KursushĂĽndbog Om planlĂŚgning af kurser i egen organisation
- trin for trin
KursushĂĽndbog Om planlĂŚgning af kurser i egen organisation
- trin for trin
[4]
© Center for frivilligt socialt arbejde Redaktion og tekst: Vibeke Bundgård, Cathrin F. Johansen og Lea Holst Spenceley Tegninger: Lars Andersen Layout og tryk: Clausen Offset Oplag: 500 stk. Udgivelsesår: 2010 Papir: Multi Design Original White ISBN-nummer: 87-90440-29-3
[5]
Indhold Forord . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 Sådan kan du bruge bogen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 [ Kursusplanlægning i egen organisation ]. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 [ Undersøgelse af kursusbehov ]. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 [ Kursusudvikling ]. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 [ Planlægning af kurset ] . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27 [ Kursusafholdelsen ] . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41 [ Evaluering ]. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47 [ Hvordan får vi kurset til at leve videre i dagligdagen? ] . . . . . . . . . . . . 51 [ Værktøjskasse til kursusplanlægning (arbejdsark) ]. . . . . . . . . . . . . . . . 55
[6]
Forord Kursushåndbogen er et tilbud til dig, der laver kurser for frivillige. Håndbogen er finansieret af og udviklet under rammerne af Uddannelsespulje til støtte til uddannelse, kurser m.v. for frivillige indenfor det sociale område 2008-2011. Center for frivilligt socialt arbejde udbyder og udvikler løbende uddannelsespuljens aktiviteter ud fra målet om at medvirke til at kvalificere og underbygge de frivilliges forudsætninger for at bidrage til den frivillige indsats og mødet med de udsatte grupper, som de frivillige sociale organisationer arbejder for og med. Udover tilbud direkte målrettet de frivillige og ansatte, der indgår i det brugerrettede arbejde, har puljen også fokus på at tilbyde organisationerne bistand til at fremme det pædagogiske udviklingsarbejde. Og herunder arbejdet med at udvikle og planlægge egne kursusaktiviteter, som vi anser som en væsentlig faktor i arbejdet med at udvikle og sikre organisationens virke og bærende værdier. Vi ved, at det koster kræfter, tid og penge at arrangere kurser. Men vi ved også, at hvis deltagerne på et kursus oplever, at der er styr både på de praktiske rammer og den indholdsmæssige del, så vil de ressourcer, man anvender i planlægningen og gennemførelsen, være det hele værd i form af positive og motiverede frivillige. Det er derfor vores håb, at bogen bliver et praktisk værktøj, der kan hjælpe til, at arbejdet med at udvikle og planlægge kursusaktiviteter bliver mere smidigt og overskueligt. Vi har skrevet bogen med udgangspunkt i vores egne erfaringer med kursusplanlægning her ved Center for frivilligt socialt arbejde samt mange års samarbejde og observationer ude hos jer i organisationerne. Vi har desuden fået relevante indspark, gode ideer og konstruktive kommentarer til håndbogen fra udvalgte frivillige og ansatte i syv forskellige frivillige sociale organisationer. Der skal herfra lyde en stort tak for deres bidrag til at gøre bogen mere anvendelig og relevant.
God arbejdslyst! Center for frivilligt socialt arbejde Odense, maj 2010
[7]
Sådan kan du bruge bogen Denne håndbog er tænkt som en opslagsbog til dig, der skal planlægge kurser i din egen organisation. I bogen fokuserer vi på interne kurser med vægten lagt på de aktiviteter, der er forbundet med den praktiske kursusplanlægning. Bogen vil hjælpe dig trin-for-trin igennem kursusplanlægningens faser, og du får råd og vejledning til de opgaver, du typisk står overfor, når du skal planlægge et kursus. Hvis du ikke ønsker at læse alt i detaljer, kan du gå direkte til de arbejdsark og skemaer, der ligger bagest i bogen og bruge dem som hjælpeværktøjer – du kan samtidig skele til de eksempler, der er rundt om i bogen angående anvendelsen af disse skemaer. Bogen er nemlig krydret med huskelister, gode råd og konkrete eksempler på f.eks. en kursusbeskrivelse eller en målgruppebeskrivelse. Vi har struktureret bogen i kapitler, der vedrører de forskellige faser i kursusplanlægningen – fra de spæde idéer og indledende refleksioner til konkretisering, praktisk forberedelse, afholdelse og tiden efter kurset. Hvert kapitel behandler en fase, og for at du let kan finde rundt, er de enkelte kapitler markeret med faner i højre side af bogen. Det skal i den sammenhæng bemærkes, at det at søge midler til afholdelse af kurser kan være et stort arbejde i sig selv. Dele af denne bog kan hjælpe dig til det beskrivelsesarbejde, der er forbundet med at søge midler, men det vil være for omfattende at inddrage fundraising her. Fokus i bogen er altså på den praktiske planlægning af selve kurset, når pengene er i hus. Planlægningsprocessen er beskrevet kronologisk, sådan som vi tænker, at den ideelt set er, vel viUndervejs dende at praksis kan være en mere rodet afstøder du på tekstfære, hvor man ind imellem må bytte rundt bokse som denne. Her på faser og gå frem og tilbage mellem dem. finder du ekstra informatiBogen kan også ses og downloades på oner og gode råd, så hold www.frivillighed.dk. øje med dem!
[8]
Oversigten viser de helt overordnede faser, som kan omkranse et kursus Ønsket om at udvikle kurser, udspringer som regel af et behov, der er opstået et sted i organisationen. Det kan være en gruppe, der gerne vil kunne udfylde deres funktion og opgave bedre eller nye frivillige, som skal oplæres. Det kan også være baseret på et fremadrettet kig på organisationens planer det næste stykke tid, f.eks. at foreningen sætter gang i nogle nye aktiviteter og initiativer, som kræver ny kunnen og viden. Uanset baggrunden kan det godt betale sig at foretage en undersøgelse af organisationens samlede kursusbehov for at finde ud af hvilke kurser, der er mest relevante for organisationen at sætte i værk det næste stykke tid. Undersøgelse af kursusbehov Hvad er foreningens planer og mål det næste stykke tid, hvilken betydning har det for vores roller og de opgaver, vi skal løse? Hvad skal vi kunne for at udfylde rollen og løse opgaven? Kursusudvikling Hvad er kursets formål, og hvad skal udbyttet være? Hvem skal deltage og hvem skal undervise? Hvordan skal formen være, så det bedst muligt imødekommer deltagerne? Kursusplanlægning Hvilke aftaler skal der laves med underviseren? Hvor skal vi afholde kurset, og hvilke faciliteter er der brug for? Har deltagerne nogle særlige praktiske behov, som vi skal tage højde for? Kursusafholdelse Hvem står for kursusledelsen og sikrer, at alt forløber som det skal? Opfølgning efter kurset Fik deltagerne det udbytte, som de kom efter og hvordan lever det videre i hverdagen?
[ KursusplanlĂŚgning i egen organisation ]
[ 10 ]
Kursusplanlægning i egen organisation Eftersom du sidder med denne bog, har du nok allerede gjort dig nogle indledende overvejelser om at arrangere kurser i jeres organisation. Det kan være, at du allerede har en tydelig idé om, hvad kursusaktiviteterne skal handle om, og hvad formålet skal være, men det kan også være, at der er formuleret et mere uklart behov, som du nu skal arbejde videre med. Uanset hvilken baggrund, der er for at sætte en kursusaktivitet i gang, er der et stykke arbejde at gøre med at få formålet fastlagt og kurset beskrevet og planlagt.
Kursusplanlæggerens rolle og ansvar For at få arbejdet med kursusplanlægning til at glide så godt som muligt skal du som kursusplanlægger sørge for at have en klar aftale med organisationen om, hvad dine beføjelser er, hvordan samarbejdet skal køre og hvem, der er endeligt beslutningsdygtig i forhold til både det indholdsmæssige, til tidsplaner og ikke mindst økonomiske forhold. Som kursusplanlægger vil du skulle løse mange, meget forskelligartede opgaver. Her har vi opstillet en bruttoliste over de væsentligste opgaver i kursusplanlægningen. Det er dog umuligt at lave en liste, der tager højde for alle de specifikke situationer, der vil være i forskellige organisationer. Bagest i bogen finder du en overordnet huskeliste for kursusplanlægning. Tilføj evt. dine egne opgaver på listen.
Kursusplanlæggerens opgaver » Undersøge kursusbehovet » Udvikle kurset • Fastlægge målgruppe, formål, indhold, form og metode • Udforme kursusbeskrivelsen » Sikre enighed om kurset i organisationen » Planlægge og forberede: • Budget • Kontakt til underviser • Kontakt til kursussteder • Udfærdigelse af program • Annoncering • Tilmeldinger og afbud • Praktisk tilrettelæggelse af dagen » Afholdelse af kurset og kursusledelse • Sætte rammer og forventninger • Sørge for alt det praktiske • Runde kurset af » Evaluering af kurset.
