Inside inspiration guide
29 oktober 2014 • nummer 1 • jaargang 1
PERFORMANCE ASSESSMENT LISA HAGOORT, CO IEMES
Portret: Wie is Lisa en wat wil zij bereiken?
pagina 3
Onderzoek: Welk afstudeeronderzoek heeft Lisa uitgevoerd?
pagina 6
Concept: Maak kennis met het concept ‘Inside Out’.
pagina 14
Inhoud
Redactioneel
Concept
Maatwerk op de Maeslantkering
‘Inside Out’: De medewerkers worden gevraagd om een actieve(re) bijdrage te leveren aan Inside en om waarde toe te voegen aan het personeelsblad.
Kijk op pagina 14
AAFM levert sinds 2013 de diensten schoonmaak, catering en beveiliging aan Rijkswaterstaat. Collega Arno Brugging vertelt over deze bijzondere locatie.
In the Spotlight
Feest Special
Zes jaar na het sponsorproject ‘AAFM 4 Bosnië’ is Jaap de Kramer, huismeester bij Van Lanschot, nog steeds actief voor de stichting Out of Area.
Kijk op pagina 5
Kijk op pagina 16
Een magisch AAFM Feest. Spektakel, magie, muziek, dansen, hapjes, drankjes en vooral veel gezelligheid. Het personeelsfeest in De Efteling was ook dit jaar weer een doorslaand succes.
Kijk op pagina 8-11
En verder.. 3 Portret - Wie is Lisa? 4 Bedrijf - Leer AAFM Facility
6
12
Management kennen. Afstudeeronderzoek - Het onderzoek in een notendop. Out of Office - Leer collega’s kennen buiten het werk om.
In deze speciale uitgave van Inside, het personeelsmagazine van AAFM Facility Management, aandacht voor het afstudeeronderzoek van Lisa Hagoort, uitgevoerd op de afdeling Communicatie & Marketing van AAFM. Met dit onderzoek is onderzocht in welke mate de medewerkers tevreden zijn over de drie interne ommunicatiemiddelen van AAFM: het intranet In Touch, het personeelsmagazine Inside en het kennisplatform Yammer. In deze Inside krijg je de mogelijkheid om Lisa beter te leren kennen en om een inzicht te krijgen in het uitgevoerde afstudeeronderzoek. Uit dit onderzoek is een advies met bijbehorend concept gekomen. Ook dit wordt uitgebreid toegelicht in dit magazine. Hiernaast zijn ook enkele artikelen opgenomen die Lisa heeft geschreven voor het personeelsmagazine tijdens haar stage. Bedankt! “Het schrijven van mijn scriptie heeft de nodige zweetdruppels gekost. Zonder hulp en medewerking van de medewerkers binnen AAFM zou dit niet gelukt zijn. Ik wil deze mogelijkheid dan ook aangrijpen om hierbij mijn 207 respondenten te bedanken voor hun medewerking aan mijn onderzoek. Ook wil ik mijn directe collega’s bedanken voor hun steun en feedback tijdens het gehele proces. In het speciaal Maartje Zijlmans, Communicatiemanager bij AAFM, voor de mogelijkheid om bij AAFM af te kunnen studeren en voor de begeleiding tijdens het schrijven van deze scriptie. Het rapport is tevens tot stand gekomen onder begeleiding van Sabina Meiling, docent van de opleiding CO IEMES.” Lisa Hagoort
Colofon Inside, personeelsmagazine van AAFM • Redactieadres: AAFM, Luchthavenweg 38, 5657 EB Eindhoven, +31(0)40 2332 800, communicatie@aa-fm.com • Redactie en eindredactie: Lisa Hagoort • Tekst: Lisa Hagoort • Contact: Lisa is te bereiken via lisa.hagoort@aa-fm.com • Foto’s: Joep Rijk en diverse fotografen • Realisatie: Mexin•SDT Communicatie • Vormgeving en opmaak: IXO-vormgeving • Drukwerk: Lecturis.
2
Portret
Wie is Lisa Hagoort? Voor mij was het altijd al duidelijk, ik wilde later ‘iets creatiefs’ doen. Maar niet met mijn handen, maar met taal. Schrijven en spelen met taal zijn twee dingen die mij bezig houden en weten te boeien. Na het afronden van het VWO ben ik dan ook de opleiding Journalistiek gaan volgen. Helaas bleek dit toch niet het juiste traject en uiteindelijk ben ik op de opleiding International Event, Music & Entertainment Studies (IEMES) richting Communicatie terecht gekomen, waar ik mijn creatieve ei kwijt kan en bezig kan zijn met taal en communicatie. Maar nu loop ik op de zaken vooruit. Wie ben ik?
