Herramienta E m p r e s a r i a l Maestría; INFOGRAPHIC INFORMATION
Gerencia Empresarial Universidad Fermín Toro
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SOLUCIONES Cur va Riesgo - Compromiso
Barreras organizacionales y personales para trabajar
PLAN
problemas en la organización
La importancia de los
ESTRATÉGIAS
sistemas de información en la empresa para la toma de decisiones en la actualidad
La interdisciplinariedad en la toma de decisiones
DECISIONES
Herramienta E m p r e s a r i a l
Maestría; Gerencia Empresarial
Alaiza Cruz Lcda. Administración
Universidad Fermín Toro
Ana Cristina Rivas C o n t a d o r
Yuraima Lobo Abogado/TSU Turismo
P ú b l i c o
I N D I C E
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La importancia de los
sistemas de informaci贸n en la empresa para la toma de decisiones en la actualidad
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Cur va R iesgo - Compromiso
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La interdisciplinariedad en la toma de decisiones
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Barreras organizacionales y personales para trabajar
problemas en la organizaci贸n
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La interdisciplinariedad en la toma de decisiones
Las organizaciones ac tuales se enfrentan día a día a cambios complejos que demandan una mayor eficiencia, el per feccionamiento de los procesos y una evolución constante de los principios de gestión de gerencia capaces de generar ventajas competitivas sostenibles en el tiempo.
La gestión estratégica de la información y el conocimiento aparecen entonces como herramientas diseminadoras de otros procesos y sistemas fundamentales para la organización. En este sentido, la organización del conocimiento en la empresa alcanza una eminente complejidad por la influencia de las estructuras organizacionales y del factor humano en todo el proceso. Se evidencia la presencia de la persona como portadora del recurso conocimiento y de competencias relacionadas con sus "modos de hacer". La interdisciplinariedad supone la existencia de un grupo de disciplinas relacionadas entre sí y con vínculos previamente establecidos, Se refiere no sólo a la aplicación de la teoría en la práctica, sino también a la integración de varios campos en un mismo trabajo. Cabe destacar, que la interdisciplinariedad surgió para combatir directamente los típicos problemas que se suscitan en las organizaciones, porque al hallarse las disciplinas vinculadas entre sí y además al ser dueñas de relaciones bien definidas se evitará no solamente la dispersión sino también el fraccionamiento del conocimiento.
Gracias a la interconexión mencionada será posible abordar el tema desde todas las perspectivas, tomar decisiones de modo integral y así será factible estimular nuevas herramientas y aplicar estrategias para la solución de problemas. Una organización es un constructo complejo, instituido en un espacio geográfico, portador de determinadas características, al que asisten un grupo de personas (para dar cumplimiento a objetivos personales) que interactúan entre sí y buscan el cumplimiento de los objetivos de la organización, para lo cual cuentan con recursos financieros y tecnológicos. Entre todos estos elementos se producen relaciones de interdependencia que aportan un alto nivel de complejidad a la organización actual. Las particularidades que asuma cada uno de ellos le brinda un sello distintivo a la organización.
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La importancia de los
sistemas de información en la empresa para la toma de decisiones en la actualidad
Debido a los enormes cambios sufridos por el mercado en los últimos años con la incorporación de tecnologías informáticas que facilitarán la administración de los datos, con el fin de ofrecer mejoras en la toma de decisiones gerenciales, en la actualidad todas las empresas, incluso las Pymes, requieren de la implementación de un sistema de información que colabore con los procesos de gestiones empresariales.
Con el fin de mejorar la productividad y el rendimiento de una organización competitiva, es fundamental evaluar las técnicas actuales y la tecnología disponible para desarrollar sistemas que brinden eficiencia y eficacia de la gestión de la información de sistemas de información en una compañía, brindan la posibilidad de obtener grandes ventajas, incrementar la capacidad de organización de la empresa, y tornar de esta manera los procesos a una verdadera competitividad. Para ello, es necesario un sistema eficaz que ofrezca múltiples posibilidades, permitiendo acceder a los datos relevantes de manera frecuente y oportuna. Por eso, quienes deseen convertir su emprendimiento en una verdadera empresa competitiva insertada en el mercado actual, deberán analizar detalladamente la implementación necesaria de sistemas de información precisos. Este concepto ha invadido en los despachos de los encargados de la gerencia de compañías en los últimos años, ya que hace un par de décadas atrás la información no era considerada un bien tan útil dentro de los procesos productivos y las tomas de decisiones.