[ Undersøgelse af kursusbehov ]
[ 12 ]
Undersøgelse af kursusbehov Det kan være en fordel at skabe sig et overblik over organisationens generelle behov for uddannelse, inden du går i gang med at arrangere konkrete kurser. Det kan gøre dig i stand til sammen med organisationens bestyrelse og/eller frivillige at vælge de mest relevante kursusaktiviteter og planlægge dem i den bedst mulige rækkefølge; det er jo langt fra sikkert, at der er tid og penge til at opfylde alle kursusbehov. Når dette arbejde først én gang er gjort, kan I drage nytte af det over en lang periode. Hvis du ikke mener, at I har brug for at afdække organisationens generelle kursusbehov, inden du begynder at planlægge et specifikt kursus, kan du gå direkte i gang med at få et givent kursus defineret og beskrevet. Gå til side 16 om Udvikling af kurset.
[ 13 ]
Afdækning af behov For at afdække organisationens kursusbehov kan du starte med at udarbejde en liste over hvilke opgaver, I har i organisationen og dernæst kortlægge, hvad det kræver af viden og kunnen at løse disse opgaver. Her vil du have stor gavn af at spørge jeres forskellige grupper af frivillige for at få deres viden og vurderinger med i beskrivelserne. På den måde kan du sikre, at det er det mest dækkende billede, du får tegnet af organisationens opgaver og allerede eksisterende kompetencer. Hvis organisationen er stor eller har mange opgaver, kan du opdele din afdækning ud fra de forskellige grupperinger, der er i organisationen. Måske opdager du, at der er kompetencer og dermed kursusbehov, der går igen i de forskellige grupper.
Organisationens eller gruppens mål
Organisationen skal opfylde brugernes/medlemmernes behov for hjælp
Gruppe
Bestyrelsen
Frivillige rådgivere på telefonen
Opgaver
P åvirkning og rådgivning af offentlige myn digheder og politikere (socialpolitisk arbejde)
Telefonisk rådgivning af brugere/ medlemmer, herunder henvise til relevante behandlings-muligheder eller kontakter
Kompetencer (viden/kunnen)
• Indgående kendskab til lovgivningsområdet indenfor socialog sundhedsområdet. • Præsentationsteknik • Gennemslagskraft
• Spørge- og lytte teknik • Viden om professionelle behandlingsmuligheder • Faglig viden om brugergruppens typiske problemfelt • Redskaber til at kunne adskille brugeres problemer fra egen person
Ideer til uddannelses aktiviteter
• Kursus i politisk pression • Kursus i love og regler • Fortalerrollen • Mediehåndtering
• Sidemandsoplæring i telefonbetjening • Kursus i spørgeteknik • Kursus i den svære samtale • Kursus om hjælperrollen • Informationsmøde om regler på området • Besøg hos anden organisation for at dele erfaringer
[ 14 ]
Du kan også sikre relevansen af jeres kursusaktiviteter ved at se på behovet ud fra organisationens situation i dag og organisationens situation i fremtiden. Har I nogle definerede mål, I vil nå i organisationen? Hvilke fremtidige opgaver forventer I at skulle løse, og hvad kræver det af de frivillige? Du kan hente hjælp til arbejdet med at afdække organisationens kursusbehov med skemaet side 13, som er udfyldt med et eksempel. Tomt arbejdsark finder du bagest i bogen.
Prioritering og plan Når du har fået et overblik over hvilke kursusbehov, der er i organisationen og hvilke mulige aktiviteter, I kan sætte i værk, må du i samarbejde med relevante personer (repræsentanter for frivillige, bestyrelse, eller ledelse) i organisationen foretage nogle valg og prioriteringer. Hvilke kursusaktiviteter er vigtigst, hvilke skal gennemføres først og hvilke målgrupper skal først og fremmest klædes på? Læg en overordnet plan for de aktiviteter, som I vurderer, skal gennemføres indenfor en bestemt tidsramme. Hvis det er muligt for jer at budgettere aktiviteterne i grove træk, kan det også være en hjælp til at prioritere (se side 28 for budgetlægning). Få bestyrelsen, den daglige ledelse og/eller de frivillige til at forholde sig til planen og træffe beslutning om dens gennemførelse. På den måde kan I sikre, at I får prioriteret rigtigt, og at der er opbakning til kursusaktiviteterne. Samtidig kan du sørge for, at jeres kursusaktiviteter bliver koordineret med andre aktiviteter i organisationen.
[ Kursusudvikling ]
[ 16 ]
Kursusudvikling Der er tre områder du skal have defineret og på plads, når du skal udvikle et kursus: Målgruppen, kursets formål og udbytte samt indholdet. Kursusudviklingen skal du sørge for sker i samarbejde med målgruppen og med dem, der i øvrigt har interesse i at kurset afholdes og endelig også med en evt. underviser. I sidste ende skal det hele formuleres i en kursusbeskrivelse. Læs mere om det i dette kapitel.
Målgruppen Formålet med at undersøge og beskrive målgruppen er at kunne skræddersy kurset med hensyn til udbytte, indhold, form og niveau. Beskrivelsen vil også hjælpe dig til bedre at kunne formidle til en underviser, hvilke målgrupper der vil deltage på kurset, og hvad der karakteriserer dem i grove træk. Jeres frivillige løfter måske forskellige opgaver i jeres organisation, og de kan have forskellige baggrunde, erfaringer og aldre, ligesom nogle måske er mere vant til at deltage i læringsaktiviteter end andre. Sådanne forhold må du tænke ind i tilrettelæggelsen af kurset. Hvis målgruppen primært består af unge mellem 20 og 25 år, skal kurset nok tilrettelægges anderledes i indhold og form, end hvis det er en gruppe, der primært består af uddannede socialrådgivere med masser af arbejds- og livserfaring. Måske viser din beskrivelse, at målgrupOvervej et pen vil være en meget blandet grupsamarbejde med andre pe og derfor faktisk består af flere lokale organisationer om at målgrupper. F.eks. er der i gruppen få et fælles kursus på benene. både mange nye frivillige og manDet er givtigt for både deltagere og ge med fleres års erfaring. Her kan organisationer at udveklse erfaringer du overveje, om gruppen overhoog viden om frivilligt socialt arbejde. vedet skal på samme kursus, eller Desuden kan det rent økonomisk om de skal splittes op og deltage gøre det muligt at få et kursus på hver deres kursus. op at stå.
[ 17 ]
Det kan omvendt være et formål i sig selv, at gruppen deltager sammen på kurset, selvom de har forskellige baggrunde, fordi det skaber kendskab til hinanden i organisationen. Eller også er der bare ikke er tid eller økonomi til at lave flere kurser i samme emne. Du må forsøge at tilrettelægge kurset, så der så vidt muligt tages højde for deltagernes forskellighed. Du kan f.eks. indlægge øvelser og gruppearbejde eller på anden vis sikre, at undervisningen udformes, så den tilfredsstiller en sammensat gruppes forskellige behov. Læs mere om form og metode side 21. Herunder er et eksempel på en målgruppebeskrivelse. Bagest i bogen kan du finde et tomt arbejdsark.
Målgruppebeskrivelse Hvem er målgruppen for kurset? (generelt)
Telefonrådgiverne i organisationen.
Hvilke opgaver har målgruppen i jeres organisation?
Taler med brugere og medlemmer, der ringer for at få råd om personlige problemstillinger.
Har målgruppen specielle udfordringer i løsningen af disse opgaver?
Det er ofte meget svære samtaler, som rådgiverne tager sig af, og det er vigtigt at de kan stille de rigtige spørgsmål og lytte til de problemstillinger, som brugeren sidder med.
Beskriv i stikord, hvad der er karakteristisk for gruppen (alder, antal, uddannelsesbaggrund, erfaring, mv.):
-D er er 20 rådgivere, der to ad gangen passer telefonerne. -D e er mellem 27 og 50 år. -N ogle har en uddannelse, der er relevant for problemstillingen, mens andre har egne erfaringer med problemstillingen.
Har målgruppen tidligere været på kursus hos jer? Hvilke(t)?
Ja, de har deltaget på et introduktionskursus om organisationen, hvor de også har fået indsigt i brugergruppens særlige kendetegn og forhold.
[ 18 ]
Formål og udbytte – hvad vil I med kurset? En titel alene er ikke nok! Når et kursus skal konkretiseres og beskrives, er det vigtigt at få drøftet, hvad I vil med kurset, og hvad deltagerne skal have ud af kurset. Som kursusplanlægger har du ansvar for, at Når man går i formålet med kurset er beskrevet så godt gang med at formulere som muligt. Her er det relevant at involformålet, er det en form for vere dem, der har bedt om kurset og har afprøvning af, om ideen med en interesse i, at det afholdes, i processen kurset holder. Det tvinger én til med at få det afklaret og beskrevet. at blive helt sikker på, hvad Selv om en kursusidé er dukket op, og der det egentlig er, kurset skal umiddelbart er opbakning til at gennemføre bruges til. den, er det fornuftigt at undersøge ideen nærmere. I kan f.eks. have talt om, at I gerne vil have et kursus i telefonrådgivning, men hvad ligger bag det ønske? Er det fordi, I gerne vil vide mere om den særlige disciplin det er at rådgive over telefonen, hvor man ikke kan se den, man taler med? Eller handler ønsket i virkeligheden mere om, at I har behov for at blive bedre til at håndtere svære samtaler med brugere, der er i krise? En kursusidé kan udvikle sig og blive mere kvalificeret, fordi man bliver klogere under arbejdet med at undersøge formålet med kurset. Kursusideen kan på den anden side også falde til jorden, hvis man opdager, at man ikke præcist kan sige, hvad den går ud på. Derved kan man undgå at bruge kræfter – og penge – på at planlægge noget, der viser sig ikke rigtigt at kunne bruges alligevel. Du og din organisation kan altså undgå mange ærgrelser, når formålet med kurset fra starten er klart og gennemarbejdet. I kan godt have flere formål med det samme kursus, f.eks. både at styrke de frivilliges generelle kompetencer i forhold til brugerne og at viderebringe organisationens værdier til de frivillige. Men sørg for at prioritere det, der er vigtigst og lad være med at have for mange formål. Hellere ét tydeligt formål end mange delmål. Det kan både blive uigennemskueligt, hvad kurset egentlig handler om, og indholdet kan blive så overfladisk behandlet, at ingen rigtig føler, de har fået noget værdifuldt med sig hjem fra kurset.
