1
ACARA
1. Membuat Run Down acara H
ke 1-2, berisi waktu (beri toleransi kemoloran waktu) + kegiatan + sie2 yg harus stand by + perlengkapan dan tempat (koordinasi dg sie Perkap) + PJ hari, MC, Pemateri, Moderator 2. Koordinasi dg Sie Humas pemateri dan tamu undangan, CV pemateri dan moderator 3. Koordinasi dengan Sie Danus sponsor yang akan presentasi (bila ada)/doorproze yang bisa dibagikan saat hari-H atau sponsor yang ingin presentasi saat bazar expo 4. Koordinasi dengan Sie Konsumsi timing pembagian makan dan coffe break 5. Koordinasi dengan Sie PDDMsusunan acara untuk publikasi, konsep acara untuk setting ruangan, iklan dari sponsor yang harus ditampilkan(bila ada) dan video-video yang diperlukan saat hari-H 6. Koordinasi dengan Sie PERKAP kebutuhan peralatan selama acara berlangsung 7. Koordinasi dengan Sie Transakom penjemputan finalis dan pemateri hari-2 (bila pemateri perlu dijemput) 8. Koordinasi dengan Sie Materi terkait isi materi Seminar+talkshow, isi dari bazar Expo, dan timing dan PJ briefing dari sie materi untuk finalis lomba. 9. Memilih Moderatorkonsultasikan dengan orang yang berpengalaman atau kompeten dibidangnya/atau bisa tanya sie materi yang cocok jadi moderator siapa 10. Memilih MC briefing MC
tentang konsep acara (Formal, semi formal atau informal). 11. Mengadakan gladi bersihďƒ all panitia dan MC pelaksanaan pada hari H. 12. Briefing/koordinasi terakhir sebelum acara dilaksanakan dan memastikan panitia lain tahu jika ada perubahan–perubahan baru mengenai pelaksaan acara (saat hari H 1-2) 13. Berfungsi sebagai koordinator lapangan dan mengatur hal-hal teknis di lapangan 14. Menyosialisasikan draft susunan acara yang detail dan spesifik kepada sie lain dan pihak-pihak lain yang terkait 15. Mengurus vandel untuk pemateri+moderator+hadiah pemenang 16. Membuat layout desain ruangan hari-H dan Bazar Expo Jurnalistik (koordinasi dengan SIE PDDM terkait pelaksana, SIE PERKAP terkait penyediaan barang-barang, SIE MATERI terkait konsep bazar yang sesuai dengan tema) 2
MATERI
1. Membuat tema besar acara, subtema/topik lomba-lomba 2. Membuat list juri-juri lomba (lihat track record juri,kesedian waktunya) dan menghubungi semua juri tersebut dan sebagai penghubung antara juri dengan kepanitiaan J-Fest 3. Membuat juru teknis(juknis) persyaratan peserta lomba (cara pendaftaran, pengumpulan karya,persyaratan peserta lomba[lihat contoh lomba2 yang sudah pernah ada] dan membuat kriteria penilaian juri kepada setiap karya(indikator apa yang yang harus dinilai)ďƒ diberikan ke juri 4. Membuat konsep isi/TOR/kisi-
kisi materi, konsep penyampaian materi dan mengusulkan pemateri yang kompeten sesuai temaďƒ koordinasikan dengan SIE HUMAS agar humas menghubungi pemateri dan menyampaikan ke pemateri 5. Membuat konseo 6. Menyediakan dan menyiapkan segala keperluan yang diminta oleh juri lomba dan pemateri seminarďƒ koordinasikan dengan SIE PERKAP terkait perlengkapan yang bisa disediakan 7. Koordinasi dengan SIE ACARA mengenai konsep penyampaian materi untuk pembuatan rundown+kronologi acara 8. Koodinasi dengan SIE KESTARI mengenai yang berkaitan dengan lomba (tema+ketentuan) untuk proposal dekanat+proposal sponsorship+proposal publikasi, serta meminta ke SIE KESTARI surat permintan menjadi juri lomba 9. Kordinasi dengan SIE PDDM mengenai isi dari publikasi untuk segala jenis publikasi(syarat ketentuan lomba dan isi materi) yang akan dipublish 10. Koordinasi dengan SIE ACARA mengenai konsep Bazar Expo Jurnalistik 11. Mengumpulkan hasil karya peserta lomba dan memberikannya pada juri lomba 12. Selalu menjalin koordinasi dengan pihak juri dan pemateri. 13. Dibagi ke staf sebagai CP dari masing-masing lomba(dicantumkan di proposal publikasi bukan poster publikasi)