Sin embargo, a raíz de los cambios en la economía mundial y la globalización, los datos relativos a todo el proceso productivo de una compañía se han vuelto uno de los elementos fundamentales para lograr el éxito comercial. De esta manera, con los años se han ido incorporando los avances de la tecnología informática para brindar las herramientas necesarias en la creación de sistemas de informaciones confiables y eficaces.
No obstante, en la actualidad aún existen empresas que observan con recelo la posible implementación de sistemas de información en sus procesos, debido a que implican un enorme cambio en las estructuras organizativas e institucionales de las compañías. Es por ello, que muchas veces los sistemas de información pueden llegar a fallar, no por errores tecnológicos originados en el aspecto informático, sino por visiones culturales opuestas a la incorporación de este tipo de herramientas.
Cabe destacar, que los sistemas de información ofrecen una gran cantidad de ventajas subyacentes, más allá del rédito que significa para la toma de decisiones y los procesos productivos. Un sistema de información adecuado además ofrece una importante y notable satisfacción en los usuarios que lo operan, debido a su facilidad de uso y su acceso constante, que puede resultar en que los empleados logren alcanzar los objetivos planteados por la compañía. Por todo ello, es importante destacar que la implementación de un sistema de información implica un cambio organizativo, ya que no sólo afecta a la administración de la empresa, sino también a sus empleados y habilidades, con el fin de crear una plataforma acorde a las responsabilidades que se deben tener frente a este tipo de sistema. Por otra parte, es de vital importancia utilizar tecnologías de información y comunicación adecuadas para el procesamiento y transmisión de los datos que se gestionarán en el sistema de información.
Las decisiones personales son influidas por prejuicios psicológicos, presiones de tiempo y realidades sociales.
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Prejuicios psicológicos A veces los encargados de tomar decisiones están muy lejos de ser objetivos en la forma que recopilan, evalúan y aplican la información para elegir. Las personas tienen prejuicios que interfieren con una racionalidad objetiva. Los ejemplos que siguen representan solamente unos cuantos de los muchos prejuicios subjetivos que se han documentado.
Barreras organizacionales y personales para trabajar
problemas en la organización
Barreras personales para trabajar problemas. Barreras para la toma de decisiones efectivas, La vigilancia y la ejecución completa del proceso de toma de decisiones de seis etapas constituyen la excepción y no la regla en la toma de decisiones gerencial. Sin embargo, de acuerdo con las investigaciones, cuando los gerentes utilizan esos procesos racionales, sus decisiones resultan mejores. Los gerentes que se aseguran de participar en esos procesos son más efectivos. ¿Por qué la gente no participa automáticamente en esos procesos racionales? Resulta más sencillo descuidarlos o ejecutarlos en forma inadecuada. Quizás el problema no se haya definido bien, o las metas no se hayan identificado con precisión.Quizás no se generen suficientes soluciones, o quizás se les evalúe en forma incompleta. Es posible que se haga una elección que satisfaga y no que maximice. La implementación pudo ser planeada o ejecutada, o quizás, el monitoreo fue inadecuado o inexistente. Además de que las decisiones son influidas por prejuicios psicológicos, presiones de tiempo y realidades sociales.
Ilusión de control: es creer que uno puede influir en las situaciones aunque no se tenga control sobre lo que va a ocurrir. Muchas personas apuestan pues consideran que tienen la habilidad para vencer las posibili dades, aún cuando la mayoría no pueda hacerlo. Cuando se habla de negocios, confiar de manera excesiva puede resultar en un fracaso par a la organización, ya que quienes toman las decisiones ignoran los riesgos y por lo tanto fracasan en la evaluación objetiva de las probabilidades de éxito. Los efectos de perspectiva: se refieren a la manera en que se formulan o perciben los problemas o las alternativas de decisión y a la manera en que estas influencias subjetivas pueden imponerse sobre hechos objetivos. En la toma de decisión no se debe desestimar el futuro. Cuando por ejemplo hablamos sobre
una toma de decisión relacionada a los costos de una organización, al evaluar las alternativas, no se debe dar más importancia a los costos y beneficios a corto plazo que a los de largo plazo, puesto que el considerar únicamente los de corto plazo podría influir para dejar de lado aquellas variables de largo plazo, lo que también podría resultar en situaciones negativas para la organización.
presión?
Precisamente la desestimación del futuro es, en parte, la explicación de los déficits presupuestarios gubernamentales, la destrucción ambiental y la infraestructura urbana decadente.