[ 19 ]
Eksempler der kan hjælpe dig med at få defineret formålet med kurset: Formålet med kurset er: » at klæde de frivillige på til at varetage specielle opgaver? » at styrke de frivilliges generelle kompetencer i forhold til brugerne/organisationen? » at introducere nye frivillige til organisationen? » at viderebringe organisationens værdier til de frivillige? » at skabe sammenhold og netværk internt i organisationen? » andet? Organisationens udbytte skal være: » mere kompetente frivillige? » gladere og tryggere frivillige? » større forståelse for organisationens værdier og kultur? » en ensrettet håndtering af brugernes/medlemmernes henvendelser? » Større sammenhold og gode samarbejdsrelationer » andet? Deltagernes udbytte skal være: » større sikkerhed i at tale med brugerne? » evne til at klare konflikter, så de ikke vokser? » vide, hvornår en bruger skal have hjælp af en professionel? » bedre forståelse for organisationens værdigrundlag og metoder? » bedre kendskab til hinanden? » større fælles viden? » andet? Det kan også være en god idé at overveje: » om kurset er for alle jeres frivillige eller kun for bestemte grupper? » hvordan kurset kan gavne organisationens brugere? » hvordan kurset kan gavne de frivilliges indsats i organisationen? Bagest i bogen finder du et tomt arbejdsark, som du kan anvende til formålsbeskrivelsen.
Kursets indhold Når formålet med kurset er klarlagt og målgruppen er analyseret, skal du udvikle selve kursusindholdet. Detaljeringsgraden afhænger af, om du selv skal stå for kurset, eller om du engagerer en underviser.
[ 20 ]
Involver andre i din planlægning Accept og enighed i organisationen om de kurser, I ønsker at afvikle internt, har stor betydning for både din arbejdsro og for kursets succes. Det er de færreste organisationer, der har uanede mængder af penge til at uddanne deres frivillige. Jo færre midler, jo vigtigere er det at sikre, at der er opbakning til uddannelsesaktiviteterne. Involver relevante frivillige eller ansatte i din organisation i beskrivelsesarbejdet. Udarbejd sammen med dem udkast til kursets målgruppe, formål og indhold, og når det er på plads, så sørg for, at der i organisationen er bred enighed om kurset, inden du går videre i din planlægning.
I mange tilfælde skal der hyres en underviser udefra, men selvom underviseren er ekspert indenfor sit felt, har vedkommende brug for at vide, hvilke ønsker I har til indholdet. Lav evt. en brainstorm med udgangspunkt i målgruppen og formålsbeskrivelsen sammen med relevante frivillige i din organisation. Hvis målgruppen er meget ens og har et fagligt fællesskab (er specialister), kan kursusindholdet gå i dybden med emnet. Hvis målgruppen er blandet og går meget på tværs af grupperne i organisationen, må kursusindholdet tilrettelægges med en mere overordnet tilgang. Vær opmærksom på ikke at fylde for mange emner ind i et kursus. Det bedste kursus er ikke nødvendigvis det, der rummer mange elementer. Indkreds kun det allermest nødvendige. Når du er meget præcis på en idé, så bliver kurset nemmere at planlægge, indholdet bliver mere sammenhængende, og du kan bedre videreformidle det til underviseren. Sidst men ikke mindst øger du chancen for, at deltagernes udbytte bliver større og klarere. Hvis du sidder med rigtig mange gode idéer, er det selvfølgelig om at huske dem. Lav et katalog med ideerne, så de ikke går tabt, men kan bruges en anden gang.
[ 21 ]
Kursets form og metode – hvordan skal kurset tilrettelægges? Det betyder rigtigt meget for deltagernes udbytte af kurset, hvordan kurset er tilrettelagt pædagogisk. Her skal du tage højde for målgruppe, formål og udbytte samt kursusindhold, da disse ting kan influere på kursets form og metode. For eksempel er det vigtigt, at undervisningen er afvekslende, og at deltagerne får mulighed for at bidrage aktivt undervejs. Også selv om du ikke selv skal varetage undervisningen, er det godt at gøre sig nogle tanker om kursets pædagogiske tilrettelæggelse. Lav en liste over de ideer, du har til kursets forløb og hvilke begrundelser, du har for dem, så du kan forklare dine ideer i samtalen med en underviser.
Aktivering af deltagerne på kurset Inddragelse af deltagernes viden og erfaringer i undervisningen, uanset målgruppe, har en stor indflydelse på deres udbytte. En vekslen mellem oplæg, debat og øvelser kan bringe værdifuld viden på banen og styrke deltagernes læring, idet de får mulighed for at relatere underviserens input til deres egen praksis og deres egne erfaringer. Når man selv skal formulere sig om et nyt emne, så forstår og husker man den nye viden bedre og ved at afprøve nye værktøjer i kursussituationen, er det lettere at gøre det igen, når man kommer tilbage til hverdagen i det frivillige arbejde. En tommelfingerregel er, at man kan holde sig koncentreret om at lytte og modtage informationer fra en underviser i ca. 20 minutter ad gangen. Det betyder ikke, at man skal holde pause hvert 20. minut, men det er hensigtsmæssigt, at undervisningen kører med små brud og vekslen mellem forskellige aktiviteter. Der er mange muligheder for at få deltagerne på banen undervejs i kurset. Underviseren kan inddrage deltagerne gennem spørgsmål og fælles debat. Det kan også ske ved gruppearbejde, øvelser og rollespil eller refleksions- og summeøvelser, hvor deltagerne hver for sig eller sammen får lejlighed til at tænke over emnet. Eller hvad med et teaterstykke med efterfølgende debat? Spørg også underviseren – måske har hun andre gode ideer til at gøre deltagerne aktive i løbet af kurset.
[ 22 ]
Pauser! Det er en klassisk fejl at holde for få pauser – man vil jo gerne give deltagerne så meget med hjem som muligt og derfor udnytte hvert eneste dyrebare minut. Det kan bare ikke betale sig at springe pauserne over eller at have for få. Det eneste man får ud af det, er trætte og ukoncentrerede deltagere. Sørg for, at deltagerne får rejst sig fra stolen en gang imellem og indlæg gerne pauser, hvor deltagerne skal forlade lokalet, f.eks. ved at stille kaffen udenfor lokalet. Også små pauser kan gøre en forskel, som f.eks. korte ophold i undervisningen, hvor deltagerne sidder og hviler hovedet i 30-60 sekunder.
[ 23 ]
Fysisk aktivitet, øvelser og små lege Der findes mange øvelser, der både kan illustrere en læringsmæssig pointe og samtidig sørge for, at deltagerne får rørt sig lidt og måske endda grinet. Fysisk aktivitet, en leg og et godt grin får folk til at slappe af og kan skabe en god stemning, som kan medvirke til, at deltagerne får mere mod og lyst til at deltage i undervisningen. Hvad der virker godt afhænger af din målgruppe. Vil de synes, det er sjovt eller dumt at skulle synge en salme eller tage en lille dans? Husk også at tilpasse sådanne udfoldelser i forhold til, om der er særlige fysiske eller psykiske forudsætninger hos målgruppen (handicappede, ældre, psykisk skrøbelige og lignende).
Aktivering af deltagerne før og efter kurset Hvis du sørger for at aktivere deltagerne, før de kommer på kurset og efterfølgende, kan det også medvirke til, at de får mere ud af at have deltaget på kurset.
Praktiske tips ved gruppearbejde » Indregn god tid så deltagerne kan nå at flytte sig mellem grupper og plenum. Det tager som regel mere tid, end man lige tror; der er gerne lidt forvirring, finden vej og kommen på plads. » Husk at give klare, korte retningslinier for, hvem der skal være hvor, og hvad du forventer, de skal gøre, når de er i gruppen på egen hånd. Gør det både i mundtlig og skriftlig form. Udpeg evt. en i gruppen, der kan tage referat, være ordstyrer eller holde øje med tiden. » Overvej sammensætningen i grupperne. Skal delta-
gere med forskellige baggrunde og erfaringer sættes sammen, eller vil de få mest ud af gruppearbejdet, hvis de har nogenlunde samme forudsætninger?