14. Bertanggung jawab atas isi pocket book yang dibagikan ke finalis berisi karya-karya finalis lomba dan sambutan-sambutan, sekilas tentang J-FEST koordinasi dengan SIE KESTARI untuk penyusunannya, sie materi hanya menyerahkan isinya saja, sie kestari yang menyusun 15. Menjadi penghubung antara finalis dan panitia (semacam LO) kerjasama dengan SIE HUMAS 3
SIE HUMAS
1. Koordinasi dengan SIE MATERI list pemateri dan menghubungi pemateri untuk meminta kesediaan beliau sbg pemateri seminar+workshop 2. Memastikan bagaimana birokrasi tentang permintaan pemateri, dapat dengan cara menghubungi nomor telepon yang bersangkutan. 3. Menjadi penghubung antar a pemateri dan panitia (mengantar surat permintaan menjadi pemateri, mengantar proposal kegiatan, nama, gelar, jabatan, dan nomor telepon pemateri, CV pemateri dan SOFTCOPY MATERI dan TOR/kisi-kisi pemateri minta SIE MATERI serta memfixkan kepada pemateri waktu, tempat, dan konsep penyampaian materi koordinasikan dengan SIE ACARA ) 4. Menanyakan dan memastikan kapan materi dari pemateri dapat kita peroleh dalam rangka pengarsipan, persapan, evaluasi, dll. 5. Saat hari H, tinggal memastikan pemateri untuk tetap di tempat acara berlangsung. Lalu menghubungi kembali. 6. Menjemput pemateri ke tempat pemateri sesuai perjanjian jika
pemateri tidak datang sendiriďƒ koordinasikan dengan SIE TRANSAKOM agar melakukan penjemputan bila benar-benar tidak bisa datang sendiri 7. Menghubungi moderator. Moderator ditentukan oleh sie acara, tugas sie humas hanya mengantar surat undangan untuk berkenan menjadi moderator+berhubungan dengan moderator+saat hari-H mengonfirmasi kehadiran moderator 8. Memberikan materi dan CV masing-masing pemateri ke moderator. 9. Menghubungi dan mengkonfirmasikan kepastian peserta 10. Selalu berkordinasi dengan peserta dan menjadi contact person bagi keseluruhan acara (di publikasi kecuali CP lomba diserahkan ke sie materi) 11. Menjadi penghubung antara panitia dengan BEM, Dekanat, lembaga-lembaga di FKUB maupun luar FKUB khususnya Lembaga Pers Mahasiswa (proposal+LPJ+surat undangan+proposal publikasi dll) 12. Menjadi penghubung antara finalis dan panitia (semacam LO) dan menjadi CP finalis lomba 13. Membantu publikasi SIE PDDM untuk lomba-lomba dan seminar ďƒ minta data Lembaga Pers Mahasiswa di Universitas seluruh Indonesia+CP yang bisa dihubungi 14. Mengurus surat tugas fakultas untuk panitia, meminta ttd surat tugas dari universitas lain sebagai finalis
4
SIE DANUS
1. Membuat list sponsor utama dan sponsor biasa yang dapat mendukung terlaksananya acara dan meminimalkan penggunaan fresh money dari tiap-tiap sie dan 2. Menghubungi pihak sponsor dan mengatur MOU dan mengirimkan proposal kepada sposnor (bila SIE TRANSAKOM dapat mengantar silakan korodinasi) dan follow-up terus sponsor 3. Menyusun surat permohonan dana / proposal sponsorship koordinasi dg Sie Kestari. 4. Koordinasi dengan SIE PDDM terkait logo sponsor yang akan dipublikasi saat acara tentukan kapan pengumpulan DEADLINE logo kepada pihak sponsor 5. Koodinasi dg Sie Acara jika ada sponsor yg minta waktu untuk presentasi. 6. Koordinasi dengan SIE PERKAP jika ada sponsor yang meminta stan saat BAZAR EXPO JURNALISTIK 7. Bersama bendahara membuat surat
permohonan dana dan mengajukannya kepada pihak yang terkait 5
