VICENTE ALZUAZ, MARIA DOLORES. Noviembre 2009 El uso de las nuevas tecnologías en el sector congresual español. Una perspectiva desde las empresas OPC, organizadoras profesionales de congresos. 1964 – 2009.
INTRODUCCION: El ámbito de estudio de este trabajo está acotado en el tiempo a los últimos 45 años y como se indica en el título desde la perspectiva de las empresas organizadoras profesionales de congresos. Se ha estimado más realista el estudiar únicamente el sector congresual -no ampliarlo también al ferial o al sector turístico de negocios- y referirlo desde la perspectiva y al tiempo de vida de las empresas organizadoras profesionales de congresos en España. La actividad de la organización de congresos como actividad empresarial independiente se establece en los primeros años 60, en Madrid y Barcelona. Las empresas opc se crean bien porque desde una agencia de viajes se “desgajan” esas labores especializadas en empresas independientes, bien porque profesiones de otros sectores –preferentemente el médico –sanitario- que han organizado congresos de forma voluntaria o amateur constituyen empresas para buscar en el mercado congresos que organizar. Actualmente se estima que pueden existir en España en torno a las 300 empresas opc si bien, se puede decir que la actividad profesional de organizar congresos y reuniones profesionales está en la última parte de su fase de consolidación: creación de asociaciones autonómicas y federación nacional (con exigencia de probar la organización de congresos de determinadas características), creación de una norma de calidad para empresas opc y la creación de masteres y cursos en organización profesional de congresos. Las empresas opc están en el punto de unión del cliente –de muchos y variados sectores- y el proveedor de servicios para congresos –sedes, diseñadores e imprentas, restaurantes, empresas de transporte, agencias de viaje- por lo que tiene una visión amplia y variada del uso y evolución de las “tic” en la organización de congresos o reuniones profesionales.
ORGANIZACIÓN DE CONGRESOS Y “TIC” EN EL TIEMPO. Cuando en los años 60 las primeras empresas opc se crearon, el equipamiento de éstas eran el teléfono y la máquina de escribir. La difusión de la celebración de un congreso, convocatoria de asistencia y solicitud de presentación de trabajos se hacía por correo postal escribiendo en cada sobre con la dirección del destinatario, y tantas veces como convocatorias hubiera. La recepción de inscripciones se hacía por correo postal o telegráfico, con el pago por giro postal, telegráfico o en efectivo en la sede del congreso. El contacto con los comités científicos –para valoración de las comunicaciones presentadas a los congresos- era mediante correo postal y las actas del congreso se editaban impresas. Asimismo el contacto con proveedores para la contratación y gestión de los servicios se hacía por teléfono y correo postal o manteniendo reuniones. Se puede decir que esta situación se mantuvo hasta los años 80 cuando ya empiezan a usarse máquinas de escribir eléctricas y electrónicas, ciclostiladoras y fotocopiadoras, el fax ¡gran receptor de boletines de inscripción!- y ya en los años 90 los ordenadores con sus
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programas de ofímatica: bases de datos, tratamientos de texto, el correo electrónico, las páginas webs, los pagos por transferencia y tarjeta de crédito y finalmente en el siglo XX la difusión masiva por correo electrónico, las web con inscripciones “on line”, las plataformas de pago, la edición de actas y ponencias en “cd” o colgadas en la web del congreso. Desde luego a nadie se le escapa que los cambios más sustanciales se empezaron a producir en los últimos 20-25 años, se han acelerado desde finales de los 90… y ahora estamos en momentos de cambio no solo por las nuevas tecnologías sino también por la crisis económico financiera. (Ver anexo 1: tabla cronológica) LAS “TIC” EN LA GESTION DE LOS CONGRESOS. Los servicios que prestan las empresas opc se dirigen a dos áreas: los servicios de secretaría (que pueden ser técnica –gestión de inscripciones y alojamiento de congresistascientífica –gestión de comunicaciones científicas- de ponentes –atención de ponentes e invitados- y comercial –referida a las exposiciones técnico-comerciales que se celebran durante los congresos-) y de ejecutivo técnico –referido a la dirección, coordinación y gestión de todos los servicios y productos necesarios para el perfecto desarrollo del congreso. Así, como ya hemos visto en el apartado anterior el uso de las nuevas tecnologías por las empresas opc han contribuido a simplificar y mejorar la gestión de los congresos, tanto y principalmente en lo que afecta a las secretarías como a la coordinación de proveedores y servicios. También