[ 24 ]
Aktiviteter før: Du kan tilrettelægge det sådan, at deltagerne begynder at forholde sig til det tema, kurset handler om før kurset. De kan f.eks. få en opgave, de skal løse hjemmefra. Det kan være, at de kort skal beskrive deres forventninger til kursusudbyttet, hvordan og i hvilke sammenhænge de gerne vil bruge den nye viden og kunnen efter kurset. Du kan også bede dem om at læse en tekst, der tematiserer indholdet på kurset eller bede dem om at tænke over erfaringer og situationer fra deres arbejde som frivillige, som de kan inddrage på kurset. Ved at beskæftige sig med temaet inden kurset øger det muligheden for, at deltagerne møder forberedte og motiverede op på kursusdagen, ligesom de kan blive mere bevidste om deres egen læring.
Aktiviteter efter: Også tiden efter kurset kan det være væsentligt at have gjort sig nogle overvejelser om i planlægningen. Det er jo som regel efter kurset, at det lærte skal afprøves og integreres i de frivilliges arbejde. Du kan aftale med deltagerne, at de på førstkommende møde i deres organisation eller gruppe skal fortælle, hvad kurset handlede om, og hvad de har fået med sig hjem. Ligeledes kan deltagerne få til opgave at udpege en konkret opgave med tid og sted, hvor de vil træne og afprøve deres nye viden og kunnen. Her kan det også være nyttigt samtidig at lave en aftale med en kollega om at få feedback på denne træning. Kurset kan på den måde også lægge op til netværks- eller teamdannelse til gavn i hverdagen efterfølgende. Du kan læse mere om aktiviteter efter kurset på side 52.
Kursusbeskrivelsen Kursusbeskrivelsen skal i kort form være et resumé af alle de beslutninger, I har truffet undervejs i arbejdet med at få kurset udviklet. Den kan fungere som et værktøj til dig selv, mens du arbejder med at udvikle kurset, og når den er færdig, kan du bruge den som information til både bestyrelse, underviser og kursusdeltagere eller på jeres hjemmeside. Du bør udarbejde den endelige kursusbeskrivelse i samarbejde med underviseren. I sidste ende er dette også en måde at sikre sig, at I har forstået hinanden og er enige om, hvordan kurset skal forløbe. En kursusbeskrivelse kan eksempelvis se ud som på side 25. Du finder et tomt arbejdsark bagest i bogen.
[ 25 ]
Kursusbeskrivelse Kursustitel
Konflikthåndtering for frivillige
Målgruppe
Kurset henvender sig til alle frivillige i organisationen med direkte kontakt til brugerne.
Forudsætninger for at deltage
Erfaringer med brugerkontakt og mod og lyst til at bringe egne erfaringer på banen.
Formål og udbytte
At deltagerne bliver bedre til at håndtere konfliktfyldte situationer med brugerne, når de opstår, og at de får redskaber til at kunne bidrage til at undgå, at en svær situation udvikler sig til en konflikt. Det endelige mål er, at brugerne og de frivillige oplever et mere rummeligt miljø på værestedet med færre konflikter, og at brugerne får mere lyst til at bruge stedet.
Kursets tema
Kurset handler om metoder til at samtale og kommunikere på en konstruktiv måde, hvor brugerne føler sig hørt og forstået og konflikter så vidt muligt undgås.
Indhold
Konflikters dynamik, konfliktforståelse og konstruktiv dialog. Praktisk træning af dialog og konflikthåndtering, hvor deltagerne arbejder med eksempler på konflikter fra deres frivillige praksis. Deltagerne trænes i at udtrykke meninger, holdninger og følelser på en ligeværdig måde og samtidig respektere den anden parts ret til det samme.
Form
Undervisningen er i høj grad baseret på deltagernes aktive medvirken i de praktiske øvelser. Deltagerne skal være indstillet på at arbejde med deres forståelse af, hvordan man kan håndtere konfliktsituationer. Teori inddrages i det omfang, det er vigtigt for at kaste lys over de praktiske øvelser. Selve træningen foregår gennem situationsspil, hvor du både skal vurdere dig selv og får tilbagemeldinger fra de andre deltagere. Da dit eget og andres billede af dig ofte er forskellige, er tilbagemeldingerne centrale, når du skal afprøve nye måder at gribe samtalen an på. Inden kurset starter, skal du have tænkt over en konfliktfyldt samtale, som du har oplevet, og du skal være forberedt på at bruge den som eksempel på kurset.
Underviser
Underviser er konsulent og har i mange år arbejdet med konfliktløsning indenfor det sociale område.
[ 26 ]
[ PlanlĂŚgning af kurset ]
[ 28 ]
Planlægning af kurset Selve kursusplanlægningen består af mange dele, der skal passe ind i hinanden. Det er nogle gange lidt af et puslespil at få aftaler om økonomi, undervisning, tid og sted på plads, og du vil ofte skulle have fat i de forskellige områder flere gange, før du får det til at gå op. Det kan også være, at du må slække på nogle af de krav, I har til kursets afvikling, både hvad angår omfang, underviser og sted, fordi du ikke har budget til alt det, du gerne vil. Et budget kan hjælpe dig i arbejdet med at forhandle priser og at prioritere udgiftsposterne.
Budget – hvor meget vil kurset koste? Når du skal i gang med den konkrete planlægning, har du brug for at vide, hvor meget kurset koster, hvilket du finder ud af ved at opstille et budget. Prøv at gøre budgettet så realistisk som muligt, så uforudsete udgifter ikke hindrer jer i at kunne gennemføre kurset eller sætter organisationens økonomi i vanskeligheder. Budgettet er nødvendigt både i forhold til at kunne forhandle pris med underviser og evt. kursussted samt at kunne vurdere niveauet for mad og drikke til kursusdeltagerne. Budgettet er også nødvendigt, hvis du vil søge midler. Det gælder både, når det er internt i organisationen (f.eks. hvis I har en hovedorganisation, I kan søge midler gennem), og når det er eksternt gennem ansøgninger til puljer eller fonde. Budgettet er som oftest en obligatorisk del af denne type ansøgninger.
Hvor finder du budgetinformationer? Forhør dig i organisationen, om der er adgang til tidligere budgetter, så du kan få en fornemmelse for, hvilke udgifter der kan være relevante for jer. Du kan også lade dig inspirere af ansøgninger om tilskud til kurser, som I tidligere har søgt midler til, eller ring og forhør dig direkte hos dem, I søger midler ved. Endelig kan jeres kasserer sikkert hjælpe dig. Et budgetoverslag kan se ud som vist i tabellen på side 30. I venstre kolonne skriver du udgiftsposterne. I den mellemste kolonne skriver du, hvad du forventer, posterne vil beløbe sig til. I den højre kolonne skriver du ned efterhånden, som du får aftalt eller vished om de endelige priser.
[ 29 ]
[ 30 ]
Kursusudgifter
Anslået pris
Endelig pris
Honorar eller gave til underviser
Transportgodtgørelse til underviser
Transportgodtgørelse til kursusdeltagerne
Lokaleleje
Leje af teknisk udstyr (forhør dig om Av-udstyr er inkluderet i prisen, hvis I lejer lokaler på et kursussted)
Forplejning (mad og drikkevarer – husk også til underviser, samt til en evt. kursusleder)
Overnatning, hvis flere dage (antal dobbelt/enkeltværelser)
Evt. tolke, leje af teleslynge o. lign.
Materialer til deltagerne (herunder f.eks. bøger, fotokopier, mapper, papir og kuglepenne, navneskilte mv.)
Evt. revisionsudgifter
I alt
Annoncering
Underviseren Underviserens evne til at tilgodese målgruppens særlige kendetegn og behov har afgørende betydning for deltagernes oplevelse og udbytte af kurset. Det er derfor en vigtig opgave at finde den rigtige underviser. Med kursusbeskrivelsen i hånden tager du kontakt til relevante undervisere for at undersøge, hvem der kan undervise på kurset. Undersøg først, om I selv har nogen i organisationen, der kan undervise i hele eller dele af kurset. Du kan også forhøre dig hos andre organisationer eller hos det lokale frivilligcenter om deres kendskab til gode undervisere.
[ 31 ]
Kontakt Den første kontakt til underviserne kan ske skriftligt, f.eks. ved at sende en mail, hvori du forhører dig, om de kunne tænke sig opgaven, samt kort beskriver jeres kursusønsker, hvornår I ønsker det afholdt og hvor mange, I bliver. Husk også at forhøre dig om prisen. Denne form er uforpligtende og kan give dig et billede af, hvilke undervisere, der overhovedet kan den dag, og hvor meget de tager i honorar. Det er en udmærket fremgangsmåde, hvis du har flere forskellige undervisere i kikkerten. Når du har sporet dig ind på nogle undervisere, er næste skridt at få et lidt mere dækkende billede af deres faglige og formidlingsmæssige formåen og forståelse af opgaven. Her er det bedst at tage kontakt pr. telefon eller ved et møde. I samtalen med mulige undervisere skal du forklare, hvad opgaven går ud på. Det er derfor en god idé at være godt forberedt, så underviserne får så klart et billede som muligt, og ikke mindst så du kan danne dig et indtryk af hver enkelt underviser.
