ÍNDICE 01
Introdução
03 Principais problemas causados pela ineficiência da comunicação nos Escritórios de Contabilidade
06 Como a otimização da comunicação pode ajudar no aumento da produtividade e na fidelização de clientes?
10 Melhores práticas de comunicação interna
15 Melhores práticas de comunicação com clientes
17 Como um fluxo de informações eficiente pode ajudar seu escritório a ganhar mais clientes e crescer de forma organizada
20 A importância de documentar a comunicação do seu escritório
21 Comunicação empresarial: um processo contínuo
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INTRODUÇÃO A comunicação não pode ser considerada como uma mera coadjuvante nos processos organizacionais. Pelo contrário! Em muitos casos ela assume o papel de protagonista no contexto corporativo, mas infelizmente, se ela não receber a devida atenção dentro das empresas, essa ferramenta que poderia ser uma grande aliada dos negócios, acaba atuando como vilã nas rotinas administrativas.
Vale ressaltar que a comunicação mal aplicada pode causar impactos negativos não só na receita da empresa, como também nas relações interpessoais e produtividade da equipe. De acordo com Peter Drucker, grande guru da gestão de
60% dos problemas corporativos são causados por falhas (ruídos) na comunicação. empresas,
Esse número alarmante é reflexo da ineficiência nos processos comunicativos e também da pouca importância dada a essa área nas empresas. Nos escritórios de contabilidade, a realidade não é diferente e as dificuldades relacionadas à comunicação corporativa são muito recorrentes.
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É importante lembrar que não é porque o foco do negócio está concentrado no segmento de exatas que os processos comunicativos devem ser desconsiderados. Um escritório de contabilidade que sabe lidar com números, mas não sabe se comunicar, corre sérios riscos de não alcançar êxito nos resultados corporativos.
Diante da importância da comunicação corporativa e das necessidades específicas dos escritórios de contabilidade, decidimos elaborar esse e-book. O material é para você que trabalha em um escritório de contabilidade e está buscando novas estratégias e ferramentas para otimizar a comunicação na empresa e, consequentemente, melhorar o desempenho do seu negócio. Boa leitura e ótimos negócios!
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Principais problemas causados pela ineficiência da comunicação nos escritórios de contabilidade Se por um lado a boa comunicação propicia um ambiente agradável de trabalho, aumenta a produtividade dos colaboradores e melhora os resultados finais da empresa, por outro lado, a má comunicação pode causar um colapso organizacional, atrapalhar a performance dos funcionários e prejudicar o funcionamento do negócio.
A comunicação ineficiente é a maior inimiga das empresas atuantes na área de contabilidade uma vez que para alcançar as metas corporativas e a precisão que as atividades contábeis exigem, é indispensável que os profissionais contem com uma comunicação interna favorável para o bom desenvolvimento do trabalho e os clientes com um canal direto para interagir com a empresa. Dentre os principais problemas causados pela ineficiência na comunicação empresarial em escritórios de contabilidade estão:
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PROBLEMAS DE RELACIONAMENTO Os mal-entendidos apresentam duas claras vertentes: uma relacional e outra operacional. No aspecto relacional, uma informação mal colocada e mal compreendida pode causar constrangimentos e problemas de convívio entre os colegas de trabalho;
FALHAS NA EXECUÇÃO O âmbito operacional, um mal-entendido pode refletir diretamente no resultado do trabalho. Por exemplo, se o contratante solicita uma análise de risco e o profissional entende que o cliente pediu uma análise das despesas, por melhor que seja o material apresentado pelo escritório, ele não atenderá às expectativas do cliente;
PERDA DE TEMPO Se o trabalho não for executado da forma certa, ele terá que ser refeito. Caso isso ocorra, gastará um tempo a mais, e isso é sinônimo de que o seu escritório está perdendo tempo e dinheiro que poderiam ser aplicados na realização de outros projetos. Todo negócio é passível de erros, mas desde que eles sejam eventuais, e não constantes.