debemos referirnos a la forma en la que el uso de las “tic” ha afectado al desarrollo de la celebración de los congresos y reuniones profesionales. Sin insistir mucho más en cómo las tareas de las secretarías técnicas se han visto modificadas por el uso de las nuevas tecnologías, si debemos resaltar que el uso de esas tecnologías supone que se trabaje y actúe con muchísima más rapidez y celeridad y que en muchos casos el periodo de preparación de jornadas y reuniones profesionales (no tanto de los congresos que tienen una periodicidad ya establecida) se haya acortado muchísimo. Destacar también que las empresas empezamos adaptando programas ofimáticos generales a la gestión de los congresos y actualmente hay programas específicos para ello desarrollados por empresas de “software”. Si es conveniente destacar que la gestión de los registros on line y el posterior acceso a los datos del registro mediante un usuario y contraseña está permitiendo que tanto la inclusión de los datos como la posterior actualización de éstos se haga directamente por el congresista con lo que el personal de la secretaría técnica puede dedicarse a otras tareas menos rutinarias que yo diría que están en una fase muy primigenia de definición: ¿actualización de contenidos de la web del congreso? ¿animación de las redes sociales de los congresos? ¿mantenimiento de blogs? ¿otras interactuaciones con congresistas? La gestión de los registros o inscripciones “on line” se completan con el uso de plataformas de pago que permiten el pago de la cuota de inscripción también a través de la página web. Otra importante aplicación “on line” que se está desarrollando por los promotores y organizadores de ferias y congreso, es la de las agendas: a través de la web puedes gestionar las citas que deseas tener durante la feria, buscando a los expositores o visitantes y pidiéndoles una reunión mediante un correo electrónico; el visitante o expositor tiene acceso on line a su agenda particular de la feria.
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En la gestión de las secretarías técnicas se está extendiendo también el uso de mensajes sms para enviar confirmaciones, saludos, avisos de última hora o agradecimientos. El teléfono móvil, que se destaca como el artículo tecnológico más extendido y ubicuo también está cobrando gran relevancia en el mundo de los congresos, como hemos dicho para envío a través de mensajes de información, o a través de tecnología “bluetooth” o “rfid” en la sede del congreso. En cuanto a la coordinación de proveedores, que es donde las empresas opc aportamos la diferencia, parece interesante referir a la incidencia del uso de las nuevas tecnologías en la prestación de sus servicios ya que ha podido afectar a los ingresos económicos percibidos por las empresas. Sedes de congresos: los palacios y centros de congresos han pasado de ofrece la información de su infraestructura y servicios en folletos y catálogos a hacerlo por medio de cds y actualmente a través de páginas web con imágenes de gran calidad, recorridos virtuales, y posibilidad de consulta de disponibilidad, reservas y presupuestos “on line”. Las sedes de congresos cuentan ya con tecnología wifi que permite la conexión en el edificio o incluso área de influencia, a través de los propios dispositivos de los congresistas, en la mayoría de los casos de forma gratuita y se empieza a utilizar también la tecnología “bluetooth” para envíos de información en sede: avisos, programas actualizados etc. Alojamiento: tradicionalmente las empresas opc (bajo la cobertura de una agencia de viajes) reservaban con antelación cupos de habitaciones en los hoteles para las fechas de sus congresos y reuniones profesionales, a unos precios más ventajosos para los asistentes a los congresos. La empresa opc y la agencia de viajes percibían una comisión por la venta de esas habitaciones. Actualmente, los hoteles, tanto individualmente como las cadenas hoteleras presentan en internet toda su oferta hotelera, referida no solo a precios o disponibilidad sino a descripción y ubicación de sus hoteles, servicios ofrecidos, ofertas etc. con lo que el congresista tiene acceso a mucha información sobre la oferta hotelera en la ciudad sede de un congreso y no únicamente a la que le llegaba a través de la organización del congreso, plasmada normalmente en un folleto impreso recibido por correo postal. En el sector turístico congresual existen ya empresas que agregan on line la oferta hotelera existente y ofrecen aplicaciones para la búsqueda de destinos para congresos (salas, habitaciones etc) y posibilidad de comparar ofertas. Gestión de billetaje: la gestión y emisión de títulos de transporte ha sufrido una verdadera revolución con la llegada de internet y los organizadores de congresos se han visto