[ 32 ]
Forberedelse til samtalen Her følger nogle spørgsmål, som du kan bruge som inspiration og huskeliste, når du taler med en mulig underviser:
Hvad skal underviseren vide om jer: » Hvad er I for en organisation, og hvad arbejder I for? » Hvad er formålet med kurset, og hvad skal deltagerne have ud af det? » Hvad er kursets indhold og bagvedliggende ideer? » Hvordan ser målgruppen ud - hvad er deres opgaver og forudsætninger? » Hvor mange skal deltage på kurset? » Hvad er jeres ønsker og muligheder med hensyn til tid og sted? Hvad vil du gerne vide om underviseren: » Har underviseren kendskab til eller erfaringer med frivillige sociale organisationer? » Hvilke eksempler har underviseren på lignende undervisningsopgaver? » Har underviseren en særlig måde at undervise på? » Hvilke erfaringer har underviseren med at undervise deltagere med meget forskellige forudsætninger (spørg gerne, hvordan hun vil gribe det an)? » Hvor fleksibel er underviseren med hensyn til at justere på aftaler eller ændre på indhold?
Du kan eventuelt bede om referencer, hvis du har behov for at høre andres oplevelser af vedkommende.
Aftale med underviser Når du har fundet den underviser, der passer bedst til jeres opgave, skal du aftale opgaven nærmere og få betingelserne for samarbejdet fastlagt.
Husk, at give besked til de undervisere, du alligevel ikke vil gøre brug af. På den måde kan du holde en god kontakt med dem, hvis du en anden gang skulle få brug for deres assistance.
Hvis ikke underviseren selv fremsender en kontrakt om opgaven, er det en god ide selv at sørge for at få aftalen formelt stadfæstet. En kontrakt kan forebygge misforståelser og upræcise aftaler.
[ 33 ]
Forhold du bør overveje ved indgåelse af en aftale med en underviser Honorar: Et honorar dækker som regel forberedelse af og undervisning på kurset i det aftalte tidsrum. Hvis du ønsker at underviseren deltager i andre aktiviteter, som du eller en anden står for (f.eks. en middag), så husk at aftale det med underviseren, men vær opmærksom på, at de ekstra timer kan blive lagt oveni honoraret.
Undervisers transport: Skal organisationen dække underviserens transport til kursusstedet? Hvis underviseren kører i egen bil, så husk at aftale hvor kørslen godtgøres. Brug evt. statens laveste eller højeste takst og afgør på forhånd, hvor mange kilometer det drejer sig om (se aktuelle takster på www.frivillighed.dk). Bruges offentligt transportmiddel, så husk at få kvitteringen.
Undervisers forplejning og ophold: Organisationen sørger som regel for undervisers forplejning i kursustidsrummet og overnatning ved internatkurser. Nogle undervisere vil gerne overnatte dagen før og efter kurset (hvis de f.eks. kommer langvejs fra). Vær opmærksom på om underviseren har forventninger om, at I betaler for sådanne ekstra overnatninger og eventuel forplejning. Om I betaler, må bero på en rime lighedsvurdering fra jeres side (husk at anføre det i budgettet).
Kursusmaterialer: Skal der anvendes kursusmaterialer, som skal kopieres eller købes ind på forhånd? Ofte forventer underviseren at få dækket eventuelle udgifter til materialer. Vær opmærksom på at få det aftalt på forhånd, hvis organisationen kan se relevansen i materialet og gerne vil dække udgifterne, så I ikke skal debattere det efterfølgende.
Aflysningsfrist: Husk at aftale, at honoraret kun udbetales ved gennemførelse af kurset, også selvom det er jer, der aflyser. Aftal en frist for, hvornår I giver besked til underviseren, om kurset gennemføres (typisk umiddelbart efter tilmeldingsfristens udløb). Bagest i bogen finder du en skabelon til en skriftlig kontrakt med underviseren samt en tjekliste med de nævnte forhold, som kan være relevante at få aftalt med underviseren.
[ 34 ]
At klæde underviseren på til opgaven Først og fremmest skal underviseren være fuldt informeret om kursets formål og deltagernes forventede udbytte. Men det er også vigtigt, at underviseren kender til jeres organisation og de opgaver, I løser. Det kan være, at underviseren ønsker at få tilsendt nogle typiske situationsbeskrivelser fra jeres hverdag, sådan at hun kan relatere til dem i sin undervisning. F.eks. korte beskrivelser af situationer, I har med jeres brugere/medlemmer ved rådgivning og samvær. Derudover kan underviseren drage nytte af at kende: » Dine ideer og ønsker til kursusformen » Jeres forventninger til i hvilken grad deltagerne og deres erfaringer som frivillige skal inddrages » Særlige kendetegn ved målgruppen, såsom frivillige med handicap eller særlige behov, der kan spille ind i forhold til tilrettelæggelsen af kurset, f.eks. i form af flere pauser, behov for tolke, særligt udstyr osv. » Målgruppens motivation og om der med fordel kan iværksættes særlige aktiviteter, der motiverer deltagerne til at lære nyt » Målgruppens forudsætninger for at modtage undervisning » Målgruppens forhåndskendskab til emnet » Særlige forhold eller hændelser i organisationen, som deltagerne måske har behov for at tage op på kurset.
Når du sammen med underviseren har fået færdigudviklet kurset, skal kursusbeskrivelsen færdiggøres. Lad underviseren arbejde med på den endelige kursusbeskrivelse. Især indhold og undervisningsform, vil underviseren kunne beskrive.
Husk også at aftale de praktiske forhold, f.eks.: » at du eller underviser sender en skriftlig kontrakt, inden I går videre » de praktiske behov og ønsker til AV-udstyr, lokaler og grupperum (se næste kapitel) » at I taler sammen igen lige inden kurset om de sidste detaljer. Ofte vil der dukke uforudsete ting eller behov op, og det er under alle omstændigheder godt at få sikret sig, at alt er aftalt og på plads inden kurset » om det er underviser, dig selv eller en fra jeres organisation, der påtager sig rollen som kursusleder. Se side 41 for kursuslederrollen.
[ 35 ]
Kursuslokaler – egne lokaler eller et kursussted? Uanset om din organisation har egne lokaler til rådighed, eller om du skal ud og leje lokaler på et kursussted, er det godt at have afklaret hvilke faciliteter, I har brug for til kurset. Har I egne lokaler, må du alligevel vurdere, om det er den bedste løsning. Vil deltagerne blive forstyrret af andre aktiviteter i huset, er der plads nok, og er lokalet egnet til den type undervisning, som I er kommet frem til? Her er nogle eksempler på forhold, som du kan anvende til at vurdere jeres lokalebehov i forbindelse med kursusafholdelse: » Passer undervisningslokalet i størrelse og indretning både til antallet af deltagere og til den type undervisning, du har planlagt? » Er det et lyst og venligt lokale? » Hvordan er akustikken? Vil dem bagerst i lokalet også kunne høre underviseren? » Hvordan er indeklimaet? Er der f.eks. mulighed for udluftning? » Skal I bruge grupperum til gruppearbejde? Hvor mange skal I bruge, og hvordan ligger de i forhold til undervisningslokalet? » Hvilke tekniske faciliteter har I brug for? Skal I bruge en projektor, en PC samt have adgang til Internettet? Kræver undervisningen andet Av-udstyr? » Skal der være teleslynge? » Er der behov for handicapvenlige faciliteter? » Er det muligt at overnatte på eller i nærheden af kursusstedet, hvis det foregår over flere dage og deltagerne kommer langvejs fra? » Kan kursusstedet sørge for forplejningen, eller skal du bestille det særskilt? » Har I aktiviteter, der skal foregå udendørs, og er omgivelserne i så fald egnede til det?
Kursussteder Vælger du at afholde kurset på et eksternt kursussted, kan du undersøge lokale beboerhuse, kulturhuse, biblioteker eller lignende steder, som kan have de ønskede faciliteter. På Internettet kan du også finde mange forskelligartede kursussteder. Vær opmærksom på, at vandrerhjem, kroer og lignende overnatningssteder, som ikke direkte omtaler sig som kursussteder, kan have faciliteterne til det alligevel.
[ 36 ]
Når du orienterer dig i forhold til kursussteder, deres priser og vilkår, skal du også spørge til deres afbestillingsfrister. De kan nemlig variere meget, og det kan have indflydelse på, hvilken tilmeldingsfrist du giver målgruppen. Det er ærgerligt at skulle betale et stort beløb for et aflyst kursus. De fleste kursussteder sender en kontrakt med de aftaler, I har indgået, når du har foretaget din reservation. Ellers må du tage initiativ til at få udformet en skriftlig kontrakt, da den er med til at forebygge og evt. opklare misforståelser. Arbejdsark med huskeliste vedr. aftaler med kursusstedet finder du bagest i bogen.
Kursusprogram Kursusprogrammet er en specifikation af kursets elementer, forløb og tidsplan. Programmet kan man vælge at bruge som invitation sammen med kursusbeskrivelsen, eller programmet kan blive præsenteret på selve kurset. Inddrag underviseren i programsætningen. Du kan sende vedkommende et foreløbigt udkast og bede om kommentarer. Hvis underviseren står for det meste af indholdet, er det mere oplagt, at underviseren udarbejder et programudkast til dig.