Ik ben Lisa Hagoort, 23 jaar oud en woonachtig in Veldhoven. Op dit moment ben ik bezig met het vierde jaar van de opleiding CO IEMES in Tilburg. Tijdens deze opleiding krijg ik te maken met het organiseren van evenementen en festivals, kom ik in contact met de televisie wereld en bedenken we formats, duik ik in de muziek industrie en leer ik alles over marketing en communicatie. In eerste instantie was het de brede invulling van de opleiding die mij aansprak, maar naar mate de jaren vorderden bleek mijn interesse toch het meest in het communicatieve en marketing deel van de opleiding te liggen. Door deze ontdekking heb ik mijn meewerk- en onderzoekstage gezocht in de Marketing & Communicatie wereld, los van de Entertainment branche. Ik wilde vooral een stageplek waar ik veel bezig mocht zijn met het schrijven van teksten en Social Media. Dit heb ik gevonden bij AAFM Facility Management, via Fontys Communicatie in Eindhoven. AAFM is marktleider in de Nederlandse Integrated Facility Management markt en een groeiende speler in omliggende landen. Ze beschikken over gespecialiseerde kennis van en ervaring in het leveren van integrale managementoplossingen voor facilitaire diensten. Niet gelijk een stagebedrijf dat bij je op komt als je denkt aan een “communicatie en event stage”, hoor ik je denken. Toch heb ik hier veel kunnen leren, vooral op het gebied van bedrijfs- en interne communicatie. Mijn opdracht tijdens de meewerkstage was het opstellen van intern communicatieplan, met betrekking tot het gebruik van Social Media onder
medewerkers. Ik ben, naast Copywriting, erg geïnteresseerd in online communicatie en de hiervoor beschikbare kanalen. Hiernaast heb ik geholpen met de organisatie van enkele evenementen, was ik verantwoordelijk voor de corporate kanalen op Social Media en schreef ik voor het personeelsmagazine ‘Inside’. Overigens vond ik dit laatste het leukste om te doen! Ook mijn afstudeerstage heb ik bij AAFM Facility Management mogen lopen. Ik heb eerst geprobeerd om ergens anders een afstudeerplek te vinden, maar dit was erg lastig. Gelukkig waren ze bij AAFM erg tevreden over mij en hebben we samen een afstudeeropdracht geformuleerd. Tijdens deze stageperiode was ik twee dagen per week aan het werk als communicatiemedewerker en de overige drie dagen werkte ik aan mijn afstudeeronderzoek. Het onderzoek stond in het teken van drie interne communicatiemiddelen die AAFM gebruikt om haar medewerkers te informeren en om betrokkenheid en binding te creëren. Namelijk personeelsmagazine ‘Inside’, intranet ‘In Touch’ en kennisplatform ‘Yammer’. Mijn onderzoek stond in het teken van tevredenheid. Ik heb onderzocht in welke mate de medewerkers tevreden waren over deze drie communicatiemiddelen en op welke wijze dit geoptimaliseerd kon worden. In deze Inspiration Guide wordt dit onderzoek, en in het bijzonder het gegeven advies en het bijhorende concept, uitgebreid toegelicht. Lisa Hagoort 3
Het Bedrijf
AAFM Facility Management Let me introduce to you: het stagebedrijf AAFM Facility Management. AAFM is marktleider in de Nederlandse Total Facility Management markt en een groeiende speler in omliggende landen. AAFM beschikt over gespecialiseerde kennis van en ervaring in het leveren van integrale managementoplossingen voor facilitaire diensten. Het bedrijf is opgericht in september 2002 en een volledig zelfstandig opererende dochter van ADG dienstengroep.
Op dit moment wordt AAFM gezien als de meest toonaangevende speler in de Nederlandse Integrated Facility Management markt. Onder andere ARCADIS, NS Stations, Van Lanschot Bankiers en EY zijn opdrachtgevers van AAFM. In twaalf jaar tijd is AAFM uitgegroeid naar een organisatie bestaande uit bijna 500 medewerkers. Het hoofdkantoor bevindt zich in Eindhoven, maar het grootste deel van de medewerkers is werkzaam op 55 verschillende klantlocaties verspreid over heel Nederland. Meer dan de helft van alle medewerkers is door een overnametraject in dienst gekomen bij AAFM. Hierdoor heeft AAFM 500 medewerkers in dienst met allerlei verschillende achtergronden en mate van binding met het bedrijf. Zo is de ene medewerker al vanaf het begin werkzaam bij AAFM, maar komt de ander pas net kijken na een 20-jarig dienstverband bij EY. Opdrachtgevers van AAFM verlangen meer dan een goede samenwerking. Het draait om partnership. AAFM kruipt in de huid
4
van de opdrachtgevers en alle stakeholders. Zo waarborgen ze een passende aansluiting bij de bestaande cultuur en kunnen ze al het goede behouden. Dit brengt rust in de organisatie en bij de betrokken medewerkers. De ervaring is dat mensen wel willen veranderen, als je ze maar tijdig bij het proces betrekt. AAFM biedt ze nieuwe kansen om zich te ontwikkelen, ontplooien of een andere richting binnen AAFM op te gaan. Missie “We creëren waarde voor onze opdrachtgevers, partners en medewerkers door duurzame facilitaire oplossingen die bijdragen aan een betere wereld.” Visie “De toonaangevende Management Organisatie in Europa van duurzame facilitaire oplossingen, die de benchmark bepaalt voor de markt en dé werkgever is in de branche, gebaseerd op weloverwogen relaties en de meest moderne technologie en processen.”
