Annexe 2 - Modèle de Fiche d’informations sur le mandat de volontariat - Responsabilités de l’organisme d’accueil et obligations du volontaire

ANNEXE 2 - Modèle de Fiche d’informations sur le mandat de volontariat - Responsabilités de l’organisme d’accueil et obligations du volontaire

FICHE D’INFORMATIONS SUR LE PROJET DE VOLONTARIAT RESPONSABILITÉS DE L’ORGANISME D’ACCUEIL ET OBLIGATIONS DU VOLONTAIRE

INFORMATIONS SUR LE PROJET DE VOLONTARIAT

Organisme d’accueil : « Nom de l’organisme d’accueil »

Volontaire : « Nom du volontaire »

Titre du projet : « No et titre du projet»

Description du mandat : « Résumé du projet »

Dates du projet : « Du …..…. au ……… »

Nombre d’heures de volontariat par semaine : « Nombre d’heures par semaine »

RESPONSALITÉS DE L’ORGANISME D’ACCUEIL

L’organisme d’accueil s’engage à respecter les règles de Québec Volontaire tout au long de la réalisation du projet de volontariat :

• Le projet de volontariat doit avoir pour objectif premier l’engagement citoyen et le développement personnel du volontaire. • Le projet de volontariat doit être au bénéfice d’une communauté. • Les tâches administratives doivent être limitées et en lien direct avec le projet de volontariat. • Le volontaire n’est pas un employé. Le rôle du volontaire au sein de l’organisme d’accueil est complémentaire à celui des salariés, des stagiaires et des bénévoles et ne peut s’y substituer. • Le volontaire ne peut être indispensable au fonctionnement habituel de l’organisme d’accueil. • Le volontaire doit obligatoirement être encadré par une personne-ressource à temps plein au sein de l’organisme d’accueil.

L’organisme doit :

• Planifier une rencontre en début du projet (virtuelle ou en présentiel) avec le volontaire en vue de lui transmettre de l’information spécifique sur le projet de volontariat (mandat, responsabilités, particularités du lieu où se déroulera le projet, etc.). Cette rencontre sert également à discuter de l’horaire et des différents moments pour faire le point sur l’évolution du projet.

• Assurer l’accueil du volontaire et sa formation à son arrivée. Encadrer le volontaire tout au long de la réalisation du projet et favoriser son intégration au sein de l’équipe. S’assurer que le volontaire reçoit une formation adéquate sur les outils de suivi utilisés.

• Signer l’attestation de présence du volontaire aux quatre (4) semaines. Un formulaire

“Attestation de présence” est remis au volontaire par LOJIQ en début de projet. Cette attestation signée par l’organisme d’accueil est une condition préalable au versement des indemnités par LOJIQ au volontaire à toutes les quatre (4) semaines.

• Aviser LOJIQ en cas de difficulté survenant au cours du projet (non-respect des règles de l’organisme d’accueil par le volontaire, interruption du mandat du volontaire ou réduction du nombre d’heures de volontariat, désistement du volontaire, etc).

OBLIGATIONS DU VOLONTAIRE

Le volontaire doit :

• Signer la convention LOJIQ (accepter les termes de la convention). • Détenir une carte d’assurance maladie du Québec (RAMQ) valide pour la durée du séjour ; (veuillez noter que les frais pour actes médicaux ou pour une hospitalisation, à l’extérieur du Québec selon le cas, et admissibles au régime d’assurance maladie du Québec doivent être réclamés directement par le volontaire auprès de la RAMQ).

• Transmettre à l’Office une attestation de présence toutes les quatre (4) semaines pour la durée du projet. Celle-ci doit être signée par l’organisme d’accueil. L’attestation de présence est une condition préalable au versement des indemnités par l’Office au volontaire toutes les quatre (4) semaines. L’Office verse en début de projet les indemnités des quatre (4) premières semaines du projet au volontaire.

• S’engager à participer à toutes les activités prévues dans le projet accepté par l’Office et consacrer les efforts nécessaires pour atteindre les objectifs du projet. • S’engager à respecter les normes et règlements de l’organisme d’accueil convenus à son arrivée avec la personne-ressource au sein de l’organisme d’accueil. • Communiquer par écrit le plus rapidement possible avec l’Office et avec l’organisme d’accueil en cas de désistement avant le début ou au cours du projet. Les indemnités cesseront d’être versées par l’Office immédiatement après le désistement. Le volontaire s’engage à rembourser la totalité des prestations qu’il aurait pu recevoir de l’Office en vue

de son séjour. Enfin, le cas échéant, le désistement d'un volontaire bénéficiant de la prestation de l'Office entraîne la perte de sa contribution ou de la pénalité qui pourrait s'appliquer. • Tous les participants dont le projet est réalisé à l’extérieur du Québec doivent obligatoirement détenir une assurance voyage/soins médicaux d’urgence, adaptée à la nature du projet, couvrant la durée de leur séjour. Une confirmation sera demandée lors de l’étape de la signature électronique de la convention.

LOJIQ encourage ses participants à partager leur expérience afin d’inspirer d’autres jeunes à s’engager à leur tour. Pour ce faire, les participants peuvent nous taguer sur Facebook (@Lojiq) et sur Instagram (@Lojiq_org) et utiliser le mot clic #quebecvolontaire. LOJIQ invite les participants à envoyer des photos dans le cadre de leur mandat avec une petite légende ou un témoignage par courriel à communication@lojiq.org. Il est même possible que LOJIQ les contacte pour la réalisation d’une courte vidéo/témoignage de leur expérience de volontariat.

SOUTIEN FINANCIER OFFERT PAR LOJIQ AU VOLONTAIRE

• Une indemnité de 50$ par jour pour couvrir une partie des dépenses associées à l’hébergement et aux repas pour la durée du projet de mobilité, sous présentation de l'attestation de présence signée.

• L'attestation de présence doit être signée par l’organisme d’accueil et déposée au portail

LOJIQ à toutes les quatre (4) semaines, au plus tard lundi à 12h (heure du Québec) pour un versement de l’indemnité le mercredi de la même semaine. Ce montant correspond à une indemnisation visant à permettre au volontaire de dégager du temps chaque semaine pour réaliser son projet de volontariat.

• Une assurance responsabilité civile, assurant une couverture à hauteur de 2 000 000 $ (dommages corporels et matériels) pour toutes les activités liées au projet.

• Le remboursement du coût du billet d’avion jusqu’à concurrence de « ---$ », sur présentation du titre de transport aller-retour en classe économique au départ des aéroports de Montréal ou de Québec.

OU

• Le remboursement du transport selon un montant forfaitaire de 350$, peu importe le moyen de transport utilisé, sur présentation d’une pièce justificative.

OU

• Le remboursement de la mobilité à hauteur de 0,36$ par km en fonction du moyen de transport utilisé.

• Un montant forfaitaire de « ---$ », pour l’achat d’une assurance voyage/soins médicaux d’urgence adaptée à la nature du projet, couvrant la durée du séjour. • S’il y a lieu, un montant forfaitaire de 140$ pour les frais de passeport, sur présentation de pièce justificative

• S’il y a lieu, un montant forfaitaire de pour les frais liés aux vaccins, sur présentation de pièces justificatives

• S’il y a lieu, une indemnité de transport additionnelle si tu habites en région éloignée au Québec

Pour connaître tous les détails, consulte la grille forfaitaire et le soutien financier.

SOUTIEN OFFERT PAR L’ORGANISME D’ACCUEIL AU VOLONTAIRE

• Les frais de transport local pendant la réalisation du projet de volontariat. • S’il y a lieu Une aide complémentaire