Etik i forhold til kursusdeltagere Det kan nogle gange være relevant at fortælle underviseren om eventuelle etiske overvejelser, I har haft om, hvad deltagerne må ”udsættes for”. Det kan f.eks. være hvilke grænser, der er for at inddrage deltagernes mere private forhold og personlige erfaringer med handicap, sygdom o.l. Det kan være særdeles relevant at høre deltagernes erfaringer med temaet, men underviseren bør generelt udvise forsigtighed med at åbne for, at svære private forhold kan drøftes i kursussituationen – et kursus skal ikke udvikle sig til terapeutisk virksomhed.
[ 37 ]
Et stramt program?
Overvej, om I skal sætte klokkeslæt på de enkelte aktiviteter i programmet Hvis du opdager, at du har behov eller, om I kun vil operere med et for flere timer, end der er lyse timer start- og sluttidspunkt. Det afhæni døgnet for at få dækket indholdet ger af, om I har brug for undervejs ordentligt, så er det måske et tegn på, at lade dele af kurset fylde mere elat du vil for meget med kurset. Kig ler mindre, afhængigt af deltagernes igen på din formålsbeskrivelse og behov. skær ind til benet! Skæv til din målgruppebeskrivelse, når du skal programsætte start og sluttidspunkter. Hvor kommer deltagerne fra? Er der geografiske forhold, du skal tage højde for, så deltagerne kan nå at møde til tiden uden at skulle op klokken 5 om morgenen? Eller er der helbredsmæssige grunde til, at det er mere udbytterigt at starte sent på dagen eller slutte tidligt? Kig i formålsbeskrivelsen, når du skal programsætte omfanget af socialt samvær, netværksdannelse og vidensdeling. Hvis formålet overvejende er rettet mod et rent fagligt udbytte, skal samværselementer have mindre plads i programmet. Hvis et af formålene omvendt er at være sammen og få udvekslet erfaringer, må du sørge for, at der er sat tid nok af til det.
Annoncering af kurset Når du har styr på alt det praktiske, er det tid til at annoncere kurset. Du kan nøjes med at udlevere kursusbeskrivelsen og evt. program med dato, tid og sted til målgruppen, men ved at udforme en invitation, får du mulighed for at tilføje flere oplysninger om kurset. Du kan f.eks. fortælle, hvorfor det er vigtigt at deltage på kurset. Du kan oplyse om forplejning, om deltagerne skal medbringe noget eller får noget udleveret på kurset (f.eks. skrivegrej, papir, materialer, særligt tøj osv.). Det kan også være, at du vil udbyde kurset med flere datoer og på forskellige steder. Husk at informere om, hvordan man tilmelder sig, og hvornår det er sidste frist!
[ 38 ]
Spred det gode budskab! Det kan som regel godt betale sig at lave lidt benarbejde i forbindelse med annonceringen af kurset, og husk at annonceringen også er en reklame for kurset, så prøv at gøre det motiverende og fængende. Ideer til annoncering » Omtale lægges ud på organisationens hjemmeside. » Opslag sættes op på centrale steder i organisationen, hvor de frivillige færdes. » Artikel eller notits i lokalpressen med en omtale af kurset. » Koordinatorer eller gruppeledere i organisationen opfordrer de frivillige til at deltage på kurset. » Kopi af program og invitation sendes til bestyrelsen som information til dem om, at kurset nu bliver annonceret. » Bestyrelse eller andre nøglepersoner anbefaler kurset i organisationens nyhedsbrev eller på hjemmesiden.
Valg af kursusdag Også tidspunktet for kursusafholdelsen kan det være værd at give nogle overvejelser: » Ligger kurset godt i forhold til til helligdage, o.l.?o.l.? » Ligger kurset godt i forhold helligdage,skoleferier skoleferier dervisse visse dage, er gode »»»ErErder dage,som somerfaringsmæssigt erfaringsmæssigt er eller godedårlige eller valg dårlige dage?(f.eks. (f.eks. mandag/fredag eller weekender)? valg af afdage? mandag/fredag eller weekender)? egnet i forhold til organisationsopgaverne eller andre » Er Ertidspunktet tidspunktet egnet i forhold til organisationsopgaverne arrangementer i organisationen? organisationen? eller andre arrangementer tidspunktet egnet til arrangementer i lokalområdet? » »ErErtidspunktet egneti forhold i forhold til arrangementer i lokal» Er det muligt at invitere til kurset i et passende tidsrum, inden det afholdes? området? » Er det muligt at invitere til kurset i et passende tidsrum, inden det afholdes?
Husk, at kursusdato og tilmeldingsfrist skal lægges, så du kan nå at annullere aftaler med kursussted og underviser uden at skulle betale kompensation.
[ 39 ]
Håndtering af tilmeldinger Når annonceringen er på plads, skal du forberede dig på at håndtere tilmeldingerne. Hvis du har inviteret bredt ud, kan du lave en liste efterhånden som tilmeldingerne kommer ind. Hvis du har mulighed for det, er det nemmeste at have en liste liggende over alle, der har modtaget invitationen og krydse dem af efterhånden, som de melder tilbage om deres deltagelse. Fordelen er, at du har et hurtigt overblik over hvor mange, der har tilmeldt sig, og hurtigt kan se, hvem du ikke har hørt fra. Det giver dig mulighed for at kontakte dem med en påmindelse om kurset. Hvis du har bedt de inviterede om også at give besked, hvis de ikke deltager, så noter deres begrundelse for det – heri kan ligge væsentlig viden, som du kan bruge næste gang, du skal planlægge et kursus. Husk også at notere, hvis der er deltagere, der har oplyst om særlige behov (mad, handicaps mv.).
[ 40 ]
Invitation Tilmeldt sendt til
Afbud
Venteliste
Ulla
Rykket for svar d. 10/3
Birgitte
X
Rasmus
X
Ejner
X
Peter
X
Hanne
X
Vegetar
Kørestol
Louise
X (kan ikke den dag)
Mette
X (ikke interesse i emnet)
Knud Erik Søren Kasper
Bemærkning
Rykket for svar d. 10/3
X X
Når du ved, at der er tilstrækkeligt med tilmeldinger til, at kurset kan køre, skal du kontakte underviser og kursussted igen for at bekræfte afholdelsen. Send deltagerlisten til underviseren og evt. også til kursusstedet, så de kan se hvem og hvor mange, der kommer. Ligeledes skal du give de tilmeldte deltagere besked om, at kurset bliver afholdt. Det fungerer som en påmindelse, og du kan ved samme lejlighed vedlægge deltagerlisten og eventuelt forberedende materiale (se side 23 om aktiviteter før kurset). Endelig skal underviseren også have en version af indbydelsen, så hun ved, hvordan du har omtalt kurset. Det, du skriver i invitationen, ansporer nemlig til bestemte forventninger, som underviseren gerne skulle være klar til at imødekomme, når kurset starter.
[ Kursusafholdelsen ]
[ 42 ]
Kursusafholdelsen Så er dagen kommet, hvor al din planlægning skal føres ud i livet. Også her er der en række opgaver, du skal sørge for at få løst. Der kan være en rigtig god ide at udarbejde en drejebog for dagen, hvor du har samlet alle opgaver med angivelser af klokkeslæt, og hvem der er ansvarlig for hvad. Medhjælpere omkring et kursus sætter stor pris på, at de ved, hvad der skal ske hvornår, hvem der kommer, og hvad der skal bruges af materialer. Det gør det også meget lettere at håndtere uforudsete ting, fordi alle har overblik også over øvrige opgaver. Hvor deltaljeret drejebogen skal være, afhænger af kursets størrelse og karakter, antallet af hjælpere mv.
Eksempel på en drejebog: Praktiske bemærkninger
Tidspunkt
Programpunkt
Ansvarlig
8:00
Ankomst: · Gennemgå aftaler med kursussted · Tjek lokale og grupperum: · Bordopstilling · Redskaber · Sæt pc op til projector · Afprøv andet AV-udstyr · Læg materiale ud, program og navneskilte
Karin
9:00
Oplægsholder Anne Hansen ankommer
Karin tager imod
Annes mobil: 87654321
9:30
Ankomst af deltagere. Modtagelse i receptionen med kaffe og morgenbrød
Anette og Johanne
Husk at sætte sedler op, der viser hen til lokalet.
10:00
Velkomst og introduktion til underviser
Karin
Husk afkrydsnings liste af deltagere
Nummer til kontaktperson på kursussted: 12345678 Husk egen pc + øvrige materialer
Fortsættes ➤
[ 43 ]
10:15-12:00 (15. min. pause ca. 11:00)
Oplæg og gruppearbejde v. Anne Hansen
Anne Hansen (Karin tilstede)
Anne vil bruge: Projector + pc Flip over og tusch
10:00-11:00
Opstilling af udstilling og boder
Anette og Johanne. Bente står ved boderne i pauserne.
Se særskilt plan for opstilling
12:00
Oplægsholder Hans Olsen ankommer
Anette tager imod
Hans’ mobil: 12312312
12:00-13:00
Frokost
Johanne (alle) Bente står ved boderne fra kl. 12:30
1 allergisk overfor fisk 1 vegetar Specialkost er bestilt via mail den 13. august Husk at mødes 10 min. i 13 i lokalet for at koordinere/ justere.