SIE PDDM
1. Membuat desain publikasi berupa poster, X-banner, spanduk, backdrop(bila perlu), proposal sponsorship 2. Membuat desain sbb : logo JFEST 2012,spanduk yang digunakan untuk foto peserta seminar, nametag panitia dan finalis, sertifikat peserta seminar, sertifikat finalis lomba+sertifikat Juara, sertifikat panitia, notebook dan pocket book, Cover map untuk peserta seminar+finalis JFEST (desain sama tidak perlu dibedakan), papan simbolisai hadiah, dan desain piala juara(bila dana memungkinkan) tiket peserta seminar, wallpaper hariH, wallpaper Rabes
3. Koordinasi dengan SIE ACARA dekorasi ruangan hari-H disesuaikan dengan tema kegiatan, semua yang ditampilkan saat hari-H dan membuat video yang diminta sie Acara 4. Koordinasi dengan SIE PERKAP terkait perlengkapan yang tidak bisa disediakan sie PDDM sendiri 5. Koordinasi dengan SIE HUMAS CV pemateri dan moderator+isi materi dari pemateri (MAKSIMAL SEMINGGU SEBELUM HARIH) 6. Koordinasi dengan SIE MATERI karya finalis yang akan ditampilkan saat hari-H kedua 7. Koordinasi dengan SIE HUMAS terkait publikasi ke universitas-universitas seluruh Indonesia 8. Menyiapkan dekorasi Bazar Expo Jurnalistika koordinasi dengan sie materi terkait konsep, sie acara terkait layout dan sie perkap terkait ruangan dan perlengkapan 9. Mendokumentasikan file2 (foto & video) mulai dari Pra acara, acara, evaluasi acara menjadi fotografer 10. Menyiapkan multimedia back sound & back ground 11. Membuat web/blog khusus acara J-FEST untuk publikasi (bila diperlukan) 12. Publikasi di kolegium, grup AADK (atas nama fb LPM Diagnostika), grup BPN ISMKI(koordinasi dengan PHN BPN), grup ISMKI, grup-grup jurusan melalui teman-teman yang ada pada jurusan tsb, blog+fb+twitter LPM Diagnostika, di papan-papan UB dan LPM di UB (koordinasi dengan sie Humas) dan universitas2 lain seluruh Indonesia
6
SIE KESTARI
1. Bertanggung jawab atas segala hal yang berkaitan dengan kesekretariatan dan administrasi: 2. Membuat dan menyusun proposal kegiatan berupa proposal dekanat dan proposal sponsorship; 3. Membuat surat seperti: Permohonan pembicara(koordinasi dengan SIE HUMAS), moderator (SIE ACARA), permohonan menjadi juri( SIE MATERI), Permohonan membuka acara(SIE HUMAS), Permohonan dana alumni maupun sponsorship(SIE DANUS), Peminjaman gedung dan peralatan(SIE PERKAP), Undangan(SIE HUMAS), dsb; 4. Menyiapkan biodata pengisi acara dan mengarsipkannyaďƒ koordinasi dengan SIE HUMAS untuk meminta CV pemateri+moderator 5. Menyiapkan dan mengedarkan daftar hadir panitia setiap kali ada rapat. Absensi setiap rapat harus terkumpul rapi, jangan sampai hilang, dan notulensi setiap rapat. Absensi dan notulensi hasil rapat untuk dimasukkan ke LPJ, siapkan absensi finalis(data minta sie materi/sie humas), absensi peserta seminar, berita acara untuk hari-H(PJ-kan ke 1 orang) 6. Persiapan surat masuk dan surat keluar. penomoran jelas dan tepat. Penomoran surat diurutkan. Untuk surat keluar harus jelas kepada siapa, perihal apa dan yang mengeluarkan siapa. Undangan jangan mendadak, usahakan maksimal 1 mingggu sebelum acara sudah diterima oleh yang bersangkutan. Himbau kepada
