidad de los documentos, que pertenezcan a la dependencia, y al asunto.
Se verifica unidad y estado de conservación Se diligencia el formato de trasferencia documental con sus respectivas firmas de entrega y recibido se envían copias a los dos departamentos
Se verifican los tiempos de retención para su traslado Se actualiza el inventario. Entrada: Inventario de transferencia documental Salida: Actualización del inventario del archivo central o del archivo histórico. Resumen de la lógica: Recibir el inventario de la dependencia solicitante, verificar, constatar los datos diligenciados en el inventario contra la información física y registrarlos en el sistema, actualizar el inventario y poner a disposición la información a los usuarios.
CONCLUSIONES - Es importante conocer las funciones del diccionario de datos ya que el eso de este sirve para analizar los sistemas orientaos a los datos. - El Diccionario guarda los detalles y descripciones de todos estos elementos y se desarrolla durante el análisis de flujo de datos para ayudar a los analistas en la determinación de requerimientos del sistema. - Es necesario seguir una frecuencia gráfica de pasos, o procesos para alcanzar la solución del diagrama de flujos. Se recomienda que la construcción del diagrama esté correcta; al igual que el paso del mismo a un lenguaje de programación. Si está correcto puede resultar relativamente simple para el entendimiento de las personas ajenas a la elaboración del mismo, además permite que el problema se solucione de una manera más eficiente y directa.
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