¿Qué tácticas emplean en este caso las compañías de microcomputadoras?
Presiones de tiempo En el cambiante ambiente de negocios de la actualidad, el premio es para la acción rápida y el mantenimiento del paso. Las decisiones de negocios que se toman con mayor conciencia pueden volverse irrelevantes e incluso desastrosas si los gerentes se toman demasiado tiempo en hacerlo. ¿Cómo pueden los gerentes tomar decisiones con rapidez? podríamos mencionar la falta de análisis exigente (no ser demasiado vigilante), suprimir el conflicto y tomar decisiones por cuenta propia sin consultar a otros gerentes. Esta forma puede acelerar la toma de decisión pero reduce la calidad de ésta. ¿Es posible que los gerentes tomen decisiones oportunas y de calidad estando bajo
Si tomamos como referencia el ejemplo de las compañías de microcomputadoras (una compañía de alta tecnología y gran velocidad de avance), se mostraron algunas diferencias importantes entre las compañías de acción rápida y lenta. Las primeras tuvieron ventajas competitivas importantes, sin sacrificar la calidad de sus decisiones.
•En lugar de planear a largo plazo y con información futurista, trabajan con información actual o lo que también es denominado información de tiempo real, lo que no genera retrasos. •Son involucradas las personas más eficaces y eficientes para la toma de decisión, dentro de la organización. Se basan en personas expertas en la materia y de mucha confianza, lo que les permite actuar con seguridad y rapidez. Valoran las distintas opiniones, estando conscientes de que cuando las diferencias no se resuelven, deben optar por la decisión final del jefe. Barreras organizacionales para trabajar con problemas Implicaciones organizacionales 1.Pocas empresas tienen identificados de forma explícita su razón de ser, sus valores y las metas que
persiguen en el largo plazo. 2.Pocas organizaciones tienen una estrategia competitiva de forma explícita que sea ampliamente conocida por el personal. 3.Los gerentes tienen un alto sentido de responsabilidad por los resultados de su comportamiento individual. Los empleados no sienten una responsabilidad directa y le atribuyen los resultados a factores externos.
10.La cultura organizacional descrita pude ser un enorme impedimento para que las organizaciones puedan adaptarse y enfrentar de forma exitosa los nuevos retos de competitividad, globalización y colaboración que enfrentan actualmente.
Se identifican cuatro rreras organizacionales
ba-
Barreras Verticales: Entre niveles jerárquicos y rangos •Toma de decisiones demasiado lenta •Rigidez en “sistemas” tradicionales, ”Siempre hemos hecho las cosas así” •Alineación de los clientes •Frustración
4.Los gerentes en su mayoría no definen objetivos participativos y no le dedican tiempo a motivar a sus empleados 5.Los gerentes son por lo general desconfiados y centralizan la información y la toma de decisiones. 6.Los empresarios buscan reducir la incertidumbre internamente a través de sistemas de autorización y control. Los empleados trabajan en un entorno de cumplimiento pero no de compromiso. 7.El rol gerencial se ve como masculino, valorando las características de independencia y agresividad. Hay diferencias de género. 8.Los gerentes están concentrados en las tareas del día a día. 9.Los gerentes en su relación con subordinados prefieren una alta distancia de poder
•Necesidad de mayor velocidad •Reducir costos de comunicación Barreras Geográficas: Entre países, culturas y mercados •Supervivencia competitiva •Distribución de costos •Nuevos mercados
Barreras Horizontales:
•Mayor participación de mercado
Entre divisiones funcionales y disciplinas
•Mejor y mayor servicio a nuestros clientes
•Ciclos de producción e innovación lentos
•Efecto domino
•Localitis, antagonismo entre partes •Falta de enfoque organizacional •Múltiples llegadas a los clientes Barreras Externas: Entre la organización sus proveedores y sus clientes •Desarrollar la integración de la cadena de suministro y atención al cliente como ventaja competitiva •Responder adecuadamente y rápidamente a las necesidades del cliente •Integrar de mejor manera la cadena de suministros
Fuente: Hoch, Stephen. Toma de decisiones según Wharton, Ed. John Wiley & Sons, 2002. Citado en Gutiérrez A, (s/f ). Toma de Decisiones. Disponible en: https://cursos.aiu.edu/Toma de Decisiones/PDF/Tema 1.pdf
La ética en la toma Alto
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Cur va Riesgo - Compromiso
La preferencia de un individuo para asumir un riesgo es inversamente proporcional a la magnitud del compromiso, que involucra la decisión.