Maatwerk op de Maeslantkering
Dankzij een gevarieerde klantenportefeuille heeft AAFM de verantwoordelijkheid over zeer veel mooie en bijzondere locaties. Collega Arno Brugging vertelt: “Als Facility Coördinator voor Rijkswaterstaat heb ik de eer om de Maeslantkering in de Nieuwe Waterweg bij Hoek van Holland in mijn regio te hebben.” De Maeslantkering is het sluitstuk van de Deltawerken en dient Zuid-Holland te beschermen bij extreem hoog water. In de oorspronkelijke plannen van de Deltawerken moest de scheepvaart naar Rotterdam ongehinderd zijn doorgang kunnen blijven vinden. Een dam was daarom geen optie en het ophogen van de dijken bleek in dit bewoonde gebied te kostbaar. Uiteindelijk is gekozen voor een beweegbare stormvloedkering: de Maeslantkering. “De kering bestaat uit twee enorme deuren van 22 meter hoog en 210 meter lang. De deuren bestaan uit holle buizen en worden naar het midden van de waterweg gedreven”, legt Arno uit. “Nadat ze gevuld zijn met water, zinken beide deuren naar de bodem om zo de waterweg af te sluiten
en bescherming te bieden tegen hoog water.” Spektakel AAFM levert sinds 2013 de diensten schoonmaak, catering en beveiliging aan Rijkswaterstaat. “Voor de Maeslantkering is beveiliging zonder twijfel de belangrijkste dienst. De gehele stormvloedkering staat onder de zware bewaking van beveiligers van Securitas. Om de faalkans van de Maeslantkering zo klein mogelijk te houden wordt haast met militaire precisie gewerkt”, vertelt Arno.
een bijzonder proces.” Toch moet jaarlijks een sluiting plaatsvinden om de stormvloedkering te testen. Deze functioneringssluiting zal dit jaar plaatsvinden op zondag 28 september. “Dit spektakel is voor iedereen te volgen. Direct naast de Maeslantkering is een publiekscentrum ingericht: het Keringhuis. Het Keringhuis is dagelijks geopend en laat op zeer informatieve wijze het belang van hoogwater-bescherming zien.” Iedereen is uitgenodigd om dit sluitstuk op 28 september te komen aanschouwen.
“Omdat de Maeslantkering de gehele waterweg afsluit en daardoor alle scheepvaart blokkeert, is een sluiting
5
Afstudeeronderzoek
Afstudeeronderzoek Interne communicatie bij AAFM In twaalf jaar tijd is AAFM uitgegroeid naar een organisatie bestaande uit bijna 500 medewerkers. Het hoofdkantoor bevindt zich in Eindhoven, maar het grootste deel van de medewerkers is werkzaam op 55 verschillende klantlocaties verspreid over heel Nederland. Meer dan de helft van alle medewerkers is door een overnametraject in dienst gekomen bij AAFM. Hierdoor heeft AAFM 500 medewerkers in dienst met allerlei verschillende achtergronden en mate van binding met het bedrijf. Zo is de ene medewerker al vanaf het begin werkzaam bij AAFM, maar komt de ander pas net kijken na een 20-jarig dienstverband bij EY.
Met de komst van 70 medewerkers vanuit de nieuwe opdrachtgever EY is het voor AAFM belangrijker dan ooit om deze nieuwe medewerkers goed op te vangen en wegwijs te maken binnen de organisatie. AAFM vindt het belangrijk dat ook deze medewerkers zich medewerker van AAFM voelen en werkzaam zijn vanuit de drie kernwaarden ‘oprecht, gedreven en klantgericht’. Hiernaast vindt AAFM het van belang dat al haar medewerkers goed zijn geïnformeerd én zichzelf verbonden en betrokken voelen bij het bedrijf. AAFM ziet zichzelf als “Employer of Choice” en heeft hierdoor de tevredenheid van haar medewerkers dan ook hoog in het vaandel staan.
Uit de Onderzoeksopzet:
Waarom een intern communicatie onderzoek? Onderzoek kan duidelijk maken welke extra activiteiten nodig zijn om te verbeteren.
De afdeling Communicatie van AAFM draagt zorg voor de interne communicatie binnen het bedrijf en haar vier hoofddoelen: het informeren, verbeteren, binden en betrekken van de medewerkers (Slangen, 2006). Hierdoor is de afdeling Communicatie verantwoordelijk voor het betrokken maken en houden van medewerkers en het verbinden van medewerkers met de organisatie en met elkaar. Uit onderzoek van Trombetta en Rogers (1988) blijkt dat de mate van betrokkenheid onder medewerkers wordt beïnvloed door de kwaliteit van de interne communicatiestructuur. Hierdoor is AAFM geïnteresseerd in de waardering van haar interne communicatiestructuur en –middelen door de medewerkers. Ook kan een intern communicatie onderzoek duidelijk maken
6
welke (extra) activiteiten nodig zijn om de interne communicatie te verbeteren (Hogendoorn, 2003). Het is op dit moment onduidelijk of de huidige interne communicatiemiddelen daadwerkelijk inspelen op de wensen en informatiebehoefte van de verschillende medewerkers binnen de organisatie. Hierdoor is er vanuit AAFM behoefte aan een analyse van de huidige interne communicatiemiddelen, waarbij de waardering van de medewerkers over deze middelen in kaart wordt gebracht. Om deze analyse uit te kunnen voeren, is het van belang om de aspecten te achterhalen waarop de huidige interne communicatiemiddelen geëvalueerd en beoordeeld kunnen worden. Aan de hand
van deze aspecten zal worden vastgesteld in welke mate de medewerkers van AAFM tevreden zijn over de huidige interne communicatiestructuur en -middelen. Vervolgens geeft dit onderzoek een advies hoe AAFM de interne communicatiestructuur en-middelen kan optimaliseren. Het praktijkdoel van dit onderzoek is om de inzet van interne communicatiestructuur en -middelen binnen AAFM te optimaliseren. Het onderzoeksdoel is om de waardering en informatiebehoefte van de medewerkers van AAFM met betrekking tot de huidige interne communicatiestructuur en -middelen in kaart te brengen.