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MÁ REPUTAÇÃO NO MERCADO Quando a empresa não cumpre prazos, não entende o que foi pedido e consequentemente não entrega o que foi combinado, a tendência é que o seu nome no mercado fique comprometido. Daí a necessidade de dar a devida importância que a comunicação merece dentro das organizações, afinal, a boa reputação é o maior bem que uma empresa pode ter. Nem dá para contabilizar o valor!
DESMOTIVAÇÃO GENERALIZADA Sejamos francos: se os profissionais lidam com falhas diárias na comunicação, o ambiente é tumultuado e desorganizado, as atribuições não são claramente definidas, todo mundo fala ao mesmo tempo nas reuniões e, de quebra, eles vivem tendo que refazer serviços, gradualmente e inevitavelmente esses profissionais perderão a motivação. Em um ambiente corporativo é indispensável sentir que o resultado do seu trabalho é positivo, portanto, invista em uma comunicação de qualidade para ter uma equipe entusiasmada, motivada e comprometida com os resultados. Pense nisso!
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Como a otimização da comunicação pode ajudar no aumento da produtividade e na fidelização de clientes? A otimização da comunicação pode influenciar diretamente no aumento da produtividade da empresa, isso porque o tempo também é otimizado quando a eficiência comunicativa está presente no contexto corporativo.
É importante usar a tecnologia para facilitar e agilizar os processos empresariais. Nesse sentido, as ferramentas de email, videoconferência e chat são ainda mais eficazes do que reuniões e ligações telefônicas, pois economizam minutos preciosos na condução das atividades.
Com uma equipe interconectada e ligada nos processos, a rotina de trabalho fica mais dinâmica e prazerosa. As dúvidas são esclarecidas rapidamente, sem a necessidade de se deslocar até a sala de um colega ou parar tudo para fazer um telefonema.
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Com o trabalho fluindo com essa naturalidade, os bons resultados aparecem nos serviços pontuais e prestados com qualidade. Em consequência disso, o escritório passa a contar com colaboradores mais entusiasmados e clientes cada vez mais fidelizados, afinal uma boa gestão da comunicação interna e externa melhora o tratamento das informações organizacionais, motiva o grupo de profissionais e melhora a imagem da empresa mediante o seu público-alvo.
A seguir estruturamos os fluxogramas que demonstram como a otimização da comunicação pode contribuir para melhorar a produtividade dos funcionários e a satisfação dos clientes:
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PROCESSOS DE COMUNICAÇÃO DESORGANIZADOS
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PROCESSOS DE COMUNICAÇÃO OTIMIZADOS
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Melhores práticas de comunicação interna Muitas empresas cometem o grave erro de investir somente na comunicação externa da empresa, focando em múltiplas mídias com a finalidade de divulgar o negócio e captar novos clientes. Esse tipo de ação é realmente eficaz, mas se no ambiente interno da empresa os processos comunicativos forem falhos, de nada valerá a ampliação da cartela de clientes. Listamos a seguir algumas práticas que podem contribuir para uma melhor comunicação interna. Confira:
APOSTE NOS MULTICANAIS Não restrinja a comunicação no seu escritório a um único canal. Existem coisas que a comunicação telefônica ou via e-mail não dão conta de resolver, por isso invista também nos murais informativos, circulares, chats e por que não dizer, as conversas pessoais?
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HUMANIZE A COMUNICAÇÃO Mesmo quando os diálogos ocorrerem em canais como internet, intranet ou telefone, procure humanizar a conversa como se ela estivesse acontecendo normalmente. O ambiente é corporativo, mas nem por isso ele precisa ser frio e inamistoso.
COMUNIQUE-SE COM SUSTENTABILIDADE Troque a papelada pelas facilidades tecnológicas. Além de mais prático, é também mais ecológico ter acesso aos comunicados e notícias da empresa através de publicações em murais eletrônicos. As agendas eletrônicas de compromissos coletivos e individuais também são uma excelente alternativa para organizar a vida da equipe. A possibilidade de transferir arquivos em tempo real é outra medida que elimina o desperdício e as impressões desnecessárias.