Curva de personas con Aversión al riesgo
d e
Curva de personas arriesgadas
Curva de personal
R i e s g o
Curva promedio riesgo-compromiso
Bajo Bajo
Compromiso
Alto
Figura: Curva riesgo-compromiso Algunas personas podrían estar dispuestas a contraer un compromiso mucho mayor, con un riesgo más alto de lo que desearía el individuo promedio; esto lo podemos ver en la curva de las personas arriesgadas. Otros aceptan un compromiso importante solo cuando el riesgo se es reducido en forma considerable; este tipo de persona está representado por la curva de quienes tienen aversión al riesgo. La curva personal nos representa la mayoría de nosotros, ya que tendemos a aceptar un riesgo alto en la medida en que el compromiso es bajo. Pero, una vez el compromiso se incrementa hasta un punto en el cual nos vemos amenazados por su magnitud, deseamos reducir el riesgo tanto como sea posible.26 26MOODY Paul E. capítulo 2. Toma de Decisiones Gerenciales. Editorial Mc Graw Hill. 1991.
d e c i s i o n e s
En la sociedad existen reglas básicas, principios y valores universales, que coexisten en forma independiente a cualquier ideología. Si hacemos un repaso de lo observado a lo largo de diferentes épocas, aunado a la experiencia y a la enseñanza de los precursores del conocimiento, representados fundamentalmente en Platón y Aristóteles; podemos mencionar algunas reglas básicas para que se considere que un decisor actúa dentro de parámetros de eficacia y eficiencia racional: 1.- Las decisiones deben ser lógicas, efectivas y tomadas a tiempo y sin dilaciones. 2.- Las reglas y normas deben ser de aceptación general, independientemente del criterio ideológico predominante. 3.- Los actores que participan del proceso de toma de decisiones deben generar confianza en forma sostenida; entendida la confianza como el resultado de tomar decisiones con grados de certidumbre de corto, mediano y largo alcance para superar las dificultades o concretar logros, dentro de un rango que sea fácilmente entendido y aceptado por la sociedad. 4.- Es preferible inver tir que gastar. El presupuesto de gastos debe basarse en lo producido o en lo que las sociedades aceptan como un nivel de
endeudamiento racional. No se puede comprometer el futuro de otras generaciones. 5.- En el largo plazo las sociedades prefieren la austeridad y la transparencia, antes que la opulencia y la malversación. 6.- Los líderes deben ser proac tivos, respetuosos, originales, produc tivos, eficientes, eficaces, oportunos y su compor tamiento debe ser constantemente a favor del progreso de las mayorías y no de grupos aislados o privilegiados. 7.- Debe existir unificación de criterios en la toma de decisiones entre los ac tores que lideran los procesos. 8.- La sociedad debe percibir que el líder ac túa ajustado a un código de ética y que se beneficia al conglomerado social y no a pequeñas parcelas. Citando a Aristóteles: " toda ac tividad humana tiende hacia algún bien. Así, se da un teleologismo, identificando el fin con el bien. La ética de Aristóteles es una ética de bienes porque él supone que cada vez que el hombre ac túa lo hace en búsqueda de un determinado bien. El bien supremo es la felicidad, y la felicidad es la sabiduría (el desarrollo de las virtudes, en particular la razón). 9.- Los cambios de paradigmas
no deben generar, per se, virajes de principios, ni cambios en los fundamentos racionales que sustentan las decisiones. 10.- Se debe comulgar con lo que se profesa, actuando tanto en gestión pública como privada, en un contexto cifrado por los valores y principios universales de honestidad, ética, moral y responsabilidad; asumiendo la suficiente y necesaria flexibilidad para actuar en beneficio del conglomerado social. El ejemplo debe ser signo del comportamiento de los que asumen la responsabilidad de dirigir los destinos de la sociedad.
Estas reflexiones surgen de nuestra constante preocupación por profundizar en el proceso de toma de decisiones y de sus actores; y su independencia de las ideologías imperantes en el quehacer social. No por sucintas, estas reglas carecen de importancia y la idea es que el lector amplíe su horizonte en cuanto a su significado y alcance, y el peso específico de estos principios básicos para el logro de adecuados resultados, partiendo del proceso de toma de decisiones. Fuente: Presidente de Feporcina ALBERTO CUDEMUS M. | ESPECIAL PARA EL UNIVERSAL Domingo 7 de abril de 2013 acudemusm@hotmail.com
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