Uit het Theoretisch Kader:
Interne communicatiemiddelen Er zijn verschillende manieren om in contact te komen én te blijven met medewerkers. Veel organisaties maken gebruik van interne communicatiemiddelen om haar medewerkers op de hoogte te houden van ontwikkelingen binnen de organisatie. In de literatuur worden elektronische en schriftelijke interne communicatiemiddelen onderscheden. Er zijn voor beide vormen voor- en nadelen te noemen. Bij elektronische communicatie kan de ontvanger, volgens Reinders (2000), zelf bepalen of hij de informatie tot zich neemt, of dat de informatie wordt genegeerd. Als zender kan je veel mensen binnen de organisatie bereiken, het is relatief goedkoop en het is vrij zeker dat iedereen binnen de organisatie dezelfde informatie ontvangt. Aan de andere kant betekent dit
niet dat de communicatie ook direct effectief was. Door het ontbreken van directe terugkoppeling, is het voor de zender onduidelijk of de boodschap ook daadwerkelijk ontvangen werd en is begrepen. Voor schriftelijke communicatiemiddelen zijn dezelfde voor- en nadelen te omschrijven, alleen moet hierbij de kanttekening geplaatst worden dat het proces van feedback geven hier omslachtiger is. Herlé (1996) stelt dat interne media een belangrijke manier is om medewerkers op de hoogte te houden van zaken die spelen in een organisatie, in de hoop dat een medewerker zich meer verbonden en betrokken voelt bij een organisatie. In de volgende paragrafen wordt het personeelsmagazine, het intranet en sociale media besproken en in welke mate zij bij (kunnen) dragen binnen een organisatie.
Naast deze drie interne communicatiemiddelen bestaan er nog veel meer middelen, zoals mededelingen van het management, nieuwsbrieven, e-mail, memo’s, vodcasts of podcasts, weblogs of blogs, databases, instructies en regelingen, de personeelsgids, een smoelenboek of een personeelsABC.
Afbakening In dit onderzoek ligt de focus op de volgende drie interne communicatiemiddelen van AAFM: In Touch (intranet), Inside (personeelsmagazine) en Yammer (platform ter bevordering van kennisdeling). Deze drie middelen worden beheerd door de afdeling Communicatie. Tijdens het onderzoek is aan de respondenten aangegeven dat de focus op deze drie interne communicatiemiddelen lag.
Uit de Methoden:
Kwalitatief onderzoek Het onderzoek kan omschreven worden als een beschrijvend onderzoek, waarbij de huidige interne communicatiemiddelen in kaart worden gebracht. Een beschrijvend onderzoek is vaak kwantitatief van aard, waarmee je in staat bent om heel nauwkeurig de wens van een grote groep mensen in kaart te brengen (Baarde, De Goede & Teunissen, 2001). Hiernaast is het onderzoek te classificeren als een praktijkgericht wetenschappelijk onderzoek. Kwantitatief onderzoek is de meest toegepaste onderzoeksmethode als het op tevredenheid aankomt. Vragenlijsten hebben twee belangrijke voordelen: ze kunnen relatief snel afgenomen worden en wanneer alle medewerkers de vragenlijst invullen, neemt het draagvlak voor de uitkomsten toe (Koeleman, 1996). Een bijkomend voordeel is dat er ook sub-analyses gemaakt kunnen worden, zo kan er bijvoorbeeld naar een apart team, afdeling of locatie worden gekeken. Ook kan kwantitatief onderzoek geheel anoniem afgenomen kan worden, zodat de medewerkers vrijuit hun mening durven te geven. Voor dit onderzoek zal gebruik gemaakt worden van een vragenlijst, die
wordt verspreid onder alle medewerkers (Reijnders, 2010). In de volgende paragraaf wordt per deelvraag beschreven welke methode gehanteerd zal worden. Vragenlijstonderzoek is een gestructureerde dataverzamelingsmethode. De vragen, de volgorde waarin zij worden gesteld en de mogelijke antwoorden staan grotendeels vast. Er wordt maximaal een klein aantal antwoordmogelijkheden gegeven waaruit de ondervraagde kan kiezen. De antwoorden van de ondervraagden vormen de basis voor de dataset die gebruikt gaat worden voor de kwantitatieve analyse (Verhoeven, 2004). Bij het opstellen van de vragenlijst is gebruik gemaakt van de Osgood schaal (Osgood, 1957). Met de Osgood schaal kunnen respondenten antwoord geven op een vraag of stelling door op middel van een 5-punts schaal (Osgood, 1957). Een voorbeeld van een Osgood schaal is zeer tevreden – tevreden – niet tevreden of ontevreden – ontevreden – zeer ontevreden. Hiernaast zijn ook enkele open vragen opgenomen in de vragenlijst.