afectados por ella en la medida en que en muchos casos los ponentes e invitados gestionan personalmente sus billetes y únicamente presentan a la empresa organizadora el cargo correspondiente para su abono. Aun en el caso de que sea la empresa opc quien reserve el transporte, la existencia de los billetes electrónicos ha facilitado mucho la gestión de viajes de ponentes e invitados. Material impreso: la recepción, preparación de originales, inclusión de gráficos e imágenes, encuadernación etc. se ha visto muy afectada por el uso de las nuevas tecnologías, no solo por el abaratamiento de costes y el ajuste en las ediciones sino sobre todo por el acortamiento de los tiempos de preparación del material gráfico, el menor peso y volumen del material gráfico entregado a los congresistas –antes en muchos casos los libros de actas pesaban varios kilos y los congresistas hacen largos viajes en avión- y la calidad del material que ahora puede incluir imágenes a color.
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Medios técnicos para presentaciones y conferencias: este aspecto de los congresos ha variado mucho desde el uso de las diapositivas – con el montaje y verificación de éstas en los carruseles por el propio ponente- y de las transparencias hasta nuestros días con las presentaciones enviadas de antemano por correo electrónico o entregadas incluso minutos antes de la ponencia y cargadas en el ordenador y proyectadas a través de un videoproyector a la sala con sus ficheros de video o música acompañando a la presentación del ponente (hay que decir que durante años se vivieron muchos momentos de tensión e incertidumbre por parte de ponentes y organizadores cuando programas, versiones, sistemas operativos, ficheros adjuntos etc. etc. no eran compatibles para los equipos a disposición del congreso). Desde mi punto de vista las sesiones de videoconferencia no han tenido una gran desarrollo en la organización de congresos, se han utilizado para contar con algún conferenciante que no podía desplazarse a la sede del congreso – pero en líneas generales no acabó de despegar, probablemente porque cuando fue novedad los condicionantes técnicos la hacían poco fiable y los promotores y organizadores de congresos sólo la utilizaron en caso excepcionales. TENDENCIAS. Llegados a este punto conviene pararse a considerar cómo los cambios que se han producido y que en muchos casos están ya consolidados y los que se están produciendo cómo van a afectar a la actividad empresarial y profesional de las empresas opcs. Ya hemos hablado de la videoconferencia y de cómo su uso se dió excepcionalmente en los congresos y desde luego no amenazó la celebración de jornadas y congresos; su uso se mantiene en reuniones profesionales de asistencia reducida. El “videostreaming” puede ser un elemento muy interesante a tener en cuenta para ofrecerlo como un elemento innovador, como una “inscripción” especial en un congreso ya que en determinados casos va a permitir que un grupo de personas conozca y participe del conocimiento que se está exponiendo en un congreso (que por las circunstancias que sea no puede asistir) y les da cabida dentro de éste utilizando las nuevas tecnologías incluso se pued considerar que el congreso pueda percibir unos ingresos por esas “incripciones de video” que de otro forma no las obtendría. Uso de redes sociales; de forma pragmática diría que a los promotores de un congreso o jornada y por ende a la empresa opc- una de los asuntos que más les preocupa es la asistencia a su congreso, llegar a un número determinado de asistentes. En la medida en que las redes sociales ayuden a los promotores-organizadores de congresos a conseguir este objetivo son muy bienvenidas las redes sociales, el reto, sin duda ¡saber cómo usarlas y aprovecharlas! Y aquí yo percibo que la tendencia pasa por dedicar personal en las empresas a dinamizar las redes, buscar personas interesadas, proporcionar información, contenidos, crear interés. Es sin duda una tendencia en la que las empresas opc debemos implicarnos a fondo e ir un paso por delante de nuestros clientes. Congresos virtuales: se puede decir que los pocos “congresos vituales” de los que he encontrado referencia o tenido noticia no vienen de la mano de las empresas opc sino de las universidades, me atrevería a decir que como una extensión de los campus virtuales. Así en una breve nota sobre congresos virtuales encontrada en la web del Vicerrectorado de Innovación y Desarrollo Tecnológico de la Universidad de Málaga hablan de la tendencia de los congresos virtuales haciendo referencia a su convocatoria medienta correo electrónico o páginas web, posibilidad de remisión de inscripiones o comunicaciones a través de la una página web etc. lo que para una empresa opc es la secretaría técnica.