USE A LINGUAGEM DE FORMA ADEQUADA Evite o excesso de formalismos, mas também não extrapole na informalidade, afinal, estamos falando de comunicação organizacional. Use uma linguagem direta, objetiva, sem gírias ou abreviações. É importante que em nenhum momento você recorra a palavras que não sejam de uso comum. De que adianta falar difícil e bonito se o outro não vai entender?
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ELABORE E SIGA UMA POLÍTICA DE COMUNICAÇÃO INTERNA A comunicação da sua empresa não deve ser praticada de forma aleatória e desordenada, mas sim, deve seguir um projeto bem definido e conhecido por todos os membros da equipe. Estabeleça objetivos, recursos e canais necessários para atingir uma comunicação eficiente. Além disso, crie estratégias de implementação e padrões para o uso da comunicação empresarial.
PRATIQUE O INTERCÂMBIO DE IDEIAS E INFORMAÇÕES Uma comunicação de excelência depende não só do emissor da mensagem, como também do receptor. Não existe comunicação se uma das partes não recebe ou não entende a mensagem, por isso é indispensável que haja uma troca constante de informações no ambiente corporativo. Sempre se preocupe em saber se o colaborador entendeu a tarefa, se ele tem alguma dúvida e finalize se colocando à disposição para eventuais esclarecimentos.
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MANTENHA A CAIXA DE ENTRADA SEMPRE ATUALIZADA Os e-mails corporativos são excelentes ferramentas de comunicação, mas se o usuário não tiver o hábito de ler diariamente, excluir os spams e organizar as mensagens importantes em pastas, o e-mail pode acabar atrapalhando a comunicação da empresa.
PENSE NOS COLABORADORES COMO CLIENTES INTERNOS Trate a equipe com o mesmo respeito e cuidado que você trata os clientes. O bom andamento da empresa depende de profissionais valorizados e respeitados. Pense nisso!
CRIE UM AMBIENTE ADEQUADO PARA A COMUNICAÇÃO Telefones tocando sem parar, murais desorganizados, anotações espalhadas pela mesa, funcionários gritando o colega da sala ao lado, ou seja, um caos organizacional! Nesse cenário as informações circulam, mas não há comunicação eficaz, já que ninguém consegue absorver e compreender informações quando o ambiente é cheio de ruídos.
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TORNE A COMUNICAÇÃO ATRATIVA Quando a comunicação for oral, expresse-se com entusiasmo e energia, pois isso contagia a equipe. Se a comunicação for escrita, procure tratar as informações, veicular dados relevantes e apresentar o material de uma forma interessante, com letras legíveis, um layout equilibrado e uma boa impressão. Isso faz toda diferença!
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Melhores práticas de comunicação com clientes Uma boa comunicação interna reflete na comunicação externa, pois quando as informações são trocadas com dinamismo e precisão dentro da empresa, provavelmente as informações que chegarão aos clientes serão transmitidas com clareza, objetividade e segurança. Veja a seguir as melhores práticas de comunicação direcionadas ao público-alvo:
Ouça o cliente com atenção
Anote os pontos mais importantes do diálogo
Formalize o pedido, contrato ou ordem de serviço
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Estimule os feedbacks e não tenha medo de perguntar o que o cliente acha Mantenha o sigilo das informações. Dados contábeis devem ser tratados com muita discrição Sempre que possível, reforce os acordos verbais através de e-mails e documentos Não tente falar mais que o cliente. Isso pode tanto irritá-lo como acuá-lo Utilize canais de comunicação direta para interagir com o cliente de forma ágil e segura
Por mais que você seja um bom profissional ou o seu escritório seja o melhor do mercado, evite o tom arrogante durante a conversa. Humildade sempre atrai muito mais do que autoconfiança excessiva.