7
AAFM Feest: een magische avond! Op zaterdag 6 september was het weer zover: het jaarlijkse AAFM Feest! Wat was het een prachtige avond in het sprookjesachtige decor van de Efteling. Ruim 400 collega’s en partners genoten samen van wederom een geweldige editie van het personeelsfeest. De avond werd geopend met de fonteinenshow Aquanura. Vanaf de VIP vlonder konden we hier, met een drankje in de hand, van genieten. Vervolgens was het tijd om naar het Fata Morgana Paleis te gaan: een magische locatie! Na een hapje, drankje én een tochtje in de Fata Morgana werd het paleis omgetoverd tot een dansvloer. De stemming zat er al goed in toen de enige echte AAFM Band haar Nederlandstalige hits ten gehore bracht. Wat deden ze dat goed! Ook de live band Millstreet kreeg onze voetjes goed van de vloer. Het was één en al gezelligheid op de dansvloer en het dak ging eraf! Iedereen bedankt voor het komen en de gezelligheid!
8
9
10
11
Out of Office
Dubbelleven
Politieagent in de avonduren Zie je ‘s avonds een politieagent lopen? Dan moet je toch even kijken of het onze collega Jeroen Daniëls niet is. Naast zijn werk als Senior Facility Manager bij Cluster Zuid is hij namelijk actief als vrijwilliger bij de politie. Al tien jaar lang zet hij zich één avond per week in om de wet te handhaven en hulp te verlenen. “Ik merk steeds weer dat dienstverlening iets is dat ik graag doe. Vandaar dat ik ook Facility Manager ben geworden.”
Wat je zeker nog niet wist...
Ongeveer tien jaar geleden volgde Jeroen in de avonduren een opleiding op de politieacademie. Hierdoor is hij volledig inzetbaar als politieagent. Jeroen helpt 20 uur per maand als surveillant, dit komt neer op ongeveer één avond per week. “Hoewel het vrijwilligerswerk is, is het niet vrijblijvend”, vertelt Jeroen. “We worden ingeroosterd op verschillende diensten, variërend van surveilleren bij evenementen en voetbalwedstrijden, deelnemen aan verkeerscontroles, opnemen van aangiftes, handhaven van de openbare orde in het uitgaansleven en bieden van hulpverlening.”
Het verschil maken Het politiewerk komt neer op twee basistaken: handhaven en hulpverlenen. “Het eerste wordt vaak gezien als ‘boeven vangen’,” grapt Jeroen. “In feite komt het erop neer dat je optreedt bij overtredingen. Dit kan bij een misdrijf zijn, zoals diefstal of geweld, waarbij je de dader aanhoudt. Maar het kan ook het uitschrijven van een boete zijn.” Handhaven vindt Jeroen minder leuk dan hulpverlenen. “Het is mooi om te zien dat je het verschil kunt maken. Of dat nu eerste hulp verlenen is aan een slachtoffer van een zware aanrijding of een kind opvangen dat de ouders bij een druk evenement is kwijtgeraakt.” Ongevallen met kinderen Tijdens het vrijwilligerswerk maakt Jeroen regelmatig spannende gebeurtenissen mee. Jeroen: “Het vreemde is dat het wel ‘went’. De eerste keer met zwaailicht en sirene naar een ongeval rijden is spannend, maar dat wordt al snel normaal. Toch zorgt het nog steeds voor een hoog adrenalinegehalte.” Ongevallen waarbij kinderen betrokken zijn, wennen echter nooit. “Maar gelukkig kan ik, dankzij mijn ervaring en opleiding, ook op zulke momenten hulp blijven verlenen.” •
Paul Knippenberg realiseert muzikale droom
Paul Knippenberg (rechts).
12
Wil je tips op muziekgebied in Eindhoven? Dan ben je bij onze collega Paul Knippenberg, Supervisor Multi Client Service Desk, aan het juiste adres. In zijn vrije tijd is hij actief als vrijwilliger voor 3voor12 Eindhoven, een platform voor alternatieve popmuziek van de VPRO. Als recensent gaat hij allerlei concerten en optredens af in en rondom Eindhoven, voornamelijk in de underground scene. En dit alles door maar één ding: zijn passie voor muziek!
Bijzondere initiatieven
Onze collega Paul Balmaekers, Facility Manager bij Cluster Zuid, springt op 28 en 29 juni op de fiets tijdens de ‘HomeRide’. Dit is een wielertocht georganiseerd door het Ronald McDonald Kinderfonds. Samen met zijn team ‘De Kleine Sjengen’ wil Paul minimaal 300 kilometer afleggen. Hiermee hoopt hij €10.000 op te halen voor het Ronald McDonald huis in Limburg.
Paul Balmaekers (derde van links ).