13:00–13:15
Velkommen tilbage Lette gymnastikøvelser (5 min.) Introduktion til ny underviser
Karin
Hans vil bruge: Flipover og tusch
….og så videre
Du finder et tomt arbejdsark med drejebog bagest i bogen.
Kursuslederrollen Hvis du ikke selv er til stede på kurset, må du sikre dig, at der er en person, der kan løse rollen som kursusleder. Det kan sagtens være underviseren, der påtager sig kursusledelsen, men det kan virke som et godt signal, at en repræsentant fra organisationen er til stede for at byde velkommen og sætte rammen.
[ 44 ]
Rollen som kursusleder handler om » at sikre sig, at de fysiske og praktiske ting på kursusstedet er som aftalt og fungerer, inden deltagerne kommer. » at være praktisk koordinator i samarbejde med kursussted og underviser » at byde velkommen, sætte rammerne for kurset, runde kurset af og sige farvel.
Rammesætning af kurset Formålet med at sætte rammen op for kurset er at give deltagerne et tydeligt billede og en fælles forståelse af, hvad der skal ske i løbet af kurset. Rammesætningen kan opklare eventuelle misforståelser af kursets formål og indhold fra starten, så de ikke dukker op undervejs og distraherer deltagerne. Nedenfor er en gennemgang af, hvordan du som kursusleder kan gribe rammesætningen an. Du kan selv supplere eller ændre efter behov, men tilrettelæg det i tæt samarbejde med underviseren.
Kursusstart
Huskeliste på dagen Navneskilte Papir Kuglepenne Program Foldere om organisationen Evalueringsskema
1. I din velkomst præsenterer du dig selv og underviseren og knytter nogle ord til kursets formål og organisationens håb om udbytte. Husk at give praktiske informationer f.eks. om, at deltagerne får udleveret kopi af undervisers materialer, hvor toiletfaciliteterne er, om lokalet aflåses i frokostpausen o.l. Det skaber ro hos deltagerne.
2. Du eller underviseren gennemgår programmet for dagen med det formål at ridse forløbet op, gøre deltagerne trygge og give dem et fælles billede af dagens forløb. Hvis deltagerne ikke har fået programmet forud for kurset, kan I dele det ud, eller I kan vise det på en tavle eller som en powerpoint.
[ 45 ]
3. L ad deltagerne præsentere sig ganske kort med navn, funktion og arbejdsopgaver i organisationen. Det kan have den effekt, at deltagerne bliver mere trygge, fordi man får sagt noget i forsamlingen, og fordi man så ved, hvem man er på kursus sammen med. Afvej dog hvor lang tid, der er til den enkelte og sørg for at styre tiden. En lang præsentationsrunde kan blive kedelig for deltagerne, og du risikerer, at tidsplanen skrider. Præsentationsrunden kan også erstattes af korte lege, som på en anderledes måde introducerer deltagerne til hinanden. 4. D et kan være en god idé at foretage en kort forventningsafstemning. Gør det gerne samtidig med præsentationsrunden. Bed deltagerne om at give nogle stikord til, hvad de venter sig af dagen og skriv dem eventuelt op på en planche, der hænges op i rummet, som en slags tjek- og huskeliste i løbet af dagen. Fordelen med øvelsen er, at både deltagere og underviser bliver klar over, hvilke forventninger, der er til kurset. Måske opdager man, at forventningerne skal afstemmes i forhold til kursets formål, og underviseren kan undervejs foretage tilpasninger af indholdet, så det bedst muligt imødekommer deltagernes behov. Det tager tid, og derfor skal du sørge for at have det aftalt med underviser og lagt ind i programmet. Overlad gerne forventningsafstemningen til underviseren.
Efter frokost Under frokosten har deltagerne fået talt med hinanden, og de kan være kommet langt væk fra dagens emne, eller der kan være nye ideer eller spørgsmål, der er dukket op. Indled derfor eftermiddagens program med en kort opsummering, så deltagerne kommer tilbage på sporet eller får mulighed for at stille spørgsmål og give kommentarer til formiddagens program. Efter frokosten kan det også være hensigtsmæssigt med en lille øvelse, der involverer deltagerne fysisk, da en god frokost har det med at gøre kursusdeltagere lidt matte i koderne!
Afslutning af dagen Når programmet er ved at være nået til vejs ende, har kursusleder eller underviser ansvaret for at runde dagen af. Kursuslederen bør som minimum knytte nogle bemærkninger til de emner og programpunkter, I har været rundt om og takke deltagerne for dagen. Har
[ 46 ]
I forventningsafstemt ved kursets start, er det vigtigt, at underviseren også sammenholder denne med kursets forløb, og beder deltagerne om nogle korte tilkendegivelser om, hvorvidt deres forventninger er blevet indfriet. Under alle omstændigheder er det en god ide at slutte af med at lade deltagerne give kommentarer til og evaluere deres umiddelbare udbytte af kurset. Det viser både, at man tager deltagernes udsagn alvorligt og er interesseret i, at de har fået noget ud af kurset, ligesom deltagerne får mulighed for kort selv at reflektere over deres udbytte. Du eller underviser kan også bede dem om at give eksempler på, hvordan og i hvilke sammenhænge, de i deres frivillige arbejde kan anvende den viden og kunnen, de har fået på kurset. Hvis du har et evalueringsskema, som du gerne vil have, at deltagerne udfylder, så husk at sætte tid af til det. Det er meget lettere at samle de udfyldte skemaer sammen på dagen, end at give deltagerne skemaet med hjem og skulle modtage dem efter kurset.
[ Evaluering ]
[ 48 ]
Evaluering Der er forskellige formål med at evaluere et kursus, og der er flere måder at evaluere på. Når I skal fastlægge jeres evalueringsform, er det godt at starte med at se på, hvad I ønsker at bruge evalueringen til. » Skal evalueringen bruges til at få en fornemmelse af deltagernes tilfredshed med kurset og dets brugbarhed? » Skal den bruges til, at I kan blive bedre til at arrangere kurser fremadrettet? » Vil I have input til nye temaer for kurser? » Er den kun til intern brug for kursusplanlæggeren? » Skal I dokumentere effekten af kurset overfor nogen, der ikke var til stede (f.eks. bestyrelsen eller donorer)? » Ønsker I dokumentation i form af uddybende udsagn fra deltagerne » Vil I gerne have nogle tal (statistik) at vurdere kurset ud fra og fremvise?
Afhængigt af ens formål med at evaluere kan man vælge forskellige evalueringsmetoder. Det væsentligste her er, at evalueringen er meningsfuld og bruges til noget. Det er ikke nødvendigvis relevant eller besværet værd at lave et spørgeskema til deltagerne, hvis formålet alene er at få indsigt i den umiddelbare tilfredshed med kurset til Spørgsmål du ens eget brug. I det tilfælde kan stille dig selv, når du er det måske mere oplagt planlægger evaluering: at tænke en mundtlig evaluering ind til slut i » Hvorfor vil du gerne evaluere? kursusprogrammet. På » Hvad vil du gerne vide noget om? samme vis skal man » Hvem skal stå for evalueringen og måske lade være med sammenfatte resultatet? at spørge ind til nye » Er det til intern eller ekstern brug? kursusønsker, hvis man » Hvilke muligheder har du for at handle allerede har planlagt de ud fra evalueringen efterfølgende? næste tre kurser og der» Til hvem og hvordan skal resultaterfor vil have svært ved at ne eventuelt vises? imødekomme ønskerne indenfor en rimelig periode.
[ 49 ]
Man skal således huske, at en evaluering for deltagerne opleves som en del af kurset, og at de spørgsmål, man stiller, også kan være med til at skabe refleksion og forventninger hos deltagerne.
[ 50 ]
[ Hvordan f책r vi kurset til at leve videre i dagligdagen? ]
[ 52 ]
Hvordan får vi kurset til at leve videre i dagligdagen? Organisationen har sørget for, at de frivillige kommer af sted på relevante kurser med det formål, at de kan blive klædt bedre på til at udføre deres opgaver som frivillige. For at dette også rent faktisk kan blive tilfældet, kan det være hensigtsmæssigt at se på, om hverdagen tillader kursusdeltagerne at omsætte kurset i praksis. Hvis den frivillige i sit frivillige arbejde først møder det tema, der blev udbudt som kursus, et halvt år efter kurset, så kan meget af det være glemt. Det kan også være, at kursusdeltageren får så travlt med dagen og vejen hjemme i sin organisation, at der ikke er tid til at afprøve den nye viden. Eller også glider man umærkeligt tilbage i den vante gænge, og får i realiteten ikke omsat den nye viden i praksis. Det kræver lidt overvindelse at begynde at bruge ny viden og nye redskaber, da man ikke har rutinen endnu. Det er lidt besværligt og man skal bruge ekstra kræfter og nogle gange også have mod på at springe ud i noget nyt. Derfor kan det være godt at hente støtte til det hos ens kolleger, så de kan holde én fast i at få øvet sig.