seluruh panitia yang memerlukan surat keluar jangan mendadak. 7. Koordinasi dengan SIE HUMAS jumlah undangan, nama+gelar +tempat/tujuan yang akn diberi undangan 8. Dokumentasi nama – nama finalis. maksimal 1 hari sebelum hari H dan peserta seminar (untuk sertifikat peserta seminar) 9. Mempersiapkan seminar kit (hard copy materi dalam bentuk jilid, note book, ATK, Sticker) + finalis kit (pocket book) 10. Persiapan pembuatan LPJ, meminta laporan secepatnya dari masing ko.sie 11. Menyiapkan lembar kesan dan pesan untuk hari-H 12. Menyiapkan sertifikat untuk panitia dan peserta seminar, finalis maupun juara lomba 13. Membuat tanda kepanitiaan (name tag panitia dan finalis desain di SIE PDDM); 14. Survey dan belanja ATK 15. Membuat dan menyusun LPJ kegiatan (maksimal 7 hari setelah hari-Hkoordinasi dengan Ko.sie lain terkait pengumpulan absensi dan notulensi rapat internal) 16. Menghitung RJK(pj-kan ke 1 orang) seluruh panitia untuk LPJ, pemateri bila dari mahasiswa 17. Membuat/mengadakan, mengelola dan mengarsipkan berkas-berkas dan hal–hal yang berkaitan dengan kepanitiaan seperti biodata pembicara, dokumentasi, kuitansi(minta BENDAHARA), surat perjanjian, surat masuk/keluar selama kepanitiaan; 7
SIE KONSUMSI
1. Survei toko2 roti / snack + catering / depot, meliputi (kelengkapan pilihan
makanan, harga, rasa, kebersihan, kelayakan, gizi, biaya, waktu buka & tutup toko) koordinasi dg SIE DANUS terkait sponsor dalam bentuk makanan / minuman. 2. Memastikan jumlah pesanan makanan/minuman sesuai dengan jumlah finalis lomba+peserta seminar 3. Membuat menu yg dibedakan antara peserta seminar, finalis lomba, panitia, juri lomba, pemateri, moderator. 4.Menyiapkan alat2 konsumsi (termasuk tisue) + alat2 bekas pakai (bak sampah). 5.Membuat jadwal pemberian konsumsi per harinyaamupun waktu coffe break koordinasi dg kesediaan toko roti / catering + koordinasi dg SIE ACARA. 6.Koordinasi dg Sie TRANSAKOM pengangkutan konsumsi. Mengatur segala hal mengenai konsumsi panitia, peserta dan pengisi acara; 7. Mengurus biaya konsumsi (MINTA BENDAHARA) 8.Pertimbangkan biaya dan waktu pemesanan. Usahakan jauh hari. 8
SIE PERKAP 1. Survei lapangan terkait ruangan (biaya, kapasitas, waktu) & alat2 sound sistem, microphone, kabel2, kursi peserta, kursi + meja pemateri, juri, moderator, lampu presentasi finalis, layar proyektor, LCD, perlengkapan dekorasi (koordinasi dg Sie PDDM & SIE ACARA). 2. Mendekorasi ruangan panggung pemateri & meja juri + meja regristrasi peserta + stan2 sponsor & coffee break + cek kamar mandi, tempat ishoma, tempat sampah. 3. Mengadakan perjanjian & memastikan penjaga ruangan,
mengurus peminjaman ruangan untuk rabes dan hari-H 4. Koordinasi dg Sie Transko pengangkutan peralatan. 5. Buat list barang pinjaman nama barang, jumlah, pemilik, jadwal pengembalian, PJ barang. 9
SIE TRANSAKOM
1. Survei link2 penyewaan mobil (biaya + sopir) terpaksa dilakukan bila mobil transakom tidak cukup 2. Survei tempat penginapan untuk finalis lomba (biaya/kamar + jumlah ranjang + kebersihan) 3. Koordinasi dg SIE ACARA + SIE HUMAS + SIE MATERI penjemputan juri, pemateri, moderator 4. Koordinasi dg SIE KONSUMSI + SIE PERKAP pengangkutan konsumsi & perlengkapan. 5. Koordinasi dg SIE DANUS pengiriman proposal sponsorship (jika sie Danus meminta).
10
BENDAHARA
1. Membuat anggaran dana asli kepanitiaan, anggaran dana dekanat untuk proposal, anggaran dana sponsorship koordinasi dengan Kapel dan seluruh SIE terkait semua kebutuhan yang diperlukan 2. Menerima, menyimpan dan mengumpulkan dana dari Dekanat dan SIE DANUS dan menyalurkannya kepada yang tepat 3. Mengumpulkan dan menyimpan seluruh nota pengeluaran seluruh sie untuk arsip LPJ( koordinasi dengan SIE KESTARI) 4. Bertanggung jawab atas biaya pendaftaran lomba yang masuk ke panitia 5. Bertanggung jawab atas seluruh
dana kepanitiaan kepada Kapel, Dekanat dan BEM