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Como um fluxo de informações eficiente pode ajudar seu escritório a ganhar mais clientes e crescer de forma organizada Quando uma empresa trabalha de maneira interativa, integrada e colaborativa, o resultado é o crescimento gradual e organizado. É por isso que as políticas de comunicação interna e externa devem priorizar a troca de informações em um ambiente seguro e favorável para a prática da comunicação eficiente.
Em outras palavras, todo o serviço bem executado pode influenciar no crescimento sistemático e organizado do seu negócio. Sem dúvida alguma, a boa comunicação e o fluxo eficiente de informações podem melhorar (e muito) a reputação da empresa, além de gerar novas indicações.
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Por isso, a utilização de canais que facilitam a comunicação rápida e segura tendem a gerar resultados mais satisfatórios tanto para o público interno quanto para o público externo do escritório. Respostas objetivas para problemas pontuais dos clientes são uma ótima ação não só para fidelizar como também para evitar um fluxo desnecessário de informações circulando internamente na empresa.
Toda e qualquer empresa que tem como meta o crescimento deve investir em uma comunicação corporativa de excelência, a fim de minimizar os erros e satisfazer os clientes atuais. Clientes satisfeitos se configuram como a melhor propaganda que o seu escritório pode ter. Acredite nisso!
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A seguir, listamos alguns benefícios para empresas que investem em um fluxo de informações mais eficiente:
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Aumento da produtividade dos funcionários Redução do desperdício de tempo e retrabalho
Economia de recursos econômicos e financeiros Agilidade na troca de informações e na tomada de decisões importantes Distribuição adequada de tarefas Melhora na qualidade dos serviços prestados aos clientes
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A importância de documentar a comunicação do seu escritório Documentar a comunicação do seu escritório é fundamental para melhorar o desempenho da empresa. Na verdade, manter o registro das mensagens trocadas entre a equipe ou com clientes pode salvar a pátria em muitos casos.
Conversas nas salas de reunião, diálogos informais ou telefonemas picados e cheios de ruídos estão sujeitos a caírem no esquecimento e isso é supernatural. A própria cultura popular já dizia que aquilo que não anotamos, fatalmente esquecemos. Sábia cultura popular!
As informações escritas, de preferência centralizadas em um único canal, podem ser consultadas a qualquer momento. Isso acaba auxiliando toda a equipe na realização de suas atribuições, além de formalizar as instruções e evitar malentendidos.
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Comunicação empresarial: um processo contínuo O e-book já está chegando ao fim, mas a otimização na comunicação empresarial deve ser um processo contínuo. Para que isso efetivamente aconteça no ambiente corporativo, os gestores devem procurar as melhores alternativas para aumentar o nível de interação da equipe, promover um ambiente propício para a troca de informações, além de minimizar os desperdícios e as falhas na execução dos trabalhos.
Se você é um dos gestores que buscam uma comunicação mais integrada e colaborativa, invista nos chats exclusivamente corporativos para evitar a dispersão, aposte nas agendas compartilhadas, troque os murais sobrecarregados por murais eletrônicos, trate as informações antes de processá-las e busque usar sempre a palavra certa, no momento adequado e no canal mais indicado para veicular cada informação.
Essas medidas simples podem transformar a comunicação interna e externa do seu escritório, afinal, a verdadeira comunicação empresarial consiste na circulação estruturada de informações, tanto entre departamentos, quanto entre
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funcionários e clientes. Além da informação que circula entre os envolvidos no processo, é necessário que haja um alinhamento permanente, a fim de que o grupo caminhe sempre na mesma direção, acelerando rumo às decisões certas. Só assim, a empresa acerta mais, erra menos, ganha tempo, dinheiro, além de garantir clientes e colaboradores cada vez mais satisfeitos.
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Sobre a Moblife A Moblife é uma empresa atuante no desenvolvimento e fornecimento de soluções em comunicação corporativa com foco em tornar equipes mais produtivas e empresas mais colaborativas. A Moblife criou o [+]Comunicador, uma ferramenta empresarial que visa otimizar os processos comunicativos dentro e fora das empresas.