Læg planer og lav aftaler for tiden efter kurset Allerede i planlægningen af kurset kan du overveje, hvordan deltagerne får hjælp til at få kurset til at leve videre i hverdagen. Du kan f.eks. bygge ind i selve kurset, at deltagerne skal udarbejde en plan for, hvordan og hvornår de vil træne den nye viden og kunnen i den nærmeste fremtid. Aftal med underviseren, hvordan det kan indgå i forløbet. På trods af alle gode intentioner kan sådan en plan godt havne i skuffen, når deltagerne kommer hjem til en hverdag, der kører af sted. Det er derfor en god idé, at de får aftaler om tid og sted i stand med kolleger om at få støtte til de træningssituationer, de har lagt i planen. Hvis det er muligt, så gør det gerne på selve kursusdagen.
[ 53 ]
Der kan være forskellige måder at følge op på. Det vigtigste er, at der er tid og rum til, at kursusdeltagerne selv aktivt får formuleret og planlagt hvornår og hvordan de vil bruge deres nye viden og kunnen efter kurset. En plan kan f.eks. indeholde følgende punkter » Hvad er det, jeg vil træne? » I hvilke situationer, vil jeg træne? » Hvornår vil jeg gøre det? » Hvem vil jeg have hjælp fra? » Hvad er det første jeg vil gøre, når jeg kommer hjem til min organisation?
Du finder arbejdsark til brug for at udforme en plan bagest i bogen. Se også side 23 om aktiviteter før og efter kurset.
Andre eksempler på tiltag i hverdagen, der kan støtte op om kursusudbyttet Genfortælling Kursusdeltageren kan aftale med kolleger i organisationen, der ikke deltager i kurset, at videreformidle indhold og udbytte fra kurset til dem. Det kan foregå uformelt over en kop kaffe. Det kan have en god effekt for alle, der er til stede, og kræver ikke andet end at man samler de relevante personer i et kort tidsrum i en uformel atmosfære. Det kan også være mere formaliseret og f.eks. blive lagt i kalenderen efter kurset i forbindelse med et gruppe- eller personalemøde.
Træning og feedback Kursusdeltageren kan aftale med en kollega at få sparring på sin opgaveløsning efter et stykke tid. Det kan f.eks. være, at den frivillige ønsker at træne sig selv i at stille nogle nye typer spørgsmål i sin telefonrådgivning og fastlægger, hvornår hun vil prøve det. Her kan hun bede en kollega om at lytte med og efterfølgende tage en dialog om samtalens forløb. Hun kan også vælge at træne selv og bagefter fortælle en kollega, hvad der var svært, og hvad der var let i samtalen, og hvordan de nye spørgsmål virkede. At skulle formulere det overfor en anden, kan være en støtte til ens egen refleksion.
[ 54 ]
Nye opgaver Kursusdeltageren kan aftale med sin organisation at få nye arbejdsopgaver, der kræver anvendelse af de nye kompetencer. Det kan måske have været anledningen til overhovedet at tage kurset. Træningen kommer igennem løsningen af opgaven. Her er det godt at have mere erfarne kolleger at spørge til råds.
Gruppesamtaler Samtale i grupper med ens kolleger kan i det hele taget skabe refleksion over ens egen læreproces, og man kan få nye idéer og inspiration til at udvikle sig indenfor de områder, som kurset har omhandlet. Muligheden for i fællesskab at blive klogere på problemstillinger og dele viden og erfaringer med hinanden er væsentlig, når man skal lære at anvende nye kompetencer. Grupperne kan eventuelt sammensættes undervejs på kurset og deltagerne kan sammen aftale det første møde efter kurset.
[ Værktøjskasse til kursusplanlægning ] (arbejdsark)
[ 56 ]
Værktøjskasse til kursusplanlægning (arbejdsark) Her finder du skemaer og arbejdsark, som du kan kopiere og bruge direkte i dine opgaver med at planlægge kurset i din organisation. Skemaerne kan du også downloade fra CFSA’s hjemmeside www.frivillighed.dk:
Huskeliste for kursusplanlægning Afdækning af kursusbehov Målgruppebeskrivelse Formålsbeskrivelse Kursusbeskrivelse Aftale om gennemførelse af undervisning Huskeliste til aftalebetingelser med underviser Huskeliste til aftaler med kursussted Drejebog Personlig handlingsplan
[ 57 ]
Huskeliste for kursusplanlægning Aktivitet Afdækning af kursusbehov Godkendelse af kursusplan og indhold Målgruppebeskrivelse Formålsbeskrivelse Metode og form Kursusindhold Kursusbeskrivelse Budget Kontakt med underviser Kontakt med kursussted Program Annoncering Kontakt til deltagere Kursusafholdelse - drejebog Kursusleder Evaluering Opfølgende aktiviteter efter kurset
Tovholder
Tidsfrist
Status
[ 58 ]
AfdĂŚkning af kursusbehov Organisationens eller gruppens mĂĽl Gruppe
Opgaver
Kompetencer (viden/kunnen)
Ideer til uddannelsesaktiviteter
[ 59 ]
Målgruppebeskrivelse Hvem er målgruppen for kurset? (generelt)
Hvilke opgaver har målgruppen i jeres organisation?
Har målgruppen specielle udfordringer i løsningen af disse opgaver?
Beskriv i stikord, hvad der er karakteristisk for gruppen (alder, antal, uddannelsesbaggrund, erfaring, mv.):
Har målgruppen tidligere været på kursus hos jer? Hvilke?
[ 60 ]
Formålsbeskrivelse Kursustitel
Hvad skal formålet med kurset være?
Hvad skal organisa tionen have ud af kurset?
Hvad skal kursusdeltagerne lære/have ud af undervisningen?
Hvad skal brugerne/ medlemmerne have ud af, at de frivillige får dette kursus?
Hvordan ved vi, at kurset har opfyldt sit formål? (succeskriterier)
Andet
[ 61 ]
Kursusbeskrivelse Kursustitel
MĂĽlgruppe
ForudsĂŚtninger for at deltage
FormĂĽl og udbytte
Kursets tema
Indhold
Form og metode
Underviser
[ 62 ]
Aftale om gennemførelse af undervisning Underviser Navn: Firma: SE eller cvr. nr. Adresse: Postnr. og by.: Bank konto
Oplysninger om undervisningsaktiviteten Kursusnr. og -titel: Dato: Kursussted: Antal deltagere: Honorar:
Tid og sted
Tid og sted
Underviser
Organisation
[ 63 ]
Aftalebetingelser med underviser Underviserhonorar
Undervisers transport
Undervisers for足 plejning og ophold
Kursusmaterialer
Aflysningsfrist
[ 64 ]
Huskeliste til aftaler med kursussted Aftaler med kursussted Antal grupperum ud over plenumlokalet Bordopstilling. Hestesko, borde i gruppeopstilling, caféopstilling, sildeben eller andet?
Tidspunkter. Ankomst, spise- og kaffetider og afrejse.
Afbestillingsfrist Av-udstyr, PC, Internet, eller andet teknisk udstyr Whiteboard, flipover + flipoverpapir Planchepapir og post-its til gruppearbejde Tuscher og skriveredskaber Navnekort Udendørsaktiviteter – hvilke forhold er der på stedet Deadline for information om nøjagtigt deltagerantal til kursusstedet Overnatning Deltageres særlige behov. F.eks. mad (allergi, vegetarer osv.) eller handikapforhold, teleslynge o.l.
Kopiering af kursusmaterialer Kontaktperson og kursusleder under kurset
Bemærkninger
[ 65 ]
Drejebog Tidspunkt
Program
Ansvarlig
Praktiske bemĂŚrkninger
[ 66 ]
Personlig handlingsplan efter kurset Navn: Hvad er det, jeg vil træne?
I hvilke situationer vil jeg træne?
Hvornår vil jeg gøre det?
Hvem vil jeg have hjælp fra?
Hvad er det første jeg vil gøre, når jeg kommer hjem i min organisation?
Om Center for frivilligt socialt arbejde Center for frivilligt socialt arbejde - et landsdækkende videns-, kompetence- og udviklingscenter for det frivillige sociale arbejde. Centret arbejder for at fremme og støtte frivilligt socialt arbejde i Danmark. Vores opgave er at hjælpe frivillige og frivillige sociale organisationer med at udvikle rammer for frivilligt socialt arbejde, som tiltrækker nye generationer af frivillige og fremmer læring og udvikling. Du kan læse mere på centrets hjemmeside www.frivillighed.dk
Kursushåndbogen er et tilbud til jer i de frivillige sociale organisationer, der arrangerer interne kurser. Du får hjælp trin-for-trin igennem kursusplanlægningens faser med råd og vejledning til de opgaver, du typisk står overfor, når du skal planlægge et kursus. Fokus er på de aktiviteter, der er forbundet med den praktiske kursusplanlægning. Bogen er krydret med huskelister, gode råd og konkrete eksempler på f.eks. en kursusbeskrivelse eller en målgruppebeskrivelse. Bagest i bogen finder du en række tomme arbejdsark og skemaer, der kan bruges som hjælpeværktøjer i kursusplanlægningen. Håndbogen er finansieret af og udviklet indenfor rammerne af Uddannelsespulje til støtte til uddannelse, kurser m.v. for frivillige indenfor det sociale område 2008-2011, som Center for frivilligt arbejde udmønter.
God fornøjelse med jeres kursusaktiviteter!