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La Universidad de Málaga cuenta con el grupo EUMED “que organiza desde hace varios años Congresos Internacionales virtuales sobre temas de Economía, Política, Derecho y otras disciplinas sociales” siendo hasta donde he podido ver un foro asincrónico. Otra posibilidad que ofrecen las nuevas tecnologías es la celebración de webinarios, que sí responde más a la idea de “congreso virtual”: un conferenciante y un público más o menos numeroso, en ubicaciones separadas y en contacto a través de internet. Un webinario – la palabra es la unión de web y seminario- es la celebración de una conferencia en tiempo real vía internet. Los participantes utilizan a través del ordenador una aplicación que proporciona una empresa especializada y pueden hacer preguntas, responder a encuestas etc. El uso de mundos virtuales inversivos, tipo “Second Life” o “Open Sim” no está teniendo una gran aplicación en el sector congresual. Por último, nombrar la telepresencia, de la que he tenido referencias de uso en conferencias en Estados Unidos, que sería la videoconferencia del ponente a tamaño real, con gran resolución de imagen y excelente calidad de sonido: ¡desde el fondo de la sala cuesta creer que la persona no está en la sala de conferencias!
CONCLUSIONES. Después de lo expuesto, por concluir de forma breve el trabajo, incidirá en los siguientes aspectos del uso de las “tic” dentro del sector congresual español: Transparencia: la información es fácilmente accesible para todos: congresistas, promotores-clientes, proveedores a través de internet principalmente, por lo que ya no tienen tanta importancia, la oferta basada en el precio, sino que hay que crear ofertas proporcionando valor añadido al cliente. Ubicuidad: de la información a través de dispositivos móviles. Antes de la celebración de un congreso para darlo a conocer, para informar a las personas inscritas, para interacturar con ellas (promotor-empresa opc-congresista), para que los congresistas interactúen entre ellos antes, durante y depués del congreso, para proporcionar información turística durante su estancia en el destino, para proporcionar información útil y personalizada al congresista cuando y donde la necesite. El móvil como elemento de contacto, receptor y emisor de información personalizada constituye una tendencia es general y globalizada en las sociedades del primer mundo y en buena medida también en la sociedad de los países en vías de desarrollo. Innovación: las empresas opc deberían ser capaces de innovar en sus servicios, no sólo mediante el uso de las nuevas tecnologías, pero sí principalmente a través de ellas. La mayoría de las empresas son pymes y eso dificulta su capacidad de innovar por la poca capacidad de dedicar recursos económicos y humanos a la innovación. Las empresas opc a través de sus asociaciones autonómicas y federación nacional deberían buscar la ayuda y compromiso de las Administraciones públicas para impulsar la innovación en la prestación de sus servicios.
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FUENTES Y BIBLIOGRAFIA.
. Abad, Galzagorta, M. (2005) Nuevas tecnologías aplicadas al turismo. Facultad de Humanidades. Universidad de Deusto.
Páginas web
http://www.corbinball.com. Web de un consultor estadounidense especializado en tecnología para organizadores de eventos. www.eumed.net/eve/. Universidad de Málaga, Grupo Eumed, que organiza congresos virutales. www.ieev.uma.es/interad/Contenidos/Congresos/Introduccion.htm referencia a congresos virtuales. Campus virtual de la Universidad de Málaga. www.opcspaing.org página de la Federación Española de Asociaciones de Empresas Organizadoras de Congresos. http://forum.efapco2010.eu/ Ejemplo de red social de un congreso.
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