Mais de 19 mil PMEs já testaram e aprovaram o [+]Comunicador. Diversos escritórios de contabilidade espalhados pelo Brasil utilizam o [+]Comunicador para troca de informações entre funcionários e também com clientes.
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Veja o que dizem alguns dos usuários do [+]Comunicador:
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O principal benefício do Mais Comunicador é que ele significa 100% de segurança. Temos controle de tudo, e os usuários não podem adicionar ninguém sem autorização dos administradores. Além disso, a parte de publicações está sendo muito útil para nós, pois diariamente a usamos para fazer pedidos e elaborar comunicados à equipe. Outro recurso interessante é a agenda, que usamos para programar datas e eventos para todos." Thiago Meneguzzi Gerente de TI Roderjan Serviços Contábeis Itapema (SC)
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O Mais Comunicador veio em um período que necessitávamos de um comunicador interno que não tivesse a possibilidade de entrar qualquer pessoa para comunicação como skype e msn. Tínhamos um fluxo interno muito grande de telefonemas, principalmente porque temos unidades filiais em cidades vizinhas. O uso do Mais Comunicador levou a redução de custo e de tempo já que, com o uso dele, os colaboradores não dependem de parar para atender outros colegas, as informações são passadas pelo comunicador e o colaborador responde quando pode." Analdo Amorim Coordenador de TI Orteconte Contabilidade Manhuaçu (MG)
Quer saber mais sobre as funcionalidades do sistema? Veja a seguir:
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COMUNICAÇÃO ÁGIL E EFICAZ Através do [+]Comunicador os usuários podem se comunicar e interagir com um ou vários contatos da empresa. O comunicador da Moblife conta com chat de mensagens de texto, individuais e coletivas e conferência com até 15 usuários.
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FACILIDADE NA GESTÃO DOS CADASTROS O cadastro dos usuários pode ser controlado pelos administradores do sistema. Esses administradores são responsáveis por autorizar a entrada de novos usuários no grupo, bem como, definir as permissões especiais para comunicação com contatos internos e externos, como por exemplo, fornecedores e clientes.
REGISTRO DE INFORMAÇÕES Como o uso do [+]Comunicador é restrito ao ambiente corporativo, os administradores do sistema possuem acesso ao histórico de conversação, além do registro de transferência de arquivos.
AUMENTO DA PRODUTIVIDADE O [+]Comunicador possui vários recursos para otimizar o tempo gasto na execução das tarefas e tornar a rotina da equipe ainda mais produtiva. Algumas dessas ferramentas são o mural eletrônico, a agenda de compromissos individuais e coletivos e a transferência de arquivos em tempo real.
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DESENVOLVIMENTO DA INTERAÇÃO E COLABORAÇÃO O comunicador da Moblife visa promover a colaboração dentro da empresa e aumentar a interação entre os usuários. Foi justamente pensando nisso que a Moblife criou um fórum de discussão para que a equipe possa discutir ideias, sugerir mudanças e compartilhar informações e conhecimentos importantes para a empresa.
SEGURANÇA PARA COMUNICAÇÃO INTERNA E EXTERNA COM CLIENTES Os administradores podem autorizar o relacionamento com outras empresas que também são usuárias do [+]Comunicador. Os usuários com relacionamentos externos podem utilizar todos os recursos de comunicação, colaboração e produtividade com qualquer contato.
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MAIS MOBILIDADE Com o [+]Comunicador o funcionário não precisa estar dentro da empresa para esclarecer uma dúvida ou resolver um problema. O recurso já está disponível para os dispositivos móveis com Android e iOS.
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Quer saber mais sobre comunicação corporativa? Acesse nosso blog: moblife.com.br/blog Se quiser informações sobre o [+]Comunicador você pode entrar em contato diretamente com a nossa equipe: (32) 3236-3679 contato@moblife.com.br Estamos te esperando!
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