Op de fiets voor het Ronald McDonald Kinderfonds Geïnspireerd door het Power tot Polska project besloot Paul zich dit jaar in te zetten voor nog een goed doel: het Ronald McDonald Kinderfonds. “Ronald McDonald maakt het mogelijk dat ouders van zieke kinderen dicht bij het ziekenhuis kunnen verblijven”, vertelt Paul. “En dit al 32 jaar lang, onmisbaar. Een ziek kind wil zijn of haar ouders het liefst zo dicht mogelijk bij zich hebben. En ook als ouder wil je, als je kind je nodig, heeft binnen een paar minuten aan de rand van het bed kunnen staan.”
Radio 3FM
Bijdrage
Met deze gedachte in het achterhoofd stapt Paul op de fiets om minimaal 300 kilometer af te leggen. Hiermee probeert hij zo veel mogelijk geld op te halen, om daarmee overnachtingen voor ouders te financieren. Binnen 24 uur fietst het team een route van 537 kilometer. Deze route loopt van Groningen naar Maastricht, langs de Ronald McDonald huizen in Zwolle, Utrecht, Rotterdam, Tilburg en Valkenburg. “We fietsen gelukkig niet alleen”, vertelt Paul. “Er fietsen bijna 1.000 mensen mee, waaronder ook twee teams van Radio 3FM. Zij doen onderweg live verslag van deze prachtige tocht.”
De afgelopen weken heeft Paul getraind, getraind en nog eens getraind om minimaal 300 kilometer af te kunnen leggen voor de ouders en kinderen. Hiermee wil hij ook al zijn sponsoren en donateurs bedanken. Het is nog mogelijk om een bijdrage te leveren aan Paul’s team. Dit kan via zijn persoonlijke pagina op de website van HomeRide: http://www.homeride.nl/lid/ pbalmaekers/profiel/. • Paul Balmaekers
Nadat Paul het niet eens was met een recensie op 3voor12 Eindhoven, werd hij uitgedaagd om zelf eens een recensie te schrijven. En met succes! Sindsdien is hij actief als vrijwilliger voor de Eindhovense uitgave van dit platform en samen met drie anderen draagt hij de hoofdverantwoordelijkheid. Op dit moment besteedt Paul één à twee avonden per week aan 3voor12. “Ik heb ook een tijdje de Social Media bijgehouden en de rest van het team aangestuurd, maar dit was niet zo goed te combineren met mijn werk hier bij AAFM”, merkt hij glimlachend op. “Dan zat ik in mijn pauze nog even snel nieuwe artikelen te uploaden op de website.”
Mozes and the First Born
Programmeur poppodium
Over de vraag welk concert of optreden hem het meeste is bijgebleven, moet hij even nadenken. In tweeënhalf jaar tijd zag hij veel verschillende bands en optredens voorbijkomen. “Maar als je als één van de eersten een recensie schrijft over een band die daarna doorbreekt, is dat wel heel speciaal”, vertelt hij. Zo was hij bij één van de eerste optredens van Mozes and The Firstborn. Een Eindhovense band die landelijke bekendheid geniet en inmiddels ook al op tournee in Amerika is geweest. “Dan voel je je wel een beetje de ontdekker van een band.”
Naast het schrijven van recensies voor 3voor12 helpt Paul ook drie keer per jaar met het organiseren van Club 3voor12 in De Effenaar in Eindhoven. Op een avond als deze krijgen nieuwe bandjes de kans om zichzelf te tonen aan het Eindhovense muziekpubliek. Toch wel één van de leukste onderdelen van het vrijwilligerswerk, vindt Paul. “Ik heb er stiekem van gedroomd om programmeur te worden van een poppodium. Met Club 3voor12 krijg ik drie keer per jaar de kans om deze droom te verwezenlijken.” • Lisa Hagoort
13
Concept
Inside Out Het praktijkdoel van dit onderzoek is om de inzet van interne communicatiestructuur en - middelen binnen AAFM te optimaliseren. Uit het onderzoek bleek onder andere dat de medewerkers de huidige interne communicatiemiddelen een ruime voldoende geven.
Het gebruik van Yammer mag verder gestimuleerd worden, maar hiervoor loopt op dit moment al de interne campagne ‘Dare to Share’. Hiernaast kwam naar voren dat de medewerkers het niet nodig vinden om nieuwe interne communicatiemiddelen te ontwikkelen. Hierdoor is er gekozen om het concept ‘Inside’ te optimaliseren. Binnenkort bestaat het personeelsmagazine Inside twee jaar, de uitgelezen kans om het tijdschrift een opfrisbeurt te geven. Het concept bevat een conceptnaam, visie met bijbehorende oneliner en conceptdrager, waarbij is nagedacht over belevingsinstrumenten om de beleving van de doelgroep te versterken. Hierna is bepaald voor welke communicatiestrategie wordt gekozen om het concept zo doeltreffend mogelijk te maken. De strategie is gebaseerd op analyse en sluit aan bij de organisatie en haar omgeving, beschrijft hoe de communicatiedoelstellingen behaald gaan worden, sluit aan bij de doelgroep, is een geheel van samenhangende keuzes en is geformuleerd op hoofdlijnen. Het concept Onder het logo van AAFM staat: ‘Value Enablers’. Vrij vertaald betekent dit ‘waarde toevoegers’, een verwijzing naar de dienstverlening van AAFM. Doordat AAFM haar opdrachtgevers de zorg om de facilitaire dienstverlening uit handen neemt, kan de opdrachtgever zich volledig richten op hun corebusiness. Hierdoor is AAFM van toegevoegde waarde voor haar opdrachtgever. Dit gegeven kan AAFM ook doorvoeren binnen de eigen organisatie, in plaats van alleen in de dienstverlening. Bijvoorbeeld binnen de interne communicatie.
kers geschreven magazine. Hier op is de naam ‘Inside Out’ gebaseerd. ‘Inside’ staat voor het magazine en ‘out’ staat voor de input die via de medewerkers uit de organisatie moet komen. Dit kan bereikt worden door het aanstellen van Inside ‘supporters’, de volgende aanbeveling: Aanstellen van Inside ‘supporters’ Ik adviseer AAFM om Inside supporters aan te stellen. Zodra er per afdeling of account één iemand zich verantwoordelijk voelt voor het aanleveren van input voor Inside, zal dit ook vaker gebeuren. Leg deze persoon of personen duidelijk uit wat wel en wat niet interessant is voor het personeelsmagazine. Zodra een collega wordt gevraagd of hij of zij geïnterviewd wilt worden voor in het personeelsmagazine, wordt dit vaak gezien als een eer. Een medewerker is niet snel geneigd zichzelf hiervoor ‘aan te bevelen’. Door supporters in de organisatie rond te hebben lopen, komen nieuwtjes eerder bij de redactie van het magazine terecht. Met dit concept richt AAFM zich vol op haar medewerkers en wordt de kans gegrepen om het magazine meer een magazine van alle medewerkers te maken. Binnen de organisatie worden supporters benoemd, die functioneren als ambassadeur van het magazine. Door het inzetten van deze ambassadeurs zullen meer medewerkers input aanleveren en zich verantwoordelijk voelen voor het magazine. En doordat meer medewerkers zich verantwoordelijk voelen, zullen ook meer medewerkers trots zijn op het blad en voelen de medewerkers zich meer betrokken bij elkaar en met de organisatie.
Dit is vertaald in het volgende concept:
‘INSIDEOUT’ Het personeelsmagazine moet meer een voor en door medewerkers geschreven magazine worden. De inhoud moet meer gefocust zijn op de mensen in de organisatie, in plaats van de bedrijfsdoelstellingen en –resultaten. Om dit te kunnen bereiken, moet er meer input voor Inside uit de organisatie komen. De medewerkers worden gevraagd om een actieve(re) bijdrage te leveren aan Inside en om dus, ieder op zijn of haar eigen manier, waarde toe te voegen aan het personeelsblad. Op deze manier wordt Inside meer een voor en door medewer-
14
Tot nu toe werd het magazine gemaakt door twee medewerkers van de afdeling Communicatie. Deze medewerkers blijven eindverantwoordelijk, maar ontvangen op deze manier meer input en menselijke ‘touch’ vanuit de organisatie. Hierbij past de oneliner:
“Om trots op te zijn!”
Een andere aanbeveling uit het vorige hoofdstuk sluit hier op aan en wordt gezien als een extra kans: namelijk om het personeelsmagazine vaker per jaar uit te brengen. Door de extra input en inzet die gegenereerd wordt door dit concept, is het mogelijk om wellicht meer magazines te vullen.
Internal Branding Het doel van het concept is om richting te geven aan de organisatie én om de medewerkers meer betrokken te maken met elkaar en met de organisatie. Betrokkenheid, trots en binding zijn hierbij de toverwoorden. Een bijkomend voordeel kan hier zijn dat het imago en de corporate reputatie wordt versterkt, door de eenheid die de organisatie naar buiten uitstraalt. Visie In de visie wordt een verwachting geschept over de relevante toekomst voor AAFM met betrekking tot concept. Het is een collectief beeld, dat gedeeld wordt door alle betrokkenen. De visie luidt: “De medewerkers van AAFM zijn van onmisbare waarde voor de organisatie door hun talent, kracht en inzet en mogen hier trots op zijn.” Conceptdragers Het concept wordt uitgewerkt aan de hand van verschillende conceptdragers. Via conceptdragers wordt de boodschap uitgedragen naar de doelgroep. Conceptdragers kunnen in de vorm van product en verpakking, communicatie, fysieke omgeving en personeel uitgewerkt worden. Voor dit concept is wordt een interne campagne opgestart. Hierbij hoort ook een anonieme online ‘ideeën box’. Hier kunnen de medewerkers hun tips vanuit de organisatie in ‘droppen’, die voor het magazine bruikbaar zouden kunnen zijn. Op deze manier worden alle medewerkers betrokken, maar voornamelijk richt de campagne zich op de supporters.
De ideeën box Een ideeën box is een plek waar mensen suggesties, plannen, voorstellen of ideeën kunnen deponeren. Een ideeën box kan nog steeds in fysieke vorm een box zijn waar men een papier met voorstellen of ideeën in kan achterlaten, maar bestaat tegenwoordig ook in virtuele vorm: bijvoorbeeld als forum of andere mogelijkheid tot commentaar op het internet. Belevingsinstrumenten Belevingsinstrumenten kunnen worden ingezet om de beleving van de doelgroep te versterken. Voorbeelden van belevingsinstrumenten zijn animatie, storytelling, thematisering, zintuigen, co-creatie en belevenisdomeinen. Voor AAFM sluit het belevingsinstrument co-creatie aan op het concept
‘Inside Out’. Samen met de supporters wordt het personeelsmagazine een samenwerkingsverband en hierdoor een echt voor en door medewerkers geschreven magazine. Strategie Het doel van het concept is om de medewerkers meer betrokken te maken met elkaar en met de organisatie. Hierdoor is gekozen voor
internal branding strategie. Als jong vakgebied kent internal branding geen duidelijk afgebakende definitie, zo bestaan er meerdere opvattingen. Volgens Riezebos (2002) is internal branding een in een organisatie gepland proces waarbij men in het verlengde van de ‘corporate identity’ de houding en het gedrag van medewerkers probeert aan te sturen. Internal branding heeft als doel het verbeteren van de werkcultuur, zodat de medewerkers de merkbelofte beter kunnen omzetten in de gewenste klantervaring. MBA Communication (2009) beschrijft het stimuleren van motivatie, enthousiasme en betrokkenheid creëren als redenen om aan internal branding te gaan doen. De internal branding strategie zet in op het opbouwen van een (betere) relatie met je medewerkers en het creëren van fans. Uiteindelijk is het doel van de internal branding strategie om externe fans te creëren, maar de eerste stap moet worden gezet binnen de organisatie. Als de medewerkers geen fans zijn, worden externen dit namelijk ook niet.
15
In de spotlight
Bosnië als tweede thuis
Jaap in actie in Bosnië
Zes jaar na het sponsorproject ‘AAFM 4 Bosnië’ is Jaap de Kramer, huismeester bij Van Lanschot, nog steeds actief voor de stichting Out of Area. Bij zijn eerste bezoek aan Bosnië was hij direct verkocht. “Toen ik door Sarajevo liep, wist ik: ‘hier kom ik terug’.” Sinds 2007 is Bosnië niet meer weg te denken uit zijn leven. En ook niet uit dat van zijn vrouw en kinderen. Zij helpen al net zo enthousiast mee. Dat het sponsorproject ‘AAFM 4 Bosnië’ veel indruk op Jaap heeft gemaakt, is duidelijk zodra hij begint te vertellen over zijn ervaringen. Anderhalve week bracht hij door op locatie als assistent projectleider samen met ongeveer negentig collega’s, verspreid over zes groepen. “Met deze collega’s heb ik een huis opgeknapt waar geestelijk gehandicapte mensen kunnen wonen en werken. Project Ramici heette dit. Als ik zag hoe we hier samen mee bezig waren… ik heb nog nooit zoveel teamwork gezien. Geweldig!”
deelnemen aan verschillende activiteiten en workshops. Zodra het Kids Festival ter sprake komt, krijgt Jaap een grote glimlach op zijn gezicht. “Er is bijna niets voor deze kinderen in Bosnië, het land is totaal vervallen. Om iets voor hen te kunnen betekenen geeft enorm veel voldoening.” De twee populairste activiteiten zijn volgens hem het schminken en het ‘T-shirts pimpen’, waarbij de kinderen hun eigen shirt mogen versieren. “Wel is het ieder jaar een behoorlijk karwei om 2.000 shirtjes bij elkaar gesponsord te krijgen. Iedere hulp is dan ook welkom!”
Landmijnen Maar Bosnië heeft volgens Jaap dan ook echt alle hulp nodig. “Ik heb zoveel verschrikkelijke dingen gezien. Zo liggen er nog veel landmijnen. En in het tempo waarmee ze die opruimen, zijn ze over tachtig jaar nog niet klaar. Ze hebben er gewoonweg het geld niet voor. Van de bevolking is ook nog eens 65% werkeloos. Ik vind het fijn dat ik hier iets kan betekenen. Je kunt in je eentje de wereld niet verbeteren, maar op deze manier draag ik toch mijn steentje bij.”
Kids Festival Jaap heeft al verschillende projecten afgerond, maar het liefst zet hij zich in voor het Kids Festival in Sarajevo dat Out of Area ieder jaar organiseert. Dit evenement is in het Olympisch Schaatsstadion en trekt zo’n 50.000 kinderen uit Sarajevo en omstreken. Deze kinderen kunnen 16
Materiaal meester Als we Jaap vragen of hij meegaat naar Celestyn in Polen, het sponsorproject 2014, betrekt zijn gezicht een beetje. “Ik moet helaas kijken of het lukt met mijn vakantiedagen. Ik zou dit dolgraag willen, dus als ze mij deze dagen cadeau doen, ga ik zeker mee!” Naast vrijwilliger is Jaap namelijk ook materiaal meester bij de zaalvoetbalclub CFE Ciba/VDL Groep. Een team dat speelt in de Eredivisie en waar hij dus ook veel voor moet regelen en reizen. Toch knap hoe hij dit alles weet te combineren. “Een kwestie van veel passen en meten, want ik moet natuurlijk ook nog wat tijd overhouden voor mijn vrouw, kinderen en hond!”, sluit Jaap zijn verhaal lachend af. • Lisa Hagoort